Vor- und Nachteile elektronischer Patientenakten, die Sie kennen sollten

EMR-Software kann die Patientensicherheit verbessern, Medikationsfehler reduzieren und die Koordination der Versorgung stärken – hohe Implementierungskosten, Unterbrechungen der Arbeitsabläufe und das Risiko von Datenschutzverletzungen sind jedoch reale Faktoren, die berücksichtigt werden müssen. Meiner Erfahrung nach bewerten keine zwei Praxen diese Abwägungen auf die gleiche Weise.

Die richtige Entscheidung hängt von der Größe Ihres Teams, Ihrem Budget und Ihrer Bereitschaft ab, Veränderungen zu bewältigen. Ich denke, der größte Fehler besteht darin, sich ausschließlich auf die Vorteile zu konzentrieren, ohne zu berücksichtigen, wie man EMR-Software effektiv in den täglichen Arbeitsabläufen einsetzt. Wenn Sie beide Seiten verstehen, können Sie ein System auswählen und verwalten, das langfristig zu Ihrer Praxis passt.

Kurzer Überblick: Vor- und Nachteile von EMR-Software

Verwenden Sie diese Tabelle, um die wichtigsten Vorteile und Nachteile von EMR-Software schnell zu vergleichen:

5 Vorteile von EMR-Software

Hier sind fünf Möglichkeiten, wie EMR-Software Ihrem Team helfen kann, eine sicherere, besser koordinierte und vernetzte Versorgung zu gewährleisten:

1. Verbesserte Patientensicherheit und Versorgungsqualität

EMR-Software ermöglicht Ihrem Team einen zuverlässigen Zugriff auf aktuelle Patienteninformationen. Dadurch können Sie schnellere und sicherere Entscheidungen über Diagnose und Behandlung treffen. Die Automatisierung von Warnungen zu Allergien, überfälligen Laboruntersuchungen oder auffälligen Ergebnissen hilft allen, kritische Informationen zu erkennen, bevor sie übersehen werden.

Die klinischen Entscheidungsunterstützungsfunktionen von Epic senden beispielsweise Warnungen zu möglichen Arzneimittelallergien oder Wechselwirkungen, wenn Ärztinnen und Ärzte Verordnungen eingeben.

NextGen Healthcare bietet Dashboards zu Versorgungslücken, die genau anzeigen, bei welchen Patientinnen und Patienten Vorsorgeuntersuchungen oder Nachsorgetermine für chronische Erkrankungen überfällig sind. Mit diesen Funktionen sehen Pflegekräfte, Ärztinnen und Ärzte sowie Verwaltungsmitarbeitende dieselben Informationen, sodass niemand eine wichtige Aktualisierung übersieht.

Ich habe erlebt, dass Teams schneller auf allergische Reaktionen und mögliche Komplikationen reagieren, weil sie Veränderungen erkennen, die in einer Papierakte leicht verborgen bleiben könnten. Dadurch wird es auch an den arbeitsreichsten Tagen deutlich realistischer, die Patientensicherheit an erste Stelle zu setzen.

Nutzen Sie diese bewährten Vorgehensweisen, um die auf Patientensicherheit und Versorgungsqualität ausgerichteten Funktionen Ihrer EMR-Software optimal einzusetzen:

• Dokumentieren Sie gründlich: Erfassen Sie Allergien, Medikationslisten und Krankengeschichten in Echtzeit, um die Genauigkeit der Warnungen sicherzustellen.
• Richten Sie Teamwarnungen ein: Konfigurieren Sie automatische Erinnerungen für wichtige Maßnahmen, etwa zur Nachverfolgung auffälliger Laborwerte oder versäumter Behandlungen.
• Überprüfen Sie Prüfprotokolle: Kontrollieren Sie regelmäßig die Nutzungsprotokolle, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf klinische Warnungen reagiert und wichtige Systemwarnungen nicht ignoriert.

2. Optimierte Verwaltungs- und Abrechnungsprozesse

EMR-Software hilft dabei, den täglichen Papieraufwand zu reduzieren, indem sie Patientenakten, Formulare für die medizinische Abrechnung und Versicherungsansprüche digitalisiert. Das bedeutet weniger verlorene Dateien und schnellere Abrechnungszyklen für Ihr Team. Alle Aufgaben werden gebündelt, sodass das Empfangspersonal, die Abrechnungskräfte und die klinischen Teams jeden Schritt des Einnahmenprozesses in einem einzigen System verfolgen können.

Beispielsweise markiert die automatische Verwaltung von Versicherungsansprüchen von athenahealth fehlende Angaben, bevor Ansprüche übermittelt werden, und verringert so die Zahl der Ablehnungen. CareCloud bietet eine integrierte Terminplanung und Abrechnung, sodass Termine automatisch mit Codes und Abrechnungsdetails verknüpft werden. Mit DrChrono können Sie die Versicherungsberechtigung in Echtzeit direkt über den Terminbildschirm einer Patientin oder eines Patienten prüfen.

Im täglichen Praxisbetrieb helfen diese Funktionen Ihrem Personal, weniger Energie für die Nachverfolgung von Papierunterlagen aufzuwenden und mehr Zeit für die persönliche Betreuung der Patienten zu haben. Ich habe festgestellt, dass Teams weniger mit Ablehnungen zu kämpfen haben und über einen zuverlässigeren Cashflow verfügen, sobald diese Systeme eingerichtet und in Betrieb sind.

Hier sind einige praktische Tipps, um Ihren Verwaltungs- und Abrechnungsworkflow mit EMR-Software reibungsloser zu gestalten:

• Abrechnungsanträge automatisch prüfen: Verwenden Sie integrierte Werkzeuge, um Fehler zu überprüfen, bevor die Anträge versendet werden.
• Terminpläne mit der Abrechnung synchronisieren: Stellen Sie sicher, dass jeder Besuch automatisch mit den richtigen Abrechnungscodes verknüpft wird.
• Elektronische Kostenträger-Zahlungsmitteilungen einrichten: Erhalten Sie Zahlungsbenachrichtigungen und Erläuterungen zu den Leistungen direkt in Ihrem System, um die Verbuchung und Abstimmung zu beschleunigen.
• Vorlagen standardisieren: Erstellen Sie benutzerdefinierte Vorlagen für häufig verwendete Aufnahmeformulare und Genehmigungen, um Zeit bei der wiederholten Dateneingabe zu sparen.

3. Sicherer und zentralisierter Zugriff auf Patientendaten

Mit EMR-Software kann Ihr gesamtes Team die gleiche Patientenakte von jedem autorisierten Arbeitsplatz aus einsehen. Das reduziert Verwirrung und ermöglicht schnellere, faktenbasierte Entscheidungen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Papierakten zu suchen oder wegen fehlender Notizen herumzutelefonieren – insbesondere in größeren Praxen oder an mehreren Praxisstandorten.

Das cloudbasierte Zugriffsmodell von Cerner wurde so entwickelt, dass Sie sich sicher von verschiedenen Praxisstandorten oder sogar während des Bereitschaftsdienstes anmelden können. Meditech bietet Behandlungsteams anpassbare Zugriffskontrollen, mit denen Sie anhand der jeweiligen Rolle festlegen können, wer Datensätze einsehen oder bearbeiten darf. Dadurch wird das Risiko unbeabsichtigter Datenverletzungen verringert. AdvancedMD verschlüsselt jede Patientenakte und gibt Praxen, die den Schutz der Patientendaten priorisieren, zusätzliche Sicherheit.

Ich habe erlebt, wie Praxen auf digitale Akten umgestiegen sind und sofort weniger verlorene Dateien sowie bessere Erfahrungen der Patienten bei der Anmeldung verzeichneten, weil das Personal Fragen beantworten kann, ohne erst nach Informationen suchen zu müssen.

Behalten Sie diese Tipps zum Datenzugriff im Hinterkopf, um die Sicherheit und den Komfort Ihres EMR-Systems zu maximieren:

• Berechtigungen sorgfältig vergeben: Beschränken Sie den Zugriff auf vertrauliche Bereiche auf diejenigen, die ihn tatsächlich benötigen.
• Alle Benutzer schulen: Überprüfen Sie regelmäßig die Datenschutzprotokolle, damit das gesamte Team weiß, wie unbefugter Zugriff erkannt und gemeldet wird.
• Patientendaten sichern: Planen Sie regelmäßige Sicherungen, um den Verlust von Datensätzen zu verhindern, falls Hardware ausfällt oder es zu einem Cybervorfall kommt.

4. Weniger Medikationsfehler und klinische Risiken

EMR-Software unterstützt Leistungserbringer dabei, sicherere Verschreibungsentscheidungen zu treffen, indem sie integrierte Warnungen, Prüfungen und Werkzeuge zur Medikationsverwaltung nutzt, um aktuelle Medikamentenlisten zu führen und vermeidbare Fehler zu reduzieren, die Patienten schaden könnten.

Diese Systeme weisen in Echtzeit auf doppelte Therapien, eine für das Alter oder die Nierenfunktion ungeeignete Dosierung sowie bekannte Wechselwirkungen zwischen Medikamenten hin – etwas, das bei einem manuellen Verfahren leicht übersehen werden kann.

Systeme wie Allscripts nutzen den Medikationsabgleich, um neue Verschreibungen bei jedem Termin automatisch mit den bereits eingenommenen Medikamenten eines Patienten zu vergleichen.

eClinicalWorks zeigt Pop-ups an, wenn ein verschriebenes Medikament mit Allergien oder chronischen Erkrankungen in der Akte in Konflikt stehen könnte. Practice Fusion bietet elektronische Verschreibungen mit automatisierten Prüfungen auf Wechselwirkungen zwischen Medikamenten und Empfehlungen zur Erstattung durch die Versicherung.

Indem EMRs das gesamte Behandlungsteam dabei unterstützen, Fehler zu erkennen, bevor sie auftreten, entlasten sie beschäftigte Ärzte, Apotheker und Pflegekräfte und schaffen einen sichereren Ablauf für jeden Patientenkontakt.

Berücksichtigen Sie diese bewährten Verfahren, um Medikationsfehler und klinische Risiken mit Ihrem EMR zu reduzieren:

• Genaue Medikamentenlisten führen: Aktualisieren Sie die Medikamente bei jedem Patientenbesuch und bestätigen Sie die Angaben mit dem Patienten.
• Alle Warnungen der klinischen Entscheidungsunterstützung aktivieren: Stellen Sie sicher, dass Prüfungen auf Wechselwirkungen zwischen Medikamenten und Allergien für jeden Verschreibenden aktiviert sind.
• Gekennzeichnete Warnungen doppelt prüfen: Überprüfen und dokumentieren Sie stets die Reaktionen auf automatisierte Warnungen, bevor Sie Verordnungen abschließend bestätigen.

5. Verbesserte Koordination der Versorgung zwischen Leistungserbringern

EMR-Software erleichtert den Austausch wichtiger Patienteninformationen und Aktualisierungen zwischen Hausärzten, Fachärzten und Teams aus verwandten Gesundheitsberufen. Dadurch bleiben alle auf dem gleichen Stand und die Behandlungsergebnisse für Patienten, die von mehreren Leistungserbringern betreut werden, verbessern sich.

Zentralisierte Dokumentation, sichere Nachrichtenübermittlung und automatische Benachrichtigungen über Aktualisierungen sorgen dafür, dass Überweisungen, Laborergebnisse und Verlaufsnotizen ohne Verzögerungen oder Verwirrung die richtigen Personen erreichen.

Beispielsweise hilft Greenway Health Praxen dabei, Überweisungszusammenfassungen elektronisch zu senden und zu empfangen, sodass klar ersichtlich ist, welche Nachuntersuchungen oder Tests ein Patient benötigt. Intergy bietet Funktionen zur Aufgabenverfolgung, sodass Teams Übergaben bei komplexen Fällen zuweisen und überwachen können. Kareo ermöglicht es Nutzern, sich innerhalb der Patientenakte sicher gegenseitig Nachrichten zu senden, wodurch Missverständnisse zu Behandlungsplänen oder klinischen Fragen reduziert werden.

Diese Art des vernetzten Arbeitsablaufs hat den Teams, mit denen ich gearbeitet habe, dabei geholfen, doppelte Tests zu reduzieren und mehr Versorgungslücken zu schließen, insbesondere wenn die Behandlung eines Patienten auf mehrere Fachärzte verteilt ist.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Ihr Team die Funktionen zur Versorgungskoordination in Ihrem EMR optimal nutzen kann:

• Ansprechpartner benennen: Weisen Sie für jeden Versorgungsübergang oder jede Überweisung eine verantwortliche Person zu, um sicherzustellen, dass Nachuntersuchungen koordiniert werden.
• Gemeinsame Aufgabenlisten verwenden: Sorgen Sie für eine gute Übersicht im Team, indem Sie ausstehende Schritte und die dafür verantwortlichen Mitarbeitenden im EMR verfolgen.
• Direktnachrichten aktivieren: Kommunizieren Sie Aktualisierungen zur Versorgung und klärende Fragen direkt in der Patientenakte.

3 Nachteile von EMR-Software

Hier sind drei wichtige Nachteile, die Sie vor der Einführung einer EMR-Software berücksichtigen sollten:

1. Hohe Kosten für Einführung und Schulung

Die Einführung einer EMR-Software kann Ihr Budget schnell belasten, insbesondere in kleineren Praxen, da Sie gleichzeitig für Hardware-Upgrades, Softwarelizenzen und Mitarbeiterschulungen aufkommen müssen. Dieser Druck kann es Teams erschweren, die tägliche Arbeit mit den Anforderungen der neuen Technologie in Einklang zu bringen, was mitunter zu Produktivitätsverlusten oder verzögerten Startterminen führen kann.

Anbieter wie athenahealth und NextGen Healthcare bieten eine begleitete Einarbeitung und Live-Schulungen an, damit sich Mitarbeitende leichter umstellen können, doch diese Leistungen kosten häufig extra. Einige Plattformen, wie DrChrono, stellen online absolvierte Module zur Verfügung, um die Lernkurve für vielbeschäftigte klinische Teams abzuflachen. Selbst mit dieser Unterstützung dauert die Anpassung an ein völlig neues System in der Regel Wochen oder Monate und kann zu Frustration oder Überlastung der Mitarbeitenden führen, wenn sie nicht sorgfältig gesteuert wird.

Nutzen Sie diese Strategien, um Kosten zu steuern und Ihre Einführung planmäßig voranzutreiben:

• Führen Sie das System schrittweise ein: Implementieren Sie das System in kleinen Abschnitten, um Kosten zu verteilen und Unterbrechungen zu verringern.
• Setzen Sie besonders erfahrene Nutzer ein: Bestimmen Sie erfahrene Mitarbeitende, die während und nach dem Start als praxisnahe Trainer fungieren.
• Verhandeln Sie Verträge: Bitten Sie um Kostentransparenz und ziehen Sie Paketpreise für Schulungen oder Support in Betracht.

2. Störungen der Arbeitsabläufe während der Systemumstellung

Der Wechsel zu einem neuen EMR verlangsamt häufig die Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung, während Teams sich mit ungewohnten Arbeitsabläufen vertraut machen. Dies kann in den ersten Wochen zu längeren Wartezeiten und übersehenen Details führen.

Selbst Routineaufgaben können sich ungewohnt anfühlen und zu Verwirrung, doppeltem Aufwand oder Frustration bei den Mitarbeitenden führen, während sich alle an die Struktur und Funktionen des neuen Systems gewöhnen.

Einige EMR-Systeme begegnen diesen Herausforderungen, indem sie Ihnen ermöglichen, Ihr altes und Ihr neues System während einer Übergangsphase parallel zu betreiben. Cerner unterstützt Werkzeuge zur doppelten Dateneingabe, sodass die Mitarbeitenden Zeit haben, sich mit dem System vertraut zu machen, bevor vollständig umgestellt wird.

Meditech und AdvancedMD bieten Live-Support und Prozesskartierung, um neue Arbeitsschritte zu visualisieren und anzupassen. Dadurch wird das Risiko übersehener Informationen verringert und die Umstellung für vielbeschäftigte Kliniken erleichtert, die sich an Veränderungen anpassen.

Probieren Sie diese Tipps aus, um Störungen der Arbeitsabläufe während Ihrer Systemumstellung zu minimieren:

• Testen Sie neue Arbeitsabläufe zunächst im Pilotbetrieb: Testen Sie Prozesse vor der vollständigen Einführung mit einer kleinen Gruppe und passen Sie sie bei Bedarf an.
• Planen Sie geringere Patientenaufkommen ein: Räumen Sie den Mitarbeitenden in den ersten Wochen zusätzliche Zeit ein, um sich anzupassen und Probleme zu beheben.
• Dokumentieren Sie Änderungen an den Prozessen: Erstellen Sie kurze Referenzleitfäden und teilen Sie klare Anweisungen für neue Routinen.

3. Risiko von Datenschutzverletzungen und Cyberangriffen

Die digitale Speicherung sensibler Gesundheitsdaten bedeutet, dass Ihre Organisation einem höheren Risiko ausgesetzt ist, dass Hacker vertrauliche Daten erbeuten. Dies kann finanzielle Strafen, rechtliche Risiken und einen Vertrauensverlust bei den Patienten nach sich ziehen. Selbst eine kleine Sicherheitslücke – etwa ein schwaches Passwort oder ein versäumtes Softwareupdate – kann Phishing-Versuchen oder Ransomware-Angriffen auf Ihr System Tür und Tor öffnen.

Um dieses Risiko zu verringern, ergänzen einige EMR-Plattformen eine Mehrfaktor-Authentifizierung, Aktivitätsüberwachung und regelmäßige Bedrohungsüberwachung.

Epic bietet rollenbasierte Zugriffskontrollen, um einzuschränken, wer Datensätze anzeigen und ändern kann. eClinicalWorks verwendet verschlüsselte Verbindungen für die Übertragung von Patientendaten. Allscripts ermöglicht automatische Software-Patches, um Schwachstellen schneller zu beheben und dadurch Ihre Gefährdung durch Cyberrisiken bei der Verwendung von EMR-Software zu reduzieren.

Berücksichtigen Sie diese Maßnahmen, um die Datensicherheit in Ihrer EMR-Umgebung zu stärken:

• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig: Bieten Sie allen Benutzern fortlaufende Schulungen zum Sicherheitsbewusstsein und Phishing-Simulationen an.
• Beschränken Sie den Datenzugriff: Überprüfen und aktualisieren Sie die Benutzerberechtigungen auf Grundlage von Rollenänderungen oder dem Ausscheiden von Mitarbeitern.
• Führen Sie routinemäßige Prüfungen durch: Überwachen Sie ungewöhnliche Kontoaktivitäten und untersuchen Sie Anomalien umgehend.

Ist EMR-Software das Richtige für Sie?

EMR-Software ermöglicht Teams einen besseren Zugriff auf Patientendaten, reduziert Medikationsfehler und unterstützt eine besser koordinierte Versorgung zwischen Leistungserbringern. Die Auswahl des richtigen Systems erfordert jedoch eine sorgfältige Abwägung von Kosten, Änderungen an Arbeitsabläufen, Sicherheitsanforderungen, Benutzerfreundlichkeit und langfristigem Support. Wenn Sie lernen, wie Sie EMR-Software auswählen, die auf die Bedürfnisse Ihres Teams abgestimmt ist, können Sie Implementierungsrisiken reduzieren und die Akzeptanz verbessern.

Nutzen Sie diese Tabelle, um die Vorteile und potenziellen Nachteile von EMR-Implementierungen zu vergleichen und zu entscheiden, ob die Software zu den Arbeitsabläufen Ihres Teams passt:

Die besten EMR-Softwarelösungen zur Auswahl

Hier ist meine Auswahlliste der besten EMR-Softwarelösungen:

Bereit, mit EMR-Software weiterzumachen?

Nachdem Sie die Vor- und Nachteile abgewogen haben, besteht Ihr nächster Schritt darin, zu wissen, wie Sie die von Ihnen gewählte Plattform optimal nutzen – folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung von EMR-Software, um Einrichtung, Mitarbeiterschulung und Datensicherheitsprotokolle durchzugehen, damit Ihr Team sofort erfolgreich starten kann.