Comment Ouvrir Un Cabinet Médical
Comment démarrer un cabinet médical est l'une des choses les plus gratifiantes que vous puissiez faire. Il y a une incroyable opportunité pour les entrepreneurs avec des idées nouvelles d'apporter des changements aux soins de santé locaux. Les récompenses financières peuvent également être significatives.
Un an après le lancement de Symphony Health, nous sommes ravis d'avoir fait le saut. C'est quelque chose de formidable de voir votre vision prendre forme et de travailler dans le genre de clinique dont vous avez toujours rêvé. Cela dit, il est facile d'oublier à quel point nous nous sentions submergés au début. De même, si vous envisagez de démarrer votre propre cabinet, vous pourriez vous sentir dépassé en pensant à tout ce qui est impliqué.
Il y a une incroyable opportunité pour les entrepreneurs avec des idées nouvelles d'apporter des changements aux soins de santé locaux.
1. Développer un Plan d'Affaires
Il est facile de voir un plan d'affaires comme une simple formalité pour obtenir un financement de votre banque. Du moins, c'est comme ça que je le voyais ! Cependant, je suis étonné de voir à quel point je reviens souvent à notre plan d'affaires même maintenant que nous sommes établis. Prendre le temps de bien le faire est un investissement à long terme.
Un bon plan d'affaires ne commence pas avec votre ordinateur portable ouvert. Il commence par sortir et rechercher les besoins médicaux de votre communauté. Cela nécessite de se connecter avec les gens, de comprendre leurs besoins et de découvrir les concurrents potentiels. Cela nécessite également de rêver à voix haute ; partager votre vision et recevoir des retours de personnes qui savent de quoi elles parlent.
“Un bon plan d'affaires ne commence pas avec votre ordinateur portable ouvert. Il commence par sortir et rechercher les besoins médicaux de votre communauté”.
Lorsque vous sentez que vous êtes sur le point d'exploser d'idées c'est seulement alors que vous êtes prêt à les mettre sur papier. J'ai écrit et réécrit 'notre vision et nos objectifs' ce qui semblait être une centaine de fois jusqu'à ce que je sente qu'il reflétait de manière concise ce que nous voulions faire. Le grand avantage de prendre le temps de le faire est que cela a ensuite facilité l'écriture du reste de notre plan.
Décrire la structure de votre clinique, ses services, ses besoins en personnel et sa stratégie marketing est beaucoup plus facile lorsque vous pouvez clairement articuler vos objectifs.
2. Créer un Budget
Nous avons constaté que la plupart des directeurs de cliniques médicales sont principalement motivés par le changement qu'ils peuvent apporter à la vie des patients plutôt que par la génération de profit. Avoir un bon sens des affaires est souvent considéré comme secondaire par rapport au bien-être des patients. Cependant, vous prendrez mieux soin des besoins de vos patients et fournirez des soins longitudinaux uniquement s'il y a une bonne planification financière dès le départ.
Lorsque nous avons démarré notre nouvelle entreprise, nous avons tous deux réalisé que la planification financière n'était pas notre point fort. Nous avons donc trouvé des consultants ayant de l'expérience dans la création de budgets pour les cabinets médicaux. Ils ont créé pour nous un budget détaillé et évolutif sur 5 ans sur une application que nous pouvons modifier et mettre à jour à mesure que nous grandissons. Cela s'est avéré être une ressource inestimable pour nous que nous continuons à utiliser encore et encore lorsque nous prenons des décisions sur des domaines comme le personnel et les acquisitions majeures.
Vous prendrez mieux soin des besoins de vos patients et fournirez des soins longitudinaux uniquement s'il y a une bonne planification financière dès le départ.
Je conseillerais fortement à quiconque démarrant un nouveau cabinet de trouver des consultants qui peuvent vous aider avec vos projections financières et vous donner les outils pour faire évoluer votre budget à l'avenir. Votre banque vous en sera reconnaissante aussi !
3. Assurer le Financement
La trésorerie est primordiale ! Comme toute petite entreprise, pendant les 9 premiers mois d'exploitation de Symphony Health, un flux financier incessant quittait notre clinique. Les bureaux que nous avons loués, notre personnel, le matériel médical, les fournitures de bureau et l'assurance devaient être acquis bien avant que nous puissions nous le permettre.
Heureusement, nous avons trouvé un représentant bancaire ayant de l'expérience avec les nouveaux cabinets médicaux. On nous a attribué un compte bancaire avec une ligne de crédit saine et une bonne carte de crédit qui nous a permis de traverser notre première année d'exploitation jusqu'à ce que nous puissions maintenant réaliser un profit.
Je vous encourage à établir des connexions dans le monde financier pour découvrir les prêteurs qui voient d'un bon œil les startups médicales. Ne vous contentez pas de la banque 'que vous connaissez'. Faites le tour. Recherchez et contactez différentes institutions financières pour voir ce qu'elles peuvent offrir. Plus important encore, trouvez un représentant bancaire qui comprend et croit en ce que vous faites.
Notre association médicale nous a mis en contact avec une société de gestion financière qui a été inestimable pour nous mettre en relation avec les bonnes personnes. De même, contacter votre association médicale serait un bon point de départ pour vous aussi pour établir des connexions financières.
4. Construire votre Réseau
Au fur et à mesure que vous lisez, vous verrez que la plupart des étapes que nous avons suivies dans notre parcours n'ont été possibles que parce que nous avons passé du temps à réseauter avec d'autres professionnels de la santé et organisations. Du bureau que nous louons maintenant au recrutement du personnel que nous avons, les relations que nous avons établies ont été d'une grande aide.
Lorsque vous commencez, vous remarquerez rapidement les domaines où vous aurez besoin d'aide. Il y aura des lacunes que vous devrez combler, qu'il s'agisse de trouver un fournisseur pour vos fournitures de bureau, vos fournitures médicales ou de trouver des nettoyeurs fiables. Vous aurez besoin de recommandations rapides pour beaucoup de ces choses qu'un bon réseau pourra vous fournir.
Lorsque vous pourriez avoir du mal à établir des connexions naturelles, je recommanderais fortement l'utilisation de sites de médias sociaux. Je suis étonné de voir à quel point des sites Web comme ceux-ci sont utiles pour lier des professionnels ensemble et je vous encourage à en faire bon usage.
Vous aurez besoin de recommandations rapides pour beaucoup de choses qu'un bon réseau pourra vous fournir.
5. Choisir votre Emplacement
C'est grâce à nos connexions que nous n'avons pas eu besoin de trouver un bâtiment pour opérer. Au lieu de cela, c'est lui qui nous a trouvés ! Deux médecins de famille locaux qui allaient prendre leur retraite avaient entendu parler de nos projets et nous ont approchés pour louer leur cabinet médical.
Après avoir considéré toutes nos options, nous avons choisi d'accepter leur offre. L'avantage évident était que cela nous a aidés à réduire les coûts de démarrage, en acquérant tout leur équipement et leurs fournitures de bureau à bas prix. Cela nous a également épargné le fardeau de temps d'acheter tout ce dont nous avions besoin pour commencer à fonctionner. En plus de cela, la clinique avait déjà une présence et était connue de la communauté.
Il y avait quelques inconvénients. Le bureau que nous avons hérité était daté et nécessitait beaucoup de travail pour le mettre à jour. Le bail que nous avons négocié était compliqué par l'attachement émotionnel que les médecins retraités avaient pour leur clinique de 30 ans. Nous avons également dû nous battre dur pour établir notre propre culture dans la clinique. De nombreux patients se présentaient en s'attendant à ce que les choses soient les mêmes sans se rendre compte que nous étions un nouveau cabinet médical avec un nouveau personnel et de nouvelles idées.
L'alternative aurait été de louer ou d'acheter un espace de bureau vide et de construire votre clinique à partir de zéro. Dans un monde idéal, cela vous permettrait de créer un espace de clinique qui sert votre vision dès le départ. Bien que suivre cette voie soit beaucoup plus long et plus coûteux. C'est cela qui nous a finalement persuadés de prendre la décision que nous avons prise.
Je vous conseille de prendre votre temps lorsque vous décidez de votre emplacement. Considérez des éléments tels que le passage, la commodité pour les patients, le stationnement et bien sûr le prix d'un bail ou d'un achat. Gardez à l'esprit que les bâtiments avec le bon zonage médical sont souvent difficiles à trouver et que les licences nécessaires pour les réaménager peuvent être lentes à obtenir.
Je vous encourage fortement à faire ce que nous avons fait et à regarder au-delà de l'immobilier en demandant aux professionnels médicaux locaux toute connaissance interne sur les médecins qui pourraient bientôt prendre leur retraite.
6. Recruter et Retenir du Personnel Qualifié
Ayant choisi un grand espace de bureau avec de la place pour 6 médecins et une équipe de personnel, nous devions le remplir !
Médecins
La clé pour tout cabinet médical réussi est d'embaucher des médecins qualifiés et agréés qui ont suivi le processus complet d'accréditation. En fin de compte, ce sont les médecins qui ont une bonne réputation qui attireront les gens dans votre clinique. Il est donc extrêmement important que vous ayez un plan en place pour attirer ces médecins et les retenir à l'avenir.
En fin de compte, ce sont les médecins qui ont une bonne réputation qui attireront les gens dans votre clinique.
Notre plan pour recruter des médecins a signifié faire bon usage de nos connexions et réseaux. Puis articuler aux médecins potentiels une vision claire et ambitieuse de notre direction. Nous nous engageons à leur fournir une technologie à jour, un équipement et un lieu de travail soigné. Nous travaillons également dur pour leur donner le meilleur personnel que nous puissions trouver.
Personnel de Bureau
En ce qui concerne le personnel de bureau, nous avons été brûlés tôt lorsque nous avons embauché quelqu'un qui n'était pas adapté au rôle. Grâce à cette expérience, nous avons appris l'importance de travailler avec des spécialistes des ressources humaines pour nous aider à peaufiner notre façon de recruter et de prendre soin de notre personnel. Ils gèrent désormais tout ce processus pour nous, aidant aux entretiens, à la rédaction des contrats, à la gestion de l'assurance maladie et à la gestion de l'indemnisation des travailleurs. Je recommanderais à toute nouvelle clinique de sous-traiter ses besoins en ressources humaines à des entreprises comme celle-ci.
Je vous orienterai également vers ce guide pour embaucher un gestionnaire de cabinet—au début, vous pourriez être votre propre gestionnaire de cabinet, mais très bientôt, vous aurez probablement besoin de quelqu'un pour assumer cette responsabilité.
Je recommanderais également de trouver du personnel qui s'aligne sur les valeurs de votre clinique. Lors de la publication d'une offre d'emploi en ligne, utilisez des sites de recherche d'emploi réputés qui peuvent effectuer une grande partie du filtrage pour vous. Ensuite, prenez le temps de structurer vos entretiens afin de pouvoir évaluer dans quelle mesure chaque candidat correspond aux valeurs et à l'expertise que vous recherchez.
7. Obtenir les Licences, Permis et Assurances Nécessaires
Sans aucun doute la leçon la plus difficile que nous ayons apprise !
Pour des raisons évidentes, les prestataires de soins de santé sont plus scrutés que la plupart des entreprises. Vous devrez donc vous assurer doublement que votre clinique a suivi le processus complet d'incorporation et dispose de toutes les licences médicales correctes. En même temps, n'oubliez pas de souscrire une couverture d'assurance adéquate !
La gestion de votre temps est essentielle pour s'assurer que rien n'est oublié.
La vie dans ces premiers jours de mise en place de votre clinique sera implacable. Vous gérerez simultanément un nouveau personnel, la comptabilité, l'achat de matériel de bureau, la mise en place de politiques et de procédures ainsi que la gestion du développement de votre espace de bureau. Cela me fait transpirer rien que d'y repenser !
La gestion de votre temps est essentielle pour s'assurer que rien n'est oublié. Il sera particulièrement tentant de survoler tous les documents qui vous seront demandés. Ce qui est malheureusement quelque chose qui m'est revenu lorsque nous avons été contraints de fermer à cause d'une inondation de refoulement d'égout dans la clinique. C'était alors une pilule difficile à avaler de découvrir que nous étions sous-assurés !
Si vous n'avez pas un œil attentif aux détails, mon conseil est d'employer un avocat commercial pour vous assurer que vous respectez toutes les réglementations qui vous sont imposées. Ils pourront également vous dire si vous avez une bonne assurance responsabilité civile ou une assurance contre les fautes professionnelles. Je recommanderais également de faire le tour de diverses compagnies d'assurance pour trouver un courtier qui comprend les besoins de votre cabinet.
8. Développer une Stratégie Marketing
Que vous soyez une clinique de soins primaires ou un cabinet privé, vous aurez besoin d'une bonne stratégie marketing. Bien sûr, il existe des cliniques dans des endroits avec peu de médecins qui n'auront pas besoin de travailler dur pour attirer les patients. Même dans ce cas, avoir une bonne présence en ligne est toujours important pour aider les gens à vous trouver et à comprendre les services que vous fournissez.
Un site Web obsolète peut facilement communiquer que d'autres parties de votre clinique le sont aussi.
Votre site Web reflète tellement de choses. Pour la plupart des gens, il fournira leur première impression de votre clinique et de leur médecin.
Plus que cela, la préoccupation pour notre site Web est ce qu'il dit aux médecins potentiels qui pourraient vouloir travailler avec nous :
- Notre site Web s'inscrit-il dans notre stratégie de recrutement ?
- Conquiert-il les médecins à notre vision ?
- Révèle-t-il nos valeurs fondamentales et reflète-t-il comment nous voulons être perçus ?
Je ne cesse d'être étonné de voir à quel point certains sites Web de cliniques peuvent être médiocres. Pensez à ce que cela communique à un patient. Un site Web obsolète peut facilement communiquer que d'autres parties de votre clinique le sont aussi, c'est pourquoi la norme de l'industrie est de rafraîchir votre site Web tous les 2 à 3 ans.
Vous devrez budgétiser cela. Surtout parce qu'un bon site Web devrait vous coûter entre 5000 $ - 20 000 $ (USD). Assurez-vous de prendre cela en compte dans vos projections financières dès le départ.
9. Mettre en Place votre Infrastructure
La meilleure opportunité que vous aurez jamais de fournir à votre cabinet médical l'infrastructure dont il a besoin est avant d'ouvrir vos portes. Cela signifie choisir et mettre en œuvre le bon système de dossier médical électronique (EHR) pour votre clinique. Ce sera le plus important de votre boîte à outils de gestion de cabinet que vous fournirez à votre personnel et à vos médecins.
La meilleure opportunité que vous aurez jamais de fournir à votre cabinet médical l'infrastructure dont il a besoin est avant d'ouvrir vos portes.
Les dossiers médicaux électroniques aideront votre personnel et vos médecins à planifier les patients, consulter leurs dossiers médicaux et saisir toutes leurs facturations médicales en ligne avec le barème des honoraires. Il suit Medicaid et Medicare et permet aux payeurs de régler les factures médicales. Pour vous, en tant que directeur, il vous aidera à suivre les remboursements et vous montrera la santé financière de votre clinique.
Le problème avec les systèmes EHR est qu'ils sont notoirement difficiles à changer une fois que vous êtes opérationnel. Prenez donc le temps de rechercher les différents EHR disponibles avant de commencer à fonctionner. Considérez s'il sert vos objectifs et vos valeurs. Invitez chaque représentant EHR à présenter leurs services et demandez autour d'autres cliniques médicales pour obtenir leur expérience de l'EHR qu'ils utilisent.
Nous avons choisi l'EHR que nous utilisons pour 4 raisons principales :
- Il permet aux patients d'interagir avec la clinique en ligne, économisant ainsi beaucoup de temps à notre personnel en traitant les demandes téléphoniques.
- Il relie les médecins et le personnel ensemble. Pour un cabinet de groupe, il permet le travail d'équipe et la collaboration.
- Il est intuitif et facile à utiliser, ce qui signifie qu'il y a moins d'opportunités d'erreurs de la part du personnel.
- Il est développé par une grande entreprise réputée qui s'engage à fournir les ressources nécessaires pour améliorer l'EHR à l'avenir.
10. Évaluer et S'adapter en Continu
Votre première année d'exploitation sera une année « pratique » et vous serez nécessaire pour résoudre de nombreux problèmes. Ne soyez pas alarmé lorsque les choses ne se passent pas comme prévu, elles le font rarement ! Il est tout à fait normal que chaque petite entreprise ait des problèmes de démarrage, et un cabinet médical ne fait pas exception.
Plus souvent qu'autrement, je me suis retrouvé à être la voix calme et rassurante dans notre clinique. Il est particulièrement facile pour le personnel qui a rejoint des cliniques plus établies de paniquer lorsqu'ils rencontrent un problème. Votre travail est d'apporter la paix et l'ordre, en trouvant des solutions rapides lorsque les choses tournent mal.
Plus souvent qu'autrement, je me suis retrouvé à être la voix calme et rassurante dans notre clinique.
Cette dernière année a été consacrée à améliorer le flux de travail autour de la clinique, à corriger nos processus là où ils causent des goulots d'étranglement et à s'assurer que nos patients reçoivent les meilleurs soins possibles !
Progressivement, nous arrivons là où nous voulons être. Mon conseil à tous ceux qui commencent leur propre cabinet médical est d'être patient. Priorisez et consacrez-vous aux problèmes les plus importants que vous pouvez et ne vous inquiétez pas des choses que vous ne pouvez pas contrôler.
Construire une grande clinique prend du temps, mais votre travail acharné et votre diligence porteront leurs fruits à la fin.
Connectez-vous avec nous
Démarrer Symphony Health a été une nouvelle expérience pour nous. Kate (ma femme) est médecin de famille mais elle avait peu de compréhension de la gestion de cabinet. De même, j'avais de l'expérience en gestion mais aucune compréhension de ce que cela signifiait de fournir des soins de santé. Ce que nous avions, c'était une vision mais peu d'idée des étapes à suivre pour y parvenir.
Nous étions reconnaissants de trouver des contacts et des connexions dans ces premiers jours qui nous ont aidés à prendre les bonnes mesures. Je vous encourage à faire de même. Entourez-vous de personnes qui peuvent vous aider là où vous vous sentez le plus faible. Trouvez d'autres personnes qui ont fait la même chose et apprenez d'elles.
Être propriétaire d'une entreprise de clinique médicale est une énorme responsabilité qui nécessite une planification minutieuse, le respect des réglementations et un engagement envers les soins aux patients. Le plus grand encouragement que je puisse vous donner est : "ne le faites pas seul" !
Cette dernière année, nous avons pu tester tous les conseils qui nous ont été donnés, et cela nous a si bien servi. Au point que je me sens maintenant confiant pour aider les autres à faire ce que nous avons fait. Nous continuerons à publier et espérons nous connecter avec d'autres propriétaires de cabinets médicaux à travers le site et la communauté The Medical Practice.