Comment Lancer Un Cabinet Médical
Les médecins entrepreneurs peuvent trouver de grandes opportunités pour appliquer de nouvelles idées et améliorer le système de santé local, en apportant des changements concrets tout en profitant de potentielles récompenses financières.
Démarrer un nouveau cabinet peut sembler intimidant en raison des nombreux défis, mais comprendre les étapes clés au départ permet de mieux naviguer dans la complexité du processus.
Lancer un cabinet médical est l'une des aventures les plus gratifiantes que vous puissiez vivre. Il existe un potentiel incroyable pour les entrepreneurs avec des idées neuves d'apporter du changement aux soins de santé locaux. Les récompenses financières peuvent également être significatives.
Un an après avoir lancé Symphony Health, nous sommes ravis d’avoir sauté le pas. C’est extraordinaire de voir sa vision prendre forme et de travailler dans le type de clinique dont on a toujours rêvé. Cela dit, il est facile d’oublier à quel point nous nous sommes sentis dépassés au début. De même, si vous pensez à créer votre propre cabinet, votre tête tourne peut-être à l’idée de tout ce que cela implique.
Il existe un potentiel incroyable pour les entrepreneurs avec des idées neuves d’apporter du changement aux soins de santé locaux.
Générateur de nom d’entreprise médicale
Juste pour le plaisir.
Générateur aléatoire de nom de clinique
1. Élaborer un plan d’affaires
Il est facile de considérer un plan d’affaires comme une formalité pour obtenir un financement bancaire. C’est du moins ce que je pensais ! Pourtant, je suis étonné de voir à quel point je me réfère toujours à notre plan d’affaires même maintenant que nous sommes établis. Prendre le temps de le faire correctement est un investissement à long terme.
Un bon plan d'affaires ne commence pas en ouvrant votre ordinateur portable. Il démarre en sortant et en étudiant les besoins médicaux de votre communauté. Cela nécessite de se connecter avec les gens, de comprendre leurs besoins et de découvrir les concurrents potentiels. Il faut aussi oser rêver à voix haute, partager votre vision et recevoir les retours de ceux qui s'y connaissent.
Un bon plan d'affaires ne commence pas en ouvrant votre ordinateur portable. Il démarre en sortant et en étudiant les besoins médicaux de votre communauté.
Lorsque vous sentez que vous débordez d’idées à mettre sur papier, ce n’est qu’à ce moment-là que vous êtes prêt à les consigner. J’ai rédigé et réécrit « notre vision et nos objectifs » une centaine de fois jusqu’à ce que cela reflète de façon concise ce que nous voulions accomplir. L’immense avantage de prendre du temps pour cela, c’est que cela m’a ensuite permis de rédiger plus facilement le reste du plan.
Définir la structure de votre clinique, ses services, ses besoins en personnel et sa stratégie marketing est bien plus facile lorsque vous pouvez exprimer clairement vos objectifs.
2. Créer un budget
D'après notre expérience, la plupart des directeurs de cliniques médicales sont surtout motivés par le changement qu’ils peuvent apporter à la vie de leurs patients, plutôt que par la recherche de profit. Avoir de bonnes compétences en affaires est souvent considéré comme secondaire par rapport au bien-être des patients. Cependant, vous ne répondrez au mieux aux besoins de vos patients et n’assurerez une prise en charge continue que s’il y a une bonne gestion financière de la pratique dès le départ.
Lorsque nous avons démarré notre nouvelle entreprise, nous avons vite réalisé que la planification financière n’était pas notre point fort. Nous avons donc fait appel à des consultants expérimentés dans la création de budgets pour les cabinets médicaux. Ils nous ont élaboré un budget détaillé, évolutif sur 5 ans, via une application que nous pouvons modifier et mettre à jour à mesure que nous évoluons. C’est une ressource inestimable pour nous, à laquelle nous revenons régulièrement lors de nos décisions, notamment pour le personnel ou les achats importants.
Vous ne répondrez au mieux aux besoins de vos patients et n’assurerez une prise en charge continue que s’il y a une bonne planification financière dès le départ.
Je conseille vivement à quiconque lance un nouveau cabinet de s’entourer de consultants qui pourront vous accompagner dans vos prévisions financières et vous proposer des outils pour faire évoluer votre budget par la suite. Votre banque vous en remerciera aussi !
3. Sécurisez un financement
Le flux de trésorerie, c’est la clé ! Comme toute petite entreprise, pendant les 9 premiers mois d’activité de Symphony Health, nous avons vu un flot ininterrompu de dépenses quitter notre clinique. Les locaux que nous avons loués, notre personnel, le matériel médical, les fournitures de bureau et les assurances ont dû être acquis bien avant que nous puissions nous le permettre.
Heureusement, nous avons trouvé un conseiller bancaire expérimenté avec les nouveaux cabinets médicaux. Nous avons obtenu un compte bancaire avec une ligne de crédit avantageuse et une bonne carte de crédit qui nous a permis de franchir la première année, jusqu’à ce que nous générions du profit.
Je vous encourage à créer des connexions dans le secteur financier afin de découvrir quels prêteurs sont ouverts aux jeunes entreprises médicales. Ne choisissez pas uniquement la banque « que vous connaissez ». Comparez les offres. Renseignez-vous auprès de différentes institutions financières pour voir ce qu’elles peuvent proposer. Surtout, trouvez un conseiller bancaire qui comprend et qui croit en votre projet.
Notre association médicale nous a mis en contact avec une société de gestion financière qui a été précieuse pour nous relier aux bonnes personnes. De même, contacter votre propre association médicale serait un excellent point de départ pour bâtir vos propres contacts financiers.
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4. Développez votre réseau
En poursuivant la lecture, vous verrez que la majorité des étapes de notre parcours n’a été possible que parce que nous avons passé du temps à créer un réseau avec d’autres professionnels de santé et organismes. Du bureau que nous louons à présent au recrutement de nos équipes, les relations développées ont été d’une grande aide.
Au début, vous remarquerez rapidement les domaines pour lesquels vous aurez besoin d’aide. Il y aura des lacunes à combler, qu’il s’agisse de trouver un fournisseur pour vos fournitures de bureau ou médicales, ou de recruter des agents d’entretien fiables. Il vous faudra des recommandations rapides pour beaucoup de ces besoins, et un bon réseau saura vous en fournir.
Là où il vous serait difficile de tisser des liens naturels, je recommande fortement d’utiliser les réseaux sociaux. Je suis impressionné par l’utilité de ces sites pour connecter des confrères, et je vous encourage vivement à en tirer profit.
Il vous faudra des recommandations rapides pour beaucoup de besoins, qu’un bon réseau pourra vous fournir.
5. Choisissez votre emplacement
C’est grâce à nos contacts que nous n’avons pas eu besoin de chercher un local pour exercer. Au contraire, c’est le local qui nous a trouvés ! Deux médecins de famille locaux, sur le point de prendre leur retraite, avaient entendu parler de notre projet et sont venus nous proposer de louer leur cabinet médical.
Après avoir examiné toutes nos options, nous avons choisi d’accepter leur offre. L’avantage évident, c’est que cela nous a permis de réduire nos coûts de démarrage, en acquérant tout leur équipement et matériel de bureau à moindre coût. Cela nous a aussi fait gagner du temps en nous évitant d’avoir à acheter tout le nécessaire pour démarrer notre activité. De plus, la clinique avait déjà une présence et était reconnue dans la communauté.
Il y avait tout de même certains inconvénients. Le cabinet dont nous avons hérité était daté et nécessitait de gros travaux de rénovation. La négociation du bail était compliquée par l’attachement émotionnel des médecins partants à leur clinique après 30 ans d’activité. Nous avons également dû nous battre pour instaurer notre propre culture au sein de la clinique. Beaucoup de patients arrivaient en s’attendant à retrouver le même fonctionnement, sans réaliser qu’il s’agissait désormais d’une nouvelle structure médicale, avec une nouvelle équipe et de nouvelles idées.
L’alternative aurait été de louer ou d’acheter un local vide et d’y construire votre clinique de A à Z. Dans un monde idéal, cela vous permettrait de créer un espace conforme à votre vision dès le départ. Cependant, cette option prend beaucoup plus de temps et coûte bien plus cher. C’est finalement ce qui nous a convaincus de faire le choix que nous avons fait.
Je vous conseille vivement de prendre votre temps pour choisir votre emplacement. Pensez à la fréquentation, à la facilité d’accès pour les patients, au stationnement et bien sûr au coût d’un bail ou d’un achat. Gardez aussi à l’esprit que les bâtiments bénéficiant du bon zonage médical sont souvent difficiles à trouver et que les autorisations nécessaires à leur aménagement peuvent être longues à obtenir.
Je vous encourage vraiment à faire comme nous et à ne pas vous limiter à l’immobilier : renseignez-vous auprès des professionnels médicaux locaux, ils pourraient savoir quels médecins prendront bientôt leur retraite.
6. Recrutez et fidélisez du personnel qualifié
Après avoir choisi un espace suffisamment grand pour accueillir 6 médecins et une équipe de personnel, il fallait maintenant le remplir !
Médecins
La clé du succès dans toute structure médicale est d’embaucher des médecins qualifiés et diplômés, ayant suivi le processus complet d’agrément. Ce sont les médecins ayant bonne réputation qui attireront la patientèle dans votre clinique. Il est donc essentiel de prévoir une stratégie pour attirer ces médecins et les fidéliser sur le long terme.
Ce sont les médecins ayant bonne réputation qui attireront la patientèle dans votre clinique.
Notre approche pour recruter des médecins a consisté à nous appuyer sur nos réseaux et contacts. Nous avons ensuite clairement expliqué à chaque candidat notre vision ambitieuse. Nous nous engageons à leur fournir des technologies et équipements à la pointe, dans un environnement de travail soigné. Nous travaillons aussi d’arrache-pied pour leur offrir la meilleure équipe possible.
Personnel administratif
Pour ce qui est du personnel administratif, nous avons fait l’erreur, au début, d’embaucher quelqu’un qui n’était pas adapté au poste. Cette expérience nous a appris à travailler avec des spécialistes des ressources humaines, qui nous aident désormais à affiner notre recrutement et à mieux prendre soin de notre équipe. Ces spécialistes prennent maintenant en charge tout le processus : assistance pour les entretiens, rédaction des contrats, gestion de l’assurance santé et indemnisation des accidents du travail. Je recommande à toute nouvelle clinique d’externaliser ses besoins en RH à ce type de société.
Je vous invite aussi à consulter ce guide pour recruter un gestionnaire de cabinet—au départ, vous serez peut-être votre propre gestionnaire, mais vous aurez rapidement besoin de déléguer cette fonction.
Je vous recommande également de choisir du personnel partageant les valeurs de votre clinique. Lorsque vous publiez une offre d’emploi en ligne, privilégiez les plateformes sérieuses qui effectuent déjà une première sélection. Prenez ensuite le temps de structurer vos entretiens afin d’évaluer comment chaque candidat correspond à vos attentes en termes de savoir-être et de compétences.
7. Obtenez les licences, permis et assurances nécessaires
Sans doute la leçon la plus difficile que nous ayons apprise !
Pour des raisons évidentes, les prestataires de soins de santé sont davantage contrôlés que la plupart des entreprises. Votre clinique doit donc impérativement avoir suivi l’intégralité du processus d’incorporation et disposer de tous les permis et licences médicaux requis. Pensez également à souscrire une assurance adaptée !
Gérer votre temps comme un projet est essentiel pour s’assurer que rien ne passe à la trappe.
Les débuts lors de la création de votre cabinet seront intenses. Vous devrez gérer simultanément une nouvelle équipe, la comptabilité, l’achat du matériel de bureau, la mise en place des politiques et procédures ainsi que le suivi de l’aménagement de vos locaux. J’en transpire rien qu’en m’en souvenant !
Gérer votre temps comme un projet est essentiel pour s’assurer que rien n’est oublié. Il sera particulièrement tentant de parcourir rapidement la paperasse requise. Malheureusement, c’est ce qui m’a joué des tours lorsque nous avons été contraints de fermer suite à une inondation due à un refoulement d’égout dans la clinique. Découvrir alors que nous n’étions pas suffisamment assurés a été difficile à avaler !
Si vous n’avez pas le sens du détail, mon conseil est d’engager un avocat spécialisé en droit commercial afin de vous assurer que vous respectez toutes les réglementations qui s’imposent à vous. Il pourra également vous indiquer si vous bénéficiez d’une bonne assurance responsabilité civile ou d’une bonne assurance contre la faute professionnelle. Je vous recommande également de comparer plusieurs compagnies d’assurances afin de trouver un courtier qui comprend les besoins de votre pratique.
8. Développez une stratégie marketing
Que vous soyez une clinique de soins primaires ou un cabinet privé, vous aurez besoin d’une bonne stratégie marketing. Bien sûr, certaines cliniques situées dans des zones avec peu de médecins n’auront pas besoin de travailler dur pour attirer des patients. Mais même dans ce cas, une présence en ligne solide reste importante pour permettre aux gens de vous trouver et de comprendre vos services.
Un site web vieilli peut facilement laisser entendre que d'autres aspects de votre clinique sont également dépassés.
Votre site web en dit long. Pour la plupart des gens, il donnera leur première impression de votre clinique et de leur médecin.
Au-delà de ça, l’enjeu pour notre site web est ce qu’il communique aux médecins potentiellement intéressés par une collaboration :
- Notre site internet s’intègre-t-il à notre stratégie de recrutement ?
- Convainc-t-il des médecins d’adhérer à notre vision ?
- Révèle-t-il nos valeurs fondamentales et reflète-t-il l'image que nous souhaitons donner ?
Je ne cesserai jamais d’être surpris par la piètre qualité de certains sites de cliniques. Imaginez le message que cela transmet à un patient ! Un site internet vieilli peut facilement laisser penser que d’autres aspects de votre établissement sont également dépassés, d’où l’usage dans le secteur de renouveler son site internet tous les 2 à 3 ans.
Vous devrez prévoir un budget à cet effet. D’autant que la création d’un bon site web peut coûter entre $5000 - $20,000 (USD). Veillez à inclure cette dépense dans vos prévisions financières dès le début.
9. Mettez en place votre infrastructure
Le meilleur moment pour doter votre cabinet médical de l’infrastructure dont il a besoin est avant même d’ouvrir vos portes. Cela implique de choisir et d’implémenter le bon système de dossier médical électronique (EHR) pour votre établissement. Ce sera l’élément le plus important de votre boîte à outils de gestion de cabinet à destination de votre équipe et des médecins.
Le meilleur moment pour doter votre cabinet médical de l’infrastructure dont il a besoin est avant même d’ouvrir vos portes.
Les dossiers médicaux électroniques aideront votre équipe et vos médecins à planifier les rendez-vous, consulter les dossiers médicaux des patients et saisir toute la facturation médicale conformément à la grille tarifaire. Ils permettent le suivi de Medicaid et Medicare et facilitent le règlement des factures médicales par les payeurs. Pour vous, en tant que directeur·rice, cela vous aidera à suivre les remboursements et à évaluer la santé financière de votre clinique.
Le problème avec les systèmes EHR est qu’il est notoirement difficile d’en changer une fois que vous êtes en activité. Prenez donc le temps de étudier les différents EHR disponibles avant de vous lancer. Vérifiez s’il répond à vos objectifs et à vos valeurs. Invitez chaque représentant EHR à vous présenter sa solution et demandez à d’autres cabinets médicaux leur retour sur l’outil utilisé.
Nous avons choisi notre EHR pour 4 raisons majeures :
- Il permet aux patients d'interagir avec la clinique en ligne, économisant ainsi beaucoup de temps à notre personnel qui n'a plus à gérer les demandes téléphoniques.
- Il relie médecins et personnel. Pour un cabinet de groupe, il favorise l'esprit d'équipe et la collaboration.
- Il est intuitif et facile à utiliser, ce qui réduit les risques d'erreurs du personnel.
- Il est développé par une grande entreprise réputée, engagée à investir dans l'amélioration continue du DME.
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10. Évaluer et s’adapter en continu
Votre première année d'activité sera très pratique et il vous faudra souvent résoudre des problèmes. Ne vous inquiétez pas si tout ne se passe pas comme prévu : c'est rarement le cas ! Il est tout à fait normal que toute petite entreprise ait des problèmes de démarrage, et un cabinet médical n'y échappe pas.
Bien souvent, j'ai été la voix calme et rassurante de notre clinique. Il est particulièrement facile pour les employés venant de cabinets plus établis de paniquer lorsqu'ils rencontrent un problème. Votre rôle est d'apporter la paix et l'ordre et de trouver des solutions rapides lorsque les choses vont de travers.
Bien souvent, j'ai été la voix calme et rassurante de notre clinique.
Cette dernière année a été consacrée à l'amélioration de notre organisation, à la correction de nos processus lorsqu'ils créaient des blocages et à nous assurer que nos patients reçoivent les meilleurs soins possibles !
Petit à petit, nous approchons de l'objectif que nous nous sommes fixé. Mon conseil à tous ceux et celles qui souhaitent ouvrir leur propre cabinet médical est de faire preuve de patience. Priorisez et concentrez-vous sur les enjeux les plus importants, et ne vous inquiétez pas pour ce que vous ne pouvez pas contrôler.
Construire un excellent cabinet prend du temps, mais votre travail acharné et votre persévérance finiront par payer.
Contactez-nous
Lancer Symphony Health a été une nouvelle expérience pour nous. Kate (ma femme) est médecin de famille mais elle avait peu de connaissances en gestion de cabinet. De mon côté, j'avais de l'expérience en gestion mais aucune compréhension de l’offre de soins de santé. Ce que nous avions, c'était une vision, mais peu d'idées sur la manière de l’atteindre.
Nous avons eu la chance de rencontrer des contacts et des relations, dans ces premiers jours, qui nous ont aidés à prendre les bonnes décisions. Je vous encourage à en faire autant. Entourez-vous de personnes qui peuvent vous aider là où vous vous sentez le moins à l’aise. Trouvez d'autres personnes qui sont passées par là et apprenez d’elles.
Être propriétaire d’un cabinet médical est une grande responsabilité qui demande une planification rigoureuse, le respect de la réglementation et un vrai engagement envers le soin des patients. Le meilleur conseil que je puisse vous donner est le suivant : « Ne le faites pas seul ! »
Cette dernière année, nous avons pu tester tous les conseils reçus, et ils nous ont été extrêmement utiles. À tel point que je me sens désormais prêt à aider d’autres personnes à faire comme nous. Nous continuerons à publier et espérons entrer en contact avec d’autres propriétaires de cabinets par le biais du site et de la communauté The Medical Practice.