Checkliste zur Eröffnung einer Arztpraxis [+ kostenloses PDF]

Eine medizinische Praxis von Grund auf zu gründen, gehört zu den lohnendsten und anspruchsvollsten Vorhaben im Gesundheitswesen. Ich habe jahrelang medizinische Praxen geleitet und kann Ihnen sagen, dass die Gründung weit mehr umfasst, als ein Praxisschild aufzuhängen. Sie erfordert Planung, Compliance, Infrastruktur, Personalbesetzung und Wachstumsstrategien. 

Laut Doctorly.org lagen die geschätzten Kosten für die Gründung einer medizinischen Praxis im Jahr 2020 zwischen $100,000 - $700,000. Es ist kein Vorhaben, das man auf die leichte Schulter nehmen sollte. Die Gründung einer eigenen Praxis erfordert umfangreiche Planung, und wenn Sie die Dinge richtig angehen, können Sie innerhalb von 6 Monaten oder weniger profitabel werden. Das ist für die meisten Unternehmensarten eine schnelle Wende.

Mein Schritt-für-Schritt-Leitfaden beschreibt die wesentlichen Schritte, die neuen Ärztinnen und Ärzten oder erfahrenen Leistungserbringern dabei helfen, selbstbewusst in die Praxisinhaberschaft zu wechseln.

Schritt 1: Geschäftsplanung für eine neue medizinische Praxis

Lassen Sie uns diesen Schritt weiter aufschlüsseln.

Definieren Sie die Ziele und Leistungen Ihrer medizinischen Praxis

Jeder erfolgreiche Fahrplan für eine Privatpraxis beginnt mit einer klaren Vision. Fragen Sie sich: Welche Art von Patientinnen und Patienten möchte ich behandeln? Werde ich die Grundversorgung anbieten oder mich auf Dermatologie, Psychiatrie oder Kardiologie spezialisieren? Werde ich telemedizinische Leistungen anbieten oder mich ausschließlich auf die persönliche Versorgung vor Ort konzentrieren? Die Antworten auf diese Fragen bestimmen Ihren Personal-, Ausstattungs- und Raumbedarf. Wenn Sie Ihre Ziele von Anfang an definieren, erhalten Sie außerdem einen Leitfaden für spätere betriebliche Entscheidungen.

Erstellen Sie einen Geschäftsplan für Ihre medizinische Praxis

Ihr Geschäftsplan muss nicht aufwendig gestaltet sein, sollte aber detailliert ausfallen. Ich nehme immer Folgendes auf:

• Name der Praxis 
• Zusammenfassung
• Marktanalyse und Zielgruppenmerkmale
• Leistungsangebot
• Wählen Sie ein Praxismodell (z. B. Einzelpraxis, Partnerschaft)
• Organisationsstruktur
• Finanzprognosen (Gründungskosten, Betriebsausgaben, Umsatzprognosen)
• Marketingplan

Dieser Gründungsplan für die Praxis ist bei der Beantragung einer Finanzierung oder bei der Aushandlung von Mietverträgen unerlässlich. Außerdem sorgt er dafür, dass Ihr Team an einem Strang zieht.

Führen Sie eine Risikoanalyse für die medizinische Praxis durch

Bevor Sie auch nur einen Cent investieren, sollten Sie Ihre Risiken bewerten. Dazu gehört die Betrachtung von:

• Haftungsrisiken aus Behandlungsfehlern
• HIPAA-Verstößen
• Bedrohungen der Cybersicherheit
• Marktsättigung
• Herausforderungen beim Umsatzzyklus

Eine gute Risikoanalyse der Praxisabläufe hilft Ihnen, Notfallmaßnahmen zu planen und den richtigen Versicherungsschutz sowie geeignete rechtliche Schutzmaßnahmen auszuwählen.

Stellen Sie die Finanzierung der medizinischen Praxis sicher

Wenn Sie die Praxis nicht vollständig aus Ihrem persönlichen Bankkonto finanzieren, benötigen Sie Kapital. Ich habe erlebt, dass Ärztinnen und Ärzte Folgendes nutzen:

• SBA-Darlehen
• Kreditlinien von Banken
• Finanzierungen für Ausstattung
• Private Investoren oder Partnerschaften

Erstellen Sie Finanzprognosen und einen soliden Geschäftsplan, um Ihre Genehmigungschancen zu erhöhen. Vergessen Sie nicht, Betriebskapital für mindestens 6–12 Monate einzuplanen.

Wählen Sie einen Standort für die medizinische Praxis

Der richtige Standort kann über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Praxis entscheiden. Ich achte auf:

• Nähe zu Ihrer Patientenbasis
• Erreichbarkeit (Parkplätze, öffentlicher Nahverkehr)
• Wettbewerb in der Umgebung
• Vorschriften zu Flächennutzung und Beschilderung

Außerdem empfehle ich eine Standortanalyse, um die Passantenfrequenz und Sichtbarkeit einzuschätzen.

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Schritt 2: Gesetzliche Anforderungen und Zulassungen

Lassen Sie uns diesen Schritt weiter aufschlüsseln.

Alle erforderlichen medizinischen Lizenzen und Genehmigungen einholen

Dieser Teil ist nicht optional. Sie benötigen:

• Medizinische Zulassung des Bundesstaates
• DEA-Registrierung
• CLIA-Ausnahmegenehmigung (falls Labortests durchgeführt werden)
• Lokale Gewerbeerlaubnisse und möglicherweise eine Nutzungsbescheinigung
• Für Steuerkonten registrieren
• Beschäftigungsstandards und -vorschriften verstehen

Diese unterscheiden sich je nach Bundesstaat. Überprüfen Sie daher genau die Anforderungen der medizinischen Zulassungsbehörde Ihres Bundesstaates.

Zulassungsverfahren mit Versicherungsanbietern einrichten

Das Zulassungsverfahren nimmt Zeit in Anspruch, manchmal mehr als 90 Tage. Beginnen Sie frühzeitig und halten Sie alle Ihre Unterlagen bereit:

• Lebenslauf
• Haftpflichtschadenshistorie
• Lizenzen
• Facharztzertifizierungen
• NPI und Steuer-ID

Ich empfehle, dies an einen Spezialisten für Zulassungsverfahren auszulagern oder Zulassungssoftware zu verwenden, um den Überblick zu behalten.

Krankenversicherungsverträge prüfen und unterzeichnen

Lesen Sie vor der Unterzeichnung von Verträgen mit Kostenträgern das Kleingedruckte. Achten Sie auf:

• Erstattungssätze
• Zahlungsfristen
• Verfahren bei Ablehnungen
• Gebührenordnungen

Es lohnt sich, diese Vereinbarungen von einem Anwalt für Gesundheitsrecht prüfen zu lassen. Unterschreiben Sie nicht einfach, was man Ihnen vorlegt, sondern verhandeln Sie, wo Sie können.

Berufshaftpflichtversicherung für Ärzte abschließen

Das ist unerlässlich. Achten Sie auf:

• Schadenereignisbezogene Policen im Vergleich zu Anspruchserhebungs-Policen
• Deckungssummen (typischerweise $1M/$3M)
• Nachhaftungsdeckung, insbesondere wenn Sie den Versicherer wechseln oder in den Ruhestand gehen

Sprechen Sie mit einem Makler, der auf Versicherungsunternehmen in Ihrem Fachgebiet spezialisiert ist, um eine maßgeschneiderte Beratung zu erhalten.

Schritt 3: Die Infrastruktur Ihrer Arztpraxis einrichten

Lassen Sie uns diesen Schritt weiter aufschlüsseln.

IT-Systeme und EMR für die Arztpraxis einrichten

Ihre elektronische Gesundheitsakte (EHR) ist das Gehirn Ihrer Praxis. Wählen Sie eine Lösung, die:

• ONC-zertifiziert ist
• Elektronische Verschreibungen unterstützt
• Mit Labor- und Abrechnungssystemen integriert werden kann
• Patientenportale anbietet
• Sichere Kommunikationssysteme einrichten (E-Mail, Telefone, Fax, Patientenkommunikation)
• Praxisverwaltungs- und Terminplanungssoftware auswählen

Sie benötigen außerdem eine Cloud-Sicherung und eine Firewall. Ich plane von Anfang an immer ein Budget für IT-Support ein.

Medizinische Geräte und Verbrauchsmaterialien anschaffen

Erstellen Sie anhand Ihres Fachgebiets eine Checkliste für medizinische Verbrauchsmaterialien. Eine Hausarztpraxis benötigt:

• Untersuchungsräume und Untersuchungstische 
• EKG-Geräte
• Autoklaven
• Blutdruckmessgeräte
• Persönliche Schutzausrüstung und Impfstoffe

Vergleichen Sie immer die Anbieter und erkundigen Sie sich nach Serviceverträgen und dem Garantieumfang.

Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (HIPAA, OSHA usw.)

Hier machen viele neue Praxen kostspielige Fehler. Sie benötigen:

• HIPAA-konforme Systeme und Datenschutzprotokolle
• Software zur Einhaltung von Gesundheitsvorschriften
• OSHA-Sicherheitspläne und MSDS-Datenblätter
• Verfahren zur Infektionskontrolle
• Schulungsprotokolle und Dokumentation
• Kenntnisse über die Einhaltung der Vorschriften für die medizinische Abrechnung

Vor der Eröffnung führe ich ein Probeaudit durch, um Lücken aufzudecken. Eine Beratung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften kann Ihnen später erhebliche Geldstrafen ersparen.

Schritt 4: Personal und interne Abläufe

Lassen Sie uns diesen Schritt weiter aufschlüsseln.

Medizinisches und administratives Personal einstellen

Beginnen Sie damit, Ihre besten Stellenbeschreibungen für das Gesundheitswesen zu erstellen. Mindestens benötigen Sie:

• Medizinische Fachangestellte oder Pflegekräfte
• Personal für den Empfang
• Mitarbeiter für die Abrechnung oder Manager für den Einnahmenzyklus
• Praxismanager (oder zunächst Sie selbst)

Prüfen Sie die Vorschriften Ihres Bundesstaates zu Betreuungsverhältnissen und zum Tätigkeitsumfang. Die kulturelle Passung ist ebenso wichtig wie die Qualifikationen.

Richtlinien und Verfahren für die Arztpraxis entwickeln

Klare Richtlinien = weniger Probleme. Ich nehme immer Folgendes auf:

• Richtlinien für Terminplanung und Stornierungen
• Standards für Patientenaufnahme und Dokumentation
• Infektionskontrolle
• Verhalten des Personals und Kleiderordnung
• Notfallverfahren

Diese sollten in ein Mitarbeiterhandbuch aufgenommen und jährlich überprüft werden.

Schulungen und Fortbildungen für das Personal planen

Schulungen für Arztpraxen sollten nicht mit der Einarbeitung enden. Investieren Sie in:

• Jährliche Auffrischungsschulungen zu HIPAA und OSHA
• Schulungen im Kundenservice
• Umgang mit medizinischen Aufzeichnungen
• Einhaltung der Vorschriften für Medicare und Medicaid  
• Medizinische Aktualisierungen für Ihr Fachgebiet
• Schulung zu EHR-Arbeitsabläufen

So bleibt Ihr Personal auf dem neuesten Stand und die Fluktuation wird reduziert.

Schritt 5: Marketing- und Wachstumsstrategien für die Praxis

Lassen Sie uns diesen Schritt weiter aufschlüsseln.

Netzwerke für Patientenüberweisungen und lokale Partnerschaften aufbauen

Mundpropaganda sorgt nach wie vor für viel Zulauf, wenn es darum geht, neue Patienten zu gewinnen. Ich wende mich an:

• Hausärzte oder Fachärzte in der Nähe
• Gesundheitsorganisationen in der Gemeinde
• Schulkrankenschwestern und Trainer (in der Kinderheilkunde)
• Lokale Arbeitgeber (für die Arbeitsmedizin)

Ein einfacher Flyer und eine Informationsveranstaltung beim Mittagessen können viel bewirken.

Eine Marketingstrategie für die Arztpraxis starten

Eine Online-Präsenz ist unverzichtbar. Ihr Marketingplan für Ihre Arztpraxis sollte Folgendes umfassen:

• Website mit Buchungsmöglichkeiten
• Google-Unternehmensprofil
• SEO und lokale Suchbegriffe
• Patientenbewertungen und Reputationsmanagement
• Soziale Medien (falls für Ihre Patientenbasis relevant)

Ziehen Sie zu Beginn PPC-Anzeigen in Betracht und bauen Sie anschließend im Laufe der Zeit organischen Traffic auf.

Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung und Patientenzufriedenheit umsetzen

Wachstum entsteht durch hervorragende Leistungen. Ich verfolge:

• Ausfallquoten von Terminen
• Wartezeiten
• Umfragen zur Patientenzufriedenheit
• Behandlungsergebnisse (je nach Fachgebiet)

Nutzen Sie diese Daten, um Arbeitsabläufe zu verbessern, Mitarbeiter zu schulen und Ihre Praxis von anderen abzuheben.

Hier können Sie eine PDF-Version meiner Checkliste zum Start einer Arztpraxis herunterladen.

5 Dinge, von denen ich mir gewünscht hätte, dass sie mir jemand vor der Eröffnung meiner eigenen Arztpraxis gesagt hätte

Nutzen Sie diese Ratschläge und lernen Sie aus meinen Erfahrungen und Fehlern!

1. Eine Vision ist wirklich wichtig

3 Jahre nach der Eröffnung der Klinik beziehe ich mich noch immer auf die Ideen und die Unternehmenskultur, die wir vor Beginn des Geschäfts entwickelt hatten. Das hebt uns tatsächlich von anderen Kliniken ab und hilft auf jeder Ebene – von der Personalgewinnung bis hin zu schwierigen schnellen Entscheidungen. Ihre Vision wird Ihr ständiger Leitfaden und Bezugspunkt sein. 

2. Sie werden mehr Hüte tragen, als Sie für möglich gehalten hätten

Am Anfang können Sie damit rechnen, teilweise CEO, Personalleiter, Buchhalter, Marketingmitarbeiter und IT-Support in einer Person zu sein. Ich habe schon früh gelernt, dass es sich wirklich auszahlt, seine Grenzen zu kennen. Verstehen Sie Ihre persönlichen Stärken und Schwächen, damit Sie wissen, welche dieser Aufgaben Sie auslagern sollten. 

3. Die richtigen Mitarbeiter einzustellen ist schwieriger als erwartet 

Nichts verändert ein Unternehmen mehr als die Menschen, die darin arbeiten – unabhängig davon, wie niedrig die Position auch sein mag. Nichts ist zermürbender als eine Fehlbesetzung. Deshalb ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen und in eine gute Besetzung zu investieren.

4. Vermeiden Sie Abkürzungen. Sie werden Sie immer wieder einholen

In den ersten Tagen, als Entscheidungen schnell und in großer Zahl getroffen werden mussten, war es allzu leicht, Abkürzungen zu nehmen – zum Beispiel wichtige Unterlagen nur zu überfliegen. Meine Erfahrung zeigt jedoch, dass solche Dinge einen am Ende einzuholen pflegen. 

Wenn nötig, verlangsamen Sie die Abläufe, um die Einzelheiten dessen zu verstehen, was Sie tun. Lesen Sie umfassend, berücksichtigen Sie den Rat von Experten und lernen Sie aus den Fehlern anderer. 

5. Cashflow! Cashflow! Cashflow! 

Ein Budget zu haben, ist eine Sache. Die zeitliche Planung Ihres Budgets zu verstehen und zu wissen, wann Sie größere Anschaffungen tätigen sollten, ist eine andere! In unserem ersten Jahr kamen wir nur knapp über die Runden, da das Geld schnell und in großen Beträgen von unserem Konto abfloss, lange bevor wir die Möglichkeit hatten, einen großen Teil davon wieder hereinzuholen. 

Weitere Ressourcen

Der Beginn einer neuen Arztpraxis ist schwierig. Hier sind einige Ressourcen, die ich allen Praxismanagern empfehle:

• Lesen Sie Bücher über die Gründung einer Arztpraxis und lernen Sie von verschiedenen Experten mit unterschiedlichen Blickwinkeln
• Hören Sie auf Ihrem täglichen Arbeitsweg Podcasts zum Praxismanagement, um über Branchentrends und neue Ideen auf dem Laufenden zu bleiben
• Wenn Sie sich für einige Newsletter aus dem Gesundheitswesen anmelden, ist dies eine weitere hervorragende Möglichkeit, regelmäßig wöchentliche Tipps und Tricks zu erhalten
• Belegen Sie einen Kurs für Gesundheitsmarketing, damit Sie verstehen, wie Sie Ihr neues Unternehmen bewerben und Ihren Namen bekannt machen
• Erwägen Sie die Teilnahme an einer Konferenz zur Führung im Gesundheitswesen, um Kontakte zu knüpfen und sich weltweit zu vernetzen

Wie geht es weiter?

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