Checkliste zum Start einer Arztpraxis [+ Kostenloses PDF]
Die Gründung einer Arztpraxis erfordert eine sorgfältige Planung und geht weit über die bloße Eröffnung eines Standorts hinaus.
Effiziente Planung ist entscheidend für die Gründung einer Praxis, da sie die Grundlage für Compliance, Personal und weitere wichtige Strukturen legt.
Durch die Entwicklung von Wachstumsstrategien von Anfang an kann die Praxis sich im wettbewerbsintensiven Gesundheitsmarkt behaupten und weiterentwickeln.
Eine Arztpraxis von Grund auf neu zu gründen, gehört zu den lohnendsten und gleichzeitig anspruchsvollsten Aufgaben im Gesundheitswesen. Ich habe über Jahre hinweg medizinische Praxen geleitet und kann Ihnen versichern: Die Eröffnung ist viel mehr als nur ein Firmenschild aufzuhängen. Es braucht Planung, rechtliche Konformität, Infrastruktur, Personal und Wachstumsstrategien.
Laut Doctorly.org lagen die geschätzten Kosten für die Gründung einer Arztpraxis im Jahr 2020 zwischen $100.000 und $700.000. Dieses Vorhaben sollte man nicht auf die leichte Schulter nehmen. Die Gründung einer eigenen Praxis erfordert umfassende Planung, und wenn Sie alles richtig angehen, können Sie bereits nach 6 Monaten oder weniger profitabel werden. Ein bemerkenswert schneller Umschwung im Vergleich zu den meisten anderen Unternehmen.
Meine Schritt-für-Schritt-Anleitung skizziert die wichtigsten Schritte, um neuen oder erfahrenen Ärzten einen selbstbewussten Übergang in die Selbstständigkeit zu ermöglichen.
Schritt 1: Unternehmensplanung für eine neue Arztpraxis
Lassen Sie uns diesen Schritt weiter aufgliedern.
Legen Sie die Ziele und Leistungen Ihrer Praxis fest
Jeder erfolgreiche Fahrplan für eine Privatpraxis beginnt mit einer klaren Vision. Fragen Sie sich: Welche Patienten möchte ich versorgen? Biete ich eine hausärztliche Versorgung oder spezialisiere ich mich auf Dermatologie, Psychiatrie oder Kardiologie? Biete ich Telemedizinische Leistungen an oder konzentriere ich mich ausschließlich auf Präsenzsprechstunden?
Die Antworten auf diese Fragen bestimmen Ihren Personalbedarf, die notwendige Ausstattung und den Platzbedarf. Wenn Sie Ihre Ziele gleich zu Beginn definieren, haben Sie später eine klare Vorlage für betriebliche Entscheidungen.
Erstellen Sie einen Businessplan für Ihre Arztpraxis
Ihr Businessplan muss nicht ausgefallen sein, sollte aber detailliert sein. Ich schließe immer ein:
- Name der Praxis
- Kurzbeschreibung (Executive Summary)
- Marktanalyse und Zielgruppen
- Leistungsspektrum
- Wahl des Praxismodells (z. B. Einzelpraxis, Partnerschaft)
- Organisationsstruktur
- Finanzielle Prognosen (Anlaufkosten, laufende Kosten, Einnahmenschätzungen)
- Marketingplan
Dieser Praxis-Gründungsplan ist unerlässlich, wenn Sie eine Finanzierung beantragen oder einen Mietvertrag verhandeln wollen. Außerdem sorgt er dafür, dass Ihr Team auf Kurs bleibt.
Führen Sie eine Risikobewertung für die Arztpraxis durch
Bevor Sie einen Cent investieren, sollten Sie Ihre Risiken einschätzen. Dazu gehören unter anderem:
- Berufshaftungsrisiken
- HIPAA-Verstöße
- Bedrohungen der IT-Sicherheit
- Marktsättigung
- Herausforderungen beim Umsatzzyklus
Eine umfassende Risikobewertung des Praxisbetriebs hilft Ihnen, für Notfälle zu planen und die richtigen Versicherungen und rechtlichen Schutzmaßnahmen auszuwählen.
Sichern Sie die Finanzierung Ihrer Arztpraxis
Sofern Sie die Gründung nicht aus eigener Tasche finanzieren, benötigen Sie Kapital. Ich habe erlebt, dass Ärztinnen und Ärzte folgende Quellen nutzen:
- SBA-Darlehen
- Bankkreditlinien
- Leasing oder Finanzierung von Ausstattung
- Private Investoren oder Partnerschaften
Bereiten Sie Finanzprognosen und einen überzeugenden Businessplan vor, um Ihre Chancen auf eine Finanzierung zu erhöhen. Vergessen Sie nicht, Betriebskapital für mindestens 6–12 Monate einzuplanen.
Wählen Sie einen Standort für Ihre Praxis
Der richtige Standort entscheidet über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Praxis. Ich achte auf:
- Nähe zu Ihrer Zielgruppe
- Gute Erreichbarkeit (Parkplätze, ÖPNV)
- Konkurrenz in der Umgebung
- Vorgaben für Bebauung und Beschilderung
Ich empfehle zudem eine Standortanalyse, um Fußgängerfrequenz und Sichtbarkeit abzuschätzen.
Schritt 2: Rechtliche Anforderungen und Lizenzen
Lassen Sie uns diesen Schritt weiter aufgliedern.
Beantragen Sie alle erforderlichen Lizenzen und Genehmigungen
Dieser Schritt ist nicht optional. Sie benötigen:
- Staatliche Approbation als Arzt
- DEA-Registrierung
- CLIA-Ausnahmeregelung (bei Durchführung von Labortests)
- Lokale Gewerbeerlaubnisse und möglicherweise eine Nutzungsgenehmigung (Certificate of Occupancy)
- Anmeldung bei Steuerbehörden
- Kenntnis arbeitsrechtlicher Vorschriften und Standards
Diese Anforderungen variieren je nach Bundesstaat. Prüfen Sie daher unbedingt die Vorgaben Ihrer zuständigen Ärztekammer.
Zulassung bei Versicherungsanbietern beantragen
Der Zulassungsprozess dauert meist eine Weile – manchmal länger als 90 Tage. Beginnen Sie frühzeitig und halten Sie alle Unterlagen bereit:
- Lebenslauf (CV)
- Berufshaftpflichtverlauf
- Lizenzen/Approbationen
- Facharztanerkennungen
- NPI und Steuernummer
Ich empfehle, dies an einen Zulassungsspezialisten auszulagern oder Zulassungssoftware zu nutzen, um organisiert zu bleiben.
Krankenkassenverträge prüfen und unterschreiben
Bevor Sie Verträge mit Versicherungen unterzeichnen, lesen Sie das Kleingedruckte sorgfältig. Achten Sie auf:
- Vergütungssätze
- Zahlungsfristen
- Ablehnungsprozesse
- Gebührenordnungen
Es lohnt sich, diese Verträge von einem Fachanwalt im Gesundheitswesen prüfen zu lassen. Unterschreiben Sie nicht einfach alles, was man Ihnen vorlegt – verhandeln Sie, wo immer möglich.
Berufshaftpflichtversicherung abschließen
Das ist ein Muss. Achten Sie insbesondere auf:
- Vertragsarten: Ereignisfall- vs. Anspruchserhebungs-Police
- Deckungssummen (typischerweise $1M/$3M)
- Nachhaftungsversicherung, besonders bei Versichererwechsel oder Ruhestand
Sprechen Sie mit einem Makler, der auf Versicherungen im Gesundheitswesen Ihrer Fachrichtung spezialisiert ist, um eine individuelle Beratung zu erhalten.
Schritt 3: Aufbau der Infrastruktur Ihrer Arztpraxis
Lassen Sie uns diesen Schritt weiter aufschlüsseln.
Einrichtung von IT-Systemen und elektronischer Patientenakte (EMR)
Ihre elektronische Patientenakte (EHR) bildet das Gehirn Ihrer Praxis. Wählen Sie ein System, das:
- ONC-zertifiziert ist
- e-Rezepte unterstützt
- Integration mit Laboren und Abrechnungssytemen bietet
- Patientenportale bereitstellt
- Aufbau sicherer Kommunikationssysteme (E-Mail, Telefon, Fax, Patienten-Messaging)
- Wahl Ihrer Praxisverwaltungssoftware und Terminplanungssoftware
Sie benötigen zudem Cloud-Backups und eine Firewall. Ich empfehle, von Anfang an ein IT-Budget für Support einzuplanen.
Die besten EHR-Software-Tools
Hier sind meine Empfehlungen für die derzeit besten EHR-Softwares auf dem Markt.
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Medizinische Geräte und Materialien beschaffen
Erstellen Sie eine Checkliste für medizinisches Equipment entsprechend Ihrer Fachrichtung. Eine allgemeinmedizinische Praxis benötigt:
- Untersuchungsräume und -liegen
- EKG-Geräte
- Autoklaven
- Blutdruckmessgeräte
- Schutzausrüstung (PPE) und Impfstoffe
Vergleichen Sie immer verschiedene Anbieter und erkundigen Sie sich nach Serviceverträgen und Garantieleistungen.
Regulatorische Vorgaben einhalten (HIPAA, OSHA, usw.)
Hier scheitern viele neue Praxen. Sie benötigen:
- HIPAA-konforme Systeme und Datenschutzprotokolle
- Compliance-Software für das Gesundheitswesen
- OSHA-Sicherheitspläne und Sicherheitsdatenblätter (MSDS)
- Hygiene- und Infektionsschutzmaßnahmen
- Schulungsnachweise und Dokumentationen
- Verständnis der Abrechnungs-Compliance im Gesundheitswesen
Ich führe vor der Eröffnung Probe-Audits durch, um Lücken zu erkennen. Ein Compliance-Berater kann Ihnen später erhebliche Bußgelder ersparen.
Schritt 4: Personal und interne Abläufe
Lassen Sie uns diesen Schritt weiter aufschlüsseln.
Medizinisches und administratives Personal einstellen
Beginnen Sie damit, die besten Stellenbeschreibungen für das Gesundheitswesen zu formulieren. Mindestens benötigen Sie:
- Medizinische Fachangestellte oder Pflegekräfte
- Empfangspersonal
- Abrechnungsfachkraft oder Leiter/in des Revenue Cycle
- Praxismanger/in (oder Sie selbst, zu Beginn)
Prüfen Sie die Landesregelungen für Aufsichtsquoten und Tätigkeitsbereiche. Passung zur Unternehmenskultur ist genauso wichtig wie Qualifikationen.
Richtlinien und Verfahren für die Arztpraxis entwickeln
Klare Richtlinien = weniger Probleme. Ich nehme immer Folgendes auf:
- Regelungen zu Terminvereinbarung und -absagen
- Standards für Patientenaufnahme und Dokumentation
- Infektionsschutz
- Verhaltensregeln und Dresscode für das Personal
- Notfallverfahren
Diese sollten in das Mitarbeiterhandbuch aufgenommen und jährlich überprüft werden.
Planen Sie Mitarbeiterschulungen und Weiterbildung
Schulungen für Arztpraxen sollten nicht mit der Einarbeitung enden. Investieren Sie in:
- Jährliche HIPAA- und OSHA-Auffrischungskurse
- Schulungen im Kundenservice
- Umgang mit medizinischen Unterlagen
- Vorschriften zu Medicare und Medicaid
- Klinische Fortbildungen zu Ihrem Fachgebiet
- Schulung der Arbeitsabläufe im EHR-System
Das hält Ihr Team fit und verringert die Fluktuation.
Schritt 5: Marketing- und Wachstumsstrategien für Ihre Praxis
Lassen Sie uns diesen Schritt weiter aufschlüsseln.
Patientenüberweisungsnetzwerke und lokale Partnerschaften aufbauen
Mundpropaganda sorgt immer noch für viele neue Patient:innen. Ich nehme Kontakt zu folgenden auf:
- Nahegelegene Hausarztpraxen oder Fachärzte
- Gesundheitsorganisationen in der Gemeinde
- Schulkrankenschwestern und Trainer (bei Pädiatrie)
- Lokale Arbeitgeber (bei Arbeitsmedizin)
Ein einfacher Flyer und ein gemeinsames Mittagessen wirken oft Wunder.
Marketingstrategie für Ihre Arztpraxis starten
Online-Präsenz ist ein Muss. Ihr Marketingplan für die Arztpraxis sollte beinhalten:
- Website mit Buchungsmöglichkeit
- Google-Unternehmensprofil
- SEO und lokale Suchbegriffe
- Patientenbewertungen und Reputationsmanagement
- Soziale Medien (sofern für Ihre Zielgruppe relevant)
Schalten Sie zu Beginn ggf. PPC-Anzeigen und bauen Sie im Laufe der Zeit den organischen Traffic auf.
Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung und Patientenzufriedenheit umsetzen
Wachstum kommt durch Qualität. Ich prüfe:
- Terminausfallquoten
- Wartezeiten
- Patientenzufriedenheitsumfragen
- Klinische Ergebnisse (je nach Fachrichtung)
Nutzen Sie diese Daten, um Arbeitsabläufe zu verbessern, das Personal zu schulen und Ihre Praxis von anderen abzuheben.
Hier können Sie eine PDF-Kopie meiner Checkliste zum Start einer Arztpraxis herunterladen.
5 Dinge, die ich gerne vor der Gründung meiner eigenen Arztpraxis gewusst hätte
Übernehmen Sie diesen Rat; lernen Sie aus meinen Erfahrungen und Fehlern!
1. Die Vision ist wirklich entscheidend
Drei Jahre nach der Eröffnung der Praxis beziehe ich mich immer noch auf die Ideen und die Kultur, die wir vor dem Start des Unternehmens entwickelt haben. Sie hebt uns wirklich von anderen Praxen ab und hilft auf allen Ebenen: von der Personalgewinnung bis zu schnellen, schwierigen Entscheidungen. Ihre Vision wird Ihr ständiger Leitfaden und Bezugspunkt sein.
2. Sie werden mehr Hüte tragen, als Sie für möglich gehalten hätten
Am Anfang sind Sie zugleich Geschäftsführer, Personalchef, Buchhalter, Marketingverantwortlicher und IT-Support. Ich habe ziemlich früh gelernt, dass es sich wirklich lohnt, die eigenen Grenzen zu kennen. Verstehen Sie Ihre persönlichen Stärken und Schwächen, damit Sie wissen, was Sie auslagern sollten.
3. Die richtigen Mitarbeiter zu finden, ist schwieriger als erwartet
Nichts verändert ein Unternehmen mehr als die Menschen darin, ganz egal, wie niedrig die jeweilige Position ist. Es gibt kaum etwas Anstrengenderes als eine Fehlbesetzung – deshalb ist es wichtig, sich dafür Zeit zu nehmen und bewusst zu investieren.
4. Vermeiden Sie Abkürzungen. Sie werden Sie immer einholen
Gerade in den Anfangstagen, wenn viele schnelle Entscheidungen nötig sind, ist es zu verlockend, Abkürzungen zu nehmen – etwa beim schnellen Überfliegen wichtiger Dokumente. Aus meiner Erfahrung holen einen diese Dinge aber irgendwann immer ein.
Wenn es nötig ist, verlangsamen Sie die Abläufe, um die Details zu verstehen. Lesen Sie viel, holen Sie sich Expertenrat und lernen Sie aus den Fehlern anderer.
5. Liquidität! Liquidität! Liquidität!
Ein Budget zu haben, ist das eine. Die zeitliche Umsetzung des Budgets und wann größere Anschaffungen zu tätigen sind, ist das andere! Im ersten Jahr sind uns fast die finanziellen Mittel ausgegangen, weil das Geld sehr schnell aus der Kasse floss und wir es lange nicht wieder hereinholen konnten.
FAQs zum Start einer Arztpraxis
Hier sind einige Fragen, die mir ebenfalls häufig zum Start einer Arztpraxis oder zum Praxismanagement allgemein gestellt werden:
Wie viel Geld brauche ich, um eine Praxis zu gründen?
Die Gründungskosten liegen je nach Standort, Größe und Fachrichtung zwischen 70.000 und 300.000 $ – planen Sie immer zusätzlich Arbeitskapital ein.
Wie lange dauert es, eine Arztpraxis zu eröffnen?
Zwischen 6 Monaten und einem Jahr. Die längste Zeit beanspruchen in der Regel die Zulassung, Behördenwege und die Verhandlung des Mietvertrags.
Kann ich eine Praxis ohne Angestellte eröffnen?
Technisch gesehen ja, vor allem wenn Sie sehr klein starten oder virtuell arbeiten. Die meisten Praxen profitieren aber davon, mindestens eine Verwaltungs- und eine klinische Fachkraft zu haben.
Ist es besser, Praxisräume zu mieten oder zu kaufen?
Mieten bietet Flexibilität, aber kaufen kann eine gute Investition sein, wenn Sie am Standort langfristig bleiben wollen. Die meisten Neugründungen mieten zunächst.
Weitere Ressourcen
Eine neue Arztpraxis zu gründen, ist schwer. Hier sind einige Ressourcen, die ich allen Praxismanagerinnen und -managern empfehle:
- Lesen Sie Bücher über die Gründung einer Arztpraxis und lernen Sie von verschiedenen Experten mit unterschiedlichen Blickwinkeln.
- Hören Sie sich auf dem Weg zur Arbeit täglich Podcasts zum Praxismanagement an, um über Branchentrends und neue Ideen auf dem Laufenden zu bleiben.
- Das Abonnieren einiger Healthcare-Newsletter ist eine weitere großartige Möglichkeit, sich wöchentlich zuverlässig Tipps und Tricks liefern zu lassen.
- Belegen Sie einen Kurs im Gesundheitsmarketing, um zu verstehen, wie Sie Ihr neues Unternehmen bewerben und Ihren Namen bekannt machen können.
- Überlegen Sie, an einer Führungskonferenz im Gesundheitswesen teilzunehmen, um Kontakte zu knüpfen und weltweit zu netzwerken.
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