14 Funktionen medizinischer Terminplanungssoftware, die Sie kennen sollten

Die richtigen Funktionen einer medizinischen Terminplanungssoftware können den Unterschied zwischen einer gut geführten Praxis und einer Praxis ausmachen, die ständig hinterherhinkt. Von der eigenständigen Online-Terminbuchung durch Patienten bis hin zu automatisierten Terminerinnerungen wirken sich diese Tools direkt darauf aus, wie reibungslos Ihre Anmeldung funktioniert – und wie Patienten Ihre Versorgung erleben.

Dieser Artikel erläutert die wichtigsten Funktionen, was die einzelnen Funktionen leisten und warum sie für Ihr Team und Ihre Patienten von Bedeutung sind.

Die wichtigsten Funktionen medizinischer Terminplanungssoftware erklärt

Das können Sie von den 14 wichtigsten Funktionen medizinischer Terminplanungssoftware erwarten, wie sie in der Praxis funktionieren und warum sie für Ihre täglichen Abläufe von Bedeutung sind:

1. Eigenständige Online-Terminbuchung durch Patienten

Die eigenständige Online-Terminbuchung ermöglicht es Patienten, rund um die Uhr Termine zu buchen, indem sie ein Datum, eine Uhrzeit, eine Leistung und einen passenden Behandler auswählen – ein Telefonanruf ist nicht erforderlich. Fast 75 % der Termine werden außerhalb der Geschäftszeiten vereinbart, sodass diese Funktion direkt berücksichtigt, wann Patienten tatsächlich buchen möchten.

Nach meiner Erfahrung bietet die eigenständige Terminbuchung mehr als nur Komfort. Sie nimmt den Mitarbeitenden am Empfang spürbar den Druck und verkürzt die Wartezeiten in der Telefonleitung. Online-Terminplanungsplattformen sind darauf ausgelegt, bekannte Nutzererfahrungen wie die Buchung einer Tischreservierung in einem Restaurant nachzuahmen, und verfügen über benutzerfreundliche Oberflächen, die Patienten eine einfache Navigation ermöglichen.

Achten Sie bei der Bewertung von Tools für die eigenständige Online-Terminbuchung auf diese wichtigen Unterfunktionen:

• Fragen zur Vorabprüfung bei der Buchung: Erfassen Sie Angaben wie die Art des Besuchs oder die Versicherung, bevor der Termin bestätigt wird, damit Patienten automatisch im richtigen Zeitfenster landen.
• Anzeige der Verfügbarkeit in Echtzeit: Patienten sehen tatsächlich verfügbare Zeiten – Tools wie InteliChart und Phreesia synchronisieren sich direkt mit den Kalendern der Behandler, um diese Angaben aktuell zu halten.
• Buchungszugang über mehrere Kanäle: Ich habe festgestellt, dass es besonders nützlich ist, wenn Patienten über die Website der Praxis, Google oder Healthgrades buchen können, ohne ein Konto anzulegen.
• Sofortige Bestätigungsbenachrichtigungen: Patienten erhalten im Moment der Terminbuchung automatisch eine Bestätigung per E-Mail oder SMS.

2. Automatisierte Terminerinnerungen und Benachrichtigungen

Automatisierte Terminerinnerungen senden Patienten vor ihrem geplanten Besuch rechtzeitig Benachrichtigungen per SMS, E-Mail oder Telefon. Das System löst diese Nachrichten anhand vordefinierter Regeln aus, typischerweise 48 und 24 Stunden vor dem Termin, ohne dass Ihre Mitarbeitenden manuell eingreifen müssen.

Meiner Erfahrung nach gehört diese Funktion zu den Funktionen mit dem höchsten ROI in jedem Terminplanungstool. Die Rate nicht wahrgenommener Termine sinkt spürbar, wenn Erinnerungen konsequent versendet werden. Ich habe außerdem erlebt, dass Praxen Erinnerungsabläufe nutzen, um Patienten dazu aufzufordern, Aufnahmeformulare auszufüllen oder Versicherungsdaten vor ihrem Besuch zu bestätigen. Dadurch läuft die Anmeldung ohne Engpässe weiter.

Sehen Sie sich an, wie automatisierte Erinnerungen die täglichen Abläufe vor und nach der Einführung verändern:

3. Integration von EHR und Praxisverwaltungssystem

Die Integration von EHR und Praxisverwaltungssystem verbindet Ihre Terminplanungssoftware direkt mit Ihren klinischen und administrativen Aufzeichnungen. Wenn ein Patient einen Termin bucht, werden seine Informationen automatisch in Ihre EHR übertragen – eine doppelte Dateneingabe ist nicht erforderlich.

Ich halte dies für eine der am meisten unterschätzten Funktionen von Terminplanungssoftware. Ohne diese Funktion müssen Ihre Mitarbeitenden Daten manuell zwischen Systemen übertragen, was Fehler verursacht und Zeit kostet. Plattformen wie athenahealth und Kareo verfügen über integrierte Verbindungen zwischen Terminplanung und EHR, die dafür sorgen, dass Patientenakten, Abrechnungsdaten und Terminverlauf über den gesamten Arbeitsablauf Ihrer Praxis hinweg konsistent aufeinander abgestimmt bleiben.

Achten Sie beim Vergleich von Terminplanungs- und EHR-Lösungen auf diese Integrationsfunktionen:

• Gegenseitige Datensynchronisierung: Änderungen in Ihrem EHR – etwa die aktualisierte Verfügbarkeit eines Leistungserbringers – werden sofort im Terminplaner übernommen und umgekehrt.
• Automatisierte Erstellung von Patientenakten: Neue Patienten, die selbst einen Termin buchen, werden direkt zu Ihrem EHR hinzugefügt, ohne dass das Personal ihre Daten manuell eingeben muss.
• Aktualisierungen des Terminstatus: Anmeldungen, Stornierungen und Nichterscheinen werden direkt in die Patientenakte übertragen, sodass das klinische Personal vor dem Termin informiert ist.
• HL7- und FHIR-Kompatibilität: Ich würde Werkzeuge priorisieren, die diese Standards unterstützen – Plattformen wie Epic und eClinicalWorks verwenden sie, um einen reibungslosen Datenaustausch zwischen Systemen sicherzustellen.

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4. Anzeige der Echtzeitverfügbarkeit von Leistungserbringern

Die Anzeige der Echtzeitverfügbarkeit von Leistungserbringern zeigt genaue, bis auf die Minute aktuelle freie Termine für alle Leistungserbringer in Ihrer Liste. Das System ruft Kalenderdaten in Echtzeit ab und übernimmt Änderungen – etwa einen abgesagten Termin oder eine hinzugefügte Sperrzeit – genau in dem Moment, in dem sie erfolgen.

Aus meiner Sicht ist diese Funktion vor allem in stark ausgelasteten Praxen mit mehreren Leistungserbringern wichtig, in denen sich die Verfügbarkeit im Tagesverlauf ständig ändert. Ohne sie bucht das Personal auf Grundlage veralteter Kalenderdaten, was zu Doppelbuchungen und frustrierten Patienten führt. Wenn Patienten ihre Termine selbst buchen, stellt die Echtzeitverfügbarkeit sicher, dass sie nur tatsächlich vorhandene Termine sehen. Dadurch verringert sich die Zahl der Rückfragen, die Ihre Anmeldung zur Behebung von Buchungskonflikten führen muss.

Diese Unterfunktionen sorgen dafür, dass die Anzeige der Echtzeitverfügbarkeit in der Praxis funktioniert:

• Kalendersynchronisierung in Echtzeit: Der Terminplaner greift direkt auf die Kalender der Leistungserbringer zu, sodass eine kurzfristige Sperrzeit oder Stornierung die verfügbaren Termine sofort aktualisiert.
• Ansichten für mehrere Leistungserbringer: Das Personal kann die Verfügbarkeit aller Leistungserbringer nebeneinander sehen – ich habe festgestellt, dass dies besonders für Praxen nützlich ist, die die Versorgung über mehrere Fachgebiete hinweg koordinieren müssen.
• Ressourcenbasierte Sperrung: Räume, Geräte und Leistungserbringer werden miteinander verknüpft, sodass ein Termin nur dann als verfügbar angezeigt wird, wenn alle erforderlichen Ressourcen frei sind.
• Filter für Präferenzen bei Leistungserbringern: Lösungen wie NexHealth und Zocdoc ermöglichen es Patienten, vor der Anzeige verfügbarer Zeiten nach Fachgebiet, Standort oder Sprache zu filtern.

5. Prüfung des Versicherungsschutzes

Die Prüfung des Versicherungsschutzes überprüft automatisch den Versicherungsstatus eines Patienten vor dem Termin. Die Terminplanungssoftware verbindet sich mit Datenbanken der Kostenträger und bestätigt, ob der Tarif eines Patienten aktiv ist, welche Leistungen er umfasst und ob eine Überweisung oder vorherige Genehmigung erforderlich ist.

Ich denke, dass diese Funktion Praxen vor einem der häufigsten Probleme im Abrechnungszyklus bewahrt – nämlich erst bei der Anmeldung festzustellen, dass es Probleme mit dem Versicherungsschutz gibt, wenn es bereits zu spät ist, um zu handeln. Wenn die Prüfung des Versicherungsschutzes bereits bei der Terminbuchung erfolgt, hat Ihr Team mehrere Tage Zeit, Unstimmigkeiten zu klären, Patienten über Deckungslücken zu informieren und Ablehnungen von Erstattungsanträgen zu vermeiden, die die Rückerstattung verlangsamen.

Auf diese Funktionen zur Prüfung des Versicherungsschutzes würde ich bei einer Terminplanungslösung achten:

• Automatisierte Stapelprüfung: Führen Sie über Nacht Prüfungen für alle bevorstehenden Termine durch – Lösungen wie Waystar und Availity erledigen dies ohne manuelle Auslösung.
• Echtzeitverbindungen zu Kostenträgern: Abfragen der Datenbanken von Kostenträgern in Echtzeit bestätigen zum Zeitpunkt der Buchung den aktiven Versicherungsschutz, die Höhe der Zuzahlung und den Status des Selbstbehalts.
• Warnmeldungen zu vorherigen Genehmigungen: Das System kennzeichnet Termine, für die eine vorherige Genehmigung erforderlich ist, und fordert das Personal auf, vor dem Termin zu handeln.
• Fehlerberichte zur Anspruchsberechtigung: Wenn eine Prüfung fehlschlägt oder eine Unstimmigkeit ergibt, zeigt der Terminplaner das Problem direkt in der Terminakte des Patienten an, damit es weiterverfolgt werden kann.

6. Verwaltung der Warteliste und automatisches Füllen freier Termine

Die Wartelistenverwaltung führt eine priorisierte Liste von Patienten, die frühere Termine benötigen. Wenn durch eine Stornierung ein Termin frei wird, kontaktiert das System automatisch den nächsten berechtigten Patienten auf der Warteliste und bietet ihm den freien Termin an – ohne dass das Personal eingreifen muss.

Meiner Erfahrung nach wirkt sich diese Funktion direkt auf den Umsatz und die Patientenzufriedenheit aus. Nicht besetzte Termine bedeuten entgangene Einnahmen, und Patienten, die wochenlang auf eine Behandlung warten, suchen diese mit größerer Wahrscheinlichkeit an einem anderen Ort. Ich habe erlebt, dass Praxen mit Lösungen wie Relatient und Luma Health einen beträchtlichen Teil der durch abgesagte Termine frei gewordenen Zeit zurückgewinnen konnten, indem sie das System die Besetzung freier Termine im Hintergrund erledigen ließen.

Sehen Sie, wie die Wartelistenverwaltung den Umgang Ihrer Praxis mit Stornierungen verändert:

7. Digitale Aufnahmeformulare für Patienten

Digitale Aufnahmeformulare für Patienten ersetzen die papierbasierte Anmeldung durch Online-Formulare, die Patienten vor ihrem Termin ausfüllen. Die Terminplanungssoftware sendet nach der Buchung einen Formularlink per SMS oder E-Mail, und die ausgefüllten Antworten werden direkt in den Patientendatensatz Ihres EHR übernommen.

Aus meiner Sicht ist dies eine der einfachsten Funktionen zur Implementierung und eine der schnellsten, um Ergebnisse zu zeigen. Ihre Mitarbeitenden am Empfang verbringen weniger Zeit damit, handschriftliche Formulare zu übertragen, das klinische Personal betritt den Untersuchungsraum mit einer bereits dokumentierten und aktuellen Krankengeschichte, und Patienten schätzen es, vollständig auf das Klemmbrett verzichten zu können.

Diese Unterfunktionen bestimmen, wie gut eine digitale Aufnahmelösung in der Praxis funktioniert:

• Individueller Formulargenerator: Erstellen Sie Formulare, die auf die Terminart zugeschnitten sind – bei einer körperlichen Untersuchung eines neuen Patienten werden andere Felder benötigt als bei einem Folgetermin. Plattformen wie Modernizing Medicine und athenahealth unterstützen dies standardmäßig.
• Bedingte Logik: Fragen passen sich anhand vorheriger Antworten an, sodass Patienten nur sehen, was für ihren Termin relevant ist.
• Zuordnung von EHR-Daten: Ausgefüllte Antworten werden direkt in strukturierte Felder im Patientendatensatz übernommen und nicht nur als PDF-Anhang gespeichert.
• Fortschrittsverfolgung: Mitarbeitende können sehen, welche Patienten ihre Formulare vor dem Eintreffen ausgefüllt haben, und diejenigen, die dies noch nicht getan haben, an die Ausfüllung erinnern.

8. KI-gestützte Zuordnung von Patienten und Behandlern

Die KI-gestützte Zuordnung von Patienten und Behandlern nutzt klinische und operative Daten, um Patienten automatisch mit dem richtigen Behandler, der richtigen Terminart und dem passenden Zeitfenster zu verbinden – noch bevor ein Mensch die Buchung bearbeitet. Das System analysiert Faktoren wie den Grund des Patienten für den Termin, den Versicherungsstatus, den Standort, die Sprachpräferenz und die Regeln für die Fachgebiete der Behandler, um das beste verfügbare Zeitfenster zu ermitteln und nicht nur das nächste freie.

Meiner Erfahrung nach entstehen hier tatsächlich die größten Rückgänge bei Nichterscheinen – nicht durch Erinnerungstexte. Wenn ein Patient dem richtigen Behandler zu einer für ihn wirklich passenden Zeit zugeordnet wird und die korrekte Terminart im Voraus bestätigt ist, erscheint er auch. Plattformen wie Luma Health, Keona Health und NexHealth berichten allein aufgrund der Genauigkeit der Zuordnung von deutlich niedrigeren Nichterscheinensquoten, unabhängig von ihren Abläufen für Terminerinnerungen.

Diese Unterfunktionen bestimmen, wie gut die KI-Zuordnung in der Praxis funktioniert:

• Symptombasierte Weiterleitung: Patienten beschreiben den Grund für ihren Termin, und das System leitet sie an das passende Fachgebiet, die richtige Terminart und die passende Dauer weiter – so bucht ein Patient mit Brustschmerzen keinen routinemäßigen Vorsorgetermin.
• Durchsetzung der Präferenzen des Behandlers: Die von jedem Behandler festgelegten Terminplanungsregeln (Beschränkungen der Terminarten, Begrenzungen des Patientenstamms, Anforderungen an Überweisungen) werden automatisch ohne Eingreifen des Empfangspersonals durchgesetzt.
• Versicherungsabhängige Filterung freier Termine: Es werden nur Zeitfenster angezeigt, in denen die Versicherung des Patienten akzeptiert wird und aktiv ist. Dadurch werden Buchungen vermieden, die bei der Anmeldung abgelehnt würden.
• Autonome Umbuchung: Wenn ein Behandler absagt, ermittelt das System für jeden betroffenen Patienten die nächstbeste Zuordnung und beginnt mit der Kontaktaufnahme – ein manueller Koordinator ist nicht erforderlich.

9. Kalenderverwaltung für mehrere Behandler und Standorte

Die Kalenderverwaltung für mehrere Behandler und Standorte bietet Terminplanern eine einheitliche Übersicht über die Verfügbarkeit aller Behandler, Abteilungen und Einrichtungen in Ihrer Organisation. Statt zwischen separaten Kalendern zu wechseln, sieht Ihr Team alle Zeitpläne an einem Ort und kann Termine buchen, verschieben oder neu zuweisen, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen.

Ich denke, bei größeren Praxen zeigt sich an dieser Funktion, ob sich Terminplanungssoftware wirklich lohnt. Die Verwaltung des Kalenders eines einzelnen Behandlers ist unkompliziert – bei der Verwaltung von zwölf Behandlern an drei Standorten treten ohne die richtigen Werkzeuge jedoch Probleme auf. Ein zentraler Kalender reduziert Doppelbuchungen, schafft Klarheit über die Verfügbarkeit von Ressourcen und erleichtert die standortübergreifende Weiterleitung von Patienten erheblich.

Diese Unterfunktionen machen die Kalenderverwaltung für mehrere Behandler und Standorte in der Praxis funktionsfähig:

• Einheitliche Kalenderansicht: Sehen Sie alle Zeitpläne der Anbieter nebeneinander, gefiltert nach Standort, Fachgebiet oder Abteilung – Lösungen wie NexHealth und Epic bieten dies auf Unternehmensebene.
• Anbieterspezifische Regeln: Legen Sie individuelle Verfügbarkeitsfenster, Einschränkungen bei Terminarten und Pufferzeiten für jeden Anbieter fest, ohne den übergeordneten Zeitplan zu beeinflussen.
• Standortübergreifende Patientensteuerung: Wenn der bevorzugte Anbieter eines Patienten nicht verfügbar ist, ermittelt das System den nächsten verfügbaren Termin am nächstgelegenen Standort.
• Erkennung von Ressourcenkonflikten: Räume, Geräte und Mitarbeitende werden gemeinsam mit der Verfügbarkeit der Anbieter erfasst, sodass das System Konflikte erkennt, bevor ein Termin gebucht wird.

10. Stornierung und Umbuchung von Terminen

Lösungen zur Stornierung und Umbuchung von Terminen ermöglichen es Patienten, ihre eigenen Termine über ein Patientenportal oder einen SMS-Link zu verwalten, ohne an der Anmeldung anrufen zu müssen. Wenn ein Patient storniert, protokolliert das System die Stornierung, kontaktiert Patienten auf der Warteliste und fordert den Patienten auf, den Termin im selben Vorgang umzubuchen.

Meiner Erfahrung nach gehört die eigenständige Stornierung zu den am meisten unterschätzten Funktionen von Terminplanungssoftware. Praxen, die von Patienten verlangen, zur Stornierung anzurufen, verzeichnen höhere Nichterscheinensraten, schlicht weil Patienten sich nicht die Mühe machen. Wenn Sie Patienten eine reibungslose Möglichkeit geben, zu stornieren und sofort einen neuen Termin zu buchen, bleibt Ihr Zeitplan korrekt und Ihre Beziehung zu den Patienten intakt.

Sehen Sie, wie sich die eigenständige Stornierung und Umbuchung auf den Arbeitsalltag an der Anmeldung auswirkt:

11. Analysen und Berichte zu Auslastung, Nichterscheinensraten und Besetzungsquoten

Analysen zur Terminplanung zeigen, wie Ihr Kalender tatsächlich funktioniert – sie messen die Anzahl der Termine, die Auslastung der Anbieter, die Nichterscheinensraten und wie schnell freie Termine besetzt werden. Die Software fasst diese Daten in Übersichten und exportierbaren Berichten zusammen, auf deren Grundlage Ihr Betriebsteam Maßnahmen ergreifen kann.

Aus meiner Sicht wandelt sich die Terminplanungssoftware an diesem Punkt von einem Logistikinstrument zu einem Managementinstrument. Ohne Berichte können Sie nur vermuten, warum bestimmte Tage aus dem Zeitplan geraten oder welche Anbieter regelmäßig mit kurzfristigen Stornierungen zu kämpfen haben. Mit Berichten erkennen Sie Muster, passen Vorlagen an und treffen Personalentscheidungen auf Grundlage realer Zeitplandaten statt aus dem Bauch heraus.

Diese Berichtsfunktionen verleihen den Daten zur Terminplanung einen echten operativen Nutzen:

• Erfassung der Nichterscheinensrate: Schlüsseln Sie Nichterscheinungen nach Anbieter, Terminart oder Tageszeit auf, um festzustellen, an welchen Stellen die Erinnerungsabläufe angepasst werden müssen.
• Berichte zur Anbieterauslastung: Sehen Sie, welche Anbieter zu viele oder zu wenige Termine haben oder eine unausgewogene Patientenlast tragen – nützlich, um die Vorlagen in Ihrem Team neu auszubalancieren.
• Überwachung der Besetzungsquote: Verfolgen Sie, wie schnell stornierte Termine neu vergeben werden. Dadurch erkennen Sie, wie gut Ihre Warteliste tatsächlich funktioniert.
• Erstellung individueller Berichte: Plattformen wie Nexus Clinical und Kareo ermöglichen es Ihnen, eigene Kennzahlen zu definieren und geplante Berichte zur Prüfung durch die Führungsebene zu exportieren.

12. HIPAA-konforme Patientenkommunikation

HIPAA-konforme Patientenkommunikation stellt sicher, dass jede Nachricht, die Ihr Terminplanungssystem versendet – Terminbestätigungen, Erinnerungen und Stornierungsmitteilungen –, über verschlüsselte, zugriffsgeschützte Kanäle übertragen wird, die den bundesweiten Datenschutzstandards entsprechen. Die Software verwaltet Einwilligungen, Prüfprotokolle und die Nachrichtenübermittlung, ohne geschützte Gesundheitsinformationen offenzulegen.

Ich halte diese Funktion für unverzichtbar, und bei der Bewertung von Anbietern lohnt es sich, sie genau zu prüfen. Nicht jede Plattform, die HIPAA-Konformität verspricht, verfügt über dieselbe Tiefe an Kontrollmechanismen. Achten Sie insbesondere auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Vereinbarungen mit Geschäftspartnern und rollenbasierten Zugriff auf Kommunikationsprotokolle. Eine Compliance-Lücke in Ihrem Ablauf der Terminplanung birgt dasselbe Haftungsrisiko wie eine Lücke in Ihrer klinischen Dokumentation.

Achten Sie bei der Bewertung von Lösungen für die Patientenkommunikation auf diese konkreten Compliance-Funktionen:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Alle Nachrichten – SMS, E-Mails und Portalbenachrichtigungen – müssen während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt werden, nicht nur auf Plattformebene.
• Einwilligungsverwaltung: Das System erfasst und speichert die Kommunikationspräferenzen und Einwilligungen der Patienten, was für die Audit-Bereitschaft unerlässlich ist.
• Vereinbarungen mit Geschäftspartnern (BAAs): Anbieter wie Luma Health und Klara stellen unterzeichnete BAAs bereit und bestätigen damit die gemeinsame HIPAA-Haftung – überspringen Sie diesen Schritt nicht.
• Prüfpfade: Jede gesendete, zugestellte und gelesene Nachricht wird mit Zeitstempeln und Benutzerzuordnung protokolliert, sodass Ihr Compliance-Team jeden Kommunikationsverlauf rekonstruieren kann.

13. Integration des Abrechnungssystems

Die Integration des Abrechnungssystems verbindet Ihre Terminplanungssoftware direkt mit Ihrer Praxisverwaltungs- oder medizinischen Abrechnungsplattform, sodass Termindaten ohne manuelle Neueingabe in die Abrechnungsabläufe einfließen. Wenn ein Termin gebucht oder abgeschlossen wird, werden die relevanten Codes, Patientendaten und Versicherungsinformationen automatisch übertragen.

Ich würde argumentieren, dass diese Integration den höchsten administrativen ROI aller Verbindungen in Ihrem Terminplanungssystem bietet. Nicht verbundene Terminplanungs- und Abrechnungssysteme führen zu doppelter Dateneingabe, Verzögerungen bei der Codierung und Fehlern bei der Abrechnung, die tatsächlich Einnahmen kosten. Plattformen wie athenahealth und DrChrono bieten diese Funktion nativ, während andere über eine API mit eigenständigen Abrechnungstools wie Kareo oder AdvancedMD verbunden werden.

Diese Unterfunktionen machen die Abrechnungsintegration funktional und nicht nur verbunden:

• Automatische Erfassung abrechenbarer Leistungen: Der Abschluss eines Termins löst die Erfassung der Leistung im Abrechnungssystem aus und verkürzt die Zeit zwischen dem Besuch und der Einreichung des Abrechnungsantrags.
• Synchronisierung der Versicherungsprüfung: Anspruchsberechtigungsprüfungen werden bei der Buchung durchgeführt und übertragen verifizierte Versicherungsdetails direkt in den Abrechnungseintrag – keine doppelten Abfragen.
• Zuordnung von CPT- und ICD-Codes: Terminarten werden Standard-Abrechnungscodes zugeordnet, sodass Codierer einen Ausgangspunkt haben, anstatt jeden Abrechnungsantrag von Grund auf neu zu erstellen.
• Erfassung von Zuzahlungen und offenen Beträgen: Tools wie athenahealth und DrChrono zeigen offene Patientenbeträge beim Check-in an, sodass das Empfangspersonal sie vor Beginn des Besuchs einziehen kann.

14. Verwaltung der Warteschlange für unangemeldete Patienten

Die Verwaltung der Warteschlange für unangemeldete Patienten bietet Ihrem Empfangspersonal eine einheitliche Übersicht über sowohl gebuchte Termine als auch Patienten, die ohne vorherige Buchung eintreffen. Anstatt zwei separate Abläufe zu verwalten – einen Terminkalender und eine Anmeldeliste auf Papier – führt das System alle Patienten in einem Dashboard zusammen, sodass das Personal stets den vollständigen Überblick hat und unangemeldete Patienten für die Tagesplanung nicht übersehen werden.

In Praxen mit vielen unangemeldeten Patienten zusätzlich zu gebuchten Patienten – Notfallambulanzen, Gesundheitszentren und Hausarztpraxen – entscheidet diese Funktion darüber, ob der Wartebereich zu Spitzenzeiten reibungslos funktioniert oder das System zusammenbricht. Ohne sie müssen Mitarbeitende zwei separate Warteschlangen manuell abgleichen, unangemeldete Patienten werden übersehen und gebuchte Patienten bekommen die Auswirkungen nicht erfasster Verzögerungen zu spüren.

Diese Unterfunktionen machen die Verwaltung der Warteschlange für unangemeldete Patienten im täglichen Betrieb effektiv:

• Virtuelles Anstellen: Patienten, die ohne Termin eintreffen, können sich über einen SMS-Link oder QR-Code mit ihrem Telefon in die Warteschlange einreihen, sodass sie außerhalb statt in einem überfüllten Wartebereich warten können.
• Anmeldung am Kiosk: Vor Ort aufgestellte Kioske ermöglichen es Patienten, sich bei ihrer Ankunft selbst anzumelden – unabhängig davon, ob sie unangemeldet kommen oder einen Termin haben – ohne Unterstützung durch das Personal am Empfang zu benötigen.
• Einheitliches Mitarbeiter-Dashboard: Gebuchte Termine und unangemeldete Patienten werden in einer Ansicht angezeigt, wobei für jeden Patienten gleichzeitig die voraussichtliche Wartezeit, die Position in der Warteschlange und die Besuchsart sichtbar sind.
• Automatische Benachrichtigungen zur Wartezeit: Patienten erhalten SMS-Aktualisierungen, wenn sich ihre Wartezeit erheblich ändert. Dadurch werden Menschenansammlungen in der Praxis und Nachfragen beim Empfang zur Wartezeit reduziert.

Welche Funktionen je nach Praxisgröße am wichtigsten sind

Nicht jede Funktion ist für jede Praxis gleichermaßen wichtig. So können Sie je nach Ihren Abläufen Prioritäten setzen:

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