Elektronische Patientenakten: Vermeiden Sie diese 5 häufigen Fehler

Wenn Sie sich von EMR-Problemen überfordert fühlen (träge Arbeitsabläufe, hohe Kosten oder Sicherheitsbedenken), sind Sie nicht allein. Ich habe mit unzähligen Praxen gearbeitet, die mit denselben Problemen zu kämpfen hatten, und ich weiß, wie frustrierend es ist, wenn ein System, das eigentlich helfen soll, am Ende noch mehr Probleme verursacht.

Durch meine langjährige praktische Erfahrung in der IT im Gesundheitswesen und im klinischen Betrieb habe ich gesehen, was funktioniert, was nicht funktioniert und wie sich typische Fallstricke vermeiden lassen. In diesem Artikel erläutere ich die häufigsten Nachteile und Fehler, die Praxen bei EMRs machen, und zeige, wie Sie diese vermeiden können.

Was ist eine elektronische Patientenakte (EMR)?

Eine elektronische Patientenakte, kurz EMR, ist eine digitale Version der Papierakten, die wir früher im Untersuchungszimmer aufbewahrt haben. Sie enthält alles – von der Krankengeschichte und Diagnosen bis hin zu Medikamenten und Behandlungsplänen. Die meisten EMR-Systeme sollen die Dokumentation vereinfachen und bei der Abrechnung helfen, aber nicht alle funktionieren gleich gut.

Mehr dazu erfahren Sie hier: Was ist eine elektronische Gesundheitsakte oder EHR? [Vollständiger Leitfaden]

Warum ist eine EMR im Jahr 2025 wichtig?

Elektronische Patientenakten werden zu einem festen Bestandteil moderner Gesundheitseinrichtungen, und EMRs bieten Ihrer Praxis zahlreiche Vorteile. Sie sind wichtig und wertvoll, weil:

• Versicherungsträger elektronische Dokumentation für Abrechnungen und Prüfungen erwarten
• Patienten schnellen Zugriff auf ihre Unterlagen und Kommunikation über Portale erwarten
• Telemedizin und Fernversorgung eine EMR-Integration benötigen, um reibungslos zu funktionieren
• Praxen Automatisierung benötigen, um mit Personalmangel und Burnout umzugehen
• Aufsichtsbehörden digitale Compliance für MIPS, MACRA usw. verlangen
• Datenanalysen Praxen dabei helfen, Behandlungsergebnisse zu verbessern und Patientengruppen zu verwalten

Nachteile elektronischer Patientenakten

Alle Softwarelösungen haben Nachteile. Auch wenn EMRs für Ihre Arztpraxis insgesamt von Vorteil sind, sollten Sie sich Zeit und Raum nehmen, um häufige Bedenken zu berücksichtigen. Zum Beispiel:

Die Nutzung einer EMR erfordert Einarbeitung

EMRs können Ihren Arbeitsablauf verlangsamen, insbesondere in den ersten Monaten nach der Einführung. Ich habe erlebt, dass Ärzte mehr Zeit mit dem Anklicken von Feldern verbrachten als mit Gesprächen mit Patienten. Oft ist ein schlechtes Schnittstellendesign dafür verantwortlich.

Die meisten EMR-Systeme bieten Schulungen, Kundensupport und Wiki-Inhalte an. Achten Sie darauf, ein System auszuwählen, das Ihren Lernanforderungen entspricht. Ich empfehle immer, wichtige Teammitglieder für einen speziellen EHR-Onlinekurs anzumelden.

EMR-Lösungen sind kostspielig

Ihre Wartung ist teuer. Neben den anfänglichen Kosten fallen monatliche Gebühren, Schulungskosten und gelegentliche Gebühren für Upgrades an. Das summiert sich schnell, insbesondere für kleine Praxen.

Da Datenschutz und Sicherheit unverzichtbar sind, ist es schwierig, gute kostenlose EMR-Systeme zu finden. Es gibt jedoch EMR-Software für jedes Budget.

EMRs sind anfällig für Datenfehler

Fehler bei der Dateneingabe sind häufig. Wenn Mitarbeiter in Eile oder unzureichend geschult sind, kann leicht der falsche Diagnosecode oder das falsche Medikament ausgewählt werden. Dies kann schwerwiegende Compliance- oder klinische Probleme verursachen.

Dies ist einer der schwierigsten Nachteile, die sich beheben lassen, da Sie Ihre Mitarbeiter nicht Formular für Formular und Wort für Wort überwachen können. Genauigkeitstests zur Dateneingabe sollten für Ihren Einstellungsprozess verpflichtend sein.

EMRs sind Sicherheitsrisiken ausgesetzt

Sicherheitsrisiken sind real. Wenn Ihre EMR nicht korrekt eingerichtet ist oder Ihre Mitarbeiter nicht in HIPAA-Protokollen geschult sind, besteht für Sie die Gefahr von Datenschutzverletzungen. Und Datenschutzverletzungen kosten nicht nur Geld – sie zerstören auch Vertrauen.

Ihre EMR sollte nicht nur sicher sein, sondern Sie müssen in Ihrer Klinik oder Praxis auch eine gute digitale Sicherheitshygiene vermitteln.

Vermeiden Sie diese 5 häufigen EMR-Fehler

Wenn ich ehrlich bin, lassen sich viele Nachteile von EMRs auf einfache Fehler zurückführen. Fehler bei der Implementierung, Fehler bei bewährten Sicherheitsverfahren, Fehler bei der Schulung oder sogar Fehler des Managements bei der Qualitätskontrolle.

Als Praxismanager müssen Sie die Kontrolle über Ihre EMR-Prozesse und -Systeme übernehmen, um häufige Fallstricke zu vermeiden. Zum Beispiel:

Fehler 1: Eine EMR ausschließlich nach dem Preis auswählen.

Es kann verlockend sein, die günstigste EMR auf dem Markt zu wählen und die Sache damit abzuhaken. Sie müssen jedoch ein Gleichgewicht zwischen Kosten und praktischer Funktionalität finden. Es lohnt sich, zusätzliches Geld für EMR-Software mit KI, zusätzliche Sicherheitsfunktionen und weitere Integrationen auszugeben.

So vermeiden Sie den Fehler: Lassen Sie sich von mehreren Anbietern Demos zeigen und stellen Sie sicher, dass das System tatsächlich zu Ihren Arbeitsabläufen passt. Ich beziehe immer sowohl Leistungserbringer als auch Abrechnungspersonal in die Entscheidung ein, denn was auf den ersten Blick günstig aussieht, kann später durch Produktivitätsverluste oder Abrechnungsfehler teuer werden.

Fehler 2: Eine ordnungsgemäße Schulung des Personals überspringen.

Schulung ist ein lebenslanger Prozess. Ihr Personal sollte gründlich in sämtlicher EMR-Software, allen Prozessen und Arbeitsabläufen eingearbeitet werden. Sie sollten sich aber auch Zeit nehmen, um Softwareaktualisierungen, Präsentationen zu bewährten Verfahren im Rahmen von „Mittagessen und Lernen“-Veranstaltungen, die Bewertung und Weiterentwicklung wichtiger Fähigkeiten sowie die Einführung neuer Funktionen zu behandeln.

So vermeiden Sie den Fehler: Planen Sie einen stufenweisen Schulungsansatz. Beginnen Sie mit den Grundlagen und führen Sie anschließend Auffrischungen sowie fachspezifische Schulungen durch. Einmal habe ich einen besonders erfahrenen Anwender beauftragt, das Personal nach der Inbetriebnahme einige Tage zu begleiten, wodurch sich die Fehlerzahl mindestens halbierte.

Fehler 3: Anpassungsmöglichkeiten ignorieren.

Anpassungen kosten Zeit und können frustrierend sein. Es lohnt sich jedoch, das EMR-System genau auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Die meisten Praxismanager, mit denen ich spreche, sind überrascht, was ich meine EMR leisten lassen kann. Erstellen Sie anpassbare Arbeitsabläufe, um Aufgaben zu automatisieren, integrieren Sie ein CRM mit integrierten E-Mail-Benachrichtigungen (dies ist ein wichtiger Vorteil von CRM-Software im Gesundheitswesen) und nutzen Sie Vorlagen für schnellere Prozesse. Scheuen Sie sich nicht, Ihre Möglichkeiten zu erkunden und Ihre EMR für sich arbeiten zu lassen.

So vermeiden Sie den Fehler: Jede Praxis arbeitet ein wenig anders. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Vorlagen, Auftragssätze und Makros anzupassen. Wir haben beispielsweise Aufnahmevorlagen für jedes Fachgebiet angepasst; was in der Dermatologie funktioniert, funktioniert nicht in der Kardiologie.

Fehler 4: Benutzerberechtigungen nicht aktualisieren.

Wenn jeder Zugriff auf alles in Ihrer EMR hat, ist Ärger vorprogrammiert. Hier passieren viele Fehler, etwa durch fehlerhafte Dateneingaben und -aktualisierungen oder übersprungene Genehmigungen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Zugriff auf die Dateien und Systeme hat, die es für seine jeweilige Rolle benötigt, und auf nichts darüber hinaus.

So vermeiden Sie den Fehler: Beschränken Sie den Zugriff nach Rollen. Das Personal am Empfang sollte keinen Zugriff auf klinische Notizen haben, und medizinische Assistenten benötigen keine Abrechnungsinformationen. Einmal gab es bei uns einen HIPAA-Zwischenfall, weil ein Verwaltungsmitarbeiter versehentlich klinische Patientenakten bearbeiten konnte; eine Verschärfung der Berechtigungen löste das Problem.

Fehler 5: Annehmen, dass Ihre EMR alles reparieren wird.

Eine EMR kann Ihre Praxis nicht profitabel machen, genauso wenig wie ein Hammer ein Haus für Sie bauen kann. SIE sind dafür verantwortlich, ein Werkzeug in einen brauchbaren Vermögenswert für Ihr Unternehmen zu verwandeln.

So vermeiden Sie den Fehler: Technologie ist nur so gut wie der Prozess, der dahintersteht. Vor der Inbetriebnahme bilden wir die Arbeitsabläufe immer ab und entfernen unnötige Schritte. Ein Werkzeug löst keine fehlerhaften Prozesse – es macht sie lediglich digital.

Die besten EMR-Lösungen, die ich empfehle:

Worauf Sie bei einer EMR-Softwarelösung achten sollten

Die besten Systeme wachsen mit Ihrer Praxis und passen sich an regulatorische Änderungen an, ohne Ihre Arbeitsabläufe zu beeinträchtigen. Ich achte immer auf Folgendes:

Wie geht es weiter?

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