Comment ouvrir un cabinet médical
Les médecins entrepreneurs peuvent saisir de vastes opportunités pour mettre en œuvre de nouvelles idées et améliorer les soins locaux, réalisant des changements impactants tout en profitant de avantages financiers potentiels.
Lancer un nouveau cabinet peut être intimidant en raison de nombreux défis, mais comprendre les étapes clés au début aide à naviguer dans les complexités du processus.
Lancer un cabinet médical est l'une des démarches les plus gratifiantes que l’on puisse entreprendre. Il existe un incroyable éventail d'opportunités pour les entrepreneurs ayant des idées novatrices afin d’apporter du changement aux soins de santé locaux. Les récompenses financières peuvent aussi être significatives.
Un an après le lancement de Symphony Health, nous sommes vraiment ravis d’avoir sauté le pas. C’est extraordinaire de voir sa vision prendre forme et de travailler dans le cabinet dont on a toujours rêvé. Cela dit, il est facile d’oublier à quel point nous étions submergés au début de l’aventure. De même, si vous envisagez de lancer votre propre cabinet, votre tête tourne peut-être en pensant à tout ce que cela implique.
Il existe un incroyable éventail d'opportunités pour les entrepreneurs ayant des idées novatrices afin d’apporter du changement aux soins de santé locaux.
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Juste pour s'amuser.
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1. Élaborer un plan d'affaires
Il est facile de voir un plan d'affaires comme une formalité pour obtenir un financement auprès de votre banque. Honnêtement, c’est ce que je pensais ! Pourtant, je suis étonné de voir à quel point je me réfère encore aujourd'hui à notre plan d'affaires, même une fois notre activité bien lancée. Prendre le temps de bien le réaliser est un investissement à long terme.
Un bon plan d'affaires ne commence pas avec votre ordinateur portable ouvert. Il commence par sortir et rechercher les besoins médicaux de votre communauté. Il faut se connecter avec les gens, comprendre leurs besoins et se renseigner sur les concurrents potentiels. Il faut aussi oser partager ses rêves : exposez votre vision et recueillez les retours de ceux qui savent de quoi ils parlent.
Un bon plan d'affaires ne commence pas avec votre ordinateur portable ouvert. Il commence par sortir et rechercher les besoins médicaux de votre communauté.
Lorsque vous avez l’impression d’avoir trop d’idées à écrire c’est seulement à ce moment-là que vous serez prêt à les mettre sur papier. J’ai écrit et réécrit « notre vision et nos objectifs » des dizaines de fois, jusqu’à obtenir une formulation concise de ce que nous voulions réaliser. Le grand avantage de prendre ce temps, c’est que cela a ensuite rendu l’élaboration du reste de notre plan beaucoup plus facile.
Décrire la structure de votre clinique, ses services, ses besoins en personnel et sa stratégie marketing est tellement plus simple lorsque vous pouvez clairement exprimer vos objectifs.
2. Créer un budget
D'après notre expérience, la plupart des directeurs de cliniques médicales sont principalement motivés par l’impact qu’ils peuvent avoir sur la vie des patients, davantage que par la recherche de profit. Avoir de bonnes compétences en gestion est souvent considéré comme secondaire par rapport au bien-être des patients. Cependant, vous répondrez au mieux aux besoins de vos patients et assurerez une prise en charge sur le long terme uniquement s’il y a une bonne gestion financière du cabinet dès le départ.
Lorsque nous avons lancé notre nouvelle entreprise, nous avons tous deux réalisé que la planification financière n’était pas notre point fort. Nous avons donc trouvé des consultants expérimentés dans la création de budgets pour les cabinets médicaux. Ils nous ont élaboré un budget évolutif et très détaillé sur 5 ans, via une application que nous pouvons modifier et mettre à jour au fil de notre développement. C’est une ressource précieuse à laquelle nous continuons de nous référer régulièrement pour prendre des décisions concernant, par exemple, le personnel ou les investissements majeurs.
Vous répondrez au mieux aux besoins de vos patients et assurerez une continuité des soins uniquement s’il y a une bonne planification financière dès le début.
Je recommanderais vivement à toute personne lançant un nouveau cabinet de trouver des consultants capables de vous accompagner dans vos projections financières et de vous fournir les outils pour ajuster et faire évoluer votre budget à l’avenir. Votre banque vous en sera également reconnaissante !
3. Obtenir des financements
La trésorerie, c’est primordial ! Comme pour toute petite entreprise, pendant les 9 premiers mois d’activité de Symphony Health, un flux continu de dépenses quittait notre clinique. Les bureaux que nous louions, notre personnel, le matériel médical, les fournitures de bureau et les assurances devaient être acquis bien avant que l’on ait les moyens de les financer.
Heureusement, nous avons trouvé un conseiller bancaire expérimenté avec les nouveaux cabinets médicaux. On nous a attribué un compte bancaire avec une bonne ligne de crédit et une carte bancaire solide qui nous a permis de passer notre première année jusqu'à ce que nous puissions désormais dégager un bénéfice.
Je vous encourage à établir des contacts dans le monde financier pour découvrir quels organismes de prêt sont favorables aux startups médicales. Ne vous contentez pas de « la banque que vous connaissez ». Comparez, faites des recherches, contactez diverses institutions financières pour voir ce qu’elles proposent. Surtout, trouvez un conseiller bancaire qui comprenne votre projet et y croie.
Notre association médicale nous a mis en contact avec une société de gestion financière qui nous a été d’une aide précieuse et nous a mis en relation avec les bonnes personnes. De même, contacter votre association médicale serait une excellente façon pour vous aussi de commencer à construire un réseau financier.
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4. Développer votre réseau
À la lecture de la suite, vous verrez que la plupart des étapes franchies sur notre parcours n’auraient été possibles que grâce au temps investi dans le réseautage avec d’autres professionnels et organisations du secteur de la santé. Du local que nous occupons aujourd’hui au recrutement de notre équipe, les relations que nous avons nouées ont été d’une aide précieuse.
Dès le début, vous remarquerez vite les domaines où vous aurez besoin d’aide. Il y aura des lacunes à combler, que ce soit pour trouver un fournisseur de fournitures de bureau, de matériel médical ou pour trouver des agents d’entretien fiables. Un bon réseau vous permettra d’obtenir rapidement des recommandations pour tout cela.
S’il est difficile de nouer des contacts de manière naturelle, j’encourage vivement à utiliser les réseaux sociaux. Je suis étonné de la facilité avec laquelle ces plateformes permettent de relier les professionnels entre eux et conseille à tout le monde d’en profiter pleinement.
Un bon réseau vous permettra d’obtenir rapidement des recommandations pour bien des choses.
5. Choisissez votre emplacement
C'est grâce à nos connexions que nous n'avons pas eu besoin de chercher un local pour exercer. Au contraire, c'est lui qui nous a trouvés ! Deux médecins de famille locaux qui étaient sur le point de prendre leur retraite avaient entendu parler de notre projet et nous ont proposé de louer leur cabinet médical.
Après avoir examiné toutes nos options, nous avons décidé d'accepter leur offre. L'avantage évident, c'est que cela nous a permis de réduire au minimum les coûts de démarrage, en acquérant l'ensemble de leur équipement et de leur matériel de bureau à prix réduit. Cela nous a aussi évité la charge de temps liée à l'achat de tout ce dont nous avions besoin pour nous lancer. En plus de cela, la clinique bénéficiait déjà d'une présence et était connue de la communauté.
Il y avait cependant quelques inconvénients. Le cabinet dont nous avons hérité était démodé et avait besoin de nombreuses rénovations. Le bail que nous avons négocié était compliqué par l'attachement émotionnel que les médecins partants avaient pour leur clinique après 30 ans. Il a aussi fallu batailler pour instaurer notre propre culture dans la clinique. Beaucoup de patients se présentaient en s’attendant à retrouver l’ancien fonctionnement, sans se rendre compte qu'il s'agissait désormais d'un nouveau cabinet médical avec une nouvelle équipe et de nouvelles idées.
L'alternative aurait été de louer ou d’acheter un local vide et d’y bâtir votre clinique à partir de zéro. Dans un monde idéal, cela vous permettrait de créer un espace adapté à votre vision dès le départ. Toutefois, adopter cette voie est bien plus long et coûteux. C'est cela qui nous a finalement convaincus de prendre la décision que nous avons prise.
Je vous conseille vivement de prendre votre temps pour choisir votre emplacement. Pensez à la fréquentation, à la facilité d'accès pour les patients, au stationnement, et bien sûr au coût du bail ou de l’achat. Gardez à l’esprit que les bâtiments avec le bon zonage médical sont souvent difficiles à trouver et que les autorisations nécessaires à leur réaménagement peuvent prendre du temps à être délivrées.
Je vous encourage fortement à faire comme nous : élargissez vos recherches au-delà de l’immobilier en demandant aux professionnels médicaux locaux s’ils connaissent des médecins susceptibles de prendre leur retraite prochainement.
6. Recrutez et fidélisez un personnel qualifié
Avoir opté pour un grand local avec de la place pour 6 médecins et une équipe conséquente nous obligeait à le remplir !
Médecins
La clé du succès d’un cabinet médical réside dans le recrutement de médecins compétents et titulaires d’un permis, ayant accompli tout leur parcours d’accréditation. Ce sont finalement les médecins ayant une bonne réputation qui attireront les patients vers votre clinique. Il est donc crucial de mettre en place une stratégie pour attirer puis fidéliser ces praticiens.
Ce sont finalement les médecins ayant une bonne réputation qui attireront les patients vers votre clinique.
Notre plan de recrutement de médecins s’est appuyé sur l’exploitation de nos réseaux et contacts. Il s’agissait ensuite de présenter aux médecins potentiels une vision claire et ambitieuse de notre développement. Nous nous engageons à leur fournir des technologies modernes, des équipements récents et un environnement de travail soigné. Nous faisons également tout pour leur offrir la meilleure équipe possible.
Personnel administratif
Pour ce qui est du personnel administratif, nous avons eu une mauvaise expérience en embauchant très tôt quelqu’un qui n’était pas adapté au poste. Cela nous a appris l’importance de travailler avec des spécialistes des ressources humaines pour perfectionner notre méthode de recrutement et assurer un bon accompagnement de notre équipe. Ils gèrent désormais ce processus pour nous : aide aux entretiens, rédaction des contrats, organisation de la mutuelle santé et prise en charge des démarches d’indemnisation. Je recommande à tout nouveau cabinet d’externaliser ses besoins RH auprès d’entreprises spécialisées.
Je vous renvoie aussi à ce guide pour recruter un gestionnaire de cabinet—au début, vous serez sans doute votre propre gestionnaire, mais il vous faudra très vite quelqu’un pour prendre le relais.
Je recommande également de sélectionner des collaborateurs qui partagent les valeurs de votre clinique. Lorsque vous diffusez une offre en ligne, privilégiez les sites d’emploi reconnus qui effectueront déjà un premier tri des candidats. Ensuite, prenez le temps de structurer vos entretiens pour évaluer la correspondance des candidats avec vos valeurs et leurs compétences.
7. Obtenez les licences, permis et assurances nécessaires
Sans doute la leçon la plus difficile apprise !
Pour des raisons évidentes, les prestataires de soins de santé sont davantage contrôlés que la plupart des entreprises. Vous devrez donc vous assurer que votre clinique a suivi le processus d’incorporation complet et dispose de tous les agréments médicaux nécessaires. N’oubliez pas non plus de vous protéger avec une couverture d’assurance adéquate !
La gestion de votre temps comme un projet est essentielle pour s'assurer que rien n'est oublié.
La vie lors des premiers jours de la création de votre cabinet sera sans relâche. Vous devrez simultanément gérer une nouvelle équipe, tenir la comptabilité, acheter du matériel de bureau, mettre en place les politiques et procédures, ainsi que superviser l'aménagement de vos locaux. Rien que d'y repenser me fait transpirer !
La gestion de votre temps comme un projet est essentielle pour s'assurer que rien n'est oublié. Il sera particulièrement tentant de survoler l'ensemble de la paperasse qui vous sera demandée. C’est malheureusement ce qui s’est retourné contre moi lorsque nous avons dû fermer à cause d’une inondation due à un refoulement d’égout dans la clinique. Ce fut difficile à accepter de découvrir que nous étions sous-assurés !
Si vous n'avez pas un œil attentif aux détails, mon conseil est d'engager un avocat spécialisé en droit commercial pour vous assurer que vous respectez bien toutes les réglementations qui s'appliquent à vous. Il pourra également vérifier si vous disposez d'une bonne assurance responsabilité civile ou d'une assurance contre les fautes professionnelles. Je vous recommande aussi de comparer différentes compagnies afin de trouver un courtier qui comprenne les besoins spécifiques de votre cabinet.
8. Développez une stratégie de marketing
Peu importe que vous soyez une clinique de soins primaires ou un cabinet privé, il vous faudra une bonne stratégie de marketing. Bien sûr, certaines cliniques situées dans des zones où les médecins sont rares n’auront pas beaucoup d’efforts à faire pour attirer les patients. Mais même dans ces cas, une bonne présence en ligne reste indispensable pour que vos patients puissent vous trouver et comprendre les services que vous proposez.
Un site web négligé peut facilement suggérer que d'autres aspects de votre cabinet le sont aussi.
Votre site web reflète tellement de choses. Pour la plupart des gens, il offrira leur première impression de votre cabinet et de leur médecin.
Au-delà de cela, ce qui importe pour notre site web, c’est ce qu’il communique aux médecins potentiels qui aimeraient travailler avec nous :
- Notre site web est-il cohérent avec notre stratégie de recrutement ?
- Convainc-t-il les médecins d'adhérer à notre vision ?
- Révèle-t-il nos valeurs fondamentales et reflète-t-il l'image que nous souhaitons donner ?
Je suis toujours étonné de voir à quel point certains sites web de cliniques sont médiocres. Pensez à ce que cela communique à un patient. Un site web négligé peut facilement suggérer que d'autres aspects de votre cabinet le sont aussi, c’est pourquoi il est recommandé dans le secteur de refaire ou actualiser son site web tous les 2 à 3 ans.
Vous devrez prévoir un budget pour cela. Notamment parce qu’un bon site web devrait vous coûter entre 5 000 $ et 20 000 $ (USD). Assurez-vous d’intégrer ce poste dans vos projections financières dès le début.
9. Mettez en place votre infrastructure
La meilleure opportunité que vous aurez jamais de doter votre cabinet médical de l’infrastructure nécessaire, c’est avant d’ouvrir vos portes. Cela signifie choisir et mettre en œuvre le bon système de dossier médical informatisé (EHR) pour votre clinique. Ce sera l’élément le plus important de votre boîte à outils de gestion de cabinet que vous offrirez à vos collaborateurs et médecins.
La meilleure opportunité que vous aurez jamais de doter votre cabinet médical de l’infrastructure nécessaire, c’est avant d’ouvrir vos portes.
Les dossiers médicaux informatisés permettront à votre personnel et à vos médecins de planifier les rendez-vous, de consulter les dossiers médicaux des patients et de saisir toute la facturation médicale conformément à la grille tarifaire. Ils suivent la couverture Medicaid et Medicare et permettent aux payeurs de régler les factures médicales. Pour vous, en tant que directeur, ils vous aideront à suivre les remboursements et vous indiqueront la santé financière de votre clinique.
Le problème avec les systèmes EHR, c’est qu’il est notoirement difficile d’en changer une fois que tout fonctionne. Donc prenez le temps de rechercher les différents EHR disponibles avant de commencer votre activité. Vérifiez s’il répond à vos objectifs et valeurs. Invitez chaque représentant EHR à vous présenter ses services et demandez aux autres cliniques médicales leur retour d’expérience concernant le système qu’ils utilisent.
Nous avons choisi notre EHR pour 4 raisons principales :
- Il permet aux patients d’interagir avec la clinique en ligne, ce qui fait économiser beaucoup de temps à notre personnel par rapport aux demandes téléphoniques.
- Il relie les médecins et le personnel. Pour un cabinet de groupe, il favorise le travail d’équipe et la collaboration.
- Il est intuitif et facile à utiliser, ce qui réduit les risques d’erreurs du personnel.
- Il est développé par une grande entreprise réputée, engagée à fournir les moyens nécessaires afin d’améliorer le Dossier Médical Électronique à l’avenir.
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10. Évaluer et s’adapter en continu
Votre première année d’exploitation sera très pratique : vous devrez souvent résoudre des problèmes. Ne soyez pas surpris si tout ne se passe pas comme prévu, c’est rarement le cas ! Il est tout à fait normal que chaque petite entreprise rencontre des problèmes de démarrage, et un cabinet médical n’échappe pas à la règle.
Bien souvent, je me suis retrouvé à être la voix calme et rassurante de notre clinique. Il est particulièrement facile pour les membres du personnel venant de cliniques plus établies de paniquer lorsqu’ils rencontrent un problème. Votre rôle est d’apporter la paix et l’ordre, en trouvant rapidement des solutions quand tout ne se passe pas comme prévu.
Bien souvent, je me suis retrouvé à être la voix calme et rassurante de notre clinique.
Cette dernière année a été marquée par l’amélioration du flux de travail dans la clinique, la correction de nos processus là où ils bloquaient et le fait de garantir à nos patients les meilleurs soins possibles !
Petit à petit, nous approchons de ce que nous souhaitons atteindre. Mon conseil à tous ceux qui se lancent dans la création de leur propre cabinet médical : soyez patients. Donnez la priorité aux questions les plus importantes et ne vous inquiétez pas des choses que vous ne pouvez pas contrôler.
Bâtir une excellente clinique prend du temps, mais votre travail acharné et votre persévérance finiront par porter leurs fruits.
Contactez-nous
Lancer Symphony Health fut une nouvelle expérience pour nous. Kate (ma femme) est médecin de famille mais elle connaissait peu la gestion d’un cabinet. De mon côté, j’avais une expérience de management mais aucune compréhension du système de soins de santé. Ce que nous avions, c’était une vision — mais peu d’idées sur les étapes à suivre pour y parvenir.
Nous avons eu la chance de trouver des contacts et des relations qui nous ont aidés à prendre la bonne direction dès le début. Je vous encourage à faire de même. Entourez-vous de personnes pouvant vous aider dans vos points faibles. Trouvez d’autres personnes ayant parcouru le même chemin et apprenez d’elles.
Être propriétaire d’un cabinet médical est une lourde responsabilité qui exige une planification minutieuse, le respect de la réglementation et un engagement envers la qualité des soins. Le plus grand conseil que je peux vous donner est le suivant : « ne le faites pas seul !»
Au cours de cette dernière année, nous avons pu tester tous les conseils reçus, et cela nous a été d’une grande utilité. À tel point qu’aujourd’hui, je me sens prêt à aider d’autres personnes à faire ce que nous avons accompli. Nous continuerons à publier sur The Medical Practice et espérons échanger avec d’autres propriétaires de cabinets via le site et la communauté.