12 EHR-Softwarefunktionen, die die Patientenversorgung verbessern

EHR-Software-Funktionen bestimmen, wie Ihr Team die Versorgung dokumentiert, systemübergreifend kommuniziert und Patientenergebnisse verwaltet.

Von der klinischen Dokumentation bis zur Terminplanung entscheiden die richtigen Funktionen darüber, ob Ihr Team den vollen Nutzen einer EHR ausschöpft oder mit zusätzlichem Arbeitsaufwand konfrontiert wird.

Nicht alle EHR-Plattformen bieten dieselben Möglichkeiten. Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten EHR-Funktionen, ihre jeweiligen Aufgaben und wie EHR-Integrationen ihren Nutzen in Ihrer Praxis erweitern können.

Überblick über wichtige EHR-Softwarefunktionen

Hier sehen wir uns jede EHR-Softwarefunktion genauer an, den Nutzen, den sie Ihrem Team und Ihren Patienten bieten kann, ihre praktische Funktionsweise und wie Sie eine EHR entsprechend Ihren Anforderungen auswählen:

1. Patientenportal

Ein Patientenportal ist eine sichere Online-Plattform, über die Patienten auf ihre Gesundheitsinformationen zugreifen, mit Leistungserbringern kommunizieren, Termine vereinbaren, Laborergebnisse einsehen und Abrechnungen verwalten können – alles über eine einzige Benutzeroberfläche. In ein EHR-System integriert bietet es Patienten einen zentralen Ort, an dem sie ihre Gesundheitsversorgung verwalten und mit ihrem Behandlungsteam in Kontakt bleiben können.

Meiner Erfahrung nach reduziert ein gut integriertes Patientenportal den administrativen Abstimmungsaufwand deutlich. Patienten und Leistungserbringer können kommunizieren, ohne für jedes kleinere Anliegen einen Termin vereinbaren zu müssen. Dadurch hat Ihr Team mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.

Achten Sie bei der Bewertung eines Patientenportals in Ihrer EHR auf diese Unterfunktionen:

• Zugriff auf medizinische Unterlagen: Patienten können Laborergebnisse, Medikamente und Besuchszusammenfassungen einsehen, ohne die Anmeldung anrufen zu müssen.
• Sichere Nachrichtenübermittlung: Patienten stellen Fragen und bitten direkt um Folgerezepte, wodurch wiederholte Telefonanrufe vermieden werden.
• Online-Terminplanung: Patienten vereinbaren oder stornieren Termine, ohne dass Mitarbeiter beteiligt werden müssen.
• Rechnungszahlung: Patienten können Abrechnungen einsehen und offene Beträge online bezahlen.
• Zugriff für Pflegepersonen: Plattformen wie MyChart von Epic ermöglichen es Patienten, einem vertrauenswürdigen Familienmitglied oder einer Pflegeperson Zugriff auf das Portal zu gewähren.

2. Elektronische Verschreibung

Mit der elektronischen Verschreibung können Leistungserbringer Rezepte direkt über die EHR an die Apotheke des Patienten senden – kein Papier, keine Telefonanrufe und keine schwer lesbare Handschrift. Das System greift auf die Medikationshistorie des Patienten zurück und weist vor dem Versand des Rezepts auf mögliche Wechselwirkungen oder Allergiekonflikte hin.

Am wertvollsten ist hier meiner Meinung nach die integrierte Sicherheitsebene. Eine Arzneimittelwechselwirkung zu erkennen, bevor ein Rezept das System verlässt, ist eine Form der Fehlervermeidung, die sich manuell nur schwer nachbilden lässt. Außerdem reduziert dies Rückfragen von Apotheken, die eine Klärung benötigen, und spart so in einem arbeitsreichen Alltag spürbar Zeit.

Anhand dieses Vergleichs sehen Sie, wie die elektronische Verschreibung den Ablauf der Rezeptausstellung verändert:

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3. Klinische Dokumentation

Die klinische Dokumentation bildet das Rückgrat jedes EHR-Systems. Hier erfassen Leistungserbringer Patientenkontakte, Behandlungspläne, Verlaufsnotizen, Diagnosen und Therapieentscheidungen. Die meisten EHRs unterstützen strukturierte Vorlagen, Spracherkennung für die Spracheingabe in Textform sowie die automatische Übernahme von Daten aus früheren Besuchen, um die manuelle Eingabe zu reduzieren.

Meiner Erfahrung nach wirkt sich die Qualität eines Dokumentationstools direkt darauf aus, wie viel Zeit Kliniker an der Tastatur statt mit Patienten verbringen. Eine gut konzipierte Benutzeroberfläche mit intelligenten Vorlagen und vorgefertigten Notizstrukturen kann die Zeit für die Dokumentation erheblich verkürzen – was am Ende einer langen Schicht besonders wichtig ist.

Diese Teilfunktionen der klinischen Dokumentation machen im täglichen Einsatz den größten Unterschied:

• Anpassbare Vorlagen: Erstellen Sie während der Implementierung des EHR Notizstrukturen, die auf Ihre Fachrichtung zugeschnitten sind – was bei einem Besuch in der hausärztlichen Versorgung funktioniert, eignet sich nicht für eine psychiatrische Untersuchung.
• Diktat mit Sprache-zu-Text: Tools wie Nuance DAX ermöglichen es Leistungserbringern, Notizen freihändig zu diktieren. Meiner Meinung nach ist dies derzeit eine der größten verfügbaren Zeitersparnisse.
• Automatische Übernahme: Relevante Daten aus früheren Besuchen automatisch übernehmen.
• Fachrichtungsspezifische Arbeitsabläufe: Passen Sie die Dokumentationsabläufe an die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams an.
• Änderungsprotokolle: Verfolgen Sie zu Compliance-Zwecken jede Änderung, die an einer Patientenakte vorgenommen wurde.

4. Auftragsverwaltung

Die Auftragsverwaltung in einem EHR deckt den gesamten Lebenszyklus klinischer Aufträge ab – Labortests, Bildgebung, Überweisungen, Medikamente und Verfahren. Leistungserbringer geben Aufträge direkt in das System ein, das sie an die zuständige Abteilung, das richtige Labor oder einen externen Leistungserbringer weiterleitet, ohne dass separate Kommunikationsschritte erforderlich sind.

Was mir an einem leistungsfähigen Auftragsverwaltungssystem besonders auffällt, ist, wie stark es die Koordination zwischen den Behandlungsteams verbessert. Wenn ein Arzt eine MRT-Untersuchung anordnet, sieht das Radiologieteam sie sofort, die Ergebnisse werden automatisch in die Akte übernommen, und nichts geht in einer Faxwarteschlange verloren. Eine solche durchgängige Nachverfolgung reduziert Verzögerungen und versäumte Nachkontrollen.

Auf diese Funktionen der Auftragsverwaltung sollten Sie bei der Bewertung eines EHR besonders achten:

• CPOE (computergestützte ärztliche Auftragserfassung): Leistungserbringer geben Aufträge direkt ein, wodurch Übertragungsfehler bei mündlichen oder handschriftlichen Anforderungen vermieden werden.
• Klinische Entscheidungsunterstützung: Echtzeitwarnungen weisen auf doppelte Aufträge, Kontraindikationen oder fehlende Nachverfolgungsschritte hin.
• Auftragssätze: Vorgefertigte Bündel für häufige Erkrankungen – etwa ein Auftragssatz für Sepsis – beschleunigen die Auftragserfassung erheblich.
• Weiterleitung von Ergebnissen: Labor- und Bildgebungsergebnisse werden direkt an die Aufgabenliste des anordnenden Leistungserbringers zurückgesendet.
• Überweisungsverfolgung: Systeme wie Cerner verfolgen ausgehende Überweisungen und weisen darauf hin, wenn noch keine Rückmeldungen eingegangen sind.

5. Interoperabilität

Interoperabilität bezeichnet die Fähigkeit eines EHR, Patientendaten mit externen Systemen auszutauschen – etwa mit anderen Krankenhäusern, Fachärzten, Laboren, Apotheken und Gesundheitsnetzwerken. Moderne EHRs verwenden Standards wie HL7 und FHIR, um Daten in einem Format zu strukturieren und zu übertragen, das jedes verbundene System lesen und nutzen kann.

In der Praxis bedeutet das, dass die Akten eines Patienten ihn über verschiedene Versorgungsbereiche hinweg begleiten, anstatt in isolierten Systemen zu verbleiben. Wenn ein Patient nach einem Besuch bei seinem Hausarzt in einer Notfallambulanz erscheint, kann das behandelnde Team sofort auf seine vollständige Krankengeschichte zugreifen. Ich denke, dies ist eine der folgenschwersten Funktionen, die ein EHR bieten kann.

Berücksichtigen Sie beim Vergleich von EHR-Plattformen die folgenden Interoperabilitätsfunktionen:

• FHIR-API-Unterstützung: Ermöglicht Drittanbieter-Apps und -Tools, sich ohne individuelle Entwicklungsarbeit direkt mit Ihrem EHR zu verbinden.
• Austausch von Gesundheitsinformationen (HIE): Ermöglicht Ihrem System, Datensätze aus externen Netzwerken abzurufen – unverzichtbar, wenn Patienten andernorts behandelt wurden.
• Freigabe von Versorgungszusammenfassungen: Sendet automatisch Dokumente zur Versorgungsübergabe, wenn Patienten entlassen oder überwiesen werden.
• Zugriff auf Patientendaten: Patienten können ihre eigenen Datensätze über FHIR-fähige Apps herunterladen oder teilen.
• Konformität mit dem Gesetz über Heilmittel des 21. Jahrhunderts: Plattformen wie Epic und athenahealth sind darauf ausgelegt, die bundesweiten Vorgaben zur Interoperabilität zu erfüllen – ich würde dies als grundlegende Voraussetzung und nicht als Bonus betrachten.

6. Klinische Entscheidungsunterstützung

Klinische Entscheidungsunterstützung (CDS) ist die in ein EHR integrierte Intelligenzebene, die am Ort der Versorgung relevante Hinweise bereitstellt. Sie analysiert Patientendaten in Echtzeit und liefert Warnmeldungen, Erinnerungen, Vorschläge für Anordnungen und evidenzbasierte Empfehlungen direkt innerhalb des klinischen Arbeitsablaufs.

Was ich an CDS wirklich nützlich finde, ist, dass Leistungserbringer sich nicht an alles erinnern müssen – relevante Informationen werden genau dann angezeigt, wenn sie relevant sind. Bei einem Patienten mit dokumentierter Penicillinallergie wird eine Warnung ausgelöst, bevor ein Rezept ausgestellt wird. Eine Lücke bei der Vorsorgeversorgung wird während eines routinemäßigen Besuchs markiert. Eine solche eingebettete Unterstützung verringert die kognitive Belastung, ohne zusätzliche Schritte hinzuzufügen.

Verwenden Sie diesen Vergleich, um zu sehen, wie CDS die klinische Entscheidungsfindung am Ort der Versorgung verändert:

7. Verwaltung des Abrechnungszyklus

Die Verwaltung des Abrechnungszyklus (RCM) umfasst alles von der Patientenregistrierung und Versicherungsüberprüfung bis hin zur Kodierung, Einreichung von Forderungen und Zahlungseinzug. In einem EHR verbinden RCM-Tools die klinische Dokumentation direkt mit den Abrechnungsabläufen, sodass die Dokumentation in der Patientenakte bestimmt, was abgerechnet wird.

Ich denke, dass viele Praxen durch diese Integration entweder erhebliche Einnahmen erzielen oder verlieren. Wenn klinische Daten und Abrechnungsdaten im selben System gespeichert sind, verbessert sich die Kodiergenauigkeit und Forderungen werden schneller bearbeitet. Getrennte Systeme erzeugen Lücken – unvollständig kodierte Besuche, verspätete Einreichungen und Ablehnungen, deren Klärung Wochen dauert. Ein gut integriertes RCM-Modul optimiert den gesamten Zyklus.

Dies sind die RCM-Unterfunktionen, die sich am unmittelbarsten auf die finanzielle Leistung einer Praxis auswirken:

• Überprüfung der Anspruchsberechtigung: Bestätigt den Versicherungsschutz vor dem Besuch und reduziert Ablehnungen bereits an der Quelle.
• Computergestützte Kodierung: Tools wie die von Oracle Health schlagen auf Grundlage der klinischen Dokumentation ICD-10- und CPT-Codes vor.
• Prüfung von Forderungen: Erkennt Fehler und fehlende Informationen, bevor eine Forderung beim Kostenträger eingereicht wird.
• Verwaltung von Ablehnungen: Verfolgt abgelehnte Forderungen und markiert sie anhand kostenträgerspezifischer Ursachencodes zur Nachverfolgung.
• Tools für Patientenzahlungen: Integrierte Kostenvoranschläge, Abrechnungen und Online-Zahlungsoptionen verkürzen die Zeit bis zum Zahlungseingang nach dem Besuch.

8. Terminplanung

Die Terminplanung in einem EHR verwaltet den gesamten Buchungsablauf – Verfügbarkeit der Leistungserbringer, Besuchsarten, Raumzuweisungen und Patientenbenachrichtigungen – innerhalb desselben Systems, in dem auch die klinische Akte gespeichert ist. Wenn die Terminplanung integriert und nicht nachträglich angebunden ist, müssen die Mitarbeiter nicht zwischen Plattformen wechseln, um einen Termin zu bestätigen und eine Patientenakte aufzurufen.

Aus meiner Erfahrung zeigt sich der tatsächliche Wert darin, wie die Terminplanung mit allem verbunden ist, was danach kommt. Ein gebuchter Termin kann automatisch Formulare zur Aufnahme vor dem Besuch, eine Versicherungsprüfung und die Vorbereitung des Behandlers auslösen. Eine solche Abfolge reduziert das Nichterscheinen, verringert den Arbeitsaufwand am Empfang und sorgt dafür, dass das Behandlungsteam jeden Besuch mit den Informationen beginnt, die es tatsächlich benötigt.

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung von EHR-Plattformen diese Funktionen der Terminplanung:

• Kalenderansichten für mehrere Behandler: Zeigt gleichzeitig die Verfügbarkeit von Behandlern, Räumen und Geräten an – unerlässlich für Facharztpraxen, die gemeinsam genutzte Ressourcen verwalten.
• Vorlagen für Besuchsarten: Legt die Termindauer und die Vorbereitungsanforderungen für jede Besuchsart fest, sodass ein Termin für einen neuen Patienten nicht versehentlich in einen 10-minütigen Nachsorgetermin gebucht wird.
• Selbstterminvereinbarung durch Patienten: Plattformen wie athenahealth ermöglichen es Patienten, Termine direkt über ein Portal zu buchen, wodurch das eingehende Anrufvolumen für das Personal am Empfang sinkt.
• Automatisierte Erinnerungen: Sendet Terminbestätigungen und Erinnerungen per SMS oder E-Mail – meiner Erfahrung nach lassen sich dadurch die Raten des Nichterscheinens deutlich reduzieren.
• Wartelistenverwaltung: Besetzt stornierte Termine automatisch neu, indem sie aus einer Warteschlange mit vorgemerkten Patienten abgerufen werden.

9. Datenberichte und Analysen

Datenberichte und Analysen in einem EHR verwandeln klinische und betriebliche Daten in strukturierte Erkenntnisse. Diese Tools bündeln Informationen zu Patienten, Behandlern und Abteilungen und stellen sie anschließend über Dashboards, geplante Berichte und benutzerdefinierte Abfragen bereit, die Führungskräften helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Was hier meiner Meinung nach am wichtigsten ist, ist die Nähe zu den Daten. Wenn Analysen im EHR statt in einem separaten BI-Tool enthalten sind, arbeiten Sie mit vollständigen Aufzeichnungen in Echtzeit und nicht mit Exporten, die bereits veraltet sind.

Das bedeutet, dass Qualitätskennzahlen, Trends in der Bevölkerungsgesundheit und betriebliche Engpässe sichtbar werden, während sie entstehen – und nicht erst Wochen später, wenn das Zeitfenster zum Handeln bereits geschlossen ist.

Berücksichtigen Sie beim Vergleich von EHR-Plattformen diese Funktionen für Berichte und Analysen:

• Vorgefertigte Berichtsbibliotheken: Sofort ausführbare Berichte für Qualitätskennzahlen, Einreichungen bei Kostenträgern und regulatorische Anforderungen – athenahealth umfasst beispielsweise standardmäßig an CMS ausgerichtete Berichtsvorlagen.
• Erstellung benutzerdefinierter Berichte: Ermöglicht es Ihrem Team, bestimmte Datenpunkte abzufragen, ohne auf den Support des Anbieters oder die IT angewiesen zu sein.
• Dashboards zur Bevölkerungsgesundheit: Zeigt Patientengruppen nach Erkrankung, Risikowert oder Status einer Versorgungslücke für Ihren gesamten Patientenbestand an.
• Betriebliche Kennzahlen: Erfasst die Produktivität der Behandler, Besuchsvolumina und Umsatztrends in einer Ansicht.
• Geplante Zustellung von Berichten: Sendet Berichte automatisch nach einem festgelegten Zeitplan an die vorgesehenen Empfänger.

10. Integration der Telemedizin

Die Telemedizin-Integration bindet Funktionen für virtuelle Besuche direkt in das EHR ein, sodass Behandler Videotermine durchführen können, ohne die Plattform verlassen zu müssen, in der sie bereits arbeiten. Der Besuch wird aus dem bestehenden Terminplan gestartet, die Dokumentation erfolgt in derselben Patientenakte und Verordnungen oder Nachsorgetermine werden über dieselben Arbeitsabläufe wie bei jedem persönlichen Termin angelegt.

Aus meiner Sicht profitieren diejenigen Praxen am meisten von der Telemedizin-Integration, bei denen sie tatsächlich unsichtbar ist – das heißt, der virtuelle Besuch fühlt sich wie ein geplanter Termin an und nicht wie eine Behelfslösung.

Wenn die Telemedizin über eine separate Plattform nachträglich angebunden wird, entstehen getrennte Dokumentationen, Lücken bei der Abrechnung und eine zusammenhanglose Erfahrung sowohl für den Behandler als auch für den Patienten.

Nutzen Sie diesen Vergleich, um zu sehen, wie sich integrierte Telemedizin von einer nachträglich angebundenen Lösung unterscheidet:

11. Medikationsabgleich

Der Medikationsabgleich ist der Prozess, bei jedem Übergang in der Versorgung – Aufnahme, Entlassung, Verlegung oder ambulanter Besuch – eine vollständige und genaue Medikamentenliste zusammenzustellen und zu überprüfen. EHR-Tools führen Apothekendaten, Patientenanamnesen und frühere Aufzeichnungen in einer einzigen Medikamentenliste zusammen.

Ich denke, dies ist eine der sicherheitsrelevantesten Funktionen in jedem EHR. Medikationsabweichungen sind eine der häufigsten Ursachen für vermeidbare unerwünschte Ereignisse, und in manuellen Prozessen zum Medikationsabgleich treten Fehler besonders häufig auf. Wenn das EHR Konflikte automatisch erkennt und medizinisches Fachpersonal dazu auffordert, diese zu klären, wird dieses Sicherheitsnetz zu einem festen Bestandteil des Standardablaufs und nicht zu einem zusätzlichen Arbeitsschritt.

Achten Sie bei der Bewertung von EHR-Plattformen auf die folgenden Funktionen zum Medikationsabgleich:

• Abruf von Apothekendaten: Importiert automatisch die Abgabehistorie externer Apotheken – Tools wie Surescripts stellen bis zu 12 Monate an Verschreibungsdaten direkt in der Patientenakte bereit.
• Markierung von Konflikten: Erkennt doppelte Therapien, Arzneimittelwechselwirkungen und Dosierungsabweichungen, ohne dass eine manuelle Prüfung erforderlich ist.
• Hinweise bei Versorgungsübergängen: Löst bei Aufnahme, Entlassung und Verlegung einen Medikationsabgleich aus – also in Situationen, in denen Abweichungen besonders wahrscheinlich sind.
• Erfassung von Patientenangaben zu Medikamenten: Bezieht die von Patienten selbst angegebenen Medikamente ein, einschließlich rezeptfreier Arzneimittel und Nahrungsergänzungsmittel, und führt sie mit den klinischen Aufzeichnungen zusammen.
• Risikostratifizierung: Markiert Hochrisikopatienten für eine Prüfung durch Apotheker, damit begrenzte Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie am dringendsten benötigt werden.

12. Verwaltung von Patientendaten

Die Verwaltung von Patientendaten umfasst die Erfassung, Speicherung und Pflege der grundlegenden Informationen, die mit jeder Patientenakte verknüpft sind – Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Versicherung, bevorzugte Sprache und vieles mehr. Diese Datenpunkte sind nicht nur administrativer Natur; sie beeinflussen die Überprüfung der Anspruchsberechtigung, die Abrechnungsgenauigkeit, die Koordination der Versorgung und die regulatorische Berichterstattung.

Ohne geeignete Kontrollen veralten oder duplizieren sich Patientendaten schnell, was sich auf Abrechnung, Kommunikation und die Kontinuität der Versorgung auswirkt. Ein gut konzipiertes EHR validiert Eingaben, markiert Duplikate und vereinfacht Aktualisierungen.

Nutzen Sie diese Übersicht, um zu verstehen, wie sich eine leistungsfähige Verwaltung von Patientendaten auf nachgelagerte Arbeitsabläufe auswirkt:

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Bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden, lesen Sie unseren Leitfaden zu EHR-Preisen, um Kosten, Tarifoptionen und enthaltene Funktionen entsprechend den Anforderungen und dem Budget Ihrer Praxis zu vergleichen.