Checkliste für EHR-Software-Anforderungen für bessere Ergebnisse

Die Wahl der richtigen EHR-Software beeinflusst alles – von der täglichen Dokumentation bis hin zu langfristigen Behandlungsergebnissen. Ich habe erlebt, wie gut gemeinte Implementierungen scheiterten, weil Teams die Phase der Anforderungserfassung übersprungen hatten.

Das falsche System führt zu Engpässen bei der Dokumentation, Compliance-Lücken und frustrierten medizinischen Fachkräften. Diese Checkliste führt Sie durch die wichtigsten funktionalen, technischen und regulatorischen Anforderungen, die Sie vor der Entscheidung für eine Plattform bewerten sollten.

Checkliste für EHR-Softwareanforderungen

Ich verwende diese Checkliste immer dann, wenn ich ein Team bei der Auswahl oder Aktualisierung seiner EHR-Software unterstütze. Sie sorgt dafür, dass sich alle auf die Anforderungen konzentrieren, die für die tägliche Versorgung, die Compliance und die langfristigen Vorteile wichtig sind. Darauf achte ich immer:

Zentrale funktionale Anforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• Klinische Dokumentation: Das System muss medizinischen Fachkräften ermöglichen, Patientennotizen in strukturierten und unstrukturierten Formaten zu erstellen, zu bearbeiten und zu speichern.
• Auftragserfassung (CPOE): Leistungserbringer müssen Medikamenten-, Labor- und Bildgebungsaufträge direkt innerhalb der EHR-Software eingeben und verwalten können.
• Interoperabilität: Die Plattform muss Patientendaten mithilfe von Standards wie HL7 oder FHIR mit anderen Systemen austauschen können.
• Prüfprotokolle: Jede Benutzeraktion – das Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen von Datensätzen – muss zur Einhaltung der Compliance protokolliert und nachvollziehbar sein.
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Die Software muss den Zugriff auf vertrauliche Daten anhand von Benutzerrollen und Verantwortlichkeiten beschränken.

Standardanforderungen

• Patientenportal: Patienten sollten ihre Datensätze einsehen, Termine anfragen und medizinischen Leistungserbringern sicher Nachrichten senden können.
• Elektronische Verschreibung: Das System sollte sich mit Apotheken verbinden, um Verschreibungen elektronisch zu übermitteln und auf Wechselwirkungen zwischen Arzneimitteln zu prüfen.
• Integrierte Abrechnung: Die Plattform sollte medizinische Abrechnung, Kodierung, Einreichung von Ansprüchen und Zahlungsverfolgung innerhalb derselben Benutzeroberfläche unterstützen.
• Klinische Entscheidungsunterstützung: Die Software sollte am Ort der Versorgung Warnungen, Erinnerungen und evidenzbasierte Leitlinien bereitstellen.

Besondere Anforderungen

• Telemedizin-Integration: Das System sollte sichere Videosprechstunden und die Fernüberwachung von Patienten für die virtuelle Versorgung unterstützen.
• Vorlagen für Fachbereiche: Die EHR-Software sollte anpassbare Vorlagen für Bereiche wie psychische Gesundheit, Onkologie oder Pädiatrie anbieten.
• Export von Forschungsdaten: Die Plattform sollte den Export de-identifizierter Daten für klinische Forschungs- oder Projekte zur Qualitätsverbesserung ermöglichen.

Technische und Integrationsanforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• Datensicherheit und Verschlüsselung: Das System muss Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsseln und dabei die Sicherheitsstandards im Gesundheitswesen erfüllen.
• Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit: Die Plattform sollte eine hohe Verfügbarkeit mit minimalen Ausfallzeiten und robusten Notfallwiederherstellungsprotokollen garantieren.
• API-Zugriff: Die Software muss sichere, gut dokumentierte APIs für die Verbindung mit anderen Gesundheitssystemen und Tools von Drittanbietern bereitstellen.
• Skalierbarkeit: Das System sollte steigende Benutzerzahlen und Datenmengen ohne Leistungseinbußen bewältigen können.
• Regelmäßige Backups: Die Plattform muss automatisierte, regelmäßige Sicherungen durchführen und eine schnelle Datenwiederherstellung unterstützen.

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Standardanforderungen

• Einmalanmeldung (SSO): Benutzer sollten über vorhandene Zugangsdaten von Identitätsanbietern wie Azure Active Directory auf die EHR-Software zugreifen können.
• Integration von Labor- & Bildgebungssystemen: Die Software sollte direkt mit Labor- und Bildgebungssystemen verbunden werden können, um eine nahtlose Verwaltung von Aufträgen und Ergebnissen zu ermöglichen.
• Mobiler Zugriff: Die Plattform sollte sichere, voll ausgestattete mobile Lösungen für medizinisches Fachpersonal bereitstellen, das unterwegs arbeitet.
• Integration der Praxisverwaltung: Das System sollte mit Werkzeugen für Terminplanung, Abrechnung und Ressourcenverwaltung verbunden werden können.

Besondere Anforderungen

• Entwicklung benutzerdefinierter Schnittstellen: Die Plattform sollte benutzerdefinierte Integrationen für einzigartige Arbeitsabläufe oder Altsysteme unterstützen.
• Konnektivität mit IoT-Geräten: Die Software sollte eine Verbindung zu medizinischen Geräten herstellen können, um Daten in Echtzeit zu erfassen und zu überwachen.
• Unterstützung mehrerer Standorte: Das System sollte Daten und Arbeitsabläufe über mehrere Standorte oder Organisationen hinweg innerhalb einer einzigen Umgebung verwalten können.

Anforderungen an Sicherheit & Compliance

Absolute Mindestanforderungen

• HIPAA-Konformität: Das System muss die HIPAA-Konformität aufrechterhalten, um Gesundheitsinformationen von Patienten in den Vereinigten Staaten zu schützen.
• Benutzerauthentifizierung: Die Software muss für alle Benutzer, die auf sensible Daten zugreifen, eine sichere Mehrfaktor-Authentifizierung verlangen.
• Prüfprotokollierung: Jeder Zugriff auf Patientendaten sowie jede Änderung oder Löschung von Patientendaten muss protokolliert und für Prüfungen einfach abrufbar sein.
• Datenverschlüsselung: Alle Patientendaten müssen sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung verschlüsselt werden.
• Zugriffskontrollen: Die Plattform muss eine detaillierte Kontrolle darüber ermöglichen, wer Patienteninformationen anzeigen, bearbeiten oder exportieren darf.

Standardanforderungen

• Unterstützung der DSGVO: Das System sollte die Einhaltung der DSGVO für Organisationen unterstützen, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten, einschließlich der Einwilligungsverwaltung und der Rechte betroffener Personen.
• Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung (BAAs): Der Anbieter sollte Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung bereitstellen, um die geteilten Verantwortlichkeiten für den Datenschutz zu klären.
• Automatische Sitzungszeitüberschreitungen: Die Software sollte Benutzer nach einer gewissen Inaktivitätsdauer abmelden, um das Risiko eines unbefugten Zugriffs zu verringern.
• Konformität bei der Notfallwiederherstellung: Die Plattform sollte dokumentierte und getestete Pläne zur Notfallwiederherstellung besitzen, die regulatorischen Standards entsprechen.

Besondere Anforderungen

• ISO-27001-Zertifizierung: Der Anbieter sollte über eine ISO-27001-Zertifizierung verfügen, um ein formalisiertes Informationssicherheits-Managementsystem nachzuweisen.
• Kontrollen des Datenstandorts: Das System sollte Organisationen die Auswahl ermöglichen, wo ihre Daten gespeichert werden, um lokale oder nationale Vorschriften einzuhalten.
• Spezialisierte Einwilligungsverwaltung: Die Plattform sollte fortschrittliche Einwilligungsabläufe für sensible Datenarten wie Informationen zur psychischen Gesundheit oder genetische Informationen unterstützen.

Anforderungen an Anbieterunterstützung & Implementierung

Absolute Mindestanforderungen

• Technischer Support rund um die Uhr: Der Anbieter muss für dringende technische Probleme und Ausfälle rund um die Uhr Support bereitstellen.
• Implementierungsplanung: Der Anbieter sollte einen detaillierten Projektplan vorlegen, der Zeitpläne, Meilensteine und den Ressourcenbedarf für die Inbetriebnahme abdeckt.
• Schulungsressourcen: Der Anbieter muss vor und nach dem Start umfassende Schulungen für medizinisches Fachpersonal, Administratoren und IT-Mitarbeiter anbieten.
• Unterstützung bei der Datenmigration: Der Anbieter sollte die sichere Übertragung von Altdaten in die neue EHR-Software übernehmen oder dabei Anleitung geben.
• Fester Account-Manager: Der Anbieter muss einen einzigen Ansprechpartner für laufenden Support und Eskalationen benennen.

Standardanforderungen

• Zugang zur Benutzer-Community: Der Anbieter sollte Zugang zu einer Benutzer-Community oder einem Forum für den Austausch mit anderen Anwendern und gemeinsamer Best Practices bereitstellen.
• Regelmäßige Softwareupdates: Der Anbieter sollte planmäßige Updates bereitstellen, die Fehler, Sicherheitsaspekte und regulatorische Änderungen berücksichtigen.
• Option für Vor-Ort-Support: Der Anbieter sollte bei Bedarf Vor-Ort-Support für die Inbetriebnahme oder größere Upgrades anbieten.
• Individuelle Schulungsmaterialien: Der Anbieter sollte maßgeschneiderte Schulungsinhalte für verschiedene Benutzerrollen und Arbeitsabläufe bereitstellen.

Besondere Anforderungen

• Beratung zum Veränderungsmanagement: Der Anbieter sollte fachkundige Beratung zu organisatorischen Veränderungen, zur Neugestaltung von Arbeitsabläufen und zu Strategien für die Einführung anbieten.
• Mehrsprachige Unterstützung: Der Anbieter sollte Schulungen und Support in mehreren Sprachen für vielfältige Teams bereitstellen.
• Projektmanagement für Integrationen: Der Anbieter sollte komplexe Integrationsprojekte mit Drittanbietersystemen oder individuellen Schnittstellen steuern.

Anforderungen an Benutzererfahrung und Veränderungsmanagement

Unverzichtbare Anforderungen

• Intuitive Benutzeroberfläche: Die Software muss eine übersichtliche Navigation und logisch aufgebaute Arbeitsabläufe bieten, damit medizinisches Personal Informationen mit möglichst wenigen Klicks finden kann.
• Minimale Schulungszeit: Die meisten Benutzer sollten innerhalb weniger Schulungsstunden mit den Kernfunktionen vertraut werden.
• Anpassbare Dashboards: Die Plattform muss es Benutzern ermöglichen, Dashboards zu personalisieren und wichtige Daten, Aufgaben oder Benachrichtigungen hervorzuheben.
• Barrierefreies Design: Die Software sollte die Standards für Barrierefreiheit erfüllen, damit Benutzer mit Behinderungen alle Funktionen navigieren und nutzen können.
• Kanäle für Benutzerfeedback: Das System muss integrierte Werkzeuge oder regelmäßige Foren bieten, über die Benutzer Feedback einreichen und Probleme bei der Benutzerfreundlichkeit melden können.

Standardanforderungen

• Rollenbasierte Arbeitsabläufe: Die Software sollte Benutzeroberflächen und Aufgaben auf verschiedene Benutzertypen wie Ärzte, Pflegekräfte und Verwaltungspersonal zuschneiden.
• Integrierte Hilferessourcen: Die Plattform sollte kontextbezogene Hilfe, Tooltips und Dokumentation innerhalb der Anwendung bereitstellen, damit Antworten schnell gefunden werden können.
• Für Mobilgeräte optimiertes Design: Das System sollte auf Tablets und Smartphones gut funktionieren, damit Mitarbeiter es an verschiedenen Einsatzorten nutzen können.
• Laufende Benutzerschulungen: Der Anbieter sollte Auffrischungskurse und Aktualisierungen für Benutzer bereitstellen, während sich das System weiterentwickelt.

Besondere Anforderungen

• Simulationsumgebungen: Der Anbieter sollte Demoumgebungen bereitstellen, in denen Benutzer vor der Inbetriebnahme üben und experimentieren können.
• Personalisierte Einführung: Das System sollte individuelle Einführungsprogramme bereitstellen, die auf Fachgebiet, Standort oder Erfahrungsniveau des Benutzers basieren.
• Werkzeugkasten für das Veränderungsmanagement: Der Anbieter sollte Vorlagen und Werkzeuge für Kommunikation, Bereitschaftsbewertung und die Einbindung von Stakeholdern während der Einführung bereitstellen.

Branchenspezifische/optionale Anforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• Einhaltung lokaler Vorschriften: Das System muss alle länder- oder regionsspezifischen Gesundheitsvorschriften erfüllen, die für den Standort Ihrer Organisation relevant sind.
• Sprachlokalisierung: Die Software muss die wichtigste(n) von Ihren Mitarbeitern und Patienten verwendete(n) Sprache(n) unterstützen.
• Fachspezifische Arbeitsabläufe: Die Plattform muss Anpassungen für Arbeitsabläufe ermöglichen oder enthalten, die für Ihr klinisches Fachgebiet einzigartig sind.
• Individuelle Berichterstellung: Das System muss die Erstellung von Berichten ermöglichen, die auf die betrieblichen, klinischen oder finanziellen Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten sind.
• Integration in nationale Gesundheitssysteme: Die Software muss eine Verbindung zu staatlichen oder öffentlichen Gesundheitsdatenbanken herstellen können, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Standardanforderungen

• Instrumente zur Patientenbindung: Die Plattform sollte Funktionen wie Terminerinnerungen, Zufriedenheitsumfragen oder auf Ihre Patientengruppe zugeschnittene Bildungsinhalte anbieten.
• Bevölkerungsbezogenes Gesundheitsmanagement: Das System sollte die Nachverfolgung und Versorgung bestimmter Patientengruppen oder chronischer Erkrankungen unterstützen.
• Überweisungsmanagement: Die Software sollte das Versenden und Empfangen von Überweisungen innerhalb Ihres Netzwerks oder mit externen Leistungserbringern vereinfachen.
• Verwaltung mehrerer Standorte: Die Plattform sollte Organisationen unterstützen, die an mehreren Standorten oder in mehreren Versorgungsbereichen tätig sind.

Besondere Anforderungen

• Unterstützung klinischer Forschung: Das System sollte die Rekrutierung für klinische Studien, die Datenerfassung oder die behördliche Berichterstattung für forschungsorientierte Organisationen erleichtern.
• Module für Arbeitsmedizin: Die Software sollte Funktionen zur Verwaltung der Gesundheit von Beschäftigten, von Arbeitsunfällen oder der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in arbeitsmedizinischen Einrichtungen umfassen.
• Integration schulbasierter Gesundheitsversorgung: Die Plattform sollte Arbeitsabläufe und Berichterstattung für schulbasierte Kliniken oder pädiatrische Outreach-Programme unterstützen.
• Häusliche Pflege & gemeindenahe Versorgung: Das System sollte die Koordination der Versorgung, die Dokumentation und die Terminplanung für häusliche oder gemeindenahe Gesundheitsdienste ermöglichen.

Überbewertete Anforderungen

Ich habe erlebt, dass Teams sich von auffälligen Funktionen ablenken lassen, die ihre Versprechen nur selten erfüllen. Meiner Erfahrung nach ist es besser, sich auf das zu konzentrieren, was die Versorgung und die Arbeitsabläufe tatsächlich verbessert. Hier sind einige Anforderungen, die meiner Meinung nach überbewertet werden:

• Spracherkennung für alle Notizen: Mit dieser Funktion können medizinische Fachkräfte Notizen diktieren, doch Probleme bei der Genauigkeit und der Zeitaufwand für die Bearbeitung wiegen die mögliche Zeitersparnis häufig auf.
• Integrierte Marketingtools: Einige Systeme bieten E-Mail-Kampagnen oder Funktionen zur Gewinnung von Patienten an, doch die meisten Organisationen erzielen mit spezialisierten Marketingplattformen bessere Ergebnisse.
• Elemente der Gamifizierung: Funktionen wie Abzeichen oder Ranglisten zur Einhaltung von Dokumentationsvorgaben klingen unterhaltsam, motivieren das klinische Personal jedoch nur selten oder verbessern die Ergebnisse.
• Umfangreiche individuelle Markenanpassung: Individuelle Logos und Farbschemata mögen ansprechend aussehen, haben jedoch keinen Einfluss auf die Benutzerfreundlichkeit oder die Patientenversorgung.
• Virtuelle Wartezimmer: Digitale Funktionen für die Anmeldung und das Wartezimmer werden häufig nur unzureichend genutzt, insbesondere in Kliniken mit etablierten Abläufen vor Ort.

Schritte zur Anpassung Ihrer Checkliste für EHR-Softwareanforderungen

Gehen Sie nach diesen Schritten vor, um eine Checkliste zu erstellen, die auf die besonderen klinischen, betrieblichen und Compliance-Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten ist:

1. Geschäftsziele und Projektumfang definieren: Präzisieren Sie die klinischen und betrieblichen Ergebnisse, die Sie erreichen möchten – etwa eine bessere Koordination der Versorgung oder eine Verringerung des Verwaltungsaufwands – und legen Sie klare Grenzen für die Projekteinführung fest.
2. Beiträge aller Beteiligten einholen: Sammeln Sie Rückmeldungen von medizinischen Fachkräften, Verwaltungspersonal, der IT, der Compliance-Abteilung und sogar von Patienten, um sicherzustellen, dass bei der Auswahl wichtiger EHR-Softwarefunktionen alle Perspektiven berücksichtigt werden.
3. Anforderungen einordnen und priorisieren: Sortieren Sie Ihre Anforderungen anhand ihrer Auswirkungen auf die Versorgung, die Einhaltung von Vorschriften und die langfristigen Ziele der Organisation in unverzichtbare, standardmäßige und besondere Kategorien.
4. Anforderungen an Integration, Skalierbarkeit und Sicherheit bewerten: Prüfen Sie, wie die EHR-Software mit vorhandenen Tools verbunden wird, wie sie das Wachstum der Benutzer- oder Datenzahl bewältigt und wie sie sensible Gesundheitsinformationen im täglichen Betrieb schützt.
5. Gesamtbetriebskosten & ROI berechnen: Schätzen Sie sämtliche Kosten für Einführung, Schulung, Support und Upgrades, um sie dem erwarteten Nutzen durch verbesserte Arbeitsabläufe, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und bessere Behandlungsergebnisse gegenüberzustellen.

Wichtige Beteiligte bei der Auswahl von EHR-Software

Wenn Sie verschiedene Unternehmensbereiche in die Erfassung der Anforderungen einbeziehen, können Sie Lücken frühzeitig erkennen und ein System entwickeln, das tatsächlich für alle funktioniert. Jede Gruppe von Beteiligten bringt einzigartige Erkenntnisse und praktische Anliegen ein, die für die Auswahl der passenden EHR-Software entscheidend sind.

Nutzen Sie diese Tabelle, um zu prüfen, welche Beteiligten einbezogen werden sollten und worauf die jeweilige Gruppe am meisten Wert legt:

Beginnen Sie mit der Bewertung von EHR-Software nach Ihren eigenen Maßstäben

Nachdem Sie Ihre Anforderungen genau festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, zu verstehen, was die heutigen Plattformen tatsächlich bieten – sehen Sie sich diese Übersicht der Funktionen von EHR-Software an, um zu erfahren, wie führende Lösungen im Vergleich zu den Anforderungen Ihrer Organisation abschneiden.