Eine Ausschreibung für Software für elektronische Gesundheitsakten verfassen: Ein umfassender Leitfaden

John Payne

on Aug 4, 2026

Ich habe unzählige Ausschreibungen für Software für elektronische Gesundheitsakten erstellt – so stellen Sie die richtigen Fragen, vermeiden Fallstricke und finden ein System, das wirklich zu Ihren Arbeitsabläufen passt.

Das Verfassen einer Ausschreibung (RFP) für EHR-Software ist einer der wichtigsten Schritte, um ein System zu finden, das Ihr Team tatsächlich nutzen und dem es vertrauen wird. Eine RFP, also eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, ist ein formelles Dokument, das den Bedarf Ihrer Organisation darlegt und Anbieter dazu auffordert zu erklären, wie ihre Lösung diesen Anforderungen gerecht wird.

Typischerweise verwenden Sie eine solche Ausschreibung, wenn Sie die erste Marktrecherche abgeschlossen haben und bereit sind, bestimmte Anbieter im Detail zu bewerten. Das Dokument verwandelt eine vage Suche in eine strukturierte und nachvollziehbare Entscheidung.

Eine gut ausgearbeitete RFP dient nicht nur dazu, Anbieter herauszufiltern – sie zwingt Ihr Team auch dazu, die eigenen Anforderungen zu klären, bevor Vorführungen oder Verhandlungen beginnen. Diese Klarheit unterscheidet eine gute EHR-Auswahl von einer kostspieligen.

Benötigen Sie tatsächlich eine RFP?

Nicht jede EHR-Suche erfordert eine formelle RFP, aber der Verzicht darauf kann riskant sein. Eine RFP wird unverzichtbar, wenn an der Entscheidung mehrere Beteiligte, ein erhebliches Budget oder komplexe klinische und betriebliche Anforderungen beteiligt sind.

Sie bietet außerdem eine einheitliche Möglichkeit, Kosten, Anforderungen und Vorteile von EHRs zu vergleichen. Ziehen Sie die Erstellung einer solchen Ausschreibung in Betracht, wenn eine der folgenden Situationen zutrifft:

Ihre Organisation ersetzt ein Altsystem in mehreren Abteilungen oder an mehreren Standorten.
Sie müssen aufgrund öffentlicher Finanzierung oder gesetzlicher Vorschriften ein formelles Beschaffungsverfahren einhalten.
Mehrere Anbieter werden ernsthaft in Betracht gezogen und müssen unter gleichen Bedingungen bewertet werden.
Ihre klinischen, IT- und Verwaltungsteams haben jeweils unterschiedliche Anforderungen, die formell erfasst werden müssen.
Der Vertragswert ist hoch genug, dass die Führungsebene oder Ihr Vorstand eine strukturierte Bewertung verlangt.

Wann eine RFP übertrieben sein könnte

Wenn Sie eine kleine Praxis sind und einen oder zwei Ihnen bekannte Anbieter bewerten, wird eine formelle RFP Sie wahrscheinlich eher ausbremsen, als dass sie Ihnen hilft. In diesem Fall bringen Sie ein strukturierter Anbieterfragebogen oder einige gezielte Vorführungen schneller ans Ziel.

RFI vs. RFP vs. RFQ: Wo liegt der Unterschied?

RFI, RFP und RFQ sind allesamt gängige Beschaffungsdokumente, aber jedes erfüllt im Auswahlprozess für EHR-Software einen anderen Zweck. Nicht jeder Kauf erfordert eine RFP – die Wahl des richtigen Dokuments hilft Ihnen, die benötigten Informationen zu erhalten, ohne Zeit oder Ressourcen zu verschwenden.

Nutzen Sie diese Tabelle, um zu sehen, wie die einzelnen Dokumente in Ihre Suche nach EHR-Software passen:

Dokumenttyp	Zweck	Wann verwenden?	Was sollte enthalten sein?	Erforderlicher Detailgrad
RFI	Allgemeine Informationen sammeln	Zu Beginn des Prozesses, um Möglichkeiten zu erkunden	Übergeordnete Fragen zu den Funktionen	Niedrig
RFP	Lösungen und Anbieter bewerten	Wenn Sie detaillierte Angebote und Vergleiche benötigen	Konkrete Anforderungen und Bewertungskriterien	Mittel bis hoch
RFQ	Preise für festgelegte Anforderungen erhalten	Wenn die Anforderungen klar sind und der Preis im Mittelpunkt steht	Aufgeschlüsselte Liste der Anforderungen und Mengen	Hoch

Häufige RFP-Fehler, die Sie vermeiden sollten

Selbst erfahrene Teams können beim Verfassen einer RFP in häufige Fallen geraten, die zu Verwirrung, Zeitverschwendung oder unzureichenden Antworten der Anbieter führen. Diese Fehler können Ihre Suche nach EHR-Software aus dem Kurs bringen und einen fairen Vergleich der Optionen erschweren.

Wenn Sie diese Fallstricke vermeiden, erhalten Sie klarere Angebote und können Ihre endgültige Auswahl besser begründen:

Unzureichender Hintergrund oder Kontext

Anbieter müssen Größe, Struktur und Ziele Ihrer Organisation verstehen, um ihre Angebote darauf abzustimmen. Wenn dieser Kontext fehlt, führt das zu allgemeinen Antworten, die am Bedarf vorbeigehen. Fügen Sie immer einen kurzen Überblick über Ihre Praxis, das Patientenaufkommen und besondere Arbeitsabläufe ein.

Fehlendes oder unklar angegebenes Budget

Wenn Sie keine Budgetspanne angeben, schlagen Anbieter möglicherweise Lösungen vor, die außerhalb Ihrer finanziellen Möglichkeiten liegen oder nicht gut passen. Das verschwendet die Zeit aller Beteiligten und kann Verhandlungen ins Stocken bringen. Legen Sie Ihre Budgetvorstellungen offen dar, auch wenn es sich nur um eine grobe Spanne handelt.

Vage Anforderungen oder juristischer Fachjargon

Unklare oder übermäßig technische Formulierungen erschweren es Anbietern zu erkennen, was Sie tatsächlich benötigen. Dies kann zu Angeboten führen, die Ihre tatsächlichen Prioritäten nicht berücksichtigen. Verwenden Sie eine klare Sprache und legen Sie konkret fest, was zwingend erforderlich und was wünschenswert ist.

Keine Bewertungskriterien angegeben

Wenn Anbieter nicht wissen, wie Sie ihre Vorschläge bewerten, können sie sich nicht auf das konzentrieren, was für Sie am wichtigsten ist. Dies führt zu Vorschlägen, die schwer vergleichbar sind. Teilen Sie Ihre Bewertungskriterien und Gewichtungen mit, damit Anbieter direkt darauf eingehen können.

Kein einheitliches Format für Antworten der Anbieter

Wenn jeder Anbieter ein anderes Format einreicht, wird der Vergleich der Vorschläge zu einer mühsamen Aufgabe. Sie riskieren, wichtige Details zu übersehen oder unfaire Vergleiche anzustellen. Stellen Sie eine Antwortvorlage oder eine klare Struktur bereit, damit Sie alle Vorschläge direkt miteinander vergleichen können.

Stellen Sie Ihr RFP-Team für die EHR-Software zusammen

Das Verfassen eines RFP für EHR-Software ist Teamarbeit, da keine einzelne Person das vollständige Bild der Anforderungen Ihrer Organisation kennt. Wenn Sie die richtigen Personen zusammenbringen, können Sie Anforderungen erfassen, Risiken erkennen und von Anfang an Unterstützung für das Projekt gewinnen.

Diese Personen sollten Sie einbeziehen und aus folgenden Gründen:

Dies kann Ihr medizinischer Leiter, Ihr Praxismanager oder eine Führungskraft sein. Der Projektverantwortliche legt die Vision fest, sichert Ressourcen und sorgt dafür, dass das Projekt an den Zielen der Organisation ausgerichtet bleibt. Durch seine Aufsicht wird sichergestellt, dass das RFP die Prioritäten der Führungsebene widerspiegelt und die erforderliche Aufmerksamkeit erhält.

Fachliche Experten

Denken Sie an klinische Leiter, Abrechnungsmanager oder IT-Leiter. Diese Experten kennen die täglichen Arbeitsabläufe und technischen Anforderungen, die die EHR-Software unterstützen muss. Ihr Beitrag hilft Ihnen, unverzichtbare Funktionen zu definieren und zu vermeiden, dass wichtige Details übersehen werden.

Beschaffungsteam oder RFP-Verfasser

Zu dieser Gruppe gehören häufig Einkaufsmanager oder Rechtsberater. Sie bringen Erfahrung mit Beschaffungsvorschriften, Vertragsformulierungen und Verhandlungen mit Anbietern ein. Ihr Fachwissen hilft Ihnen, das RFP korrekt zu strukturieren und Compliance-Probleme zu vermeiden.

Endnutzer und Anspruchsgruppen

Pflegekräfte, Ärzte, Empfangspersonal und sogar Patienten können zu dieser Gruppe gehören. Sie sind diejenigen, die die EHR-Software täglich nutzen werden, daher ist ihr Feedback entscheidend, um Schwachstellen und praktische Anforderungen zu erkennen. Wenn Sie sie frühzeitig einbeziehen, können Sie sicherstellen, dass das endgültige System tatsächlich für alle funktioniert.

Unverzichtbare Anforderungen und Ziele definieren

Wenn Sie Klarheit darüber schaffen, was Ihre neue EHR-Software leisten muss – und warum –, legen Sie den Grundstein für einen fokussierten und produktiven RFP-Prozess. Wenn Sie Ihre Schwachstellen, Ziele und unverhandelbaren Anforderungen genau benennen, können Anbieter ihre Vorschläge auf Ihre tatsächlichen Bedürfnisse zuschneiden, anstatt Vermutungen anzustellen. Diese Abstimmung spart Zeit und hilft Ihnen, spätere Überraschungen zu vermeiden.

Berücksichtigen Sie bei der Definition Ihrer unverzichtbaren Anforderungen und Ziele diese wichtigen Bereiche:

Schwachstellen des aktuellen Systems: Führen Sie konkrete Probleme auf, etwa eine langsame Dokumentation, fehlende elektronische Verschreibungen oder eine umständliche Terminplanung für Patienten. Wenn Sie diese Probleme benennen, können Anbieter zeigen, wie ihre Lösung Ihre größten Schwierigkeiten behebt.
Erforderliche Verbesserungen und Erfolgsergebnisse: Definieren Sie, woran sich Erfolg messen lässt, etwa an einer Verkürzung der Dokumentationszeit um 30 % oder einer höheren Genauigkeit der Abrechnung. Klare Ergebnisse helfen Ihnen zu beurteilen, ob der Vorschlag eines Anbieters voraussichtlich einen echten Mehrwert liefert.
Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Legen Sie unverzichtbare Funktionen fest, etwa integrierte Laboranforderungen, mobilen Zugriff oder die Unterstützung lokaler Datenschutzvorschriften. Wenn Sie HL7-Schnittstellen oder die Einhaltung der DSGVO benötigen, sollten Sie dies von Anfang an angeben.
Benutzerrollen, Nutzungsumfang und Arbeitsabläufe: Beschreiben Sie, wer das System nutzen wird – Ärzte, Pflegekräfte, Empfangspersonal – und wie viele Benutzer Sie erwarten. Teilen Sie Einzelheiten zu den Arbeitsabläufen mit, etwa wie Überweisungen verwaltet werden oder wie die Anmeldung von Patienten funktioniert.
Bereitstellungspräferenzen: Geben Sie an, ob Sie eine cloudbasierte EHR-Lösung, eine Installation vor Ort oder einen hybriden Ansatz wünschen. Wenn Sie strenge Anforderungen an den Datenstandort oder die Verfügbarkeit haben, sollten Sie auch diese aufnehmen.

Das RFP für die EHR-Software verfassen

Ihre gesamte Vorarbeit zahlt sich aus, wenn es an das eigentliche Verfassen des RFP geht. Ein gut strukturiertes RFP für EHR-Software erleichtert es Anbietern, relevante und detaillierte Vorschläge einzureichen, und hilft Ihrem Team, Optionen direkt miteinander zu vergleichen. Diese Inhalte sollte Ihr Dokument umfassen:

1. Zusammenfassung für die Führungsebene

Dieser Abschnitt vermittelt Anbietern einen Überblick über Ihre Organisation, Ihre Ziele für die neue EHR-Software und die Gründe, warum Sie gerade jetzt Vorschläge einholen. Fassen Sie Ihre Schwachstellen, die gewünschten Ergebnisse und alle wesentlichen Veränderungen zusammen, die das Projekt vorantreiben, etwa eine Fusion oder eine Änderung der Vorschriften. Halten Sie den Abschnitt prägnant – betrachten Sie ihn als Ihre kurze Projektpräsentation. So können Anbieter schnell einschätzen, ob sie gut zu Ihnen passen.

2. Arbeitsumfang

Legen Sie genau fest, was die EHR-Software leisten soll, einschließlich Modulen, Integrationen und etwaiger Dienstleistungen wie Datenmigration oder laufendem Support. Möglicherweise benötigen Sie beispielsweise Terminplanung, elektronische Verschreibungen und eine Integration in Ihr Laborsystem. Legen Sie klar fest, was zum Umfang gehört und was nicht, um spätere Missverständnisse zu vermeiden. Dieser Abschnitt setzt Grenzen sowohl für Ihr Team als auch für die Anbieter.

3. Technische Anforderungen

Führen Sie die technischen Voraussetzungen auf, etwa die Kompatibilität mit vorhandener Hardware, die Unterstützung mobiler Geräte oder die Integration in Ihre Abrechnungsplattform. Geben Sie alle erforderlichen Standards wie HL7 oder FHIR für den Datenaustausch an. Wenn Sie besondere Anforderungen an die Infrastruktur haben – beispielsweise den Betrieb in einer privaten Cloud –, sollten Sie diese hier nennen. Je genauer Ihre Angaben sind, desto leichter können Anbieter die Eignung bestätigen.

4. Qualifikationen der Anbieter

Beschreiben Sie, welche Erfahrungen, Zertifizierungen und Referenzen Sie von den Anbietern erwarten. Möglicherweise verlangen Sie beispielsweise Erfahrung mit Organisationen Ihrer Größe oder Fachrichtung oder den Nachweis erfolgreicher EHR-Einführungen in vergleichbaren Umgebungen. Bitten Sie um Fallstudien oder Kundenreferenzen, die die Angaben belegen. So können Sie Anbieter aussortieren, die den Anforderungen nicht gewachsen sind.

5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance

Beschreiben Sie detailliert Ihre Anforderungen an Datensicherheit, Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Dazu können HIPAA, GDPR oder lokale Gesetze zu Gesundheitsdaten gehören sowie Erwartungen an Verschlüsselung, Prüfprotokolle und Zugriffskontrollen für Benutzer. Wenn Sie regelmäßige Sicherheitsprüfungen oder bestimmte Zertifizierungen benötigen, führen Sie diese hier auf. Klare Anforderungen schützen Ihre Organisation und Ihre Patienten.

6. Erwartungen an Einführung und Schulung

Erklären Sie, was Sie während der Einführung vom Anbieter erwarten, einschließlich Zeitplänen, Meilensteinen und Unterstützung bei der Datenmigration. Beschreiben Sie Ihren Bedarf an Mitarbeiterschulungen – etwa Vor-Ort-Schulungen, Online-Module oder laufende Unterstützung. Wenn Sie einen eigenen Projektmanager oder Schulungen für besonders geschulte Anwender wünschen, erwähnen Sie dies hier. Dieser Abschnitt hilft den Anbietern, realistische Zeitpläne und Ressourcen zu planen.

7. Preise und Lizenzierung

Fordern Sie eine detaillierte Preisaufstellung an, einschließlich Softwarelizenzen, Einführungskosten, Supportkosten und optionaler Module. Bitten Sie die Anbieter, die Kosten gegebenenfalls nach Benutzer, Standort oder Funktion aufzuschlüsseln. Geben Sie an, ob Sie Abonnementpreise, unbefristete Lizenzen oder eine Kombination wünschen. Transparente Preise erleichtern den Vergleich von Angeboten und helfen, versteckte Kosten zu vermeiden.

8. Vertragsbedingungen

Führen Sie alle Anforderungen an den Vertrag auf, etwa Mindestanforderungen an das Serviceniveau, Verfügbarkeitsgarantien oder Vertragsstrafen bei verpassten Fristen. Nennen Sie die gewünschte Vertragslaufzeit, Verlängerungsbedingungen und Ausstiegsklauseln. Wenn Sie bei der Hinzufügung von Benutzern oder Standorten flexibel bleiben möchten, sollten Sie dies hier angeben. Klare Bedingungen helfen, Streitigkeiten zu vermeiden und von Anfang an Erwartungen festzulegen.

9. Einreichungsanweisungen

Geben Sie eine klare Frist, das bevorzugte Format und Kontaktinformationen für Fragen an. Legen Sie fest, wie und wo Angebote eingereicht werden sollen – per E-Mail, über ein Portal oder in Papierform. Wenn die Anbieter eine bestimmte Vorlage verwenden oder bestimmte Anlagen beifügen sollen, erwähnen Sie dies hier. Klare Anweisungen helfen Ihnen, vollständige und vergleichbare Antworten zu erhalten.

Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien

Sie sollten Ihre Bewertungskriterien festlegen, bevor Sie Ihre RFP für EHR-Software versenden, damit jeder Anbieter genau weiß, wie Sie sein Angebot beurteilen werden. Klare Kriterien helfen Ihrem Team, sich auf die wichtigsten Aspekte zu konzentrieren, und erleichtern den direkten Vergleich der Antworten. So richten Sie einen fairen und transparenten Bewertungsprozess ein:

Was ist am wichtigsten?

Beginnen Sie damit, drei bis fünf Kategorien auszuwählen, die die wichtigsten Prioritäten Ihrer Organisation für die neue EHR-Software widerspiegeln. Gewichten Sie diese Kategorien entsprechend ihrer Bedeutung für Ihre Ziele, damit allen klar ist, was die endgültige Entscheidung bestimmt. Zu den gängigen Bewertungskategorien für RFPs gehören:

Funktionalität und Leistungsmerkmale
Benutzerfreundlichkeit
Integrationsmöglichkeiten
Sicherheit und Compliance
Erfahrung des Anbieters
Einführung und Support
Gesamtbetriebskosten

Verwenden Sie eine Bewertungsmatrix

Eine Bewertungsmatrix hilft Ihnen, Anbieter objektiv zu vergleichen, indem Sie jeder Kategorie eine Gewichtung zuweisen. Sie könnten beispielsweise der Funktionalität 40 %, der Sicherheit 25 %, den Kosten 20 % und der Erfahrung des Anbieters 15 % geben. Bewerten Sie jedes Angebot in jeder Kategorie auf einer Skala von 1 bis 5 oder von 1 bis 10 und multiplizieren Sie die Bewertung anschließend mit der Gewichtung, um eine Gesamtpunktzahl zu erhalten. Passen Sie die Gewichtungen an die individuellen Bedürfnisse und Prioritäten Ihres Teams an.

Bewertungsvorgang klären

Legen Sie fest, wer die Vorschläge prüft und bewertet – dies kann eine Kombination aus klinischem, IT- und Verwaltungspersonal sein. Verwenden Sie ein standardisiertes Bewertungsraster, damit alle jeden Abschnitt auf dieselbe Weise bewerten und Verwirrung oder Voreingenommenheit vermieden wird. Planen Sie vor Beginn der Bewertung ein Auftakttreffen ein, um das Bewertungsraster gemeinsam durchzugehen und Fragen zu beantworten. So bleiben alle auf dem gleichen Stand und der Prozess wird fair und einheitlich gestaltet.

Die RFP für EHR-Software herausgeben

Eine reibungslose Verteilung Ihrer RFP hilft Ihnen, die richtigen Anbieter zu erreichen, den Prozess organisiert zu halten und den Grundstein für eine klare Kommunikation zu legen. Eine gut organisierte Veröffentlichung stellt sicher, dass Anbieter alles Notwendige für ihre Antwort haben, und hilft Ihrem Team, den Zeitplan einzuhalten. So geben Sie Ihre RFP für EHR-Software effektiv heraus:

Die richtige Verteilungsmethode wählen

Sie können Ihre RFP direkt an eine Auswahlliste von Anbietern senden, sie auf der Website Ihrer Organisation veröffentlichen oder ein Beschaffungsportal verwenden. Ich empfehle, ein zentrales System – etwa ein gemeinsam genutztes Laufwerk oder eine Beschaffungsplattform – zu verwenden, um alle Antworten und Mitteilungen zu verfolgen. Wenn Sie bestimmte Anbieter einladen, fügen Sie eine Kontaktliste hinzu oder verwenden Sie ein rollenbasiertes Postfach (wie ehrrfp@yourdomain.com), um den Überblick zu behalten. Dadurch lassen sich Fragen und Einreichungen leichter verwalten.

Klare Erwartungen an den Zeitplan festlegen

Geben Sie in Ihrer RFP einen detaillierten Zeitplan an, damit Anbieter wissen, was sie erwartet und ihre Antworten planen können. Ein standardmäßiger Zeitplan für eine RFP könnte wie folgt aussehen:

Veröffentlichungsdatum der RFP
Zeitraum für Fragen und Antworten der Anbieter
Frist für die endgültige Einreichung
Zeitraum für Bewertung und Auswahl

Ein transparenter Zeitplan hilft Anbietern, Ihr Projekt zu priorisieren, und reduziert Rückfragen zu Fristen.

Anforderungen an die Einreichung festlegen

Teilen Sie den Anbietern genau mit, wie sie ihre Vorschläge einreichen sollen, einschließlich der akzeptierten Dateiformate (z. B. PDF oder Word), der bevorzugten Übermittlungsmethode (E-Mail, Upload über ein Portal oder gedruckte Kopie) und der Frage, ob sie eine bestimmte Vorlage oder ein bestimmtes Formular verwenden müssen. Stellen Sie klar, ob verspätete Einreichungen abgelehnt oder im Einzelfall berücksichtigt werden. Klare Anweisungen helfen Ihnen, vollständige und vergleichbare Antworten zu erhalten und Verwirrung oder verpasste Fristen zu vermeiden.

Antworten der Anbieter bewerten und eine Auswahlliste erstellen

Die Bewertung und Auswahl von Anbietern für EHR-Software erfordert einen strukturierten Ansatz, klare Kriterien und eine offene Kommunikation innerhalb Ihres Teams. Wenn Sie organisiert und konsequent vorgehen, können Sie Vorschläge fair vergleichen und sich auf die Anbieter konzentrieren, die Ihre Anforderungen voraussichtlich am besten erfüllen. Nutzen Sie die folgenden Schritte als Orientierung für Ihre Prüfung und die Erstellung einer fundierten Auswahlliste:

Vorschläge für die Prüfung organisieren und formatieren: Sammeln Sie alle Vorschläge an einem Ort und verwenden Sie ein einheitliches Format oder eine Checkliste, um den direkten Vergleich zu erleichtern. Erstellen Sie beispielsweise für jeden Anbieter ein Übersichtsblatt mit den wichtigsten Funktionen, Preisen und Hinweisen zur Einhaltung von Vorschriften.
Eine Bewertungsmatrix verwenden: Wenden Sie Ihre vordefinierte Bewertungsmatrix auf jeden Vorschlag an und bewerten Sie Kategorien wie Funktionalität, Kosten und Support auf einer Skala von 1–5 oder 1–10. Dadurch bleibt der Prozess objektiv und die besten Kandidaten werden hervorgehoben.
Produktvorführungen und Gespräche planen: Laden Sie Ihre besten Anbieter ein, ihre EHR-Software vorzuführen und die Fragen Ihres Teams zu beantworten. Verwenden Sie reale Patientenszenarien oder Arbeitsabläufe, um zu sehen, wie das System in der Praxis funktioniert.
Referenzen prüfen: Wenden Sie sich an andere Gesundheitseinrichtungen, die die EHR-Software des Anbieters eingesetzt haben, insbesondere an Einrichtungen, die in Größe oder Fachgebiet Ihrer eigenen ähnlich sind. Fragen Sie nach den Erfahrungen bei der Implementierung, der Qualität des Supports und unerwarteten Herausforderungen.
Unklare Punkte in den Vorschlägen klären: Bitten Sie die Anbieter um schriftliche Erläuterungen oder vereinbaren Sie Folgegespräche, wenn Sie Lücken oder unklare Angaben in ihren Antworten feststellen. So stellen Sie sicher, dass Ihnen alle Informationen für einen fairen Vergleich vorliegen.

Anbieter auswählen und benachrichtigen

Die letzten Schritte Ihres RFP-Prozesses für EHR-Software prägen die Beziehung zu Ihrem Anbieter und unterstützen einen reibungslosen Übergang zur Implementierung. Eine klare, zeitnahe Kommunikation und eine sorgfältige interne Abstimmung ermöglichen es Ihrem Team, verschiedene EHR-Typen zu vergleichen, Missverständnisse zu vermeiden und das Projekt auf Erfolg auszurichten. Bei der Auswahl und Benachrichtigung von Anbietern sind drei wichtige Schritte zu beachten:

Ausgewählte und nicht ausgewählte Anbieter benachrichtigen

Informieren Sie alle Anbieter so bald wie möglich über Ihre Entscheidung, unabhängig davon, ob sie ausgewählt wurden oder nicht. Eine zeitnahe und respektvolle Kommunikation wahrt den guten Ruf Ihrer Organisation und hält die Tür für zukünftige Möglichkeiten offen. Eine kurze, professionelle Nachricht ist alles, was erforderlich ist.

Auf die abschließenden Verhandlungen vorbereiten

Seien Sie bereit, Vertragsbedingungen, Preise, Zeitpläne für die Implementierung und Supportstufen mit dem von Ihnen ausgewählten Anbieter zu verhandeln. Zu den häufigsten Verhandlungspunkten gehören Zahlungspläne, Verantwortlichkeiten bei der Datenmigration und Service-Level-Vereinbarungen. Stellen Sie sicher, dass Sie vor Beginn der Gespräche eine klare Liste Ihrer Prioritäten und nicht verhandelbaren Punkte haben.

Vor der Unterzeichnung eine interne Abstimmung sicherstellen

Holen Sie alle erforderlichen internen Genehmigungen ein, bevor Sie Vereinbarungen unterzeichnen. Dies bedeutet in der Regel die Zustimmung der Rechtsabteilung, der Finanzabteilung, der IT-Abteilung und der klinischen Leitung. Vergewissern Sie sich nochmals, dass alle Beteiligten die Vertragsbedingungen verstehen und sich über die nächsten Schritte einig sind, um Verzögerungen oder Überraschungen zu vermeiden.

Führende EHR-Software, die Sie in Betracht ziehen sollten

Hier sind einige der führenden EHR-Softwarelösungen, die Sie möglicherweise in Ihren RFP-Prozess aufnehmen möchten:

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Ihr RFP für EHR-Software ist erst der Anfang

Nachdem Sie einen Anbieter ausgewählt haben, sollten Sie bestätigen, dass das System die langfristigen Anforderungen Ihrer Praxis unterstützt. Nutzen Sie diesen Leitfaden zur Auswahl eines EHR-Systems, um wichtige EHR-Funktionen zu vergleichen und Ihre Optionen zu bewerten, bevor Sie eine Vereinbarung unterzeichnen.

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