Checkliste für EHR-Software-Anforderungen für bessere Ergebnisse

Zentrale funktionale Anforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• Klinische Dokumentation: Das System muss es Ärzten ermöglichen, Patientennotizen in strukturierten und unstrukturierten Formaten zu erstellen, zu bearbeiten und zu speichern.
• Order Entry (CPOE): Behandelnde müssen Medikamente, Labor- und Bildgebungsanforderungen direkt in der EHR-Software eingeben und verwalten können.
• Interoperabilität: Die Plattform muss Patientendaten mit anderen Systemen gemäß Standards wie HL7 oder FHIR austauschen können.
• Audit Trails: Jede Nutzeraktion – wie das Ansehen, Bearbeiten oder Löschen von Einträgen – muss protokolliert und für die Einhaltung von Vorschriften nachvollziehbar sein.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Die Software muss den Zugang zu sensiblen Daten anhand von Benutzerrollen und -befugnissen einschränken.

Standardanforderungen

• Patientenportal: Patienten sollten ihre Unterlagen einsehen, Termine anfragen und Behandler sicher kontaktieren können.
• E-Rezept: Das System sollte mit Apotheken elektronisch Rezepte austauschen und auf Wechselwirkungen prüfen können.
• Integrierte Abrechnung: Die Plattform sollte medizinische Abrechnung, Kodierung, Einreichung von Abrechnungen und Zahlungsnachverfolgung innerhalb derselben Oberfläche unterstützen.
• Klinische Entscheidungsunterstützung: Die Software sollte am Behandlungsort Hinweise, Erinnerungen und evidenzbasierte Leitlinien bieten.

Sonderanforderungen

• Telemedizin-Integration: Das System sollte sichere Video-Sprechstunden und Fernüberwachung von Patienten für virtuelle Versorgung unterstützen.
• Fachspezifische Vorlagen: Die EHR-Software sollte anpassbare Vorlagen für Fachrichtungen wie Psychiatrie, Onkologie oder Pädiatrie bieten.
• Forschungsdaten-Export: Die Plattform sollte anonymisierte Datenausgaben für klinische Forschung oder Projekte zur Qualitätsverbesserung ermöglichen.

Technische & Integrationsanforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• Datensicherheit & Verschlüsselung: Das System muss Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsseln, entsprechend den Anforderungen an die Sicherheit im Gesundheitswesen.
• Betriebszeit & Zuverlässigkeit: Die Plattform sollte hohe Verfügbarkeit gewährleisten, mit minimalen Ausfallzeiten und robusten Notfallwiederherstellungsprotokollen.
• API-Zugriff: Die Software muss sichere, gut dokumentierte APIs für die Anbindung an andere Gesundheitssysteme und Drittanbieter-Tools bereitstellen.
• Skalierbarkeit: Das System sollte eine steigende Nutzerzahl und größere Datenmengen ohne Leistungsprobleme handhaben können.
• Regelmäßige Backups: Die Plattform muss automatisierte, häufige Sicherungen durchführen und eine schnelle Datenwiederherstellung ermöglichen.

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Standardanforderungen

• Single Sign-On (SSO): Benutzer sollten Zugriff auf die EHR-Software mit bestehenden Zugangsdaten von Identitätsanbietern wie Azure Active Directory erhalten.
• Integration von Labor- & Bildgebungssystemen: Die Software sollte sich direkt mit Labor- und Bildgebungssystemen verbinden, um einen nahtlosen Ablauf bei Aufträgen und Ergebnissen zu gewährleisten.
• Mobiler Zugriff: Die Plattform sollte sichere, voll ausgestattete mobile Lösungen für klinisches Personal unterwegs bieten.
• Integration des Praxismanagements: Das System sollte sich mit Werkzeugen zur Terminplanung, Abrechnung und Ressourcenverwaltung verbinden.

Besondere Anforderungen

• Individuelle Schnittstellenentwicklung: Die Plattform sollte benutzerdefinierte Integrationen für spezielle Arbeitsabläufe oder Altsysteme unterstützen.
• Konnektivität von IoT-Geräten: Die Software sollte sich mit medizinischen Geräten für die Erfassung und Überwachung von Echtzeitdaten verbinden lassen.
• Unterstützung mehrerer Standorte: Das System sollte Daten und Arbeitsabläufe standortübergreifend oder für mehrere Organisationen in einer Umgebung verwalten.

Sicherheits- & Compliance-Anforderungen

Unbedingt erforderlich

• HIPAA-Konformität: Das System muss die HIPAA-Konformität gewährleisten, um Patientendaten in den USA zu schützen.
• Benutzerauthentifizierung: Die Software muss eine starke, mehrstufige Authentifizierung für alle Nutzer beim Zugriff auf sensible Daten verlangen.
• Audit-Logging: Jeder Zugriff, jede Änderung oder Löschung von Patientendaten muss protokolliert und für Prüfungen leicht abrufbar sein.
• Datenverschlüsselung: Sämtliche Patientendaten müssen sowohl bei Speicherung als auch Übertragung verschlüsselt werden.
• Zugriffskontrollen: Die Plattform muss eine granulare Steuerung darüber ermöglichen, wer Patientendaten ansehen, bearbeiten oder exportieren darf.

Standardanforderungen

• Unterstützung der DSGVO: Das System sollte die DSGVO-Konformität für Organisationen unterstützen, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten, einschließlich Einwilligungsmanagement und Betroffenenrechte.
• Business Associate Agreements (BAAs): Der Anbieter sollte BAAs bereitstellen, um die geteilte Verantwortung beim Datenschutz klarzustellen.
• Automatische Sitzungs-Timeouts: Die Software sollte Nutzer nach Inaktivität automatisch abmelden, um unbefugte Zugriffe zu verhindern.
• Notfallwiederherstellungs-Konformität: Die Plattform sollte dokumentierte, getestete Notfallwiederherstellungspläne haben, die regulatorischen Standards entsprechen.

Besondere Anforderungen

• ISO 27001-Zertifizierung: Der Anbieter sollte eine ISO 27001-Zertifizierung als Nachweis für ein formalisiertes Informationssicherheitsmanagementsystem besitzen.
• Datenresidenz-Kontrollen: Das System sollte Organisationen die Auswahl des Speicherorts ihrer Daten ermöglichen, um lokale oder nationale Vorschriften einzuhalten.
• Spezialisiertes Einwilligungsmanagement: Die Plattform sollte komplexe Einwilligungsprozesse für sensible Datentypen wie psychische Gesundheit oder genetische Informationen unterstützen.

Anforderungen an Anbietersupport & Implementierung

Unbedingt erforderlich

• 24/7 technischer Support: Der Anbieter muss rund um die Uhr Support für dringende technische Probleme und Ausfälle bieten.
• Implementierungsplanung: Der Anbieter sollte einen detaillierten Projektplan mit Zeitrahmen, Meilensteinen und Ressourcenbedarf für das Go-Live liefern.
• Schulungsressourcen: Der Anbieter muss umfassende Schulungen für klinisches Personal, Administratoren und IT-Mitarbeitende vor und nach dem Start anbieten.
• Unterstützung bei der Datenmigration: Der Anbieter sollte die sichere Übertragung von Altdaten in die neue EHR-Software durchführen oder begleiten.
• Persönliche Betreuung: Der Anbieter muss eine zentrale Ansprechperson für laufende Unterstützung und Eskalationen zuweisen.

Standardanforderungen

• Zugang zur Benutzer-Community: Der Anbieter sollte Zugang zu einer Benutzer-Community oder einem Forum für Peer-Support und den Austausch bewährter Praktiken bieten.
• Regelmäßige Software-Updates: Der Anbieter sollte geplante Updates bereitstellen, die Fehlerbehebungen, Sicherheits- und regulatorische Änderungen umfassen.
• Option für Vor-Ort-Support: Der Anbieter sollte bei Bedarf Vor-Ort-Support für den Go-Live oder größere Upgrades anbieten.
• Individuelle Schulungsunterlagen: Der Anbieter sollte maßgeschneiderte Trainingsinhalte für unterschiedliche Benutzerrollen und Workflows bereitstellen.

Spezielle Anforderungen

• Beratung zum Change Management: Der Anbieter sollte fachkundige Beratung zu organisatorischem Wandel, Workflow-Neugestaltung und Einführungsstrategien anbieten.
• Mehrsprachige Unterstützung: Der Anbieter sollte Schulungen und Support in mehreren Sprachen für vielfältige Teams bereitstellen.
• Management von Integrationsprojekten: Der Anbieter sollte komplexe Integrationsprojekte mit Drittanbietersystemen oder individuellen Schnittstellen managen.

Anforderungen an Benutzererfahrung & Change Management

Unverzichtbare Anforderungen

• Intuitive Benutzeroberfläche: Die Software muss über eine klare Navigation und logische Workflows verfügen, sodass medizinisches Fachpersonal Informationen mit minimalen Klicks finden kann.
• Minimale Einarbeitungszeit: Die meisten Nutzer sollten innerhalb weniger Stunden Training die Kernfunktionen sicher beherrschen können.
• Anpassbare Dashboards: Die Plattform muss es ermöglichen, Dashboards zu personalisieren, um zentrale Daten, Aufgaben oder Benachrichtigungen hervorzuheben.
• Barrierefreies Design: Die Software sollte den Anforderungen zur Barrierefreiheit entsprechen, damit Nutzer mit Einschränkungen alle Funktionen bedienen können.
• Kanäle für Nutzerfeedback: Das System muss Werkzeuge oder regelmäßige Foren zur Verfügung stellen, damit Nutzer Feedback geben und Probleme bei der Nutzerfreundlichkeit melden können.

Standardanforderungen

• Rollenbasierte Workflows: Die Software sollte Oberflächen und Aufgaben an verschiedene Benutzertypen, wie Ärzte, Pflegekräfte und Verwaltungspersonal, anpassen.
• Eingebettete Hilfe-Ressourcen: Die Plattform sollte kontextbezogene Hilfen, Tooltips und Dokumentationen innerhalb der Anwendung für schnelle Antworten bereitstellen.
• Mobiltaugliches Design: Das System sollte auf Tablets und Smartphones gut funktionieren, um Personal zu unterstützen, das zwischen Standorten wechselt.
• Laufende Benutzerschulungen: Der Anbieter sollte Auffrischungskurse und Updates für Nutzer bereitstellen, wenn sich das System weiterentwickelt.

Spezielle Anforderungen

• Simulationsumgebungen: Der Anbieter sollte Demo-Umgebungen zur Verfügung stellen, damit Nutzer vor dem Live-Betrieb üben und experimentieren können.
• Personalisierter Onboarding-Prozess: Das System sollte individuelle Onboarding-Pfade basierend auf Fachgebiet, Standort oder Erfahrungsniveau anbieten.
• Toolkit für Change Management: Der Anbieter sollte Vorlagen und Werkzeuge für Kommunikation, Bereitschaftsbewertung und Beteiligung der Stakeholder während der Einführung bereitstellen.

Branchenspezifische/Optionale Anforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• Lokale regulatorische Konformität: Das System muss alle länder- oder regionalspezifischen Gesundheitsvorschriften erfüllen, die für den Standort Ihrer Organisation relevant sind.
• Lokalisierung der Sprache: Die Software muss die Hauptsprache(n) unterstützen, die von Ihrem Personal und Ihren Patienten verwendet wird/werden.
• Fachspezifische Workflows: Die Plattform muss individualisierbare Workflows enthalten oder deren Anpassung für fachlich spezifische Anforderungen ermöglichen.
• Individuelle Berichterstellung: Das System muss die Erstellung von Berichten ermöglichen, die an die betrieblichen, klinischen oder finanziellen Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst sind.
• Integration mit nationalen Gesundheitssystemen: Die Software muss, falls gesetzlich vorgeschrieben, eine Verbindung zu staatlichen oder öffentlichen Gesundheitsdatenbanken ermöglichen.

Standardanforderungen

• Patientenbindungs-Tools: Die Plattform sollte Funktionen wie Terminerinnerungen, Zufriedenheitsumfragen oder auf Ihre Patientenpopulation zugeschnittene Informationsinhalte bieten.
• Management der bevölkerungsbezogenen Gesundheit: Das System sollte die Verfolgung und Verwaltung der Versorgung für bestimmte Patientengruppen oder chronische Erkrankungen unterstützen.
• Überweisungsmanagement: Die Software sollte das Senden und Empfangen von Überweisungen innerhalb Ihres Netzwerks oder mit externen Leistungserbringern vereinfachen.
• Multi-Standort-Management: Die Plattform sollte Organisationen unterstützen, die an mehreren Standorten oder in verschiedenen Servicebereichen tätig sind.

Besondere Anforderungen

• Unterstützung der klinischen Forschung: Das System sollte die Rekrutierung für klinische Studien, die Datenerhebung oder Berichterstattung für Forschungsorganisationen erleichtern.
• Module für Betriebliche Gesundheit: Die Software sollte Funktionen zur Verwaltung der Mitarbeitergesundheit, Arbeitsunfälle oder regulatorischen Anforderungen im Bereich betriebliche Gesundheit beinhalten.
• Integration von schulbasierten Gesundheitsdiensten: Die Plattform sollte Abläufe und Berichterstattung für schulische Kliniken oder pädiatrische Outreach-Programme unterstützen.
• Häusliche Pflege & Gemeindebasierte Versorgung: Das System sollte die Koordination, Dokumentation und Terminplanung von häuslichen oder gemeindebasierten Gesundheitsdienstleistungen ermöglichen.

Überschätzte Anforderungen

Ich habe erlebt, dass sich Teams von auffälligen Funktionen ablenken lassen, die selten halten, was sie versprechen. Nach meiner Erfahrung sollte man sich lieber auf das konzentrieren, was die Versorgung und Arbeitsabläufe tatsächlich verbessert. Hier sind einige Anforderungen, die ich für überschätzt halte:

• Spracherkennung für alle Notizen: Diese Funktion ermöglicht es Klinikern, Notizen zu diktieren, aber Genauigkeitsprobleme und der Korrekturaufwand heben meist jeden Zeitgewinn wieder auf.
• Integrierte Marketing-Tools: Manche Systeme bieten E-Mail-Kampagnen oder Patientengewinnung an, doch die meisten Organisationen erzielen mit spezialisierten Marketing-Plattformen bessere Ergebnisse.
• Gamification-Elemente: Funktionen wie Abzeichen oder Bestenlisten für die Dokumentations-Compliance klingen witzig, motivieren das medizinische Personal aber selten oder verbessern Ergebnisse.
• Umfangreiches Custom Branding: Individuelle Logos und Farbschemata sehen zwar schick aus, haben aber keinen Einfluss auf die Benutzerfreundlichkeit oder Patientenversorgung.
• Virtuelle Warteräume: Digitale Check-in- und Wartezimmerfunktionen werden oft wenig genutzt, insbesondere in Einrichtungen mit etablierten Präsenzabläufen.

Schritte zur Anpassung Ihrer Checkliste für EHR-Softwareanforderungen

Nutzen Sie diese Schritte, um eine Checkliste zu erstellen, die auf die einzigartigen klinischen, betrieblichen und regulatorischen Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten ist:

1. Geschäftsziele und Projektumfang definieren: Klären Sie die klinischen und betrieblichen Ergebnisse, die Sie erreichen möchten – wie z. B. eine bessere Versorgungskoordination oder die Verringerung administrativer Belastungen – und legen Sie klare Grenzen für die Projekteinführung fest.
2. Beteiligung aller Anspruchsgruppen einholen: Sammeln Sie Feedback von Ärzten, Verwaltungspersonal, IT, Compliance und sogar Patienten, damit bei der Auswahl kritischer EHR-Features alle Perspektiven berücksichtigt werden.
3. Anforderungen stufen und priorisieren: Ordnen Sie Ihre Anforderungen nach Muss-Kriterien, Standard- und Sonderkategorien, je nachdem, wie sie die Versorgungsqualität, Compliance und langfristigen Ziele der Organisation beeinflussen.
4. Bedarf an Integration, Skalierbarkeit und Sicherheit bewerten: Prüfen Sie, wie die EHR-Software sich mit bestehenden Tools verbindet, den Anwender- oder Datenzuwachs bewältigt und sensible Gesundheitsdaten im Alltag schützt.
5. Gesamtkosten & ROI berechnen: Schätzen Sie sämtliche Implementierungs-, Schulungs-, Unterstützungs- und Upgrade-Kosten ab, um sie mit dem erwarteten Nutzen bezüglich verbesserter Arbeitsabläufe, regulatorischer Konformität und Patientenergebnissen abzuwägen.

Wichtige Anspruchsgruppen bei der Auswahl von EHR-Software

Divers zusammengesetzte Unternehmensgruppen beim Anforderungs-Management einzubinden hilft, frühzeitig Lücken zu erkennen und ein System zu entwickeln, das tatsächlich für alle funktioniert. Jede Anspruchsgruppe bringt einzigartige Einblicke und praktische Anliegen mit, die für die Auswahl der richtigen EHR-Software entscheidend sind.

Nutzen Sie diese Tabelle, um nachzusehen, welche Anspruchsgruppen einzubeziehen sind und welche Schwerpunkte jede Gruppe hat:

Beginnen Sie mit der Bewertung von EHR-Software zu Ihren eigenen Bedingungen

Sobald Sie Ihre Anforderungen festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, zu verstehen, was die heutigen Plattformen tatsächlich bieten – sehen Sie sich diese Übersicht über EHR-Software-Funktionen an, um herauszufinden, wie führende Tools im Vergleich zu den Bedürfnissen Ihrer Organisation abschneiden.