Lista kontrolna zakładania praktyki medycznej [+ bezpłatny PDF]

Rozpoczęcie działalności placówki medycznej od podstaw jest jednym z najbardziej satysfakcjonujących, a zarazem wymagających przedsięwzięć w ochronie zdrowia. Od lat zarządzam placówkami medycznymi i mogę powiedzieć, że ich uruchomienie wymaga znacznie więcej niż tylko zawieszenia szyldu. Potrzebne są planowanie, zgodność z przepisami, infrastruktura, personel oraz strategie rozwoju. 

Według Doctorly.org szacunkowy koszt rozpoczęcia działalności placówki medycznej w 2020 roku wynosił od $100,000 - $700,000. Nie jest to przedsięwzięcie, do którego można podejść lekkomyślnie. Uruchomienie własnej praktyki wymaga dużego nakładu planowania, a jeśli wszystko zostanie zrobione prawidłowo, można osiągnąć rentowność w ciągu 6 miesięcy lub krócej. W przypadku większości rodzajów działalności jest to bardzo szybki zwrot.

Mój przewodnik krok po kroku przedstawia najważniejsze działania, które pomogą nowym lekarzom lub doświadczonym świadczeniodawcom pewnie przejść do roli właścicieli.

Krok 1: Planowanie działalności nowej placówki medycznej

Przyjrzyjmy się bliżej temu etapowi.

Określ cele i usługi swojej placówki medycznej

Każdy udany plan rozwoju prywatnej praktyki zaczyna się od jasno określonej wizji. Zadaj sobie pytanie: Jakim pacjentom chcę świadczyć usługi? Czy będę oferować podstawową opiekę zdrowotną, czy też specjalizować się w dermatologii, psychiatrii albo kardiologii? Czy będę świadczyć usługi telemedyczne, czy skupię się wyłącznie na opiece osobistej? Odpowiedzi na te pytania wpłyną na potrzeby dotyczące personelu, wyposażenia i powierzchni. Określenie celów z wyprzedzeniem zapewni również plan podejmowania decyzji operacyjnych w późniejszym okresie.

Utwórz biznesplan placówki medycznej

Biznesplan nie musi być wyszukany, ale powinien być szczegółowy. Zawsze uwzględniam w nim:

• Nazwę placówki 
• Streszczenie
• Analizę rynku i charakterystykę grupy docelowej
• Oferowane usługi
• Wybór modelu działalności (np. jednoosobowy, partnerski)
• Strukturę organizacyjną
• Prognozy finansowe (koszty uruchomienia, koszty operacyjne, szacunkowe przychody)
• Plan marketingowy

Ten plan uruchomienia placówki jest niezbędny przy ubieganiu się o finansowanie lub negocjowaniu umów najmu. Pomaga również zachować spójność działań zespołu.

Przeprowadź ocenę ryzyka działalności placówki medycznej

Zanim zainwestujesz choćby grosz, oceń ryzyko. Oznacza to przeanalizowanie:

• Ryzyka odpowiedzialności za błędy medyczne
• Naruszeń HIPAA
• Zagrożeń dla cyberbezpieczeństwa
• Nasycenia rynku
• Wyzwań związanych z cyklem rozliczeń

Dobra ocena ryzyka operacyjnego placówki pomaga przygotować się na sytuacje awaryjne oraz wybrać odpowiednie ubezpieczenie i ochronę prawną.

Uzyskaj finansowanie działalności placówki medycznej

Jeśli nie finansujesz działalności z własnego konta bankowego, potrzebujesz kapitału. Spotkałem się z sytuacjami, w których lekarze korzystali z:

• Pożyczek SBA
• Bankowych linii kredytowych
• Finansowania zakupu wyposażenia
• Prywatnych inwestorów lub partnerstw

Przygotuj prognozy finansowe i solidny biznesplan, aby zwiększyć szanse na uzyskanie finansowania. Nie zapomnij uwzględnić kapitału obrotowego na co najmniej 6–12 miesięcy.

Wybierz lokalizację gabinetu medycznego

Właściwa lokalizacja może przesądzić o sukcesie lub porażce placówki. Zwracam uwagę na:

• Bliskość względem grupy pacjentów
• Dostępność (parking, transport publiczny)
• Konkurencję w okolicy
• Przepisy dotyczące zagospodarowania przestrzennego i szyldów

Zalecam również przeprowadzenie analizy lokalizacji w celu oszacowania natężenia ruchu pieszego i widoczności.

Join our Newsletter

Krok 2: Wymogi prawne i licencjonowanie

Przyjrzyjmy się bliżej temu etapowi.

Uzyskaj wszystkie niezbędne licencje i pozwolenia medyczne

Ten element nie jest opcjonalny. Potrzebujesz:

• Stanowej licencji medycznej
• Rejestracji w DEA
• Zwolnienia CLIA (jeśli wykonujesz badania laboratoryjne)
• Lokalnych pozwoleń na prowadzenie działalności i ewentualnie pozwolenia na użytkowanie obiektu
• Rejestracji kont podatkowych
• Znajomości standardów i przepisów dotyczących zatrudnienia

Wymogi te różnią się w zależności od stanu, dlatego dokładnie sprawdź wymagania stanowej izby lekarskiej.

Przeprowadź proces weryfikacji kwalifikacji u ubezpieczycieli

Proces weryfikacji kwalifikacji zajmuje czas — czasami ponad 90 dni. Zacznij wcześnie i przygotuj wszystkie dokumenty:

• CV
• Historię ubezpieczenia od odpowiedzialności zawodowej
• Licencje
• Certyfikaty specjalizacyjne
• NPI i identyfikator podatkowy

Rekomenduję zlecenie tego zadania specjaliście ds. weryfikacji kwalifikacji lub skorzystanie z oprogramowania do weryfikacji kwalifikacji, aby zachować porządek.

Przeanalizuj i podpisz umowy z ubezpieczycielami zdrowotnymi

Przed podpisaniem umów z płatnikami przeczytaj wszystkie szczegóły. Zwróć uwagę na:

• Stawki refundacji
• Terminy płatności
• Procedury odrzucania roszczeń
• Tabele opłat

Warto zlecić prawnikowi specjalizującemu się w prawie ochrony zdrowia sprawdzenie tych umów. Nie podpisuj po prostu tego, co zostanie ci przedstawione — negocjuj tam, gdzie jest to możliwe.

Wykup ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej lekarzy

To konieczność. Zwróć uwagę na:

• Polisy typu zdarzeniowego i na zasadzie zgłoszenia roszczenia
• Limity ochrony ubezpieczeniowej (zwykle $1M/$3M)
• Ochronę dodatkową po zakończeniu polisy, zwłaszcza jeśli zmieniasz ubezpieczyciela lub przechodzisz na emeryturę

Porozmawiaj z brokerem specjalizującym się w ubezpieczycielach działających w ramach twojej specjalizacji, aby uzyskać dopasowane porady.

Krok 3: Przygotowanie infrastruktury placówki medycznej

Przyjrzyjmy się bliżej temu etapowi.

Skonfiguruj systemy informatyczne gabinetu i EMR

Twój elektroniczny rejestr zdrowia (EHR) jest mózgiem twojej placówki. Wybierz system, który:

• Ma certyfikat ONC
• Obsługuje wystawianie recept elektronicznych
• Integruje się z laboratoriami i systemami rozliczeniowymi
• Oferuje portale dla pacjentów
• Umożliwia skonfigurowanie bezpiecznych systemów komunikacji (poczta e-mail, telefony, faks, wiadomości dla pacjentów)
• Pozwala wybrać oprogramowanie do zarządzania placówką i oprogramowanie do ustalania harmonogramu wizyt

Będziesz również potrzebować kopii zapasowych w chmurze i zapory sieciowej. Od pierwszego dnia zawsze uwzględniam w budżecie wsparcie informatyczne.

Najlepsze narzędzia do obsługi EHR

Oto moje rekomendacje najlepszych dostępnych obecnie na rynku narzędzi do obsługi EHR.

1. 1. OptiMantra — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania opieką integracyjną i medycyną estetyczną
2. 2. Zanda — Najlepsza do planowania wizyt w opiece zdrowotnej i tworzenia notatek wspomaganych przez AI
3. 3. ClinicTracker — Najlepszy do konfigurowalnych procesów związanych ze zdrowiem behawioralnym
4. 4. NextGEN — Najlepsze rozwiązanie dla placówek ambulatoryjnej opieki zdrowotnej
5. 5. Athenahealth — Najlepsze rozwiązanie dla kompleksowych usług wykorzystujących łączność sieciową
6. 6. EHR Your Way — Najlepszy wybór pod względem możliwości dostosowania do potrzeb praktyki
7. 7. Pabau — Najlepszy dostęp do samoobsługi pacjentów
8. 8. DocVilla — Najlepsze rozwiązanie do integracji telemedycyny poprawiającej opiekę
9. 9. PrognoCIS — Najlepszy do kompleksowego zarządzania praktyką
10. 10. Valant — Najlepszy dla praktyk zajmujących się zdrowiem psychicznym

Zakup sprzętu medycznego i materiałów medycznych

Przygotuj listę materiałów medycznych na podstawie swojej specjalizacji. Placówka podstawowej opieki zdrowotnej potrzebuje:

• Gabinety badań i stoły do badań 
• Aparaty EKG
• Autoklawy
• Ciśnieniomierze
• Środki ochrony osobistej i szczepionki

Zawsze porównuj dostawców i pytaj o umowy serwisowe oraz zakres gwarancji.

Zapewnij zgodność z przepisami (HIPAA, OSHA itd.)

To właśnie na tym etapie wiele nowych praktyk ponosi straty. Potrzebujesz:

• systemów zgodnych z HIPAA i protokołów ochrony prywatności
• oprogramowania zapewniającego zgodność placówki medycznej z przepisami
• planów bezpieczeństwa OSHA i kart charakterystyki substancji (MSDS)
• procedur kontroli zakażeń
• rejestrów szkoleń i dokumentacji
• znajomości wymogów dotyczących zgodności rozliczeń medycznych z przepisami

Przed otwarciem przeprowadzam próbną kontrolę, aby wykryć braki. Konsultant ds. zgodności z przepisami może uchronić Cię przed poważnymi karami w przyszłości.

Krok 4: Personel i działalność wewnętrzna

Przyjrzyjmy się bliżej temu etapowi.

Zatrudnij personel medyczny i administracyjny

Zacznij tworzyć najlepsze opisy stanowisk w ochronie zdrowia. Co najmniej potrzebujesz:

• asystentów medycznych lub pielęgniarek
• pracowników recepcji
• specjalisty ds. rozliczeń lub kierownika cyklu przychodów
• kierownika biura (lub początkowo siebie)

Sprawdź przepisy obowiązujące w danym stanie dotyczące proporcji nadzoru i zakresu uprawnień zawodowych. Dopasowanie do kultury organizacyjnej jest równie ważne jak kwalifikacje.

Opracuj zasady i procedury obowiązujące w gabinecie medycznym

Jasne zasady oznaczają mniej problemów. Zawsze uwzględniam:

• zasady dotyczące ustalania wizyt i ich odwoływania
• standardy przyjmowania pacjentów i prowadzenia dokumentacji
• kontrolę zakażeń
• zasady zachowania personelu i ubioru służbowego
• procedury awaryjne

Powinny one znaleźć się w podręczniku pracownika i być corocznie aktualizowane.

Planuj szkolenia personelu i ustawiczne kształcenie

Szkolenia w zakresie prowadzenia praktyki medycznej nie powinny kończyć się na wdrożeniu pracownika. Zainwestuj w:

• coroczne szkolenia przypominające z zakresu HIPAA i OSHA
• szkolenia z obsługi klienta
• postępowanie z dokumentacją medyczną
• zgodność z wymogami Medicare i Medicaid  
• aktualizację wiedzy klinicznej w zakresie swojej specjalizacji
• szkolenia z obsługi procesów pracy w elektronicznej dokumentacji medycznej

Dzięki temu personel zachowuje wysokie kompetencje, a rotacja pracowników spada.

Krok 5: Strategie marketingowe i rozwoju praktyki

Przyjrzyjmy się bliżej temu etapowi.

Buduj sieci kierowania pacjentów i lokalne partnerstwa

Poczta pantoflowa wciąż przyciąga wielu pacjentów, gdy chodzi o pozyskiwanie nowych osób. Kontaktuję się z:

• pobliskimi lekarzami podstawowej opieki zdrowotnej lub specjalistami
• lokalnymi organizacjami ochrony zdrowia
• pielęgniarkami szkolnymi i trenerami (w przypadku pediatrii)
• lokalnymi pracodawcami (w przypadku medycyny pracy)

Prosta ulotka i spotkanie połączone z lunchem mogą przynieść świetne rezultaty.

Wdróż strategię marketingową praktyki medycznej

Obecność w internecie jest niezbędna. Twój plan marketingowy praktyki medycznej powinien obejmować:

• Stronę internetową z możliwością rezerwacji wizyt
• Profil Firmy w Google
• SEO i lokalne słowa kluczowe
• Opinie pacjentów i zarządzanie reputacją
• Media społecznościowe (jeśli są istotne dla Twojej grupy pacjentów)

Na początku rozważ reklamy PPC, a następnie z czasem buduj ruch organiczny.

Wdrażaj działania na rzecz poprawy jakości i satysfakcji pacjentów

Rozwój wynika z doskonałości. Monitoruję:

• Odsetek nieodbytych wizyt
• Czas oczekiwania
• Ankiety satysfakcji pacjentów
• Wyniki leczenia (zależnie od specjalizacji)

Wykorzystuj te dane do usprawniania procesów, szkolenia personelu i wyróżnienia swojej praktyki.

Tutaj możesz pobrać kopię PDF mojej listy kontrolnej dotyczącej zakładania praktyki medycznej.

5 rzeczy, które chciałbym wiedzieć przed założeniem własnej praktyki medycznej

Skorzystaj z tych rad; ucz się na podstawie mojego doświadczenia i moich błędów!

1. Wizja naprawdę ma znaczenie

Minęły 3 lata od otwarcia kliniki, a ja wciąż odwołuję się do pomysłów i kultury, które stworzyliśmy przed rozpoczęciem działalności. Naprawdę wyróżnia nas to na tle innych klinik i pomaga na każdym poziomie — od rekrutacji po podejmowanie trudnych, szybkich decyzji. Twoja wizja będzie Twoim stałym przewodnikiem i punktem odniesienia. 

2. Będziesz pełnić więcej ról, niż mogłeś sobie wyobrazić

Na początku możesz być jednocześnie dyrektorem generalnym, specjalistą ds. zasobów ludzkich, księgowym, marketerem i osobą zapewniającą wsparcie informatyczne. Dość wcześnie nauczyłem się, że znajomość własnych ograniczeń naprawdę się opłaca. Poznaj swoje mocne i słabe strony, aby wiedzieć, które z tych zadań zlecić na zewnątrz. 

3. Zatrudnienie odpowiedniego personelu jest trudniejsze, niż się spodziewasz 

Nic nie zmienia firmy bardziej niż ludzie, którzy ją tworzą, niezależnie od tego, jak niskie jest stanowisko. Nic nie wyczerpuje bardziej niż zatrudnienie niewłaściwej osoby, dlatego ważne jest, aby zwolnić tempo i zainwestować czas w dobry wybór.

4. Unikaj dróg na skróty. Zawsze w końcu się na Tobie zemszczą

Na początku, gdy decyzje trzeba było podejmować szybko i w dużej liczbie, zbyt łatwo było iść na skróty — na przykład pobieżnie czytać ważną dokumentację. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że takie rzeczy mają zwyczaj wracać do człowieka w najmniej odpowiednim momencie. 

Jeśli musisz, zwolnij tempo, aby zrozumieć szczegóły tego, co robisz. Czytaj szeroko, korzystaj z porad ekspertów i ucz się na błędach innych. 

5. Przepływy pieniężne! Przepływy pieniężne! Przepływy pieniężne! 

Posiadanie budżetu to jedno. Zrozumienie terminów związanych z budżetem i tego, kiedy dokonywać dużych zakupów, to zupełnie inna kwestia! W pierwszym roku ledwo udało nam się przetrwać, ponieważ pieniądze bardzo szybko wypływały z naszego konta, na długo przed tym, zanim mieliśmy czas odzyskać większą ich część. 

Więcej materiałów

Rozpoczęcie działalności nowej placówki medycznej jest trudne. Oto kilka materiałów, które polecam wszystkim kierownikom placówek medycznych:

• Przeczytaj książki o zakładaniu placówki medycznej i ucz się od różnych ekspertów, prezentujących różne perspektywy
• Słuchaj podcastów o zarządzaniu placówką medyczną w drodze do pracy każdego dnia, aby być na bieżąco z trendami w branży i nowymi pomysłami
• Zapisanie się do kilku biuletynów dotyczących opieki zdrowotnej to kolejny świetny sposób na regularne otrzymywanie cotygodniowych porad i wskazówek
• Weź udział w kursie marketingu w ochronie zdrowia, aby zrozumieć, jak promować swoją nową firmę i zwiększyć jej rozpoznawalność
• Rozważ udział w konferencji poświęconej przywództwu w ochronie zdrowia, aby nawiązywać kontakty i budować globalną sieć relacji

Co dalej?

Aby być na bieżąco z najnowszymi trendami, najlepszymi praktykami i rozwiązaniami związanymi z Twoją placówką medyczną, zapisz się do biuletynu The Medical Practice.