Checklist voor het starten van een medische praktijk [+ gratis pdf]

Een medische praktijk vanaf nul opstarten is een van de meest lonende, maar ook veeleisende, ondernemingen in de gezondheidszorg. Ik heb jarenlang medische praktijken beheerd en kan u vertellen dat het starten ervan veel meer inhoudt dan alleen een bord aan de gevel hangen. Het vereist planning, naleving van regelgeving, infrastructuur, personeel en groeistrategieën. 

Volgens Doctorly.org lagen de geschatte kosten voor het starten van een medische praktijk in 2020 tussen $100,000 - $700,000. Het is geen onderneming die u lichtvaardig moet aangaan. Er komt veel planning kijken bij het starten van uw eigen praktijk en als u het goed aanpakt, kunt u binnen 6 maanden of minder winstgevend worden. Dat is voor de meeste bedrijfstypen een snelle ommekeer.

Mijn stapsgewijze handleiding beschrijft de essentiële stappen om nieuwe artsen of ervaren zorgverleners te helpen vol vertrouwen eigenaar te worden.

Stap 1: Bedrijfsplanning voor een nieuwe medische praktijk

Laten we deze stap verder uitsplitsen.

Bepaal de doelen en diensten van uw medische praktijk

Elke succesvolle routekaart voor een zelfstandige praktijk begint met een duidelijke visie. Vraag uzelf af: Aan welke patiënten wil ik zorg verlenen? Bied ik eerstelijnszorg aan of specialiseer ik mij in dermatologie, psychiatrie of cardiologie? Bied ik telegezondheidsdiensten aan of richt ik mij uitsluitend op persoonlijke zorg? De antwoorden op deze vragen bepalen uw behoeften op het gebied van personeel, apparatuur en ruimte. Door uw doelen vooraf vast te leggen, beschikt u later ook over een blauwdruk voor operationele beslissingen.

Stel een ondernemingsplan voor een medische praktijk op

Uw ondernemingsplan hoeft niet fraai te zijn, maar het moet wel gedetailleerd zijn. Ik neem altijd het volgende op:

• Naam van de praktijk 
• Managementsamenvatting
• Marktanalyse en doelgroepen
• Dienstenaanbod
• Kies een praktijkmodel (bijv. zelfstandig, samenwerkingsverband)
• Organisatiestructuur
• Financiële prognoses (opstartkosten, bedrijfskosten, omzetramingen)
• Marketingplan

Dit opstartplan voor de praktijk is essentieel bij het aanvragen van financiering of het onderhandelen over huurovereenkomsten. Het zorgt er ook voor dat uw team op één lijn blijft.

Voer een risicoanalyse voor de medische praktijk uit

Voordat u ook maar één cent investeert, moet u uw risico's beoordelen. Dat betekent dat u kijkt naar:

• Blootstelling aan medische aansprakelijkheid
• HIPAA-overtredingen
• Cyberbeveiligingsdreigingen
• Marktverzadiging
• Uitdagingen met de omzetcyclus

Een goede risicoanalyse van de praktijkvoering helpt u bij het plannen van noodscenario's en het kiezen van de juiste verzekeringen en juridische beschermingsmaatregelen.

Regel financiering voor de medische praktijk

Tenzij u de praktijk volledig uit uw persoonlijke bankrekening financiert, hebt u kapitaal nodig. Ik heb gezien dat artsen gebruikmaken van:

• SBA-leningen
• Kredietlijnen bij banken
• Apparaatfinanciering
• Particuliere investeerders of samenwerkingsverbanden

Stel financiële prognoses en een solide ondernemingsplan op om uw kansen op goedkeuring te vergroten. Vergeet niet om werkkapitaal voor minstens 6–12 maanden mee te nemen.

Kies een locatie voor uw medische praktijk

De juiste locatie kan uw praktijk maken of breken. Ik let op:

• Nabijheid van uw patiëntenbestand
• Bereikbaarheid (parkeren, openbaar vervoer)
• Concurrentie in de omgeving
• Bestemmingsplan- en bewegwijzeringsregels

Ik raad ook aan een locatieanalyse uit te voeren om de bezoekersstroom en zichtbaarheid in te schatten.

Join our Newsletter

Stap 2: Wettelijke vereisten en vergunningen

Laten we deze stap verder uitsplitsen.

Verkrijg alle noodzakelijke medische vergunningen en licenties

Dit onderdeel is niet optioneel. Je hebt het volgende nodig:

• Medische vergunning van de staat
• DEA-registratie
• CLIA-vrijstelling (als je laboratoriumtests uitvoert)
• Lokale bedrijfsvergunningen en mogelijk een gebruiksvergunning
• Registreer je voor belastingrekeningen
• Begrijp arbeidsnormen en -voorschriften

Deze verschillen per staat, dus controleer de vereisten van de medische raad van jouw staat.

Regel je kwalificatie bij verzekeraars

Het kwalificatieproces kost tijd; soms meer dan 90 dagen. Begin vroeg en zorg dat al je documenten klaar zijn:

• CV
• Geschiedenis van beroepsaansprakelijkheidsclaims
• Vergunningen
• Certificeringen van beroepsverenigingen
• NPI en belastingnummer

Ik raad aan dit uit te besteden aan een specialist in kwalificatieprocessen of software voor kwalificatieprocessen te gebruiken om georganiseerd te blijven.

Zorgverzekeringscontracten beoordelen en ondertekenen

Lees de kleine lettertjes voordat je contracten met verzekeraars ondertekent. Let op:

• Vergoedingstarieven
• Betalingstermijnen
• Procedures voor afgewezen declaraties
• Tariefschema's

Het is de moeite waard om deze overeenkomsten door een advocaat gespecialiseerd in de gezondheidszorg te laten beoordelen. Onderteken niet zomaar wat je wordt voorgelegd, maar onderhandel waar dat mogelijk is.

Sluit een beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor medische fouten af

Dit is absoluut noodzakelijk. Let op:

• Polissen op basis van gebeurtenis versus polissen op basis van claims
• Dekkingslimieten (doorgaans $1M/$3M)
• Uitloopdekking, vooral als je van verzekeraar wisselt of met pensioen gaat

Praat met een makelaar die gespecialiseerd is in verzekeringsmaatschappijen binnen jouw vakgebied om advies op maat te krijgen.

Stap 3: De infrastructuur van je medische praktijk opzetten

Laten we deze stap verder uitsplitsen.

IT-systemen en EPD voor de medische praktijk opzetten

Je elektronisch patiëntendossier (EPD) is het brein van je praktijk. Kies een systeem dat:

• ONC-gecertificeerd is
• Elektronisch voorschrijven ondersteunt
• Met laboratoria en factureringssystemen kan worden geïntegreerd
• Patiëntenportalen aanbiedt
• Veilige communicatiesystemen ondersteunt (e-mail, telefoons, fax en berichtenuitwisseling met patiënten)
• Kies je praktijkbeheersoftware en planningssoftware

Je hebt ook cloudback-ups en een firewall nodig. Ik neem vanaf dag één altijd budget op voor IT-ondersteuning.

Medische apparatuur en benodigdheden aanschaffen

Maak op basis van je specialisme een checklist voor medische benodigdheden. Een huisartsenpraktijk heeft het volgende nodig:

• Onderzoekskamers en onderzoekstafels 
• ECG-apparaten
• Autoclaven
• Bloeddrukmeters
• PBM's en vaccins

Vergelijk leveranciers altijd en vraag naar servicecontracten en garantiedekking.

Zorg voor naleving van de regelgeving (HIPAA, OSHA, enz.)

Hier gaan veel nieuwe praktijken de mist in. Je hebt het volgende nodig:

• HIPAA-conforme systemen en privacyprotocollen
• Software voor naleving in de gezondheidszorg
• Veiligheidsplannen volgens OSHA en MSDS-bladen
• Procedures voor infectiebeheersing
• Trainingsregisters en documentatie
• Kennis van de naleving van regels voor medische facturering

Voordat ik open, voer ik een proefaudit uit om tekortkomingen op te sporen. Een complianceconsultant kan je later aanzienlijke boetes besparen.

Stap 4: Personeelsbezetting en interne bedrijfsvoering

Laten we deze stap verder uitsplitsen.

Medisch en administratief personeel aannemen

Begin met het opstellen van je beste functieomschrijvingen voor de gezondheidszorg. Je hebt minimaal het volgende nodig:

• Medisch assistenten of verpleegkundigen
• Receptiepersoneel
• Facturatiemedewerker of manager van de inkomstencyclus
• Kantoormanager (of in het begin jijzelf)

Controleer de regels van de staat voor verhouding tussen leidinggevenden en medewerkers en voor de reikwijdte van de beroepsuitoefening. Een goede culturele fit is net zo belangrijk als kwalificaties.

Beleid en procedures voor de medische praktijk ontwikkelen

Duidelijk beleid = minder problemen. Ik neem altijd het volgende op:

• Beleid voor het maken en annuleren van afspraken
• Normen voor patiëntintake en documentatie
• Infectiebeheersing
• Gedragscode en kledingvoorschriften voor personeel
• Noodprocedures

Deze moeten in een personeelshandboek worden opgenomen en jaarlijks worden herzien.

Training en permanente educatie voor personeel plannen

Training voor medische praktijken mag niet stoppen na de introductieperiode. Investeer in:

• Jaarlijkse opfriscursussen over HIPAA en OSHA
• Training in klantenservice
• Omgaan met medische dossiers
• Naleving van Medicare en Medicaid  
• Klinische updates voor je specialisme
• Training in werkprocessen van het EPD

Zo blijft je personeel scherp en neemt het personeelsverloop af.

Stap 5: Marketing- en groeistrategieën voor de praktijk

Laten we deze stap verder uitsplitsen.

Verwijzingsnetwerken voor patiënten en lokale samenwerkingen opbouwen

Via mond-tot-mondreclame krijg je nog steeds veel nieuwe patiënten. Ik neem contact op met:

• Huisartsen of specialisten in de buurt
• Gezondheidsorganisaties in de gemeenschap
• Schoolverpleegkundigen en coaches (voor kindergeneeskunde)
• Lokale werkgevers (voor bedrijfsgezondheidszorg)

Een eenvoudige flyer en een lunchbijeenkomst met presentatie kunnen veel opleveren.

Een marketingstrategie voor de medische praktijk lanceren

Een online aanwezigheid is onmisbaar. Je marketingplan voor je medische praktijk moet het volgende bevatten:

• Website met boekingsmogelijkheden
• Google Bedrijfsprofiel
• SEO en lokale zoekwoorden
• Patiëntbeoordelingen en reputatiemanagement
• Sociale media (indien relevant voor je patiëntenbestand)

Overweeg in het begin PPC-advertenties en bouw vervolgens geleidelijk aan organisch verkeer op.

Verbeterings- en patiënttevredenheidsmaatregelen implementeren

Groei komt voort uit uitmuntendheid. Ik houd het volgende bij:

• Percentage patiënten dat niet komt opdagen
• Wachttijden
• Enquêtes over patiënttevredenheid
• Klinische resultaten (afhankelijk van het specialisme)

Gebruik deze gegevens om werkprocessen te verbeteren, personeel op te leiden en je praktijk te onderscheiden.

Je kunt hier een pdf-kopie van mijn checklist voor het starten van een medische praktijk downloaden.

5 dingen die ik had willen weten voordat ik mijn eigen medische praktijk begon

Doe je voordeel met dit advies; leer van mijn ervaring en fouten!

1. Een visie is echt belangrijk

Drie jaar na de start van de kliniek verwijs ik nog steeds naar de ideeën en cultuur die we hadden bedacht voordat het bedrijf begon. Het onderscheidt ons echt van andere klinieken en helpt op elk niveau; van werving tot het nemen van die lastige snelle beslissingen. Je visie zal je constante leidraad en referentiepunt zijn. 

2. Je zult meer petten dragen dan je voor mogelijk hield

In het begin kun je verwachten dat je deels CEO, deels HR-medewerker, deels boekhouder, deels marketeer en deels IT-ondersteuner bent. Ik leerde al vrij vroeg dat het echt loont om je grenzen te kennen. Begrijp je eigen sterke en zwakke punten, zodat je weet welke van deze taken je moet uitbesteden. 

3. Het juiste personeel aannemen is moeilijker dan je verwacht 

Niets verandert een bedrijf meer dan de mensen die er werken, ongeacht hoe junior de functie ook is. Niets is zo uitputtend als een verkeerde aanstelling, dus het is belangrijk om het rustig aan te doen en hierin te investeren.

4. Vermijd kortetermijnoplossingen. Ze zullen je altijd blijven achtervolgen

In die beginperiode, waarin beslissingen snel achter elkaar moesten worden genomen, was het te gemakkelijk om de kortste weg te nemen; bijvoorbeeld door belangrijke documentatie oppervlakkig te lezen. Mijn ervaring is echter dat dit soort zaken je uiteindelijk meestal inhalen. 

Als dat nodig is, doe het dan rustiger aan om de details van wat je doet te begrijpen. Lees breed, neem deskundig advies ter harte en leer van de fouten van anderen. 

5. Kasstroom! Kasstroom! Kasstroom! 

Een budget hebben is één ding. Begrijpen wanneer je budget beschikbaar komt en wanneer je grote aankopen moet doen, is iets anders! In ons eerste jaar kwamen we maar net rond, omdat het geld snel onze rekening uitstroomde en we het grootste deel ervan nog lang niet hadden kunnen terugverdienen. 

Meer bronnen

Een nieuwe medische praktijk starten is moeilijk. Hier zijn enkele hulpmiddelen die ik alle praktijkmanagers in de gezondheidszorg aanbeveel:

• Lees boeken over het starten van een medische praktijk en leer van verschillende experts met verschillende perspectieven
• Luister tijdens je dagelijkse woon-werkverkeer naar podcasts over praktijkmanagement om op de hoogte te blijven van trends in de sector en nieuwe ideeën
• Schrijf je in voor enkele nieuwsbrieven over de gezondheidszorg; dat is een andere geweldige manier om ervoor te zorgen dat je wekelijks op betrouwbare wijze tips en trucs ontvangt
• Volg een cursus marketing in de gezondheidszorg, zodat je begrijpt hoe je je nieuwe bedrijf kunt promoten en je naamsbekendheid kunt vergroten
• Overweeg om een conferentie over leiderschap in de gezondheidszorg bij te wonen om contacten te leggen en wereldwijd te netwerken

Wat nu?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief van The Medical Practice om op de hoogte te blijven van de nieuwste trends, beste praktijken en oplossingen voor je medische praktijk.