Checklist per avviare uno studio medico [+ PDF gratuito]

Avviare uno studio medico da zero è una delle iniziative più gratificanti e impegnative nel settore sanitario. Gestisco studi medici da anni e posso dirti che avviarne uno richiede molto più che appendere un'insegna. Sono necessarie pianificazione, conformità normativa, infrastrutture, personale e strategie di crescita. 

Secondo Doctorly.org, il costo stimato per avviare uno studio medico nel 2020 era compreso tra $100,000 - $700,000. Non è un'iniziativa da intraprendere alla leggera. Per avviare un proprio studio è necessaria molta pianificazione e, se si fanno le cose nel modo giusto, si può diventare redditizi in 6 mesi o meno. Si tratta di un'inversione di rotta rapida per la maggior parte dei tipi di attività.

La mia guida passo dopo passo illustra le fasi essenziali per aiutare i nuovi medici o i professionisti sanitari esperti a passare alla gestione di uno studio con sicurezza.

Passo 1: Pianificazione aziendale per un nuovo studio medico

Analizziamo più nel dettaglio questo passaggio.

Definire gli obiettivi e i servizi dello studio medico

Ogni percorso per avviare uno studio privato di successo inizia con una visione chiara. Chiediti: quali pazienti voglio assistere? Offrirò cure primarie o mi specializzerò in dermatologia, psichiatria o cardiologia? Fornirò servizi di telemedicina o mi concentrerò esclusivamente sull'assistenza in presenza? 

Le risposte a queste domande determineranno le esigenze relative al personale, alle attrezzature e agli spazi. Definire in anticipo i propri obiettivi fornisce inoltre una guida per le decisioni operative successive.

Creare un piano aziendale per lo studio medico

Il tuo piano aziendale non deve essere elaborato, ma dovrebbe essere dettagliato. Io includo sempre:

• Nome dello studio 
• Sintesi esecutiva
• Analisi del mercato e dati demografici del pubblico di riferimento
• Servizi offerti
• Scegliere un modello di studio (ad es. individuale, associato)
• Struttura organizzativa
• Proiezioni finanziarie (costi di avvio, spese operative, stime dei ricavi)
• Piano di marketing

Questo piano di avvio dello studio è essenziale quando si richiede un finanziamento o si negozia un contratto di locazione. Inoltre, mantiene il team allineato.

Condurre una valutazione dei rischi dello studio medico

Prima di investire anche solo un centesimo, valuta i rischi. Questo significa esaminare:

• Esposizione a richieste di risarcimento per responsabilità professionale
• Violazioni dell'HIPAA
• Minacce alla sicurezza informatica
• Saturazione del mercato
• Problematiche del ciclo dei ricavi

Una buona valutazione dei rischi operativi dello studio ti aiuta a pianificare le contingenze e a scegliere le coperture assicurative e le tutele legali più appropriate.

Ottenere finanziamenti per lo studio medico

A meno che tu non finanzi tutto personalmente dal tuo conto bancario, avrai bisogno di capitale. Ho visto medici ricorrere a:

• Prestiti SBA
• Linee di credito bancarie
• Finanziamenti per le attrezzature
• Investitori privati o società

Prepara proiezioni finanziarie e un solido piano aziendale per aumentare le probabilità di approvazione. Non dimenticare di prevedere il capitale circolante per almeno 6–12 mesi.

Scegliere la sede dello studio medico

La sede giusta può determinare il successo o il fallimento del tuo studio. Io valuto:

• Vicinanza alla tua base di pazienti
• Accessibilità (parcheggio, trasporti pubblici)
• Concorrenza nella zona
• Norme urbanistiche e relative alle insegne

Raccomando inoltre di effettuare un'analisi della sede per stimare il passaggio pedonale e la visibilità.

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Passaggio 2: Requisiti legali e autorizzazioni

Analizziamo ulteriormente questo passaggio.

Ottenere tutte le licenze e le autorizzazioni mediche necessarie

Questa parte non è facoltativa. Ti serviranno:

• Licenza medica statale
• Registrazione DEA
• Esenzione CLIA (se esegui analisi di laboratorio)
• Autorizzazioni commerciali locali e, possibilmente, un certificato di agibilità
• Registrazione per i conti fiscali
• Comprensione degli standard e delle normative sul lavoro

Questi requisiti variano da uno Stato all’altro, quindi verifica attentamente i requisiti dell’ordine dei medici del tuo Stato.

Completare l’accreditamento con le compagnie assicurative

Il processo di accreditamento richiede tempo, a volte più di 90 giorni. Inizia per tempo e prepara tutti i documenti:

• Curriculum vitae
• Storico delle richieste di risarcimento per responsabilità professionale
• Licenze
• Certificazioni degli organismi professionali
• NPI e codice fiscale

Consiglio di affidare questo compito a uno specialista dell’accreditamento o di utilizzare un software per l’accreditamento per mantenere tutto organizzato.

Esaminare e firmare i contratti di assicurazione sanitaria

Prima di firmare i contratti con i pagatori, leggi attentamente le clausole. Verifica:

• Le tariffe di rimborso
• Le tempistiche dei pagamenti
• Le procedure per i dinieghi
• I tariffari

Vale la pena far esaminare questi accordi da un avvocato specializzato in diritto sanitario. Non firmare semplicemente ciò che ti viene consegnato: negozia dove possibile.

Acquistare un’assicurazione per la responsabilità professionale medica

È indispensabile. Cerca:

• Polizze basate sul verificarsi dell’evento rispetto a polizze basate sulla presentazione della richiesta
• Massimali di copertura (in genere $1M/$3M)
• Copertura per il periodo successivo alla scadenza, soprattutto se cambi compagnia assicurativa o vai in pensione

Parla con un broker specializzato in compagnie assicurative operanti nella tua specialità per ricevere una consulenza personalizzata.

Passaggio 3: Configurazione dell’infrastruttura del tuo studio medico

Analizziamo ulteriormente questo passaggio.

Configurare i sistemi informatici e la cartella clinica elettronica dello studio medico

La tua cartella clinica elettronica (EHR) è il cervello del tuo studio. Scegline una che:

• Sia certificata ONC
• Supporti la prescrizione elettronica
• Si integri con i laboratori e i sistemi di fatturazione
• Offra portali per i pazienti
• Consenta di configurare sistemi di comunicazione sicuri (e-mail, telefoni, fax, messaggistica per i pazienti)
• Consenta di scegliere il software per la gestione dello studio e il software per la pianificazione degli appuntamenti

Avrai inoltre bisogno di un backup cloud e di un firewall. Prevedo sempre un budget per l’assistenza informatica fin dal primo giorno.

Acquistare attrezzature e forniture mediche

Prepara una lista di controllo delle forniture mediche in base alla tua specialità. Uno studio di medicina generale ha bisogno di:

• Sale per esami e lettini per esami 
• Macchinari per EKG
• Autoclavi
• Monitor della pressione arteriosa
• Dispositivi di protezione individuale e vaccini

Confronta sempre i fornitori e chiedi informazioni sui contratti di assistenza e sulla copertura della garanzia.

Garantire la conformità normativa (HIPAA, OSHA, ecc.)

È qui che molti nuovi studi medici si trovano ad affrontare seri problemi. Ti servono:

• Sistemi conformi all'HIPAA e protocolli sulla privacy
• Software per la conformità sanitaria
• Piani di sicurezza OSHA e schede MSDS
• Procedure di controllo delle infezioni
• Registri e documentazione della formazione
• Conoscenza della conformità relativa alla fatturazione medica

Prima dell'apertura eseguo un audit simulato per individuare eventuali lacune. Un consulente per la conformità può aiutarti a evitare multe ingenti in futuro.

Passaggio 4: personale e operazioni interne

Analizziamo più nel dettaglio questo passaggio.

Assumere personale medico e amministrativo

Inizia a redigere le tue migliori descrizioni delle posizioni lavorative in ambito sanitario. Come minimo, ti serviranno:

• Assistenti medici o infermieri
• Personale della reception
• Addetto alla fatturazione o responsabile del ciclo dei ricavi
• Responsabile dello studio (o tu stesso, almeno all'inizio)

Verifica le normative statali relative ai rapporti di supervisione e all'ambito di attività professionale. L'affinità con la cultura aziendale è importante quanto le qualifiche.

Sviluppare politiche e procedure per lo studio medico

Politiche chiare = meno problemi. Io includo sempre:

• Politiche relative alla programmazione degli appuntamenti e alle cancellazioni
• Standard per l'accettazione dei pazienti e la documentazione
• Controllo delle infezioni
• Condotta del personale e codice di abbigliamento
• Procedure di emergenza

Queste indicazioni dovrebbero essere inserite in un manuale per i dipendenti e riviste annualmente.

Pianificare la formazione e l'aggiornamento professionale del personale

La formazione per gli studi medici non dovrebbe fermarsi all'inserimento iniziale. Investi in:

• Corsi annuali di aggiornamento su HIPAA e OSHA
• Formazione sul servizio clienti
• Gestione delle cartelle cliniche
• Conformità a Medicare e Medicaid  
• Aggiornamenti clinici relativi alla tua specialità
• Formazione sui flussi di lavoro delle cartelle cliniche elettroniche

Mantieni il tuo personale preparato e riduci il ricambio.

Passaggio 5: strategie di marketing e crescita dello studio

Analizziamo più nel dettaglio questo passaggio.

Creare reti di invio dei pazienti e partnership locali

Il passaparola continua a generare molto traffico quando si tratta di acquisire nuovi pazienti. Io contatto:

• Medici di base o specialisti nelle vicinanze
• Organizzazioni sanitarie della comunità
• Infermieri scolastici e allenatori (per la pediatria)
• Datori di lavoro locali (per la medicina del lavoro)

Un semplice volantino e un incontro informativo durante il pranzo possono essere molto efficaci.

Lanciare una strategia di marketing per lo studio medico

La presenza online è imprescindibile. Il tuo piano di marketing dello studio medico dovrebbe includere:

• Sito web con possibilità di prenotazione
• Profilo dell'attività su Google
• SEO e parole chiave locali
• Recensioni dei pazienti e gestione della reputazione
• Social media (se pertinenti per la tua base di pazienti)

Valuta gli annunci PPC all'inizio, poi costruisci il traffico organico nel tempo.

Implementa misure per il miglioramento della qualità e la soddisfazione dei pazienti

La crescita nasce dall'eccellenza. Monitoro:

• Tassi di mancata presentazione
• Tempi di attesa
• Sondaggi sulla soddisfazione dei pazienti
• Risultati clinici (in base alla specializzazione)

Utilizza questi dati per migliorare i flussi di lavoro, formare il personale e distinguere il tuo studio.

Puoi scaricare qui una copia in PDF della mia checklist su come avviare uno studio medico.

5 cose che avrei voluto mi avessero detto prima di avviare il mio studio medico

Fai tesoro di questi consigli; impara dalla mia esperienza e dai miei errori!

1. La visione è davvero importante

Sono passati 3 anni dall'avvio della clinica e continuo a fare riferimento alle idee e alla cultura che avevamo immaginato prima dell'inizio dell'attività. Ci distinguono davvero dalle altre cliniche e ci aiutano a ogni livello: dal reclutamento del personale alla gestione di quelle difficili decisioni rapide. La tua visione sarà la tua guida e il tuo punto di riferimento costanti. 

2. Indosserai più cappelli di quanti pensassi possibile

All'inizio, puoi aspettarti di essere in parte amministratore delegato, in parte responsabile delle risorse umane, in parte addetto alla contabilità, in parte responsabile del marketing e in parte addetto al supporto IT. Ho imparato abbastanza presto che conoscere i propri limiti è davvero importante. Comprendi i tuoi punti di forza e di debolezza personali, così saprai quali di queste attività affidare all'esterno. 

3. Assumere il personale giusto è più difficile di quanto ti aspetti 

Nulla cambia un'attività più delle persone che ne fanno parte, indipendentemente da quanto possa essere junior la posizione. Non c'è nulla di più logorante di una cattiva assunzione, quindi è importante rallentare e investire per fare le cose per bene.

4. Evita le scorciatoie. Prima o poi torneranno sempre a perseguitarti

In quei primi giorni, quando era necessario prendere decisioni rapidamente, era fin troppo facile ricorrere alle scorciatoie, come leggere superficialmente documenti importanti. Ma la mia esperienza mi dice che queste cose tendono a presentare il conto alla fine. 

Se necessario, rallenta per comprendere i dettagli di ciò che stai facendo. Leggi ampiamente, ascolta i consigli degli esperti e impara dagli errori degli altri. 

5. Flusso di cassa! Flusso di cassa! Flusso di cassa! 

Avere un budget è una cosa. Comprendere le tempistiche del budget e quando effettuare grandi acquisti è un'altra! Nel nostro primo anno siamo riusciti a malapena a superare il periodo, poiché il denaro usciva rapidamente dal nostro conto, molto prima che avessimo il tempo di recuperare gran parte di quelle somme. 

Altre risorse

Avviare un nuovo studio medico è difficile. Ecco alcune risorse che consiglio a tutti i responsabili di studi medici:

• Leggi libri sull'avvio di uno studio medico e impara da diversi esperti, con prospettive differenti
• Ascolta podcast sulla gestione degli studi medici durante il tragitto verso il lavoro ogni giorno, per rimanere aggiornato sulle tendenze del settore e sulle nuove idee
• Iscriverti ad alcune newsletter sanitarie è un altro ottimo modo per assicurarti di ricevere regolarmente consigli e suggerimenti settimanali
• Segui un corso di marketing sanitario per capire come promuovere la tua nuova attività e far conoscere il tuo nome
• Valuta la possibilità di partecipare a una conferenza sulla leadership sanitaria per creare contatti e fare rete a livello globale

E adesso?

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