Comment créer un cabinet médical

Commencer un cabinet médical est l’une des choses les plus gratifiantes que vous puissiez faire. Les entrepreneurs ayant de nouvelles idées disposent d’un nombre incroyable de possibilités pour faire évoluer les soins de santé locaux. Les retombées financières peuvent également être importantes.

Un an après le lancement de Symphony Health, nous sommes ravis d’avoir franchi le pas. C’est quelque chose de remarquable de voir sa vision prendre forme et de travailler dans le type de clinique dont on a toujours rêvé. Cela dit, il est facile d’oublier à quel point nous nous sentions dépassés à nos débuts. De même, si vous envisagez de créer votre propre cabinet, vous avez peut-être la tête qui tourne en réfléchissant à tout ce que cela implique.

Les entrepreneurs ayant de nouvelles idées disposent d’un nombre incroyable de possibilités pour faire évoluer les soins de santé locaux.

Générateur de noms de cabinets médicaux

Juste pour s’amuser.

1.  Élaborer un plan d’affaires

Il est facile de considérer un plan d’affaires comme une formalité à remplir pour obtenir un financement de sa banque. Du moins, c’est ainsi que je le percevais ! Pourtant, je suis étonné de constater à quel point je continue de consulter notre plan d’affaires, même maintenant que notre activité est établie. Prendre le temps de bien le préparer constitue un investissement à long terme.

Un bon plan d’affaires ne commence pas avec votre ordinateur portable ouvert. Il commence par le fait de sortir et d’étudier les besoins médicaux de votre communauté. Cela nécessite d’échanger avec les gens, de comprendre leurs besoins et de se renseigner sur les concurrents potentiels. Cela nécessite également de rêver à voix haute, de partager votre vision et de recueillir les commentaires de personnes qui savent de quoi elles parlent.

Un bon plan d’affaires ne commence pas avec votre ordinateur portable ouvert. Il commence par le fait de sortir et d’étudier les besoins médicaux de votre communauté.

Lorsque vous avez l’impression de brûler d’envie de tout mettre par écrit, c’est seulement à ce moment-là que vous êtes prêt à le transposer sur papier. J’ai rédigé et réécrit « notre vision et nos objectifs » ce qui m’a semblé être une centaine de fois, jusqu’à ce que j’aie le sentiment que cela reflétait de manière concise ce que nous voulions faire. Le grand avantage de prendre le temps de procéder ainsi est que cela a ensuite facilité la rédaction du reste de notre plan.

Définir la structure de votre clinique, ses services, ses besoins en personnel et sa stratégie marketing est beaucoup plus facile lorsque vous pouvez clairement formuler vos objectifs.

2.  Créez un budget

Notre expérience montre que la plupart des directeurs de cliniques médicales sont principalement motivés par le changement qu’ils peuvent apporter dans la vie des patients plutôt que par la recherche de bénéfices. Une bonne maîtrise de la gestion d’entreprise est souvent considérée comme secondaire par rapport au bien-être des patients. Cependant, vous ne pourrez prendre au mieux soin des besoins de vos patients et assurer un suivi longitudinal que s’il existe une bonne gestion financière du cabinet dès le départ.

Lorsque nous avons créé notre nouvelle entreprise, nous avons tous les deux réalisé que la planification financière n’était pas notre point fort. Nous avons donc trouvé des consultants ayant de l’expérience dans la création de budgets pour les cabinets médicaux. Ils ont créé pour nous un budget quinquennal très détaillé et évolutif sur une application que nous pouvons modifier et mettre à jour au fur et à mesure de notre croissance. Il s’est révélé être une ressource inestimable pour nous, à laquelle nous revenons encore et encore lorsque nous prenons des décisions dans des domaines tels que le personnel et les acquisitions importantes.

Vous ne pourrez prendre au mieux soin des besoins de vos patients et assurer un suivi longitudinal que s’il existe une bonne planification financière dès le départ.

Je conseillerais vivement à toute personne qui démarre un nouveau cabinet de trouver des consultants capables de l’aider dans ses prévisions financières et de lui fournir les outils nécessaires pour faire évoluer son budget à l’avenir. Votre banque vous en sera également reconnaissante !

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3.  Obtenez un financement

La trésorerie est essentielle ! Comme pour toute petite entreprise, au cours des 9 premiers mois d’activité de Symphony Health, un flux financier incessant quittait notre clinique. Les locaux que nous louions, notre personnel, le matériel médical, les fournitures de bureau et les assurances devaient être acquis bien avant que nous puissions nous le permettre.

Heureusement, nous avons trouvé un représentant bancaire ayant de l’expérience dans l’accompagnement des nouveaux cabinets médicaux. Nous avons obtenu un compte bancaire assorti d’une ligne de crédit confortable ainsi qu’une bonne carte de crédit, ce qui nous a permis de traverser notre première année d’activité jusqu’à ce que nous puissions désormais réaliser des bénéfices.

Je vous encourage à créer des contacts dans le monde financier afin de découvrir les prêteurs qui portent un regard favorable sur les jeunes entreprises médicales. Ne vous contentez pas de la banque « que vous connaissez ». Comparez les offres. Renseignez-vous auprès de différents établissements financiers et contactez-les pour voir ce qu’ils peuvent vous proposer. Plus important encore, trouvez un représentant bancaire qui comprend et croit en ce que vous faites.

Notre association médicale nous a mis en relation avec une société de gestion financière qui s’est révélée inestimable pour nous mettre en contact avec les bonnes personnes. De même, contacter votre association médicale serait un bon point de départ pour développer vos propres relations financières.

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4.  Développez votre réseau

Au fil de votre lecture, vous constaterez que la plupart des étapes que nous avons franchies au cours de notre parcours n’ont été possibles que parce que nous avons consacré du temps à établir des relations avec d’autres professionnels et organisations de santé. Du bureau que nous louons désormais au recrutement de notre personnel, les relations que nous avons établies nous ont été d’une grande aide.

Lorsque vous débutez, vous remarquerez rapidement les domaines dans lesquels vous aurez besoin d’aide. Il y aura des lacunes à combler, qu’il s’agisse de trouver un fournisseur de fournitures de bureau, de matériel médical ou des agents d’entretien fiables. Vous aurez besoin de recommandations rapides pour bon nombre de ces besoins, et un bon réseau sera en mesure de vous les fournir.

Lorsque vous éprouvez des difficultés à créer naturellement des relations, je vous recommande vivement d’utiliser les réseaux sociaux. Je suis étonné de voir à quel point des sites comme celui-ci sont utiles pour mettre en relation des professionnels, et j’encourage chacun à en faire bon usage.

Vous aurez besoin de recommandations rapides pour bon nombre de choses qu’un bon réseau sera en mesure de vous fournir.

5.  Choisissez votre emplacement

C’est grâce à nos relations que nous n’avons pas eu besoin de trouver un bâtiment où exercer. C’est lui qui nous a trouvés ! Deux médecins de famille locaux qui étaient sur le point de prendre leur retraite avaient entendu parler de nos projets et nous ont proposé de louer leur cabinet médical.

Après avoir étudié toutes nos options, nous avons décidé d’accepter leur offre. L’avantage évident était que cela nous a aidés à réduire les coûts de démarrage, en acquérant à bas prix tout leur équipement et leurs fournitures de bureau. Cela nous a également évité de consacrer du temps à l’achat de tout ce dont nous avions besoin pour commencer à exercer. De plus, le cabinet disposait déjà d’une présence locale et était connu de la communauté.

Il y avait toutefois quelques inconvénients. Le cabinet dont nous avions hérité était vétuste et nécessitait beaucoup de travaux de rénovation. Le bail que nous avons négocié a été compliqué par l’attachement affectif des médecins retraités à leur cabinet, qu’ils avaient tenu pendant 30 ans. Nous avons également dû nous battre pour instaurer notre propre culture au sein du cabinet. De nombreux patients arrivaient en s’attendant à ce que les choses restent identiques, sans se rendre compte que nous étions un nouveau cabinet médical avec une nouvelle équipe et de nouvelles idées.

L’autre possibilité aurait été de louer ou d’acheter un local vide et de construire votre cabinet à partir de zéro. Dans un monde idéal, cela vous permettrait de créer dès le départ un espace qui corresponde à votre vision. Cependant, cette solution est beaucoup plus longue et plus coûteuse. C’est finalement ce qui nous a convaincus de prendre la décision que nous avons prise.

Je vous conseille de prendre votre temps pour choisir votre emplacement. Tenez compte de facteurs tels que la fréquentation, la commodité pour les patients, le stationnement et, bien sûr, le prix d’une location ou d’un achat. Gardez à l’esprit que les bâtiments bénéficiant du zonage médical approprié sont souvent difficiles à trouver et que les autorisations nécessaires pour les réaménager peuvent être longues à obtenir.

J’encourage vivement toute personne à faire comme nous et à regarder au-delà de l’immobilier, en demandant aux professionnels de santé locaux s’ils disposent d’informations privilégiées sur des médecins susceptibles de prendre bientôt leur retraite.

6.  Recrutez et fidélisez du personnel qualifié

Après nous être engagés à louer un grand espace pouvant accueillir 6 médecins et une équipe, nous devions le remplir !

Médecins

La clé de tout cabinet médical prospère est d’embaucher des médecins compétents et autorisés à exercer, qui ont suivi l’intégralité du processus d’accréditation. En définitive, ce sont les médecins jouissant d’une bonne réputation qui attireront les patients dans votre cabinet. Il est donc extrêmement important de disposer d’une stratégie de recrutement des médecins claire et de les fidéliser sur le long terme.

En définitive, ce sont les médecins jouissant d’une bonne réputation qui attireront les patients dans votre cabinet.

Notre stratégie de recrutement des médecins nous a amenés à tirer pleinement parti de nos relations et de nos réseaux. Nous présentons ensuite aux médecins potentiels une vision claire et ambitieuse de la direction que nous prenons. Nous nous engageons à leur fournir une technologie et un équipement à jour, ainsi qu’un lieu de travail soigné. Nous nous efforçons également de leur offrir la meilleure équipe possible.

Personnel administratif

En ce qui concerne le personnel administratif, nous avons eu une mauvaise expérience dès le début en embauchant une personne qui ne convenait pas au poste. Cette expérience nous a appris l’importance de travailler avec des spécialistes des ressources humaines pour nous aider à affiner notre manière de recruter et de prendre soin de notre personnel. Ils gèrent désormais l’ensemble du processus pour nous, en nous aidant pour les entretiens, la rédaction des contrats, la mise en place de l’assurance maladie et la gestion de l’indemnisation des accidents du travail. Je recommande à tout nouveau cabinet d’externaliser ses besoins en ressources humaines auprès d’entreprises de ce type.

Je vous recommande également ce guide pour recruter un responsable de cabinet — au début, vous serez peut-être vous-même responsable de votre cabinet, mais très bientôt, vous aurez probablement besoin de quelqu’un pour assumer cette responsabilité.

Je vous recommande également de trouver du personnel dont les valeurs correspondent à celles de votre cabinet. Lorsque vous publiez une offre d’emploi en ligne, utilisez des sites de recherche d’emploi réputés qui peuvent effectuer une grande partie de la sélection à votre place. Prenez ensuite le temps de structurer vos entretiens afin d’évaluer dans quelle mesure chaque candidat correspond aux valeurs et à l’expertise que vous recherchez.

7.  Obtenez les licences, permis et assurances nécessaires

Sans aucun doute, la leçon la plus difficile que nous ayons apprise !

Pour des raisons évidentes, les prestataires de soins de santé font l’objet d’un examen plus minutieux que la plupart des entreprises. Vous devrez donc vous assurer à deux fois que votre clinique a suivi l’intégralité du processus de constitution et qu’elle possède toutes les licences médicales requises. En parallèle, n’oubliez pas de souscrire une couverture d’assurance adéquate !

Gérer votre temps comme un projet est essentiel pour vous assurer que rien ne soit oublié.

La vie durant les premiers jours de la création de votre clinique sera incessante. Vous devrez simultanément gérer une nouvelle équipe, la comptabilité, l’achat de matériel de bureau, la mise en place des politiques et procédures, ainsi que le développement de vos locaux. Rien que de m’en souvenir me fait transpirer !

Gérer votre temps comme un projet est essentiel pour vous assurer que rien ne soit oublié. Il sera particulièrement tentant de parcourir rapidement tous les documents qui vous seront demandés. C’est malheureusement quelque chose qui m’a rattrapé lorsque nous avons été contraints de fermer à la suite d’une inondation de la clinique causée par un refoulement des eaux usées. C’est alors que j’ai eu la désagréable surprise de découvrir que nous étions sous-assurés !

Si vous n’avez pas le souci du détail, je vous conseille de faire appel à un avocat spécialisé en droit des affaires afin de vous assurer que vous respectez toutes les réglementations qui vous sont applicables. Il pourra également vous dire si vous disposez d’une bonne assurance responsabilité civile ou d’une assurance contre les fautes professionnelles. Je vous recommande aussi de comparer les offres de plusieurs compagnies d’assurance afin de trouver un courtier qui comprenne les besoins de votre cabinet.

8.  Élaborer une stratégie marketing

Que vous soyez une clinique de soins primaires ou un cabinet privé, vous aurez besoin d’une bonne stratégie marketing. Bien sûr, certaines cliniques sont situées dans des endroits où il y a peu de médecins et n’auront pas besoin de faire beaucoup d’efforts pour attirer des patients. Même dans ce cas, une bonne présence en ligne reste importante pour aider les gens à vous trouver et à comprendre les services que vous proposez.

Un site web obsolète peut facilement donner l’impression que d’autres aspects de votre clinique le sont également.

Votre site web reflète beaucoup de choses. Pour la plupart des gens, il constituera leur première impression de votre clinique et de votre médecin.

Plus encore, ce qui nous préoccupe concernant notre site web, c’est ce qu’il dit aux médecins susceptibles de vouloir travailler avec nous :

1. Notre site web est-il cohérent avec notre stratégie de recrutement ?
2. Convainc-il les médecins d’adhérer à notre vision ?
3. Révèle-t-il nos valeurs fondamentales et reflète-t-il la manière dont nous voulons être perçus ?

Je ne cesse d’être étonné par la médiocrité de certains sites web de cliniques. Réfléchissez à ce que cela communique à un patient. Un site web obsolète peut facilement donner l’impression que d’autres aspects de votre clinique le sont également, ce qui explique pourquoi la norme du secteur consiste à actualiser votre site web tous les 2 à 3 ans.

Vous devrez prévoir un budget à cet effet. D’autant plus qu’un bon site web devrait vous coûter entre $5000 - $20,000 (USD). Veillez à intégrer cette dépense dans vos projections financières dès le départ.

9.  Mettre en place votre infrastructure

La meilleure occasion dont vous disposerez pour doter votre cabinet médical de l’infrastructure dont il a besoin se présente avant l’ouverture de vos portes. Cela signifie choisir et mettre en œuvre le bon système de dossier médical électronique (EHR) pour votre clinique. Il constituera l’élément le plus important de votre ensemble d’outils de gestion de cabinet, que vous fournirez à votre personnel et à vos médecins.

La meilleure occasion dont vous disposerez pour doter votre cabinet médical de l’infrastructure dont il a besoin se présente avant l’ouverture de vos portes.

Les dossiers médicaux électroniques aideront votre personnel et vos médecins à planifier les rendez-vous des patients, à consulter leurs dossiers médicaux et à saisir toutes leurs facturations médicales conformément à la grille tarifaire. Le système suit les prestations Medicaid et Medicare et permet aux payeurs de régler les factures médicales. Pour vous, en tant que directeur, il vous aidera à suivre les remboursements et vous montrera dans quelle mesure votre clinique est financièrement saine.

Le problème avec les systèmes EHR est qu’ils sont notoirement difficiles à changer une fois que vous êtes opérationnel. Prenez donc le temps de vous renseigner sur les différents EHR disponibles avant de commencer votre activité. Demandez-vous s’ils répondent à vos objectifs et à vos valeurs. Invitez chaque représentant EHR à vous présenter ses services et renseignez-vous auprès d’autres cliniques médicales pour connaître leur expérience du système EHR qu’elles utilisent.

Nous choisissons le DSE que nous utilisons pour 4 raisons principales :

1. Il permet aux patients d’interagir avec la clinique en ligne, ce qui fait gagner beaucoup de temps à notre personnel en évitant de traiter les demandes téléphoniques.
2. Il relie les médecins et le personnel. Pour un cabinet de groupe, il permet le travail d’équipe et la collaboration.
3. Il est intuitif et facile à utiliser, ce qui réduit les risques d’erreurs de la part du personnel.
4. Il est développé par une grande entreprise réputée qui s’engage à continuer d’allouer des ressources à l’amélioration du DSE.

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10.  Évaluer et s’adapter en permanence

Votre première année d’activité sera une année très concrète, au cours de laquelle vous devrez résoudre de nombreux problèmes. Ne vous inquiétez pas lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu, c’est rarement le cas ! Il est parfaitement normal qu’une petite entreprise rencontre des difficultés de démarrage, et un cabinet médical ne fait pas exception.

Plus souvent qu’autrement, je me suis retrouvé à être la voix calme et rassurante de notre clinique. Il est particulièrement facile pour les membres du personnel arrivés de cliniques plus établies de paniquer lorsqu’ils rencontrent un problème. Votre rôle est d’apporter paix et ordre, en trouvant rapidement des solutions lorsque les choses tournent mal.

Plus souvent qu’autrement, je me suis retrouvé à être la voix calme et rassurante de notre clinique.

Cette dernière année a été consacrée à l’amélioration du fonctionnement de la clinique, à la correction de nos processus lorsqu’ils créaient des goulots d’étranglement et à la garantie que nos patients reçoivent les meilleurs soins possibles !

Nous nous rapprochons progressivement de l’objectif que nous nous sommes fixé. Mon conseil à tous ceux qui commencent leur propre cabinet médical est de faire preuve de patience. Établissez vos priorités et consacrez-vous autant que possible aux problèmes les plus importants, sans vous inquiéter de ce que vous ne pouvez pas contrôler.

Créer une excellente clinique prend du temps, mais votre travail acharné et votre diligence finiront par porter leurs fruits.

Échangez avec nous

La création de Symphony Health a été une nouvelle expérience pour nous. Kate (mon épouse) est médecin généraliste, mais elle connaissait peu la gestion d’un cabinet. De même, j’avais de l’expérience en gestion, mais je ne savais pas ce que signifiait fournir des soins de santé. Ce que nous avions, c’était une vision, mais très peu d’idées sur les étapes à suivre pour y parvenir.

Nous avons eu la chance de trouver, à nos débuts, des contacts et des relations qui nous ont aidés à avancer dans la bonne direction. Je vous encourage à faire de même. Entourez-vous de personnes qui peuvent vous aider là où vous vous sentez le plus faible. Trouvez d’autres personnes qui ont fait la même chose et apprenez de leur expérience.

Être propriétaire d’une clinique médicale est une immense responsabilité qui exige une planification rigoureuse, le respect de la réglementation et un engagement envers les soins aux patients. Le plus grand encouragement que je puisse vous donner est le suivant : « ne le faites pas seul » !

Cette dernière année, nous avons pu mettre à l’épreuve tous les conseils qui nous avaient été donnés, et ils nous ont été d’une grande utilité. Au point que je me sens maintenant suffisamment sûr de moi pour aider d’autres personnes à faire ce que nous avons fait. Nous continuerons à publier des articles et espérons échanger avec d’autres propriétaires de cabinets médicaux par l’intermédiaire du site et de la communauté The Medical Practice.