Key Takeaways
Les médecins entrepreneurs peuvent trouver de vastes possibilités de mettre en œuvre de nouvelles idées et d'améliorer les soins de santé locaux, en apportant des changements significatifs tout en bénéficiant également d'éventuelles récompenses financières.
La création d'un nouveau cabinet peut être intimidante et comporter de nombreux défis, mais comprendre les premières étapes déterminantes peut aider à gérer les complexités liées à ce projet.
Créer un cabinet médical est l’une des choses les plus gratifiantes que vous puissiez faire. Les entrepreneurs qui ont de nouvelles idées disposent d’incroyables possibilités pour faire évoluer les soins de santé locaux. Les récompenses financières peuvent également être considérables.
Un an après le lancement de Symphony Health, nous sommes vraiment ravis d’avoir franchi le pas. C’est une expérience extraordinaire de voir sa vision prendre forme et de travailler dans le type de clinique dont on a toujours rêvé. Cela dit, il est facile d’oublier à quel point nous nous sentions dépassés lorsque nous avons débuté. De même, si vous envisagez de créer votre propre cabinet, vous avez peut-être la tête qui tourne en pensant à tout ce que cela implique.
Les entrepreneurs qui ont de nouvelles idées disposent d’incroyables possibilités pour faire évoluer les soins de santé locaux.
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1. Élaborer un plan d’affaires
Il est facile de considérer un plan d’affaires comme une formalité à accomplir pour obtenir un financement de sa banque. C’est du moins ainsi que je le voyais ! Pourtant, je suis étonné de constater à quel point je continue à revenir à notre plan d’affaires, même maintenant que notre activité est établie. Prendre le temps de bien le faire constitue un investissement à long terme.
Un bon plan d’entreprise ne commence pas avec votre ordinateur portable ouvert. Il commence par le fait de sortir et d’étudier les besoins médicaux de votre communauté. Il faut établir des liens avec les gens, comprendre leurs besoins et se renseigner sur les concurrents potentiels. Il faut également oser exprimer sa vision à voix haute, la partager et recueillir les commentaires de personnes qui savent de quoi elles parlent.
Un bon plan d’entreprise ne commence pas avec votre ordinateur portable ouvert. Il commence par le fait de sortir et d’étudier les besoins médicaux de votre communauté.
Lorsque vous avez l’impression de devoir absolument tout mettre par écrit, c’est seulement à ce moment-là que vous êtes prêt à transposer tout cela sur le papier. J’ai rédigé et réécrit « notre vision et nos objectifs » ce qui m’a semblé être une centaine de fois, jusqu’à ce que je sente que cela reflétait de manière concise ce que nous voulions faire. Le grand avantage de prendre le temps de faire cela est que la rédaction du reste de notre plan s’en est trouvée facilitée.
Définir la structure de votre clinique, ses services, ses besoins en personnel et sa stratégie marketing est beaucoup plus facile lorsque vous pouvez formuler clairement vos objectifs.
2. Créez un budget
D’après notre expérience, la plupart des directeurs de cliniques médicales sont principalement motivés par les changements qu’ils peuvent apporter dans la vie des patients plutôt que par la recherche de bénéfices. De bonnes compétences en gestion sont souvent considérées comme secondaires par rapport au bien-être des patients. Cependant, vous ne pourrez prendre soin au mieux des besoins de vos patients et leur fournir des soins longitudinaux que s’il existe une bonne gestion financière du cabinet dès le départ.
Lorsque nous avons créé notre nouvelle entreprise, nous avons tous deux réalisé que la planification financière n’était pas notre point fort. Nous avons donc trouvé des consultants qui avaient de l’expérience dans la création de budgets pour les cabinets médicaux. Ils ont créé pour nous un budget très détaillé et évolutif sur 5 ans, dans une application que nous pouvons modifier et mettre à jour au fur et à mesure de notre croissance. Il s’est révélé être une ressource inestimable pour nous, à laquelle nous revenons encore et encore lorsque nous prenons des décisions concernant des domaines tels que le personnel et les acquisitions importantes.
Vous ne pourrez prendre soin au mieux des besoins de vos patients et leur fournir des soins longitudinaux que s’il existe une bonne planification financière dès le départ.
Je conseille vivement à toute personne qui démarre un nouveau cabinet de trouver des consultants capables de l’aider dans ses projections financières et de lui fournir les outils nécessaires pour faire évoluer son budget à l’avenir. Votre banque vous en sera également reconnaissante !
3. Obtenez des financements
La trésorerie, c’est essentiel ! Comme pour toute petite entreprise, pendant les 9 premiers mois d’activité de Symphony Health, un flux financier ininterrompu quittait notre clinique. Les bureaux que nous louions, notre personnel, le matériel médical, les fournitures de bureau et les assurances devaient être acquis bien avant que nous puissions nous les permettre.
Heureusement, nous avons trouvé un conseiller bancaire ayant de l’expérience dans l’accompagnement de nouveaux cabinets médicaux. Nous avons obtenu un compte bancaire avec une ligne de crédit conséquente ainsi qu’une bonne carte de crédit, qui nous ont permis de traverser notre première année d’activité jusqu’à ce que nous puissions désormais réaliser des bénéfices.
Je vous encourage à établir des contacts dans le monde financier afin de trouver les prêteurs qui accueillent favorablement les startups médicales. Ne vous contentez pas de choisir la banque « que vous connaissez ». Comparez les offres. Renseignez-vous et contactez différents établissements financiers pour voir ce qu’ils peuvent vous proposer. Plus important encore, trouvez un conseiller bancaire qui comprend et croit en ce que vous faites.
Notre association médicale nous a mis en relation avec une société de gestion financière qui nous a été d’une aide précieuse pour nous mettre en contact avec les bonnes personnes. De même, contacter votre association médicale serait un bon point de départ pour établir vous aussi des relations dans le secteur financier.
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4. Développez votre réseau
En poursuivant votre lecture, vous verrez que la plupart des étapes que nous avons franchies au cours de notre parcours n’ont été possibles que parce que nous avons consacré du temps à établir des relations avec d’autres professionnels et organisations de santé. Du bureau que nous louons aujourd’hui au recrutement de notre personnel, les relations que nous avons établies nous ont été d’une grande aide.
Lorsque vous débutez, vous remarquerez rapidement les domaines dans lesquels vous aurez besoin d’aide. Il y aura des lacunes à combler, qu’il s’agisse de trouver un fournisseur de fournitures de bureau, de fournitures médicales ou de trouver des agents d’entretien fiables. Vous aurez besoin de recommandations rapides pour bon nombre de ces besoins, et un bon réseau pourra vous les fournir.
Lorsque vous éprouvez des difficultés à créer naturellement des relations, je vous recommande vivement d’utiliser les réseaux sociaux. Je suis impressionné par l’utilité de sites web comme celui-ci pour mettre en relation des professionnels, et j’encourage tout le monde à en faire bon usage.
Vous aurez besoin de recommandations rapides pour de nombreuses choses, et un bon réseau pourra vous les fournir.
5. Choisissez votre emplacement
C’est grâce à nos relations que nous n’avons pas eu besoin de trouver un bâtiment où exercer. C’est lui qui nous a trouvés ! Deux médecins généralistes locaux qui étaient sur le point de prendre leur retraite avaient entendu parler de nos projets et nous ont proposé de louer leur cabinet médical.
Après avoir étudié toutes nos options, nous avons choisi d’accepter leur proposition. L’avantage évident était que cela nous a aidés à réduire nos coûts de démarrage, en nous permettant d’acquérir à moindre coût tout leur équipement et leurs fournitures de bureau. Cela nous a également évité le temps nécessaire pour acheter tout ce dont nous avions besoin pour commencer à exercer. De plus, la clinique était déjà connue de la communauté et y était bien implantée.
Cette solution présentait toutefois quelques inconvénients. Le cabinet dont nous avons hérité était vieillissant et nécessitait beaucoup de travaux de modernisation. Le bail que nous avons négocié a été compliqué par l’attachement affectif que les médecins retraités éprouvaient pour leur clinique, qu’ils avaient dirigée pendant 30 ans. Nous avons également dû nous battre pour instaurer notre propre culture au sein de la clinique. De nombreux patients se présentaient en s’attendant à ce que les choses restent identiques, sans se rendre compte que nous étions un nouveau cabinet médical, avec une nouvelle équipe et de nouvelles idées.
L’autre possibilité aurait été de louer ou d’acheter un espace de bureaux vide et d’aménager votre clinique à partir de zéro. Dans un monde idéal, cela vous permettrait de créer dès le départ un espace clinique correspondant à votre vision. Toutefois, cette démarche est beaucoup plus longue et plus coûteuse. C’est finalement ce qui nous a convaincus de prendre la décision que nous avons prise.
Je vous conseille de prendre votre temps au moment de choisir votre emplacement. Tenez compte d’éléments tels que la fréquentation, la commodité pour les patients, le stationnement et, bien sûr, le prix d’une location ou d’un achat. Gardez à l’esprit que les bâtiments bénéficiant du zonage médical approprié sont souvent difficiles à trouver et que les autorisations nécessaires pour les réaménager peuvent être longues à obtenir.
J’encourage vivement toute personne à faire comme nous et à regarder au-delà de l’immobilier, en demandant aux professionnels de santé locaux s’ils disposent d’informations privilégiées sur des médecins qui seraient bientôt à la retraite.
6. Recrutez et fidélisez du personnel qualifié
Après nous être engagés à louer un grand espace de bureaux pouvant accueillir 6 médecins et une équipe, nous devions le remplir !
Médecins
La clé de la réussite de tout cabinet médical consiste à embaucher des médecins compétents et titulaires d’une licence, qui ont suivi l’intégralité du processus de vérification de leurs qualifications. En fin de compte, ce sont les médecins jouissant d’une bonne réputation qui attireront les patients dans votre clinique. Il est donc extrêmement important de disposer d’une stratégie de recrutement des médecins claire et de les fidéliser à long terme.
En fin de compte, ce sont les médecins jouissant d’une bonne réputation qui attireront les patients dans votre clinique.
Notre stratégie de recrutement des médecins repose sur une bonne utilisation de nos relations et de nos réseaux. Nous présentons ensuite aux médecins potentiels une vision claire et ambitieuse de la direction que nous prenons. Nous nous engageons à leur fournir une technologie et un équipement à jour, ainsi qu’un lieu de travail soigné. Nous travaillons également dur pour leur offrir la meilleure équipe possible.
Personnel administratif
En ce qui concerne le personnel administratif, nous avons eu une mauvaise expérience dès le début en embauchant une personne qui n’était pas adaptée au poste. Cette expérience nous a appris l’importance de travailler avec des spécialistes des ressources humaines pour nous aider à affiner notre manière de recruter et de prendre soin de notre personnel. Ils gèrent désormais l’ensemble de ce processus pour nous, en nous aidant à mener les entretiens, à rédiger les contrats, à organiser l’assurance maladie et à gérer l’indemnisation des accidents du travail. Je recommande à toute nouvelle clinique d’externaliser ses besoins en ressources humaines auprès d’entreprises de ce type.
Je vous invite également à consulter ce guide consacré au recrutement d’un responsable de cabinet — au début, vous serez peut-être votre propre responsable de cabinet, mais très bientôt, vous aurez probablement besoin de quelqu’un pour assumer cette responsabilité.
Je vous recommande également de trouver des collaborateurs qui partagent les valeurs de votre clinique. Lorsque vous publiez une offre d’emploi en ligne, utilisez des sites de recherche d’emploi réputés qui peuvent effectuer une grande partie de la sélection à votre place. Prenez ensuite le temps de structurer vos entretiens afin d’évaluer dans quelle mesure chaque candidat correspond aux valeurs et à l’expertise que vous recherchez.
7. Obtenez les licences, permis et assurances nécessaires
Sans aucun doute, la leçon la plus difficile que nous ayons apprise !
Pour des raisons évidentes, les professionnels de santé font l’objet d’une surveillance plus rigoureuse que la plupart des entreprises. Vous devrez donc vous assurer deux fois plutôt qu’une que votre clinique a suivi l’intégralité du processus de constitution et qu’elle dispose de toutes les licences médicales appropriées. N’oubliez pas non plus de souscrire une couverture d’assurance adéquate !
Gérer votre temps comme un projet est essentiel pour vous assurer que rien ne soit oublié.
La vie durant les premiers jours de la création de votre clinique sera incessante. Vous devrez simultanément gérer une nouvelle équipe, la comptabilité, l’achat du matériel de bureau, la mise en place des politiques et procédures, ainsi que le développement de vos locaux. Rien que de me souvenir de tout cela, j’en ai des sueurs froides !
Gérer votre temps comme un projet est essentiel pour vous assurer que rien ne soit oublié. Il sera particulièrement tentant de parcourir rapidement tous les documents qui vous seront demandés. C’est malheureusement quelque chose qui m’a rattrapé lorsque nous avons été contraints de fermer à la suite d’une inondation de la clinique provoquée par un refoulement des eaux usées. C’est alors que nous avons découvert, à nos dépens, que nous étions insuffisamment assurés !
Si vous n’avez pas le souci du détail, je vous conseille de faire appel à un avocat spécialisé en droit commercial afin de vous assurer que vous respectez toutes les réglementations qui s’appliquent à vous. Il pourra également vous dire si vous disposez d’une bonne assurance responsabilité civile ou d’une assurance contre la faute professionnelle. Je vous recommande aussi de comparer les offres de plusieurs compagnies d’assurance afin de trouver un courtier qui comprenne les besoins de votre cabinet.
8. Élaborez une stratégie marketing
Que vous soyez une clinique de soins primaires ou un cabinet privé, vous aurez besoin d’une bonne stratégie marketing. Bien sûr, certaines cliniques sont implantées dans des régions où il y a peu de médecins et n’auront pas besoin de travailler dur pour attirer des patients. Même dans ce cas, une bonne présence en ligne reste importante pour aider les gens à vous trouver et à comprendre les services que vous proposez.
Un site web obsolète peut facilement laisser penser que les autres aspects de votre clinique le sont aussi.
Votre site web en dit long. Pour la plupart des gens, il constituera leur première impression de votre clinique et de votre médecin.
Plus encore, ce qui nous préoccupe concernant notre site web, c’est ce qu’il dit aux médecins susceptibles de vouloir travailler avec nous :
- Notre site web est-il cohérent avec notre stratégie de recrutement ?
- Convainc-il les médecins d’adhérer à notre vision ?
- Révèle-t-il nos valeurs fondamentales et reflète-t-il l’image que nous voulons renvoyer ?
Je ne cesse jamais d’être étonné par la médiocrité de certains sites web de cliniques. Réfléchissez à ce que cela communique à un patient. Un site web obsolète peut facilement laisser penser que les autres aspects de votre clinique le sont aussi, c’est pourquoi la norme du secteur consiste à actualiser votre site web tous les 2 à 3 ans.
Vous devrez prévoir un budget à cet effet. D’autant plus qu’un bon site web devrait vous coûter entre $5000 - $20,000 (USD). Veillez à intégrer ce coût à vos projections financières dès le départ.
9. Mettez en place votre infrastructure
La meilleure occasion que vous aurez jamais de doter votre cabinet médical de l’infrastructure dont il a besoin se présente avant son ouverture. Cela signifie choisir et mettre en œuvre le bon système de dossier médical électronique (EHR) pour votre clinique. Il constituera l’élément le plus important de votre boîte à outils de gestion de cabinet que vous fournirez à votre équipe et à vos médecins.
La meilleure occasion que vous aurez jamais de doter votre cabinet médical de l’infrastructure dont il a besoin se présente avant son ouverture.
Les dossiers médicaux électroniques aideront votre équipe et vos médecins à planifier les rendez-vous des patients, à consulter leurs dossiers médicaux et à saisir toutes leurs informations de facturation médicale conformément à la grille tarifaire. Ils assurent le suivi de Medicaid et de Medicare et permettent aux payeurs de régler les factures médicales. Pour vous, en tant que directeur, ils vous aideront à suivre les remboursements et vous montreront la santé financière de votre clinique.
Le problème avec les systèmes de dossiers médicaux électroniques, c’est qu’ils sont notoirement difficiles à changer une fois que vous êtes opérationnel. Prenez donc le temps de vous renseigner sur les différents systèmes de dossiers médicaux électroniques disponibles avant de commencer votre activité. Vérifiez qu’ils répondent à vos objectifs et à vos valeurs. Invitez chaque représentant d’un système de dossiers médicaux électroniques à vous présenter ses services et renseignez-vous auprès d’autres cliniques médicales pour connaître leur expérience avec le système qu’elles utilisent.
Nous choisissons le DSE que nous utilisons pour 4 raisons principales :
- Il permet aux patients d’interagir avec le cabinet en ligne, ce qui fait gagner beaucoup de temps à notre personnel, qui n’a plus à répondre aux demandes téléphoniques.
- Il relie les médecins et le personnel. Pour un cabinet de groupe, il permet le travail d’équipe et la collaboration.
- Il est intuitif et facile à utiliser, ce qui réduit les risques d’erreurs de la part du personnel.
- Il est développé par une grande entreprise réputée, qui s’engage à continuer d’allouer des ressources à l’amélioration du DSE.
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10. Évaluer et s’adapter en permanence
Votre première année d’activité sera une année très concrète, durant laquelle vous devrez résoudre de nombreux problèmes. Ne vous inquiétez pas lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu, c’est rarement le cas ! Il est parfaitement normal que toute petite entreprise rencontre des difficultés de démarrage, et un cabinet médical ne fait pas exception.
La plupart du temps, je me suis retrouvé à être la voix calme et rassurante de notre cabinet. Il est particulièrement facile pour les membres du personnel venant de cabinets plus établis de paniquer lorsqu’ils rencontrent un problème. Votre rôle est d’apporter paix et ordre, en trouvant rapidement des solutions lorsque les choses tournent mal.
La plupart du temps, je me suis retrouvé à être la voix calme et rassurante de notre cabinet.
Cette dernière année a été consacrée à l’amélioration du fonctionnement du cabinet, à la correction de nos processus lorsqu’ils créaient des goulots d’étranglement et à la garantie que nos patients reçoivent les meilleurs soins possibles !
Nous nous rapprochons progressivement de notre objectif. Mon conseil à tous ceux qui démarrent leur propre cabinet médical est de faire preuve de patience. Établissez vos priorités et consacrez-vous autant que possible aux problèmes les plus importants, sans vous soucier des choses que vous ne pouvez pas contrôler.
Construire un excellent cabinet prend du temps, mais votre travail acharné et votre rigueur finiront par porter leurs fruits.
Échangez avec nous
La création de Symphony Health a été une nouvelle expérience pour nous. Kate (mon épouse) est médecin généraliste, mais elle connaissait peu la gestion d’un cabinet. De mon côté, j’avais de l’expérience en gestion, mais je ne savais pas ce que signifiait fournir des soins de santé. Ce que nous avions, c’était une vision, mais nous avions peu d’idée des étapes à suivre pour l’atteindre.
Nous avons eu la chance de trouver, à nos débuts, des contacts et des relations qui nous ont aidés à avancer dans la bonne direction. Je vous encourage à faire de même. Entourez-vous de personnes qui peuvent vous aider là où vous vous sentez le plus démuni. Trouvez d’autres personnes qui ont fait la même chose et apprenez auprès d’elles.
Être propriétaire d’un cabinet médical est une immense responsabilité qui exige une planification minutieuse, le respect de la réglementation et un engagement envers les soins aux patients. Le plus grand encouragement que je puisse vous donner est le suivant : « ne le faites pas seul » !
Cette dernière année, nous avons pu mettre à l’épreuve tous les conseils qui nous ont été donnés, et ils nous ont été d’une grande utilité. À tel point que je me sens désormais capable d’aider d’autres personnes à faire ce que nous avons fait. Nous continuerons à publier des articles et espérons échanger avec d’autres propriétaires de cabinets médicaux par l’intermédiaire du site et de la communauté The Medical Practice.