So wählen Sie eine Praxisverwaltungssoftware aus

Die Wahl der richtigen Praxisverwaltungssoftware ist nicht nur eine technische Entscheidung, sondern ein strategischer Schritt. Sie kann Ihnen Zeit sparen, die Genauigkeit verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und gleichzeitig Ihre Rendite steigern. Treffen Sie jedoch die falsche Wahl, riskieren Sie verschwendete Ressourcen, frustrierte Mitarbeitende und Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften.

Dieser Leitfaden richtet sich an Manager und Teamleitungen medizinischer Praxen, die diese Herausforderungen bewältigen möchten. Ich helfe Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, um eine Software zu finden, die Ihre Ziele und Anforderungen unterstützt.

9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer Praxisverwaltungssoftware achten sollten

Bewerten Sie Praxisverwaltungssoftware anhand dieser Schlüsselfaktoren, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht. Darauf sollten Sie achten:

1. Tarif-Flexibilität

Tarif-Flexibilität bedeutet, dass Sie Ihre Software problemlos auf- oder herabstufen können, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Das ist wichtig, da Ihre Praxis im Laufe der Zeit wachsen oder sich verändern kann. Achten Sie auf Anbieter, die klare und unkomplizierte Optionen ohne versteckte Gebühren anbieten. Fragen Sie nach den Richtlinien für Tarifänderungen und eventuell anfallenden Kosten. Erkundigen Sie sich während einer Demo, wie schnell Änderungen vorgenommen werden können.

2. Datenzugriff und Berichterstattung

Ein guter Datenzugriff und umfassende Berichte helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie benötigen eine Software , die einen einfachen Zugriff auf Patientendaten ermöglicht und nützliche Berichte erstellt. Prüfen Sie, ob Sie die Berichte an Ihre Anforderungen anpassen können. Testen Sie während einer Testphase, wie schnell Sie bestimmte Daten und Berichte aufrufen können.

3. Integration in Ihre technische Umgebung

Die Integration in Ihre bestehende technische Umgebung gewährleistet reibungslose Abläufe. Ihre Praxisverwaltungssoftware sollte gut mit anderen von Ihnen verwendeten Werkzeugen wie Abrechnungssoftware oder elektronischen Gesundheitsakten zusammenarbeiten. Bitten Sie die Anbieter um eine Liste der unterstützten Integrationen und testen Sie diese während einer Demo, um einen reibungslosen Datenfluss sicherzustellen.

4. Einführung und Unterstützung

Eine gute Einführung und Unterstützung sind für einen reibungslosen Übergang entscheidend. Sie benötigen einen Anbieter, der eine umfassende Einführung und fortlaufende Unterstützung anbietet. Fragen Sie nach Schulungsressourcen und Unterstützungskanälen. Kontaktieren Sie während einer Testphase den Kundendienst, um Reaktionszeiten und Hilfsbereitschaft zu beurteilen.

5. Rollenbasierte Berechtigungen

Rollenbasierte Berechtigungen helfen dabei zu kontrollieren, wer auf welche Informationen zugreift. Das ist wichtig, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten. Achten Sie auf Software, mit der Sie Berechtigungen basierend auf den Rollen in Ihrem Team festlegen können. Testen Sie diese Funktion, indem Sie während einer Demo Berechtigungen zuweisen und ändern.

6. Branchenspezifische Einhaltung von Vorschriften

Die branchenspezifische Einhaltung von Vorschriften hilft Ihrer Praxis, die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten. Wählen Sie Software, die Gesundheitsvorschriften wie HIPAA erfüllt. Fragen Sie die Anbieter, wie sie die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, und bitten Sie um entsprechende Dokumentation. Überprüfen Sie während einer Testphase, wie die Software Aufgaben im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften verwaltet.

7. Anpassungsmöglichkeiten

Anpassungsmöglichkeiten erlauben es Ihnen, die Software auf die besonderen Anforderungen Ihrer Praxis zuzuschneiden. Diese Flexibilität kann die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe verbessern. Prüfen Sie, ob Sie Funktionen wie Vorlagen und Arbeitsabläufe anpassen können. Versuchen Sie während einer Demo, einige Elemente anzupassen, um zu sehen, wie intuitiv die Bedienung ist.

8. Automatisierungsfunktionen

Automatisierungsfunktionen sparen Zeit, indem sie sich wiederholende Aufgaben übernehmen. Achten Sie auf Software, die Terminplanung, Abrechnung und Erinnerungen automatisiert. Fragen Sie die Anbieter, welche Aufgaben ihre Software automatisieren kann. Testen Sie während einer Testphase eine automatisierte Aufgabe, um zu sehen, wie sie funktioniert und welche Auswirkungen sie auf Ihre Arbeitsabläufe hat.

9. Unterstützung für mobile Nutzung oder mehrere Standorte

Unterstützung für mobile Nutzung oder mehrere Standorte ist entscheidend, wenn Ihre Praxis an verschiedenen Standorten tätig ist oder Sie unterwegs Zugriff benötigen. Stellen Sie sicher, dass die Software eine mobile App oder einen Webzugriff bietet. Testen Sie die Software auf verschiedenen Geräten, um zu sehen, wie sie funktioniert und ob sie Ihren Anforderungen an mehrere Standorte gerecht wird.

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So wählen Sie Praxisverwaltungssoftware aus: Ein 5-Schritte-Modell

Die Auswahl der richtigen Praxisverwaltungssoftware kann Ihre Abläufe vereinfachen und die Effizienz steigern. Konzentrieren Sie sich darauf, die Software an den Anforderungen und Zielen Ihres Teams auszurichten. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, eine fundierte Entscheidung zu treffen:

Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf

Beginnen Sie damit, die Anforderungen Ihres Teams zu definieren. Dies ist der erste Schritt bei der Auswahl einer Praxisverwaltungssoftware. So gehen Sie vor:

Holen Sie die Einschätzungen der Beteiligten ein

Holen Sie Feedback von wichtigen Beteiligten wie Personalabteilung, Finanzabteilung, Führungskräften, IT und Ihrem Team ein. Ihre Rückmeldungen helfen dabei, ein vollständiges Bild der Anforderungen zu erhalten. Erwägen Sie, ein Meeting zu organisieren oder eine Umfrage zu versenden, um Erkenntnisse zu sammeln. Fragen Sie nach aktuellen Herausforderungen und danach, welche Verbesserungen sie sich wünschen.

Erfassen und priorisieren Sie Problembereiche

Ermitteln und erfassen Sie die Problembereiche oder Hindernisse in Ihrem aktuellen System. Achten Sie auf Probleme wie Terminkonflikte, Abrechnungsfehler oder Schwierigkeiten beim Datenzugriff. Priorisieren Sie diese danach, wie häufig sie auftreten und welche Auswirkungen sie auf Ihre Abläufe haben. Die Konzentration auf die wichtigsten Problembereiche hilft Ihnen bei der Festlegung Ihrer Softwarekriterien.

Richten Sie die Auswahl an Richtlinien und Zielen aus

Stellen Sie sicher, dass Ihre Softwareanforderungen mit internen Richtlinien, Präferenzen bei Anbietern, Sicherheitsprotokollen und regulatorischen Zielen übereinstimmen. Prüfen Sie gegebenenfalls Compliance-Anforderungen wie HIPAA. So können Sie Ihre Auswahl auf Lösungen eingrenzen, die zu den Rahmenbedingungen Ihrer Praxis passen.

Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen

Trennen Sie unverzichtbare Funktionen von solchen, die lediglich wünschenswert sind. Zu den unverzichtbaren Funktionen können Terminplanung, automatisierte Abrechnung und der sichere Zugriff auf Patientendaten gehören. Wünschenswerte Funktionen könnten mobiler Zugriff oder zusätzliche Anpassungsmöglichkeiten sein. Diese Liste hilft Ihnen, sich bei der Bewertung auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Stellen Sie diese Fragen:

• Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
• Welche Anforderungen werden derzeit nicht erfüllt?
• Welche Funktionen würden Ihre drei größten Problembereiche lösen?
• Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
• Wie wird die neue Software unseren Anforderungen an Sicherheit und Compliance gerecht?

Schritt 2: Recherchieren Sie Anbieter von Praxisverwaltungssoftware

Nun ist es an der Zeit, Anbieter von Praxisverwaltungssoftware zu recherchieren und zu vergleichen. So gehen Sie vor:

Führen Sie eine Anbieterübersicht durch

Beginnen Sie mit einer übergeordneten Anbieterrecherche anhand von Bewertungsportalen, Ranglisten und Fallstudien. Diese Quellen vermitteln einen Überblick über den Ruf der Anbieter und die Erfahrungen der Nutzer. Achten Sie auf wiederkehrende Muster im Feedback, etwa häufige positive oder negative Rückmeldungen. So können Sie Ihre Auswahl schnell eingrenzen.

Vergleichen Sie anhand Ihrer Anforderungen

Vergleichen Sie die Lösungen anhand der Größe Ihres Unternehmens, der erforderlichen Integrationen oder danach, ob Sie lieber auf ausgelagerte oder interne Lösungen setzen. Einige Anbieter sind auf kleine Praxen spezialisiert, während andere größere Organisationen bedienen. Überlegen Sie, wie gut sich die Software in Ihre bestehende technische Umgebung integrieren lässt oder ob neue Funktionen entwickelt werden müssen.

Ermitteln Sie die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale

Identifizieren Sie wichtige Unterscheidungsmerkmale wie Unterstützung bei der Implementierung, Benutzerfreundlichkeit oder Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle, etwa IVF-Software für Kinderwunschkliniken oder Sprachtherapie-Software für logopädische Praxen. Prüfen Sie, ob die Anbieter bei der Einrichtung und Schulung dedizierten Support anbieten. Bewerten Sie die Benutzeroberfläche hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit an die spezifischen Anforderungen Ihrer Praxis.

Ergebnisse dokumentieren

Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse, um die Stärken und Schwächen jedes Anbieters im Blick zu behalten. Erstellen Sie eine Tabelle oder ein einfaches Dokument, in dem Sie Funktionen, Preise und wichtige Details aufführen. Dadurch lassen sich die Optionen später leichter vergleichen und fundierte Entscheidungen treffen.

Stellen Sie diese Fragen:

• Was kann jedes Tool besonders gut?
• Passt es zur Größe Ihres Teams, Ihrem Budget und Ihrem Technologie-Stack?
• Welche Support- und Dokumentationsangebote sind verfügbar?
• Wie geht der Anbieter mit Aktualisierungen und Upgrades um?
• Gibt es langfristige Verpflichtungen oder Verträge?

Schritt 3: Erstellen Sie eine Auswahlliste für Praxisverwaltungssysteme und nehmen Sie Kontakt auf

Grenzen Sie Ihre Optionen ein und beginnen Sie Gespräche mit potenziellen Partnern. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

Anbieter in die engere Auswahl nehmen

Wählen Sie auf Grundlage Ihrer Recherche 2–4 Anbieter aus, auf die Sie Ihre Bemühungen konzentrieren. Entscheiden Sie sich für diejenigen, die Ihre Anforderungen am besten erfüllen und mit Ihren Prioritäten übereinstimmen. Dies vereinfacht den Entscheidungsprozess und verhindert, dass Sie von zu vielen Optionen überfordert werden.

Eine RFI oder RFP versenden

Erwägen Sie, eine Informationsanfrage (RFI) oder eine RFP für Praxisverwaltungssysteme zu versenden, um detaillierte Informationen einzuholen. Dies ist hilfreich, um die Angebote, Preise und Supportleistungen der einzelnen Anbieter zu verstehen. Eine RFI eignet sich für erste Anfragen, während eine RFP detaillierter und formeller ist und konkrete Vorschläge anfordert.

Produktvorführungen buchen

Buchen Sie Produktvorführungen bei den Anbietern Ihrer engeren Auswahl und stellen Sie gezielte Fragen. Achten Sie darauf, wie die Software Ihre Problembereiche adressiert und in Ihren Arbeitsablauf passt. Bereiten Sie Fragen zu Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsoptionen vor, um den größtmöglichen Nutzen aus der Vorführung zu ziehen.

Einheitliche Kriterien verwenden

Verwenden Sie bei allen Anbietern einheitliche Bewertungskriterien, um sie fair vergleichen zu können. Erstellen Sie anhand Ihrer Prioritäten – etwa Funktionen, Support und Kosten – eine Checkliste oder ein Bewertungssystem. So können Sie jeden Anbieter objektiv beurteilen und eine fundierte Entscheidung treffen.

Stellen Sie diese Fragen:

• Können Sie mir anhand eines echten Kundenbeispiels, das unserem ähnelt, zeigen, wie Ihre Lösung eingesetzt wird?
• Welche Support- oder Ressourcen für die Einführung bieten Sie an?
• Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
• Wie gehen Sie mit Aktualisierungen und Wartung um?
• Gibt es versteckte Gebühren oder Kosten?

Schritt 4: Erstellen Sie die geschäftliche Begründung

Verwandeln Sie Ihre Anbieterrecherche in eine geschäftliche Begründung, die Ihr Führungsteam versteht und unterstützt. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

Problembereiche und Ergebnisse zusammenfassen

Fassen Sie die Problembereiche Ihres Teams und die erwarteten Ergebnisse zusammen, um den Nutzen zu veranschaulichen. Heben Sie Probleme wie ineffiziente Terminplanung oder Abrechnungsfehler hervor und erklären Sie, wie die Software diese beheben kann. Zeigen Sie, wie diese Verbesserungen Ihrer Praxis konkret zugutekommen, etwa durch kürzere Wartezeiten oder eine höhere Abrechnungsgenauigkeit.

Kosten und Zeitpläne darlegen

Ermitteln und präsentieren Sie grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die Implementierung. Prüfen Sie die Websites der Anbieter oder kontaktieren Sie diese direkt, um Informationen zu den Preisen von Praxisverwaltungssoftware zu erhalten. Stellen Sie diese Informationen übersichtlich dar und berücksichtigen Sie dabei alle Einrichtungsgebühren und laufenden Kosten. Fügen Sie einen geschätzten Zeitplan für die Implementierung hinzu, um realistische Erwartungen zu schaffen.

ROI und Risiken darlegen

Legen Sie den ROI, Effizienzgewinne sowie die finanziellen oder betrieblichen Risiken dar, die entstehen, wenn Sie nichts unternehmen. Berechnen Sie mögliche Einsparungen durch eine höhere Effizienz oder eine geringere Fehlerquote. Erläutern Sie die Risiken, die mit der Beibehaltung Ihres aktuellen Systems verbunden sind, beispielsweise anhaltende Ineffizienzen oder Compliance-Probleme. Dieser Vergleich hilft dabei, den Wert der Software zu veranschaulichen.

Stellen Sie diese Fragen:

• Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
• Welche Risiken bestehen, wenn wir nichts unternehmen?
• Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile ergeben sich?
• Wie schnell können wir mit einem Return on Investment rechnen?
• Wie steht dies im Einklang mit unseren langfristigen Zielen?

Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Praxisverwaltungssoftware und arbeiten Sie Ihre Benutzer ein

Planen Sie einen reibungslosen Einarbeitungsprozess, sobald Sie einen Anbieter für Praxisverwaltungssoftware ausgewählt haben. Gehen Sie folgendermaßen vor:

Einführungsplan kommunizieren

Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Benutzer. Teilen Sie Zeitpläne und wichtige Termine mit und erläutern Sie, was jedes Teammitglied tun muss. Nutzen Sie E-Mails, Besprechungen oder interne Plattformen, um alle auf dem Laufenden zu halten. Eine klare Kommunikation hilft dabei, Erwartungen festzulegen und Ihr Team auf den Übergang vorzubereiten.

Interne Verantwortliche bestimmen

Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Einführung der Software. Benennen Sie Teammitglieder, die die Implementierung überwachen und Fragen beantworten. Diese Ansprechpartner sollten sich mit dem Anbieter abstimmen und Ihr Team regelmäßig über den Fortschritt informieren. So werden Verantwortlichkeiten sichergestellt und eine reibungslose Kommunikation ermöglicht.

Schulung und Nutzung sicherstellen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams die Schulungen absolvieren und das Tool einheitlich nutzen. Planen Sie Schulungstermine und fördern Sie die Teilnahme. Nutzen Sie vom Anbieter bereitgestellte Ressourcen wie Anleitungen oder Webinare. Vergewissern Sie sich, dass alle die Funktionen des Tools verstehen und wissen, wie sie es in ihren jeweiligen Aufgaben effektiv einsetzen.

Feedbackschleifen einrichten

Richten Sie während der Einführung Feedbackschleifen ein und beziehen Sie dabei auch die Ressourcen des Anbieters ein. Ermutigen Sie Ihr Team, Erfahrungen und auftretende Probleme mitzuteilen. Nutzen Sie dieses Feedback, um Anpassungen vorzunehmen und den Prozess zu verbessern. Wenden Sie sich bei Bedarf an den Anbieter, um zusätzliche Unterstützung oder Klarstellungen zu erhalten.

Stellen Sie diese Fragen:

• Wie sieht der Plan für das Änderungsmanagement aus?
• Wer ist für die Einführung verantwortlich?
• Wie werden Sie den frühen Erfolg messen?
• Welche Schulungsressourcen sind verfügbar?
• Wie wird Feedback gesammelt und genutzt?

Wie geht es weiter?

Wenn Sie gerade Praxisverwaltungssoftware recherchieren, wenden Sie sich an einen SoftwareSelect-Berater und erhalten Sie kostenlose Empfehlungen.

Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von Softwarelösungen, die Sie prüfen können. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.