Checkliste zum Start einer Arztpraxis [+ kostenloses PDF]

Eine Arztpraxis von Grund auf zu eröffnen, gehört zu den lohnendsten, aber auch anspruchsvollsten Vorhaben im Gesundheitswesen. Ich habe jahrelang Arztpraxen geleitet und kann Ihnen sagen, dass die Eröffnung weit mehr umfasst, als nur ein Praxisschild aufzuhängen. Sie erfordert Planung, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Infrastruktur, Personal und Wachstumsstrategien. 

Laut Doctorly.org lagen die geschätzten Kosten für die Eröffnung einer Arztpraxis im Jahr 2020 zwischen $100,000 - $700,000. Es ist kein Vorhaben, das man leichtfertig angehen sollte. Die Gründung einer eigenen Praxis erfordert umfangreiche Planung, und wenn Sie die Dinge richtig angehen, können Sie innerhalb von 6 Monaten oder weniger profitabel werden. Für die meisten Unternehmensarten ist das eine schnelle Entwicklung.

Mein Schritt-für-Schritt-Leitfaden beschreibt die wesentlichen Schritte, die neuen Ärzten oder erfahrenen Leistungserbringern dabei helfen, selbstbewusst den Übergang zur Praxisinhaberschaft zu vollziehen.

Schritt 1: Geschäftsplanung für eine neue Arztpraxis

Sehen wir uns diesen Schritt genauer an.

Definieren Sie die Ziele und Leistungen Ihrer Arztpraxis

Jede erfolgreiche Leitfaden für eine Privatpraxis beginnt mit einer klaren Vision. Fragen Sie sich: Welche Art von Patienten möchte ich behandeln? Werde ich eine hausärztliche Versorgung anbieten oder mich auf Dermatologie, Psychiatrie oder Kardiologie spezialisieren? Werde ich telemedizinische Leistungen anbieten oder mich ausschließlich auf die persönliche Behandlung vor Ort konzentrieren? 

Die Antworten auf diese Fragen bestimmen Ihren Personal-, Ausstattungs- und Raumbedarf. Wenn Sie Ihre Ziele von Anfang an festlegen, erhalten Sie außerdem einen Leitfaden für spätere betriebliche Entscheidungen.

Erstellen Sie einen Geschäftsplan für Ihre Arztpraxis

Ihr Geschäftsplan muss nicht besonders ausgefeilt sein, sollte aber detailliert ausfallen. Ich nehme immer Folgendes auf:

• Name der Praxis 
• Zusammenfassung
• Marktanalyse und Zielgruppen
• Leistungsangebot
• Wählen Sie ein Praxismodell (z. B. Einzelpraxis, Partnerschaft)
• Organisationsstruktur
• Finanzprognosen (Gründungskosten, Betriebsausgaben, Umsatzschätzungen)
• Marketingplan

Dieser Gründungsplan für die Praxis ist bei der Beantragung einer Finanzierung oder bei der Verhandlung von Mietverträgen unerlässlich. Außerdem sorgt er dafür, dass Ihr Team an einem Strang zieht.

Führen Sie eine Risikobewertung für Ihre Arztpraxis durch

Bevor Sie auch nur einen Cent investieren, sollten Sie Ihre Risiken bewerten. Dazu gehört die Betrachtung folgender Punkte:

• Haftungsrisiken durch Behandlungsfehler
• HIPAA-Verstöße
• Bedrohungen der Cybersicherheit
• Marktsättigung
• Herausforderungen im Einnahmenzyklus

Eine gute Risikobewertung der Praxisabläufe hilft Ihnen, Notfallmaßnahmen zu planen und den passenden Versicherungsschutz sowie geeignete rechtliche Absicherungen auszuwählen.

Stellen Sie die Finanzierung Ihrer Arztpraxis sicher

Wenn Sie die Praxis nicht aus Ihrem persönlichen Bankguthaben finanzieren, benötigen Sie Kapital. Ich habe erlebt, dass Ärzte folgende Finanzierungsquellen nutzen:

• SBA-Darlehen
• Kreditlinien von Banken
• Ausrüstungsfinanzierung
• Private Investoren oder Partnerschaften

Erstellen Sie Finanzprognosen und einen soliden Geschäftsplan, um Ihre Chancen auf eine Genehmigung zu erhöhen. Vergessen Sie nicht, Betriebskapital für mindestens 6–12 Monate einzuplanen.

Wählen Sie einen Standort für Ihre Arztpraxis

Der richtige Standort kann über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Praxis entscheiden. Ich achte auf:

• Nähe zu Ihrer Patientenbasis
• Erreichbarkeit (Parkplätze, öffentlicher Nahverkehr)
• Wettbewerb in der Umgebung
• Bebauungs- und Beschilderungsvorschriften

Ich empfehle außerdem eine Standortanalyse, um die Passantenfrequenz und Sichtbarkeit einzuschätzen.

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Schritt 2: Gesetzliche Anforderungen und Zulassungen

Lassen Sie uns diesen Schritt weiter aufschlüsseln.

Alle erforderlichen medizinischen Lizenzen und Genehmigungen einholen

Dieser Teil ist nicht optional. Sie benötigen:

• Staatliche medizinische Zulassung
• DEA-Registrierung
• CLIA-Verzichtserklärung (bei der Durchführung von Labortests)
• Örtliche Gewerbegenehmigungen und möglicherweise eine Nutzungsbescheinigung
• Steuerkonten registrieren
• Beschäftigungsstandards und -vorschriften verstehen

Diese unterscheiden sich je nach Bundesstaat. Überprüfen Sie daher die Anforderungen Ihrer staatlichen Ärztekammer sorgfältig.

Mit Versicherungsanbietern eine Zulassung als Leistungserbringer etablieren

Der Zulassungsprozess nimmt Zeit in Anspruch, manchmal mehr als 90 Tage. Beginnen Sie frühzeitig und halten Sie alle Ihre Dokumente bereit:

• Lebenslauf
• Haftpflichtschadenhistorie
• Lizenzen
• Facharztzertifizierungen
• NPI und Steuer-ID

Ich empfehle, diese Aufgabe an einen Spezialisten für Zulassungsverfahren auszulagern oder Software für Zulassungsverfahren zu verwenden, um den Überblick zu behalten.

Krankenversicherungsverträge prüfen und unterzeichnen

Lesen Sie vor der Unterzeichnung von Verträgen mit Kostenträgern das Kleingedruckte. Achten Sie auf:

• Erstattungssätze
• Zahlungsfristen
• Verfahren bei Ablehnungen
• Gebührenordnungen

Es lohnt sich, diese Vereinbarungen von einem Anwalt für Gesundheitsrecht prüfen zu lassen. Unterschreiben Sie nicht einfach, was man Ihnen vorlegt, sondern verhandeln Sie, wo es möglich ist.

Berufshaftpflichtversicherung für medizinische Tätigkeiten abschließen

Das ist unverzichtbar. Achten Sie auf:

• Versicherungen nach dem Schadenereignisprinzip oder dem Anspruchserhebungsprinzip
• Deckungssummen (typischerweise $1M/$3M)
• Nachhaftungsdeckung, insbesondere wenn Sie den Versicherer wechseln oder in den Ruhestand gehen

Sprechen Sie mit einem Makler, der auf Versicherungsunternehmen in Ihrem Fachgebiet spezialisiert ist, um eine maßgeschneiderte Beratung zu erhalten.

Schritt 3: Aufbau der Infrastruktur Ihrer Arztpraxis

Lassen Sie uns diesen Schritt weiter aufschlüsseln.

IT-Systeme und EMR für die Arztpraxis einrichten

Ihre elektronische Gesundheitsakte (EHR) ist das Herzstück Ihrer Praxis. Wählen Sie eine Lösung, die:

• ONC-zertifiziert ist
• Elektronische Verschreibungen unterstützt
• In Labore und Abrechnungssysteme integriert werden kann
• Patientenportale anbietet
• Sichere Kommunikationssysteme ermöglicht (E-Mail, Telefone, Fax, Nachrichtenübermittlung an Patienten)
• Wählen Sie Ihre Praxisverwaltungssoftware und Terminplanungssoftware

Sie benötigen außerdem eine Cloud-Sicherung und eine Firewall. Ich plane von Anfang an immer ein Budget für IT-Support ein.

Medizinische Geräte und Verbrauchsmaterialien anschaffen

Erstellen Sie auf Grundlage Ihres Fachgebiets eine Checkliste für medizinische Verbrauchsmaterialien. Eine Hausarztpraxis benötigt:

• Untersuchungsräume und Untersuchungstische 
• EKG-Geräte
• Autoklaven
• Blutdruckmessgeräte
• Persönliche Schutzausrüstung und Impfstoffe

Vergleichen Sie stets die Anbieter und erkundigen Sie sich nach Serviceverträgen und dem Umfang des Garantieschutzes.

Regulatorische Compliance sicherstellen (HIPAA, OSHA usw.)

Hier machen viele neue Praxen kostspielige Fehler. Sie benötigen:

• HIPAA-konforme Systeme und Datenschutzprotokolle
• Software für die Compliance im Gesundheitswesen
• OSHA-Sicherheitspläne und Sicherheitsdatenblätter
• Verfahren zur Infektionskontrolle
• Schulungsprotokolle und Dokumentation
• Verständnis der Compliance bei der medizinischen Abrechnung

Vor der Eröffnung führe ich ein Probeaudit durch, um Lücken aufzudecken. Ein Compliance-Berater kann Ihnen später hohe Geldstrafen ersparen.

Schritt 4: Personal und interne Abläufe

Sehen wir uns diesen Schritt genauer an.

Medizinisches und administratives Personal einstellen

Beginnen Sie damit, Ihre besten Stellenbeschreibungen für das Gesundheitswesen zu erstellen. Mindestens benötigen Sie:

• Medizinische Fachangestellte oder Pflegekräfte
• Mitarbeiter für den Empfang
• Abrechnungskraft oder Manager für den Einnahmenzyklus
• Büroleitung (oder anfangs Sie selbst)

Prüfen Sie die staatlichen Vorschriften zu Betreuungsverhältnissen und zum Tätigkeitsumfang. Die kulturelle Passung ist ebenso wichtig wie die Qualifikationen.

Richtlinien und Verfahren für die Arztpraxis entwickeln

Klare Richtlinien = weniger Probleme. Ich nehme immer Folgendes auf:

• Richtlinien zur Terminplanung und Terminabsage
• Standards für Patientenaufnahme und Dokumentation
• Infektionskontrolle
• Verhalten der Mitarbeiter und Kleiderordnung
• Notfallverfahren

Diese sollten in ein Mitarbeiterhandbuch aufgenommen und jährlich überprüft werden.

Schulungen und Fortbildungen für Mitarbeiter planen

Schulungen für Arztpraxen sollten nicht mit der Einarbeitung enden. Investieren Sie in:

• Jährliche Auffrischungsschulungen zu HIPAA und OSHA
• Schulungen im Kundenservice
• Umgang mit medizinischen Unterlagen
• Compliance bei Medicare und Medicaid  
• Fachliche Aktualisierungen für Ihr Fachgebiet
• Schulungen zu Arbeitsabläufen in der elektronischen Gesundheitsakte

So bleibt Ihr Personal auf dem neuesten Stand und die Fluktuation wird reduziert.

Schritt 5: Marketing- und Wachstumsstrategien für die Praxis

Sehen wir uns diesen Schritt genauer an.

Netzwerke für Patientenüberweisungen und lokale Partnerschaften aufbauen

Mundpropaganda sorgt nach wie vor für enormen Zulauf, wenn es darum geht, neue Patienten zu gewinnen. Ich wende mich an:

• Niedergelassene Hausärzte oder Fachärzte in der Nähe
• Gesundheitsorganisationen in der Gemeinde
• Schulkrankenschwestern und Trainer (in der Kinderheilkunde)
• Lokale Arbeitgeber (für die Arbeitsmedizin)

Ein einfacher Flyer und eine Informationsveranstaltung beim Mittagessen können viel bewirken.

Eine Marketingstrategie für die Arztpraxis starten

Eine Online-Präsenz ist unverzichtbar. Ihr Marketingplan für Ihre medizinische Praxis sollte Folgendes umfassen:

• Website mit Buchungsmöglichkeiten
• Google-Unternehmensprofil
• SEO und lokale Suchbegriffe
• Patientenbewertungen und Reputationsmanagement
• Soziale Medien (falls für Ihre Patientenbasis relevant)

Ziehen Sie zu Beginn PPC-Anzeigen in Betracht und bauen Sie im Laufe der Zeit organischen Traffic auf.

Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung und Patientenzufriedenheit umsetzen

Wachstum entsteht durch hervorragende Leistungen. Ich erfasse:

• Nichterscheinungsquoten
• Wartezeiten
• Umfragen zur Patientenzufriedenheit
• Behandlungsergebnisse (abhängig vom Fachgebiet)

Nutzen Sie diese Daten, um Arbeitsabläufe zu verbessern, Mitarbeiter zu schulen und Ihre Praxis von anderen abzuheben.

Hier können Sie eine PDF-Version meiner Checkliste zum Start einer medizinischen Praxis herunterladen.

5 Dinge, von denen ich mir gewünscht hätte, dass sie mir jemand vor der Gründung meiner eigenen medizinischen Praxis gesagt hätte

Profitieren Sie von diesem Rat und lernen Sie aus meinen Erfahrungen und Fehlern!

1. Eine Vision ist wirklich wichtig

3 Jahre nach der Eröffnung der Klinik beziehe ich mich immer noch auf die Ideen und die Unternehmenskultur, die wir vor Beginn des Geschäfts entwickelt haben. Sie heben uns tatsächlich von anderen Kliniken ab und helfen auf jeder Ebene – von der Einstellung neuer Mitarbeiter bis hin zu schwierigen, schnell zu treffenden Entscheidungen. Ihre Vision wird Ihr ständiger Wegweiser und Bezugspunkt sein. 

2. Sie werden mehr Hüte tragen, als Sie für möglich gehalten hätten

Am Anfang können Sie gleichzeitig CEO, für die Personalabteilung, die Buchhaltung, das Marketing und den IT-Support zuständig sein. Ich habe schon früh gelernt, dass es sich wirklich auszahlt, seine Grenzen zu kennen. Machen Sie sich Ihre persönlichen Stärken und Schwächen bewusst, damit Sie wissen, welche dieser Aufgaben Sie auslagern sollten. 

3. Die richtigen Mitarbeiter einzustellen ist schwieriger als erwartet 

Nichts verändert ein Unternehmen mehr als die Menschen darin, ganz gleich, wie niedrig die Position auch sein mag. Es gibt nichts Zermürbenderes als eine Fehlbesetzung. Deshalb ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen und in eine gute Umsetzung zu investieren.

4. Vermeiden Sie Abkürzungen. Sie werden Sie immer wieder einholen

In den Anfangstagen, als Entscheidungen schnell und in großer Zahl getroffen werden mussten, war es zu einfach, Abkürzungen zu nehmen – zum Beispiel wichtige Dokumente nur zu überfliegen. Meine Erfahrung zeigt jedoch, dass solche Dinge einen am Ende einzuholen pflegen. 

Wenn nötig, verlangsamen Sie die Dinge, um die Details Ihrer Vorgehensweise zu verstehen. Lesen Sie umfassend, berücksichtigen Sie den Rat von Experten und lernen Sie aus den Fehlern anderer. 

5. Cashflow! Cashflow! Cashflow! 

Ein Budget zu haben, ist das eine. Die zeitliche Planung Ihres Budgets zu verstehen und zu wissen, wann Sie größere Anschaffungen tätigen sollten, ist etwas ganz anderes! In unserem ersten Jahr sind wir nur knapp über die Runden gekommen, da das Geld schnell und in großen Mengen aus unserem Konto abfloss, lange bevor wir einen großen Teil davon wieder einnehmen konnten. 

Weitere Ressourcen

Eine neue Arztpraxis zu eröffnen, ist schwierig. Hier sind einige Ressourcen, die ich allen Praxismanagern empfehle:

• Lesen Sie Bücher über die Eröffnung einer Arztpraxis und lernen Sie von verschiedenen Experten mit unterschiedlichen Perspektiven
• Hören Sie während Ihrer täglichen Fahrt zur Arbeit Podcasts zum Praxismanagement, um über Branchentrends und neue Ideen auf dem Laufenden zu bleiben
• Das Abonnieren einiger Newsletter zum Gesundheitswesen ist eine weitere hervorragende Möglichkeit, regelmäßig wöchentliche Tipps und Tricks zu erhalten
• Belegen Sie einen Kurs für Gesundheitsmarketing, damit Sie verstehen, wie Sie Ihr neues Unternehmen bewerben und bekannt machen können
• Ziehen Sie in Betracht, an einer Konferenz zur Führung im Gesundheitswesen teilzunehmen, um Kontakte zu knüpfen und sich weltweit zu vernetzen

Wie geht es weiter?

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