12 EHR-Software-Funktionen, die die Patientenversorgung verbessern

EHR-Software-Funktionen bestimmen, wie Ihr Team die Versorgung dokumentiert, systemübergreifend kommuniziert und Patientenergebnisse verwaltet.

Von der klinischen Dokumentation bis zur Terminplanung entscheiden die richtigen Funktionen darüber, ob Ihr Team den vollen Nutzen eines EHR-Systems ausschöpft oder mit zusätzlichem Arbeitsaufwand konfrontiert wird.

Nicht alle EHR-Plattformen bieten dieselben Funktionen. Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten EHR-Funktionen, was die einzelnen Funktionen leisten und wie EHR-Integrationen ihren Nutzen in Ihrer Praxis erweitern können.

Überblick über wichtige EHR-Softwarefunktionen

Hier sehen Sie die einzelnen EHR-Softwarefunktionen im Detail, welchen Nutzen sie Ihrem Team und Ihren Patienten bieten können, wie sie in der Praxis funktionieren und wie Sie ein EHR-System entsprechend Ihren Anforderungen auswählen:

1. Patientenportal

Ein Patientenportal ist eine sichere Online-Plattform, über die Patienten auf ihre Gesundheitsinformationen zugreifen, mit Leistungserbringern kommunizieren, Termine vereinbaren, Laborergebnisse einsehen und Abrechnungen verwalten können – alles über eine einzige Benutzeroberfläche. Durch die Integration in ein EHR-System erhalten Patienten einen zentralen Ort, an dem sie ihre Gesundheitsversorgung verwalten und mit ihrem Behandlungsteam in Verbindung bleiben können.

Meiner Erfahrung nach reduziert ein gut integriertes Patientenportal den administrativen Abstimmungsaufwand spürbar. Patienten und Leistungserbringer können kommunizieren, ohne für jedes kleinere Anliegen einen Termin vereinbaren zu müssen. Dadurch bleibt Ihrem Team mehr Zeit für Aufgaben mit höherer Priorität.

Achten Sie bei der Bewertung eines Patientenportals in Ihrem EHR-System auf folgende Unterfunktionen:

• Zugriff auf medizinische Akten: Patienten können Laborergebnisse, Medikamente und Zusammenfassungen von Besuchen einsehen, ohne die Anmeldung anrufen zu müssen.
• Sichere Nachrichtenübermittlung: Patienten können direkt Fragen stellen und Nachbestellungen anfordern, wodurch wiederholte Telefonkontakte reduziert werden.
• Online-Terminplanung: Patienten können Termine ohne Unterstützung des Personals buchen oder stornieren.
• Rechnungszahlung: Patienten können Rechnungen einsehen und offene Beträge online begleichen.
• Zugriff für Betreuungspersonen: Plattformen wie Epics MyChart ermöglichen es Patienten, einem vertrauenswürdigen Familienmitglied oder einer Betreuungsperson Zugriff auf das Portal zu gewähren.

2. Elektronische Verschreibung

Elektronische Verschreibungen ermöglichen es Leistungserbringern, Rezepte direkt über das EHR-System an die Apotheke des Patienten zu senden – kein Papier, keine Telefonate und keine schwer lesbare Handschrift. Das System greift auf die Medikationshistorie des Patienten zurück und weist vor dem Versand des Rezepts auf mögliche Wechselwirkungen oder Unverträglichkeiten hin.

Am wertvollsten ist meiner Ansicht nach die integrierte Sicherheitsebene. Eine Wechselwirkung zwischen Medikamenten zu erkennen, bevor ein Rezept das System verlässt, ist eine Form der Fehlervermeidung, die sich manuell nur schwer nachbilden lässt. Außerdem reduziert dies Rückfragen von Apotheken, die eine Klärung benötigen, und spart dadurch im hektischen Praxisalltag tatsächlich Zeit.

Nutzen Sie diesen Vergleich, um zu sehen, wie elektronische Verschreibungen den Ablauf der Rezeptausstellung verändern:

3. Klinische Dokumentation

Die klinische Dokumentation bildet das Rückgrat jedes EHR-Systems. Hier dokumentieren Behandelnde Patientenkontakte, Behandlungspläne, Verlaufsnotizen, Diagnosen und Behandlungsentscheidungen. Die meisten EHRs unterstützen strukturierte Vorlagen, Sprache-zu-Text-Eingabe und die automatische Übernahme von Daten aus früheren Besuchen, um die manuelle Eingabe zu reduzieren.

Meiner Erfahrung nach wirkt sich die Qualität eines Dokumentationstools direkt darauf aus, wie viel Zeit klinisch tätige Personen an der Tastatur statt bei den Patienten verbringen. Eine gut gestaltete Benutzeroberfläche mit intelligenten Vorlagen und vorgefertigten Notizstrukturen kann die Dokumentationszeit erheblich verkürzen – was am Ende einer langen Schicht besonders wichtig ist.

Dies sind die Unterfunktionen der klinischen Dokumentation, die im täglichen Einsatz den größten Unterschied machen:

• Anpassbare Vorlagen: Erstellen Sie während der EHR-Implementierung Notizstrukturen, die auf Ihr Fachgebiet zugeschnitten sind – was für einen Besuch in der hausärztlichen Versorgung funktioniert, eignet sich nicht für eine psychiatrische Untersuchung.
• Diktat per Sprache-zu-Text: Tools wie Nuance DAX ermöglichen es Behandelnden, Notizen freihändig zu diktieren. Meiner Ansicht nach gehört dies derzeit zu den größten verfügbaren Zeitersparnissen.
• Automatische Datenübernahme: Übernehmen Sie relevante Daten aus früheren Besuchen automatisch.
• Fachgebietsspezifische Arbeitsabläufe: Passen Sie die Dokumentationsabläufe an die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams an.
• Prüfpfade: Verfolgen Sie jede Änderung, die zu Compliance-Zwecken an einer Patientenakte vorgenommen wurde.

4. Auftragsmanagement

Das Auftragsmanagement in einem EHR deckt den gesamten Lebenszyklus klinischer Aufträge ab – Labortests, bildgebende Untersuchungen, Überweisungen, Medikamente und Eingriffe. Behandelnde geben Aufträge direkt in das System ein, das sie an die zuständige Abteilung, das richtige Labor oder einen externen Anbieter weiterleitet, ohne dass separate Kommunikationsschritte erforderlich sind.

Was mich an einem leistungsfähigen Auftragsmanagementsystem besonders beeindruckt, ist, wie stark es die Koordination zwischen den Behandlungsteams verbessert. Wenn eine Ärztin oder ein Arzt eine MRT-Untersuchung anordnet, sieht das Radiologieteam dies sofort, die Ergebnisse fließen automatisch in die Akte zurück, und nichts geht in einer Faxwarteschlange verloren. Eine solche lückenlose Nachverfolgung reduziert Verzögerungen und versäumte Nachkontrollen.

Auf diese Funktionen des Auftragsmanagements sollten Sie bei der Bewertung eines EHR besonders achten:

• CPOE (computergestützte ärztliche Auftragserfassung): Behandelnde geben Aufträge direkt ein, wodurch Übertragungsfehler aus mündlichen oder handschriftlichen Anfragen vermieden werden.
• Klinische Entscheidungsunterstützung: Echtzeitwarnungen weisen auf doppelte Aufträge, Kontraindikationen oder fehlende Nachbereitungsschritte hin.
• Auftragssätze: Vorgefertigte Bündel für häufige Erkrankungen – etwa ein Auftragssatz für Sepsis – beschleunigen die Auftragserfassung erheblich.
• Weiterleitung von Ergebnissen: Labor- und Bildgebungsergebnisse werden direkt an die Aufgabenliste der auftraggebenden Person zurückgegeben.
• Überweisungsnachverfolgung: Systeme wie Cerner verfolgen ausgehende Überweisungen und weisen darauf hin, wenn noch keine Rückmeldungen eingegangen sind.

5. Interoperabilität

Interoperabilität bezeichnet die Fähigkeit eines EHR, Patientendaten mit externen Systemen auszutauschen – mit anderen Krankenhäusern, Fachärzten, Laboren, Apotheken und Gesundheitsnetzwerken. Moderne EHRs verwenden Standards wie HL7 und FHIR, um Daten in einem Format zu strukturieren und zu übertragen, das jedes verbundene System lesen und nutzen kann.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Akten von Patienten sie durch verschiedene Versorgungsbereiche begleiten, anstatt in voneinander getrennten Systemen zu verbleiben. Wenn ein Patient nach einem Besuch bei seinem Hausarzt in einer Notfallambulanz erscheint, kann das behandelnde Team sofort auf seine vollständige Krankengeschichte zugreifen. Ich halte dies für eine der folgenreichsten Funktionen, die ein EHR bieten kann.

Berücksichtigen Sie beim Vergleich von EHR-Plattformen die folgenden Interoperabilitätsfunktionen:

• FHIR-API-Unterstützung: Ermöglicht Drittanbieter-Apps und -Tools, sich ohne individuellen Entwicklungsaufwand direkt mit Ihrem EHR zu verbinden.
• Austausch von Gesundheitsinformationen (HIE): Ermöglicht Ihrem System, Datensätze aus externen Netzwerken abzurufen – besonders wichtig bei der Behandlung von Patienten, die andernorts versorgt wurden.
• Weitergabe von Versorgungszusammenfassungen: Sendet automatisch Dokumente zum Versorgungsübergang, wenn Patienten entlassen oder überwiesen werden.
• Zugriff auf Patientendaten: Patienten können ihre eigenen Datensätze über FHIR-fähige Apps herunterladen oder weitergeben.
• Konformität mit dem Gesetz „21st Century Cures Act“: Plattformen wie Epic und athenahealth sind darauf ausgelegt, die bundesweiten Vorgaben zur Interoperabilität zu erfüllen. Ich würde dies als grundlegende Anforderung und nicht als Bonus betrachten.

6. Klinische Entscheidungsunterstützung

Klinische Entscheidungsunterstützung (CDS) ist die in ein EHR integrierte intelligente Ebene, die am Ort der Versorgung relevante Hinweise bereitstellt. Sie analysiert Patientendaten in Echtzeit und liefert Warnmeldungen, Erinnerungen, Vorschläge für Anordnungen und evidenzbasierte Empfehlungen direkt innerhalb des klinischen Arbeitsablaufs.

Was ich an CDS wirklich nützlich finde, ist, dass Anbieter sich nicht an alles erinnern müssen – das System zeigt relevante Informationen genau dann an, wenn sie relevant sind. Bei einem Patienten mit dokumentierter Penicillinallergie wird vor dem Ausstellen eines Rezepts eine Warnmeldung ausgelöst. Eine Lücke bei der Präventivversorgung wird während eines Routinebesuchs gekennzeichnet. Eine solche eingebettete Unterstützung verringert die kognitive Belastung, ohne zusätzliche Schritte hinzuzufügen.

Nutzen Sie diesen Vergleich, um zu sehen, wie CDS die klinische Entscheidungsfindung am Ort der Versorgung verändert:

7. Verwaltung des Abrechnungszyklus

Die Verwaltung des Abrechnungszyklus (RCM) umfasst alles von der Patientenregistrierung und Versicherungsprüfung bis hin zur Kodierung, Einreichung von Forderungen und Zahlungseinziehung. In einem EHR verbinden RCM-Tools die klinische Dokumentation direkt mit den Abrechnungsabläufen, sodass die in der Patientenakte dokumentierten Angaben bestimmen, was abgerechnet wird.

Ich denke, dass viele Praxen durch diese Integration entweder erhebliche Einnahmen gewinnen oder verlieren. Wenn klinische und Abrechnungsdaten im selben System gespeichert sind, verbessert sich die Genauigkeit der Kodierung und Forderungen werden schneller bearbeitet. Getrennte Systeme verursachen Lücken – zu niedrig kodierte Besuche, verspätete Einreichungen und Ablehnungen, deren Klärung Wochen dauert. Ein gut integriertes RCM-Modul strafft den gesamten Zyklus.

Dies sind die RCM-Unterfunktionen mit den unmittelbarsten Auswirkungen auf die finanzielle Leistung einer Praxis:

• Prüfung der Anspruchsberechtigung: Bestätigt den Versicherungsschutz vor dem Besuch und reduziert Ablehnungen bereits an der Quelle.
• Computergestützte Kodierung: Tools wie die von Oracle Health schlagen auf Grundlage der klinischen Dokumentation ICD-10- und CPT-Codes vor.
• Prüfung von Forderungen: Erkennt Fehler und fehlende Informationen, bevor eine Forderung beim Kostenträger eingereicht wird.
• Verwaltung von Ablehnungen: Verfolgt abgelehnte Forderungen und kennzeichnet sie mithilfe kostenträgerspezifischer Ursachencodes zur Nachverfolgung.
• Tools für Patientenzahlungen: Integrierte Kostenschätzungen, Abrechnungen und Online-Zahlungsoptionen verkürzen die Zeit bis zum Zahlungseingang nach dem Besuch.

8. Terminplanung

Die Terminplanung in einem EHR verwaltet den gesamten Buchungsablauf – Verfügbarkeit von Anbietern, Besuchsarten, Raumzuweisungen und Patientenbenachrichtigungen – innerhalb desselben Systems, in dem auch die klinische Akte gespeichert ist. Wenn die Terminplanung integriert und nicht nachträglich angebunden ist, müssen Mitarbeiter nicht zwischen Plattformen wechseln, um einen Termin zu bestätigen und eine Patientenakte aufzurufen.

Meiner Erfahrung nach zeigt sich der eigentliche Wert darin, wie die Terminplanung mit allen nachgelagerten Abläufen verbunden ist. Ein gebuchter Termin kann automatisch Formulare zur Aufnahme vor dem Besuch, die Versicherungsprüfung und die Vorbereitung des Leistungserbringers auslösen. Eine solche Abfolge reduziert Nichterscheinen, verringert den Arbeitsaufwand am Empfang und sorgt dafür, dass das Behandlungsteam jeden Besuch mit den tatsächlich benötigten Informationen beginnt.

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung von EHR-Plattformen die folgenden Funktionen zur Terminplanung:

• Kalenderansichten für mehrere Leistungserbringer: Zeigt die Verfügbarkeit von Leistungserbringern, Räumen und Geräten gleichzeitig an – unverzichtbar für Facharztpraxen, die gemeinsam genutzte Ressourcen verwalten.
• Vorlagen für Besuchsarten: Legt die Termindauer und die erforderlichen Vorbereitungen nach Besuchsart fest, sodass ein Termin für einen neuen Patienten nicht versehentlich in einem 10-minütigen Nachsorgetermin gebucht wird.
• Selbstständige Terminbuchung durch Patienten: Plattformen wie athenahealth ermöglichen es Patienten, Termine direkt über ein Portal zu buchen, wodurch das eingehende Anrufvolumen für das Empfangspersonal sinkt.
• Automatisierte Erinnerungen: Versendet Terminbestätigungen und Erinnerungen per SMS oder E-Mail, wodurch sich die Nichterscheinensquote meiner Erfahrung nach deutlich senken lässt.
• Wartelistenverwaltung: Besetzt abgesagte Termine automatisch neu, indem Einträge aus einer Warteschlange auf der Warteliste abgerufen werden.

9. Datenberichte und Analysen

Datenberichte und Analysen in einem EHR verwandeln klinische und operative Daten in strukturierte Erkenntnisse. Diese Werkzeuge führen Informationen zu Patienten, Leistungserbringern und Abteilungen zusammen und stellen sie anschließend über Dashboards, geplante Berichte und benutzerdefinierte Abfragen bereit, die Führungskräften helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Was hier meiner Meinung nach am wichtigsten ist, ist die Nähe zu den Daten. Wenn Analysen direkt im EHR und nicht in einem separaten BI-Tool stattfinden, arbeiten Sie mit vollständigen Daten in Echtzeit statt mit Exporten, die bereits veraltet sind.

Das bedeutet, dass Qualitätskennzahlen, Trends in der Bevölkerungsgesundheit und operative Engpässe sichtbar werden, während sie entstehen – und nicht erst Wochen später, wenn das Zeitfenster zum Handeln bereits geschlossen ist.

Berücksichtigen Sie beim Vergleich von EHR-Plattformen die folgenden Funktionen für Berichte und Analysen:

• Vorgefertigte Berichtsbibliotheken: Sofort ausführbare Berichte für Qualitätskennzahlen, Einreichungen bei Kostenträgern und regulatorische Anforderungen – athenahealth enthält beispielsweise standardmäßig an CMS ausgerichtete Berichtsvorlagen.
• Werkzeuge zur Erstellung benutzerdefinierter Berichte: Ermöglichen Ihrem Team, bestimmte Datenpunkte abzufragen, ohne auf den Support des Anbieters oder die IT angewiesen zu sein.
• Dashboards zur Bevölkerungsgesundheit: Zeigen Patientenkohorten nach Erkrankung, Risikowert oder Status einer Versorgungslücke über Ihren gesamten Patientenbestand hinweg an.
• Operative Kennzahlen: Erfassen die Produktivität der Leistungserbringer, Besuchsvolumina und Umsatztrends in einer Ansicht.
• Geplante Zustellung von Berichten: Versendet Berichte automatisch nach einem festgelegten Zeitplan an bestimmte Empfänger.

10. Integration der Telemedizin

Die Telemedizin-Integration bettet Funktionen für virtuelle Besuche direkt in das EHR ein, sodass Leistungserbringer Videotermine durchführen können, ohne die Plattform verlassen zu müssen, in der sie bereits arbeiten. Der Besuch wird aus dem bestehenden Terminplan gestartet, die Dokumentation erfolgt in derselben Patientenakte und Verordnungen oder Nachsorgetermine werden über dieselben Arbeitsabläufe wie bei jedem persönlichen Besuch angelegt.

Aus meiner Sicht profitieren vor allem die Praxen am stärksten von einer Telemedizin-Integration, bei denen diese wirklich unsichtbar ist – der virtuelle Besuch fühlt sich also wie ein geplanter Termin an und nicht wie eine Behelfslösung.

Wenn die Telemedizin über eine separate Plattform nachträglich angebunden wird, entstehen getrennte Dokumentationen, Lücken bei der Abrechnung und eine zusammenhanglose Erfahrung sowohl für den Leistungserbringer als auch für den Patienten.

Nutzen Sie diesen Vergleich, um zu sehen, wie sich integrierte Telemedizin von einer nachträglich angebundenen Lösung unterscheidet:

11. Medikationsabgleich

Der Medikationsabgleich ist der Prozess, bei jedem Übergang der Versorgung – Aufnahme, Entlassung, Verlegung oder ambulantem Besuch – eine vollständige und korrekte Medikamentenliste zusammenzustellen und zu überprüfen. EHR-Werkzeuge führen Apothekendaten, Patientenanamnesen und frühere Aufzeichnungen in einer einzigen Medikamentenliste zusammen.

Ich denke, dass dies zu den Funktionen mit den höchsten Sicherheitsanforderungen in jedem EHR gehört. Medikamentenabweichungen sind eine der häufigsten Ursachen für vermeidbare unerwünschte Ereignisse, und in manuellen Prozessen zur Medikationsabstimmung treten Fehler besonders häufig auf. Wenn das EHR Konflikte automatisch erkennt und medizinisches Personal auffordert, diese zu klären, wird dieses Sicherheitsnetz zu einem Bestandteil des Standardablaufs und nicht zu einem zusätzlichen Arbeitsschritt.

Achten Sie bei der Bewertung von EHR-Plattformen auf die folgenden Funktionen zur Medikationsabstimmung:

• Abruf von Apothekendaten: Importiert automatisch die Abgabehistorie externer Apotheken – Tools wie Surescripts stellen bis zu 12 Monate an Rezeptdaten direkt in der Patientenakte bereit.
• Konfliktkennzeichnung: Erkennt doppelte Therapien, Arzneimittelwechselwirkungen und Abweichungen bei der Dosierung, ohne dass eine manuelle Prüfung erforderlich ist.
• Hinweise bei Versorgungsübergängen: Löst bei Aufnahme, Entlassung und Verlegung einen Ablauf zur Medikationsabstimmung aus – also an den Punkten, an denen Abweichungen am wahrscheinlichsten auftreten.
• Erfassung von selbst gemeldeten Medikamenten: Bezieht die Angaben der Patienten ein, einschließlich rezeptfreier Medikamente und Nahrungsergänzungsmittel, und führt sie mit den klinischen Aufzeichnungen zusammen.
• Risikostratifizierung: Kennzeichnet Patienten mit hohem Risiko für eine Prüfung durch Apotheker, damit begrenzte Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie am dringendsten benötigt werden.

12. Verwaltung demografischer Patientendaten

Die Verwaltung demografischer Patientendaten beschreibt, wie ein EHR die grundlegenden Informationen erfasst, speichert und pflegt, die mit jeder Patientenakte verknüpft sind – Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Versicherung, bevorzugte Sprache und mehr. Diese Datenpunkte sind nicht nur administrativer Natur; sie steuern die Prüfung der Anspruchsberechtigung, die Genauigkeit der Abrechnung, die Koordination der Versorgung und die gesetzlich vorgeschriebene Berichterstattung.

Ohne geeignete Kontrollen werden demografische Daten schnell veraltet oder doppelt erfasst, was sich auf Abrechnung, Kommunikation und die Kontinuität der Versorgung auswirkt. Ein gut konzipiertes EHR validiert Eingaben, kennzeichnet Duplikate und vereinfacht Aktualisierungen.

Nutzen Sie diese Übersicht, um zu verstehen, wie sich eine leistungsfähige Verwaltung demografischer Daten auf nachgelagerte Arbeitsabläufe auswirkt:

Die 10 besten EHR-Softwarelösungen

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Bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden, lesen Sie unseren Leitfaden zu EHR-Preisen, um Kosten, Tarifoptionen und enthaltene Funktionen entsprechend den Anforderungen und dem Budget Ihrer Praxis zu vergleichen.