Tjekliste: Sådan starter du en lægepraksis [+ Gratis PDF]

At starte en lægepraksis fra bunden er en af de mest givende og krævende opgaver inden for sundhedsvæsenet. Jeg har ledet lægepraksisser i årevis, og jeg kan fortælle dig, at opstarten indebærer meget mere end blot at hænge et skilt op. Det kræver planlægning, overholdelse af regler, infrastruktur, bemanding og vækststrategier. 

Ifølge Doctorly.org lå de anslåede omkostninger ved at starte en lægepraksis i 2020 på mellem $100,000 - $700,000. Det er ikke et projekt, man bør tage let på. Det kræver meget planlægning at starte sin egen praksis, og hvis du gør tingene rigtigt, kan du blive rentabel på 6 måneder eller mindre. Det er en hurtig tilbagebetalingstid for de fleste virksomhedstyper.

Min trin-for-trin-guide beskriver de vigtigste skridt, der kan hjælpe nye læger eller erfarne behandlere med at overgå til at eje en praksis med selvtillid.

Trin 1: Forretningsplanlægning for en ny lægepraksis

Lad os se nærmere på dette trin.

Definér dine mål og ydelser for lægepraksissen

Enhver vellykket køreplan for en privat praksis starter med en klar vision. Spørg dig selv: Hvilken type patienter vil jeg behandle? Vil jeg tilbyde almenmedicinsk behandling eller specialisere mig i dermatologi, psykiatri eller kardiologi? Vil jeg tilbyde telemedicinske ydelser eller udelukkende fokusere på behandling ansigt til ansigt? Svarene på disse spørgsmål vil forme dine behov for personale, udstyr og lokaler. Hvis du definerer dine mål fra starten, får du også en plan for de operationelle beslutninger senere.

Udarbejd en forretningsplan for lægepraksissen

Din forretningsplan behøver ikke være flot, men den bør være detaljeret. Jeg inkluderer altid:

• Praksisnavn 
• Resumé
• Markedsanalyse og målgruppe
• Ydelser
• Vælg en praksismodel (f.eks. enkeltmandspraksis, partnerskab)
• Organisationsstruktur
• Økonomiske prognoser (opstartsomkostninger, driftsudgifter, omsætningsestimater)
• Markedsføringsplan

Denne opstartsplan for praksissen er afgørende, når du søger finansiering eller forhandler lejekontrakter. Den holder også dit team på linje.

Gennemfør en risikovurdering af lægepraksissen

Før du investerer en eneste krone, skal du vurdere dine risici. Det betyder, at du skal se på:

• Risiko for erstatningskrav på grund af behandlingsfejl
• Overtrædelser af HIPAA
• Cybersikkerhedstrusler
• Markedsmætning
• Udfordringer i forbindelse med omsætningscyklussen

En god risikovurdering af praksissens drift hjælper dig med at planlægge for uforudsete hændelser og vælge de rette forsikringer og juridiske beskyttelser.

Sikr finansiering af lægepraksissen

Medmindre du selv finansierer det hele fra din personlige bankkonto, får du brug for kapital. Jeg har set læger benytte:

• SBA-lån
• Kassekredit i banken
• Udstyrsfinansiering
• Private investorer eller partnerskaber

Udarbejd økonomiske prognoser og en solid forretningsplan for at øge dine chancer for godkendelse. Glem ikke at medregne driftskapital til mindst 6–12 måneder.

Vælg en placering til lægeklinikken

Den rette placering kan få din praksis til at blomstre eller mislykkes. Jeg ser efter:

• Nærhed til din patientbase
• Tilgængelighed (parkering, offentlig transport)
• Konkurrence i området
• Regler for lokalplan og skiltning

Jeg anbefaler også, at du foretager en lokalitetsanalyse for at vurdere kundestrøm og synlighed.

Join our Newsletter

Trin 2: Juridiske krav og licenser

Lad os gennemgå dette trin mere detaljeret.

Indhent alle nødvendige medicinske licenser og tilladelser

Denne del er ikke valgfri. Du får brug for:

• Statslig lægelicens
• DEA-registrering
• CLIA-fritagelse (hvis du udfører laboratorietests)
• Lokale erhvervstilladelser og muligvis en ibrugtagningstilladelse
• Registrering af skattekonti
• Forstå ansættelsesstandarder og -regler

Disse varierer fra stat til stat, så dobbelttjek kravene hos din stats lægenævn.

Bliv godkendt hos forsikringsselskaber

Godkendelsesprocessen tager tid, nogle gange mere end 90 dage. Start tidligt, og sørg for at have alle dine dokumenter klar:

• CV
• Historik over fejlbehandlingssager
• Licenser
• Speciallægecertificeringer
• NPI og skatte-id

Jeg anbefaler at outsource dette til en specialist i godkendelser eller bruge software til godkendelser for at holde orden.

Gennemgå og underskriv sundhedsforsikringsaftaler

Læs det med småt, før du underskriver aftaler med betalere. Se på:

• Refusionssatser
• Betalingsfrister
• Processer for afvisninger
• Gebyrplaner

Det kan betale sig at få en advokat med speciale i sundhedssektoren til at gennemgå disse aftaler. Du skal ikke bare underskrive det, der bliver lagt foran dig; forhandl, hvor du kan.

Køb en ansvarsforsikring for behandlingsfejl

Det er et must. Se efter:

• Police baseret på hændelsesprincippet kontra skadeanmeldelsesprincippet
• Dækningsgrænser (typisk $1M/$3M)
• Efterdækning, især hvis du skifter forsikringsselskab eller går på pension

Tal med en mægler, der har specialiseret sig i forsikringsselskaber inden for dit speciale, for at få rådgivning, der er tilpasset dine behov.

Trin 3: Etablering af infrastrukturen i din lægepraksis

Lad os gennemgå dette trin mere detaljeret.

Opsæt it-systemer og EMR til lægepraksissen

Din elektroniske patientjournal (EHR) er hjernen i din praksis. Vælg en, der:

• Er ONC-certificeret
• Understøtter elektronisk ordinering
• Kan integreres med laboratorier og faktureringssystemer
• Tilbyder patientportaler
• Opsæt sikre kommunikationssystemer (e-mail, telefoner, fax, patientbeskeder)
• Vælg dit praksisadministrationssystem og din planlægningssoftware

Du får også brug for cloud-sikkerhedskopiering og en firewall. Jeg afsætter altid et budget til it-support fra dag ét.

Køb medicinsk udstyr og forsyninger

Lav en tjekliste over medicinske forsyninger baseret på dit speciale. En almen lægepraksis har brug for:

• Undersøgelsesrum og undersøgelsesborde 
• EKG-maskiner
• Autoklaver
• Blodtryksmålere
• PPE og vacciner

Sammenlign altid leverandører, og spørg ind til serviceaftaler og garantidækning.

Sikring af overholdelse af lovgivningen (HIPAA, OSHA osv.)

Det er her, mange nye praksisser får problemer. Du har brug for:

• HIPAA-kompatible systemer og privatlivsprotokoller
• Software til overholdelse af sundhedslovgivningen
• OSHA-sikkerhedsplaner og MSDS-datablade
• Procedurer for infektionskontrol
• Uddannelseslogge og dokumentation
• Forståelse af overholdelse af reglerne for medicinsk fakturering

Jeg gennemfører en prøveaudit inden åbningen for at opdage mangler. En konsulent inden for overholdelse af reglerne kan spare dig for alvorlige bøder senere.

Trin 4: Bemanding og intern drift

Lad os gennemgå dette trin mere detaljeret.

Ansæt medicinsk og administrativt personale

Begynd at udarbejde dine bedste jobbeskrivelser inden for sundhedsvæsenet. Som minimum får du brug for:

• Lægesekretærer eller sygeplejersker
• Receptionister
• Faktureringsmedarbejder eller ansvarlig for indtægtscyklussen
• Kontorleder (eller dig selv i starten)

Undersøg de statslige regler for forholdet mellem ledelse og personale samt arbejdsområder. Det er lige så vigtigt, at medarbejderne passer ind i kulturen, som at de har de rette kvalifikationer.

Udarbejd politikker og procedurer for lægekontoret

Klare politikker = færre problemer. Jeg inkluderer altid:

• Politikker for tidsbestilling og aflysning
• Standarder for patientmodtagelse og dokumentation
• Infektionskontrol
• Personalets adfærd og dresscode
• Nødprocedurer

Disse bør indgå i en medarbejderhåndbog og gennemgås årligt.

Planlæg personaletræning og efteruddannelse

Uddannelse inden for lægepraksis bør ikke stoppe ved introduktionen. Investér i:

• Årlige opfriskningskurser i HIPAA og OSHA
• Træning i kundeservice
• Håndtering af patientjournaler
• Overholdelse af reglerne for Medicare og Medicaid  
• Kliniske opdateringer inden for dit speciale
• Træning i arbejdsgange i EHR

Det holder dit personale skarpt og reducerer personaleudskiftningen.

Trin 5: Markedsføring og strategier for praksisvækst

Lad os gennemgå dette trin mere detaljeret.

Opbyg netværk for patienthenvisninger og lokale partnerskaber

Personlige anbefalinger skaber stadig masser af trafik, når det handler om at få nye patienter. Jeg kontakter:

• Praktiserende læger eller specialister i nærheden
• Lokale sundhedsorganisationer
• Skolesygeplejersker og trænere (for pædiatri)
• Lokale arbejdsgivere (for arbejdsmedicin)

En enkel flyer og et frokostarrangement med oplæg kan gøre en stor forskel.

Lancér en markedsføringsstrategi for lægepraksissen

En online tilstedeværelse er ikke til forhandling. Din markedsføringsplan for lægepraksissen bør indeholde:

• Hjemmeside med mulighed for tidsbestilling
• Google-virksomhedsprofil
• SEO og lokale søgeord
• Patientanmeldelser og omdømmestyring
• Sociale medier (hvis det er relevant for din patientgruppe)

Overvej PPC-annoncer i begyndelsen, og opbyg derefter organisk trafik over tid.

Implementer tiltag til kvalitetsforbedring og patienttilfredshed

Vækst kommer gennem kvalitet. Jeg følger:

• Udeblivelsesprocenter
• Ventetider
• Undersøgelser af patienttilfredshed
• Kliniske resultater (afhængigt af specialet)

Brug disse data til at forbedre arbejdsgange, oplære medarbejdere og differentiere din praksis.

Du kan downloade en PDF-kopi af min tjekliste til, hvordan man starter en lægepraksis, her.

5 ting, jeg ville ønske, nogen havde fortalt mig, før jeg startede min egen lægepraksis

Tag imod disse råd; lær af mine erfaringer og fejl!

1. Visionen betyder virkelig noget

Tre år efter klinikkens start henviser jeg stadig til de idéer og den kultur, vi drømte om, før virksomheden begyndte. Det adskiller os virkelig fra andre klinikker og hjælper på alle niveauer – lige fra rekruttering til at træffe vanskelige hurtige beslutninger. Din vision vil være din konstante vejledning og reference. 

2. Du kommer til at udfylde flere roller, end du troede var muligt

I begyndelsen kan du forvente at være en del CEO, en del HR-medarbejder, en del regnskabsmedarbejder, en del marketingmedarbejder og en del IT-supporter. Jeg lærte ret tidligt, at det virkelig kan betale sig at kende sine begrænsninger. Forstå dine egne styrker og svagheder, så du ved, hvilke opgaver du skal udlicitere. 

3. Det er sværere, end du forventer, at ansætte det rigtige personale 

Intet ændrer en virksomhed mere end de mennesker, der arbejder i den, uanset hvor lidt erfaren stillingen måtte være. Der er intet mere drænende end en dårlig ansættelse, så det er vigtigt at sætte tempoet ned og investere i at gøre det ordentligt.

4. Undgå genveje. De vil altid vende tilbage og hjemsøge dig

I de tidlige dage, hvor beslutninger skulle træffes hurtigt og i stort antal, var det alt for let at tage genveje – for eksempel at skimme vigtig dokumentation. Men min erfaring er, at den slags har det med at indhente dig til sidst. 

Hvis det er nødvendigt, så sæt tempoet ned for at forstå detaljerne i det, du gør. Læs bredt, lyt til ekspertråd, og lær af andres fejl. 

5. Pengestrøm! Pengestrøm! Pengestrøm! 

At have et budget er én ting. At forstå tidsplanen for dit budget og hvornår du skal foretage store indkøb, er noget andet! Vi klarede os kun lige igennem det første år, da pengene strømmede hurtigt ud af vores konto, længe før vi havde haft tid til at tjene ret meget af dem ind igen. 

Flere ressourcer

Det er svært at starte en ny lægepraksis. Her er nogle ressourcer, jeg anbefaler til alle ledere af lægepraksisser:

• Læs bøger om at starte en lægepraksis, og lær af forskellige eksperter med forskellige perspektiver
• Lyt til podcasts om ledelse af lægepraksisser på vej til arbejde hver dag for at holde dig ajour med branchetendenser og nye idéer
• Et abonnement på et par nyhedsbreve om sundhedsvæsenet er en anden god måde at sikre, at du pålideligt får ugentlige tips og tricks leveret
• Tag et kursus i markedsføring af sundhedsvæsenet, så du forstår, hvordan du kan promovere din nye virksomhed og gøre opmærksom på den
• Overvej at deltage i en konference om ledelse i sundhedsvæsenet for at skabe forbindelser og udvide dit netværk globalt

Hvad nu?

For at holde dig opdateret om de nyeste tendenser, bedste praksis og løsninger, der vedrører din lægepraksis, kan du abonnere på nyhedsbrevet fra The Medical Practice.