Key Takeaways
Läkare med entreprenörsdrivna ambitioner kan hitta stora möjligheter att genomföra nya idéer och förbättra den lokala hälso- och sjukvården, göra betydelsefulla förändringar och samtidigt få potentiella ekonomiska belöningar.
Att starta en ny praktik kan kännas överväldigande med många utmaningar, men genom att förstå de avgörande tidiga stegen blir det lättare att navigera bland komplexiteten.
Att starta en läkarpraktik är något av det mest givande du kan göra. Det finns otroligt många möjligheter för entreprenörer med nya idéer att förändra den lokala hälso- och sjukvården. De ekonomiska fördelarna kan också vara betydande.
Ett år efter att vi startade Symphony Health är vi så glada att vi tog steget. Det är verkligen något speciellt att se sin vision ta form och att arbeta på den typ av klinik man alltid har drömt om. Med det sagt är det lätt att glömma hur överväldigade vi kände oss när vi började. På samma sätt kan ditt huvud snurra om du funderar på att starta en egen praktik och tänker på allt som ingår.
Det finns otroligt många möjligheter för entreprenörer med nya idéer att förändra den lokala hälso- och sjukvården.
Generator för läkarpraktikens företagsnamn
Bara för skojs skull.
Slumpmässig kliniknamnsgenerator
1. Utveckla en affärsplan
Det är lätt att se en affärsplan som en formalitet för att få finansiering från banken. Åtminstone var det så jag såg på det! Jag är dock förvånad över hur ofta jag fortfarande återkommer till vår affärsplan, även nu när vi är etablerade. Att ta sig tid att göra detta ordentligt är en långsiktig investering.
En bra affärsplan börjar inte med att du öppnar din bärbara dator. Den börjar med att du ger dig ut och undersöker de medicinska behoven i ditt lokalsamhälle. Det kräver att du knyter kontakter, förstår deras behov och tar reda på mer om potentiella konkurrenter. Det kräver också att du vågar drömma högt; att du delar din vision och får återkoppling från människor som vet vad de talar om.
En bra affärsplan börjar inte med att du öppnar din bärbara dator. Den börjar med att du ger dig ut och undersöker de medicinska behoven i ditt lokalsamhälle.
När du känner att du håller på att spricka av lust att skriva ner saker först då är du redo att överföra detta till papper. Jag skrev och skrev om ”vår vision och våra mål” vad som kändes som hundra gånger, tills jag kände att det på ett kortfattat sätt återspeglade vad vi ville göra. Den stora fördelen med att ta sig tid att göra detta är att det sedan blev lättare att skriva resten av vår plan.
Det blir mycket lättare att beskriva mottagningens struktur, tjänster, bemanningsbehov och marknadsföringsstrategi när du tydligt kan formulera dina mål.
2. Skapa en budget
Vår erfarenhet är att de flesta chefer för medicinska mottagningar främst drivs av den förändring de kan skapa i patienternas liv, snarare än av att generera vinst. God affärsmässig kompetens ses ofta som sekundär i förhållande till patienternas välbefinnande. Du kommer dock bara att kunna ta hand om dina patienter på bästa sätt och erbjuda kontinuitetsvård om det finns en god ekonomisk styrning av mottagningen från början.
När vi startade vårt nya företag insåg vi båda att ekonomisk planering inte var vår styrka. Därför hittade vi konsulter som hade erfarenhet av att skapa budgetar för medicinska mottagningar. De tog fram en mycket detaljerad, skalbar femårsbudget åt oss i en app som vi kan redigera och uppdatera allteftersom vi växer. Den har visat sig vara en ovärderlig resurs som vi fortfarande återkommer till gång på gång när vi fattar beslut om områden som bemanning och större investeringar.
Du kommer bara att kunna ta hand om dina patienter på bästa sätt och erbjuda kontinuitetsvård om det finns en god ekonomisk planering från början.
Jag rekommenderar starkt alla som startar en ny mottagning att hitta konsulter som kan hjälpa till med ekonomiska prognoser och ge er verktyg för att skala upp budgeten framöver. Din bank kommer också att vara tacksam för detta!
3. Säkra finansiering
Kassaflödet är allt! Precis som för alla små företag lämnade ett oändligt flöde av pengar vår mottagning under de första nio månaderna av Symphony Healths verksamhet. De lokaler vi hyrde, vår personal, medicinsk utrustning, kontorsmaterial och försäkringar behövde införskaffas långt innan vi hade råd med dem.
Som tur var hittade vi en bankrepresentant med erfarenhet av att hantera nya medicinska mottagningar. Vi fick ett bankkonto med en generös kreditlimit och ett bra kreditkort som hjälpte oss igenom vårt första verksamhetsår, fram till dess att vi nu kan gå med vinst.
Jag uppmuntrar dig att knyta kontakter inom finansvärlden för att hitta långivare som ser positivt på nystartade medicinska verksamheter. Välj inte bara banken ”du känner”. Jämför olika alternativ. Undersök och kontakta olika finansinstitut för att se vad de kan erbjuda. Viktigast av allt är att hitta en bankrepresentant som förstår och tror på det du gör.
Vår läkarförening satte oss i kontakt med ett företag inom ekonomisk styrning som har varit ovärderligt när det gäller att koppla ihop oss med rätt personer. På samma sätt kan det vara en bra utgångspunkt för dig att kontakta din läkarförening för att börja bygga upp finansiella kontakter.
Du kanske också gillar: Allt du behöver veta om RCM-cykeln inom medicinsk fakturering
4. Bygg upp ditt nätverk
Allteftersom du läser vidare kommer du att se att de flesta steg vi har tagit på vår resa bara var möjliga eftersom vi lade tid på att nätverka med andra yrkesverksamma och organisationer inom hälso- och sjukvården. Från lokalen som vi nu hyr till rekryteringen av den personal vi har, har de relationer vi etablerat varit till stor hjälp.
När du börjar kommer du snabbt att märka vilka områden där du behöver hjälp. Det kommer att finnas luckor som du behöver fylla, vare sig det handlar om att hitta en leverantör av kontorsmaterial, medicinska förnödenheter eller att hitta pålitliga städare. Du kommer att behöva snabba rekommendationer för många av dessa saker, och det kan ett bra nätverk hjälpa dig med.
Där du kan ha svårt att skapa naturliga kontakter rekommenderar jag starkt att du använder sociala medier. Jag är imponerad av hur hjälpsamma webbplatser som denna är när det gäller att sammanföra yrkesverksamma, och jag uppmuntrar alla att använda dem på ett bra sätt.
Du kommer att behöva snabba rekommendationer för många saker, och det kan ett bra nätverk hjälpa dig med.
5. Välj mottagningens plats
Det var tack vare våra kontakter som vi inte behövde hitta en byggnad att bedriva verksamheten i. I stället hittade den oss! Två lokala allmänläkare som skulle gå i pension hade hört talas om våra planer och kontaktade oss för att hyra ut sin läkarmottagning.
Efter att ha övervägt alla våra alternativ valde vi att anta deras erbjudande. Den uppenbara fördelen var att det hjälpte oss att hålla startkostnaderna nere, eftersom vi kunde köpa all deras utrustning och kontorsmaterial billigt. Det sparade oss också den tidskrävande uppgiften att köpa allt vi behövde för att komma igång. Dessutom hade kliniken redan en etablerad närvaro och var känd i lokalsamhället.
Det fanns vissa nackdelar. Mottagningen vi tog över var omodern och behövde mycket arbete för att uppdateras. Hyresavtalet vi förhandlade fram komplicerades av den känslomässiga anknytning som de pensionerande läkarna hade till sin 30 år gamla klinik. Vi var också tvungna att kämpa hårt för att etablera vår egen kultur på kliniken. Många patienter kom dit och förväntade sig att allt skulle vara som tidigare, utan att inse att vi var en ny läkarmottagning med ny personal och nya idéer.
Alternativet hade varit att hyra eller köpa en tom lokal och bygga upp kliniken från grunden. I en idealisk värld skulle detta göra det möjligt för dig att från början skapa en klinikmiljö som förverkligar din vision. Men den vägen tar mycket längre tid och kostar betydligt mer. Det var till slut detta som övertygade oss att fatta det beslut vi gjorde.
Jag rekommenderar att du tar god tid på dig när du väljer plats. Tänk på sådant som kundflöde, patienternas bekvämlighet, parkering och naturligtvis kostnaden för att hyra eller köpa. Tänk också på att byggnader med rätt medicinska områdesbestämmelser ofta är svåra att hitta och att de tillstånd som krävs för att bygga om dem kan ta lång tid att få.
Jag uppmuntrar starkt alla att göra som vi gjorde och se bortom fastighetsmarknaden genom att fråga lokala vårdpersonal om de har någon insyn i vilka läkare som snart kan gå i pension.
6. Rekrytera och behåll kvalificerad personal
Eftersom vi hade valt en stor mottagningslokal med plats för 6 läkare och ett personalteam behövde vi fylla den!
Läkare
Nyckeln till en framgångsrik läkarmottagning är att anställa skickliga och legitimerade läkare som har genomgått hela behörighetsprocessen. I slutändan är det läkare med gott rykte som lockar människor till din klinik. Därför är det oerhört viktigt att du har en tydlig strategi för att rekrytera läkare och behålla dem framöver.
I slutändan är det läkare med gott rykte som lockar människor till din klinik.
Vår plan för att rekrytera läkare har inneburit att vi har använt våra kontakter och nätverk på ett bra sätt. Därefter har vi presenterat en tydlig och ambitiös vision för potentiella läkare om vart vi är på väg. Vi åtar oss att ge dem tillgång till aktuell teknik och utrustning samt en välordnad arbetsplats. Vi arbetar också hårt för att ge dem den bästa personal vi kan hitta.
Administrativ personal
När det gäller administrativ personal gjorde vi ett tidigt misstag när vi anställde någon som inte passade för rollen. Genom den erfarenheten lärde vi oss hur viktigt det är att samarbeta med personaladministrativa specialister för att finjustera hur vi rekryterar och tar hand om vår personal. De hanterar nu hela processen åt oss och hjälper till med intervjuer, att upprätta avtal, ordna sjukförsäkring och hantera arbetsskadeersättning. Jag rekommenderar alla nystartade kliniker att lägga ut sina personaladministrativa behov på företag som dessa.
Jag vill också hänvisa dig till den här guiden för att anställa en verksamhetschef—i början kanske du själv är verksamhetschef, men snart kommer du förmodligen att behöva någon som tar över det ansvaret.
Jag rekommenderar också att du hittar personal som delar din kliniks värderingar. När du annonserar en ledig tjänst på nätet bör du använda välrenommerade jobbsökningssajter som kan sköta mycket av urvalet åt dig. Ta sedan dig tid att strukturera intervjuerna så att du kan bedöma hur väl varje kandidat motsvarar de värderingar och den kompetens du söker.
7. Skaffa nödvändiga licenser, tillstånd och försäkringar
Utan tvekan den svåraste lärdomen vi har fått!
Av uppenbara skäl granskas vårdgivare mer än de flesta företag. Du behöver därför vara extra noga med att din klinik har gått igenom hela bolagsbildningsprocessen och har alla korrekta medicinska licenser. Kom samtidigt ihåg att skaffa ett tillräckligt försäkringsskydd!
Att strukturera och planera din tid är avgörande för att se till att inget missas.
Livet under de första dagarna när du startar din klinik kommer att vara skoningslöst. Du kommer samtidigt att hantera ny personal, bokföring, inköp av kontorsutrustning, utformning av policyer och rutiner samt utvecklingen av dina kontorslokaler. Jag blir svettig bara av att tänka på allt!
Att strukturera och planera din tid är avgörande för att se till att inget missas. Det kommer att vara särskilt frestande att skumma igenom alla dokument som kommer att krävas av dig. Tyvärr var det något som kom tillbaka och bet mig när vi tvingades stänga på grund av en översvämning i kliniken efter ett avloppsstopp. Det blev då en hård läxa att upptäcka att vi var underförsäkrade!
Om du inte har ett skarpt öga för detaljer är mitt råd att anlita en affärsjurist för att se till att du följer alla regler som gäller för dig. De kommer också att kunna tala om för dig om du har en bra ansvarsförsäkring eller försäkring mot vårdfel. Jag rekommenderar också att du jämför flera olika försäkringsbolag för att hitta en försäkringsmäklare som förstår din verksamhets behov.
8. Utveckla en marknadsföringsstrategi
Oavsett om du driver en primärvårdsklinik eller en privat mottagning behöver du en bra marknadsföringsstrategi. Naturligtvis finns det kliniker på platser med få läkare som inte behöver arbeta hårt för att locka patienter. Men även då är det viktigt att ha en bra närvaro på nätet för att hjälpa människor att hitta dig och förstå vilka tjänster du erbjuder.
En inaktuell webbplats kan lätt signalera att även andra delar av din klinik är inaktuella.
Din webbplats säger så mycket. För de flesta kommer den att ge deras första intryck av din klinik och dess läkare.
Men framför allt handlar vår oro kring webbplatsen om vad den säger till potentiella läkare som kanske vill arbeta med oss:
- Hänger vår webbplats ihop med vår rekryteringsstrategi?
- Får den läkare att ansluta sig till vår vision?
- Visar den våra kärnvärderingar och återspeglar hur vi vill uppfattas?
Jag slutar aldrig att förvånas över hur dåliga vissa klinikers webbplatser kan vara. Tänk på vad det signalerar till en patient. En inaktuell webbplats kan lätt signalera att även andra delar av din klinik är inaktuella, vilket är anledningen till att branschstandarden är att uppdatera webbplatsen vartannat till vart tredje år.
Du behöver budgetera för detta. Särskilt eftersom en bra webbplats bör kosta dig allt från $5000 - $20,000 (USD). Se till att ta med detta i dina ekonomiska prognoser från början.
9. Konfigurera din infrastruktur
Det bästa tillfället du någonsin kommer att ha att förse din medicinska verksamhet med den infrastruktur den behöver är innan du öppnar dörrarna. Det innebär att välja och implementera rätt elektroniskt journalsystem (EHR) för din klinik. Det kommer att vara den viktigaste delen av det verktyg för verksamhetsstyrning som du förser din personal och dina läkare med.
Det bästa tillfället du någonsin kommer att ha att förse din medicinska verksamhet med den infrastruktur den behöver är innan du öppnar dörrarna.
Elektroniska journaler hjälper din personal och dina läkare att boka in patienter, visa deras journaler och registrera all deras medicinska fakturering i linje med arvodeslistan. Systemet håller reda på Medicaid och Medicare och gör det möjligt för betalare att reglera medicinska fakturor. För dig som chef hjälper det dig att följa upp ersättningar och visar hur ekonomiskt sund din klinik är.
Problemet med EHR-system är att de är ökända för att vara svåra att byta när du väl har kommit igång. Ta därför tid på dig att undersöka de olika EHR-system som finns tillgängliga innan du börjar verksamheten. Fundera på om det uppfyller dina mål och värderingar. Bjud in representanter för varje EHR-system att presentera sina tjänster för dig och fråga andra medicinska kliniker om deras erfarenheter av det EHR-system de använder.
Vi väljer den EHR vi använder av fyra huvudsakliga skäl:
- Den gör det möjligt för patienter att interagera med mottagningen online, vilket sparar mycket av vår personals tid som annars skulle gå åt till att hantera telefonförfrågningar.
- Den kopplar samman läkare och personal. För en gruppmottagning möjliggör den teamwork och samarbete.
- Den är intuitiv och enkel att använda, vilket innebär färre möjligheter för personalen att göra misstag.
- Den utvecklas av ett stort och välrenommerat företag som har åtagit sig att fortsätta avsätta resurser till förbättringen av EHR-systemet.
Du kanske också gillar: Min lista över de bästa HIPAA-kompatibla verktygen för videokonferenser
10. Utvärdera och anpassa kontinuerligt
Ditt första verksamhetsår kommer att vara ett praktiskt år, och du kommer att behöva felsöka en hel del. Bli inte orolig när saker inte går som förväntat, det gör de sällan! Det är helt normalt att alla småföretag har inkörningsproblem, och en läkarmottagning är inte annorlunda.
Oftare än inte fann jag mig själv vara den lugna och lugnande rösten på vår mottagning. Det är särskilt lätt för personal som har kommit från mer etablerade mottagningar att få panik när de stöter på ett problem. Ditt jobb är att skapa lugn och ordning och hitta snabba lösningar när saker går fel.
Oftare än inte fann jag mig själv vara den lugna och lugnande rösten på vår mottagning.
Det senaste året har handlat om att förbättra arbetsflödet på mottagningen, åtgärda våra processer där de orsakar flaskhalsar och se till att våra patienter får bästa möjliga patientvård!
Gradvis närmar vi oss den punkt där vi vill vara. Mitt råd till alla andra som startar sin egen läkarmottagning är att ha tålamod. Prioritera och ägna dig åt de viktigaste frågorna du kan, och bekymra dig inte om sådant du inte kan kontrollera.
Det tar tid att bygga en fantastisk mottagning, men ditt hårda arbete och din noggrannhet kommer till slut att löna sig.
Kontakta oss
Att starta Symphony Health var en ny erfarenhet för oss. Kate (min fru) är allmänläkare, men hon hade liten förståelse för mottagningsadministration. På samma sätt hade jag erfarenhet av ledarskap, men ingen förståelse för vad det innebar att tillhandahålla hälso- och sjukvård. Det vi hade var en vision, men sedan hade vi liten aning om vilka steg vi skulle ta för att nå dit.
Vi var tacksamma över att hitta kontakter och nätverk under de första dagarna som hjälpte oss att ta rätt steg framåt. Jag uppmuntrar dig att göra detsamma. Omge dig med människor som kan hjälpa dig där du känner dig minst stark. Hitta andra som har gjort samma sak och lär dig av dem.
Att vara ägare till en läkarmottagning är ett stort ansvar som kräver noggrann planering, att bestämmelser följs och ett engagemang för patientvård. Den största uppmuntran jag kan ge dig är: "gör det inte ensam"!
Det senaste året har vi kunnat pröva alla råd vi har fått, och de har varit till stor hjälp för oss. Så pass mycket att jag nu känner mig trygg med att hjälpa andra att göra det vi har gjort. Vi kommer att fortsätta publicera inlägg och hoppas kunna få kontakt med andra ägare av läkarmottagningar genom webbplatsen och gemenskapen The Medical Practice.