Key Takeaways
Läkare med entreprenörsanda kan hitta stora möjligheter att genomföra nya idéer och förbättra den lokala hälso- och sjukvården, åstadkomma betydande förändringar och samtidigt dra nytta av potentiella ekonomiska belöningar.
Att starta en ny mottagning kan kännas överväldigande på grund av alla utmaningar, men genom att förstå de avgörande tidiga stegen blir det lättare att navigera bland komplexiteterna.
Att starta en läkarpraktik är något av det mest givande du kan göra. Det finns otroliga möjligheter för entreprenörer med nya idéer att förändra den lokala hälso- och sjukvården. De ekonomiska belöningarna kan också vara betydande.
Ett år efter att vi lanserade Symphony Health är vi så glada att vi tog steget. Det är verkligen något särskilt att se sin vision ta form och att arbeta på den typ av klinik man alltid har drömt om. Med det sagt är det lätt att glömma hur överväldigade vi kände oss när vi började. På samma sätt kan det kännas som att huvudet snurrar om du funderar på att starta en egen praktik och överväger allt vad det innebär.
Det finns otroliga möjligheter för entreprenörer med nya idéer att förändra den lokala hälso- och sjukvården.
Generator för företagsnamn till läkarpraktiker
Bara för skojs skull.
Slumpmässig kliniknamnsgenerator
1. Utveckla en affärsplan
Det är lätt att se en affärsplan som en punkt på en checklista för att få finansiering från banken. Det var åtminstone så jag såg på det! Jag är dock förvånad över hur ofta jag fortfarande återkommer till vår affärsplan, även nu när vi är etablerade. Att ta sig tid att göra detta ordentligt är en långsiktig investering.
En bra affärsplan börjar inte med att du öppnar din bärbara dator. Den börjar med att du ger dig ut och undersöker de medicinska behoven i ditt samhälle. Det kräver att du knyter kontakter, förstår deras behov och tar reda på mer om potentiella konkurrenter. Det kräver också att du vågar drömma högt; att du delar din vision och får feedback från människor som vet vad de talar om.
En bra affärsplan börjar inte med att du öppnar din bärbara dator. Den börjar med att du ger dig ut och undersöker de medicinska behoven i ditt samhälle.
När du känner att du håller på att spricka av längtan efter att skriva ner saker först då är du redo att överföra detta till papper. Jag skrev och skrev om ”vår vision och våra mål” vad som kändes som hundra gånger, tills jag kände att det på ett koncist sätt återspeglade vad vi ville göra. Den stora fördelen med att ta sig tid att göra detta är att det sedan gjorde det enklare att skriva resten av vår plan.
Att beskriva klinikens struktur, tjänster, personalbehov och marknadsföringsstrategi blir så mycket enklare när du tydligt kan formulera dina mål.
2. Skapa en budget
Vår erfarenhet är att de flesta chefer för medicinska kliniker främst drivs av den förändring de kan åstadkomma i patienternas liv, snarare än av att skapa vinst. God affärsmässig kompetens ses ofta som sekundär i förhållande till patienternas välbefinnande. Du kan dock endast ta hand om dina patienters behov på bästa sätt och erbjuda långsiktig vård om det från början finns en god ekonomisk styrning av verksamheten.
När vi startade vårt nya företag insåg vi båda att ekonomisk planering inte var vår styrka. Därför hittade vi konsulter som hade erfarenhet av att skapa budgetar för medicinska verksamheter. De skapade en mycket detaljerad, skalbar femårsbudget åt oss i en app som vi kan redigera och uppdatera i takt med att vi växer. Den har visat sig vara en ovärderlig resurs för oss, som vi fortfarande återkommer till gång på gång när vi fattar beslut om områden som personal och större investeringar.
Du kan endast ta hand om dina patienter på bästa sätt och erbjuda långsiktig vård om det från början finns en god ekonomisk planering.
Jag rekommenderar starkt att alla som startar en ny verksamhet hittar konsulter som kan hjälpa till med ekonomiska prognoser och ge verktyg för att skala upp budgeten framöver. Din bank kommer också att vara tacksam för detta!
3. Säkra finansiering
Kassaflödet är allt! Precis som för alla små företag lämnade en aldrig sinande ström av pengar vår klinik under de första 9 månaderna av Symphony Healths verksamhet. Lokalerna vi hyrde, vår personal, medicinsk utrustning, kontorsmaterial och försäkringar behövde införskaffas långt innan vi hade råd med det.
Som tur var hittade vi en bankrepresentant med erfarenhet av att hantera nystartade medicinska verksamheter. Vi fick ett bankkonto med en god kreditlimit och ett bra kreditkort som hjälpte oss genom vårt första verksamhetsår, tills vi nu kan börja gå med vinst.
Jag uppmuntrar dig att skapa kontakter inom finansvärlden för att hitta långivare som ser positivt på nystartade medicinska verksamheter. Välj inte bara banken ”du känner”. Jämför olika alternativ. Undersök och kontakta olika finansiella institutioner för att se vad de kan erbjuda. Framför allt bör du hitta en bankrepresentant som förstår och tror på det du gör.
Vår medicinska förening kopplade ihop oss med ett företag inom ekonomisk styrning som har varit ovärderligt när det gäller att hjälpa oss att komma i kontakt med rätt personer. På samma sätt kan det vara en bra början för dig att kontakta din medicinska förening för att bygga upp ekonomiska kontakter.
Du kanske också gillar: Allt du behöver veta om RCM-cykeln inom medicinsk fakturering
4. Bygg ditt nätverk
När du läser vidare kommer du att se att de flesta steg vi har tagit på vår resa endast var möjliga eftersom vi lade tid på att nätverka med andra yrkesverksamma och organisationer inom hälso- och sjukvården. Från kontoret som vi nu hyr till rekryteringen av den personal vi har, har de relationer vi etablerat varit till stor hjälp.
När du börjar kommer du snabbt att märka inom vilka områden du behöver hjälp. Det kommer att finnas luckor som du behöver fylla, oavsett om det handlar om att hitta en leverantör av kontorsmaterial och medicinska förnödenheter eller att hitta pålitlig städpersonal. Du kommer att behöva snabba rekommendationer för många av dessa saker, och det kan ett bra nätverk ge dig.
Där du kan ha svårt att skapa naturliga kontakter rekommenderar jag starkt att du använder sociala medier. Jag är förvånad över hur hjälpsamma webbplatser som denna är när det gäller att sammanföra yrkesverksamma, och jag uppmuntrar alla att använda dem på ett bra sätt.
Du kommer att behöva snabba rekommendationer för många saker, och det kan ett bra nätverk ge dig.
5. Välj mottagningens plats
Det var tack vare våra kontakter som vi inte behövde hitta en byggnad att bedriva verksamheten i. I stället hittade den oss! Två lokala familjeläkare som skulle gå i pension hade hört talas om våra planer och kontaktade oss för att hyra ut sin läkarmottagning.
Efter att ha övervägt alla våra alternativ valde vi att tacka ja till deras erbjudande. Den uppenbara fördelen var att det hjälpte oss att hålla startkostnaderna nere, eftersom vi kunde köpa all deras utrustning och kontorsmaterial billigt. Det sparade oss också den tidskrävande processen att köpa in allt vi behövde för att komma i gång. Dessutom hade mottagningen redan en etablerad närvaro och var känd i lokalsamhället.
Det fanns vissa nackdelar. Kontoret vi tog över var omodernt och behövde mycket arbete för att uppdateras. Hyresavtalet vi förhandlade fram komplicerades av den känslomässiga anknytning som de pensionerande läkarna hade till sin 30 år gamla mottagning. Vi var också tvungna att kämpa hårt för att etablera vår egen kultur på mottagningen. Många patienter kom dit och förväntade sig att allt skulle vara som förut, utan att inse att vi var en ny läkarmottagning med ny personal och nya idéer.
Alternativet hade varit att hyra eller köpa en tom lokal och bygga upp mottagningen från grunden. I en idealisk värld skulle detta göra det möjligt att från början skapa en mottagning som motsvarade ens vision. Att välja den vägen tar dock mycket längre tid och kostar betydligt mer. Det var detta som till slut övertygade oss om att fatta det beslut vi gjorde.
Jag råder dig att ta god tid på dig när du bestämmer mottagningens plats. Tänk på saker som kundflöde, patienternas bekvämlighet, parkering och naturligtvis kostnaden för att hyra eller köpa. Tänk också på att det ofta är svårt att hitta byggnader med rätt medicinska områdesbestämmelser, och att de tillstånd som krävs för att bygga om dem kan ta lång tid att få.
Jag vill verkligen uppmuntra alla att göra som vi gjorde och se bortom fastighetsmarknaden genom att fråga lokala vårdgivare om de har någon insiderkunskap om läkare som snart kan gå i pension.
6. Rekrytera och behåll kvalificerad personal
Eftersom vi hade valt en stor lokal med plats för 6 läkare och ett team av medarbetare behövde vi fylla den!
Läkare
Nyckeln till varje framgångsrik läkarmottagning är att anställa skickliga och legitimerade läkare som har genomgått hela behörighetsprocessen. I slutändan är det läkare med gott rykte som lockar människor till din mottagning. Därför är det oerhört viktigt att du har en tydlig strategi för att rekrytera läkare och behålla dem framöver.
I slutändan är det läkare med gott rykte som lockar människor till din mottagning.
Vår plan för att rekrytera läkare har inneburit att vi utnyttjat våra kontakter och nätverk på ett bra sätt. Därefter har vi presenterat en tydlig och ambitiös vision för potentiella läkare om vart vi är på väg. Vi åtar oss att ge dem tillgång till modern teknik och utrustning samt en professionell arbetsplats. Vi arbetar också hårt för att ge dem den bästa personal vi kan hitta.
Kontorspersonal
När det gäller kontorspersonal gjorde vi ett tidigt misstag när vi anställde någon som inte passade för rollen. Genom den erfarenheten lärde vi oss hur viktigt det är att samarbeta med personalexperter för att finjustera hur vi rekryterar och tar hand om vår personal. De hanterar nu hela processen åt oss och hjälper till med intervjuer, upprättande av avtal, ordnande av sjukförsäkring och hantering av arbetsskadeersättning. Jag rekommenderar alla nya mottagningar att lägga ut sitt personalarbete på företag som dessa.
Jag vill också hänvisa dig till denna guide för att anställa en mottagningschef—i början kanske du själv är mottagningschef, men mycket snart kommer du förmodligen att behöva någon som tar över detta ansvar.
Jag rekommenderar också att du hittar personal som delar mottagningens värderingar. När du publicerar en ledig tjänst på nätet bör du använda välrenommerade jobbsökningssajter som kan göra mycket av urvalet åt dig. Ta sedan dig tid att strukturera intervjuerna så att du kan bedöma hur väl varje kandidat motsvarar de värderingar och den kompetens du söker.
7. Skaffa nödvändiga licenser, tillstånd och försäkringar
Utan tvekan den svåraste lärdomen vi har fått!
Av uppenbara skäl granskas vårdgivare mer än de flesta företag. Du behöver därför vara extra noga med att din klinik har gått igenom hela bolagsbildningsprocessen och har alla korrekta medicinska licenser. Kom samtidigt ihåg att skaffa ett tillräckligt försäkringsskydd!
Att projektplanera din tid är avgörande för att se till att inget missas.
Livet under de första dagarna när du startar din klinik kommer att vara obevekligt. Du kommer samtidigt att leda ny personal, sköta bokföringen, införskaffa kontorsutrustning, upprätta policyer och rutiner samt hantera utvecklingen av dina kontorslokaler. Jag blir svettig bara av att minnas allt!
Att projektplanera din tid är avgörande för att se till att inget missas. Det kommer att vara särskilt frestande att skumma igenom alla dokument som kommer att krävas av dig. Det är tyvärr något som kom tillbaka och bet mig när vi tvingades stänga efter en översvämning i kliniken på grund av ett avloppsstopp. Då blev det en hård läxa att upptäcka att vi var underförsäkrade!
Om du inte har ett skarpt öga för detaljer är mitt råd att anlita en affärsjurist för att se till att du följer alla regler som gäller för dig. De kommer också att kunna tala om för dig om du har en bra ansvarsförsäkring eller försäkring mot felbehandling. Jag rekommenderar också att du jämför olika försäkringsbolag för att hitta en försäkringsförmedlare som förstår din verksamhets behov.
8. Utveckla en marknadsföringsstrategi
Oavsett om du driver en primärvårdsklinik eller en privat praktik behöver du en bra marknadsföringsstrategi. Naturligtvis finns det kliniker på platser med få läkare som inte behöver arbeta hårt för att locka patienter. Men även då är det viktigt att ha en bra närvaro på nätet för att hjälpa människor att hitta dig och förstå vilka tjänster du erbjuder.
En föråldrad webbplats kan lätt förmedla att även andra delar av din klinik är föråldrade.
Din webbplats speglar så mycket. För de flesta människor kommer den att ge deras första intryck av din klinik och dess läkare.
Än viktigare är vad vår webbplats säger till blivande läkare som kanske vill arbeta med oss:
- Hänger vår webbplats ihop med vår rekryteringsstrategi?
- Vinner den läkare för vår vision?
- Avslöjar den våra kärnvärderingar och speglar hur vi vill uppfattas?
Jag slutar aldrig att förvånas över hur dåliga vissa klinikers webbplatser kan vara. Tänk på vad det förmedlar till en patient. En föråldrad webbplats kan lätt förmedla att även andra delar av din klinik är föråldrade, vilket är anledningen till att branschstandarden är att uppdatera webbplatsen vartannat till vart tredje år.
Du behöver budgetera för detta. Särskilt eftersom en bra webbplats bör kosta dig allt från $5000 - $20,000 (USD). Se till att ta med detta i dina ekonomiska prognoser från början.
9. Bygg upp din infrastruktur
Det bästa tillfället du någonsin kommer att ha att förse din medicinska verksamhet med den infrastruktur den behöver är innan du öppnar dörrarna. Det innebär att välja och införa rätt elektroniskt patientjournalsystem (EHR) för din klinik. Det kommer att vara den viktigaste delen av det verktyg för verksamhetsstyrning som du förser din personal och dina läkare med.
Det bästa tillfället du någonsin kommer att ha att förse din medicinska verksamhet med den infrastruktur den behöver är innan du öppnar dörrarna.
Elektroniska patientjournaler hjälper din personal och dina läkare att boka in patienter, visa deras journaler och registrera all deras medicinska fakturering i linje med avgiftslistan. Systemet håller reda på Medicaid och Medicare och gör det möjligt för betalare att reglera medicinska fakturor. För dig som verksamhetschef hjälper det dig att följa ersättningar och visar hur ekonomiskt stabil din klinik är.
Problemet med patientjournalsystem är att de är notoriskt svåra att byta ut när du väl har kommit igång. Ta därför god tid på dig att undersöka de olika patientjournalsystem som finns tillgängliga innan du börjar bedriva verksamheten. Fundera på om systemet uppfyller dina mål och värderingar. Bjud in varje representant för ett patientjournalsystem att presentera sina tjänster för dig och fråga andra medicinska kliniker om deras erfarenheter av det patientjournalsystem de använder.
Vi väljer den EHR vi använder av fyra huvudsakliga skäl:
- Den gör det möjligt för patienter att interagera med kliniken på nätet, vilket sparar mycket av vår personals tid som annars skulle gå åt till att hantera telefonförfrågningar.
- Den knyter samman läkare och personal. För en gruppmottagning möjliggör den lagarbete och samarbete.
- Den är intuitiv och enkel att använda, vilket innebär att det finns färre möjligheter för personalen att göra misstag.
- Den utvecklas av ett stort och välrenommerat företag som har åtagit sig att fortsätta avsätta resurser för att förbättra EHR-systemet.
Du kanske också gillar: Min lista över de bästa videokonferensverktygen som uppfyller HIPAA-kraven
10. Utvärdera och anpassa kontinuerligt
Ditt första verksamhetsår kommer att vara ett år då du får kavla upp ärmarna, och du kommer att behöva felsöka en hel del. Bli inte orolig när saker inte går som förväntat, för det gör de sällan! Det är helt normalt att alla småföretag har problem i början, och en läkarmottagning är inget undantag.
Oftare än inte fann jag mig själv i rollen som den lugna och trygghetsskapande rösten på vår klinik. Det är särskilt lätt för personal som kommer från mer etablerade kliniker att få panik när de stöter på ett problem. Ditt jobb är att skapa lugn och ordning och hitta snabba lösningar när saker går fel.
Oftare än inte fann jag mig själv i rollen som den lugna och trygghetsskapande rösten på vår klinik.
Det senaste året har handlat om att förbättra arbetsflödet på kliniken, åtgärda våra processer där de orsakar flaskhalsar och se till att våra patienter får den bästa patientvård som vi kan erbjuda!
Så småningom närmar vi oss den punkt där vi vill vara. Mitt råd till alla andra som startar en egen läkarmottagning är att ha tålamod. Prioritera och ägna dig åt de viktigaste frågorna du kan påverka, och bekymra dig inte över sådant du inte kan kontrollera.
Det tar tid att bygga en fantastisk klinik, men ditt hårda arbete och din noggrannhet kommer att löna sig i slutändan.
Kontakta oss
Att starta Symphony Health var en ny erfarenhet för oss. Kate (min fru) är familjeläkare, men hon hade liten förståelse för mottagningsadministration. På samma sätt hade jag erfarenhet av ledarskap, men ingen förståelse för vad det innebar att tillhandahålla hälso- och sjukvård. Det vi hade var en vision, men sedan hade vi liten aning om vilka steg vi skulle ta för att nå dit.
Vi var tacksamma över att under de första dagarna hitta kontakter och förbindelser som hjälpte oss att ta rätt steg framåt. Jag uppmuntrar dig att göra detsamma. Omge dig med människor som kan hjälpa dig där du känner dig svagast. Hitta andra som har gjort samma sak och lär dig av dem.
Att vara ägare till en läkarmottagning är ett stort ansvar som kräver noggrann planering, efterlevnad av regelverk och engagemang för patientvård. Den största uppmuntran jag kan ge dig är: "gör det inte ensam"!
Det senaste året har vi kunnat pröva alla råd vi har fått, och de har varit till stor hjälp för oss. Så pass mycket att jag nu känner mig trygg med att hjälpa andra att göra det vi har gjort. Vi kommer att fortsätta publicera inlägg och hoppas kunna få kontakt med andra ägare av läkarmottagningar via The Medical Practice-webbplatsen och dess gemenskap.