Como iniciar uma clínica médica

Começar uma clínica médica é uma das coisas mais gratificantes que pode fazer. Existe uma enorme quantidade de oportunidades para empreendedores com ideias inovadoras trazerem mudanças aos cuidados de saúde locais. As recompensas financeiras também podem ser significativas.

Um ano depois de lançarmos a Symphony Health, estamos muito satisfeitos por termos dado o salto. É algo extraordinário ver a nossa visão ganhar forma e trabalhar no tipo de clínica com que sempre sonhou. Dito isto, é fácil esquecer o quão sobrecarregados nos sentimos quando começámos. Da mesma forma, se está a pensar abrir a sua própria clínica, é possível que a sua cabeça esteja a andar à roda ao considerar tudo o que está envolvido.

Existe uma enorme quantidade de oportunidades para empreendedores com ideias inovadoras trazerem mudanças aos cuidados de saúde locais.

Gerador de nomes para clínicas médicas

Apenas por diversão.

1.  Desenvolver um plano de negócios

É fácil encarar um plano de negócios como uma tarefa a cumprir para obter financiamento do banco. Bem, pelo menos era assim que eu o via! No entanto, fico surpreendido com a frequência com que continuo a consultar o nosso plano de negócios, mesmo agora que estamos estabelecidos. Dedicar tempo a fazê-lo bem é um investimento a longo prazo.

Um bom plano de negócios não começa com o portátil aberto. Começa por sair e investigar as necessidades médicas da sua comunidade. É necessário estabelecer contacto com pessoas, compreender as suas necessidades e conhecer os potenciais concorrentes. Também é necessário sonhar em voz alta; partilhar a sua visão e receber opiniões de pessoas que sabem do que estão a falar.

Um bom plano de negócios não começa com o portátil aberto. Começa por sair e investigar as necessidades médicas da sua comunidade.

Quando sentir que está prestes a rebentar de vontade de pôr tudo por escrito, só então estará preparado para transpor isto para o papel. Escrevi e reescrevi aquilo que parecia ser a nossa “visão e objetivos” uma centena de vezes, até sentir que refletia de forma concisa aquilo que queríamos fazer. A grande vantagem de dedicar tempo a isto é que tornou mais fácil escrever o restante plano.

Definir a estrutura da sua clínica, os serviços, as necessidades de pessoal e a estratégia de marketing é muito mais fácil quando consegue expressar claramente os seus objetivos.

2.  Crie um orçamento

A nossa experiência mostra que a maioria dos diretores de clínicas médicas é sobretudo motivada pela mudança que pode proporcionar na vida dos pacientes, em vez da geração de lucro. Ter bons conhecimentos de gestão é muitas vezes visto como algo secundário em relação ao bem-estar dos pacientes. No entanto, só conseguirá cuidar melhor das necessidades dos seus pacientes e prestar cuidados longitudinais se existir uma boa gestão financeira da clínica desde o início.

Quando iniciámos o nosso novo negócio, ambos percebemos que o planeamento financeiro não era o nosso ponto forte. Por isso, encontrámos consultores com experiência na criação de orçamentos para clínicas médicas. Criaram para nós um orçamento altamente detalhado e escalável para 5 anos, numa aplicação que podemos editar e atualizar à medida que crescemos. Tem sido um recurso inestimável para nós, ao qual continuamos a recorrer vezes sem conta enquanto tomamos decisões sobre áreas como a contratação de pessoal e grandes aquisições.

Só conseguirá cuidar melhor das necessidades dos seus pacientes e prestar cuidados longitudinais se existir um bom planeamento financeiro desde o início.

Aconselharia vivamente qualquer pessoa que esteja a iniciar uma nova clínica a procurar consultores que possam ajudar com as projeções financeiras e fornecer as ferramentas necessárias para aumentar a escala do orçamento no futuro. O seu banco também ficará agradecido!

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3.  Obtenha financiamento

O fluxo de caixa é tudo! Tal como acontece com qualquer pequena empresa, durante os primeiros 9 meses de atividade da Symphony Health, saía da nossa clínica um fluxo interminável de dinheiro. Os consultórios que arrendámos, o nosso pessoal, o equipamento médico, os materiais de escritório e os seguros tiveram de ser adquiridos muito antes de termos capacidade para os pagar.

Felizmente, encontrámos um representante bancário com experiência em trabalhar com novas clínicas médicas. Foi-nos atribuída uma conta bancária com uma linha de crédito substancial e um bom cartão de crédito, que nos sustentaram durante o primeiro ano de atividade, até conseguirmos obter lucro.

Incentivo-o a estabelecer contactos no mundo financeiro para descobrir quais são os credores que veem com bons olhos as empresas médicas em fase de arranque. Não escolha simplesmente o banco que “conhece”. Compare as opções. Pesquise e contacte diferentes instituições financeiras para saber o que podem oferecer. Mais importante ainda, encontre um representante bancário que compreenda e acredite naquilo que está a fazer.

A nossa associação médica pôs-nos em contacto com uma empresa de gestão financeira que foi inestimável para nos ligar às pessoas certas. Do mesmo modo, contactar a sua associação médica seria um bom ponto de partida para começar também a estabelecer contactos financeiros.

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4.  Construa a sua rede

À medida que continuar a ler, verá que a maioria dos passos que demos ao longo do nosso percurso só foi possível porque dedicámos tempo a estabelecer contactos com outros profissionais e organizações de saúde. Desde o consultório que agora arrendamos até ao recrutamento do pessoal que temos, as relações que estabelecemos foram uma enorme ajuda.

Quando começar, rapidamente perceberá as áreas em que precisará de ajuda. Haverá lacunas que terá de preencher, quer seja encontrar um fornecedor de materiais de escritório, de produtos médicos ou encontrar profissionais de limpeza fiáveis. Precisará de referências rápidas para muitas destas coisas, e uma boa rede poderá fornecê-las.

Quando tiver dificuldade em estabelecer contactos de forma natural, recomendo vivamente a utilização de redes sociais. Fico surpreendido com a utilidade de sites como este para ligar profissionais entre si e incentivo qualquer pessoa a fazer bom uso deles.

Precisará de referências rápidas para muitas coisas, e uma boa rede poderá fornecê-las.

5.  Escolha a sua localização

Foi graças às nossas ligações que não precisámos de encontrar um edifício onde pudéssemos exercer a nossa atividade. Em vez disso, foi o edifício que nos encontrou! Dois médicos de família locais, que estavam prestes a reformar-se, tinham ouvido falar dos nossos planos e contactaram-nos para arrendarmos o seu consultório médico.

Depois de ponderarmos todas as opções, optámos por aceitar a proposta. A vantagem óbvia foi o facto de nos ter ajudado a manter baixos os custos de arranque, adquirindo todo o equipamento e material de escritório a preços reduzidos. Também eliminou o tempo necessário para comprar tudo o que precisávamos para começar a trabalhar. Além disso, a clínica já tinha presença e era conhecida na comunidade.

Havia algumas desvantagens. O consultório que herdámos estava desatualizado e precisava de muitas obras para ser modernizado. O contrato de arrendamento que negociámos foi complicado pelo apego emocional que os médicos reformados tinham à sua clínica de 30 anos. Também tivemos de trabalhar arduamente para estabelecer a nossa própria cultura na clínica. Muitos doentes apareciam à espera de que tudo continuasse igual, sem perceberem que éramos uma nova clínica médica, com uma nova equipa e novas ideias.

A alternativa teria sido arrendar ou comprar um espaço de escritório vazio e construir a sua clínica de raiz. Num mundo ideal, isto permitir-lhe-ia criar, desde o início, um espaço clínico que correspondesse à sua visão. No entanto, seguir este caminho é muito mais demorado e dispendioso. Foi isto que acabou por nos convencer a tomar a decisão que tomámos.

Aconselho-o a dedicar o tempo necessário à escolha da localização. Considere aspetos como o movimento pedonal, a conveniência para os doentes, o estacionamento e, naturalmente, o preço do arrendamento ou da compra. Tenha em conta que os edifícios com o enquadramento adequado para utilização médica são frequentemente difíceis de encontrar e que as licenças necessárias para os remodelar podem demorar a ser emitidas.

Recomendaria vivamente a qualquer pessoa que fizesse o que nós fizemos e procurasse além do mercado imobiliário, perguntando aos profissionais de saúde locais se têm informações privilegiadas sobre médicos que possam reformar-se em breve.

6.  Recrute e retenha pessoal qualificado

Depois de nos comprometermos com um espaço de escritório amplo, com lugar para 6 médicos e uma equipa, precisávamos de o preencher!

Médicos

A chave para qualquer clínica médica bem-sucedida é contratar médicos competentes e devidamente licenciados, que tenham concluído todo o processo de credenciação. Em última análise, são os médicos com boa reputação que irão atrair pessoas para a sua clínica. Por isso, é extremamente importante ter uma estratégia para recrutar médicos e retê-los no futuro.

Em última análise, são os médicos com boa reputação que irão atrair pessoas para a sua clínica.

O nosso plano para recrutar médicos tem passado por tirar bom partido das nossas ligações e redes de contactos. Depois, apresentamos aos médicos interessados uma visão clara e ambiciosa do caminho que estamos a seguir. Comprometemo-nos a fornecer-lhes tecnologia e equipamento atualizados, bem como um espaço de trabalho cuidado. Também trabalhamos arduamente para lhes proporcionar a melhor equipa que conseguirmos encontrar.

Pessoal administrativo

No que diz respeito ao pessoal administrativo, tivemos uma má experiência logo no início, quando contratámos alguém que não se adequava à função. Com esta experiência, aprendemos a importância de trabalhar com especialistas em Recursos Humanos para nos ajudarem a aperfeiçoar a forma como recrutamos e cuidamos da nossa equipa. Atualmente, tratam de todo este processo por nós, ajudando nas entrevistas, na elaboração de contratos, na gestão do seguro de saúde e no tratamento da compensação dos trabalhadores. Recomendo a qualquer clínica nova que subcontrate as suas necessidades de RH a empresas deste tipo.

Também lhe recomendo este guia para contratar um gestor de clínica—no início, poderá ser o seu próprio gestor de clínica, mas, muito em breve, provavelmente precisará de alguém para assumir essa responsabilidade.

Recomendo também que encontre pessoal cujos valores estejam alinhados com os da sua clínica. Ao publicar uma vaga online, utilize sites de emprego reputados que possam fazer grande parte da triagem por si. Depois, dedique algum tempo a estruturar as entrevistas para conseguir avaliar até que ponto cada candidato corresponde aos valores e à experiência que procura.

7.  Obtenha as licenças, autorizações e seguros necessários

Sem dúvida, a lição mais difícil que aprendemos!

Por razões óbvias, os prestadores de cuidados de saúde são sujeitos a um escrutínio maior do que a maioria das empresas. Por isso, terá de se certificar de que a sua clínica passou por todo o processo de constituição e possui todas as licenças médicas necessárias. Ao mesmo tempo, não se esqueça de obter uma cobertura de seguro adequada!

Gerir o seu tempo como um projeto é essencial para garantir que nada fica esquecido.

A vida durante os primeiros tempos de criação da sua clínica será implacável. Estará simultaneamente a gerir uma nova equipa, a tratar da contabilidade, a adquirir equipamento para o escritório, a definir políticas e procedimentos, bem como a gerir o desenvolvimento do espaço da sua clínica. Só de me lembrar de tudo isso fico transpirado!

Gerir o seu tempo como um projeto é essencial para garantir que nada fica esquecido. Será particularmente tentador passar rapidamente por toda a documentação que lhe será exigida. Infelizmente, foi algo que acabou por me prejudicar quando fomos obrigados a fechar devido a uma inundação provocada pelo refluxo de águas residuais na clínica. Foi então muito difícil descobrir que tínhamos um seguro insuficiente!

Se não tem um olhar atento aos detalhes, o meu conselho é contratar um advogado especializado em direito comercial para garantir que cumpre todos os regulamentos que lhe são exigidos. Também poderá dizer-lhe se tem um bom seguro de responsabilidade civil ou um seguro contra negligência profissional. Recomendo igualmente que compare várias seguradoras para encontrar um mediador que compreenda as necessidades da sua clínica.

8.  Desenvolva uma estratégia de marketing

Independentemente de ter uma clínica de cuidados de saúde primários ou uma clínica privada, precisará de uma boa estratégia de marketing. Naturalmente, existem clínicas localizadas em zonas com poucos médicos que não terão de se esforçar muito para atrair pacientes. Ainda assim, ter uma boa presença online continua a ser importante para ajudar as pessoas a encontrá-lo e a compreender os serviços que presta.

Um site desatualizado pode facilmente transmitir que as outras áreas da sua clínica também estão desatualizadas.

O seu site reflete muitas coisas. Para a maioria das pessoas, será a primeira impressão que terão da sua clínica e do seu médico.

Mais do que isso, a preocupação com o nosso site está relacionada com aquilo que transmite aos médicos que poderão querer trabalhar connosco:

1. O nosso site está alinhado com a nossa estratégia de recrutamento?
2. Conquista os médicos para a nossa visão?
3. Revela os nossos valores fundamentais e reflete a forma como queremos ser vistos?

Nunca deixa de me surpreender quão fracos podem ser alguns sites de clínicas. Pense no que isso transmite a um paciente. Um site desatualizado pode facilmente transmitir que as outras áreas da sua clínica também estão desatualizadas, razão pela qual o padrão do setor consiste em atualizar o seu site a cada 2 a 3 anos.

Terá de prever um orçamento para isso. Sobretudo porque um bom site deverá custar-lhe entre $5000 - $20,000 (USD). Certifique-se de que inclui este custo nas suas projeções financeiras desde o início.

9.  Configure a sua infraestrutura

A melhor oportunidade que alguma vez terá para dotar a sua clínica da infraestrutura de que necessita é antes de abrir as portas. Isto significa escolher e implementar o sistema de registo clínico eletrónico (EHR) adequado para a sua clínica. Este será o elemento mais importante do seu conjunto de ferramentas de gestão da clínica que disponibilizará à sua equipa e aos seus médicos.

A melhor oportunidade que alguma vez terá para dotar a sua clínica da infraestrutura de que necessita é antes de abrir as portas.

Os registos clínicos eletrónicos ajudarão a sua equipa e os seus médicos a marcar consultas para os pacientes, consultar os respetivos registos clínicos e introduzir todos os dados de faturação médica de acordo com a tabela de honorários. Permitem acompanhar o Medicaid e o Medicare e possibilitam que os pagadores liquidem as faturas médicas. Para si, enquanto diretor, ajudarão a acompanhar os reembolsos e mostrarão quão saudável é financeiramente a sua clínica.

O problema dos sistemas EHR é que são notoriamente difíceis de alterar depois de estarem em funcionamento. Por isso, dedique algum tempo a pesquisar os vários EHR disponíveis antes de começar a operar. Avalie se respondem aos seus objetivos e valores. Convide cada representante de EHR a apresentar-lhe os seus serviços e pergunte noutras clínicas médicas sobre a experiência que tiveram com o EHR que utilizam.

Escolhemos o RSE que utilizamos por 4 razões principais:

1. Permite aos pacientes interagir com a clínica online, poupando muito tempo à nossa equipa, que de outra forma teria de responder a pedidos de informação por telefone.
2. Liga médicos e funcionários. Numa clínica de grupo, permite o trabalho em equipa e a colaboração.
3. É intuitivo e fácil de utilizar, o que significa que existem menos oportunidades para os funcionários cometerem erros.
4. É desenvolvido por uma empresa grande e conceituada, empenhada em disponibilizar recursos para melhorar o RSE no futuro.

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10.  Avalie e adapte continuamente

O seu primeiro ano de funcionamento será um ano muito prático e será necessário resolver muitos problemas. Não fique alarmado quando as coisas não correrem como esperado, porque raramente correm! É perfeitamente normal que todas as pequenas empresas tenham dificuldades iniciais, e uma clínica médica não é diferente.

Na maioria das vezes, dei por mim a ser a voz calma e tranquilizadora na nossa clínica. É particularmente fácil para os funcionários que vieram de clínicas mais estabelecidas entrarem em pânico quando se deparam com um problema. O seu trabalho é trazer paz e ordem, encontrando soluções rápidas quando as coisas correm mal.

Na maioria das vezes, dei por mim a ser a voz calma e tranquilizadora na nossa clínica.

Este último ano foi dedicado a melhorar o fluxo de trabalho na clínica, a corrigir os nossos processos quando estão a causar estrangulamentos e a garantir que os nossos pacientes recebem os melhores cuidados possíveis!

Gradualmente, estamos a chegar onde queremos estar. O meu conselho para todos os que estão a começar a sua própria clínica médica é que sejam pacientes. Estabeleçam prioridades e dediquem-se tanto quanto puderem às questões mais importantes, e não se preocupem com aquilo que não podem controlar.

Construir uma excelente clínica leva tempo, mas o seu trabalho árduo e a sua diligência serão recompensados no final.

Entre em contacto connosco

Começar a Symphony Health foi uma experiência nova para nós. A Kate (a minha mulher) é médica de família, mas tinha poucos conhecimentos sobre gestão de clínicas. Da mesma forma, eu tinha experiência em gestão, mas não compreendia o que significava prestar cuidados de saúde. O que tínhamos era uma visão, mas tínhamos poucas ideias sobre os passos que deveríamos dar para a concretizar.

Ficámos gratos por encontrar contactos e ligações nesses primeiros tempos que nos ajudaram a dar os passos certos. Recomendo que faça o mesmo. Rodeie-se de pessoas que o possam ajudar nas áreas em que se sente mais fraco. Encontre outras pessoas que tenham feito o mesmo e aprenda com elas.

Ser proprietário de uma clínica médica é uma enorme responsabilidade que exige um planeamento cuidadoso, conformidade com os regulamentos e compromisso com os cuidados aos pacientes. O maior incentivo que lhe posso dar é: "não o faça sozinho"!

No último ano, conseguimos pôr à prova todos os conselhos que recebemos, e foram-nos extremamente úteis. Ao ponto de agora me sentir confiante para ajudar outras pessoas a fazerem o que fizemos. Continuaremos a publicar conteúdos e esperamos entrar em contacto com outros proprietários de clínicas médicas através do site e da comunidade The Medical Practice.