Wybór właściwego systemu EHR ma kluczowe znaczenie dla Twojej praktyki. Elektroniczna dokumentacja medyczna pozwala zaoszczędzić czas, zwiększa dokładność, zapewnia zgodność z przepisami i gwarantuje dobry zwrot z inwestycji. Jednak niewłaściwy wybór może prowadzić do marnowania zasobów, nieefektywności i problemów ze zgodnością.
Ten przewodnik jest dla Ciebie, jeśli poruszasz się w gąszczu dostępnych opcji i chcesz znaleźć rozwiązanie odpowiadające potrzebom Twojej praktyki. Pomogę Ci podjąć decyzję, która wesprze Twój zespół i poprawi opiekę nad pacjentami bez zbędnych problemów.
8 rzeczy, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze systemu EHR
Podczas oceny dostawców systemów EHR skup się na tych kluczowych czynnikach, aby upewnić się, że narzędzie odpowiada potrzebom Twojej praktyki. Oto, co należy wziąć pod uwagę:
1. Elastyczność planu
Elastyczność planu pozwala skalować system EHR w miarę rozwoju lub zmniejszania zakresu działalności praktyki. Jest to ważne, ponieważ potrzeby mogą się z czasem zmieniać, a nie chcesz utknąć przy nieodpowiednim planie. Szukaj dostawców oferujących łatwe zwiększanie lub zmniejszanie zakresu planu bez wysokich opłat. Podczas prezentacji zapytaj o proces zmiany planu i wszelkie związane z tym koszty.
2. Dostęp do danych i raportowanie
Dostęp do danych i raportowanie umożliwiają uzyskiwanie informacji z danych i dokumentacji pacjentów oraz z działalności praktyki. Jest to niezbędne do podejmowania świadomych decyzji i poprawy zaangażowania pacjentów. Upewnij się, że system oferuje konfigurowalne raporty i łatwe eksportowanie danych. Przetestuj tę funkcję podczas okresu próbnego, generując przykładowy raport, aby sprawdzić, jak intuicyjna jest w obsłudze.
3. Integracja z używanymi narzędziami technologicznymi
Integracja z obecnie używanymi narzędziami technologicznymi zapewnia płynny przepływ pracy i minimalizuje zakłócenia. Ma to znaczenie, ponieważ oprogramowanie EHR, które nie integruje się z innymi narzędziami, może prowadzić do nieefektywności. Sprawdź zgodność z istniejącymi narzędziami i poproś dostawców o przykłady udanych integracji przeprowadzonych przez nich w podobnych konfiguracjach.
4. Wdrożenie i wsparcie
Wdrożenie i wsparcie decydują o tym, jak szybko pracownicy ochrony zdrowia i ich zespoły mogą przystosować się do nowego systemu. Ma to kluczowe znaczenie dla ograniczenia przestojów i frustracji. Szukaj dostawców oferujących kompleksowe szkolenia i całodobowe wsparcie. Podczas oceny zapytaj o proces wdrożenia i czas reakcji zespołu wsparcia.
5. Uprawnienia oparte na rolach
Uprawnienia oparte na rolach określają, kto może uzyskać dostęp do poszczególnych informacji dotyczących technologii informacyjnych w ochronie zdrowia w systemie EHR. Funkcja ta jest ważna dla zachowania bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami. Upewnij się, że system umożliwia dostosowywanie uprawnień do poszczególnych ról. Poproś potencjalnych dostawców o zaprezentowanie podczas demonstracji sposobu konfiguracji uprawnień.
6. Zgodność z przepisami właściwymi dla branży
Zgodność z przepisami obowiązującymi w branży ochrony zdrowia zapewnia, że system EHR spełnia normy prawne i regulacyjne. Ma to kluczowe znaczenie dla uniknięcia kar i zapewnienia bezpieczeństwa pacjentów. Sprawdź, czy system jest zgodny z przepisami takimi jak HIPAA. Poproś o dokumentację dotyczącą zgodności i zapytaj, w jaki sposób dostawca śledzi zmiany w przepisach.
7. Opcje dostosowywania
Opcje dostosowywania pozwalają dopasować system EHR do unikalnych procesów pracy Twojej praktyki. Jest to ważne dla maksymalizacji wydajności i satysfakcji użytkowników. Szukaj systemów oferujących konfigurowalne szablony i pola, aby optymalizować przepływy pracy. Podczas demonstracji poproś o pokazanie funkcji dostosowywania w praktyce.
8. Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji
Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji umożliwia dostęp do systemu EHR z dowolnego miejsca, w tym za pośrednictwem oprogramowania EHR na iPada, co jest przydatne w przypadku placówek z wieloma lokalizacjami lub dostawców będących w ciągłym ruchu. Jest to ważne dla usprawnienia jakości opieki. Upewnij się, że system ma responsywny interfejs mobilny i obsługuje konfiguracje obejmujące wiele lokalizacji. Klinicyści powinni przetestować aplikację mobilną w okresie próbnym, aby sprawdzić, jak dobrze działa.
Jak wybrać system EHR: schemat obejmujący 5 kroków
Wybór odpowiedniego systemu EHR może wydawać się przytłaczający, ale podzielenie tego procesu na łatwe do wykonania kroki ułatwia zadanie. Skoncentruj się na dopasowaniu systemu do konkretnych potrzeb i budżetu placówki. Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci podjąć świadomą decyzję:
Krok 1: Określ swoje potrzeby
Zacznij od określenia potrzeb swojego zespołu jako pierwszego kroku w wyborze oprogramowania systemu EHR. Obejmuje to zebranie opinii i zdefiniowanie wymagań dotyczących EHR:
Zbierz opinie interesariuszy
Zaangażuj kluczowych interesariuszy, takich jak lekarze, pielęgniarki, personel administracyjny i pracownicy działu IT. Dostarczają oni informacji o tym, co działa, a co nie. Organizuj spotkania lub rozpowszechniaj ankiety, aby zebrać ich opinie. Dzięki tym informacjom system EHR będzie odpowiadał potrzebom wszystkich.
Wymień i ustal priorytety problemów
Zidentyfikuj problemy występujące w obecnym systemie i ustal ich priorytety. Typowe kwestie mogą obejmować błędy we wprowadzaniu danych pacjentów, powolne działanie systemu lub brak integracji. Ustal priorytety na podstawie wpływu i częstotliwości występowania. Pomoże Ci to najpierw skupić się na rozwiązaniu najpilniejszych problemów.
Dopasuj do zasad i celów
Dopasuj wymagania do wewnętrznych zasad, preferencji dostawców i celów regulacyjnych. Sprawdź, czy system jest zgodny z protokołami bezpieczeństwa i przepisami HIPAA. Weź pod uwagę preferencje dostawców dotyczące łatwości integracji i wsparcia. Upewnij się, że system wspiera długoterminowe cele placówki.
Odróżnij funkcje niezbędne od przydatnych
Oddziel funkcje niezbędne od tych, które są jedynie przydatne. Do niezbędnych funkcji mogą należeć bezpieczne portale pacjentów, łatwy dostęp do danych i obsługa urządzeń mobilnych. Przydatne mogą być zaawansowane analizy, zautomatyzowane przepływy pracy lub konfigurowalne pulpity nawigacyjne. To rozróżnienie pomaga skupić się podczas oceny na najważniejszych funkcjach.
Zadaj te pytania:
- Jakie skargi lub przeszkody pojawiają się najczęściej?
- Jakie potrzeby nie są obecnie zaspokajane?
- Jakie funkcje rozwiązałyby 3 najważniejsze problemy?
- Jakiego zwrotu z inwestycji oczekujesz w związku z tą inwestycją?
- W jaki sposób system jest zgodny z naszymi celami regulacyjnymi?
Krok 2: Zbadaj dostawców systemów EHR
Teraz zbadaj i porównaj dostawców systemów EHR, aby znaleźć rozwiązanie najlepiej dopasowane do swoich potrzeb:
Przeprowadź ogólny przegląd dostawców
Zacznij od przejrzenia witryn z recenzjami, rankingów i studiów przypadku. Dzięki temu szybko zorientujesz się, co jest dostępne i jak oceniani są dostawcy. Szukaj powtarzających się wzorców w recenzjach, takich jak konsekwentne pochwały lub krytyka. Pomoże Ci to zawęzić dostępne opcje.
Porównaj rozwiązania na podstawie potrzeb biznesowych
Porównaj zalety chmurowych narzędzi EHR na podstawie wielkości placówki oraz potrzeb związanych z integracją i rozwiązaniami zlecanymi na zewnątrz lub realizowanymi wewnętrznie. Większe placówki mogą potrzebować bardziej rozbudowanych systemów, podczas gdy mniejsze mogą wybrać prostsze rozwiązania. Weź pod uwagę, jak dobrze system integruje się z obecnym zestawem technologii.
Zidentyfikuj najważniejsze czynniki różnicujące
Szukaj kluczowych wyróżników, takich jak wsparcie we wdrożeniu, doświadczenie użytkownika lub funkcjonalność dostosowana do konkretnej specjalizacji, na przykład systemy EHR zaprojektowane dla praktyk psychiatrycznych. Niektórzy dostawcy oferują szeroko zakrojoną pomoc podczas wdrażania, podczas gdy inni wyróżniają się przyjaznymi dla użytkownika interfejsami. Określ, co wyróżnia każdego dostawcę, aby dopasować wybór do swoich konkretnych potrzeb.
Dokumentuj swoje ustalenia
Prowadź szczegółowy zapis swoich ustaleń, uwzględniając zalety i wady każdego dostawcy. Używaj list punktowanych do uporządkowania informacji o funkcjach, cenach i opcjach wsparcia. Taka dokumentacja ułatwia podejmowanie świadomych decyzji, gdy nadejdzie czas wyboru.
Zadaj następujące pytania:
- W czym każde narzędzie sprawdza się najlepiej?
- Czy odpowiada wielkości Twojego zespołu, budżetowi i stosowi technologicznemu?
- Jakie wsparcie i dokumentacja są dostępne?
- Jak elastyczny jest system w przypadku niszowych zastosowań?
- Jakie są opinie użytkowników na temat doświadczenia korzystania z systemu?
Najlepszy system EHR do rozważenia
Oto moja lista 10 najlepszych dostępnych systemów EHR, która pomoże Ci rozpocząć poszukiwania:
Krok 3: Utwórz krótką listę systemów EHR i skontaktuj się z dostawcami
Zawęź wybór najlepszych systemów EHR i rozpocznij rozmowy z potencjalnymi partnerami:
Utwórz krótką listę dostawców
Wybierz od 2 do 4 dostawców na podstawie przeprowadzonych analiz. Skup się na tych, którzy najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom i budżetowi. Taka krótka lista pomaga skoncentrować wysiłki i zasoby na najbardziej obiecujących opcjach. Weź pod uwagę takie czynniki jak opinie użytkowników, funkcje i zgodność z obecnie używanymi systemami.
Wyślij RFI lub RFP
Wyślij zapytanie o informacje (RFI) lub RFP dotyczące systemu EHR, aby zebrać szczegółowe informacje. Wykorzystaj te dokumenty do zadania konkretnych pytań dotyczących funkcji, cen i wsparcia. Pomoże Ci to zrozumieć, co oferuje każdy dostawca i w jaki sposób może spełnić Twoje potrzeby. Dostosuj RFI lub RFP tak, aby uwzględnić wszelkie luki w początkowej analizie, co ułatwi podjęcie decyzji.
Umów prezentacje i zadawaj pytania
Umów prezentacje z dostawcami znajdującymi się na krótkiej liście i przygotuj konkretne pytania. Podczas prezentacji zwróć uwagę na interfejs użytkownika, łatwość obsługi oraz sposób, w jaki system rozwiązuje problemy Twojego zespołu. Zapytaj o rzeczywiste przypadki użycia i sposób integracji systemu z obecnie używanymi narzędziami. Taka interakcja pozwoli Ci lepiej zrozumieć, jak system działa w praktyce.
Stosuj spójne kryteria oceny
Stosuj spójne kryteria oceny wobec wszystkich dostawców. Zapewni to uczciwe porównanie i pomoże uniknąć stronniczości. Utwórz listę kontrolną niezbędnych funkcji, opcji wsparcia i modeli cenowych. Wykorzystaj ją do obiektywnej oceny każdego dostawcy.
Zadaj następujące pytania:
- Czy możesz przedstawić historię rzeczywistego klienta podobnego do nas?
- Jakie zasoby wsparcia lub wdrożenia oferujecie?
- Które funkcje wymagają aktualizacji planu?
- Jak działa Wasz model cenowy?
- Czy system może obsłużyć nasze konkretne wymagania regulacyjne?
Krok 4: Przygotuj uzasadnienie biznesowe
Przekształć analizę dostawców w przekonujące uzasadnienie biznesowe, które Twój zespół zarządzający będzie mógł poprzeć:
Podsumuj najważniejsze problemy
Jasno podsumuj problemy, z którymi mierzy się Twój zespół, oraz rezultaty, jakich oczekujesz od nowego systemu EHR. Podkreśl, w jaki sposób system rozwiąże konkretne kwestie, takie jak błędy przy wprowadzaniu danych lub brak integracji. Pomoże to wykazać wymierną wartość, jaką przyniesie system. Użyj punktów, aby wymienić problemy i oczekiwane usprawnienia.
Przedstaw koszty i harmonogramy
Uzyskaj od dostawców podstawowe szacunki kosztów i harmonogramy wdrożenia systemu EHR. Przedstaw te dane w przejrzysty sposób, korzystając w razie potrzeby z wykresów lub tabel. Uwzględnij takie szczegóły, jak cena systemu EHR, koszty szkoleń i przewidywane terminy wdrożenia. Ta przejrzystość pomaga ustalić realistyczne oczekiwania wraz z zespołem kierowniczym.
Przedstaw ROI i ryzyko
Przedstaw z wyprzedzeniem zwrot z inwestycji, wzrost efektywności oraz ryzyko związane z zaniechaniem działań. Pokaż korzyści płynące z oprogramowania EHR oraz to, jak może ono oszczędzać czas, ograniczać liczbę błędów i poprawiać opiekę nad pacjentami. Opisz finansowe i operacyjne ryzyko, jeśli obecne problemy pozostaną nierozwiązane. Posłuż się przykładami z życia, aby zilustrować potencjalne zyski i straty.
Zadaj te pytania:
- Jaki problem biznesowy rozwiąże to rozwiązanie?
- Jakie jest ryzyko związane z brakiem działania?
- Jakie są korzyści finansowe i operacyjne?
- Jak długo potrwa wdrożenie?
- Jaki będzie całkowity koszt w dłuższej perspektywie?
Krok 5: Wdróż system EHR i przygotuj użytkowników
Zaplanuj sprawny proces wdrażania wraz z wybranym dostawcą systemu EHR:
Przekaż informacje o planie wdrożenia
Przekaż wszystkim użytkownikom jasne informacje o planie wdrożenia. Udostępnij harmonogramy, terminy szkoleń i informacje o tym, czego można oczekiwać podczas wdrożenia. Korzystaj z wiadomości e-mail, spotkań lub wewnętrznych platform, aby wszyscy byli na bieżąco. Spójna komunikacja pomaga ograniczyć nieporozumienia i zapewnia, że wszyscy mają te same informacje.
Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnątrz organizacji
Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnątrz organizacji oraz osoby kontaktowe do prowadzenia wdrożenia w czasie rzeczywistym. Będą one zarządzać procesem wdrożenia i pełnić funkcję łączników między Twoim zespołem a dostawcą. Wybierz osoby, które dobrze znają Twoją placówkę i potrafią radzić sobie z pojawiającymi się pytaniami oraz problemami.
Zadbaj o szkolenia i przyjęcie rozwiązania przez użytkowników
Upewnij się, że Twoje zespoły ukończą szkolenia i będą konsekwentnie korzystać z narzędzia. Zaplanuj obowiązkowe sesje szkoleniowe i udostępnij materiały, takie jak samouczki lub instrukcje dla użytkowników. Zachęcaj do ciągłego doskonalenia, oferując szkolenia przypominające lub warsztaty. Śledź wskaźniki ukończenia szkoleń, aby upewnić się, że wszyscy są odpowiednio przygotowani.
Stwórz pętle informacji zwrotnych
Stwórz pętle informacji zwrotnych podczas wdrożenia, korzystając również z zasobów dostawcy. Regularnie kontaktuj się z użytkownikami, aby zbierać opinie i rozwiązywać problemy związane z użytecznością. Korzystaj z ankiet lub spotkań, aby gromadzić uwagi, i współpracuj z dostawcą nad rozwiązywaniem wszelkich problemów. Ciągłe zbieranie informacji zwrotnych pomaga poprawiać doświadczenia użytkowników i funkcjonalność systemu.
Zadaj te pytania:
- Jaki jest plan zarządzania zmianą?
- Kto odpowiada za wdrożenie?
- Jak będzie mierzony początkowy sukces?
- Jakie materiały szkoleniowe są dostępne?
- Jak będą zbierane opinie użytkowników?
Co dalej:
Jeśli jesteś w trakcie poszukiwania rozwiązania EHR, skontaktuj się bezpłatnie z doradcą SoftwareSelect, aby uzyskać rekomendacje.
Wypełnisz formularz i odbędziesz krótką rozmowę, podczas której doradca pozna szczegóły Twoich unikalnych potrzeb. Następnie otrzymasz krótką listę programów do przeanalizowania. Doradca będzie Cię również wspierać przez cały proces zakupu, w tym podczas negocjacji cenowych.
