Key Takeaways
Ondernemende artsen kunnen volop kansen vinden om nieuwe ideeën toe te passen en de lokale gezondheidszorg te verbeteren, ingrijpende veranderingen te realiseren en tegelijkertijd mogelijk financiële voordelen te behalen.
Een nieuwe praktijk starten kan ontmoedigend zijn vanwege de vele uitdagingen, maar inzicht in de belangrijkste eerste stappen kan helpen om de bijbehorende complexiteit te navigeren.
Een artsenpraktijk beginnen is een van de meest lonende dingen die je kunt doen. Er zijn ongelooflijk veel kansen voor ondernemers met frisse ideeën om veranderingen te brengen in de lokale gezondheidszorg. Ook de financiële beloningen kunnen aanzienlijk zijn.
Een jaar nadat we Symphony Health hebben opgericht, zijn we zo blij dat we de sprong hebben gewaagd. Het is bijzonder om je visie vorm te zien krijgen en te werken in het soort kliniek waar je altijd van hebt gedroomd. Dat gezegd hebbende, is het gemakkelijk om te vergeten hoe overweldigd we ons voelden toen we begonnen. Als je erover denkt om je eigen praktijk te beginnen, draait je hoofd misschien ook wel rond terwijl je nadenkt over alles wat erbij komt kijken.
Er zijn ongelooflijk veel kansen voor ondernemers met frisse ideeën om veranderingen te brengen in de lokale gezondheidszorg.
Naamgenerator voor een medische praktijk
Gewoon voor de lol.
Willekeurige klinieknaamgenerator
1. Stel een ondernemingsplan op
Het is gemakkelijk om een ondernemingsplan te zien als een formaliteit om financiering van je bank te krijgen. Zo zag ik het in ieder geval! Toch verbaas ik me erover hoe vaak ik zelfs nu we gevestigd zijn nog steeds teruggrijp naar ons ondernemingsplan. De tijd nemen om dit goed te doen is een langetermijninvestering.
Een goed bedrijfsplan begint niet met een geopende laptop. Het begint met eropuit gaan en onderzoek doen naar de medische behoeften van uw gemeenschap. Het vereist dat u contact maakt met mensen, hun behoeften begrijpt en meer te weten komt over potentiële concurrenten. Het vereist ook dat u hardop droomt; uw visie deelt en feedback ontvangt van mensen die weten waar ze het over hebben.
Een goed bedrijfsplan begint niet met een geopende laptop. Het begint met eropuit gaan en onderzoek doen naar de medische behoeften van uw gemeenschap.
Wanneer u het gevoel hebt dat u bijna uit elkaar barst omdat u dingen wilt opschrijven, pas dan bent u klaar om dit op papier te vertalen. Ik heb ‘onze visie en doelstellingen’ wel honderd keer geschreven en herschreven, totdat ik vond dat het beknopt weerspiegelde wat we wilden doen. Het grote voordeel van de tijd nemen om dit te doen, is dat het vervolgens gemakkelijker werd om de rest van ons plan te schrijven.
Het uiteenzetten van de structuur, diensten, personeelsbehoeften en marketingstrategie van uw kliniek is veel gemakkelijker wanneer u uw doelstellingen duidelijk kunt verwoorden.
2. Maak een begroting
Onze ervaring is dat de meeste directeuren van medische klinieken in de eerste plaats worden gedreven door de verandering die zij in het leven van patiënten kunnen teweegbrengen, en niet door het maken van winst. Goede bedrijfskundige kennis wordt vaak als ondergeschikt aan het welzijn van patiënten gezien. Toch kunt u alleen de beste zorg aan uw patiënten bieden en langdurige zorg verlenen als er vanaf het begin sprake is van goed financieel beheer van de praktijk.
Toen we ons nieuwe bedrijf begonnen, realiseerden we ons allebei dat financiële planning niet onze sterke kant was. Daarom vonden we adviseurs met ervaring in het opstellen van begrotingen voor medische praktijken. Zij maakten voor ons een zeer gedetailleerde, schaalbare begroting voor 5 jaar in een app die we kunnen bewerken en bijwerken naarmate we groeien. Het is een onmisbare hulpbron voor ons gebleken, waar we steeds weer op terugvallen wanneer we beslissingen nemen over zaken als personeelsbezetting en grote aankopen.
U kunt alleen de beste zorg aan uw patiënten bieden en langdurige zorg verlenen als er vanaf het begin sprake is van een goede financiële planning.
Ik zou iedereen die een nieuwe praktijk begint sterk aanraden om adviseurs te zoeken die u kunnen helpen met uw financiële prognoses en u de middelen kunnen geven om uw begroting in de toekomst op te schalen. Uw bank zal u hier ook dankbaar voor zijn!
3. Regel financiering
Cashflow is alles! Net als bij elk klein bedrijf verliet gedurende de eerste 9 maanden van de bedrijfsvoering van Symphony Health een eindeloze geldstroom onze kliniek. De kantoren die we huurden, ons personeel, medische apparatuur, kantoorbenodigdheden en verzekeringen moesten worden aangeschaft lang voordat we ons dat konden veroorloven.
Gelukkig vonden we een bankmedewerker met ervaring in het werken met nieuwe medische praktijken. We kregen een bankrekening met een ruime kredietfaciliteit en een goede creditcard, die ons door ons eerste operationele jaar heeft geholpen totdat we nu winst kunnen maken.
Ik moedig u aan om contacten te leggen in de financiële wereld om kredietverstrekkers te vinden die positief staan tegenover startende medische ondernemingen. Ga niet zomaar naar de bank ‘die u kent’. Vergelijk verschillende opties. Doe onderzoek en neem contact op met verschillende financiële instellingen om te zien wat zij u kunnen bieden. Het belangrijkste is dat u een bankmedewerker vindt die begrijpt wat u doet en daarin gelooft.
Onze medische beroepsvereniging bracht ons in contact met een bedrijf voor financieel beheer dat van onschatbare waarde is geweest bij het verbinden van ons met de juiste mensen. Ook contact opnemen met uw medische beroepsvereniging zou een goed beginpunt zijn om financiële contacten op te bouwen.
Misschien vindt u dit ook interessant: Alles wat u moet weten over de RCM-cyclus in medische facturering
4. Bouw uw netwerk op
Terwijl u verder leest, zult u zien dat de meeste stappen die we tijdens onze reis hebben gezet alleen mogelijk waren omdat we tijd besteedden aan netwerken met andere zorgprofessionals en organisaties. Van het kantoor dat we nu huren tot het werven van ons personeel: de relaties die we hebben opgebouwd, zijn een enorme hulp geweest.
Wanneer u begint, zult u snel merken op welke gebieden u hulp nodig hebt. Er zullen hiaten zijn die u moet opvullen, bijvoorbeeld door een leverancier voor uw kantoorbenodigdheden of medische benodigdheden te vinden, of door betrouwbare schoonmakers te zoeken. Voor veel van deze zaken hebt u snel aanbevelingen nodig, en een goed netwerk kan u die geven.
Waar u moeite hebt om op natuurlijke wijze contacten op te bouwen, zou ik het gebruik van sociale media sterk aanbevelen. Ik sta versteld van hoe nuttig websites als deze zijn om collega-professionals met elkaar in contact te brengen, en ik moedig iedereen aan er goed gebruik van te maken.
Voor veel zaken hebt u snel aanbevelingen nodig, en een goed netwerk kan u die geven.
5. Kies uw locatie
Dankzij onze connecties hoefden we geen gebouw te zoeken om onze praktijk in te vestigen. Het gebouw diende zich bij ons aan! Twee lokale huisartsen die op het punt stonden met pensioen te gaan, hadden van onze plannen gehoord en benaderden ons met het aanbod om hun medische praktijkruimte te huren.
Nadat we al onze opties hadden overwogen, besloten we op hun aanbod in te gaan. Het duidelijke voordeel was dat we de opstartkosten laag konden houden, omdat we al hun apparatuur en kantoorbenodigdheden goedkoop konden overnemen. Bovendien bespaarde het ons de tijd die nodig was om alles aan te schaffen wat we nodig hadden om te beginnen. Daarnaast had de kliniek al een gevestigde aanwezigheid en was deze bekend bij de gemeenschap.
Er waren ook enkele nadelen. De praktijkruimte die we overnamen was verouderd en had veel werk nodig om deze te moderniseren. De huurovereenkomst waarover we onderhandelden, werd bemoeilijkt door de emotionele band die de vertrekkende artsen hadden met hun kliniek van 30 jaar. We moesten ook hard werken om onze eigen cultuur in de kliniek te vestigen. Veel patiënten kwamen opdagen in de verwachting dat alles hetzelfde zou blijven, zonder te beseffen dat wij een nieuwe medische praktijk waren met nieuw personeel en nieuwe ideeën.
Het alternatief zou zijn geweest om een lege praktijkruimte te huren of te kopen en uw kliniek vanaf nul op te bouwen. In een ideale wereld zou u hiermee vanaf het begin een praktijkruimte kunnen creëren die aansluit bij uw visie. Deze route duurt echter veel langer en is duurder. Uiteindelijk was dit doorslaggevend voor de beslissing die wij hebben genomen.
Ik adviseer u om de tijd te nemen bij het kiezen van uw locatie. Houd rekening met zaken zoals passanten, het gemak voor patiënten, parkeergelegenheid en natuurlijk de prijs van huur of aankoop. Houd er rekening mee dat gebouwen met de juiste medische bestemming vaak moeilijk te vinden zijn en dat de benodigde vergunningen voor herontwikkeling traag kunnen worden verleend.
Ik zou iedereen sterk willen aanmoedigen om te doen wat wij hebben gedaan en verder te kijken dan alleen vastgoed door lokale medische professionals te vragen of zij informatie hebben over artsen die binnenkort met pensioen gaan.
6. Neem gekwalificeerd personeel aan en behoud het
Nadat we ons hadden vastgelegd op een grote praktijkruimte met plaats voor 6 artsen en een personeelsteam, moesten we deze vullen!
Artsen
De sleutel tot elke succesvolle medische praktijk is het aannemen van bekwame en bevoegde artsen die het volledige kwalificatieproces hebben doorlopen. Uiteindelijk zijn het artsen met een goede reputatie die mensen naar uw kliniek zullen trekken. Daarom is het ontzettend belangrijk dat u een duidelijke strategie heeft voor het werven van artsen en hen ook op de lange termijn aan u weet te binden.
Uiteindelijk zijn het artsen met een goede reputatie die mensen naar uw kliniek zullen trekken.
Ons plan voor het werven van artsen betekende dat we goed gebruik moesten maken van onze connecties en netwerken. Vervolgens moesten we potentiële artsen een duidelijke en ambitieuze visie geven op de richting die we opgaan. We verplichten ons ertoe hen te voorzien van actuele technologie, apparatuur en een representatieve werkplek. We werken er ook hard aan om hen het best mogelijke personeel te bieden.
Kantoorpersoneel
Wat het kantoorpersoneel betreft, hebben we al vroeg een slechte ervaring gehad toen we iemand aannamen die niet geschikt was voor de functie. Door deze ervaring leerden we hoe belangrijk het is om samen te werken met specialisten op het gebied van personeelszaken, zodat zij ons kunnen helpen onze manier van werven en omgaan met personeel te verfijnen. Zij regelen nu het hele proces voor ons: van sollicitatiegesprekken en het opstellen van contracten tot het regelen van een zorgverzekering en het afhandelen van werknemerscompensatie. Ik zou elke nieuwe kliniek aanraden om de personeelszaken uit te besteden aan bedrijven zoals dit.
Ik wil u ook wijzen op deze gids voor het aannemen van een praktijkmanager—in het begin bent u misschien uw eigen praktijkmanager, maar al snel zult u waarschijnlijk iemand nodig hebben die deze verantwoordelijkheid op zich neemt.
Ik raad u ook aan personeel te vinden dat aansluit bij de waarden van uw kliniek. Gebruik bij het online plaatsen van een vacature gerenommeerde vacaturesites die een groot deel van de eerste selectie voor u kunnen doen. Neem vervolgens de tijd om uw sollicitatiegesprekken goed te structureren, zodat u kunt beoordelen in hoeverre elke kandidaat aansluit bij de waarden en deskundigheid waarnaar u op zoek bent.
7. Verkrijg de benodigde licenties, vergunningen en verzekeringen
Ongetwijfeld de moeilijkste les die we hebben geleerd!
Om voor de hand liggende redenen worden zorgverleners kritischer onderzocht dan de meeste bedrijven. Je moet er daarom extra goed voor zorgen dat je kliniek het volledige oprichtingsproces heeft doorlopen en over alle juiste medische vergunningen beschikt. Vergeet tegelijkertijd niet om voldoende verzekeringsdekking af te sluiten!
Het projectmatig beheren van je tijd is essentieel om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien.
Het leven tijdens die eerste dagen waarin je je kliniek opzet, zal meedogenloos zijn. Tegelijkertijd geef je leiding aan nieuw personeel, doe je de boekhouding, schaf je kantoorapparatuur aan, stel je beleid en procedures op en begeleid je de ontwikkeling van je kantoorruimte. Ik krijg er al zweetaanvallen van als ik eraan terugdenk!
Het projectmatig beheren van je tijd is essentieel om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien. Het zal bijzonder verleidelijk zijn om vluchtig door al het papierwerk te gaan dat van je wordt verlangd. Helaas kwam dat me duur te staan toen we gedwongen werden te sluiten vanwege een overstroming in de kliniek door een verstopping in de riolering. Toen bleek het een harde pil om te slikken dat we onderverzekerd waren!
Als je geen scherp oog voor detail hebt, is mijn advies om een bedrijfsjurist in te schakelen om ervoor te zorgen dat je je aan alle vereiste regelgeving houdt. Die kan je ook vertellen of je een goede aansprakelijkheidsverzekering of beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebt. Ik raad je ook aan om bij verschillende verzekeringsmaatschappijen rond te kijken om een makelaar te vinden die begrijpt wat je praktijk nodig heeft.
8. Ontwikkel een marketingstrategie
Of je nu een eerstelijnszorgkliniek of een privépraktijk hebt, je hebt een goede marketingstrategie nodig. Natuurlijk zijn er klinieken op locaties met weinig artsen die niet hard hoeven te werken om patiënten aan te trekken. Maar zelfs dan is een goede online aanwezigheid nog steeds belangrijk om mensen te helpen je te vinden en te begrijpen welke diensten je aanbiedt.
Een verouderde website kan gemakkelijk de indruk wekken dat ook andere onderdelen van je kliniek verouderd zijn.
Je website zegt ontzettend veel. Voor de meeste mensen vormt die hun eerste indruk van je kliniek en hun arts.
Maar belangrijker nog: bij onze website gaat het erom wat die zegt tegen potentiële artsen die misschien met ons willen samenwerken:
- Sluit onze website aan bij onze wervingsstrategie?
- Wint onze website artsen voor onze visie?
- Laat onze website onze kernwaarden zien en weerspiegelt die hoe we gezien willen worden?
Het blijft me verbazen hoe slecht sommige kliniekwebsites kunnen zijn. Bedenk wat dat naar een patiënt communiceert. Een verouderde website kan gemakkelijk de indruk wekken dat ook andere onderdelen van je kliniek verouderd zijn. Daarom is de industrienorm om je website elke 2 tot 3 jaar te vernieuwen.
Je moet hier budget voor reserveren. Vooral omdat een goede website je ergens tussen de $5000 - $20,000 (USD) zou moeten kosten. Zorg ervoor dat je dit vanaf het begin meeneemt in je financiële prognoses.
9. Richt je infrastructuur in
De beste gelegenheid die je ooit zult hebben om je medische praktijk te voorzien van de infrastructuur die zij nodig heeft, is voordat je de deuren opent. Dit betekent dat je het juiste elektronische patiëntendossiersysteem (EHR) voor je kliniek kiest en implementeert. Dit zal het belangrijkste onderdeel zijn van je praktijkbeheerpakket dat je aan je personeel en artsen ter beschikking stelt.
De beste gelegenheid die je ooit zult hebben om je medische praktijk te voorzien van de infrastructuur die zij nodig heeft, is voordat je de deuren opent.
Elektronische patiëntendossiers helpen je personeel en artsen om afspraken met patiënten in te plannen, hun medische dossiers te bekijken en al hun medische facturering volgens het tarievenoverzicht in te voeren. Het houdt Medicaid en Medicare bij en stelt betalers in staat medische facturen te vereffenen. Voor jou als directeur helpt het je om vergoedingen bij te houden en laat het zien hoe financieel gezond je kliniek is.
Het probleem met EHR-systemen is dat ze berucht moeilijk te veranderen zijn zodra je operationeel bent. Neem daarom de tijd om de verschillende beschikbare EHR’s te onderzoeken voordat je begint. Ga na of het systeem aansluit bij je doelstellingen en waarden. Nodig de vertegenwoordiger van elk EHR uit om zijn diensten aan je te presenteren en vraag bij andere medische klinieken naar hun ervaringen met het EHR dat zij gebruiken.
We kiezen het EPD dat we gebruiken om vier belangrijke redenen:
- Het stelt patiënten in staat om online contact te hebben met de kliniek, waardoor onze medewerkers veel tijd besparen die anders zou worden besteed aan het beantwoorden van telefonische vragen.
- Het verbindt artsen en medewerkers met elkaar. Voor een groepspraktijk maakt het teamwerk en samenwerking mogelijk.
- Het is intuïtief en eenvoudig te gebruiken, wat betekent dat er minder kans is op fouten van medewerkers.
- Het is ontwikkeld door een groot, gerenommeerd bedrijf dat zich inzet voor verdere investeringen in de verbetering van het EPD.
Misschien vindt u dit ook interessant: Mijn lijst met de beste HIPAA-conforme videoconferentietools
10. Evalueer en pas voortdurend aan
Uw eerste jaar als praktijkhouder zal een jaar zijn waarin u veel zelf doet en waarin u vaak problemen zult moeten oplossen. Raak niet gealarmeerd wanneer dingen niet gaan zoals verwacht; dat doen ze zelden! Het is volkomen normaal dat elk klein bedrijf aanloopproblemen heeft, en een medische praktijk vormt daarop geen uitzondering.
Vaker wel dan niet merkte ik dat ik de kalme en geruststellende stem in onze kliniek was. Vooral medewerkers die afkomstig zijn uit meer gevestigde klinieken kunnen in paniek raken wanneer ze met een probleem worden geconfronteerd. Het is uw taak om rust en orde te brengen en snel oplossingen te vinden wanneer er dingen misgaan.
Vaker wel dan niet merkte ik dat ik de kalme en geruststellende stem in onze kliniek was.
Het afgelopen jaar stond in het teken van het verbeteren van de werkprocessen in de kliniek, het oplossen van knelpunten in onze processen en ervoor zorgen dat onze patiënten de best mogelijke patiëntenzorg ontvangen!
Geleidelijk komen we waar we willen zijn. Mijn advies aan iedereen die een eigen medische praktijk begint, is om geduldig te zijn. Stel prioriteiten en richt u zo goed mogelijk op de belangrijkste kwesties, en maak u geen zorgen over de dingen waar u geen controle over hebt.
Het opbouwen van een geweldige kliniek kost tijd, maar uw harde werk en toewijding zullen uiteindelijk hun vruchten afwerpen.
Neem contact met ons op
Het starten van Symphony Health was een nieuwe ervaring voor ons. Kate (mijn vrouw) is huisarts, maar ze had weinig kennis van praktijkmanagement. Ik had daarentegen wel ervaring met management, maar geen inzicht in wat het betekende om gezondheidszorg te verlenen. Wat we wel hadden, was een visie, maar vervolgens weinig idee van de stappen die we moesten zetten om die te realiseren.
We waren dankbaar dat we in die beginperiode contacten en connecties vonden die ons hielpen de juiste stappen vooruit te zetten. Ik zou u aanmoedigen hetzelfde te doen. Omring uzelf met mensen die u kunnen helpen op gebieden waarop u zich het minst sterk voelt. Zoek anderen die hetzelfde hebben gedaan en leer van hen.
Eigenaar zijn van een medische kliniek is een enorme verantwoordelijkheid die zorgvuldige planning, naleving van regelgeving en toewijding aan patiëntenzorg vereist. De belangrijkste aanmoediging die ik u kan geven, is: "doe het niet alleen"!
Het afgelopen jaar hebben we al het advies dat we hebben gekregen kunnen uitproberen, en het heeft ons enorm geholpen. Inmiddels heb ik er zoveel vertrouwen in dat ik anderen kan helpen doen wat wij hebben gedaan. We zullen berichten blijven plaatsen en hopen via de website en gemeenschap van The Medical Practice contact te leggen met andere eigenaren van medische praktijken.