Elektronische medische dossiers: vermijd deze 5 veelgemaakte fouten
Als je je overweldigd voelt door problemen met je EMR (trage werkprocessen, hoge kosten of beveiligingszorgen), ben je niet de enige. Ik heb met talloze praktijken gewerkt die met dezelfde problemen kampten en ik weet hoe frustrerend het is wanneer een systeem dat bedoeld is om te helpen uiteindelijk meer problemen veroorzaakt.
Met jarenlange praktijkervaring in IT voor de gezondheidszorg en klinische bedrijfsvoering heb ik gezien wat werkt, wat niet werkt en hoe je valkuilen kunt vermijden. In dit artikel bespreek ik de meest voorkomende nadelen en fouten die praktijken maken met EMR's, en hoe je ze kunt voorkomen.
Wat is een elektronisch medisch dossier (EMR)?
Een elektronisch medisch dossier, of EMR, is een digitale versie van de papieren dossiers die we vroeger in de onderzoekskamer bewaarden. Het bevat alles van de voorgeschiedenis en diagnoses van de patiënt tot medicatie en behandelplannen. De meeste EMR-systemen zijn ontworpen om documentatie te stroomlijnen en te helpen bij facturering, maar ze werken niet allemaal even goed.
Want more from The Medical Practice?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Lees hier meer: Wat is een elektronisch patiëntendossier, of EHR? [Complete gids]
Waarom is EMR belangrijk in 2025?
Elektronische medische dossiers worden steeds belangrijker in moderne zorgpraktijken en EMR's bieden je praktijk veel nuttige voordelen. Ze zijn belangrijk en waardevol omdat:
- Verzekeraars elektronische documentatie verwachten voor declaraties en audits
- Patiënten snelle toegang tot dossiers en communicatie via portalen eisen
- Telezorg en zorg op afstand EMR-integratie vereisen om soepel te functioneren
- Praktijken automatisering nodig hebben om personeelstekorten en burn-out het hoofd te bieden
- Toezichthoudende instanties digitale naleving voor MIPS, MACRA enzovoort vereisen
- Gegevensanalyse helpt praktijken resultaten te verbeteren en populaties te beheren
Nadelen van elektronische medische dossiers
Alle softwareoplossingen hebben nadelen. Zelfs als EMR's per saldo een verbetering zijn voor je medische praktijk, wil je tijd en ruimte vrijmaken om veelvoorkomende zorgen aan te pakken. Bijvoorbeeld:
EMR vereist een leerperiode
EMR's kunnen je werkproces vertragen, vooral tijdens de eerste maanden na de implementatie. Ik heb artsen meer tijd zien besteden aan het aanvinken van vakjes dan aan het praten met patiënten. Een slecht ontworpen interface is vaak de oorzaak.
De meeste EMR-systemen bieden training, klantenondersteuning en wiki-inhoud. Zorg ervoor dat je een systeem kiest dat aansluit bij je leerbehoeften. Ik raad altijd aan om belangrijke teamleden in te schrijven voor een speciale online EHR-cursus.
EMR-oplossingen zijn duur
Ze zijn duur in onderhoud. Naast de aanschafkosten heb je te maken met maandelijkse kosten, opleidingskosten en soms kosten voor upgrades. Dat loopt snel op, vooral voor kleine praktijken.
Omdat gegevensprivacy en beveiliging absoluut noodzakelijk zijn, is het moeilijk om goede gratis EMR-systemen te vinden. Maar er zijn EMR-softwareopties voor elk budget.
EMR's zijn vatbaar voor gegevensfouten
Fouten bij gegevensinvoer komen vaak voor. Als medewerkers gehaast zijn of onvoldoende zijn opgeleid, is het eenvoudig om de verkeerde diagnosecode of medicatie te selecteren. Dit kan ernstige problemen met naleving of de klinische zorg veroorzaken.
Dit is een van de lastigste nadelen om op te lossen, omdat je medewerkers niet formulier voor formulier en woord voor woord kunt controleren. Nauwkeurigheidstests voor gegevensinvoer zouden verplicht moeten zijn bij je sollicitatieprocedure.
EMR's zijn kwetsbaar voor beveiligingsrisico's
Beveiligingsrisico's zijn reëel. Als je EMR niet goed is ingesteld of medewerkers niet zijn getraind in HIPAA-protocollen, ben je kwetsbaar voor datalekken. En datalekken kosten niet alleen geld, ze schaden ook het vertrouwen.
Je EMR moet niet alleen veilig zijn, je moet ook goede digitale beveiligingshygiëne aanleren in je kliniek of praktijk.
Vermijd deze 5 veelgemaakte EMR-fouten
Als ik eerlijk ben, komen veel nadelen van EMR's neer op oprechte fouten. Fouten bij de implementatie, fouten bij het toepassen van best practices voor beveiliging, fouten bij de training of zelfs managementfouten op het gebied van kwaliteitscontrole.
Als praktijkmanager moet je de controle nemen over je EMR-processen en -systemen om veelvoorkomende valkuilen te vermijden. Bijvoorbeeld:
Fout 1: Een EMR uitsluitend op basis van de prijs kiezen.
Het kan verleidelijk zijn om de goedkoopste EMR op de markt te kiezen en het daarbij te laten. Maar u moet een balans vinden tussen kosten en praktische functionaliteit. Het is de moeite waard om extra geld uit te geven aan EMR-software met AI, extra beveiligingsfuncties en aanvullende integraties.
Zo voorkomt u deze fout: Vraag demo's aan bij meerdere leveranciers en zorg ervoor dat het systeem daadwerkelijk aansluit op uw werkproces. Ik betrek altijd zowel zorgverleners als medewerkers van de facturatie bij de beslissing, omdat iets wat aan de voorkant goedkoop lijkt, u later productiviteit of factureringsfouten kan kosten.
Fout 2: Een goede training van medewerkers overslaan.
Training is een levenslang proces. Uw medewerkers moeten grondig worden ingewerkt in alle EMR-software, processen en werkprocessen. Maar u moet ook tijd vrijmaken voor de introductie van software-updates, presentaties over beste werkwijzen tijdens de lunch, evaluatie en ontwikkeling van kritieke vaardigheden en de ingebruikname van nieuwe functies.
Zo voorkomt u deze fout: Plan een gefaseerde trainingsaanpak. Begin met de basis en volg daarna met opfriscursussen en sessies die specifiek op specialismen zijn gericht. Ik heb ooit een supergebruiker ingehuurd om enkele dagen na de ingebruikname met medewerkers mee te lopen, waardoor het aantal fouten met minstens de helft afnam.
Fout 3: Maatwerk negeren.
Maatwerk kost tijd en kan frustrerend zijn. Maar het is de moeite waard om het EMR-systeem af te stemmen op uw exacte behoeften. De meeste praktijkmanagers met wie ik spreek, zijn verbaasd over wat ik mijn EMR kan laten doen. Bouw aanpasbare werkprocessen om werk te automatiseren, integreer een CRM met ingebouwde e-mailmeldingen (dit is een belangrijk voordeel van CRM-software voor de gezondheidszorg) en gebruik sjablonen voor snellere processen. Wees niet bang om uw mogelijkheden te verkennen en uw EMR voor u te laten werken.
Zo voorkomt u deze fout: Elke praktijk werkt een beetje anders. Zorg ervoor dat u de tijd neemt om sjablonen, orderverzamelingen en macro's aan te passen. Wij hebben bijvoorbeeld intake-sjablonen voor elk specialisme aangepast; wat werkt voor dermatologie, werkt niet voor cardiologie.
Fout 4: Gebruikersrechten niet bijwerken.
Iedereen toegang geven tot alles in uw EMR is vragen om problemen. Hier worden veel fouten gemaakt, zoals onjuiste gegevensinvoer of -updates en overgeslagen goedkeuringen. Zorg ervoor dat uw team toegang heeft tot de bestanden en systemen die nodig zijn voor hun functie, en tot niets meer.
Zo voorkomt u deze fout: Beperk de toegang op basis van de functie. De receptie zou geen toegang moeten hebben tot klinische notities en MA's hebben geen factureringsgegevens nodig. We hadden ooit een HIPAA-incident omdat een administratief medewerker per ongeluk klinische dossiers kon bewerken; door de rechten aan te scherpen werd dat opgelost.
Fout 5: Ervan uitgaan dat uw EMR alles zal oplossen.
Een EMR kan uw praktijk niet winstgevend maken, net zoals een hamer geen huis voor u kan bouwen. U bent verantwoordelijk voor het omzetten van een hulpmiddel in een bruikbaar bedrijfsmiddel voor uw onderneming.
Zo voorkomt u deze fout: Technologie is slechts zo goed als het proces erachter. Voordat we de technologie in gebruik nemen, brengen we werkprocessen altijd in kaart en verwijderen we onnodige stappen. Een hulpmiddel lost gebrekkige processen niet op; het maakt ze alleen digitaal.
De beste EMR-oplossingen die ik aanbeveel:
Hier zijn enkele EMR-softwareoplossingen die ik heb onderzocht, beoordeeld en doorgelicht.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Waar u op moet letten bij een EMR-softwareoplossing
De beste systemen groeien mee met uw praktijk en passen zich aan veranderingen in regelgeving aan zonder uw werkproces te verstoren. Ik let altijd op:
| Functie | Waarom dit belangrijk is |
|---|---|
| Specialisme en praktijkgeschiktheid | Zorgt ervoor dat werkprocessen, sjablonen en functies aansluiten bij uw specifieke behoeften |
| Integratie met facturering | Vermindert fouten, versnelt declaraties en verbetert het beheer van de inkomstencyclus |
| Responsief ondersteuningsteam | Snelle hulp vermindert uitvaltijd en frustratie wanneer er problemen ontstaan |
| Aanpasbare sjablonen | Bespaart tijd en verbetert de nauwkeurigheid doordat documentatie aansluit op uw werkprocessen |
| Ingebouwde analyses | Helpt prestaties, resultaten en naleving van MIPS/MACRA te volgen |
| Compatibiliteit met derden | Zorgt voor naadloos gebruik met laboratoria, patiëntenportalen en hulpmiddelen voor telezorg |
| Responsiviteit van de leverancier | Van cruciaal belang om in te spelen op updates, wijzigingen in regelgeving en voortdurende feedback van medewerkers |
| Ondersteuning bij training en ingebruikname | Zorgt voor een soepelere ingebruikname en vermindert gebruikersfouten dankzij sterke initiële en voortdurende ondersteuning |
| Interoperabiliteit | Helpt u de verschillen tussen EHR en EMR te kennen om te bepalen welke u nodig hebt. |
Veelgestelde vragen over EMR
Hier zijn enkele vragen die mensen mij ook stellen over het implementeren en gebruiken van EMR-systemen:
Hoe helpen EHR-systemen zorgverleners?
Welke technologie wordt gebruikt in EHR-systemen?
Welke gegevens staan in een EHR?
Hoe beschermen EHR-systemen de privacy van patiënten?
Verbeteren EHR-systemen de patiëntenzorg?
Waarom overstappen van papier op EHR-systemen?
Wat zijn de voor- en nadelen van EHR-systemen?
Wat nu?
Blijf op de hoogte van de nieuwste trends, beste praktijken en oplossingen voor uw medische praktijk door u te abonneren op de nieuwsbrief van The Medical Practice.