Key Takeaways
Ondernemende artsen kunnen volop mogelijkheden vinden om nieuwe ideeën toe te passen en de lokale gezondheidszorg te verbeteren, waardoor ze een belangrijke impact kunnen hebben en tegelijkertijd mogelijk financieel voordeel kunnen behalen.
Een nieuwe praktijk starten kan ontmoedigend zijn vanwege de vele uitdagingen, maar inzicht in de belangrijkste eerste stappen kan helpen om de complexiteit ervan te navigeren.
Een artsenpraktijk starten is een van de meest lonende dingen die je kunt doen. Er zijn ongelooflijk veel mogelijkheden voor ondernemers met frisse ideeën om veranderingen te brengen in de lokale gezondheidszorg. Ook de financiële beloningen kunnen aanzienlijk zijn.
Een jaar nadat we Symphony Health hebben opgericht, zijn we ontzettend blij dat we de stap hebben gezet. Het is heel bijzonder om je visie vorm te zien krijgen en te werken in het soort kliniek waar je altijd van hebt gedroomd. Dat gezegd hebbende, is het gemakkelijk om te vergeten hoe overweldigd we ons voelden toen we begonnen. Als je erover nadenkt om een eigen praktijk te starten, kan je hoofd eveneens tollen terwijl je alle aspecten overweegt die erbij komen kijken.
Er zijn ongelooflijk veel mogelijkheden voor ondernemers met frisse ideeën om veranderingen te brengen in de lokale gezondheidszorg.
Generator voor bedrijfsnamen van een medische praktijk
Gewoon voor de lol.
Willekeurige generator voor klinieknamen
1. Stel een bedrijfsplan op
Het is gemakkelijk om een bedrijfsplan te zien als een vinkjesoefening om financiering van je bank te krijgen. Zo zag ik het tenminste! Toch verbaast het me hoeveel ik nog steeds teruggrijp op ons bedrijfsplan, zelfs nu we gevestigd zijn. De tijd nemen om dit goed te doen, is een langetermijninvestering.
Een goed bedrijfsplan begint niet met een geopende laptop. Het begint ermee dat u eropuit gaat en de medische behoeften van uw gemeenschap onderzoekt. Het vereist dat u contact legt met mensen, hun behoeften begrijpt en meer te weten komt over potentiële concurrenten. Het vereist ook dat u hardop droomt; uw visie deelt en feedback ontvangt van mensen die weten waar ze het over hebben.
Een goed bedrijfsplan begint niet met een geopende laptop. Het begint ermee dat u eropuit gaat en de medische behoeften van uw gemeenschap onderzoekt.
Pas wanneer u het gevoel hebt dat u staat te popelen om dingen op te schrijven, alleen dan bent u klaar om dit op papier te zetten. Ik heb ‘onze visie en doelstellingen’ wel honderd keer geschreven en herschreven, totdat ik het gevoel had dat het beknopt weerspiegelde wat we wilden doen. Het grote voordeel van hier tijd voor nemen, is dat het daarna gemakkelijker werd om de rest van ons plan te schrijven.
Het uiteenzetten van de structuur, diensten, personeelsbehoeften en marketingstrategie van uw kliniek is zoveel gemakkelijker wanneer u uw doelstellingen duidelijk onder woorden kunt brengen.
2. Maak een budget
Onze ervaring is dat de meeste directeuren van medische klinieken voornamelijk worden gedreven door de verandering die zij in het leven van patiënten kunnen teweegbrengen, en niet door het genereren van winst. Goede bedrijfskundige kennis wordt vaak als ondergeschikt gezien aan het welzijn van patiënten. U kunt echter alleen de best mogelijke zorg aan uw patiënten bieden en longitudinale zorg verlenen als er vanaf het begin sprake is van een goed financieel beheer van de praktijk.
Toen we ons nieuwe bedrijf begonnen, realiseerden we ons allebei dat financiële planning niet onze sterkste kant was. Daarom vonden we adviseurs met ervaring in het opstellen van budgetten voor medische praktijken. Zij maakten voor ons een zeer gedetailleerd, schaalbaar budget voor vijf jaar in een app die we kunnen bewerken en bijwerken naarmate we groeien. Het is voor ons een onmisbare bron gebleken, waar we steeds weer op terugvallen wanneer we beslissingen nemen over zaken als personeelsbezetting en grote aankopen.
U kunt alleen de best mogelijke zorg aan uw patiënten bieden en longitudinale zorg verlenen als er vanaf het begin sprake is van een goede financiële planning.
Ik zou iedereen die een nieuwe praktijk begint sterk adviseren om adviseurs te zoeken die u kunnen helpen met uw financiële prognoses en u de hulpmiddelen kunnen geven om uw budget in de toekomst op te schalen. Uw bank zal u hier ook dankbaar voor zijn!
3. Regel financiering
Kasstroom is alles! Net als bij elk klein bedrijf verliet gedurende de eerste 9 maanden van de bedrijfsvoering van Symphony Health een eindeloze geldstroom onze kliniek. De kantoren die we huurden, ons personeel, medische apparatuur, kantoorbenodigdheden en verzekeringen moesten worden aangeschaft lang voordat we ons dat konden veroorloven.
Gelukkig vonden we een bankmedewerker met ervaring in het omgaan met nieuwe medische praktijken. We kregen een bankrekening met een ruime kredietfaciliteit en een goede creditcard, die ons door ons eerste jaar heen hebben geholpen totdat we winstgevend konden worden.
Ik moedig u aan om contacten te leggen in de financiële wereld om kredietverstrekkers te vinden die positief staan tegenover startende medische bedrijven. Ga niet zomaar naar de bank die u ‘kent’. Vergelijk verschillende aanbieders. Doe onderzoek en neem contact op met verschillende financiële instellingen om te zien wat zij u kunnen bieden. Het belangrijkste is dat u een bankmedewerker vindt die begrijpt wat u doet en erin gelooft.
Onze medische beroepsvereniging bracht ons in contact met een financieel beheerbedrijf dat van onschatbare waarde is geweest bij het koppelen van ons aan de juiste mensen. Ook voor u zou contact opnemen met uw medische beroepsvereniging een goed uitgangspunt zijn om financiële contacten op te bouwen.
Misschien vindt u dit ook interessant: Alles wat u moet weten over de RCM-cyclus in medische facturering
4. Bouw uw netwerk op
Zoals u verderop zult zien, waren de meeste stappen die we tijdens onze reis hebben gezet alleen mogelijk omdat we tijd hebben besteed aan netwerken met andere zorgprofessionals en organisaties. Van het kantoor dat we nu huren tot het werven van ons personeel: de relaties die we hebben opgebouwd, zijn een enorme hulp geweest.
Wanneer u begint, zult u snel merken op welke gebieden u hulp nodig hebt. Er zullen hiaten zijn die u moet opvullen, bijvoorbeeld door een leverancier voor uw kantoorbenodigdheden of medische benodigdheden te vinden, of door betrouwbare schoonmakers te zoeken. Voor veel van deze zaken hebt u snel aanbevelingen nodig, die een goed netwerk u kan bieden.
Waar u moeite hebt om op natuurlijke wijze contacten op te bouwen, zou ik het gebruik van sociale media sterk aanbevelen. Ik sta er versteld van hoe behulpzaam websites als deze zijn bij het met elkaar in contact brengen van collega-professionals, en ik zou iedereen aanmoedigen er goed gebruik van te maken.
Voor veel zaken hebt u snel aanbevelingen nodig, die een goed netwerk u kan bieden.
5. Kies uw locatie
Dankzij onze connecties hoefden we geen gebouw te zoeken om vanuit te werken. Het gebouw vond ons! Twee lokale huisartsen die op het punt stonden met pensioen te gaan, hadden van onze plannen gehoord en benaderden ons om hun medische praktijk te huren.
Na al onze opties te hebben overwogen, besloten we op hun aanbod in te gaan. Het voor de hand liggende voordeel was dat het ons hielp de opstartkosten laag te houden, doordat we al hun apparatuur en kantoorbenodigdheden goedkoop konden overnemen. Het bespaarde ons ook de tijd die het zou kosten om alles aan te schaffen wat we nodig hadden om te beginnen. Bovendien had de kliniek al een reputatie en was deze bekend bij de gemeenschap.
Er waren ook enkele nadelen. Het kantoor dat we overnamen was verouderd en had veel werk nodig om het bij de tijd te brengen. De huurovereenkomst waarover we onderhandelden werd bemoeilijkt door de emotionele band die de artsen, die met pensioen gingen, hadden met hun kliniek van 30 jaar. We moesten ook hard werken om onze eigen cultuur in de kliniek te vestigen. Veel patiënten kwamen binnen in de verwachting dat alles hetzelfde zou zijn, zonder te beseffen dat wij een nieuwe medische praktijk waren met nieuw personeel en nieuwe ideeën.
Het alternatief zou zijn geweest om een lege kantoorruimte te huren of te kopen en uw kliniek vanaf nul op te bouwen. In een ideale wereld zou u daarmee vanaf het begin een kliniekruimte kunnen creëren die aansluit bij uw visie. Deze route duurt echter veel langer en is duurder. Uiteindelijk heeft juist dit ons overtuigd om de beslissing te nemen die we hebben genomen.
Ik adviseer u de tijd te nemen bij het kiezen van uw locatie. Denk aan zaken zoals het aantal voorbijgangers, het gemak voor patiënten, parkeergelegenheid en natuurlijk de prijs van huur of aankoop. Houd er rekening mee dat gebouwen met de juiste medische bestemming vaak moeilijk te vinden zijn en dat de benodigde vergunningen voor herontwikkeling langzaam kunnen worden verleend.
Ik zou iedereen sterk aanraden om te doen wat wij hebben gedaan en verder te kijken dan vastgoed door lokale medische professionals te vragen of zij voorkennis hebben over artsen die binnenkort met pensioen gaan.
6. Werf gekwalificeerd personeel en behoud het
Nadat we ons hadden vastgelegd op een grote kantoorruimte met plaats voor 6 artsen en een team van medewerkers, moesten we deze vullen!
Artsen
De sleutel tot elke succesvolle medische praktijk is het aannemen van bekwame en bevoegde artsen die het volledige kwalificatieproces hebben doorlopen. Uiteindelijk zijn het artsen met een goede reputatie die mensen naar uw kliniek zullen trekken. Daarom is het ontzettend belangrijk dat u een duidelijke strategie voor het werven van artsen heeft en hen ook daarna weet te behouden.
Uiteindelijk zijn het artsen met een goede reputatie die mensen naar uw kliniek zullen trekken.
Ons plan voor het werven van artsen hield in dat we goed gebruikmaakten van onze connecties en netwerken. Vervolgens schetsten we voor potentiële artsen een duidelijke en ambitieuze visie op waar we naartoe gingen. We verplichten ons ertoe hen te voorzien van actuele technologie, apparatuur en een representatieve werkplek. We doen er ook alles aan om hen het beste personeel te bieden dat we kunnen vinden.
Kantoorpersoneel
Wat het kantoorpersoneel betreft, liepen we al vroeg tegen problemen aan toen we iemand aannamen die niet geschikt was voor de functie. Door deze ervaring leerden we hoe belangrijk het is om samen te werken met specialisten op het gebied van personeelszaken, zodat zij ons konden helpen onze manier van werven en onze omgang met medewerkers te verfijnen. Zij beheren nu het volledige proces voor ons en helpen met sollicitatiegesprekken, het opstellen van contracten, het regelen van zorgverzekeringen en het afhandelen van werknemerscompensatie. Ik zou elke nieuwe kliniek aanraden om de personeelszaken uit te besteden aan dergelijke bedrijven.
Ik wil u ook wijzen op deze gids voor het aannemen van een praktijkmanager—in het begin bent u misschien uw eigen praktijkmanager, maar al snel heeft u waarschijnlijk iemand nodig die deze verantwoordelijkheid op zich neemt.
Ik raad u ook aan personeel te vinden dat aansluit bij de waarden van uw kliniek. Gebruik bij het online plaatsen van een vacature gerenommeerde vacaturesites die een groot deel van de eerste selectie voor u kunnen doen. Neem vervolgens de tijd om uw sollicitatiegesprekken goed te structureren, zodat u kunt beoordelen in hoeverre elke kandidaat aansluit bij de waarden en deskundigheid die u zoekt.
7. Verkrijg de benodigde vergunningen, toestemmingen en verzekeringen
Ongetwijfeld de moeilijkste les die we hebben geleerd!
Om voor de hand liggende redenen worden zorgverleners aan meer controles onderworpen dan de meeste bedrijven. Je moet er daarom extra goed voor zorgen dat je kliniek het volledige oprichtingsproces heeft doorlopen en over alle juiste medische vergunningen beschikt. Vergeet tegelijkertijd niet om voldoende verzekeringsdekking af te sluiten!
Het projectmatig indelen van je tijd is essentieel om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien.
Het leven in de eerste dagen waarin je je kliniek opzet, zal onophoudelijk hectisch zijn. Tegelijkertijd geef je leiding aan nieuw personeel, doe je de boekhouding, schaf je kantoorapparatuur aan, stel je beleid en procedures op en beheer je de ontwikkeling van je kantoorruimte. Alleen al de herinnering eraan bezorgt me het zweet op het voorhoofd!
Het projectmatig indelen van je tijd is essentieel om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien. Het zal bijzonder verleidelijk zijn om alle papierwerk dat van je wordt verlangd vluchtig door te nemen. Helaas kwam dat me duur te staan toen we gedwongen waren te sluiten vanwege een overstroming in de kliniek door een verstopping in de riolering. Toen ontdekten we tot onze schrik dat we onderverzekerd waren!
Als je geen scherp oog voor detail hebt, is mijn advies om een bedrijfsjurist in te schakelen om ervoor te zorgen dat je alle regelgeving naleeft die op jou van toepassing is. Die kan je ook vertellen of je een goede aansprakelijkheidsverzekering of beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebt. Ik raad je ook aan om bij verschillende verzekeringsmaatschappijen rond te kijken om een makelaar te vinden die begrijpt wat jouw praktijk nodig heeft.
8. Ontwikkel een marketingstrategie
Of je nu een eerstelijnszorgkliniek of een privépraktijk hebt, je hebt een goede marketingstrategie nodig. Natuurlijk zijn er klinieken op locaties met weinig artsen die niet hard hoeven te werken om patiënten aan te trekken. Maar zelfs dan is een goede online aanwezigheid nog steeds belangrijk om mensen te helpen je te vinden en te begrijpen welke diensten je aanbiedt.
Een verouderde website kan gemakkelijk de indruk wekken dat ook andere onderdelen van je kliniek verouderd zijn.
Je website zegt ontzettend veel. Voor de meeste mensen vormt die de eerste indruk van je kliniek en je arts.
Belangrijker nog: bij onze website gaat het erom wat die zegt tegen toekomstige artsen die misschien met ons willen samenwerken:
- Sluit onze website aan bij onze wervingsstrategie?
- Wint onze website artsen voor onze visie?
- Laat onze website onze kernwaarden zien en weerspiegelt die hoe we gezien willen worden?
Het blijft me verbazen hoe slecht sommige kliniekwebsites kunnen zijn. Denk na over wat dat aan een patiënt communiceert. Een verouderde website kan gemakkelijk de indruk wekken dat ook andere onderdelen van je kliniek verouderd zijn. Daarom is het binnen de sector gebruikelijk om je website elke 2 tot 3 jaar te vernieuwen.
Je moet hiervoor budget reserveren. Vooral omdat een goede website je tussen $5000 - $20,000 (USD) kan kosten. Zorg ervoor dat je dit vanaf het begin meeneemt in je financiële prognoses.
9. Richt je infrastructuur in
De beste mogelijkheid die je ooit zult hebben om je medische praktijk te voorzien van de benodigde infrastructuur, is voordat je de deuren opent. Dit betekent dat je het juiste elektronische patiëntendossiersysteem (EHR) voor je kliniek kiest en implementeert. Het zal het belangrijkste onderdeel zijn van je praktijkbeheerpakket dat je aan je personeel en artsen ter beschikking stelt.
De beste mogelijkheid die je ooit zult hebben om je medische praktijk te voorzien van de benodigde infrastructuur, is voordat je de deuren opent.
Elektronische patiëntendossiers helpen je personeel en artsen om afspraken voor patiënten in te plannen, hun medische dossiers te bekijken en al hun medische facturering overeenkomstig het vergoedingenoverzicht in te voeren. Het houdt Medicaid en Medicare bij en stelt betalers in staat medische facturen te voldoen. Voor jou als directeur helpt het bij het bijhouden van vergoedingen en laat het zien hoe financieel gezond je kliniek is.
Het probleem met EHR-systemen is dat ze notoir moeilijk te wijzigen zijn zodra je operationeel bent. Neem daarom de tijd om de verschillende beschikbare EHR-systemen te onderzoeken voordat je begint. Ga na of het systeem je doelstellingen en waarden ondersteunt. Nodig de vertegenwoordiger van elk EHR-systeem uit om zijn diensten aan je te presenteren en vraag bij andere medische klinieken naar hun ervaringen met het EHR-systeem dat zij gebruiken.
We kiezen om 4 belangrijke redenen voor het EHR dat we gebruiken:
- Het stelt patiënten in staat om online contact te hebben met de kliniek, waardoor onze medewerkers veel tijd besparen die anders zou worden besteed aan het beantwoorden van telefonische vragen.
- Het verbindt artsen en medewerkers met elkaar. Voor een groepspraktijk maakt het teamwerk en samenwerking mogelijk.
- Het is intuïtief en gemakkelijk te gebruiken, waardoor er minder gelegenheid is voor fouten van medewerkers.
- Het is ontwikkeld door een groot, gerenommeerd bedrijf dat zich ertoe verbindt de middelen beschikbaar te blijven stellen voor de verdere verbetering van het EHR.
Misschien vind je dit ook interessant: mijn lijst met de beste HIPAA-conforme hulpmiddelen voor videoconferenties
10. Evalueer en pas voortdurend aan
Je eerste jaar van exploitatie zal een jaar zijn waarin je er volop met de handen bij betrokken bent en waarin je veel problemen zult moeten oplossen. Schrik niet wanneer dingen niet gaan zoals verwacht, want dat doen ze zelden! Het is volkomen normaal dat elk klein bedrijf opstartproblemen heeft, en een medische praktijk vormt daarop geen uitzondering.
Vaker wel dan niet merkte ik dat ik de kalme en geruststellende stem in onze kliniek was. Vooral medewerkers die afkomstig zijn uit meer gevestigde klinieken raken gemakkelijk in paniek wanneer ze een probleem ervaren. Het is jouw taak om rust en orde te brengen en snelle oplossingen te vinden wanneer dingen misgaan.
Vaker wel dan niet merkte ik dat ik de kalme en geruststellende stem in onze kliniek was.
Het afgelopen jaar stond in het teken van het verbeteren van de werkprocessen in de kliniek, het herstellen van onze processen waar ze knelpunten veroorzaakten en ervoor zorgen dat onze patiënten de best mogelijke patiëntenzorg ontvangen!
Geleidelijk komen we waar we willen zijn. Mijn advies aan iedereen die aan een eigen medische praktijk begint, is om geduldig te zijn. Stel prioriteiten en richt je zo goed mogelijk op de belangrijkste zaken, en maak je geen zorgen over dingen waar je geen controle over hebt.
Een geweldige kliniek opbouwen kost tijd, maar je harde werk en toewijding zullen zich uiteindelijk uitbetalen.
Neem contact met ons op
Het oprichten van Symphony Health was een nieuwe ervaring voor ons. Kate (mijn vrouw) is huisarts, maar ze had weinig inzicht in praktijkmanagement. Ik had daarentegen wel ervaring met management, maar geen inzicht in wat het betekende om gezondheidszorg te leveren. Wat we wel hadden, was een visie, maar vervolgens hadden we weinig idee welke stappen we moesten zetten om die te bereiken.
We waren dankbaar dat we in die beginperiode contacten en connecties vonden die ons hielpen de juiste stappen vooruit te zetten. Ik zou je aanraden hetzelfde te doen. Omring jezelf met mensen die je kunnen helpen op de gebieden waarop je je het zwakst voelt. Zoek anderen die hetzelfde hebben gedaan en leer van hen.
Eigenaar zijn van een medische kliniek is een enorme verantwoordelijkheid die zorgvuldige planning, naleving van regelgeving en toewijding aan patiëntenzorg vereist. De belangrijkste aanmoediging die ik je kan geven is: "doe het niet alleen"!
Het afgelopen jaar hebben we al het advies dat we hebben gekregen kunnen uitproberen, en het heeft ons enorm geholpen. Zozeer zelfs dat ik me nu zelfverzekerd genoeg voel om anderen te helpen doen wat wij hebben gedaan. We zullen berichten blijven plaatsen en hopen via de site en community van The Medical Practice in contact te komen met andere eigenaren van medische praktijken.