Hoe start je een medische praktijk?
Ondernemende artsen kunnen volop kansen vinden om nieuwe ideeën toe te passen en de lokale gezondheidszorg te verbeteren, waarbij ze impactvolle veranderingen realiseren en tegelijkertijd mogelijk financiële voordelen behalen.
Een nieuwe praktijk starten kan ontmoedigend zijn vanwege de vele uitdagingen, maar inzicht in de belangrijkste eerste stappen kan helpen om de betrokken complexiteit het hoofd te bieden.
Een huisartsenpraktijk starten is een van de meest lonende dingen die je kunt doen. Er zijn ongelooflijk veel mogelijkheden voor ondernemers met frisse ideeën om verandering te brengen in de lokale gezondheidszorg. Ook de financiële beloningen kunnen aanzienlijk zijn.
Een jaar nadat we Symphony Health hebben opgericht, zijn we zo blij dat we de sprong hebben gewaagd. Het is bijzonder om je visie vorm te zien krijgen en te werken in het soort kliniek waarvan je altijd hebt gedroomd. Dat gezegd hebbende, is het gemakkelijk om te vergeten hoe overweldigd we ons voelden toen we begonnen. Als je erover denkt om je eigen praktijk te starten, draait je hoofd misschien ook overuren terwijl je nadenkt over alles wat erbij komt kijken.
Er zijn ongelooflijk veel mogelijkheden voor ondernemers met frisse ideeën om verandering te brengen in de lokale gezondheidszorg.
Generator voor bedrijfsnamen van medische praktijken
Gewoon voor de lol.
Willekeurige klinieknaamgenerator
1. Een bedrijfsplan opstellen
Het is gemakkelijk om een bedrijfsplan te zien als een formaliteit om financiering van je bank te krijgen. Zo zag ik het in ieder geval! Toch verbaast het me hoeveel ik zelfs nu we gevestigd zijn steeds weer teruggrijp op ons bedrijfsplan. De tijd nemen om dit goed te doen is een langetermijninvestering.
Een goed ondernemingsplan begint niet met een geopende laptop. Het begint ermee dat je eropuit gaat en de medische behoeften van je gemeenschap onderzoekt. Het vereist dat je contact legt met mensen, hun behoeften begrijpt en meer te weten komt over potentiële concurrenten. Het vereist ook dat je hardop droomt: je visie deelt en feedback ontvangt van mensen die weten waar ze het over hebben.
Een goed ondernemingsplan begint niet met een geopende laptop. Het begint ermee dat je eropuit gaat en de medische behoeften van je gemeenschap onderzoekt.
Wanneer je het gevoel hebt dat je staat te popelen om dingen op te schrijven, pas dan ben je klaar om dit op papier te zetten. Ik heb ‘onze visie en doelstellingen’ naar mijn gevoel wel honderd keer geschreven en herschreven, totdat ik vond dat het beknopt weergaf wat we wilden doen. Het grote voordeel van hier de tijd voor nemen is dat het daarna gemakkelijker werd om de rest van ons plan te schrijven.
Het uiteenzetten van de structuur, diensten, personeelsbehoeften en marketingstrategie van je kliniek is zoveel gemakkelijker wanneer je je doelstellingen duidelijk kunt verwoorden.
2. Maak een begroting
Het is onze ervaring dat de meeste directeuren van medische klinieken voornamelijk worden gedreven door de verandering die ze in het leven van patiënten kunnen bewerkstelligen, en niet door het maken van winst. Goede bedrijfskundige kennis wordt vaak als ondergeschikt gezien aan het welzijn van patiënten. Toch kun je alleen het beste voor je patiënten zorgen en langdurige zorg bieden als er vanaf het begin sprake is van een goed financieel beheer van de praktijk.
Toen we ons nieuwe bedrijf begonnen, realiseerden we ons allebei dat financiële planning niet onze sterkste kant was. Daarom vonden we consultants met ervaring in het opstellen van begrotingen voor medische praktijken. Zij maakten voor ons een zeer gedetailleerde, schaalbare begroting voor 5 jaar in een app die we kunnen bewerken en bijwerken naarmate we groeien. Het is voor ons een onmisbare bron gebleken waar we steeds opnieuw op terugvallen wanneer we beslissingen nemen over zaken als personeelsbezetting en grote aankopen.
Je kunt alleen het beste voor je patiënten zorgen en langdurige zorg bieden als er vanaf het begin sprake is van een goede financiële planning.
Ik zou iedereen die een nieuwe praktijk begint sterk adviseren om consultants te zoeken die je kunnen helpen met je financiële prognoses en die je de middelen kunnen geven om je begroting in de toekomst op te schalen. Je bank zal je hier ook dankbaar voor zijn!
3. Regel financiering
Kasstromen zijn alles! Net als bij elk klein bedrijf stroomde er gedurende de eerste 9 maanden van de bedrijfsvoering van Symphony Health een eindeloze stroom geld onze kliniek uit. De kantoren die we huurden, ons personeel, medische apparatuur, kantoorbenodigdheden en verzekeringen moesten worden aangeschaft lang voordat we ze konden betalen.
Gelukkig vonden we een bankmedewerker met ervaring in het werken met nieuwe medische praktijken. We kregen een bankrekening met een ruime kredietfaciliteit en een goede creditcard, die ons door ons eerste bedrijfsjaar heen hebben geholpen totdat we nu winst kunnen maken.
Ik zou je aanraden om contacten te leggen in de financiële wereld om kredietverstrekkers te vinden die positief staan tegenover medische start-ups. Ga niet zomaar voor de bank die je ‘kent’. Vergelijk verschillende opties. Doe onderzoek en neem contact op met verschillende financiële instellingen om te zien wat ze je kunnen bieden. Het belangrijkste is dat je een bankmedewerker vindt die begrijpt wat je doet en erin gelooft.
Onze beroepsvereniging voor medische zorg bracht ons in contact met een bedrijf voor financieel beheer dat van onschatbare waarde is geweest bij het leggen van contacten met de juiste mensen. Ook voor jou zou contact opnemen met je beroepsvereniging een goed begin kunnen zijn om financiële contacten op te bouwen.
Misschien vind je dit ook interessant: Alles wat je moet weten over de RCM-cyclus in de medische facturering
4. Bouw je netwerk op
Terwijl je verder leest, zul je zien dat de meeste stappen die we tijdens onze reis hebben gezet alleen mogelijk waren omdat we tijd hebben besteed aan netwerken met andere zorgprofessionals en organisaties. Van het kantoor dat we nu huren tot het werven van ons personeel: de relaties die we hebben opgebouwd zijn een enorme hulp geweest.
Wanneer je begint, merk je al snel op welke gebieden je hulp nodig hebt. Er zullen hiaten zijn die je moet opvullen, bijvoorbeeld door een leverancier voor je kantoorbenodigdheden of medische benodigdheden te vinden, of door betrouwbare schoonmakers te zoeken. Voor veel van deze zaken heb je snel aanbevelingen nodig, en een goed netwerk kan die je geven.
Waar je misschien moeite hebt om op natuurlijke wijze contacten op te bouwen, zou ik het gebruik van sociale media sterk aanbevelen. Ik sta er versteld van hoe behulpzaam websites als deze zijn bij het met elkaar in contact brengen van vakgenoten, en ik zou iedereen aanraden er goed gebruik van te maken.
Voor veel zaken heb je snel aanbevelingen nodig, en een goed netwerk kan die je geven.
5. Kies uw locatie
Dankzij onze connecties hoefden we geen gebouw te zoeken om vanuit te werken. Het gebouw vond ons! Twee lokale huisartsen die op het punt stonden met pensioen te gaan, hadden van onze plannen gehoord en benaderden ons om hun medische praktijk te huren.
Na al onze opties te hebben overwogen, besloten we op hun aanbod in te gaan. Het duidelijke voordeel was dat dit ons hielp de opstartkosten laag te houden, omdat we al hun apparatuur en kantoorbenodigdheden goedkoop konden overnemen. Het bespaarde ons ook de tijd die nodig was om alles aan te schaffen wat we nodig hadden om te beginnen. Bovendien had de kliniek al een reputatie en was deze bekend in de gemeenschap.
Er waren ook enkele nadelen. Het kantoor dat we overnamen was verouderd en had veel werk nodig om het te moderniseren. De huurovereenkomst waarover we onderhandelden, werd bemoeilijkt door de emotionele verbondenheid die de pensionerende artsen hadden met hun kliniek, die ze 30 jaar lang hadden gehad. We moesten ook hard werken om onze eigen cultuur in de kliniek te vestigen. Veel patiënten kwamen opdagen in de verwachting dat alles hetzelfde zou blijven, zonder te beseffen dat wij een nieuwe medische praktijk waren met nieuw personeel en nieuwe ideeën.
Het alternatief zou zijn geweest om een lege kantoorruimte te huren of kopen en uw kliniek vanaf de grond op te bouwen. In een ideale wereld zou u zo vanaf het begin een kliniekruimte kunnen creëren die aansluit bij uw visie. Deze route duurt echter veel langer en is kostbaarder. Uiteindelijk was dit de reden waarom we de beslissing namen die we hebben genomen.
Ik adviseer u de tijd te nemen bij het kiezen van uw locatie. Denk aan zaken zoals voetgangersverkeer, het gemak voor patiënten, parkeergelegenheid en natuurlijk de prijs van een huur- of koopovereenkomst. Houd er rekening mee dat gebouwen met de juiste medische bestemming vaak moeilijk te vinden zijn en dat de vergunningen die nodig zijn om ze te herontwikkelen, soms lang op zich laten wachten.
Ik wil iedereen nadrukkelijk aanmoedigen om te doen wat wij hebben gedaan en verder te kijken dan alleen vastgoed door lokale zorgprofessionals te vragen of zij informatie hebben over artsen die binnenkort met pensioen gaan.
6. Werf en behoud gekwalificeerd personeel
Omdat we ons hadden vastgelegd op een grote kantoorruimte met plaats voor 6 artsen en een team van medewerkers, moesten we deze vullen!
Artsen
De sleutel tot elke succesvolle medische praktijk is het aannemen van bekwame en bevoegde artsen die het volledige registratie- en accreditatieproces hebben doorlopen. Uiteindelijk zijn het artsen met een goede reputatie die mensen naar uw kliniek zullen aantrekken. Het is daarom ontzettend belangrijk dat u een plan heeft voor de manier waarop u deze artsen gaat aantrekken en in de toekomst aan u wilt binden.
Uiteindelijk zijn het artsen met een goede reputatie die mensen naar uw kliniek zullen aantrekken.
Ons plan voor het werven van artsen bestaat uit het optimaal benutten van onze connecties en netwerken. Vervolgens leggen we potentiële artsen een duidelijke en ambitieuze visie voor op waar we naartoe gaan. We beloven hen te voorzien van actuele technologie, apparatuur en een representatieve werkplek. We doen er ook alles aan om hen de beste medewerkers te bieden die we kunnen vinden.
Kantoorpersoneel
Wat het kantoorpersoneel betreft, hebben we al vroeg een slechte ervaring gehad toen we iemand aannamen die niet geschikt was voor de functie. Door deze ervaring leerden we hoe belangrijk het is om samen te werken met specialisten op het gebied van personeelszaken, zodat zij ons kunnen helpen bij het verfijnen van de manier waarop we personeel werven en voor onze medewerkers zorgen. Zij behandelen nu het volledige proces voor ons: van hulp bij sollicitatiegesprekken en het opstellen van contracten tot het regelen van een zorgverzekering en het afhandelen van werknemerscompensatie. Ik zou elke nieuwe kliniek aanraden om de personeelszaken uit te besteden aan dergelijke bedrijven.
Ik wil u ook wijzen op deze gids voor het aannemen van een praktijkmanager—in het begin bent u misschien uw eigen praktijkmanager, maar al snel zult u waarschijnlijk iemand nodig hebben die deze verantwoordelijkheid op zich neemt.
Ik raad u ook aan personeel te vinden dat aansluit bij de waarden van uw kliniek. Gebruik bij het online plaatsen van een vacature gerenommeerde websites voor het zoeken naar werk die een groot deel van de eerste selectie voor u kunnen uitvoeren. Neem vervolgens de tijd om uw sollicitatiegesprekken goed te structureren, zodat u kunt beoordelen hoe goed elke kandidaat aansluit bij de waarden en expertise waarnaar u op zoek bent.
7. Verkrijg de benodigde vergunningen, toestemmingen en verzekeringen
Ongetwijfeld de moeilijkste les die we hebben geleerd!
Om voor de hand liggende redenen worden zorgverleners strenger gecontroleerd dan de meeste andere bedrijven. U moet er daarom dubbel zeker van zijn dat uw kliniek het volledige oprichtingsproces heeft doorlopen en over alle juiste medische vergunningen beschikt. Vergeet tegelijkertijd niet om voor voldoende verzekeringsdekking te zorgen!
Een projectmatige aanpak van je tijd is essentieel om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien.
Het leven in die eerste dagen waarin je je kliniek opzet, zal meedogenloos zijn. Tegelijkertijd geef je leiding aan nieuw personeel, doe je de boekhouding, schaf je kantoorapparatuur aan, stel je beleidsregels en procedures op en begeleid je de ontwikkeling van je kantoorruimte. Ik begin al te zweten als ik eraan terugdenk!
Een projectmatige aanpak van je tijd is essentieel om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien. Het zal bijzonder verleidelijk zijn om alle papierwerk dat van je wordt verlangd vluchtig door te nemen. Helaas heeft dat me opgebroken toen we gedwongen waren onze kliniek te sluiten vanwege een overstroming door een verstopping in de riolering. Toen ontdekten we op pijnlijke wijze dat we onderverzekerd waren!
Als je geen scherp oog voor detail hebt, is mijn advies om een bedrijfsjurist in te schakelen om ervoor te zorgen dat je aan alle vereiste voorschriften voldoet. Die kan je ook vertellen of je een goede aansprakelijkheidsverzekering of beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebt. Ik zou je ook aanraden om bij verschillende verzekeringsmaatschappijen rond te kijken om een makelaar te vinden die begrijpt wat je praktijk nodig heeft.
8. Ontwikkel een marketingstrategie
Of je nu een eerstelijnszorgkliniek of een privépraktijk hebt, je hebt een goede marketingstrategie nodig. Natuurlijk zijn er klinieken op locaties met weinig artsen die niet hard hoeven te werken om patiënten aan te trekken. Maar zelfs dan is een goede online aanwezigheid nog steeds belangrijk om mensen te helpen je te vinden en te begrijpen welke diensten je aanbiedt.
Een verouderde website kan gemakkelijk de indruk wekken dat ook andere onderdelen van je kliniek verouderd zijn.
Je website zegt ontzettend veel. Voor de meeste mensen vormt die de eerste indruk van je kliniek en je arts.
Daar komt nog bij dat onze zorg over de website te maken heeft met wat die zegt tegen potentiële artsen die misschien met ons willen samenwerken:
- Sluit onze website aan op onze wervingsstrategie?
- Wint de website artsen voor onze visie?
- Laat de website onze kernwaarden zien en weerspiegelt die hoe we gezien willen worden?
Het blijft me verbazen hoe slecht sommige websites van klinieken kunnen zijn. Bedenk wat dat naar een patiënt communiceert. Een verouderde website kan gemakkelijk de indruk wekken dat ook andere onderdelen van je kliniek verouderd zijn. Daarom is het in de sector gebruikelijk om je website elke 2 tot 3 jaar te vernieuwen.
Je zult hiervoor budget moeten reserveren. Vooral omdat een goede website je ergens tussen de $5000 - $20,000 (USD) kan kosten. Zorg ervoor dat je dit vanaf het begin meeneemt in je financiële prognoses.
9. Richt je infrastructuur in
De beste gelegenheid die je ooit zult hebben om je medische praktijk te voorzien van de benodigde infrastructuur is voordat je de deuren opent. Dit betekent dat je het juiste elektronische patiëntendossiersysteem (EHR) voor je kliniek kiest en implementeert. Het zal het belangrijkste onderdeel zijn van je praktijkbeheerpakket dat je aan je personeel en artsen ter beschikking stelt.
De beste gelegenheid die je ooit zult hebben om je medische praktijk te voorzien van de benodigde infrastructuur is voordat je de deuren opent.
Elektronische patiëntendossiers helpen je personeel en artsen om afspraken voor patiënten in te plannen, hun medische dossiers te bekijken en al hun medische facturatie in overeenstemming met het tarievenoverzicht in te voeren. Het houdt Medicaid en Medicare bij en stelt betalers in staat medische facturen te voldoen. Voor jou als directeur helpt het systeem je vergoedingen bij te houden en laat het zien hoe financieel gezond je kliniek is.
Het probleem met EHR-systemen is dat ze berucht moeilijk te veranderen zijn zodra je eenmaal operationeel bent. Neem daarom de tijd om de verschillende beschikbare EHR’s te onderzoeken voordat je begint. Ga na of het systeem je doelstellingen en waarden ondersteunt. Nodig elke EHR-vertegenwoordiger uit om zijn diensten aan je te presenteren en vraag andere medische klinieken naar hun ervaringen met het EHR dat zij gebruiken.
Wij kiezen het EHR dat we gebruiken om 4 hoofdredenen:
- Het stelt patiënten in staat om online contact op te nemen met de kliniek, waardoor onze medewerkers veel tijd besparen die anders zou worden besteed aan het beantwoorden van telefonische vragen.
- Het verbindt artsen en medewerkers met elkaar. Voor een groepspraktijk maakt het teamwork en samenwerking mogelijk.
- Het is intuïtief en eenvoudig te gebruiken, waardoor er minder kans is op fouten van medewerkers.
- Het is ontwikkeld door een groot en gerenommeerd bedrijf dat zich ertoe heeft verbonden de verbetering van het EPD in de toekomst van middelen te voorzien.
Misschien vind je dit ook interessant: Mijn lijst met de beste HIPAA-conforme videoconferentietools
10. Blijf voortdurend evalueren en aanpassen
Je eerste jaar als ondernemer zal een jaar zijn waarin je veel zelf moet doen en waarin er vaak een beroep op je wordt gedaan om problemen op te lossen. Raak niet gealarmeerd wanneer dingen niet gaan zoals verwacht; dat doen ze zelden! Het is volkomen normaal dat elk klein bedrijf opstartproblemen heeft, en een medische praktijk vormt daarop geen uitzondering.
Vaker wel dan niet merkte ik dat ik de kalme en geruststellende stem in onze kliniek was. Vooral medewerkers die afkomstig zijn uit meer gevestigde klinieken kunnen in paniek raken wanneer ze een probleem ervaren. Het is jouw taak om rust en orde te brengen en snel oplossingen te vinden wanneer er iets misgaat.
Vaker wel dan niet merkte ik dat ik de kalme en geruststellende stem in onze kliniek was.
Het afgelopen jaar stond in het teken van het verbeteren van de werkprocessen in de kliniek, het aanpassen van onze procedures op plekken waar ze knelpunten veroorzaakten en ervoor zorgen dat onze patiënten de best mogelijke patiëntenzorg ontvangen!
Geleidelijk komen we steeds dichter bij waar we willen zijn. Mijn advies aan iedereen die zijn eigen medische praktijk begint, is om geduldig te zijn. Stel prioriteiten en besteed zoveel mogelijk aandacht aan de belangrijkste kwesties, en maak je niet druk om de dingen waar je geen controle over hebt.
Het opbouwen van een geweldige kliniek kost tijd, maar je harde werk en toewijding zullen zich uiteindelijk uitbetalen.
Neem contact met ons op
Het oprichten van Symphony Health was een nieuwe ervaring voor ons. Kate (mijn vrouw) is huisarts, maar ze had weinig inzicht in praktijkmanagement. Ik had op mijn beurt ervaring met management, maar geen inzicht in wat het betekende om gezondheidszorg te bieden. Wat we wel hadden, was een visie, maar vervolgens hadden we weinig idee welke stappen we moesten nemen om daar te komen.
We waren dankbaar dat we in die beginperiode contacten en connecties vonden die ons hielpen de juiste stappen vooruit te zetten. Ik zou je aanraden hetzelfde te doen. Omring jezelf met mensen die je kunnen helpen op de gebieden waarop je je het minst sterk voelt. Zoek anderen die hetzelfde hebben gedaan en leer van hen.
Eigenaar zijn van een medische kliniek is een enorme verantwoordelijkheid die zorgvuldige planning, naleving van regelgeving en toewijding aan patiëntenzorg vereist. De belangrijkste aanmoediging die ik je kan geven, is: "doe het niet alleen"!
Het afgelopen jaar hebben we al het advies dat we hebben gekregen kunnen uitproberen, en het heeft ons bijzonder goed geholpen. Zo goed zelfs dat ik me nu zeker genoeg voel om anderen te helpen doen wat wij hebben gedaan. We zullen berichten blijven plaatsen en hopen via de website en community van The Medical Practice in contact te komen met andere eigenaren van medische praktijken.