Checklist met EPD-softwarevereisten voor betere resultaten

Het kiezen van de juiste EHR-software bepaalt alles, van de dagelijkse documentatie tot de resultaten voor patiënten op lange termijn. Ik heb goedbedoelde implementaties zien mislukken omdat teams de fase van het verzamelen van vereisten oversloegen.

Het verkeerde systeem zorgt voor knelpunten in de documentatie, hiaten in de naleving en gefrustreerde clinici. Deze checklist leidt je door de belangrijkste functionele, technische en wettelijke vereisten die je moet beoordelen voordat je je aan een platform verbindt.

Checklist voor vereisten van EHR-software

Ik gebruik deze checklist telkens wanneer ik een team begeleid bij het selecteren of upgraden van EHR-software. Zo blijft iedereen gericht op de vereisten die van belang zijn voor de dagelijkse zorg, naleving en de voordelen op lange termijn. Dit is waar ik altijd op let:

Fundamentele functionele vereisten

Absolute vereisten

• Klinische documentatie: Het systeem moet clinici in staat stellen patiëntnotities in gestructureerde en ongestructureerde indelingen te maken, te bewerken en op te slaan.
• Orderinvoer (CPOE): Zorgverleners moeten medicatie-, laboratorium- en beeldvormingsopdrachten rechtstreeks binnen de EHR-software kunnen invoeren en beheren.
• Interoperabiliteit: Het platform moet patiëntgegevens met andere systemen kunnen uitwisselen met behulp van standaarden zoals HL7 of FHIR.
• Audittrail: Elke gebruikershandeling—het bekijken, bewerken of verwijderen van dossiers—moet worden geregistreerd en traceerbaar zijn voor nalevingsdoeleinden.
• Toegangsbeheer op basis van rollen: De software moet de toegang tot gevoelige gegevens beperken op basis van gebruikersrollen en verantwoordelijkheden.

Standaardvereisten

• Patiëntenportaal: Patiënten moeten hun dossiers kunnen bekijken, afspraken kunnen aanvragen en veilig berichten kunnen sturen naar zorgverleners.
• Elektronisch voorschrijven: Het systeem moet verbinding kunnen maken met apotheken om recepten elektronisch te versturen en te controleren op geneesmiddelinteracties.
• Geïntegreerde facturering: Het platform moet medische facturering, codering, het indienen van declaraties en het volgen van betalingen binnen dezelfde interface ondersteunen.
• Klinische beslissingsondersteuning: De software moet tijdens het zorgmoment waarschuwingen, herinneringen en op bewijs gebaseerde richtlijnen bieden.

Specifieke vereisten

• Integratie van telezorg: Het systeem moet veilige videogesprekken en monitoring op afstand van patiënten ondersteunen voor het leveren van virtuele zorg.
• Specialistische sjablonen: De EHR-software moet aanpasbare sjablonen bieden voor gebieden zoals geestelijke gezondheidszorg, oncologie of kindergeneeskunde.
• Export van onderzoeksgegevens: Het platform moet de export van geanonimiseerde gegevens mogelijk maken voor klinisch onderzoek of projecten ter verbetering van de zorgkwaliteit.

Technische & integratievereisten

Absolute vereisten

• Gegevensbeveiliging & versleuteling: Het systeem moet gegevens in rust en tijdens overdracht versleutelen en voldoen aan beveiligingsstandaarden voor de gezondheidszorg.
• Beschikbaarheid & betrouwbaarheid: Het platform moet een hoge beschikbaarheid garanderen, met minimale uitvaltijd en robuuste protocollen voor herstel na calamiteiten.
• API-toegang: De software moet veilige, goed gedocumenteerde API's bieden voor verbinding met andere zorgsystemen en tools van derden.
• Schaalbaarheid: Het systeem moet grotere gebruikersaantallen en datavolumes kunnen verwerken zonder prestatieproblemen.
• Regelmatige back-ups: Het platform moet geautomatiseerde, frequente back-ups uitvoeren en snel gegevensherstel ondersteunen.

Join our Newsletter

Standaardvereisten

• Eenmalige aanmelding (SSO): Gebruikers moeten toegang hebben tot de EPD-software met bestaande inloggegevens van identiteitsproviders zoals Azure Active Directory.
• Integratie met laboratorium- en beeldvormingssystemen: De software moet rechtstreeks verbinding kunnen maken met laboratorium- en beeldvormingssystemen voor naadloos beheer van opdrachten en resultaten.
• Mobiele toegang: Het platform moet veilige, volledig uitgeruste mobiele oplossingen bieden voor clinici die onderweg werken.
• Integratie met praktijkbeheer: Het systeem moet verbinding kunnen maken met hulpmiddelen voor planning, facturering en middelenbeheer.

Speciale vereisten

• Aangepaste interfaceontwikkeling: Het platform moet ondersteuning bieden voor speciaal ontwikkelde integraties voor unieke werkprocessen of oudere systemen.
• Connectiviteit met IoT-apparaten: De software moet verbinding kunnen maken met medische apparaten voor realtimegegevensverzameling en -bewaking.
• Ondersteuning voor meerdere locaties: Het systeem moet gegevens en werkprocessen op meerdere locaties of binnen meerdere organisaties in één omgeving kunnen beheren.

Beveiligings- en nalevingsvereisten

Absolute vereisten

• HIPAA-naleving: Het systeem moet HIPAA-naleving handhaven om gezondheidsinformatie van patiënten in de Verenigde Staten te beschermen.
• Gebruikersauthenticatie: De software moet sterke meervoudige authenticatie vereisen voor alle gebruikers die toegang hebben tot gevoelige gegevens.
• Auditregistratie: Elke toegang tot, wijziging van of verwijdering van patiëntgegevens moet worden geregistreerd en eenvoudig kunnen worden opgevraagd voor audits.
• Gegevensversleuteling: Alle patiëntgegevens moeten zowel in rust als tijdens de overdracht worden versleuteld.
• Toegangsbeheer: Het platform moet nauwkeurig kunnen bepalen wie patiëntinformatie mag bekijken, bewerken of exporteren.

Standaardvereisten

• Ondersteuning voor de AVG: Het systeem moet AVG-naleving ondersteunen voor organisaties die gegevens van inwoners van de EU verwerken, inclusief toestemmingsbeheer en rechten van betrokkenen.
• Overeenkomsten met zakenpartners (BAA's): De leverancier moet BAA's verstrekken om de gedeelde verantwoordelijkheden voor gegevensbescherming te verduidelijken.
• Automatische time-outs van sessies: De software moet gebruikers na perioden van inactiviteit uitloggen om het risico op onbevoegde toegang te beperken.
• Naleving van vereisten voor noodherstel: Het platform moet gedocumenteerde en geteste plannen voor noodherstel hebben die voldoen aan wettelijke normen.

Speciale vereisten

• ISO 27001-certificering: De leverancier moet beschikken over ISO 27001-certificering om een geformaliseerd beheersysteem voor informatiebeveiliging aan te tonen.
• Beheer van gegevenslocatie: Het systeem moet organisaties de mogelijkheid bieden om te kiezen waar hun gegevens worden opgeslagen om aan lokale of nationale regelgeving te voldoen.
• Gespecialiseerd toestemmingsbeheer: Het platform moet geavanceerde toestemmingswerkprocessen ondersteunen voor gevoelige gegevenstypen, zoals informatie over gedragsgezondheid of genetische informatie.

Vereisten voor ondersteuning en implementatie door de leverancier

Absolute vereisten

• Technische ondersteuning 24/7: De leverancier moet dag en nacht ondersteuning bieden bij dringende technische problemen en storingen.
• Implementatieplanning: De leverancier moet een gedetailleerd projectplan opleveren met tijdlijnen, mijlpalen en benodigde middelen voor de ingebruikname.
• Trainingsmiddelen: De leverancier moet vóór en na de lancering uitgebreide training aanbieden aan clinici, beheerders en IT-medewerkers.
• Hulp bij gegevensmigratie: De leverancier moet de veilige overdracht van oude gegevens naar de nieuwe EPD-software uitvoeren of begeleiden.
• Toegewijde accountmanager: De leverancier moet één aanspreekpunt aanwijzen voor doorlopende ondersteuning en escalatie.

Standaardvereisten

• Toegang tot gebruikerscommunity: De leverancier moet toegang bieden tot een gebruikerscommunity of forum voor ondersteuning door collega's en het delen van best practices.
• Regelmatige software-updates: De leverancier moet geplande updates leveren die bugs, beveiligingsproblemen en wijzigingen in regelgeving aanpakken.
• Optie voor ondersteuning op locatie: De leverancier moet indien nodig ondersteuning op locatie bieden voor de ingebruikname of grote upgrades.
• Aangepast trainingsmateriaal: De leverancier moet op maat gemaakte trainingsinhoud bieden voor verschillende gebruikersrollen en werkprocessen.

Speciale vereisten

• Advies over verandermanagement: De leverancier moet deskundige begeleiding bieden bij organisatorische veranderingen, het herontwerpen van werkprocessen en adoptiestrategieën.
• Ondersteuning voor meerdere talen: De leverancier moet training en ondersteuning in meerdere talen bieden voor diverse teams.
• Projectmanagement voor integraties: De leverancier moet complexe integratieprojecten met systemen van derden of aangepaste interfaces beheren.

Vereisten voor gebruikerservaring en verandermanagement

Absolute vereisten

• Intuïtieve gebruikersinterface: De software moet duidelijke navigatie en logische werkprocessen hebben, zodat zorgverleners informatie met zo min mogelijk klikken kunnen vinden.
• Minimale trainingstijd: De meeste gebruikers moeten binnen enkele uren training vertrouwd raken met de kernfuncties.
• Aanpasbare dashboards: Het platform moet gebruikers in staat stellen dashboards te personaliseren om belangrijke gegevens, taken of meldingen uit te lichten.
• Toegankelijk ontwerp: De software moet voldoen aan toegankelijkheidsnormen, zodat gebruikers met een beperking alle functies kunnen navigeren en gebruiken.
• Kanalen voor gebruikersfeedback: Het systeem moet ingebouwde hulpmiddelen of regelmatige forums hebben waar gebruikers feedback kunnen indienen en problemen met de gebruiksvriendelijkheid kunnen melden.

Standaardvereisten

• Werkprocessen op basis van rollen: De software moet interfaces en taken afstemmen op verschillende gebruikerstypen, zoals artsen, verpleegkundigen en administratief personeel.
• Ingebouwde hulpbronnen: Het platform moet contextuele hulp, tooltips en documentatie binnen de toepassing bieden voor snelle antwoorden.
• Mobielvriendelijk ontwerp: Het systeem moet goed werken op tablets en smartphones voor medewerkers die tussen locaties bewegen.
• Doorlopende gebruikerstraining: De leverancier moet opfriscursussen en updates bieden aan gebruikers naarmate het systeem zich ontwikkelt.

Speciale vereisten

• Simulatieomgevingen: De leverancier moet demo-omgevingen aanbieden waarin gebruikers kunnen oefenen en experimenteren voordat het systeem in gebruik wordt genomen.
• Gepersonaliseerde onboarding: Het systeem moet geïndividualiseerde onboardingtrajecten bieden op basis van specialisme, locatie of ervaringsniveau van de gebruiker.
• Toolkit voor verandermanagement: De leverancier moet sjablonen en hulpmiddelen leveren voor communicatie, gereedheidsbeoordeling en betrokkenheid van belanghebbenden tijdens de uitrol.

Branchespecifieke/optionele vereisten

Absolute vereisten

• Lokale naleving van regelgeving: Het systeem moet voldoen aan alle lands- of regiospecifieke zorgregelgeving die relevant is voor de locatie van uw organisatie.
• Taallokalisatie: De software moet de primaire taal of talen ondersteunen die door uw medewerkers en patiënten worden gebruikt.
• Specialisme-specifieke werkprocessen: Het platform moet aanpassingen ondersteunen voor werkprocessen die uniek zijn voor uw klinische specialisme, of deze bevatten.
• Aangepaste rapportage: Het systeem moet het mogelijk maken rapporten te maken die zijn afgestemd op de operationele, klinische of financiële behoeften van uw organisatie.
• Integratie met nationale gezondheidssystemen: De software moet verbinding kunnen maken met overheidsdatabases of databases voor volksgezondheid als dit wettelijk vereist is.

Standaardvereisten

• Hulpmiddelen voor patiëntbetrokkenheid: Het platform moet functies bieden zoals afspraakherinneringen, tevredenheidsenquêtes of educatieve content die is afgestemd op uw patiëntenpopulatie.
• Beheer van bevolkingsgezondheid: Het systeem moet het volgen en beheren van zorg voor specifieke patiëntgroepen of chronische aandoeningen ondersteunen.
• Verwijzingsbeheer: De software moet het verzenden en ontvangen van verwijzingen binnen uw netwerk of met externe zorgverleners stroomlijnen.
• Beheer van meerdere locaties: Het platform moet organisaties ondersteunen die op meerdere locaties of binnen meerdere zorglijnen actief zijn.

Bijzondere vereisten

• Ondersteuning voor klinisch onderzoek: Het systeem moet de werving van deelnemers voor klinische onderzoeken, gegevensverzameling of rapportage aan toezichthouders voor onderzoeksgerichte organisaties faciliteren.
• Modules voor bedrijfsgezondheidszorg: De software moet functies bevatten voor het beheren van de gezondheid van werknemers, arbeidsongevallen of naleving van regelgeving binnen de bedrijfsgezondheidszorg.
• Integratie met gezondheidszorg op scholen: Het platform moet werkprocessen en rapportage voor schoolklinieken of pediatrische outreachprogramma's ondersteunen.
• Thuiszorg & gemeenschapszorg: Het systeem moet zorgcoördinatie, documentatie en planning mogelijk maken voor thuiszorg of zorg in de gemeenschap.

Overschatte vereisten

Ik heb gezien dat teams worden afgeleid door opvallende functies die hun beloften zelden waarmaken. Naar mijn ervaring is het beter om te focussen op wat de zorg en werkprocessen daadwerkelijk verbetert. Hieronder staan enkele vereisten die volgens mij worden overschat:

• Spraakherkenning voor alle notities: Met deze functie kunnen zorgverleners notities dicteren, maar problemen met de nauwkeurigheid en de tijd die nodig is voor bewerking wegen vaak niet op tegen de tijdwinst.
• Ingebouwde marketingtools: Sommige systemen bieden e-mailcampagnes of functies voor het werven van patiënten, maar de meeste organisaties behalen betere resultaten met speciale marketingplatforms.
• Gamificatie-elementen: Functies zoals badges of ranglijsten voor naleving van documentatievereisten klinken leuk, maar motiveren klinisch personeel zelden of verbeteren de resultaten nauwelijks.
• Uitgebreide aangepaste huisstijl: Aangepaste logo's en kleurenschema's zien er misschien mooi uit, maar hebben geen invloed op de gebruiksvriendelijkheid of patiëntenzorg.
• Virtuele wachtkamers: Digitale incheck- en wachtkamerfuncties worden vaak weinig gebruikt, vooral in klinieken met gevestigde werkprocessen op locatie.

Stappen om uw checklist met softwarevereisten voor het EHR aan te passen

Gebruik deze stappen om een checklist op te stellen die is afgestemd op de unieke klinische, operationele en nalevingsbehoeften van uw organisatie:

1. Definieer bedrijfsdoelen en projectomvang: Verduidelijk de klinische en operationele resultaten die u wilt bereiken — zoals het verbeteren van zorgcoördinatie of het verminderen van de administratieve last — en stel duidelijke grenzen voor de uitvoering van het project.
2. Verzamel input van alle belanghebbenden: Verzamel feedback van zorgverleners, administratief personeel, IT, compliance en zelfs patiënten om ervoor te zorgen dat alle perspectieven worden meegenomen bij het kiezen van kritieke EHR-softwarefuncties.
3. Deel vereisten in niveaus in en stel prioriteiten: Deel uw vereisten in in noodzakelijke, standaard- en bijzondere categorieën op basis van hun impact op de zorgverlening, naleving en langetermijndoelen van de organisatie.
4. Beoordeel behoeften op het gebied van integratie, schaalbaarheid en beveiliging: Evalueer hoe de EHR-software verbinding maakt met bestaande tools, groei in gebruikers of gegevens verwerkt en gevoelige gezondheidsinformatie tijdens de dagelijkse werkzaamheden beschermt.
5. Bereken de totale eigendomskosten & ROI: Schat alle kosten voor implementatie, training, ondersteuning en upgrades in en weeg deze af tegen het verwachte rendement in de vorm van verbeterde werkprocessen, naleving van regelgeving en patiëntresultaten.

Belangrijke belanghebbenden bij de keuze van EHR-software

Door diverse bedrijfsgroepen bij het verzamelen van vereisten te betrekken, kunt u hiaten vroegtijdig opsporen en een systeem opbouwen dat daadwerkelijk voor iedereen werkt. Elke groep belanghebbenden brengt unieke inzichten en praktische aandachtspunten met zich mee die cruciaal zijn voor het kiezen van de juiste EHR-software.

Gebruik deze tabel om te bekijken welke belanghebbenden u moet betrekken en waar elke groep het meeste belang aan hecht:

Begin EHR-software op je eigen voorwaarden te beoordelen

Zodra je je vereisten hebt vastgesteld, is de volgende stap begrijpen wat de platforms van vandaag daadwerkelijk bieden—bekijk dit overzicht van functies van EHR-software om te zien hoe de beste hulpmiddelen zich verhouden tot wat jouw organisatie nodig heeft.