Checklist met EPD-softwarevereisten voor betere resultaten

Belangrijkste functionele vereisten

Absolute vereisten

• Klinische documentatie: Het systeem moet zorgverleners in staat stellen om patiëntnotities in gestructureerde en ongestructureerde indelingen aan te maken, te bewerken en op te slaan.
• Orderinvoer (CPOE): Zorgverleners moeten medicatie-, laboratorium- en beeldvormingsopdrachten rechtstreeks binnen de EPD-software kunnen invoeren en beheren.
• Interoperabiliteit: Het platform moet patiëntgegevens kunnen uitwisselen met andere systemen met behulp van standaarden zoals HL7 of FHIR.
• Audittrail: Elke gebruikersactie—het bekijken, bewerken of verwijderen van dossiers—moet worden geregistreerd en traceerbaar zijn voor nalevingsdoeleinden.
• Toegangsbeheer op basis van rollen: De software moet de toegang tot gevoelige gegevens beperken op basis van gebruikersrollen en verantwoordelijkheden.

Standaardvereisten

• Patiëntenportaal: Patiënten moeten hun dossiers kunnen bekijken, afspraken kunnen aanvragen en veilig berichten kunnen sturen naar zorgverleners.
• Elektronisch voorschrijven: Het systeem moet verbinding kunnen maken met apotheken om recepten elektronisch te versturen en te controleren op geneesmiddelinteracties.
• Geïntegreerde facturering: Het platform moet medische facturering, codering, het indienen van declaraties en het volgen van betalingen binnen dezelfde interface ondersteunen.
• Klinische beslissingsondersteuning: De software moet op het zorgmoment waarschuwingen, herinneringen en op bewijs gebaseerde richtlijnen bieden.

Specifieke vereisten

• Integratie van telezorg: Het systeem moet veilige videobezoeken en monitoring van patiënten op afstand ondersteunen voor het leveren van virtuele zorg.
• Specialistische sjablonen: De EPD-software moet aanpasbare sjablonen bieden voor gebieden zoals geestelijke gezondheidszorg, oncologie of kindergeneeskunde.
• Export van onderzoeksgegevens: Het platform moet het exporteren van geanonimiseerde gegevens mogelijk maken voor klinisch onderzoek of projecten voor kwaliteitsverbetering.

Technische en integratievereisten

Absolute vereisten

• Gegevensbeveiliging en versleuteling: Het systeem moet gegevens in rust en tijdens de overdracht versleutelen en voldoen aan beveiligingsnormen voor de gezondheidszorg.
• Beschikbaarheid en betrouwbaarheid: Het platform moet een hoge beschikbaarheid garanderen, met minimale uitvaltijd en robuuste protocollen voor herstel na rampen.
• API-toegang: De software moet veilige, goed gedocumenteerde API's bieden om verbinding te maken met andere zorgsystemen en tools van derden.
• Schaalbaarheid: Het systeem moet toenemende gebruikersaantallen en datavolumes kunnen verwerken zonder prestatieproblemen.
• Regelmatige back-ups: Het platform moet geautomatiseerde, frequente back-ups uitvoeren en snel gegevensherstel ondersteunen.

Join our Newsletter

Instagram

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Your email*

By submitting this form, you agree to receive our newsletter, and occasional emails related to The Medical Practice. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy.

Standaardvereisten

• Eenmalige aanmelding (SSO): Gebruikers moeten toegang kunnen krijgen tot de EPD-software met bestaande inloggegevens van identiteitsproviders zoals Azure Active Directory.
• Integratie met laboratorium- en beeldvormingssystemen: De software moet rechtstreeks verbinding kunnen maken met laboratorium- en beeldvormingssystemen voor naadloos beheer van aanvragen en resultaten.
• Mobiele toegang: Het platform moet veilige, volledig uitgeruste mobiele oplossingen bieden voor zorgverleners die onderweg werken.
• Integratie met praktijkbeheer: Het systeem moet verbinding kunnen maken met hulpmiddelen voor planning, facturering en middelenbeheer.

Speciale vereisten

• Aangepaste ontwikkeling van interfaces: Het platform moet aangepaste integraties ondersteunen voor unieke werkprocessen of verouderde systemen.
• Connectiviteit met IoT-apparaten: De software moet verbinding kunnen maken met medische apparaten voor realtime gegevensverzameling en monitoring.
• Ondersteuning voor meerdere locaties: Het systeem moet gegevens en werkprocessen op meerdere locaties of binnen meerdere organisaties vanuit één omgeving kunnen beheren.

Beveiligings- en nalevingsvereisten

Absolute vereisten

• HIPAA-naleving: Het systeem moet HIPAA-naleving handhaven om gezondheidsinformatie van patiënten in de Verenigde Staten te beschermen.
• Gebruikersauthenticatie: De software moet sterke meervoudige authenticatie vereisen voor alle gebruikers die toegang hebben tot gevoelige gegevens.
• Auditregistratie: Elke toegang tot, wijziging van of verwijdering van patiëntgegevens moet worden geregistreerd en eenvoudig kunnen worden opgevraagd voor audits.
• Gegevensversleuteling: Alle patiëntgegevens moeten zowel in rust als tijdens de overdracht worden versleuteld.
• Toegangsbeheer: Het platform moet nauwkeurig kunnen bepalen wie patiëntinformatie mag bekijken, bewerken of exporteren.

Standaardvereisten

• Ondersteuning voor de AVG: Het systeem moet naleving van de AVG ondersteunen voor organisaties die gegevens van inwoners van de EU verwerken, waaronder toestemmingsbeheer en rechten van betrokkenen.
• Verwerkersovereenkomsten (BAA's): De leverancier moet verwerkersovereenkomsten aanbieden om de gedeelde verantwoordelijkheden voor gegevensbescherming te verduidelijken.
• Automatische time-outs van sessies: De software moet gebruikers na perioden van inactiviteit uitloggen om het risico op onbevoegde toegang te beperken.
• Naleving voor noodherstel: Het platform moet gedocumenteerde en geteste plannen voor noodherstel hebben die voldoen aan wettelijke normen.

Speciale vereisten

• ISO 27001-certificering: De leverancier moet ISO 27001-gecertificeerd zijn om een geformaliseerd beheersysteem voor informatiebeveiliging aan te tonen.
• Beheer van gegevenslocaties: Het systeem moet organisaties laten kiezen waar hun gegevens worden opgeslagen om aan lokale of nationale regelgeving te voldoen.
• Gespecialiseerd toestemmingsbeheer: Het platform moet geavanceerde toestemmingsprocessen ondersteunen voor gevoelige gegevenstypen, zoals informatie over gedragsgezondheid of genetische informatie.

Vereisten voor ondersteuning en implementatie door de leverancier

Absolute vereisten

• Technische ondersteuning 24/7: De leverancier moet de klok rond ondersteuning bieden voor urgente technische problemen en storingen.
• Implementatieplanning: De leverancier moet een gedetailleerd projectplan opleveren met tijdlijnen, mijlpalen en benodigde middelen voor de ingebruikname.
• Trainingsmiddelen: De leverancier moet vóór en na de lancering uitgebreide training aanbieden voor zorgverleners, beheerders en IT-medewerkers.
• Hulp bij gegevensmigratie: De leverancier moet de veilige overdracht van verouderde gegevens naar de nieuwe EPD-software uitvoeren of begeleiden.
• Vaste accountmanager: De leverancier moet één aanspreekpunt aanstellen voor doorlopende ondersteuning en escalatie.

Standaardvereisten

• Toegang tot gebruikerscommunity: De leverancier moet toegang bieden tot een gebruikerscommunity of forum voor ondersteuning door collega's en het delen van best practices.
• Regelmatige software-updates: De leverancier moet geplande updates leveren die bugs, beveiligingsproblemen en wijzigingen in regelgeving aanpakken.
• Optie voor ondersteuning op locatie: De leverancier moet indien nodig ondersteuning op locatie bieden tijdens de ingebruikname of bij grote upgrades.
• Aangepast trainingsmateriaal: De leverancier moet trainingsmateriaal bieden dat is afgestemd op verschillende gebruikersrollen en werkprocessen.

Speciale vereisten

• Advies over verandermanagement: De leverancier moet deskundige begeleiding bieden bij organisatorische veranderingen, het herontwerpen van werkprocessen en strategieën voor acceptatie.
• Ondersteuning voor meerdere talen: De leverancier moet training en ondersteuning in meerdere talen bieden voor diverse teams.
• Projectmanagement voor integraties: De leverancier moet complexe integratieprojecten met systemen van derden of aangepaste interfaces beheren.

Vereisten voor gebruikerservaring & verandermanagement

Absolute vereisten

• Intuïtieve gebruikersinterface: De software moet duidelijke navigatie en logische werkprocessen hebben, zodat zorgverleners informatie met zo min mogelijk klikken kunnen vinden.
• Minimale trainingstijd: De meeste gebruikers moeten binnen enkele uren training vertrouwd raken met de kernfuncties.
• Aanpasbare dashboards: Het platform moet gebruikers in staat stellen dashboards te personaliseren om belangrijke gegevens, taken of meldingen uit te lichten.
• Toegankelijk ontwerp: De software moet voldoen aan toegankelijkheidsnormen, zodat gebruikers met een beperking alle functies kunnen navigeren en gebruiken.
• Kanalen voor gebruikersfeedback: Het systeem moet ingebouwde hulpmiddelen of regelmatige forums hebben waar gebruikers feedback kunnen indienen en problemen met de gebruiksvriendelijkheid kunnen melden.

Standaardvereisten

• Werkprocessen op basis van rollen: De software moet interfaces en taken afstemmen op verschillende gebruikerstypen, zoals artsen, verpleegkundigen en administratief personeel.
• Ingebouwde hulpbronnen: Het platform moet contextuele hulp, knopinfo en documentatie binnen de applicatie bieden voor snelle antwoorden.
• Mobielvriendelijk ontwerp: Het systeem moet goed werken op tablets en smartphones voor medewerkers die tussen locaties bewegen.
• Doorlopende gebruikerstraining: De leverancier moet opfriscursussen en updates bieden aan gebruikers naarmate het systeem zich verder ontwikkelt.

Speciale vereisten

• Simulatieomgevingen: De leverancier moet demo-omgevingen bieden waarin gebruikers kunnen oefenen en experimenteren voordat het systeem in gebruik wordt genomen.
• Gepersonaliseerde onboarding: Het systeem moet geïndividualiseerde onboardingtrajecten bieden op basis van specialisme, locatie of ervaringsniveau van de gebruiker.
• Toolkit voor verandermanagement: De leverancier moet sjablonen en hulpmiddelen leveren voor communicatie, gereedheidsbeoordeling en betrokkenheid van belanghebbenden tijdens de uitrol.

Branchespecifieke/optionele vereisten

Absolute vereisten

• Naleving van lokale regelgeving: Het systeem moet voldoen aan alle lands- of regiospecifieke zorgregelgeving die relevant is voor de locatie van uw organisatie.
• Taalondersteuning: De software moet de belangrijkste taal of talen ondersteunen die door uw medewerkers en patiënten worden gebruikt.
• Specialisme-specifieke werkprocessen: Het platform moet aanpassingen voor werkprocessen die uniek zijn voor uw klinische specialisme bevatten of ondersteunen.
• Aangepaste rapportages: Het systeem moet het mogelijk maken rapportages te creëren die zijn afgestemd op de operationele, klinische of financiële behoeften van uw organisatie.
• Integratie met nationale zorgsystemen: De software moet verbinding kunnen maken met overheidsdatabases of databases voor de volksgezondheid als dit wettelijk vereist is.

Standaardvereisten

• Tools voor patiëntbetrokkenheid: Het platform moet functies bieden zoals afsprakenherinneringen, tevredenheidsenquêtes of educatieve content die is afgestemd op uw patiëntenpopulatie.
• Beheer van de volksgezondheid: Het systeem moet het volgen en beheren van zorg voor specifieke patiëntengroepen of chronische aandoeningen ondersteunen.
• Verwijzingsbeheer: De software moet het verzenden en ontvangen van verwijzingen binnen uw netwerk of met externe zorgverleners stroomlijnen.
• Beheer van meerdere locaties: Het platform moet organisaties ondersteunen die op meerdere locaties of binnen meerdere zorglijnen actief zijn.

Speciale vereisten

• Ondersteuning voor klinisch onderzoek: Het systeem moet het werven van deelnemers voor klinische onderzoeken, het verzamelen van gegevens of rapportage aan toezichthouders voor onderzoeksgerichte organisaties faciliteren.
• Modules voor bedrijfsgezondheidszorg: De software moet functies bevatten voor het beheren van de gezondheid van werknemers, arbeidsongevallen of naleving van regelgeving binnen de bedrijfsgezondheidszorg.
• Integratie van schoolgezondheidszorg: Het platform moet werkprocessen en rapportage ondersteunen voor schoolklinieken of outreachprogramma’s voor kinderen.
• Thuiszorg & gemeenschapszorg: Het systeem moet zorgcoördinatie, documentatie en planning mogelijk maken voor thuisgebonden of gemeenschapsgerichte gezondheidsdiensten.

Overschatte vereisten

Ik heb teams zich zien laten afleiden door opvallende functies die hun beloften zelden waarmaken. Mijn ervaring is dat het beter is om te focussen op wat de zorg en werkprocessen daadwerkelijk verbetert. Dit zijn enkele vereisten die naar mijn mening worden overschat:

• Spraakherkenning voor alle notities: Met deze functie kunnen zorgverleners notities dicteren, maar problemen met de nauwkeurigheid en de tijd die nodig is voor bewerking wegen vaak zwaarder dan de tijdwinst.
• Ingebouwde marketingtools: Sommige systemen bieden e-mailcampagnes of functies voor het werven van patiënten, maar de meeste organisaties behalen betere resultaten met speciale marketingplatforms.
• Gamificatie-elementen: Functies zoals badges of ranglijsten voor naleving van documentatievereisten klinken leuk, maar motiveren klinisch personeel zelden of verbeteren de resultaten nauwelijks.
• Uitgebreide aangepaste huisstijl: Aangepaste logo’s en kleurenschema’s zien er misschien mooi uit, maar hebben geen invloed op de gebruiksvriendelijkheid of patiëntenzorg.
• Virtuele wachtkamers: Digitale functies voor inchecken en wachtkamers worden vaak onvoldoende gebruikt, vooral in klinieken met gevestigde werkprocessen voor zorg op locatie.

Stappen om uw checklist met vereisten voor EHR-software aan te passen

Gebruik deze stappen om een checklist op te stellen die is afgestemd op de unieke klinische, operationele en nalevingsbehoeften van uw organisatie:

1. Definieer bedrijfsdoelen en projectomvang: Verduidelijk welke klinische en operationele resultaten u wilt bereiken—zoals het verbeteren van zorgcoördinatie of het verminderen van administratieve lasten—en stel duidelijke grenzen vast voor de uitvoering van het project.
2. Verzamel input van alle belanghebbenden: Verzamel feedback van zorgverleners, administratief personeel, IT, compliance en zelfs patiënten om ervoor te zorgen dat alle perspectieven worden meegenomen bij het kiezen van essentiële functies van EHR-software.
3. Deel vereisten in niveaus in en stel prioriteiten: Deel uw vereisten in in essentiële, standaard- en speciale categorieën op basis van hun impact op de zorgverlening, naleving van regelgeving en langetermijndoelen van de organisatie.
4. Beoordeel behoeften op het gebied van integratie, schaalbaarheid en beveiliging: Evalueer hoe de EHR-software verbinding maakt met bestaande tools, omgaat met groei in het aantal gebruikers of de hoeveelheid gegevens en gevoelige gezondheidsinformatie beschermt tijdens de dagelijkse werkzaamheden.
5. Bereken de totale eigendomskosten & ROI: Schat alle kosten voor implementatie, training, ondersteuning en upgrades om deze af te wegen tegen het verwachte rendement in de vorm van verbeterde werkprocessen, naleving van regelgeving en patiëntresultaten.

Belangrijke belanghebbenden bij de selectie van EHR-software

Door diverse bedrijfsonderdelen bij het verzamelen van vereisten te betrekken, kunt u hiaten vroegtijdig signaleren en een systeem ontwikkelen dat daadwerkelijk voor iedereen werkt. Elke groep belanghebbenden brengt unieke inzichten en praktische aandachtspunten mee die essentieel zijn voor het kiezen van de juiste EHR-software.

Gebruik deze tabel om te bekijken welke belanghebbenden u moet betrekken en waar elke groep de meeste waarde aan hecht:

Begin EHR-software op je eigen voorwaarden te beoordelen

Nu je je vereisten hebt vastgesteld, is de volgende stap om te begrijpen wat de platforms van vandaag daadwerkelijk bieden—bekijk dit overzicht van functies van EHR-software om te zien hoe toonaangevende hulpmiddelen zich verhouden tot wat jouw organisatie nodig heeft.