Een EPD gebruiken in 7 stappen voor betere patiëntenzorg

De beste EPD-software selecteren

Houd deze overwegingen in gedachten voordat u zich aan een systeem verbindt:

• ONC-certificering: Het ONC-certificeringsprogramma voor gezondheidstechnologie zorgt ervoor dat EPD-systemen voldoen aan de technische normen die nodig zijn voor een veilige uitwisseling van gezondheidsinformatie. Controleer daarom de certificeringsstatus van elke leverancier voordat u een contract ondertekent.
• Specialismespecifieke werkprocessen: EPD-systemen zijn niet geschikt voor iedereen—zoek naar een systeem dat is opgebouwd rond de documentatiepatronen, klinische sjablonen en ordersets van uw specialisme, in plaats van een systeem dat zwaar moet worden aangepast om aan basiswerkprocessen te voldoen.
• Interoperabiliteitsstandaarden: Expertise op het gebied van interoperabiliteit heeft rechtstreeks invloed op hoe soepel een EPD verbinding maakt met laboratoria, apotheken, facturatieplatforms en uitwisselingssystemen voor gezondheidsinformatie.
• Facturatie- en declaratiebeheer: Zoek naar een systeem met specialismespecifieke regelengines voor het controleren van declaraties en werkprocessen voor het beheren van afwijzingen, aangezien hiaten in de facturatie binnen een EPD rechtstreeks invloed kunnen hebben op uw inkomstenproces.
• HIPAA-naleving en gegevensbeveiliging: Controleer of de leverancier actuele HIPAA-conforme procedures voor gegevensverwerking hanteert, waaronder auditlogs, toegangscontroles en protocollen voor het melden van datalekken.
• Frequentie van updates voor regelgeving: Omdat regelgeving voortdurend verandert, is het belangrijk een partner te selecteren met langdurige ervaring in het bijhouden van wijzigingen in de regelgeving—uw leverancier moet wijzigingen proactief communiceren en uw medewerkers trainen in aanpassingen van werkprocessen.

Stapsgewijze handleiding voor het gebruik van EPD-software

Door EPD-software op de juiste manier in te stellen, kan uw team patiëntenzorg bieden met minder problemen. Dit is de exacte volgorde die u wilt volgen om misstappen te voorkomen en optimaal rendement uit uw investering te halen:

Join our Newsletter

Email

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Your email*

By submitting this form, you agree to receive our newsletter, and occasional emails related to The Medical Practice. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy.

1. Plan de implementatietijdlijn en teamrollen

Breng vóór al het andere uw livegangdatum in kaart en werk terug om realistische mijlpalen vast te stellen. Uit wat ik heb gezien, blijkt dat praktijken die deze stap overslaan in de problemen komen wanneer training en gegevensmigratie elkaar overlappen.

Stel een multidisciplinair team samen met zorgverleners, verpleegkundigen en administratieve leidinggevenden, en wijs duidelijke rollen toe, zoals projectmanager, trainingscoördinator en technisch verantwoordelijke. Door verantwoordelijkheden vooraf vast te leggen, blijft de volledige uitrol in de juiste richting bewegen.

Gebruik deze tips om een planningsbasis op te bouwen die bestand is tegen de druk van een echte implementatie:

• Stel een vaste livegangdatum vast: Werk terug vanaf uw beoogde datum om mijlpalen toe te wijzen voor elke fase—gegevensmigratie, configuratie, training en testen. Ik heb gemerkt dat deze methode van terugwaarts plannen teams veel verantwoordelijker houdt dan tijdlijnen opbouwen vanaf een startdatum.
• Wijs specifieke verantwoordelijken toe, niet alleen rollen: Het vermelden van “IT-verantwoordelijke” in een plan betekent niets als niemand eigenaar is van de taak. Elke mijlpaal heeft een specifieke persoon nodig die verantwoordelijk is voor de afronding, plus een vervanger voor het geval die persoon niet beschikbaar is.
• Betrek klinische ambassadeurs: Wijs gerespecteerde zorgverleners—artsen, verpleegkundigen of doktersassistenten—aan als interne pleitbezorgers van het nieuwe systeem. Zowel Epic als Oracle Health bevelen deze aanpak aan, omdat acceptatie onder leiding van collega's consequent betere resultaten oplevert dan verplichtingen van bovenaf.
• Bouw tijdsreserves in voor elke fase: Mijn ervaring is dat gegevensmigratie en configuratie van werkprocessen vrijwel altijd langer duren dan verwacht. Plan tussen elke belangrijke fase minstens twee weken reserve in, zodat één vertraging niet doorwerkt tot aan uw livegangdatum.
• Betrek uw leverancier vroegtijdig: De meeste EPD-leveranciers wijzen een eigen implementatiemanager toe. Nodig deze vanaf de eerste dag uit voor uw planningsvergaderingen—zij weten waar praktijken zoals die van u doorgaans tegen problemen aanlopen.
• Deel het plan met alle medewerkers: Houd het implementatieplan niet alleen op leidinggevend niveau. Door tijdlijnen en rolverwachtingen met elk betrokken teamlid te communiceren, vermindert u weerstand en komen zorgen over werkprocessen aan het licht voordat ze problemen tijdens de livegang worden.

2. Migreer bestaande patiëntendossiers naar het systeem

Datamigratie is het punt waarop veel EPD-implementaties stilletjes mislukken. Uit mijn ervaring blijkt dat praktijken die dit als een bijzaak behandelen, uiteindelijk te maken krijgen met ontbrekende dossiers, opmaakfouten en dubbele patiëntprofielen die maanden nodig hebben om op te schonen.

Bij deze stap worden dossiers uit uw oude systeem geëxtraheerd, gegevensvelden aan de structuur van uw nieuwe EPD gekoppeld en wordt de nauwkeurigheid vóór de ingebruikname gecontroleerd. Geef actieve patiënten voorrang en werk daarna terug door de historische dossiers.

Gebruik deze tabel om te begrijpen wat u wel en niet moet doen tijdens uw datamigratie:

3. Werkstromen configureren zodat ze aansluiten op klinische processen

Uw EPD zo configureren dat het aansluit op de manier waarop uw team daadwerkelijk werkt, maakt het verschil tussen een systeem dat helpt en een systeem waar omheen wordt gewerkt. Bij deze stap past u sjablonen, ordersets, notitiestructuren en taakroutering aan zodat ze uw bestaande klinische processen weerspiegelen.

Een huisartsenpraktijk heeft bijvoorbeeld heel andere standaardinstellingen voor documentatie nodig dan een chirurgische of geestelijkegezondheidsomgeving. Ik zou ervoor zorgen dat dit vóór de start van de training goed is geregeld; medewerkers leren sneller wanneer het systeem al vertrouwd aanvoelt.

Houd bij het configureren van uw EPD-werkstromen rekening met deze beste praktijken:

• Begin met de meest voorkomende soorten patiëntcontacten: Configureer eerst sjablonen en documentatiewerkstromen voor uw meest voorkomende bezoektypen, zoals jaarlijkse preventieve onderzoeken, vervolgafspraken of bezoeken voor de behandeling van chronische aandoeningen. Als u deze vroeg goed instelt, heeft dat de grootste invloed op de dagelijkse efficiëntie.
• Breng uw huidige proces in kaart voordat u het wijzigt: Leg voordat u iets configureert vast hoe uw team een patiënt momenteel van inchecken tot uitchecken begeleidt. Vaak ontdekt u stappen die kunnen worden geëlimineerd in plaats van alleen gedigitaliseerd.
• Betrek zorgverleners bij het ontwerpen van sjablonen: Artsen en verpleegkundigen weten precies welke documentatie zij in elke zorgfase nodig hebben. Systemen zoals Epic en Meditech bieden gedetailleerde aanpassingsmogelijkheden voor sjablonen; benut die flexibiliteit, maar laat zorgmedewerkers de ontwerpbeslissingen aansturen.
• Configureer taakroutering zorgvuldig: Bepaal vooraf welke taken naar welke rollen worden gerouteerd; aanvragen voor het herhalen van recepten, meldingen van laboratoriumuitslagen en goedkeuringen voor verwijzingen moeten in het systeem allemaal een duidelijk toegewezen verantwoordelijke hebben. Slecht geconfigureerde routering veroorzaakt chaos in de postvakken van zorgverleners.
• Gebruik ordersets voor protocollen met een hoge frequentie: Bundel regelmatig aangevraagde laboratoriumtests, medicijnen en beeldvormende onderzoeken in ordersets voor aandoeningen die uw praktijk vaak behandelt. Dit vermindert het aantal klikken per patiëntcontact en zorgt voor een consistente aanvraagprocedure binnen uw team van zorgverleners.
• Test werkstromen vóór de ingebruikname met realistische scenario's: Doorloop volledige patiëntcontacten, van registratie tot uitchecken, met behulp van uw geconfigureerde werkstromen voordat de training begint. Ik heb gezien dat praktijken pas ontdekten dat er cruciale hiaten in de routering waren nadat medewerkers al met het systeem werkten.
• Plan aanpassingen per specialisme: Praktijken voor geestelijke gezondheidszorg hebben andere toestemmingswerkstromen en structuren voor voortgangsnotities nodig dan orthopedische of cardiologische omgevingen. Neem geen genoegen met standaardconfiguraties als uw specialisme unieke documentatievereisten heeft.

4. Medewerkers trainen in navigatie en gebruik van het systeem

Zelfs het best geconfigureerde EPD werkt niet als uw team niet weet hoe het dit vol vertrouwen moet gebruiken. Training is geen eenmalige gebeurtenis—het is een doorlopend proces dat moet worden afgestemd op de functie. Medewerkers bij de receptie hebben registratie- en planningswerkstromen nodig, terwijl zorgverleners documentatie, aanvragen en het beoordelen van resultaten nodig hebben.

In mijn ervaring leveren functiespecifieke trainingssessies elke keer betere resultaten op dan algemene demonstraties voor het hele team. Plan opfrissessies na de ingebruikname, wanneer gebruik in de praktijk hiaten aan het licht brengt die tijdens klassikale trainingen nooit worden voorzien.

Volg deze stappen om een trainingsprogramma op te zetten dat uw team daadwerkelijk voorbereidt op de ingebruikname:

1. Splits de training op per functie: Deel medewerkers in op basis van hun functie—receptie, klinisch ondersteunend personeel, zorgverleners en facturatie—en ontwerp voor elke groep een afzonderlijk trainingstraject. Een arts die registratieprocessen leert, is verspilde tijd voor alle betrokkenen.
2. Train in een testomgeving: De meeste EPD-platforms, waaronder Epic en Oracle Health, bieden trainingsomgevingen die het live systeem nabootsen. Gebruik deze zodat medewerkers fouten kunnen maken en ervan kunnen leren zonder echte patiëntgegevens te beïnvloeden.
3. Begin met de meest voorkomende taken: Start elke functiespecifieke sessie met de werkstromen die medewerkers elke dag gebruiken. Het behandelen van uitzonderingssituaties voordat de basistaken aan bod komen, overweldigt cursisten en vertraagt het opbouwen van zelfvertrouwen.
4. Wijs supergebruikers aan binnen elk team: Identificeer per afdeling één of twee medewerkers die vóór de bredere uitrol een geavanceerde training krijgen. Deze supergebruikers vormen de eerste hulplijn wanneer collega's na de ingebruikname problemen ondervinden.
5. Plan de training kort voor de ingebruikname: Ik heb praktijken medewerkers zes tot acht weken voor de lancering zien trainen, om vervolgens vast te stellen dat de retentie aanzienlijk afneemt tegen de tijd dat het systeem live gaat. Houd de training binnen twee tot drie weken vóór de datum van ingebruikname.
6. Voer volledige patiëntsimulaties uit: Laat medewerkers volledige patiëntscenario's van begin tot eind doorlopen—aanmelding, documentatie, aanvragen, afhandeling en facturatie. Op simulaties gebaseerde training brengt hiaten in de werkstromen aan het licht die taak-voor-taakinstructie mist.
7. Plan ondersteuningssessies na de ingebruikname: Plan gestructureerde evaluatiemomenten één week en dertig dagen na de lancering. Gebruik in de praktijk roept altijd vragen op die in de training niet aan bod kwamen, en een formeel kanaal voor die vragen vermindert frustratie aanzienlijk.

5. Integreren met laboratoria, apotheken en facturatie

De waarde van uw EPD neemt sterk toe wanneer het wordt verbonden met de externe systemen waarvan uw praktijk dagelijks afhankelijk is. Integratie betekent dat laboratoriumaanvragen rechtstreeks naar uw referentielaboratorium worden verzonden, recepten elektronisch naar apotheken worden doorgestuurd en gegevens uit patiëntcontacten zonder handmatige herinvoer naar uw facturatiesysteem worden gevoerd.

Zonder deze verbindingen gaan medewerkers werk dupliceren op verschillende platforms. Ik heb praktijken aanzienlijke factuuropbrengsten zien mislopen, simpelweg omdat hun EPD en praktijkbeheersysteem vóór de ingebruikname niet goed waren gesynchroniseerd.

Gebruik deze tabel om te begrijpen wat u wel en niet moet doen bij het instellen van uw belangrijkste integraties:

6. Ga live met toezicht en ondersteuning gereed

De dag van de livegang is het moment waarop de voorbereiding de werkelijkheid ontmoet, en de aanwezigheid van ondersteuningsstructuren bepaalt hoe soepel die overgang verloopt. Dit betekent dat je supergebruikers op de werkvloer stationeert, de ondersteuningslijn van je EHR-leverancier actief houdt en de systeemprestaties in realtime bewaakt.

Ik raad sterk aan om het patiëntvolume gedurende de eerste één tot twee weken te verlagen—de meeste praktijken die dat niet doen, raken overweldigd. De livegang is niet de finish; het is het begin van de echte leercurve van je team.

Houd deze best practices in gedachten terwijl je de periode rond de livegang nadert en doorloopt:

• Verlaag het aantal ingeplande patiënten: Verminder je afsprakenrooster gedurende de eerste één tot twee weken met 20–30%. Zorgverleners hebben per consult extra tijd nodig terwijl ze vertrouwd raken met het systeem, en een volgepland rooster op dag één veroorzaakt gevaarlijke knelpunten.
• Stationeer supergebruikers op de plaats van zorgverlening: Zet je supergebruikers niet bij een helpdesk—houd ze op de werkvloer, in klinische ruimtes en bij balies waar medewerkers daadwerkelijk realtime begeleiding nodig hebben.
• Houd je ondersteuningscontact bij de leverancier actief: Bevestig vóór de lanceringsdag de ondersteuningsuren van je EHR-leverancier tijdens de livegang. Leveranciers zoals athenahealth en eClinicalWorks bieden doorgaans speciale ondersteuningsteams voor de livegang—zorg dat je precies weet hoe je hen kunt bereiken en wat er wordt gedekt.
• Controleer dagelijks de foutlogboeken van integraties: Controleer gedurende de eerste twee weken elke ochtend de logboeken van laboratorium-, apotheek- en factureringsintegraties. Fouten die op dag twee worden ontdekt, zijn veel eenvoudiger op te lossen dan problemen die pas na een week van zich opstapelende fouten aan het licht komen.
• Maak een gecentraliseerd problemenlogboek: Stel een gedeeld document of ticketsysteem in waarin medewerkers problemen realtime kunnen melden. Mondelinge meldingen van problemen raken zoek—met een schriftelijk logboek kun je patronen herkennen en snel prioriteit geven aan oplossingen.
• Breng je klinische leiding dagelijks op de hoogte: Houd gedurende de eerste week aan het einde van elke dag een korte bijeenkomst met de afdelingshoofden. Breng belemmeringen vroegtijdig aan het licht, deel tijdelijke oplossingen en houd de leiding op de hoogte, zodat beslissingen op het juiste niveau worden genomen.
• Plan je procedure voor uitvaltijd: Zorg vóór de livegang voor een gedocumenteerd, op papier gebaseerd protocol voor systeemuitval. Systeemstoringen komen voor en medewerkers moeten precies weten wat ze moeten doen wanneer het EHR niet beschikbaar is—vooral in klinische omgevingen waar de zorg niet kan stoppen.

7. Controleer het gebruik en optimaliseer de systeemprestaties

Live gaan is pas het begin—hoe u uw EPD drie tot zes maanden later gebruikt, ziet er vaak heel anders uit dan uw oorspronkelijke configuratie. Regelmatige audits helpen u onderbenutte functies, knelpunten in de documentatie en hiaten in de werkprocessen te identificeren die pas bij daadwerkelijk gebruik aan het licht komen.

Dit betekent dat u gebruiksrapporten bekijkt, feedback van medewerkers verzamelt en sjablonen of routeringsregels dienovereenkomstig aanpast. In mijn ervaring halen praktijken die formele kwartaalbeoordelingen inplannen aanzienlijk meer waarde op lange termijn uit hun EPD-investering dan praktijken die dat niet doen.

Volg deze stappen om uw audit na de livegang om te zetten in een cyclus van voortdurende verbetering:

1. Haal regelmatig gebruiksrapporten op: De meeste EPD-platforms—waaronder Epic en Meditech—beschikken over ingebouwde rapportagedashboards die de frequentie van aanmeldingen, de acceptatie van functies en het gebruik van ordersets tonen. Bekijk deze maandelijks om te zien waar medewerkers om het systeem heen werken in plaats van ermee te werken.
2. Houd de documentatietijd per contact bij: Als zorgverleners consequent meer tijd aan notities besteden dan verwacht, is dat een signaal dat uw sjablonen moeten worden aangepast. Stel de documentatietijd vast op 30, 60 en 90 dagen na de livegang.
3. Ondervraag klinische en administratieve medewerkers: Gebruiksgegevens vertellen u wat er gebeurt, maar feedback van medewerkers vertelt u waarom. Een korte maandelijkse enquête brengt knelpunten aan het licht die rapporten niet signaleren—zoals een routeringsregel die berichten elke keer naar de verkeerde inbox stuurt.
4. Bekijk afwijzingspercentages van declaraties: Uw audit van de factureringsintegratie moet een maandelijkse beoordeling van afwijzings- en weigeringspercentages van declaraties omvatten. Een piek in afwijzingen is vaak terug te voeren op een verkeerd geconfigureerde koppeling van diagnosecodes of een contacttype dat bij de lancering niet correct was ingesteld.
5. Beoordeel uw ordersets elk kwartaal opnieuw: Klinische protocollen evolueren, en uw ordersets zouden dat ook moeten doen. Ik raad een formele kwartaalbeoordeling met uw klinische leidinggevenden aan om verouderde bundels buiten gebruik te stellen en nieuwe toe te voegen die de huidige voorschrijfpatronen weerspiegelen.
6. Identificeer gebruikers met een lage acceptatie en train hen opnieuw: Als rapporten aantonen dat bepaalde zorgverleners of medewerkers specifieke functies zelden gebruiken, is gerichte individuele bijscholing effectiever dan nog een groepssessie. Een lage acceptatie wijst meestal op een trainingsprobleem, niet op een systeemprobleem.
7. Leg elke optimalisatiewijziging die u aanbrengt vast: Houd een doorlopend wijzigingslogboek bij van elke aanpassing aan sjablonen, routeringsregels of werkprocessen die uw team na de livegang maakt. Zonder zo'n logboek wordt het oplossen van nieuwe problemen giswerk—vooral wanneer personeelsverloop ervoor zorgt dat institutionele kennis de deur uitloopt.

Veelvoorkomende uitdagingen bij het gebruik van EPD-software (en hoe u deze aanpakt)

Zelfs een goed geïmplementeerd EPD-systeem kan knelpunten veroorzaken, vooral wanneer het platform niet volledig aansluit op de EPD-vereisten, werkprocessen of behoeften van een specialisme van een praktijk.

Uitdagingen kunnen ook verschillen tussen verschillende typen EPD's, waaronder cloudgebaseerde, lokale en specialismespecifieke systemen. Hier volgen de meest voorkomende problemen waarmee praktijken te maken krijgen en praktische manieren om deze aan te pakken:

Geavanceerd gebruik en het maximaliseren van het rendement op EPD-software

De meeste praktijken gebruiken hun EHR voor documentatie en facturering, maar het platform kan klinische kwaliteit, operationele prestaties en omzetresultaten veel verder verbeteren dan alleen de basis. Dit zijn de gebieden waarop ik heb gezien dat intensiever gebruik de meest meetbare waarde oplevert:

• Management van de gezondheid van patiëntenpopulaties: Gebruik de registerfuncties voor patiënten van uw EHR om patiëntengroepen met een hoog risico te identificeren en proactief te benaderen—bijvoorbeeld diabetespatiënten bij wie een HbA1c-test nog moet worden uitgevoerd. De module voor populatiegezondheid van Epic en de hulpmiddelen voor zorgbeheer van athenahealth ondersteunen beide geautomatiseerde meldingen over hiaten in de zorg, die aanzetten tot contact voordat een patiënt op de spoedeisende hulp belandt.
• Aanpassing van klinische beslissingsondersteuning: Met de meeste EHR-platforms kunt u aangepaste regels voor klinische beslissingsondersteuning opstellen naast de standaardinstellingen. Ik zou diagnosespecifieke sets met opdrachten en op bewijs gebaseerde zorgpaden configureren voor de diagnoses die u het vaakst behandelt—dit vermindert klinische variatie en ondersteunt kwaliteitsrapportage zonder de documentatielast te verhogen.
• Bijhouden en rapporteren van kwaliteitsmaten: Koppel de rapportagehulpmiddelen van uw EHR rechtstreeks aan de benchmarks van uw MIPS- of waardegerichte zorgprogramma. Praktijken die kwaliteitsdashboards binnen hun EHR opbouwen—in plaats van prestatiegegevens in spreadsheets te beheren—dichten hiaten sneller en voorkomen hectiek aan het einde van het jaar om de drempelwaarden voor kwaliteitsmaten te halen.
• Automatisering van patiëntbetrokkenheid: Configureer geautomatiseerde afspraakherinneringen, berichten voor opvolging na een bezoek en meldingen over hiaten in de zorg via het patiëntenportaal van uw EHR. Platforms zoals eClinicalWorks en Oracle Health ondersteunen regelgebaseerde berichten die het aantal gemiste afspraken verlagen zonder de werklast van het personeel te verhogen.
• Analyse van de prestaties van de omzetcyclus: Gebruik de ingebouwde dashboards voor de omzetcyclus van uw EHR om het aantal dagen aan openstaande vorderingen, afwijzingspercentages per verzekeraar en inkomsten per patiëntcontact bij te houden. Ik heb gezien dat praktijken volledige verzekeringscontracten ontdekten die te weinig betaalden, simpelweg door consistente rapportages over de prestaties per verzekeraar uit te voeren die ze nooit eerder hadden opgevraagd.
• Integratie van de telezorgworkflow: Integreer telezorgbezoeken rechtstreeks in uw EHR-workflow in plaats van een afzonderlijk platform te gebruiken. Systemen zoals Modernizing Medicine en Nextech ondersteunen ingebouwde planning, documentatie en facturering van telezorg binnen één patiëntcontact—waardoor dubbele gegevensinvoer, die bij zelfstandige telezorgtools voorkomt, wordt geëlimineerd.

Het maximale uit uw EHR halen begint met het juiste budget

Wanneer u klaar bent om deze strategieën toe te passen, helpt inzicht in de prijzen van EHR-software—waaronder verborgen kosten, contractvoorwaarden en de factoren die de kosten per praktijkgrootte bepalen—u bij het kiezen van een systeem dat u zich daadwerkelijk kunt veroorloven om goed te implementeren.