Come avviare uno studio medico

Avviare uno studio medico è una delle attività più gratificanti che si possano intraprendere. Esiste un’incredibile quantità di opportunità per gli imprenditori con idee innovative che desiderano apportare cambiamenti all’assistenza sanitaria locale. Anche i vantaggi economici possono essere significativi.

A un anno dall’avvio di Symphony Health, siamo davvero felici di aver fatto il grande passo. È qualcosa di straordinario vedere la propria visione prendere forma e lavorare nel tipo di clinica che si è sempre sognato. Detto questo, è facile dimenticare quanto ci siamo sentiti sopraffatti all’inizio. Allo stesso modo, se stai pensando di avviare il tuo studio, potresti avere la testa piena di pensieri mentre valuti tutto ciò che comporta.

Esiste un’incredibile quantità di opportunità per gli imprenditori con idee innovative che desiderano apportare cambiamenti all’assistenza sanitaria locale.

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Solo per divertimento.

1.  Sviluppa un piano aziendale

È facile considerare un piano aziendale come una formalità da sbrigare per ottenere finanziamenti dalla propria banca. Beh, almeno è così che lo vedevo io! Tuttavia, mi sorprende quanto spesso continui a consultare il nostro piano aziendale anche ora che siamo ormai avviati. Dedicare il tempo necessario a farlo bene è un investimento a lungo termine.

Un buon piano aziendale non inizia con il computer portatile aperto. Inizia uscendo e facendo ricerche sulle esigenze mediche della propria comunità. Richiede di entrare in contatto con le persone, comprenderne le necessità e informarsi sui potenziali concorrenti. Richiede anche di sognare ad alta voce, condividendo la propria visione e ricevendo feedback da persone competenti.

Un buon piano aziendale non inizia con il laptop aperto. Inizia uscendo e facendo ricerche sulle esigenze mediche della propria comunità.

Quando senti di non vedere l’ora di mettere tutto per iscritto, solo allora sei pronto a trasferire tutto su carta. Ho scritto e riscritto «la nostra visione e i nostri obiettivi» quello che sembrava essere un centinaio di volte, finché non ho ritenuto che riflettesse in modo conciso ciò che volevamo fare. Il grande vantaggio di dedicare del tempo a questo passaggio è che ha poi reso più semplice scrivere il resto del nostro piano.

Definire la struttura della propria clinica, i servizi, il personale necessario e la strategia di marketing è molto più semplice quando si riescono a esprimere chiaramente i propri obiettivi.

2.  Crea un budget

La nostra esperienza ci insegna che la maggior parte dei direttori di cliniche mediche è motivata principalmente dal cambiamento che può apportare alla vita dei pazienti, più che dalla generazione di profitti. Una buona competenza aziendale viene spesso considerata secondaria rispetto al benessere dei pazienti. Tuttavia, potrai prenderti cura al meglio delle esigenze dei tuoi pazienti e offrire un’assistenza continuativa solo se fin dall’inizio disponi di una buona gestione finanziaria dell’attività medica.

Quando abbiamo avviato la nostra nuova attività, ci siamo resi conto entrambi che la pianificazione finanziaria non era il nostro punto di forza. Abbiamo quindi trovato consulenti con esperienza nella creazione di budget per studi medici. Hanno creato per noi un budget quinquennale altamente dettagliato e scalabile su un’applicazione che possiamo modificare e aggiornare man mano che cresciamo. Si è rivelato una risorsa inestimabile, alla quale continuiamo a fare riferimento ogni volta che prendiamo decisioni su aspetti come il personale e le acquisizioni importanti.

Potrai prenderti cura al meglio delle esigenze dei tuoi pazienti e offrire un’assistenza continuativa solo se fin dall’inizio disponi di una buona pianificazione finanziaria.

Consiglierei vivamente a chiunque stia avviando un nuovo studio di trovare consulenti che possano aiutare con le proiezioni finanziarie e fornire gli strumenti per ampliare il budget in futuro. Anche la tua banca ne sarà grata!

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3.  Ottieni finanziamenti

Il flusso di cassa è tutto! Come per qualsiasi piccola impresa, durante i primi 9 mesi di attività di Symphony Health un flusso infinito di denaro usciva dalla nostra clinica. Gli uffici che avevamo affittato, il personale, le apparecchiature mediche, i materiali per ufficio e l’assicurazione dovevano essere acquisiti molto prima che potessimo permetterceli.

Fortunatamente abbiamo trovato un rappresentante bancario con esperienza nella gestione di nuovi studi medici. Ci è stato concesso un conto bancario con una sana linea di credito e una buona carta di credito, che ci hanno sostenuto durante il primo anno di attività, fino a quando abbiamo potuto iniziare a realizzare profitti.

Ti incoraggerei a creare contatti nel mondo finanziario per individuare gli istituti di credito che guardano con favore alle imprese mediche emergenti. Non rivolgerti semplicemente alla banca che «conosci». Confronta le alternative. Fai ricerche e contatta diversi istituti finanziari per scoprire cosa possono offrirti. Soprattutto, trova un rappresentante bancario che comprenda e creda in ciò che stai facendo.

La nostra associazione medica ci ha messo in contatto con una società di gestione finanziaria, che si è rivelata preziosa nel collegarci alle persone giuste. Allo stesso modo, contattare la tua associazione medica potrebbe essere un buon punto di partenza per costruire anche i tuoi contatti finanziari.

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4.  Costruisci la tua rete

Continuando a leggere, vedrai che la maggior parte dei passi che abbiamo compiuto nel nostro percorso è stata possibile solo perché abbiamo dedicato del tempo a creare una rete di contatti con altri professionisti e organizzazioni del settore sanitario. Dall’ufficio che ora prendiamo in affitto al personale che abbiamo assunto, le relazioni che abbiamo instaurato sono state di enorme aiuto.

Quando inizi, noterai rapidamente gli ambiti in cui avrai bisogno di aiuto. Ci saranno delle lacune da colmare, che si tratti di trovare un fornitore per i materiali da ufficio, le forniture mediche o di trovare addetti alle pulizie affidabili. Avrai bisogno di segnalazioni rapide per molte di queste necessità, e una buona rete sarà in grado di fornirtele.

Quando hai difficoltà a creare contatti spontanei, ti consiglio vivamente di utilizzare i social network. Sono sbalordito da quanto siano utili siti online come questo nel mettere in contatto professionisti del settore e incoraggerei chiunque a farne buon uso.

Avrai bisogno di segnalazioni rapide per molte cose, che una buona rete sarà in grado di fornirti.

5.  Scegli la tua sede

È stato grazie ai nostri contatti che non abbiamo avuto bisogno di cercare un edificio da cui operare. È stato l'edificio a trovare noi! Due medici di famiglia della zona, prossimi alla pensione, avevano sentito parlare dei nostri progetti e ci hanno contattato per affittarci il loro ambulatorio.

Dopo aver valutato tutte le nostre opzioni, abbiamo deciso di accettare la loro offerta. Il vantaggio evidente era che ci ha aiutato a contenere i costi di avvio, acquistando a buon mercato tutte le loro attrezzature e forniture per l'ufficio. Inoltre, ci ha risparmiato il tempo necessario per acquistare tutto ciò di cui avevamo bisogno per iniziare l'attività. Oltre a questo, la clinica aveva già una presenza sul territorio ed era conosciuta dalla comunità.

C'erano anche alcuni svantaggi. L'ambulatorio che avevamo ereditato era antiquato e richiedeva molto lavoro per essere aggiornato. Il contratto di locazione che avevamo negoziato era complicato dal legame emotivo che i medici prossimi alla pensione avevano con la loro clinica, attiva da 30 anni. Abbiamo anche dovuto lottare per affermare la nostra cultura all'interno della clinica. Molti pazienti si presentavano aspettandosi che le cose fossero uguali, senza rendersi conto che eravamo un nuovo ambulatorio medico con nuovo personale e nuove idee.

L'alternativa sarebbe stata affittare o acquistare uno spazio vuoto e costruire la clinica da zero. In un mondo ideale, questo ti avrebbe permesso di creare fin dall'inizio uno spazio clinico conforme alla tua visione. Tuttavia, questa strada richiede molto più tempo ed è più costosa. È stato proprio questo, alla fine, a convincerci a prendere la decisione che abbiamo preso.

Ti consiglio di prenderti tutto il tempo necessario quando scegli la sede. Considera aspetti come il passaggio di persone, la comodità per i pazienti, il parcheggio e, naturalmente, il prezzo di un affitto o di un acquisto. Tieni presente che gli edifici con la corretta destinazione d'uso sanitaria sono spesso difficili da trovare e che le autorizzazioni necessarie per ristrutturarli possono richiedere molto tempo.

Incoraggerei vivamente chiunque a fare ciò che abbiamo fatto noi e a guardare oltre il settore immobiliare, chiedendo ai professionisti sanitari della zona se dispongono di informazioni riservate su medici che potrebbero andare presto in pensione.

6.  Assumi e trattieni personale qualificato

Dopo aver scelto un ampio spazio con posto per 6 medici e una squadra di dipendenti, dovevamo riempirlo!

Medici

La chiave per qualsiasi ambulatorio medico di successo è assumere medici competenti e abilitati che abbiano completato l'intero processo di accreditamento. In definitiva, saranno i medici con una buona reputazione ad attirare le persone nella tua clinica. È quindi estremamente importante avere una chiara strategia per il reclutamento dei medici e per la loro fidelizzazione nel tempo.

In definitiva, saranno i medici con una buona reputazione ad attirare le persone nella tua clinica.

Il nostro piano per il reclutamento dei medici ha comportato un uso efficace dei nostri contatti e delle nostre reti professionali. Successivamente, abbiamo illustrato ai medici potenziali una visione chiara e ambiziosa della direzione che intendiamo seguire. Ci impegniamo a fornire loro tecnologie e attrezzature aggiornate e un ambiente di lavoro curato. Ci adoperiamo inoltre per offrire loro il miglior personale possibile.

Personale amministrativo

Per quanto riguarda il personale amministrativo, abbiamo avuto una brutta esperienza all'inizio, quando abbiamo assunto una persona non adatta al ruolo. Grazie a questa esperienza abbiamo imparato quanto sia importante collaborare con specialisti delle Risorse umane per perfezionare le modalità di selezione e gestione del personale. Ora si occupano per noi dell'intero processo, aiutandoci con i colloqui, la stesura dei contratti, la gestione dell'assicurazione sanitaria e la gestione degli infortuni sul lavoro. Consiglierei a qualsiasi nuova clinica di affidare a società di questo tipo le proprie esigenze relative alle Risorse umane.

Ti segnalo anche questa guida per assumere un responsabile di un ambulatorio—all'inizio potresti essere tu il responsabile del tuo ambulatorio, ma molto presto probabilmente avrai bisogno di qualcuno che si assuma questa responsabilità.

Ti consiglio inoltre di trovare personale che condivida i valori della tua clinica. Quando pubblichi un'offerta di lavoro in linea, utilizza siti affidabili per la ricerca di lavoro che possano occuparsi di gran parte della preselezione. Poi dedica del tempo a strutturare i colloqui in modo da poter valutare quanto ciascun candidato corrisponda ai valori e alle competenze che stai cercando.

7.  Ottieni le licenze, i permessi e le assicurazioni necessarie

Senza dubbio la lezione più difficile che abbiamo imparato!

Per ovvie ragioni, gli operatori sanitari sono sottoposti a un controllo più rigoroso rispetto alla maggior parte delle aziende. Dovrai quindi assicurarti scrupolosamente che la tua clinica abbia completato l'intero processo di costituzione e disponga di tutte le licenze mediche corrette. Allo stesso tempo, ricordati di ottenere una copertura assicurativa adeguata!

Gestire il tuo tempo come un progetto è essenziale per assicurarti che nulla venga trascurato.

La vita nei primi giorni di avvio della tua clinica sarà incessante. Ti troverai a gestire contemporaneamente il nuovo personale, la contabilità, l'acquisto delle attrezzature per l'ufficio, la definizione di politiche e procedure, oltre allo sviluppo dei tuoi spazi professionali. Mi viene da sudare solo a ricordare tutto!

Gestire il tuo tempo come un progetto è essenziale per assicurarti che nulla venga trascurato. Sarai particolarmente tentato di scorrere rapidamente tutti i documenti che ti saranno richiesti. Purtroppo, è qualcosa che mi si è ritorto contro quando siamo stati costretti a chiudere a causa di un allagamento della clinica provocato dal rigurgito delle acque reflue. È stato allora difficile scoprire che eravamo sottoassicurati!

Se non hai una particolare attenzione per i dettagli, il mio consiglio è di affidarti a un avvocato specializzato in diritto commerciale per assicurarti di rispettare tutte le normative che ti riguardano. Potrà anche dirti se disponi di una buona assicurazione per la responsabilità civile o di un'assicurazione contro la negligenza professionale. Ti consiglierei inoltre di confrontare diverse compagnie assicurative per trovare un intermediario che comprenda le esigenze della tua attività.

8.  Sviluppa una strategia di marketing

Indipendentemente dal fatto che tu gestisca una clinica di assistenza primaria o uno studio privato, avrai bisogno di una buona strategia di marketing. Naturalmente, ci sono cliniche situate in luoghi con pochi medici che non dovranno lavorare molto per attirare i pazienti. Tuttavia, anche in quel caso, avere una buona presenza online è comunque importante per aiutare le persone a trovarti e a comprendere i servizi che offri.

Un sito web obsoleto può facilmente comunicare che anche le altre parti della tua clinica sono obsolete.

Il tuo sito web riflette moltissimo. Per la maggior parte delle persone costituirà la prima impressione della tua clinica e del tuo medico.

Inoltre, ciò che ci preoccupa del nostro sito web è quello che comunica ai medici interessati che potrebbero voler lavorare con noi:

1. Il nostro sito web è coerente con la nostra strategia di reclutamento?
2. Conquista i medici alla nostra visione?
3. Rivela i nostri valori fondamentali e riflette il modo in cui vogliamo essere percepiti?

Non smette mai di stupirmi quanto possano essere scadenti alcuni siti web di cliniche. Pensa a ciò che comunica a un paziente. Un sito web obsoleto può facilmente comunicare che anche le altre parti della tua clinica sono obsolete, motivo per cui lo standard del settore prevede di rinnovare il sito web ogni 2 o 3 anni.

Dovrai prevedere un budget per questo. In particolare perché un buon sito web dovrebbe costarti tra $5000 - $20,000 (USD). Assicurati di includere questa voce nelle tue proiezioni finanziarie fin dall'inizio.

9.  Configura la tua infrastruttura

La migliore opportunità che avrai per dotare il tuo studio medico dell'infrastruttura di cui ha bisogno si presenta prima dell'apertura. Ciò significa scegliere e implementare il giusto sistema di cartelle cliniche elettroniche (EHR) per la tua clinica. Sarà l'elemento più importante del tuo kit di strumenti per la gestione dello studio che metterai a disposizione del personale e dei medici.

La migliore opportunità che avrai per dotare il tuo studio medico dell'infrastruttura di cui ha bisogno si presenta prima dell'apertura.

Le cartelle cliniche elettroniche aiuteranno il personale e i medici a programmare gli appuntamenti dei pazienti, visualizzare le loro cartelle cliniche e inserire tutte le loro fatture mediche in linea con il tariffario. Tengono traccia di Medicaid e Medicare e consentono ai pagatori di saldare le fatture mediche. Per te, in qualità di direttore, ti aiuteranno a monitorare i rimborsi e ti mostreranno quanto è solida finanziariamente la tua clinica.

Il problema dei sistemi EHR è che sono notoriamente difficili da cambiare una volta che sei operativo. Pertanto, prenditi il tempo necessario per esaminare i vari sistemi EHR disponibili prima di iniziare a operare. Valuta se soddisfano i tuoi obiettivi e i tuoi valori. Invita ogni rappresentante EHR a presentarti i propri servizi e chiedi ad altre cliniche mediche di condividere la loro esperienza con il sistema EHR che utilizzano.

Scegliamo l’EHR che utilizziamo per 4 motivi principali:

1. Consente ai pazienti di interagire online con la clinica, facendo risparmiare molto tempo al nostro personale che altrimenti dovrebbe gestire le richieste telefoniche.
2. Collega tra loro medici e personale. Per uno studio associato consente di lavorare in squadra e collaborare.
3. È intuitivo e facile da usare, il che significa che ci sono meno opportunità di errore da parte del personale.
4. È sviluppato da una grande azienda affidabile, impegnata a destinare risorse al miglioramento dell’EHR anche in futuro.

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10.  Valuta e adatta continuamente

Il primo anno di attività sarà un anno molto pratico e dovrai risolvere molti problemi. Non allarmarti quando le cose non vanno come previsto: accade raramente! È perfettamente normale che ogni piccola impresa abbia difficoltà iniziali, e uno studio medico non fa eccezione.

Il più delle volte mi sono ritrovato a essere la voce calma e rassicurante nella nostra clinica. È particolarmente facile che il personale proveniente da cliniche più consolidate vada nel panico quando si trova ad affrontare un problema. Il tuo compito è portare pace e ordine, trovando soluzioni rapide quando le cose vanno storte.

Il più delle volte mi sono ritrovato a essere la voce calma e rassicurante nella nostra clinica.

Quest’ultimo anno è stato dedicato al miglioramento del flusso di lavoro nella clinica, alla correzione dei nostri processi laddove causavano colli di bottiglia e a garantire che i nostri pazienti ricevessero la migliore assistenza possibile!

Gradualmente ci stiamo avvicinando alla situazione desiderata. Il mio consiglio a tutti coloro che stanno avviando il proprio studio medico è di avere pazienza. Dai la priorità alle questioni più importanti e dedicati a esse per quanto possibile, senza preoccuparti delle cose che non puoi controllare.

Costruire una grande clinica richiede tempo, ma alla fine il tuo duro lavoro e la tua dedizione saranno ricompensati.

Mettiti in contatto con noi

Avviare Symphony Health è stata una nuova esperienza per noi. Kate (mia moglie) è un medico di famiglia, ma aveva poca esperienza nella gestione di uno studio. Allo stesso modo, io avevo esperienza nella gestione, ma non sapevo cosa significasse fornire assistenza sanitaria. Avevamo una visione, ma poche idee sui passi da compiere per raggiungerla.

Siamo stati grati di trovare, nei primi tempi, contatti e collegamenti che ci hanno aiutato a compiere i passi giusti. Ti incoraggerei a fare lo stesso. Circondati di persone che possano aiutarti nei settori in cui ti senti più debole. Trova altre persone che abbiano fatto la stessa cosa e impara da loro.

Essere proprietari di un’attività che gestisce una clinica medica è una responsabilità enorme, che richiede un’attenta pianificazione, il rispetto delle normative e impegno nell’assistenza ai pazienti. Il più grande incoraggiamento che posso darti è: "non farlo da solo"!

Quest’ultimo anno abbiamo potuto mettere alla prova tutti i consigli che ci sono stati dati, e ci sono stati davvero molto utili. Al punto che ora mi sento abbastanza sicuro da aiutare altri a fare ciò che abbiamo fatto noi. Continueremo a pubblicare contenuti e speriamo di entrare in contatto con altri proprietari di studi medici attraverso il sito e la community di The Medical Practice.