Come avviare uno studio medico

Avviare uno studio medico è una delle cose più gratificanti che si possano fare. Per gli imprenditori con idee innovative che desiderano portare cambiamenti nel settore sanitario locale, le opportunità sono davvero incredibili. Anche i vantaggi economici possono essere significativi.

A un anno dall'avvio di Symphony Health, siamo davvero felici di aver compiuto questo passo. Vedere la propria visione prendere forma e lavorare nel tipo di clinica che si è sempre sognato è qualcosa di straordinario. Detto questo, è facile dimenticare quanto ci siamo sentiti sopraffatti all'inizio. Allo stesso modo, se stai pensando di avviare il tuo studio, potresti avere la testa piena di pensieri mentre rifletti su tutto ciò che comporta.

Per gli imprenditori con idee innovative che desiderano portare cambiamenti nel settore sanitario locale, le opportunità sono davvero incredibili.

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Solo per divertimento.

1.  Sviluppa un piano aziendale

È facile considerare un piano aziendale come una formalità da sbrigare per ottenere finanziamenti dalla banca. Beh, almeno è così che lo vedevo io! Tuttavia, mi sorprende quanto spesso continui a tornare al nostro piano aziendale anche ora che siamo affermati. Dedicare il tempo necessario a farlo bene è un investimento a lungo termine.

Un buon piano aziendale non inizia con il laptop aperto. Inizia uscendo e facendo ricerche sulle esigenze mediche della tua comunità. Richiede di entrare in contatto con le persone, comprenderne le esigenze e scoprire quali sono i potenziali concorrenti. Richiede anche di sognare ad alta voce, condividendo la tua visione e ricevendo feedback da persone che sanno di cosa stanno parlando.

Un buon piano aziendale non inizia con il laptop aperto. Inizia uscendo e facendo ricerche sulle esigenze mediche della tua comunità.

Quando senti di non vedere l’ora di mettere tutto per iscritto, solo allora sei pronto a trasferirlo sulla carta. Ho scritto e riscritto “la nostra visione e i nostri obiettivi” quelle che mi sono sembrate cento volte, finché non ho sentito che riflettessero in modo conciso ciò che volevamo fare. Il grande vantaggio di prendersi il tempo per farlo è che in seguito è diventato più facile scrivere il resto del nostro piano.

Definire la struttura della tua clinica, i servizi, il fabbisogno di personale e la strategia di marketing è molto più semplice quando sai esprimere chiaramente i tuoi obiettivi.

2.  Crea un budget

La nostra esperienza ci insegna che la maggior parte dei direttori di cliniche mediche è motivata principalmente dal cambiamento che può apportare alla vita dei pazienti, piuttosto che dalla generazione di profitti. Una buona competenza aziendale è spesso considerata secondaria rispetto al benessere dei pazienti. Tuttavia, potrai prenderti cura al meglio delle esigenze dei tuoi pazienti e fornire un’assistenza longitudinale solo se fin dall’inizio esiste una buona gestione finanziaria dell’attività medica.

Quando abbiamo avviato la nostra nuova attività, ci siamo resi conto entrambi che la pianificazione finanziaria non era il nostro punto di forza. Abbiamo quindi trovato consulenti con esperienza nella creazione di budget per gli studi medici. Hanno creato per noi un budget quinquennale altamente dettagliato e scalabile su un’app che possiamo modificare e aggiornare man mano che cresciamo. Si è dimostrato una risorsa preziosa per noi, alla quale torniamo ancora e ancora quando prendiamo decisioni su aspetti come il personale e le acquisizioni importanti.

Potrai prenderti cura al meglio delle esigenze dei tuoi pazienti e fornire un’assistenza longitudinale solo se fin dall’inizio esiste una buona pianificazione finanziaria.

Consiglierei vivamente a chiunque stia avviando un nuovo studio di trovare consulenti che possano aiutarti con le proiezioni finanziarie e fornirti gli strumenti per aumentare progressivamente il tuo budget. Anche la tua banca ne sarà grata!

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3.  Ottieni finanziamenti

Il flusso di cassa è tutto! Come per qualsiasi piccola attività, durante i primi 9 mesi di operatività di Symphony Health, un flusso incessante di denaro usciva dalla nostra clinica. Gli uffici che avevamo preso in affitto, il personale, le apparecchiature mediche, le forniture per ufficio e l’assicurazione dovevano essere acquisiti molto prima che potessimo permetterceli.

Fortunatamente abbiamo trovato un rappresentante bancario con esperienza nella gestione di nuovi studi medici. Ci sono stati concessi un conto bancario con una consistente linea di credito e una buona carta di credito, che ci hanno sostenuto durante il primo anno di attività, fino a quando non abbiamo iniziato a realizzare profitti.

Ti incoraggerei a creare contatti nel mondo finanziario per individuare quei finanziatori che guardano con favore alle nuove attività mediche. Non scegliere semplicemente la banca che “conosci”. Confronta le offerte. Fai ricerche e contatta diversi istituti finanziari per vedere cosa possono offrirti. Soprattutto, trova un rappresentante bancario che comprenda e creda in ciò che stai facendo.

La nostra associazione medica ci ha messo in contatto con una società di gestione finanziaria, che si è rivelata preziosa nel collegarci alle persone giuste. Allo stesso modo, contattare la tua associazione medica potrebbe essere un buon punto di partenza per costruire anche i tuoi contatti finanziari.

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4.  Costruisci la tua rete

Continuando a leggere, vedrai che la maggior parte dei passi che abbiamo compiuto nel nostro percorso è stata possibile solo perché abbiamo dedicato tempo a creare una rete di contatti con altri professionisti e organizzazioni sanitarie. Dall’ufficio che ora prendiamo in affitto al personale che abbiamo assunto, le relazioni che abbiamo instaurato sono state di enorme aiuto.

Quando inizi, noterai rapidamente gli ambiti in cui avrai bisogno di aiuto. Ci saranno delle lacune da colmare, che si tratti di trovare un fornitore per le forniture da ufficio, le forniture mediche o di trovare addetti alle pulizie affidabili. Avrai bisogno di segnalazioni rapide per molte di queste cose, che una buona rete sarà in grado di fornirti.

Quando fai fatica a creare contatti spontanei, ti consiglio vivamente di utilizzare i social media. Sono stupito da quanto siano utili siti web come questo nel mettere in contatto professionisti dello stesso settore e incoraggerei chiunque a farne buon uso.

Avrai bisogno di segnalazioni rapide per molte cose, che una buona rete sarà in grado di fornirti.

5.  Scegli la tua sede

È stato grazie alle nostre conoscenze che non abbiamo avuto bisogno di trovare un edificio da cui operare. È stato l'edificio a trovare noi! Due medici di famiglia locali, prossimi alla pensione, avevano sentito parlare dei nostri progetti e ci hanno contattati per affittarci il loro ambulatorio.

Dopo aver valutato tutte le nostre opzioni, abbiamo deciso di accettare la loro offerta. Il vantaggio più evidente era che ci aiutava a contenere i costi di avviamento, acquistando a buon prezzo tutte le loro apparecchiature e le forniture per l'ufficio. Ci ha inoltre risparmiato il tempo necessario per acquistare tutto ciò di cui avevamo bisogno per iniziare a operare. Oltre a questo, l'ambulatorio aveva già una presenza sul territorio ed era conosciuto dalla comunità.

C'erano anche alcuni svantaggi. L'ambulatorio che avevamo ereditato era antiquato e richiedeva molti lavori di ristrutturazione. Il contratto di locazione che avevamo negoziato era complicato dal legame affettivo che i medici prossimi alla pensione avevano con il loro ambulatorio, aperto da 30 anni. Abbiamo inoltre dovuto impegnarci molto per affermare la nostra cultura all'interno dell'ambulatorio. Molti pazienti si presentavano aspettandosi che le cose fossero uguali, senza rendersi conto che eravamo un nuovo studio medico, con nuovo personale e nuove idee.

L'alternativa sarebbe stata affittare o acquistare uno spazio vuoto e costruire il proprio ambulatorio da zero. In un mondo ideale, questo avrebbe permesso di creare fin dall'inizio uno spazio che rispecchiasse la propria visione. Tuttavia, questa strada richiede molto più tempo ed è più costosa. È stato proprio questo, in definitiva, a convincerci a prendere la decisione che abbiamo preso.

Ti consiglio di prenderti tutto il tempo necessario per scegliere la sede. Considera aspetti come il flusso di persone, la comodità per i pazienti, il parcheggio e, naturalmente, il prezzo della locazione o dell'acquisto. Tieni presente che gli edifici con la corretta destinazione d'uso sanitaria sono spesso difficili da trovare e che le autorizzazioni necessarie per ristrutturarli possono richiedere molto tempo.

Consiglierei vivamente a chiunque di fare come abbiamo fatto noi e di guardare oltre il settore immobiliare, chiedendo ai professionisti sanitari locali se hanno informazioni riservate su medici che potrebbero andare presto in pensione.

6.  Assumi e mantieni personale qualificato

Avendo scelto un ampio spazio con posto per 6 medici e un'équipe di personale, dovevamo riempirlo!

Medici

La chiave per qualsiasi studio medico di successo è assumere medici competenti e abilitati che abbiano completato l'intero processo di verifica delle credenziali. In definitiva, saranno i medici con una buona reputazione ad attirare le persone nel tuo ambulatorio. È quindi estremamente importante avere una strategia per il reclutamento dei medici e per la loro fidelizzazione nel tempo.

In definitiva, saranno i medici con una buona reputazione ad attirare le persone nel tuo ambulatorio.

Il nostro piano per il reclutamento dei medici ha previsto un uso efficace delle nostre conoscenze e delle nostre reti di contatti. Successivamente, abbiamo illustrato ai medici interessati una visione chiara e ambiziosa della direzione che stavamo prendendo. Ci impegniamo a fornire loro tecnologie e apparecchiature aggiornate, oltre a un ambiente di lavoro curato. Ci impegniamo inoltre a mettergli a disposizione il miglior personale che riusciamo a trovare.

Personale amministrativo

Per quanto riguarda il personale amministrativo, all'inizio abbiamo avuto una brutta esperienza quando abbiamo assunto una persona non adatta al ruolo. Grazie a questa esperienza abbiamo compreso l'importanza di collaborare con specialisti delle risorse umane per perfezionare le modalità di reclutamento e gestione del personale. Ora si occupano dell'intero processo per noi, aiutandoci con i colloqui, la stesura dei contratti, la gestione dell'assicurazione sanitaria e la gestione degli indennizzi per gli infortuni sul lavoro. Consiglierei a qualsiasi nuovo ambulatorio di affidare a società di questo tipo le proprie esigenze relative alle risorse umane.

Ti segnalo anche questa guida per assumere un responsabile di studio medico—all'inizio potresti essere tu stesso il responsabile del tuo studio, ma molto presto probabilmente avrai bisogno di qualcuno che assuma questa responsabilità.

Ti consiglio inoltre di trovare personale in linea con i valori del tuo ambulatorio. Quando pubblichi un'offerta di lavoro su Internet, utilizza siti affidabili per la ricerca di lavoro che possano occuparsi di gran parte della selezione al posto tuo. Dedica poi il tempo necessario a strutturare i colloqui in modo da poter valutare quanto ogni candidato corrisponda ai valori e alle competenze che stai cercando.

7.  Ottieni le licenze, i permessi e le assicurazioni necessari

Senza dubbio, la lezione più difficile che abbiamo imparato!

Per ovvie ragioni, gli operatori sanitari sono sottoposti a controlli più severi rispetto alla maggior parte delle aziende. Dovrai quindi assicurarti scrupolosamente che la tua clinica abbia completato l'intero processo di costituzione e disponga di tutte le licenze mediche corrette. Allo stesso tempo, ricordati di ottenere una copertura assicurativa adeguata!

Gestire il tuo tempo come un progetto è essenziale per assicurarti che nulla venga trascurato.

La vita nei primi giorni di avvio della tua clinica sarà incessante. Ti occuperai contemporaneamente di gestire un nuovo staff, della contabilità, dell'acquisto delle attrezzature per l'ufficio, della definizione di politiche e procedure e dello sviluppo dei tuoi spazi. Mi viene da sudare solo a ripensarci!

Gestire il tuo tempo come un progetto è essenziale per assicurarti che nulla venga trascurato. Sarai particolarmente tentato di scorrere rapidamente tutti i documenti che ti verranno richiesti. Purtroppo, è qualcosa che si è ritorto contro di me quando siamo stati costretti a chiudere a causa di un allagamento della clinica provocato dal rigurgito delle acque reflue. È stato allora difficile scoprire che eravamo sottoassicurati!

Se non hai una spiccata attenzione ai dettagli, il mio consiglio è di incaricare un avvocato specializzato in diritto commerciale per assicurarti di rispettare tutte le normative che ti vengono richieste. Potrà anche dirti se disponi di una buona assicurazione di responsabilità civile o di un'assicurazione contro la negligenza professionale. Ti consiglio inoltre di confrontare diverse compagnie assicurative per trovare un intermediario che comprenda le esigenze del tuo studio.

8.  Sviluppa una strategia di marketing

Indipendentemente dal fatto che tu gestisca una clinica di assistenza primaria o uno studio privato, avrai bisogno di una buona strategia di marketing. Naturalmente, ci sono cliniche situate in luoghi con pochi medici che non dovranno lavorare duramente per attirare pazienti. Tuttavia, anche in questo caso, avere una buona presenza online è importante per aiutare le persone a trovarti e a comprendere i servizi che offri.

Un sito web obsoleto può facilmente comunicare che anche le altre parti della tua clinica sono obsolete.

Il tuo sito web riflette moltissimo. Per la maggior parte delle persone rappresenterà la prima impressione della tua clinica e del tuo medico.

Inoltre, ciò che ci preoccupa del nostro sito web è il messaggio che trasmette ai medici interessati che potrebbero voler lavorare con noi:

1. Il nostro sito web è in linea con la nostra strategia di reclutamento?
2. Conquista i medici alla nostra visione?
3. Rivela i nostri valori fondamentali e riflette il modo in cui vogliamo essere percepiti?

Non smette mai di stupirmi quanto possano essere scadenti alcuni siti web di cliniche. Pensa a ciò che comunicano a un paziente. Un sito web obsoleto può facilmente comunicare che anche le altre parti della tua clinica sono obsolete, motivo per cui lo standard del settore prevede di rinnovare il sito web ogni 2 o 3 anni.

Dovrai prevedere un budget per questo. Soprattutto perché un buon sito web dovrebbe costarti tra $5000 - $20,000 (USD). Assicurati di includere questo costo nelle tue proiezioni finanziarie fin dall'inizio.

9.  Configura la tua infrastruttura

La migliore opportunità che avrai mai per dotare il tuo studio medico dell'infrastruttura di cui ha bisogno si presenta prima dell'apertura. Ciò significa scegliere e implementare il giusto sistema di cartelle cliniche elettroniche (EHR) per la tua clinica. Sarà lo strumento più importante del tuo kit di strumenti per la gestione dello studio che metterai a disposizione del tuo staff e dei tuoi medici.

La migliore opportunità che avrai mai per dotare il tuo studio medico dell'infrastruttura di cui ha bisogno si presenta prima dell'apertura.

Le cartelle cliniche elettroniche aiuteranno il tuo staff e i tuoi medici a programmare gli appuntamenti dei pazienti, visualizzare le loro cartelle cliniche e inserire tutte le loro fatture mediche in linea con il tariffario. Tengono traccia di Medicaid e Medicare e consentono ai pagatori di saldare le fatture mediche. Per te, in qualità di direttore, ti aiuteranno a monitorare i rimborsi e ti mostreranno quanto è solida finanziariamente la tua clinica.

Il problema dei sistemi EHR è che sono notoriamente difficili da cambiare una volta avviata l'attività. Pertanto, prenditi il tempo necessario per analizzare i vari sistemi EHR disponibili prima di iniziare a operare. Valuta se soddisfano i tuoi obiettivi e i tuoi valori. Invita ogni rappresentante EHR a presentarti i propri servizi e chiedi ad altre cliniche mediche di raccontarti la loro esperienza con il sistema EHR che utilizzano.

Scegliamo il sistema EHR che utilizziamo per 4 motivi principali:

1. Consente ai pazienti di interagire online con la clinica, facendo risparmiare molto tempo al nostro personale, che non deve gestire le richieste telefoniche.
2. Mette in collegamento medici e personale. Per uno studio associato consente il lavoro di squadra e la collaborazione.
3. È intuitivo e facile da usare, il che significa che ci sono meno possibilità che il personale commetta errori.
4. È sviluppato da una grande azienda affidabile, impegnata a destinare risorse al miglioramento del sistema EHR anche in futuro.

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10.  Valuta e adatta continuamente

Il tuo primo anno di attività sarà un anno molto pratico e dovrai risolvere molti problemi. Non allarmarti quando le cose non vanno come previsto: accade raramente! È perfettamente normale che ogni piccola impresa abbia difficoltà iniziali, e uno studio medico non fa eccezione.

Il più delle volte mi sono ritrovato a essere la voce calma e rassicurante nella nostra clinica. Per il personale che proviene da cliniche più consolidate è particolarmente facile farsi prendere dal panico quando si verifica un problema. Il tuo compito è portare pace e ordine, trovando soluzioni rapide quando le cose vanno storte.

Il più delle volte mi sono ritrovato a essere la voce calma e rassicurante nella nostra clinica.

Quest'ultimo anno è stato dedicato al miglioramento del flusso di lavoro nella clinica, alla correzione dei nostri processi nei punti in cui causavano colli di bottiglia e alla garanzia che i nostri pazienti ricevessero la migliore assistenza possibile!

Gradualmente ci stiamo avvicinando alla situazione che desideriamo. Il mio consiglio a tutti coloro che stanno avviando il proprio studio medico è di avere pazienza. Dai la priorità e dedica il tuo tempo alle questioni più importanti che puoi affrontare, senza preoccuparti di ciò che non puoi controllare.

Costruire una clinica eccellente richiede tempo, ma alla fine il tuo duro lavoro e la tua dedizione daranno i loro frutti.

Mettiti in contatto con noi

Avviare Symphony Health è stata una nuova esperienza per noi. Kate (mia moglie) è un medico di famiglia, ma aveva una conoscenza limitata della gestione di uno studio. Allo stesso modo, io avevo esperienza nella gestione, ma non comprendevo cosa significasse fornire assistenza sanitaria. Avevamo una visione, ma poi poche idee sui passi da compiere per raggiungerla.

Siamo stati grati di trovare, nei primi giorni, contatti e collegamenti che ci hanno aiutato a compiere i passi giusti. Ti incoraggio a fare lo stesso. Circondati di persone che possano aiutarti nei settori in cui ti senti più debole. Trova altre persone che abbiano fatto la stessa cosa e impara da loro.

Essere titolare di un'attività che gestisce una clinica medica è un'enorme responsabilità, che richiede un'attenta pianificazione, il rispetto delle normative e dedizione all'assistenza dei pazienti. Il più grande incoraggiamento che posso darti è: "non farlo da solo"!

Quest'ultimo anno abbiamo potuto mettere alla prova tutti i consigli che ci sono stati dati, e ci sono stati molto utili. Al punto che ora mi sento sicuro di poter aiutare altri a fare ciò che abbiamo fatto noi. Continueremo a pubblicare contenuti e speriamo di entrare in contatto con altri titolari di studi medici attraverso il sito e la community di The Medical Practice.