Come Avviare uno Studio Medico
I medici imprenditori possono trovare numerose opportunità per proporre nuove idee e migliorare l'assistenza sanitaria locale, ottenendo risultati importanti e godendo anche di possibili benefici economici.
Aprire uno studio nuovo può sembrare scoraggiante per via delle numerose sfide, ma comprendere i primi passi fondamentali può aiutare a orientarsi tra le complessità del percorso.
Avviare uno studio medico è una delle cose più gratificanti che si possano fare. Ci sono enormi opportunità per imprenditori con idee innovative che desiderano portare cambiamenti nella sanità locale. Anche le ricompense finanziarie possono essere significative.
A un anno dal lancio di Symphony Health, siamo davvero felici di aver fatto il grande passo. È sorprendente vedere la propria visione prendere forma e lavorare nella clinica che hai sempre sognato. Detto ciò, è facile dimenticare quanto ci siamo sentiti sopraffatti all’inizio. Allo stesso modo, se stai pensando di aprire il tuo studio, potresti sentirti frastornato mentre consideri tutto ciò che comporta.
Ci sono enormi opportunità per imprenditori con idee innovative che desiderano portare cambiamenti nella sanità locale.
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1. Sviluppa un Business Plan
È facile vedere un business plan solo come una formalità per ottenere finanziamenti dalla banca. Almeno era così che la vedevo io! Tuttavia, sono stupito di quanto spesso torno ancora oggi al nostro piano aziendale, anche ora che siamo consolidati. Prendersi il tempo per farlo bene è un investimento a lungo termine.
Un buon piano aziendale non inizia con il portatile aperto. Inizia uscendo e studiando i bisogni medici della tua comunità. Richiede di connettersi con le persone, capire le loro necessità e conoscere i potenziali concorrenti. Significa anche sognare ad alta voce; condividere la tua visione e ricevere feedback da chi se ne intende.
Un buon piano aziendale non inizia con il portatile aperto. Inizia uscendo e studiando i bisogni medici della tua comunità.
Quando senti di non riuscire più a trattenere tutto quello che vorresti scrivere solo allora sei pronto per trasferirlo su carta. Ho scritto e riscritto “la nostra visione e i nostri obiettivi” quello che mi è sembrato un centinaio di volte, finché non sentivo che rifletteva in modo conciso ciò che volevamo fare. Il grande vantaggio di prendersi il tempo per farlo è che poi diventa più facile scrivere il resto del piano.
Definire la struttura della tua clinica, i servizi offerti, i bisogni di personale e la strategia di marketing è molto più semplice quando sai articolare chiaramente i tuoi obiettivi.
2. Elabora un Budget
Per esperienza sappiamo che la maggior parte dei direttori di cliniche mediche sono motivati principalmente dal cambiamento che possono portare nella vita dei pazienti piuttosto che dal profitto. Avere capacità di gestione aziendale viene spesso vista come secondaria rispetto al benessere del paziente. Tuttavia, riuscirai ad occuparti davvero delle necessità dei tuoi pazienti e a offrire un’assistenza continuativa solo se ci sarà una buona gestione finanziaria della pratica fin dall’inizio.
Quando abbiamo avviato la nostra nuova attività, ci siamo subito accorti che la pianificazione finanziaria non era il nostro punto forte. Perciò ci siamo affidati a consulenti con esperienza nell’elaborare budget per studi medici. Ci hanno creato un budget quinquennale estremamente dettagliato e scalabile su un’app che possiamo modificare e aggiornare man mano che cresciamo. Si è rivelata una risorsa preziosa a cui torniamo ancora e ancora quando dobbiamo prendere decisioni su personale e acquisizioni importanti.
Riuscirai ad occuparti davvero delle necessità dei tuoi pazienti e a offrire un’assistenza continuativa solo se ci sarà una buona pianificazione finanziaria fin dall’inizio.
Consiglierei vivamente a chiunque stia aprendo uno studio di trovare consulenti che possano aiutare con le previsioni finanziarie e offrano strumenti per scalare il budget in futuro. Anche la tua banca te ne sarà grata!
3. Ottieni i Finanziamenti
Il flusso di cassa è tutto! Come ogni piccola impresa, per i primi 9 mesi di attività della Symphony Health un flusso costante di denaro usciva dalla nostra clinica. Gli uffici in affitto, il personale, le attrezzature mediche, i rifornimenti per l’ufficio e le assicurazioni dovevano essere sostenuti molto prima che potessimo permetterceli.
Fortunatamente abbiamo trovato un referente bancario con esperienza nell’aiutare nuove cliniche. Ci hanno offerto un conto corrente con una linea di credito vantaggiosa e una buona carta di credito che ci ha sostenuto durante il primo anno di attività, finché non siamo riusciti a generare profitti.
Ti suggerisco di entrare in contatto con il mondo finanziario per scoprire quei finanziatori che guardano con favore alle startup nel settore medico. Non fermarti alla ‘banca che conosci’. Informati. Ricerca e contatta diverse istituzioni finanziarie per vedere cosa possono offrire. Soprattutto, trova un referente bancario che comprenda e creda davvero nel tuo progetto.
La nostra associazione medica ci ha messo in contatto con una società di gestione finanziaria che è stata fondamentale per mettere insieme le persone giuste. Allo stesso modo, ti consiglio di rivolgerti alla tua associazione medica per iniziare a costruire una rete finanziaria anche tu.
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4. Crea la tua Rete
Continuando a leggere, vedrai che la maggior parte delle tappe del nostro percorso sono state possibili soprattutto grazie al tempo dedicato al networking con altri professionisti sanitari e organizzazioni. Dall’ufficio che ora affittiamo all’assunzione del personale che abbiamo, le relazioni che abbiamo costruito ci hanno aiutato tantissimo.
Quando inizi, noterai subito le aree in cui avrai bisogno di aiuto. Ci saranno lacune da colmare: trovare un fornitore per la cancelleria, i materiali medici o trovare delle ditte di pulizie affidabili. Avrai bisogno di consigli rapidi per molte di queste cose che solo una buona rete potrà offrirti.
Dove potresti fare fatica a costruire legami naturali, raccomando fortemente l’uso dei social media. Mi sorprende sempre quanto sito come questi possano aiutare a collegare tra loro colleghi e incoraggio chiunque a sfruttarli al meglio.
Avrai bisogno di consigli rapidi per molte cose che solo una buona rete potrà offrirti.
5. Scegli la tua posizione
Fu grazie alle nostre connessioni che non avemmo bisogno di trovare un edificio da cui operare. Fu, invece, l’edificio a trovare noi! Due medici di famiglia locali che stavano per andare in pensione avevano sentito parlare dei nostri piani e ci hanno proposto di affittare il loro ambulatorio medico.
Dopo aver valutato tutte le opzioni abbiamo deciso di accettare la loro offerta. Il vantaggio evidente era che ci permetteva di mantenere bassi i costi iniziali, acquisendo tutte le loro attrezzature e il materiale d’ufficio a poco prezzo. Inoltre, ci ha evitato il carico di tempo necessario ad acquistare tutto ciò che serviva per iniziare a operare. In più, la clinica aveva già una presenza e la comunità la conosceva.
C’erano però degli svantaggi. L’ufficio che abbiamo ereditato era datato e necessitava di molti lavori per essere aggiornato. Il contratto di locazione che abbiamo negoziato è stato complicato dall’attaccamento emotivo dei medici in pensione alla loro clinica trentennale. Abbiamo anche dovuto lottare per instaurare la nostra cultura all’interno della clinica. Molti pazienti arrivavano aspettandosi che tutto fosse come prima senza rendersi conto che eravamo una nuova struttura medica con nuovo personale e nuove idee.
L’alternativa sarebbe stata affittare o acquistare uno spazio vuoto e costruire la clinica da zero. In un mondo ideale ciò permetterebbe di realizzare subito una struttura perfettamente rispondente alla propria visione. Tuttavia questa via è molto più lunga e costosa. È questo che, in definitiva, ci ha convinti a prendere la decisione che ci ha guidato.
Ti consiglio di prenderti tutto il tempo necessario per decidere dove posizionare la tua struttura. Valuta aspetti come il passaggio pedonale, la comodità per i pazienti, i parcheggi e ovviamente il costo dell’affitto o dell’acquisto. Considera che trovare immobili già destinati a uso medico non è facile e le licenze richieste per fare modifiche possono richiedere molto tempo per essere rilasciate.
Consiglio caldamente a chiunque di fare come noi e andare oltre il tradizionale mercato immobiliare, chiedendo ai colleghi locali se sono a conoscenza di medici che potrebbero essere prossimi alla pensione.
6. Assumi e trattieni personale qualificato
Dovendo gestire un grande spazio con la capienza per 6 medici e un team di personale, avevamo la necessità di riempirlo!
Medici
Il segreto di ogni struttura medica di successo è assumere medici abili e muniti di licenza che abbiano superato tutto il processo di accreditamento. In definitiva, sono i dottori con una buona reputazione ad attirare le persone nella tua clinica. È quindi fondamentale predisporre una strategia per attrarre questi medici e farli restare nel tempo.
In definitiva, sono i dottori con una buona reputazione ad attirare le persone nella tua clinica.
Il nostro piano per reclutare medici si basa sull’utilizzo efficace delle nostre conoscenze e delle nostre reti. Mostriamo ai potenziali candidati una visione chiara e ambiziosa di dove vogliamo arrivare. Ci impegniamo a fornire loro tecnologia moderna, attrezzature e un ambiente di lavoro curato. Inoltre lavoriamo con dedizione per assicurare loro il miglior personale possibile.
Personale amministrativo
Per quanto riguarda il personale amministrativo, all’inizio abbiamo commesso l’errore di assumere una persona che non era adatta al ruolo. Grazie a questa esperienza abbiamo imparato quanto sia importante lavorare con specialisti delle risorse umane per affinare il nostro metodo di selezione e gestione dello staff. Oggi si occupano di tutto il processo: dai colloqui, alla stesura dei contratti, all’organizzazione dell’assicurazione sanitaria e alla gestione della copertura contro gli infortuni sul lavoro. Consiglio a ogni nuova clinica di affidare la gestione delle risorse umane ad aziende specializzate.
Ti segnalo inoltre questa guida all’assunzione di un office manager—all’inizio potresti occupare tu stesso questo ruolo, ma molto presto probabilmente avrai bisogno di una figura dedicata.
Consiglio anche di selezionare personale che rispecchi i valori della tua clinica. Quando pubblichi un annuncio su internet scegli siti affidabili che possano gestire una prima scrematura dei candidati. In seguito, dedica tempo a strutturare bene i colloqui per valutare quanto ogni candidato corrisponda ai valori e alle competenze che stai cercando.
7. Ottieni licenze, permessi e assicurazioni necessari
Senza dubbio la lezione più dura che abbiamo imparato!
Per ovvi motivi gli operatori sanitari sono sottoposti a controlli molto più stretti rispetto alle altre attività. Dovrai quindi sincerarti due volte che la tua clinica abbia completato tutto l’iter di costituzione e ottenuto tutte le licenze mediche necessarie. Ricordati anche, contestualmente, di stipulare adeguate coperture assicurative!
Gestire il proprio tempo come un progetto è essenziale per assicurarsi che nulla venga trascurato.
La vita nei primi giorni di apertura della tua clinica sarà incessante. Dovrai gestire contemporaneamente un nuovo staff, la contabilità, l’acquisto di attrezzature da ufficio, l’implementazione di politiche e procedure oltre alla gestione dello sviluppo degli spazi. Mi viene da sudare solo a ricordarlo!
Gestire il tuo tempo come un progetto è fondamentale per essere sicuri che nulla venga trascurato. Sarà particolarmente allettante sorvolare su tutta la documentazione che ti verrà richiesta. Purtroppo, è una leggerezza che mi ha penalizzato quando siamo stati costretti a chiudere a causa di un allagamento fognario della clinica. È stato difficile scoprire in quel momento che eravamo sottoassicurati!
Se non hai un occhio attento per i dettagli, il mio consiglio è di assumere un avvocato commercialista che possa assicurarsi che tu rispetti tutte le normative richieste. Potrà anche dirti se hai una buona assicurazione di responsabilità civile o assicurazione contro la malpractice. Consiglio inoltre di confrontare diverse compagnie assicurative per trovare un broker che comprenda le esigenze della tua attività.
8. Sviluppa una Strategia di Marketing
Indipendentemente dal fatto che tu sia una clinica di medicina generale o privata, avrai bisogno di una valida strategia di marketing. Naturalmente, esistono cliniche in zone con pochi medici che non avranno bisogno di sforzarsi molto per attrarre pazienti. Tuttavia, anche in questi casi, è importante avere una buona presenza online per aiutare le persone a trovarti e capire i servizi che offri.
Un sito web trascurato può facilmente suggerire che anche altre aree della clinica siano trascurate.
Il tuo sito internet riflette moltissimo. Per la maggior parte delle persone offrirà la prima impressione sulla tua clinica e sul loro medico.
Ma c’è di più, la preoccupazione per il nostro sito è anche cosa comunica ai medici che vorrebbero lavorare con noi:
- Il nostro sito web si integra con la nostra strategia di recruiting?
- Attrae i medici verso la nostra visione?
- Rivela i nostri valori fondamentali e riflette come vogliamo essere percepiti?
Non smette mai di stupirmi quanto possano essere scadenti i siti web di alcune cliniche. Rifletti su cosa questo comunica ai pazienti. Un sito web trascurato facilmente trasmette l’idea che anche altre parti della clinica siano trascurate, ecco perché lo standard del settore è quello di rinnovare il proprio sito ogni 2 o 3 anni.
Dovrai prevedere un budget per questo. Soprattutto perché un buon sito web dovrebbe costare tra $5000 - $20.000 (USD). Assicurati di tenerne conto nelle tue proiezioni finanziarie sin dall’inizio.
9. Organizza la tua Infrastruttura
La migliore opportunità che avrai mai di fornire alla tua attività medica l’infrastruttura di cui ha bisogno è prima di aprire le porte. Questo significa scegliere ed implementare il giusto sistema di cartelle cliniche elettroniche (EHR) per la tua clinica. Sarà lo strumento più importante tra quelli del tuo kit di gestione della pratica che metterai a disposizione del tuo staff e dei medici.
La migliore opportunità che avrai mai di fornire alla tua attività medica l’infrastruttura di cui ha bisogno è prima di aprire le porte.
Le cartelle cliniche elettroniche aiuteranno il tuo staff e i tuoi medici a gestire le prenotazioni dei pazienti, visualizzare le loro cartelle cliniche e inserire tutte le fatture mediche in linea con il tariffario. Tiene traccia di Medicaid e Medicare e consente ai pagatori di saldare le fatture. A te, come direttore, permetterà di monitorare i rimborsi e di capire quale sia lo stato di salute finanziaria della clinica.
Il problema con i sistemi EHR è che sono notoriamente difficili da cambiare una volta avviata l’attività. Quindi prenditi il tempo necessario per ricercare i diversi EHR disponibili prima di iniziare. Considera se risponde ai tuoi obiettivi e valori. Invita ogni rappresentante EHR a presentare i propri servizi e chiedi ad altre cliniche la loro esperienza con il sistema che utilizzano.
Abbiamo scelto l’EHR che utilizziamo per 4 motivi principali:
- Permette ai pazienti di interagire con la clinica online, risparmiando molto tempo del nostro staff dalle richieste telefoniche.
- Mette in collegamento medici e personale. Per uno studio associato favorisce il lavoro di squadra e la collaborazione.
- È intuitivo e facile da usare, il che significa che ci sono meno possibilità di errori da parte dello staff.
- È sviluppato da una grande azienda affidabile che si impegna a investire costantemente nel miglioramento dell’EHR anche in futuro.
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10. Valuta e adatta costantemente
Il tuo primo anno di attività sarà un anno molto "pratico" in cui dovrai risolvere molte problematiche. Non allarmarti se le cose non andranno come previsto, succede molto spesso! È assolutamente normale che ogni piccola impresa abbia delle difficoltà iniziali, e uno studio medico non fa eccezione.
Spesso mi sono trovato ad essere la voce calma e rassicurante nella nostra clinica. È particolarmente facile che il personale proveniente da cliniche più affermate si lasci prendere dal panico di fronte ai problemi. Il tuo compito è portare serenità e ordine, trovando soluzioni rapide quando qualcosa va storto.
Spesso mi sono trovato ad essere la voce calma e rassicurante nella nostra clinica.
L’ultimo anno è stato dedicato a migliorare i flussi di lavoro nella clinica, sistemando i processi che causavano rallentamenti e assicurandoci che i nostri pazienti ricevessero le migliori cure possibili!
Pian piano stiamo arrivando dove desideriamo essere. Il mio consiglio per chi inizia la propria attività medica è di avere pazienza. Dai priorità e dedica te stesso ai problemi davvero importanti e non preoccuparti di ciò che non puoi controllare.
Costruire una grande clinica richiede tempo, ma il tuo impegno e la tua dedizione verranno ripagati alla fine.
Contatta il nostro team
Avviare Symphony Health è stata una nuova esperienza per noi. Kate (mia moglie) è una medico di famiglia ma aveva poca conoscenza della gestione di uno studio. Allo stesso modo, io avevo esperienza manageriale ma nessuna idea di cosa significasse erogare assistenza sanitaria. Avevamo una visione, ma poche idee sui passi da seguire per realizzarla.
Nei primi tempi siamo stati grati di trovare contatti e connessioni che ci hanno aiutati a compiere i passi giusti. Ti incoraggio a fare lo stesso. Circondati di persone che possano aiutarti dove ti senti più in difficoltà. Trova altri che hanno già fatto questo percorso e impara da loro.
Essere titolare di uno studio medico comporta una grande responsabilità che richiede una pianificazione attenta, il rispetto delle normative e un reale impegno per la cura del paziente. Il consiglio più grande che posso darti è: "non farlo da solo"!
Quest’ultimo anno abbiamo potuto mettere alla prova tutti i consigli ricevuti, e si sono rivelati preziosi. Ora mi sento pronto ad aiutare altri a fare quello che abbiamo fatto noi. Continueremo a pubblicare e speriamo di entrare in contatto con altri titolari di studi medici attraverso il sito e la community di The Medical Practice.