Tarjouspyynnön laatiminen EHR-ohjelmistolle: täydellinen opas

RFP:n kirjoittaminen sähköisten potilastietojärjestelmien ohjelmistoa varten on yksi tärkeimmistä vaiheista sellaisen järjestelmän löytämisessä, jota tiimisi todella käyttää – ja johon se luottaa. RFP eli tarjouspyyntö on virallinen asiakirja, jossa kuvataan organisaatiosi tarpeet ja pyydetään toimittajia selittämään, miten heidän ratkaisunsa vastaa niihin.

Sitä käytetään yleensä, kun alustava markkinatutkimus on tehty ja olet valmis arvioimaan tiettyjä toimittajia yksityiskohtaisesti. Se on asiakirja, joka muuttaa epämääräisen haun jäsennellyksi ja perusteltavissa olevaksi päätökseksi.

Hyvin laadittu RFP tekee muutakin kuin suodattaa toimittajia – se pakottaa tiimisi täsmentämään omat vaatimuksensa ennen kuin yksikään esittely tai neuvottelu alkaa. Juuri tämä selkeys erottaa hyvän sähköisen potilastietojärjestelmän valinnan kalliiksi käyvästä valinnasta.

Tarvitsetko todella RFP:tä?

Kaikki sähköisten potilastietojärjestelmien haut eivät edellytä virallista RFP:tä, mutta sen ohittaminen voi olla riskialtista. RFP:stä tulee välttämätön, kun päätökseen osallistuu useita sidosryhmiä, budjetti on merkittävä tai kliiniset ja operatiiviset vaatimukset ovat monimutkaisia.

Se tarjoaa myös yhdenmukaisen tavan vertailla kustannuksia, vaatimuksia ja sähköisten potilastietojärjestelmien hyötyjä. Harkitse RFP:n laatimista, jos jokin näistä tilanteista koskee sinua:

• Organisaatiosi korvaa vanhan järjestelmän useissa osastoissa tai toimipaikoissa.
• Sinun on noudatettava virallista hankintamenettelyä julkisen rahoituksen tai sääntelyvaatimusten vuoksi.
• Useita toimittajia harkitaan vakavasti, ja niitä on arvioitava tasapuolisin ehdoin.
• Kliinisillä, IT- ja hallinnollisilla tiimeilläsi on kullakin omat tarpeensa, jotka on kirjattava virallisesti.
• Sopimuksen arvo on riittävän suuri, jotta johto tai hallitus edellyttää jäsenneltyä arviointia.

Milloin RFP voi olla liioittelua

Jos olet pieni vastaanotto, joka arvioi yhtä tai kahta tuttua toimittajaa, virallinen RFP todennäköisesti hidastaa sinua enemmän kuin auttaa. Tällöin jäsennelty toimittajakysely tai muutama kohdennettu esittely auttaa sinut tavoitteeseesi.

RFI vs. RFP vs. RFQ: mikä on ero?

RFI, RFP ja RFQ ovat kaikki yleisiä hankinta-asiakirjoja, mutta kullakin on sähköisten potilastietojärjestelmien ohjelmiston valintaprosessissa eri tarkoitus. Kaikki hankinnat eivät tarvitse RFP:tä – oikean asiakirjan valitseminen auttaa saamaan tarvitsemasi tiedot tuhlaamatta aikaa tai resursseja.

Tämän taulukon avulla näet, miten kukin asiakirja sopii sähköisten potilastietojärjestelmien ohjelmiston hakuun:

Yleiset RFP-virheet, joita kannattaa välttää

Myös kokeneet tiimit voivat joutua yleisiin ansoihin RFP:tä kirjoittaessaan, mikä johtaa epäselvyyksiin, ajan hukkaamiseen tai toimittajien heikkoihin vastauksiin. Nämä virheet voivat suistaa sähköisten potilastietojärjestelmien ohjelmiston haun raiteiltaan ja vaikeuttaa vaihtoehtojen tasapuolista vertailua.

Välttämällä nämä sudenkuopat saat selkeämpiä tarjouksia ja vahvemmat perusteet lopulliselle valinnallesi:

Taustatietojen tai asiayhteyden puute

Toimittajien on ymmärrettävä organisaatiosi koko, rakenne ja tavoitteet voidakseen mukauttaa tarjouksensa. Näiden taustatietojen puuttuminen johtaa yleisluontoisiin vastauksiin, jotka eivät vastaa tarpeitasi. Sisällytä aina lyhyt yleiskuva vastaanotostasi, potilasmäärästäsi ja mahdollisista erityisistä työnkuluistasi.

Puuttuva tai epäselvä budjetti

Jos et ilmoita budjettihaitaria, toimittajat saattavat ehdottaa ratkaisuja, joihin sinulla ei ole varaa tai jotka eivät sovi tarpeisiisi. Tämä tuhlaa kaikkien aikaa ja voi pysäyttää neuvottelut. Kerro avoimesti budjettiodotuksistasi, vaikka kyse olisi vain suuntaa-antavasta vaihteluvälistä.

Epämääräiset vaatimukset tai juridinen kapulakieli

Epäselvä tai tarpeettoman tekninen kieli vaikeuttaa toimittajien ymmärrystä siitä, mitä todella tarvitset. Tämä voi johtaa tarjouksiin, joissa todellisia prioriteettejasi ei käsitellä. Käytä selkeää kieltä ja määrittele täsmällisesti välttämättömät sekä toivottavat ominaisuudet.

Arviointikriteerejä ei ole ilmoitettu

Jos toimittajat eivät tiedä, miten arvioit heidän ehdotuksiaan, he eivät voi keskittyä siihen, mikä on sinulle tärkeintä. Tämä johtaa ehdotuksiin, joita on vaikea vertailla. Kerro arviointikriteerisi ja niiden painotukset, jotta toimittajat voivat vastata niihin suoraan.

Toimittajien vastauksille ei ole vakiomuotoa

Kun jokainen toimittaja toimittaa vastauksensa eri muodossa, ehdotusten vertailemisesta tulee hankalaa. Saatat jättää huomaamatta tärkeitä yksityiskohtia tai tehdä epäreiluja vertailuja. Tarjoa vastausmalli tai selkeä rakenne, jotta voit tarkastella kaikkia ehdotuksia rinnakkain.

Join our Newsletter

Kokoa EHR-ohjelmiston RFP-tiimi

EHR-ohjelmistoa koskevan RFP:n laatiminen on tiimityötä, koska kenelläkään yksittäisellä henkilöllä ei ole täydellistä kokonaiskuvaa organisaatiosi tarpeista. Oikeiden henkilöiden kokoaminen yhteen auttaa tunnistamaan vaatimukset, havaitsemaan riskit ja saavuttamaan sitoutumisen heti alusta alkaen.

Ota mukaan seuraavat henkilöt ja huomioi heidän roolinsa:

Projektin toimeksiantaja

Hän voi olla esimerkiksi lääketieteellinen johtaja, vastaanoton johtaja tai ylemmän johdon edustaja. Projektin toimeksiantaja määrittää vision, varmistaa resurssit ja huolehtii siitä, että projekti on organisaation tavoitteiden mukainen. Hänen valvontansa varmistaa, että RFP heijastaa johdon painopisteitä ja saa tarvitsemansa huomion.

Toiminnalliset asiantuntijat

Heitä voivat olla esimerkiksi kliinisen työn vastuuhenkilöt, laskutuspäälliköt tai IT-johtajat. Nämä asiantuntijat tuntevat päivittäiset työnkulut ja tekniset vaatimukset, joita EHR-ohjelmiston on tuettava. Heidän panoksensa auttaa määrittelemään välttämättömät ominaisuudet ja välttämään tärkeiden yksityiskohtien unohtamisen.

Hankinta- tai RFP-laatijat

Tähän ryhmään kuuluu usein hankintapäälliköitä tai lakimiehiä. He tuovat mukanaan kokemusta hankintasäännöistä, sopimuskielestä ja neuvotteluista toimittajien kanssa. Heidän asiantuntemuksensa auttaa jäsentämään RFP:n oikein ja välttämään vaatimustenmukaisuusongelmat.

Loppukäyttäjät ja sidosryhmät

Tähän ryhmään voivat kuulua sairaanhoitajat, lääkärit, vastaanoton henkilökunta ja jopa potilaat. He käyttävät EHR-ohjelmistoa päivittäin, joten heidän palautteensa on olennaista ongelmakohtien ja käytännön tarpeiden tunnistamisessa. Heidän osallistamisensa varhaisessa vaiheessa auttaa varmistamaan, että lopullinen järjestelmä todella toimii kaikille.

Määrittele välttämättömät ominaisuudet ja tavoitteet

Kun määrittelet selkeästi, mitä uuden EHR-ohjelmiston on tehtävä ja miksi, luot perustan kohdennetulle ja tehokkaalle RFP-prosessille. Kun kuvaat ongelmakohtasi, tavoitteesi ja ehdottomat vaatimuksesi tarkasti, toimittajat voivat räätälöidä ehdotuksensa todellisten tarpeidesi mukaan arvailun sijaan. Tämä yhteensovittaminen säästää aikaa ja auttaa välttämään yllätyksiä myöhemmin.

Pidä seuraavat keskeiset osa-alueet mielessä, kun määrittelet välttämättömiä ominaisuuksia ja tavoitteita:

• Nykyisen järjestelmän ongelmakohdat: Luettele konkreettiset turhautumisen aiheet, kuten hidas kirjaaminen, sähköisen reseptinkirjoituksen puuttuminen tai kömpelö potilasajanvaraus. Näiden ongelmien nimeäminen auttaa toimittajia osoittamaan, miten heidän ratkaisunsa vastaa suurimpiin haasteisiisi.
• Vaaditut parannukset ja onnistumisen tulokset: Määrittele, miltä onnistuminen näyttää, kuten dokumentointiin käytetyn ajan vähentäminen 30 prosentilla tai laskutuksen tarkkuuden parantaminen. Selkeiden tulosten avulla voit arvioida, tuottaako toimittajan ehdotus todennäköisesti todellista arvoa.
• Toiminnalliset, tekniset ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät tarpeet: Määrittele välttämättömät ominaisuudet, kuten integroitu laboratoriotilausten tekeminen, mobiilikäyttö tai paikallisten tietosuojasäännösten tukeminen. Jos tarvitset HL7-rajapintoja tai GDPR:n mukaista vaatimustenmukaisuutta, ilmoita siitä heti alussa.
• Käyttäjäroolit, käyttömäärät ja työnkulut: Kuvaa, ketkä järjestelmää käyttävät – lääkärit, sairaanhoitajat ja vastaanoton henkilökunta – sekä kuinka monta käyttäjää odotat. Kerro työnkuluista, kuten siitä, miten lähetteitä hallitaan tai miten potilaan ilmoittautuminen tapahtuu.
• Käyttöönottotoiveet: Kerro, haluatko pilvipohjaisen EHR-ratkaisun, paikallisesti asennettavan ratkaisun vai hybridimallin. Jos sinulla on tiukkoja vaatimuksia tietojen sijainnin tai käytettävyyden suhteen, sisällytä myös ne.

Laadi EHR-ohjelmistoa koskeva RFP

Kaikki valmistelutyösi tuottaa tulosta, kun on aika laatia varsinainen RFP. Hyvin jäsennelty EHR-ohjelmistoa koskeva RFP helpottaa toimittajia vastaamaan olennaisilla ja yksityiskohtaisilla ehdotuksilla sekä auttaa tiimiäsi vertailemaan vaihtoehtoja rinnakkain. Sisällytä asiakirjaan seuraavat osiot:

1. Tiivistelmä

Tässä osiossa toimittajille annetaan yleiskuva organisaatiostasi, uuden EHR-ohjelmiston tavoitteista ja siitä, miksi pyydät ehdotuksia juuri nyt. Tiivistä ongelmakohtasi, toivotut tulokset ja kaikki hankkeeseen vaikuttavat merkittävät muutokset, kuten fuusio tai sääntelyn muutos. Pidä osio tiiviinä – ajattele sitä hankkeen lyhyenä myyntipuheena. Tämä auttaa toimittajia ymmärtämään nopeasti, sopivatko he tarpeisiisi.

2. Työn laajuus

Kirjoita tarkasti, mitä odotat EHR-ohjelmiston tekevän, mukaan lukien moduulit, integraatiot ja mahdolliset palvelut, kuten tietojen siirto tai jatkuva tuki. Saatat esimerkiksi tarvita ajanvarausta, sähköistä reseptinmääräystä ja integraation laboratoriojärjestelmääsi. Määrittele selkeästi, mikä kuuluu soveltamisalaan ja mikä sen ulkopuolelle, jotta myöhemmiltä epäselvyyksiltä vältytään. Tämä osio asettaa rajat sekä tiimillesi että toimittajille.

3. Tekniset vaatimukset

Luettele tekniset välttämättömyydet, kuten yhteensopivuus olemassa olevan laitteiston kanssa, mobiililaitteiden tuki tai integraatio laskutusjärjestelmääsi. Määrittele mahdollisesti edellyttämäsi standardit, kuten HL7 tai FHIR tietojenvaihtoa varten. Jos infrastruktuurillasi on erityistarpeita – esimerkiksi järjestelmän on toimittava yksityisessä pilvessä – ilmoita ne tässä. Mitä tarkemmin määrittelet vaatimukset, sitä helpompi toimittajien on vahvistaa soveltuvuus.

4. Toimittajan pätevyys

Kuvaile toimittajilta odottamaasi kokemusta, sertifiointeja ja referenssejä. Saatat esimerkiksi edellyttää kokemusta organisaatioista, jotka ovat kooltaan tai erikoisalaltaan kaltaisiasi, tai näyttöä onnistuneista EHR-käyttöönotoinneista vastaavissa ympäristöissä. Pyydä tapaustutkimuksia tai asiakasreferenssejä heidän väitteidensä tueksi. Näin voit karsia toimittajat, jotka eivät suoriudu tehtävästä.

5. Tietoturva- ja vaatimustenmukaisuustarpeet

Kuvaile tietoturvaa, yksityisyyttä ja sääntelyn noudattamista koskevat vaatimuksesi. Näihin voivat kuulua HIPAA, GDPR tai paikalliset terveydenhuollon tietoja koskevat lait sekä salaukselle, auditointijäljille ja käyttäjien käyttöoikeuksien hallinnalle asetetut odotukset. Jos tarvitset säännöllisiä tietoturvatarkastuksia tai tiettyjä sertifiointeja, luettele ne tässä. Selkeät vaatimukset suojaavat organisaatiotasi ja potilaitasi.

6. Käyttöönottoa ja koulutusta koskevat odotukset

Selitä, mitä odotat toimittajalta käyttöönoton aikana, mukaan lukien aikataulut, välitavoitteet ja tuki tietojen siirtoon. Kuvaa henkilöstön koulutustarpeesi, kuten paikan päällä järjestettävät koulutukset, verkkomoduulit tai jatkuva tuki. Jos haluat nimetyn projektipäällikön tai pääkäyttäjäkoulutusta, mainitse se tässä. Tämä osio auttaa toimittajia laatimaan realistiset aikataulut ja varaamaan tarvittavat resurssit.

7. Hinnoittelu ja lisensointi

Pyydä yksityiskohtainen hinnoittelu, joka sisältää ohjelmistolisenssit, käyttöönottomaksut, tukikustannukset ja mahdolliset valinnaiset moduulit. Pyydä toimittajia erittelemään kustannukset käyttäjän, sijainnin tai ominaisuuden mukaan, jos se on olennaista. Määrittele, haluatko tilausperusteisen hinnoittelun, pysyvät lisenssit vai niiden yhdistelmän. Läpinäkyvä hinnoittelu helpottaa tarjousten vertailua ja piilokustannusten välttämistä.

8. Sopimusehdot

Luettele kaikki sopimusta koskevat vaatimukset, kuten vähimmäispalvelutasot, käytettävyyttä koskevat takuut tai myöhästyneistä määräajoista määrättävät seuraamukset. Ilmoita toivomasi sopimuksen kesto, uusimisehdot ja irtautumislausekkeet. Jos tarvitset joustavuutta käyttäjien tai sijaintien lisäämiseen, ilmoita se tässä. Selkeät ehdot auttavat ehkäisemään riitoja ja asettavat odotukset alusta alkaen.

9. Tarjousten toimittamista koskevat ohjeet

Ilmoita selkeä määräaika, toivottu muoto ja yhteystiedot kysymyksiä varten. Määrittele, miten ja minne tarjoukset tulee toimittaa – sähköpostitse, portaalin kautta tai fyysisesti. Jos haluat toimittajien käyttävän tiettyä mallipohjaa tai liittävän mukaan tiettyjä liitteitä, mainitse se tässä. Selkeät ohjeet auttavat saamaan täydellisiä ja keskenään vertailukelpoisia vastauksia.

Määrittele arviointikriteerisi

Määrittele arviointikriteerisi ennen kuin lähetät EHR-ohjelmistoa koskevan RFP:n, jotta jokainen toimittaja tietää tarkasti, miten arvioit heidän tarjoustaan. Selkeät kriteerit pitävät tiimisi keskittyneenä tärkeimpiin asioihin ja helpottavat vastausten vertaamista rinnakkain. Näin voit luoda oikeudenmukaisen ja läpinäkyvän arviointiprosessin:

Mikä on tärkeintä?

Aloita valitsemalla kolmesta viiteen kategoriaa, jotka kuvastavat organisaatiosi tärkeimpiä uuden EHR-ohjelmiston prioriteetteja. Painota näitä kategorioita niiden tavoitteidesi kannalta merkityksen perusteella, jotta kaikille on selvää, mikä vaikuttaa lopulliseen päätökseen. Yleisiä RFP-arviointikategorioita ovat:

• Toiminnallisuus ja ominaisuudet
• Helppokäyttöisyys
• Integraatio-ominaisuudet
• Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
• Toimittajan kokemus
• Käyttöönotto ja tuki
• Omistamisen kokonaiskustannukset

Käytä pisteytysmatriisia

Pisteytysmatriisi auttaa vertaamaan toimittajia objektiivisesti antamalla kullekin kategorialle painoarvon. Voit esimerkiksi antaa toiminnallisuudelle 40 %, tietoturvalle 25 %, kustannuksille 20 % ja toimittajan kokemukselle 15 %. Pisteytä jokainen tarjous asteikolla 1–5 tai 1–10 kussakin kategoriassa ja kerro pisteet painokertoimella kokonaispistemäärän saamiseksi. Muokkaa painoarvoja tiimisi yksilöllisten tarpeiden ja prioriteettien mukaan.

Selkeytä pisteytysprosessisi

Päättäkää, ketkä tarkistavat ja pisteyttävät ehdotukset – tämä voi olla yhdistelmä kliinistä, IT- ja hallinnollista henkilöstöä. Käyttäkää standardoitua arviointiperustetta, jotta kaikki pisteyttävät jokaisen osion samalla tavalla ja sekaannuksilta tai puolueellisuudelta vältytään. Järjestäkää aloituskokous, jossa arviointiperuste käydään läpi ja kysymyksiin vastataan ennen pisteytyksen aloittamista. Näin kaikki pysyvät samalla sivulla ja prosessi on oikeudenmukainen ja johdonmukainen.

Julkaise sähköisen potilastietojärjestelmän tarjouspyyntö

Tarjouspyynnön sujuva jakelu auttaa tavoittamaan oikeat toimittajat, pitää prosessin järjestyksessä ja luo perustan selkeälle viestinnälle. Hyvin hallittu julkaisu varmistaa, että toimittajilla on tarvittavat tiedot vastaamista varten ja auttaa tiimiänne pysymään aikataulussa. Näin julkaiset sähköisen potilastietojärjestelmän tarjouspyynnön tehokkaasti:

Valitse oikea jakelutapa

Voit lähettää tarjouspyynnön suoraan lyhyelle toimittajalistalle, julkaista sen organisaatiosi verkkosivustolla tai käyttää hankintaportaalia. Suosittelen keskitetyn järjestelmän – kuten jaetun aseman tai hankinta-alustan – käyttöä kaikkien vastausten ja viestien seuraamiseen. Jos kutsut tiettyjä toimittajia, lisää yhteystietolista tai käytä roolipohjaista sähköpostilaatikkoa (kuten ehrrfp@yourdomain.com), jotta asiat pysyvät järjestyksessä. Tämä helpottaa kysymysten ja tarjousten hallintaa.

Aseta selkeät aikatauluodotukset

Ilmoita tarjouspyynnössä yksityiskohtainen aikataulu, jotta toimittajat tietävät, mitä odottaa, ja voivat suunnitella vastauksensa. Tarjouspyynnön vakiomuotoinen aikataulu voi näyttää tältä:

• Tarjouspyynnön julkaisupäivä
• Toimittajien kysymysten ja vastausten ajanjakso
• Lopullisten tarjousten jättämisen määräaika
• Arviointi- ja valintajakso

Aikataulusta avoimesti viestiminen auttaa toimittajia priorisoimaan projektinne ja vähentää määräajoista käytävää edestakaista viestintää.

Määritä tarjousten jättämistä koskevat vaatimukset

Kerro toimittajille täsmällisesti, miten tarjoukset tulee jättää, mukaan lukien hyväksytyt tiedostomuodot (kuten PDF tai Word), ensisijainen toimitustapa (sähköposti, lataus portaaliin tai paperikopio) sekä se, onko heidän käytettävä tiettyä mallipohjaa tai lomaketta. Ilmoita selkeästi, hylätäänkö myöhästyneet tarjoukset vai käsitelläänkö ne tapauskohtaisesti. Selkeät ohjeet auttavat saamaan täydellisiä ja keskenään vertailukelpoisia vastauksia sekä välttämään sekaannuksia tai määräaikojen unohtumista.

Arvioi toimittajien vastaukset ja laadi lyhytlista

Sähköisen potilastietojärjestelmän toimittajien arviointi ja lyhytlistalle valitseminen edellyttävät jäsenneltyä lähestymistapaa, selkeitä kriteerejä ja avointa viestintää tiiminne kesken. Järjestelmällinen ja johdonmukainen toiminta auttaa vertailemaan tarjouksia oikeudenmukaisesti ja keskittymään toimittajiin, jotka todennäköisimmin vastaavat tarpeitanne. Ohjaa arviointia seuraavien vaiheiden avulla ja kokoa niiden perusteella luotettava lyhytlista:

• Järjestä ja muotoile tarjoukset arviointia varten: Kokoa kaikki tarjoukset yhteen paikkaan ja käytä vakiomuotoa tai tarkistuslistaa, jotta niiden vertaileminen rinnakkain on helpompaa. Voit esimerkiksi laatia yhteenvetotaulukon, jossa esitetään kunkin toimittajan keskeiset ominaisuudet, hinnoittelu ja vaatimustenmukaisuutta koskevat huomautukset.
• Käytä pisteytysmatriisia: Sovella ennalta määritettyä pisteytysmatriisia jokaiseen tarjoukseen ja pisteytä esimerkiksi toiminnallisuus, kustannukset ja tuki asteikolla 1–5 tai 1–10. Näin prosessi pysyy objektiivisena ja parhaat ehdokkaat erottuvat.
• Järjestä esittelyjä ja haastatteluja: Kutsu parhaat toimittajat esittelemään sähköinen potilastietojärjestelmänsä ja vastaamaan tiiminne kysymyksiin. Käytä todellisia potilastilanteita tai työnkulkuja nähdäksesi, miten järjestelmä toimii käytännössä.
• Tarkista suositukset: Ota yhteyttä muihin terveydenhuollon organisaatioihin, jotka ovat käyttäneet toimittajan sähköistä potilastietojärjestelmää, erityisesti kooltaan tai erikoisalaltaan organisaationne kaltaisiin. Kysy käyttöönottokokemuksesta, tuen laadusta ja mahdollisista odottamattomista haasteista.
• Selvitä tarjousten epäselvät kohdat: Pyydä toimittajilta kirjallisia täsmennyksiä tai järjestä jatkokeskusteluja, jos huomaat heidän vastauksissaan puutteita tai epäselviä yksityiskohtia. Näin varmistat, että käytettävissäsi on kaikki oikeudenmukaiseen vertailuun tarvittavat tiedot.

Valitse toimittajat ja ilmoita heille päätöksestä

Sähköisen potilastietojärjestelmän tarjouspyyntöprosessin viimeiset vaiheet luovat perustan toimittajasuhteelle ja tukevat sujuvaa siirtymistä käyttöönottoon. Selkeä ja oikea-aikainen viestintä sekä huolellinen sisäinen koordinointi auttavat tiimiänne vertailemaan erilaisia sähköisten potilastietojärjestelmien tyyppejä, välttämään väärinkäsityksiä ja valmistelemaan projektia onnistunutta toteutusta varten. Seuraavassa on kolme keskeistä vaihetta toimittajia valittaessa ja päätöksestä ilmoitettaessa:

Ilmoita valituille ja valitsematta jääneille toimittajille

Ilmoita kaikille toimittajille päätöksestänne mahdollisimman pian riippumatta siitä, valittiinko heidät vai ei. Oikea-aikainen ja kunnioittava viestintä ylläpitää organisaatiosi mainetta ja pitää oven avoinna tuleville mahdollisuuksille. Lyhyt ja ammattimainen viesti riittää.

Valmistaudu lopullisiin neuvotteluihin

Valmistaudu neuvottelemaan valitsemasi toimittajan kanssa sopimusehdoista, hinnoittelusta, käyttöönoton aikatauluista ja tukitasoista. Yleisiä neuvottelunaiheita ovat maksuaikataulut, tietojen siirtämiseen liittyvät vastuut ja palvelutasosopimukset. Varmista ennen keskustelujen aloittamista, että sinulla on selkeä luettelo prioriteeteista ja ehdottomista vaatimuksista.

Varmista sisäinen yhteisymmärrys ennen allekirjoittamista

Hanki kaikki tarvittavat sisäiset hyväksynnät ennen sopimusten allekirjoittamista. Tämä tarkoittaa yleensä laki-, talous- ja IT-osaston sekä kliinisen johdon hyväksyntää. Tarkista vielä, että kaikki ymmärtävät sopimusehdot ja ovat yhtä mieltä seuraavista vaiheista viivästysten tai yllätysten välttämiseksi.

Harkitsemisen arvoisia EHR-ohjelmistoja

Tässä on joitakin parhaista EHR-ohjelmistovaihtoehdoista, jotka saatat haluta sisällyttää RFP-prosessiisi:

EHR-ohjelmistosi RFP on vasta alkua

Kun olet valinnut toimittajan, varmista, että järjestelmä vastaa vastaanottosi pitkän aikavälin tarpeita. Käytä tätä opasta EHR-järjestelmän valintaan, vertaile keskeisiä EHR-ominaisuuksia ja arvioi vaihtoehtojasi ennen sopimuksen allekirjoittamista.