Key Takeaways
Los médicos emprendedores pueden encontrar grandes oportunidades para poner en práctica nuevas ideas y mejorar la atención sanitaria local, logrando cambios significativos y disfrutando también de posibles beneficios económicos.
Iniciar una nueva consulta puede resultar abrumador debido a los numerosos desafíos, pero comprender los pasos iniciales fundamentales puede ayudar a afrontar las complejidades del proceso.
Iniciar una consulta médica es una de las cosas más gratificantes que se pueden hacer. Existe una cantidad increíble de oportunidades para que los emprendedores con ideas innovadoras aporten cambios a la atención sanitaria local. Además, las recompensas económicas pueden ser importantes.
Un año después de poner en marcha Symphony Health, nos alegra enormemente haber dado el paso. Es realmente extraordinario ver cómo tu visión toma forma y trabajar en el tipo de clínica con el que siempre habías soñado. Dicho esto, es fácil olvidar lo abrumados que nos sentíamos al principio. Del mismo modo, si estás pensando en iniciar tu propia consulta, es posible que tengas la cabeza dando vueltas mientras contemplas todo lo que implica.
Existe una cantidad increíble de oportunidades para que los emprendedores con ideas innovadoras aporten cambios a la atención sanitaria local.
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1. Elaborar un plan de negocio
Es fácil considerar un plan de negocio como un mero trámite que hay que marcar para conseguir financiación del banco. ¡Al menos así lo veía yo! Sin embargo, me sorprende la frecuencia con la que sigo recurriendo a nuestro plan de negocio incluso ahora que ya estamos establecidos. Dedicar tiempo a hacerlo bien es una inversión a largo plazo.
Un buen plan de negocio no empieza con el portátil abierto. Empieza saliendo a investigar las necesidades médicas de tu comunidad. Requiere conectar con la gente, comprender sus necesidades y descubrir quiénes podrían ser tus competidores. También requiere que sueñes en voz alta: compartir tu visión y recibir comentarios de personas que saben de lo que hablan.
Un buen plan de negocio no empieza con el portátil abierto. Empieza saliendo a investigar las necesidades médicas de tu comunidad.
Cuando sientas que estás deseando plasmar las cosas por escrito, solo entonces estarás preparado para trasladarlas al papel. Escribí y reescribí «nuestra visión y objetivos» lo que pareció cien veces, hasta que sentí que reflejaba de forma concisa lo que queríamos hacer. La gran ventaja de tomarse el tiempo para hacerlo es que después resultó más fácil redactar el resto de nuestro plan.
Definir la estructura de tu clínica, los servicios, las necesidades de personal y la estrategia de marketing resulta mucho más fácil cuando puedes expresar claramente tus objetivos.
2. Crea un presupuesto
Nuestra experiencia nos dice que la mayoría de los directores de clínicas médicas están motivados principalmente por el cambio que pueden aportar a la vida de los pacientes, más que por generar beneficios. A menudo se considera que tener una buena capacidad empresarial es secundario frente al bienestar de los pacientes. Sin embargo, solo podrás atender de la mejor manera las necesidades de tus pacientes y ofrecer una atención continuada si desde el principio existe una buena gestión financiera de la consulta.
Cuando iniciamos nuestro nuevo negocio, ambos nos dimos cuenta de que la planificación financiera no era nuestro fuerte. Por eso buscamos consultores con experiencia en la creación de presupuestos para consultas médicas. Nos prepararon un presupuesto a 5 años muy detallado y escalable en una aplicación que podemos editar y actualizar a medida que crecemos. Ha demostrado ser un recurso inestimable al que seguimos recurriendo una y otra vez cuando tomamos decisiones sobre aspectos como la contratación de personal y las adquisiciones importantes.
Solo podrás atender de la mejor manera las necesidades de tus pacientes y ofrecer una atención continuada si desde el principio existe una buena planificación financiera.
Recomendaría encarecidamente a cualquiera que esté iniciando una nueva consulta que busque consultores que puedan ayudarle con sus previsiones financieras y proporcionarle las herramientas necesarias para ampliar su presupuesto en el futuro. ¡Tu banco también te lo agradecerá!
3. Consigue financiación
¡El flujo de caja lo es todo! Como en cualquier pequeña empresa, durante los primeros 9 meses de funcionamiento de Symphony Health, una corriente interminable de fondos salía de nuestra clínica. Tuvimos que adquirir mucho antes de poder permitírnoslo las oficinas que alquilamos, el personal, el equipo médico, el material de oficina y los seguros.
Por suerte, encontramos a un representante bancario con experiencia en trabajar con nuevas consultas médicas. Nos concedieron una cuenta bancaria con una línea de crédito amplia y una buena tarjeta de crédito, que nos han permitido superar nuestro primer año de actividad hasta que ahora podemos obtener beneficios.
Te animo a establecer contactos en el mundo financiero para descubrir qué prestamistas ven con buenos ojos las empresas médicas emergentes. No te limites a acudir al banco «de siempre». Compara opciones. Investiga y ponte en contacto con distintas entidades financieras para ver qué pueden ofrecerte. Y, lo más importante, encuentra a un representante bancario que comprenda y crea en lo que estás haciendo.
Nuestra asociación médica nos puso en contacto con una empresa de gestión financiera que ha sido inestimable para ayudarnos a relacionarnos con las personas adecuadas. Del mismo modo, ponerte en contacto con tu asociación médica sería un buen punto de partida para crear también tus propios contactos financieros.
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4. Construye tu red de contactos
A medida que sigas leyendo, verás que la mayoría de los pasos que hemos dado en nuestro camino solo fueron posibles porque dedicamos tiempo a establecer contactos con otros profesionales y organizaciones sanitarios. Desde la oficina que ahora alquilamos hasta la contratación del personal que tenemos, las relaciones que hemos establecido nos han ayudado enormemente.
Cuando empieces, no tardarás en notar las áreas en las que necesitarás ayuda. Habrá carencias que tendrás que cubrir, ya sea encontrar un proveedor de material de oficina, suministros médicos o servicios de limpieza fiables. Necesitarás referencias rápidas para muchas de estas cosas, y una buena red de contactos podrá proporcionártelas.
Cuando te resulte difícil establecer contactos de forma natural, te recomiendo encarecidamente utilizar las redes sociales. Me sorprende lo útiles que son sitios web como este para conectar a profesionales entre sí, y animaría a cualquiera a aprovecharlos.
Necesitarás referencias rápidas para muchas cosas, y una buena red de contactos podrá proporcionártelas.
5. Elige tu ubicación
Fue gracias a nuestros contactos que no necesitamos buscar un edificio desde el que operar. En su lugar, ¡el edificio nos encontró a nosotros! Dos médicos de familia locales que estaban a punto de jubilarse habían oído hablar de nuestros planes y se pusieron en contacto con nosotros para ofrecernos el alquiler de su consulta médica.
Después de considerar todas nuestras opciones, decidimos aceptar su oferta. La ventaja evidente era que nos ayudaba a mantener bajos los costes iniciales, adquiriendo todo su equipo y material de oficina a buen precio. También nos ahorró el tiempo necesario para comprar todo lo que necesitábamos para empezar a funcionar. Además, la clínica ya tenía presencia y era conocida por la comunidad.
También había algunos inconvenientes. La consulta que heredamos estaba anticuada y necesitaba mucho trabajo para actualizarla. El contrato de alquiler que negociamos se complicó por el apego emocional que los médicos que se jubilaban sentían por su clínica de 30 años. También tuvimos que esforzarnos mucho para establecer nuestra propia cultura en la clínica. Muchos pacientes acudían esperando que las cosas siguieran igual, sin darse cuenta de que éramos una nueva consulta médica, con personal nuevo e ideas nuevas.
La alternativa habría sido alquilar o comprar un espacio de oficina vacío y construir la clínica desde cero. En un mundo ideal, esto te permitiría crear desde el principio un espacio clínico acorde con tu visión. Sin embargo, seguir este camino lleva mucho más tiempo y es más costoso. Esto fue, en última instancia, lo que nos convenció para tomar la decisión que tomamos.
Te aconsejaría que te tomes tu tiempo al decidir la ubicación. Considera aspectos como el tránsito de personas, la comodidad de los pacientes, el aparcamiento y, por supuesto, el precio del alquiler o de la compra. Ten en cuenta que los edificios con la zonificación médica adecuada suelen ser difíciles de encontrar y que las licencias necesarias para rehabilitarlos pueden tardar en concederse.
Recomendaría encarecidamente a cualquiera que haga lo que hicimos nosotros y mire más allá del sector inmobiliario, preguntando a profesionales médicos locales si tienen información interna sobre médicos que puedan jubilarse próximamente.
6. Contrata y conserva personal cualificado
Después de comprometernos con un amplio espacio de oficina con capacidad para 6 médicos y un equipo de personal, ¡necesitábamos ocuparlo!
Médicos
La clave de cualquier consulta médica de éxito es contratar a médicos cualificados y con licencia que hayan completado todo el proceso de acreditación. En última instancia, serán los médicos con buena reputación quienes atraigan a la gente a tu clínica. Por ello, es increíblemente importante que tengas una estrategia para contratar médicos y conservarlos en el futuro.
En última instancia, serán los médicos con buena reputación quienes atraigan a la gente a tu clínica.
Nuestro plan para contratar médicos ha consistido en aprovechar bien nuestros contactos y redes. Después, presentamos a los médicos potenciales una visión clara y ambiciosa de hacia dónde nos dirigimos. Nos comprometemos a proporcionarles tecnología y equipos actualizados, así como un lugar de trabajo cuidado. También nos esforzamos por ofrecerles el mejor personal que podamos encontrar.
Personal de la consulta
En lo que respecta al personal de la consulta, tuvimos una mala experiencia al principio cuando contratamos a alguien que no era adecuado para el puesto. A raíz de esta experiencia, aprendimos la importancia de trabajar con especialistas en Recursos Humanos para ayudarnos a perfeccionar la forma en que contratamos y cuidamos a nuestro personal. Ahora se encargan de todo este proceso por nosotros: nos ayudan con las entrevistas, redactan los contratos, gestionan el seguro médico y se ocupan de la compensación de los trabajadores. Recomendaría a cualquier clínica nueva externalizar sus necesidades de Recursos Humanos a empresas de este tipo.
También te señalaría esta guía para contratar a un gerente de consulta: al principio, puede que tú mismo seas el gerente de tu consulta, pero muy pronto probablemente necesitarás que alguien asuma esta responsabilidad.
También te recomendaría buscar personal cuyos valores estén alineados con los de tu clínica. Al publicar una vacante en internet, utiliza sitios web de búsqueda de empleo de confianza que puedan encargarse de gran parte del proceso de selección. Después, tómate el tiempo necesario para estructurar las entrevistas de modo que puedas evaluar hasta qué punto cada candidato encaja con los valores y la experiencia que buscas.
7. Obtén las licencias, permisos y seguros necesarios
¡Sin duda, la lección más difícil que hemos aprendido!
Por razones obvias, los proveedores de servicios sanitarios están sometidos a un mayor escrutinio que la mayoría de las empresas. Por lo tanto, tendrás que asegurarte de que tu clínica ha completado todo el proceso de constitución y cuenta con todas las licencias médicas correctas. Al mismo tiempo, ¡recuerda contratar una cobertura de seguro adecuada!
Gestionar tu tiempo como un proyecto es esencial para asegurarte de que no se pasa nada por alto.
La vida durante esos primeros días de puesta en marcha de tu clínica será implacable. Al mismo tiempo, estarás gestionando a un nuevo equipo, la contabilidad, la adquisición de equipamiento de oficina, el establecimiento de políticas y procedimientos, así como la gestión del desarrollo de tu espacio de trabajo. ¡Me pongo a sudar solo de recordarlo todo!
Gestionar tu tiempo como un proyecto es esencial para asegurarte de que no se pasa nada por alto. Será especialmente tentador echar un vistazo por encima a todo el papeleo que se te exigirá. Por desgracia, eso volvió para perjudicarme cuando nos vimos obligados a cerrar debido a una inundación provocada por el desbordamiento del alcantarillado de la clínica. ¡Fue entonces cuando descubrimos, y no fue fácil de aceptar, que teníamos un seguro insuficiente!
Si no tienes buen ojo para los detalles, mi consejo es que contrates a un abogado especializado en derecho mercantil para asegurarte de que cumples todas las normativas que se te exigen. También podrá decirte si tienes un buen seguro de responsabilidad civil o un seguro de responsabilidad profesional. Asimismo, te recomendaría comparar varias compañías de seguros para encontrar un corredor que entienda las necesidades de tu consulta.
8. Desarrolla una estrategia de marketing
Independientemente de si diriges una clínica de atención primaria o una consulta privada, necesitarás una buena estrategia de marketing. Por supuesto, hay clínicas ubicadas en lugares con pocos médicos que no tendrán que esforzarse mucho para atraer pacientes. Sin embargo, incluso en ese caso, tener una buena presencia en internet sigue siendo importante para ayudar a la gente a encontrarte y entender los servicios que ofreces.
Un sitio web desactualizado puede transmitir fácilmente que otras partes de tu clínica también están desactualizadas.
Tu sitio web refleja muchísimo. Para la mayoría de las personas, constituirá su primera impresión de tu clínica y de tu médico.
Más aún, lo que nos preocupa de nuestro sitio web es lo que dice a los médicos que podrían querer trabajar con nosotros:
- ¿Nuestro sitio web está alineado con nuestra estrategia de contratación?
- ¿Consigue que los médicos se identifiquen con nuestra visión?
- ¿Revela nuestros valores fundamentales y refleja cómo queremos que nos vean?
No deja de sorprenderme lo deficientes que pueden ser algunos sitios web de clínicas. Piensa en lo que eso comunica a un paciente. Un sitio web desactualizado puede transmitir fácilmente que otras partes de tu clínica también están desactualizadas, por lo que el estándar del sector es actualizar tu sitio web cada 2 o 3 años.
Deberás presupuestar este gasto. Sobre todo porque un buen sitio web debería costarte entre $5000 - $20,000 (USD). Asegúrate de incluirlo en tus proyecciones financieras desde el principio.
9. Configura tu infraestructura
La mejor oportunidad que tendrás para dotar a tu consulta médica de la infraestructura que necesita es antes de abrir sus puertas. Esto significa elegir e implementar el sistema adecuado de historia clínica electrónica (EHR) para tu clínica. Será el elemento más importante del conjunto de herramientas de gestión de la consulta que proporcionarás a tu personal y a tus médicos.
La mejor oportunidad que tendrás para dotar a tu consulta médica de la infraestructura que necesita es antes de abrir sus puertas.
Las historias clínicas electrónicas ayudarán a tu personal y a tus médicos a programar citas de pacientes, consultar sus historiales médicos e introducir toda su facturación médica de acuerdo con el baremo de tarifas. Permiten realizar un seguimiento de Medicaid y Medicare y a los pagadores liquidar las facturas médicas. Para ti, como director, te ayudarán a controlar los reembolsos y te mostrarán la salud financiera de tu clínica.
El problema de los sistemas EHR es que tienen fama de ser muy difíciles de cambiar una vez que están en funcionamiento. Por lo tanto, tómate tu tiempo para investigar los distintos EHR disponibles antes de empezar a trabajar. Considera si cumplen tus objetivos y valores. Invita a cada representante de EHR a presentarte sus servicios y pregunta en otras clínicas médicas para conocer su experiencia con el EHR que utilizan.
Elegimos la historia clínica electrónica que utilizamos por 4 razones principales:
- Permite a los pacientes interactuar con la clínica en línea, ahorrando mucho tiempo a nuestro personal al gestionar consultas telefónicas.
- Conecta a los médicos y al personal. Para una consulta colectiva, permite el trabajo en equipo y la colaboración.
- Es intuitiva y fácil de usar, lo que significa que hay menos oportunidades de que el personal cometa errores.
- Está desarrollada por una empresa grande y reconocida que se ha comprometido a dotar de recursos la mejora de la historia clínica electrónica en el futuro.
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10. Evalúa y adáptate continuamente
Tu primer año de funcionamiento será un año de trabajo muy práctico y tendrás que resolver muchos problemas. ¡No te alarmes cuando las cosas no salgan como esperabas, rara vez lo hacen! Es perfectamente normal que cualquier pequeña empresa tenga dificultades iniciales, y una consulta médica no es diferente.
La mayoría de las veces, me encontraba siendo la voz serena y tranquilizadora de nuestra clínica. Es especialmente fácil que el personal que se ha incorporado desde clínicas más consolidadas entre en pánico cuando se enfrenta a un problema. Tu trabajo consiste en aportar paz y orden, encontrando soluciones rápidas cuando las cosas salen mal.
La mayoría de las veces, me encontraba siendo la voz serena y tranquilizadora de nuestra clínica.
Este último año ha consistido en mejorar el flujo de trabajo de la clínica, corregir nuestros procesos allí donde provocan cuellos de botella y asegurarnos de que nuestros pacientes reciban la mejor atención posible.
Poco a poco estamos llegando al punto en el que queremos estar. Mi consejo para todos los demás que estén empezando su propia consulta médica es que tengan paciencia. Da prioridad y dedícate todo lo que puedas a los asuntos más importantes, y no te preocupes por las cosas que no puedes controlar.
Construir una gran clínica lleva tiempo, pero tu esfuerzo y diligencia darán sus frutos al final.
Contacta con nosotros
Comenzar Symphony Health fue una nueva experiencia para nosotros. Kate (mi esposa) es médica de familia, pero tenía pocos conocimientos sobre la gestión de una consulta. Del mismo modo, yo tenía experiencia en gestión, pero no entendía lo que implicaba prestar asistencia sanitaria. Lo que sí teníamos era una visión, pero después teníamos poca idea de los pasos que debíamos dar para hacerla realidad.
Agradecimos encontrar contactos y conexiones en aquellos primeros días que nos ayudaron a dar los pasos adecuados. Te animo a hacer lo mismo. Rodéate de personas que puedan ayudarte en aquello en lo que te sientas más débil. Encuentra a otras personas que hayan hecho lo mismo y aprende de ellas.
Ser propietario de una empresa que gestiona una clínica médica es una enorme responsabilidad que requiere una planificación cuidadosa, el cumplimiento de las normativas y compromiso con la atención al paciente. El mayor estímulo que puedo darte es: «¡no lo hagas solo!».
Este último año hemos podido poner a prueba todos los consejos que nos han dado, y nos han servido muchísimo. Hasta el punto de que ahora me siento con confianza para ayudar a otros a hacer lo que nosotros hemos hecho. Seguiremos publicando y esperamos conectar con otros propietarios de consultas médicas a través del sitio web y la comunidad de The Medical Practice.