Elegir el sistema EHR adecuado es crucial para tu consulta. Una herramienta de historia clínica electrónica ahorra tiempo, aumenta la precisión, garantiza el cumplimiento normativo y ofrece un buen retorno de la inversión. Sin embargo, elegir la opción equivocada puede provocar un desperdicio de recursos, ineficiencias y problemas de cumplimiento.
Esta guía es para ti si estás navegando por el laberinto de opciones y quieres encontrar una solución que se adapte a las necesidades de tu consulta. Te ayudaré a tomar una decisión que respalde a tu equipo y mejore la atención al paciente sin complicaciones innecesarias.
8 aspectos que debes tener en cuenta al elegir un sistema EHR
Al evaluar a los proveedores de EHR, céntrate en estos factores clave para asegurarte de que la herramienta se adapta a las necesidades de tu consulta. Esto es lo que debes tener en cuenta:
1. Flexibilidad del plan
La flexibilidad del plan te permite ampliar o reducir tu sistema EHR a medida que tu consulta crece o disminuye. Es importante porque tus necesidades pueden cambiar con el tiempo y no querrás quedarte atado a un plan inadecuado. Busca proveedores que ofrezcan ampliaciones o reducciones sencillas del plan sin tarifas elevadas. Durante una demostración, pregunta por el proceso para cambiar de plan y por los costes asociados.
2. Acceso a los datos y elaboración de informes
El acceso a los datos y la elaboración de informes te permiten extraer información útil de los datos y registros de los pacientes, así como de las operaciones de la consulta. Es esencial para tomar decisiones fundamentadas y mejorar la participación de los pacientes. Asegúrate de que el sistema ofrezca informes personalizables y exportaciones de datos sencillas. Prueba esta función durante un periodo de prueba generando un informe de muestra para comprobar lo intuitiva que resulta.
3. Integración con tu conjunto de herramientas tecnológicas
La integración con tu conjunto de herramientas tecnológicas actual garantiza un flujo de trabajo fluido y minimiza las interrupciones. Es importante porque un software EHR que no se integra puede provocar ineficiencias. Verifica la compatibilidad con las herramientas existentes y pide a los proveedores ejemplos de integraciones exitosas que hayan realizado con configuraciones similares.
4. Incorporación y asistencia
La incorporación y la asistencia determinan la rapidez con la que los profesionales sanitarios y sus equipos pueden adaptarse al nuevo sistema. Son fundamentales para minimizar el tiempo de inactividad y la frustración. Busca proveedores que ofrezcan formación completa y asistencia las 24 horas, los 7 días de la semana. Durante la evaluación, pregunta por el proceso de incorporación y los tiempos de respuesta del servicio de asistencia.
5. Permisos basados en roles
Los permisos basados en roles controlan quién puede acceder a qué información sanitaria dentro del sistema EHR. Esta función es importante para mantener la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo. Asegúrate de que el sistema te permita personalizar los permisos según los roles. Pide a los posibles proveedores que demuestren cómo se configuran los permisos durante una demostración.
6. Cumplimiento normativo específico del sector
El cumplimiento normativo del sector sanitario garantiza que el sistema EHR cumpla las normas legales y reglamentarias. Es crucial para evitar multas y mantener la seguridad de los pacientes. Comprueba si el sistema cumple normativas como la HIPAA. Solicita la documentación de cumplimiento y pregunta cómo se mantienen al día con los cambios normativos.
7. Opciones de personalización
Las opciones de personalización te permiten adaptar el sistema EHR a los flujos de trabajo únicos de tu consulta. Esto es importante para maximizar la eficiencia y la satisfacción de los usuarios. Busca sistemas que ofrezcan plantillas y campos personalizables para optimizar los flujos de trabajo. Durante una demostración, solicita ver las funciones de personalización en acción.
8. Compatibilidad móvil o con varias ubicaciones
La compatibilidad con dispositivos móviles o múltiples ubicaciones permite acceder al sistema EHR desde cualquier lugar, incluido el software EHR para iPad, lo que resulta práctico para las consultas con varias ubicaciones o para los profesionales que trabajan sobre la marcha. Es importante para agilizar la calidad de la atención. Asegúrese de que el sistema tenga una interfaz móvil adaptable y sea compatible con configuraciones de múltiples ubicaciones. Los profesionales clínicos deben probar la aplicación móvil durante un periodo de prueba para comprobar su rendimiento.
Cómo elegir un sistema EHR: un marco de 5 pasos
Elegir el sistema EHR adecuado puede resultar abrumador, pero dividir el proceso en pasos manejables lo facilita. Concéntrese en adaptar el sistema a las necesidades específicas y al presupuesto de su consulta. Esta guía paso a paso le ayudará a tomar una decisión informada:
Paso 1: Identifique sus necesidades
Empiece por definir las necesidades de su equipo como primer paso para seleccionar el software del sistema EHR. Esto implica recopilar aportaciones y priorizar los requisitos:
Recopile las aportaciones de las partes interesadas
Involucre a las partes interesadas clave, como médicos, enfermeros, personal administrativo y profesionales de TI. Estas personas aportan información sobre lo que funciona y lo que no. Organice reuniones o distribuya encuestas para recopilar sus comentarios. Esta información ayuda a garantizar que el sistema EHR satisfaga las necesidades de todos.
Enumere y priorice los problemas
Identifique los problemas de su sistema actual y priorícelos. Entre los problemas habituales pueden encontrarse los errores al introducir los datos de los pacientes, el bajo rendimiento del sistema o la falta de integración. Priorícelos según su impacto y frecuencia. Esto le ayudará a centrarse primero en resolver los problemas más urgentes.
Alinee el sistema con las políticas y los objetivos
Alinee sus requisitos con las políticas internas, las preferencias de los proveedores y los objetivos normativos. Compruebe si el sistema cumple los protocolos de seguridad y las normativas HIPAA. Tenga en cuenta las preferencias de los proveedores para facilitar la integración y la asistencia. Asegúrese de que el sistema respalde los objetivos a largo plazo de su consulta.
Diferencie entre lo imprescindible y lo conveniente
Separe las funciones imprescindibles de aquellas que sería conveniente tener. Entre las imprescindibles pueden incluirse los portales seguros para pacientes, el acceso sencillo a los datos y la compatibilidad móvil. Entre las convenientes podrían encontrarse los análisis avanzados, los flujos de trabajo automatizados o los paneles personalizables. Esta distinción le ayuda a centrarse en las funciones esenciales durante la evaluación.
Hágase estas preguntas:
- ¿Qué quejas u obstáculos surgen con mayor frecuencia?
- ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
- ¿Qué funciones resolverían sus 3 problemas principales?
- ¿Qué retorno de la inversión espera obtener?
- ¿Cómo se alinea el sistema con nuestros objetivos normativos?
Paso 2: Investigue a los proveedores de sistemas EHR
Ahora, investigue y compare los proveedores de sistemas EHR para encontrar la opción que mejor se adapte a sus necesidades:
Realice una revisión general de los proveedores
Empiece revisando sitios de opiniones, clasificaciones y casos prácticos. Esto le ofrece una visión general rápida de las opciones disponibles y de cómo se valoran los proveedores. Busque patrones en las opiniones, como elogios o críticas constantes. Esto le ayudará a reducir sus opciones.
Compare en función de las necesidades de su negocio
Compare las ventajas de las herramientas EHR basadas en la nube según el tamaño de su consulta y sus necesidades de integración con soluciones subcontratadas o internas. Las consultas más grandes pueden necesitar sistemas más completos, mientras que las más pequeñas pueden optar por configuraciones más sencillas. Considere en qué medida el sistema se integra con su conjunto tecnológico actual.
Identifique los factores diferenciadores clave
Busque factores diferenciadores clave, como la asistencia durante la implementación, la experiencia de usuario o la flexibilidad para casos de uso específicos. Algunos proveedores ofrecen una amplia ayuda durante la incorporación, mientras que otros destacan por sus interfaces fáciles de usar. Identifique qué distingue a cada proveedor para adaptarlo a sus necesidades específicas.
Documenta tus hallazgos
Mantén un registro detallado de tus hallazgos, incluidos los pros y los contras de cada proveedor. Usa listas con viñetas para organizar las funciones, los precios y las opciones de asistencia. Esta documentación ayuda a tomar decisiones informadas cuando llegue el momento de elegir.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué hace mejor cada herramienta?
- ¿Se adapta al tamaño de tu equipo, tu presupuesto y tu conjunto de herramientas?
- ¿Qué asistencia y documentación están disponibles?
- ¿Hasta qué punto es flexible el sistema para casos de uso específicos?
- ¿Qué valoración recibe la experiencia de usuario?
Principales sistemas EHR que debes considerar
Esta es mi lista de las 10 principales opciones de sistemas EHR disponibles para ayudarte a comenzar tu búsqueda:
Paso 3: Crea una lista de sistemas EHR y ponte en contacto
Reduce las mejores opciones de sistemas EHR y comienza a conversar con posibles colaboradores:
Selecciona los proveedores
Elige entre 2 y 4 proveedores según tu investigación. Céntrate en los que mejor se ajusten a tus necesidades y presupuesto. Esta lista te ayuda a concentrar tus esfuerzos y recursos en las opciones más prometedoras. Ten en cuenta factores como las opiniones de los usuarios, las funciones y la compatibilidad con tus sistemas actuales.
Envía una RFI o una RFP
Envía una Solicitud de Información (RFI) o una RFP del sistema EHR para recopilar información detallada. Utiliza estos documentos para formular preguntas específicas sobre las funciones, los precios y la asistencia. Esto te ayuda a comprender lo que ofrece cada proveedor y cómo puede satisfacer tus necesidades. Adapta tu RFI o RFP para abordar cualquier carencia de tu investigación inicial, lo que facilita la toma de decisiones.
Programa demostraciones y haz preguntas
Programa demostraciones con los proveedores preseleccionados y prepara preguntas concretas. Durante las demostraciones, presta atención a la interfaz de usuario, la facilidad de uso y la forma en que el sistema aborda tus problemas principales. Pregunta por casos de uso reales y por la forma en que el sistema se integra con tus herramientas actuales. Esta interacción te ofrece una visión más clara de cómo funciona el sistema en la práctica.
Utiliza criterios de evaluación coherentes
Aplica criterios de evaluación coherentes a todos los proveedores. Esto garantiza una comparación justa y te ayuda a evitar sesgos. Crea una lista de comprobación con las funciones imprescindibles, las opciones de asistencia y las estructuras de precios. Utilízala para puntuar objetivamente a cada proveedor.
Hazte estas preguntas:
- ¿Puedes explicarme un caso real de un cliente similar a nuestra situación?
- ¿Qué recursos de asistencia o incorporación ofreces?
- ¿Qué funciones requieren una actualización?
- ¿Cómo funciona tu modelo de precios?
- ¿Puede el sistema satisfacer nuestras necesidades normativas específicas?
Paso 4: Elabora el caso de negocio
Convierte la investigación sobre los proveedores en un caso de negocio convincente que tu equipo directivo pueda respaldar:
Resume los problemas principales
Resume claramente los problemas a los que se enfrenta tu equipo y los resultados que esperas del nuevo sistema EHR. Destaca cómo el sistema abordará problemas específicos, como los errores de introducción de datos o la falta de integración. Esto ayuda a demostrar el valor tangible que aportará el sistema. Utiliza viñetas para enumerar los problemas y las mejoras previstas.
Presenta los costes y los plazos
Obtén de los proveedores estimaciones básicas de costes y plazos de implementación del sistema EHR. Presenta estas cifras con claridad, utilizando gráficos o tablas si es necesario. Incluye detalles como el precio del sistema EHR, los costes de formación y los plazos previstos para la implementación. Esta transparencia ayuda a establecer expectativas realistas con tu equipo directivo.
Exponga el ROI y los riesgos
Explique de antemano el retorno de la inversión, las mejoras en la eficiencia y los riesgos de no hacer nada. Muestre los beneficios del software de HCE y cómo pueden ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la atención al paciente. Describa los riesgos financieros y operativos si los problemas actuales siguen sin resolverse. Utilice ejemplos del mundo real para ilustrar las posibles ganancias y pérdidas.
Haga estas preguntas:
- ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
- ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
- ¿Cuáles son las ventajas financieras y operativas?
- ¿Cuánto tiempo llevará la implementación?
- ¿Cuál será el coste total con el tiempo?
Paso 5: Implemente su sistema de HCE e incorpore a sus usuarios
Planifique un proceso de incorporación fluido con el proveedor del sistema de HCE que haya elegido:
Comunique el plan de lanzamiento
Comunique claramente el plan de lanzamiento a todos los usuarios. Comparta los plazos, los calendarios de formación y lo que se puede esperar durante la implementación. Utilice correos electrónicos, reuniones o plataformas internas para mantener a todos informados. Una comunicación constante ayuda a minimizar la confusión y garantiza que todos estén alineados.
Asigne responsables internos
Asigne responsables internos y personas de contacto para el lanzamiento en tiempo real. Estas personas gestionarán el proceso de implementación y actuarán como enlace entre su equipo y el proveedor. Elija a personas que conozcan bien su consulta y puedan gestionar las preguntas y los problemas que surjan.
Garantice la formación y la adopción
Garantice que sus equipos completen la formación y adopten la herramienta de forma coherente. Programe sesiones de formación obligatorias y proporcione recursos como tutoriales o guías de usuario. Fomente el aprendizaje continuo ofreciendo cursos de actualización o talleres. Haga un seguimiento de las tasas de finalización para asegurarse de que todos estén al día.
Cree ciclos de comentarios
Cree ciclos de comentarios durante el lanzamiento, incluidos los recursos del proveedor. Consulte periódicamente a los usuarios para recopilar sus comentarios y abordar sus inquietudes sobre la facilidad de uso. Utilice encuestas o reuniones para recopilar opiniones y colabore con el proveedor para resolver cualquier problema. Estos comentarios continuos ayudan a mejorar la experiencia del usuario y la funcionalidad del sistema.
Haga estas preguntas:
- ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
- ¿Quién es responsable del lanzamiento?
- ¿Cómo hará un seguimiento del éxito inicial?
- ¿Qué recursos de formación están disponibles?
- ¿Cómo recopilará los comentarios de los usuarios?
Qué viene ahora:
Si está investigando una solución de HCE, póngase en contacto gratuitamente con un asesor de SoftwareSelect para recibir recomendaciones.
Rellena un formulario y mantienes una breve conversación en la que se profundiza en los detalles de tus necesidades específicas. Después recibirás una lista reducida de programas que podrás revisar. Incluso te acompañarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.
