Elegir el sistema EHR adecuado es crucial para su consulta. Una herramienta de historia clínica electrónica ahorra tiempo, mejora la precisión, garantiza el cumplimiento normativo y ofrece un buen retorno de la inversión. Sin embargo, una elección equivocada puede provocar un desperdicio de recursos, ineficiencias y problemas de cumplimiento.
Esta guía es para usted si está explorando la gran variedad de opciones y quiere encontrar una solución que se adapte a las necesidades de su consulta. Le ayudaré a tomar una decisión que apoye a su equipo y mejore la atención al paciente sin complicaciones innecesarias.
8 aspectos que debe buscar al elegir un sistema EHR
Al evaluar proveedores de EHR, céntrese en estos factores clave para asegurarse de que la herramienta se ajusta a las necesidades de su consulta. Esto es lo que debe tener en cuenta:
1. Flexibilidad del plan
La flexibilidad del plan le permite ampliar o reducir su sistema EHR a medida que su consulta crece o disminuye. Es importante porque sus necesidades pueden cambiar con el tiempo y no querrá quedarse atascado con un plan inadecuado. Busque proveedores que ofrezcan ampliaciones o reducciones sencillas y escalables sin tarifas elevadas. Durante una demostración, pregunte por el proceso para cambiar de plan y por los costes asociados.
2. Acceso a los datos y generación de informes
El acceso a los datos y la generación de informes le permiten extraer información útil de los datos y registros de los pacientes, así como de las operaciones de la consulta. Es esencial para tomar decisiones fundamentadas y mejorar la participación de los pacientes. Asegúrese de que el sistema ofrece informes personalizables y exportaciones de datos sencillas. Pruebe esta función durante un periodo de prueba generando un informe de muestra para comprobar lo intuitiva que resulta.
3. Integración con su conjunto tecnológico
La integración con su conjunto tecnológico actual garantiza un flujo de trabajo fluido y minimiza las interrupciones. Es importante porque un software EHR que no se integra puede provocar ineficiencias. Verifique la compatibilidad con las herramientas existentes y pida a los proveedores ejemplos de integraciones satisfactorias que hayan realizado con configuraciones similares.
4. Incorporación y asistencia
La incorporación y la asistencia determinan la rapidez con la que los profesionales sanitarios y sus equipos pueden adaptarse al nuevo sistema. Es fundamental para minimizar el tiempo de inactividad y la frustración. Busque proveedores que ofrezcan formación completa y asistencia las 24 horas, los 7 días de la semana. Durante la evaluación, pregunte por el proceso de incorporación y los tiempos de respuesta del servicio de asistencia.
5. Permisos basados en roles
Los permisos basados en roles controlan quién puede acceder a qué información sanitaria dentro del sistema EHR. Esta función es importante para mantener la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo. Asegúrese de que el sistema le permite personalizar los permisos en función de los roles. Pida a los posibles proveedores que le muestren cómo se configuran los permisos durante una demostración.
6. Cumplimiento normativo específico del sector
El cumplimiento de la normativa del sector sanitario garantiza que el sistema EHR cumple las normas legales y reglamentarias. Es fundamental para evitar multas y mantener la seguridad de los pacientes. Compruebe si el sistema cumple normativas como HIPAA. Solicite documentación sobre el cumplimiento y pregunte cómo se mantienen al día con los cambios normativos.
7. Opciones de personalización
Las opciones de personalización le permiten adaptar el sistema EHR a los flujos de trabajo únicos de su consulta. Esto es importante para maximizar la eficiencia y la satisfacción de los usuarios. Busque sistemas que ofrezcan plantillas y campos personalizables para optimizar los flujos de trabajo. Durante una demostración, solicite ver las funciones de personalización en acción.
8. Compatibilidad móvil o con varias ubicaciones
La compatibilidad con dispositivos móviles o con varias ubicaciones permite acceder al sistema EHR desde cualquier lugar, incluso mediante software EHR para iPad, lo que resulta práctico para consultas con varias ubicaciones o profesionales que se desplazan. Es importante para agilizar la calidad de la atención. Asegúrese de que el sistema tenga una interfaz móvil adaptable y sea compatible con configuraciones de varias ubicaciones. Los profesionales clínicos deben probar la aplicación móvil durante un periodo de prueba para comprobar su rendimiento.
Cómo elegir un sistema EHR: un marco de 5 pasos
Elegir el sistema EHR adecuado puede resultar abrumador, pero dividir el proceso en pasos manejables lo facilita. Concéntrese en adaptar el sistema a las necesidades específicas y al presupuesto de su consulta. Esta guía paso a paso le ayudará a tomar una decisión informada:
Paso 1: Identifique sus necesidades
Comience por definir las necesidades de su equipo como primer paso para seleccionar el software del sistema EHR. Esto implica recopilar aportaciones y definir sus requisitos del EHR:
Recopile las aportaciones de las partes interesadas
Involucre a las principales partes interesadas, como médicos, enfermeros, personal administrativo y personal de TI. Pueden aportar información sobre lo que funciona y lo que no. Organice reuniones o distribuya encuestas para recopilar sus comentarios. Estas aportaciones ayudan a garantizar que el sistema EHR satisfaga las necesidades de todos.
Enumere y priorice los puntos problemáticos
Identifique los puntos problemáticos de su sistema actual y priorícelos. Entre los problemas habituales pueden encontrarse los errores al introducir datos de pacientes, el bajo rendimiento del sistema o la falta de integración. Establezca prioridades según el impacto y la frecuencia. Esto le ayuda a centrarse primero en resolver los problemas más urgentes.
Alinee el sistema con las políticas y los objetivos
Alinee sus requisitos con las políticas internas, las preferencias del proveedor y los objetivos normativos. Compruebe si el sistema cumple los protocolos de seguridad y las normativas HIPAA. Tenga en cuenta las preferencias del proveedor para facilitar la integración y la asistencia. Asegúrese de que el sistema respalde los objetivos a largo plazo de su consulta.
Diferencie entre lo imprescindible y lo conveniente
Separe las funciones imprescindibles de las que simplemente sería conveniente tener. Entre las imprescindibles pueden incluirse los portales seguros para pacientes, el acceso sencillo a los datos y la compatibilidad móvil. Entre las convenientes podrían encontrarse los análisis avanzados, los flujos de trabajo automatizados o los paneles personalizables. Esta distinción le ayuda a centrarse en las funciones esenciales durante la evaluación.
Haga estas preguntas:
- ¿Qué quejas u obstáculos surgen con mayor frecuencia?
- ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
- ¿Qué funciones resolverían sus 3 principales puntos problemáticos?
- ¿Qué ROI espera obtener de esta inversión?
- ¿Cómo se alinea el sistema con nuestros objetivos normativos?
Paso 2: Investigue a los proveedores de sistemas EHR
Ahora, investigue y compare los proveedores de sistemas EHR para encontrar la opción que mejor se adapte a sus necesidades:
Realice una revisión general de los proveedores
Comience consultando sitios de reseñas, clasificaciones y estudios de casos. Esto le ofrece una visión general rápida de las opciones disponibles y de la valoración de los proveedores. Busque patrones en las reseñas, como elogios o críticas constantes. Esto le ayudará a reducir sus opciones.
Compare en función de las necesidades de su negocio
Compare las ventajas de las herramientas EHR basadas en la nube en función del tamaño de su consulta y de sus necesidades de integración con soluciones externalizadas o internas. Las consultas más grandes pueden necesitar sistemas más sólidos, mientras que las más pequeñas pueden optar por configuraciones más sencillas. Considere en qué medida se integra el sistema con su conjunto tecnológico actual.
Identifique los factores diferenciadores clave
Busca elementos diferenciadores clave, como el apoyo durante la implementación, la experiencia del usuario o funcionalidades específicas para determinadas especialidades, como sistemas EHR diseñados para consultas de psiquiatría. Algunos proveedores ofrecen una amplia asistencia durante la incorporación, mientras que otros destacan por sus interfaces fáciles de usar. Identifica qué diferencia a cada proveedor para encontrar la opción que mejor se adapte a tus necesidades específicas.
Documenta tus conclusiones
Mantén un registro detallado de tus conclusiones, incluidos los pros y los contras de cada proveedor. Utiliza listas con viñetas para organizar las funcionalidades, los precios y las opciones de asistencia. Esta documentación te ayudará a tomar una decisión fundamentada cuando llegue el momento de elegir.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué hace mejor cada herramienta?
- ¿Se adapta al tamaño de tu equipo, tu presupuesto y tu conjunto de herramientas?
- ¿Qué asistencia y documentación están disponibles?
- ¿Hasta qué punto es flexible el sistema para casos de uso específicos?
- ¿Qué valoración reciben las herramientas en las reseñas sobre la experiencia del usuario?
Principales sistemas EHR que debes considerar
Esta es mi lista de las 10 principales opciones de sistemas EHR disponibles para ayudarte a comenzar tu búsqueda:
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Paso 3: Elabora una lista corta de sistemas EHR y contacta con los proveedores
Reduce tus opciones de sistemas EHR a las mejores y empieza a conversar con posibles socios:
Elabora una lista corta de proveedores
Elige entre 2 y 4 proveedores basándote en tu investigación. Céntrate en los que mejor se ajusten a tus necesidades y presupuesto. Esta lista corta te ayuda a concentrar tus esfuerzos y recursos en las opciones más prometedoras. Ten en cuenta factores como las reseñas de los usuarios, las funcionalidades y la compatibilidad con tus sistemas actuales.
Envía una RFI o RFP
Envía una solicitud de información (RFI) o una RFP de sistemas EHR para recopilar información detallada. Utiliza estos documentos para plantear preguntas específicas sobre las funcionalidades, los precios y la asistencia. Esto te ayudará a comprender qué ofrece cada proveedor y cómo puede satisfacer tus necesidades. Adapta tu RFI o RFP para abordar cualquier carencia detectada en tu investigación inicial, lo que facilitará la toma de decisiones.
Programa demostraciones y haz preguntas
Programa demostraciones con los proveedores incluidos en la lista corta y prepara preguntas concretas. Durante las demostraciones, presta atención a la interfaz de usuario, la facilidad de uso y la forma en que el sistema aborda tus principales problemas. Pregunta por casos de uso reales y por la manera en que el sistema se integra con tus herramientas actuales. Esta interacción te dará una visión más clara de cómo funciona el sistema en la práctica.
Utiliza criterios de evaluación coherentes
Aplica criterios de evaluación coherentes a todos los proveedores. Esto garantiza una comparación justa y te ayuda a evitar sesgos. Crea una lista de comprobación con las funcionalidades imprescindibles, las opciones de asistencia y las estructuras de precios. Utilízala para puntuar objetivamente a cada proveedor.
Hazte estas preguntas:
- ¿Puedes explicarme un caso real de un cliente similar a nuestra organización?
- ¿Qué recursos de asistencia o incorporación ofrecéis?
- ¿Qué funcionalidades requieren una actualización?
- ¿Cómo funciona vuestro modelo de precios?
- ¿Puede el sistema satisfacer nuestras necesidades normativas específicas?
Paso 4: Elabora la justificación empresarial
Convierte tu investigación sobre los proveedores en una justificación empresarial convincente que tu equipo directivo pueda respaldar:
Resume los problemas principales
Resume claramente los problemas a los que se enfrenta tu equipo y los resultados que esperas del nuevo sistema EHR. Destaca cómo el sistema abordará problemas concretos, como los errores de introducción de datos o la falta de integración. Esto ayuda a demostrar el valor tangible que aportará el sistema. Utiliza viñetas para enumerar los problemas y las mejoras previstas.
Presentar los costes y los plazos
Obtén de los proveedores estimaciones básicas de costes y plazos de implementación del sistema EHR. Presenta estas cifras con claridad, utilizando gráficos o tablas si es necesario. Incluye detalles como el precio del sistema EHR, los costes de formación y los plazos previstos para la implementación. Esta transparencia ayuda a establecer expectativas realistas con tu equipo directivo.
Explicar el ROI y los riesgos
Explica por adelantado el retorno de la inversión, las mejoras de eficiencia y los riesgos de no hacer nada. Muestra los beneficios del software EHR y cómo pueden ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la atención al paciente. Expón los riesgos financieros y operativos si no se abordan los problemas actuales. Utiliza ejemplos del mundo real para ilustrar las posibles ganancias y pérdidas.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
- ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
- ¿Cuáles son las ventajas financieras y operativas?
- ¿Cuánto tiempo llevará la implementación?
- ¿Cuál será el coste total a lo largo del tiempo?
Paso 5: Implementa tu sistema EHR e incorpora a tus usuarios
Planifica un proceso de incorporación fluido con el proveedor del sistema EHR que hayas elegido:
Comunica el plan de implementación
Comunica claramente el plan de implementación a todos los usuarios. Comparte los plazos, los calendarios de formación y lo que se puede esperar durante la implementación. Utiliza correos electrónicos, reuniones o plataformas internas para mantener a todos informados. Una comunicación constante ayuda a minimizar la confusión y garantiza que todos estén al tanto.
Asigna responsables internos
Asigna responsables internos y personas de contacto para la implementación en tiempo real. Estas personas gestionarán el proceso de implementación y actuarán como enlace entre tu equipo y el proveedor. Elige a personas que conozcan bien tu consulta y puedan gestionar las preguntas y los problemas que surjan.
Garantiza la formación y la adopción
Asegúrate de que tus equipos completen la formación y adopten la herramienta de forma coherente. Programa sesiones de formación obligatorias y proporciona recursos como tutoriales o guías de usuario. Fomenta el aprendizaje continuo ofreciendo cursos de repaso o talleres. Realiza un seguimiento de las tasas de finalización para asegurarte de que todos estén al día.
Crea ciclos de retroalimentación
Crea ciclos de retroalimentación durante la implementación, incluidos los recursos del proveedor. Consulta periódicamente a los usuarios para recopilar sus comentarios y abordar sus inquietudes sobre la facilidad de uso. Utiliza encuestas o reuniones para recabar opiniones y trabaja con el proveedor para resolver cualquier problema. Esta retroalimentación continua ayuda a mejorar la experiencia del usuario y la funcionalidad del sistema.
Hazte estas preguntas:
- ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
- ¿Quién es responsable de la implementación?
- ¿Cómo harás un seguimiento de los primeros éxitos?
- ¿Qué recursos de formación están disponibles?
- ¿Cómo recopilarás los comentarios de los usuarios?
Qué hacer a continuación:
Si estás investigando una solución EHR, contacta gratuitamente con un asesor de SoftwareSelect para obtener recomendaciones.
Rellenarás un formulario y tendrás una breve conversación en la que profundizarán en los detalles de tus necesidades específicas. Después recibirás una lista de programas preseleccionados para revisar. Incluso te ayudarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.
