Key Takeaways
Los médicos emprendedores pueden encontrar grandes oportunidades para implementar nuevas ideas y mejorar la atención sanitaria local, logrando cambios significativos y disfrutando al mismo tiempo de posibles beneficios económicos.
Iniciar una nueva consulta puede resultar abrumador debido a los numerosos desafíos, pero comprender los pasos iniciales fundamentales puede ayudar a afrontar las complejidades del proceso.
Iniciar una consulta médica es una de las cosas más gratificantes que se pueden hacer. Existe una cantidad increíble de oportunidades para que los emprendedores con ideas innovadoras impulsen cambios en la atención sanitaria local. Las recompensas económicas también pueden ser importantes.
Un año después de poner en marcha Symphony Health, estamos encantados de haber dado el paso. Es extraordinario ver cómo tu visión cobra forma y trabajar en el tipo de clínica con el que siempre habías soñado. Dicho esto, es fácil olvidar lo abrumados que nos sentimos al principio. Del mismo modo, si estás pensando en iniciar tu propia consulta, es posible que tengas la cabeza dando vueltas mientras contemplas todo lo que implica.
Existe una cantidad increíble de oportunidades para que los emprendedores con ideas innovadoras impulsen cambios en la atención sanitaria local.
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1. Elabora un plan de negocio
Es fácil considerar un plan de negocio como un trámite que hay que cumplir para obtener financiación del banco. ¡Al menos así lo veía yo! Sin embargo, me sorprende cuánto seguimos recurriendo a nuestro plan de negocio incluso ahora que ya estamos establecidos. Dedicar tiempo a hacerlo bien es una inversión a largo plazo.
Un buen plan de negocio no empieza con el portátil abierto. Empieza saliendo a investigar las necesidades médicas de tu comunidad. Requiere conectar con la gente, comprender sus necesidades y descubrir posibles competidores. También requiere que sueñes en voz alta: compartir tu visión y recibir comentarios de personas que saben de lo que hablan.
Un buen plan de negocio no empieza con el portátil abierto. Empieza saliendo a investigar las necesidades médicas de tu comunidad.
Cuando sientas que estás deseando escribir las cosas solo entonces estarás preparado para plasmarlo en papel. Escribí y reescribí «nuestra visión y objetivos» lo que debieron de ser cien veces, hasta que sentí que reflejaba de forma concisa lo que queríamos hacer. La gran ventaja de dedicar tiempo a esto es que después facilitó la redacción del resto de nuestro plan.
Definir la estructura de tu clínica, los servicios, las necesidades de personal y la estrategia de marketing es mucho más fácil cuando puedes expresar claramente tus objetivos.
2. Crea un presupuesto
Según nuestra experiencia, la mayoría de los directores de clínicas médicas están motivados principalmente por el cambio que pueden aportar a la vida de los pacientes, más que por generar beneficios. A menudo se considera que tener conocimientos empresariales es secundario al bienestar del paciente. Sin embargo, solo podrás atender de la mejor manera las necesidades de tus pacientes y proporcionar una atención longitudinal si existe una buena gestión financiera de la consulta desde el principio.
Cuando iniciamos nuestro nuevo negocio, ambos nos dimos cuenta de que la planificación financiera no era nuestro fuerte. Por eso buscamos consultores con experiencia en la creación de presupuestos para consultas médicas. Nos crearon en una aplicación un presupuesto de 5 años muy detallado y escalable, que podemos editar y actualizar a medida que crecemos. Ha demostrado ser un recurso inestimable al que seguimos recurriendo una y otra vez mientras tomamos decisiones sobre aspectos como la contratación de personal y las adquisiciones importantes.
Solo podrás atender de la mejor manera las necesidades de tus pacientes y proporcionar una atención longitudinal si existe una buena planificación financiera desde el principio.
Recomendaría encarecidamente a cualquiera que esté iniciando una nueva consulta que busque consultores que puedan ayudarle con sus previsiones financieras y proporcionarle las herramientas necesarias para ampliar su presupuesto en el futuro. ¡Tu banco también lo agradecerá!
3. Obtén financiación
¡El flujo de caja lo es todo! Como ocurre con cualquier pequeña empresa, durante los primeros 9 meses de funcionamiento de Symphony Health salía de nuestra clínica un flujo constante e interminable de dinero. Tuvimos que adquirir mucho antes de poder permitírnoslo las oficinas que alquilamos, el personal, el equipamiento médico, el material de oficina y los seguros.
Por suerte, encontramos a un representante bancario con experiencia en trabajar con nuevas consultas médicas. Nos concedieron una cuenta bancaria con una línea de crédito considerable y una buena tarjeta de crédito, que nos ayudaron a superar nuestro primer año de actividad hasta que finalmente pudimos empezar a obtener beneficios.
Te animo a que establezcas contactos en el mundo financiero para descubrir qué prestamistas ven con buenos ojos a las empresas médicas emergentes. No te limites a acudir al banco «de siempre». Compara distintas opciones. Investiga y ponte en contacto con diferentes instituciones financieras para ver qué pueden ofrecerte. Y, lo más importante, encuentra a un representante bancario que comprenda y crea en lo que estás haciendo.
Nuestra asociación médica nos puso en contacto con una empresa de gestión financiera que ha sido inestimable para relacionarnos con las personas adecuadas. Del mismo modo, ponerte en contacto con tu asociación médica sería un buen punto de partida para crear también tus propios contactos financieros.
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4. Crea tu red de contactos
Mientras sigues leyendo, verás que la mayoría de los pasos que hemos dado en nuestro camino solo fueron posibles porque dedicamos tiempo a establecer contactos con otros profesionales y organizaciones del sector sanitario. Desde la oficina que ahora tenemos alquilada hasta la contratación del personal que tenemos, las relaciones que hemos establecido han sido de gran ayuda.
Cuando empieces, pronto notarás las áreas en las que necesitarás ayuda. Habrá carencias que tendrás que cubrir, ya sea encontrar un proveedor para el material de oficina, suministros médicos o encontrar personal de limpieza fiable. Necesitarás recomendaciones rápidas para muchas de estas cosas, y una buena red podrá proporcionártelas.
Cuando te resulte difícil crear contactos de forma natural, te recomiendo encarecidamente utilizar las redes sociales. Me sorprende lo útiles que son sitios web como este para poner en contacto a profesionales del mismo sector, y animaría a cualquiera a hacer un buen uso de ellos.
Necesitarás recomendaciones rápidas para muchas cosas que una buena red podrá proporcionarte.
5. Elige tu ubicación
Fue gracias a nuestros contactos que no tuvimos que buscar un edificio desde el que operar. En su lugar, ¡el edificio nos encontró a nosotros! Dos médicos de familia locales que estaban a punto de jubilarse habían oído hablar de nuestros planes y se pusieron en contacto con nosotros para ofrecernos el alquiler de su consulta médica.
Después de considerar todas nuestras opciones, decidimos aceptar su oferta. La ventaja evidente era que nos ayudaba a mantener bajos los costes iniciales, adquiriendo todo su equipo y material de oficina a buen precio. También nos ahorró el tiempo que habría supuesto comprar todo lo que necesitábamos para empezar a trabajar. Además, la clínica ya tenía presencia y era conocida por la comunidad.
También había algunos inconvenientes. La consulta que heredamos estaba anticuada y necesitaba mucho trabajo para actualizarla. El contrato de alquiler que negociamos se complicó por el apego emocional que los médicos que se jubilaban sentían hacia su clínica, que llevaba 30 años funcionando. También tuvimos que esforzarnos mucho para establecer nuestra propia cultura en la clínica. Muchos pacientes acudían esperando que todo siguiera igual, sin darse cuenta de que éramos una nueva consulta médica, con personal e ideas nuevos.
La alternativa habría sido alquilar o comprar un espacio de oficina vacío y construir la clínica desde cero. En un mundo ideal, esto te permitiría crear desde el principio un espacio clínico que reflejara tu visión. Sin embargo, seguir este camino lleva mucho más tiempo y es más costoso. Esto fue lo que finalmente nos convenció para tomar la decisión que tomamos.
Te aconsejaría que te tomes tu tiempo al decidir la ubicación. Considera aspectos como el tránsito de personas, la comodidad de los pacientes, el aparcamiento y, por supuesto, el precio del alquiler o la compra. Ten en cuenta que a menudo es difícil encontrar edificios con la calificación urbanística adecuada para uso médico, y que las licencias necesarias para remodelarlos pueden tardar en concederse.
Recomendaría encarecidamente a cualquiera que hiciera lo mismo que nosotros y mirara más allá del sector inmobiliario, preguntando a profesionales médicos locales si tienen información interna sobre médicos que puedan jubilarse próximamente.
6. Contrata y conserva personal cualificado
Al habernos comprometido con un amplio espacio de oficina con capacidad para 6 médicos y un equipo de personal, ¡teníamos que ocuparlo!
Médicos
La clave para cualquier consulta médica de éxito es contratar a médicos cualificados y con licencia que hayan completado todo el proceso de acreditación. En última instancia, serán los médicos con buena reputación quienes atraigan a la gente a tu clínica. Por eso es increíblemente importante contar con una estrategia para contratar médicos y conservarlos en el futuro.
En última instancia, serán los médicos con buena reputación quienes atraigan a la gente a tu clínica.
Nuestro plan para contratar médicos ha consistido en aprovechar bien nuestros contactos y redes profesionales. Después, explicamos a los médicos interesados una visión clara y ambiciosa de hacia dónde nos dirigimos. Nos comprometemos a proporcionarles tecnología y equipos actualizados, así como un lugar de trabajo cuidado. También nos esforzamos por ofrecerles el mejor personal que podamos encontrar.
Personal administrativo
En lo que respecta al personal administrativo, tuvimos una mala experiencia al principio, cuando contratamos a alguien que no era adecuado para el puesto. A raíz de esta experiencia, aprendimos la importancia de trabajar con especialistas en Recursos Humanos para que nos ayudaran a perfeccionar la forma en que contratamos y cuidamos a nuestro personal. Ahora se encargan de todo este proceso por nosotros: nos ayudan con las entrevistas, preparan los contratos, gestionan el seguro médico y se ocupan de la indemnización por accidentes laborales. Recomendaría a cualquier clínica nueva externalizar sus necesidades de recursos humanos a empresas de este tipo.
También te remitiría a esta guía para contratar a un gerente de consulta—al principio, quizá seas tú quien gestione la consulta, pero muy pronto probablemente necesitarás que alguien asuma esta responsabilidad.
También te recomendaría que buscaras personal cuyos valores estén alineados con los de tu clínica. Al publicar una vacante en internet, utiliza sitios web de búsqueda de empleo fiables que puedan encargarse de gran parte de la selección por ti. Después, tómate tu tiempo para estructurar las entrevistas de modo que puedas evaluar hasta qué punto cada candidato encaja con los valores y la experiencia que buscas.
7. Obtén las licencias, permisos y seguros necesarios
¡Sin duda, la lección más difícil que hemos aprendido!
Por razones obvias, los proveedores de atención sanitaria son examinados más minuciosamente que la mayoría de las empresas. Por lo tanto, tendrás que asegurarte especialmente de que tu clínica haya completado todo el proceso de constitución y disponga de todas las licencias médicas correspondientes. Al mismo tiempo, ¡recuerda contratar una cobertura de seguro adecuada!
Gestionar tu tiempo mediante la gestión de proyectos es esencial para asegurarte de que no se pase nada por alto.
La vida durante esos primeros días de la puesta en marcha de tu clínica será implacable. Al mismo tiempo, tendrás que gestionar al nuevo personal, llevar la contabilidad, adquirir el equipamiento de oficina, establecer políticas y procedimientos, y supervisar el desarrollo de las instalaciones de tu consulta. ¡Me pongo a sudar solo de recordarlo todo!
Gestionar tu tiempo mediante la gestión de proyectos es esencial para asegurarte de que no se pase nada por alto. Será especialmente tentador echar un vistazo por encima a todo el papeleo que se te exigirá. Por desgracia, eso volvió para pasarme factura cuando nos vimos obligados a cerrar debido a una inundación de la clínica provocada por el desbordamiento de las aguas residuales. Entonces fue muy duro descubrir que estábamos insuficientemente asegurados.
Si no tienes buen ojo para los detalles, mi consejo es que contrates a un abogado especializado en derecho mercantil para asegurarte de que cumples todas las normativas que se te exigen. También podrá decirte si tienes un buen seguro de responsabilidad civil o un seguro de responsabilidad profesional. Asimismo, te recomendaría comparar distintas compañías de seguros para encontrar un corredor que comprenda las necesidades de tu consulta.
8. Desarrolla una estrategia de marketing
Independientemente de si tienes una clínica de atención primaria o una consulta privada, necesitarás una buena estrategia de marketing. Por supuesto, hay clínicas ubicadas en lugares con pocos médicos que no tendrán que esforzarse mucho para atraer pacientes. Sin embargo, incluso en esos casos, tener una buena presencia en internet sigue siendo importante para ayudar a la gente a encontrarte y entender los servicios que ofreces.
Un sitio web desactualizado puede comunicar fácilmente que otras partes de tu clínica también están desactualizadas.
Tu sitio web refleja muchísimas cosas. Para la mayoría de las personas, será su primera impresión de tu clínica y de tu médico.
Más allá de eso, lo que nos preocupa de nuestro sitio web es lo que comunica a los médicos que podrían estar interesados en trabajar con nosotros:
- ¿Está nuestro sitio web alineado con nuestra estrategia de contratación?
- ¿Consigue atraer a los médicos a nuestra visión?
- ¿Revela nuestros valores fundamentales y refleja cómo queremos que nos vean?
No deja de sorprenderme lo deficientes que pueden ser algunos sitios web de clínicas. Piensa en lo que eso comunica a un paciente. Un sitio web desactualizado puede comunicar fácilmente que otras partes de tu clínica también están desactualizadas, por lo que el estándar del sector es renovar tu sitio web cada 2 o 3 años.
Deberás incluir esto en tu presupuesto. Especialmente porque un buen sitio web debería costarte entre $5000 - $20,000 (USD). Asegúrate de tenerlo en cuenta en tus proyecciones financieras desde el principio.
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9. Configura tu infraestructura
La mejor oportunidad que tendrás para proporcionar a tu consulta médica la infraestructura que necesita es antes de abrir sus puertas. Esto significa elegir e implementar el sistema de historia clínica electrónica (EHR) adecuado para tu clínica. Será el elemento más importante del conjunto de herramientas de gestión de la consulta que proporcionarás a tu personal y a tus médicos.
La mejor oportunidad que tendrás para proporcionar a tu consulta médica la infraestructura que necesita es antes de abrir sus puertas.
Las historias clínicas electrónicas ayudarán a tu personal y a tus médicos a programar citas de pacientes, consultar sus historiales médicos e introducir toda su facturación médica conforme al baremo de tarifas. Permiten realizar un seguimiento de Medicaid y Medicare y hacen posible que los pagadores liquiden las facturas médicas. A ti, como director, te ayudarán a realizar un seguimiento de los reembolsos y te mostrarán la salud financiera de tu clínica.
El problema de los sistemas EHR es que tienen fama de ser muy difíciles de cambiar una vez que están en funcionamiento. Por lo tanto, tómate tu tiempo para investigar los distintos sistemas EHR disponibles antes de empezar a operar. Considera si responden a tus objetivos y valores. Invita a cada representante de EHR a presentarte sus servicios y pregunta a otras clínicas médicas para conocer su experiencia con el EHR que utilizan.
Elegimos la historia clínica electrónica que utilizamos por 4 razones principales:
- Permite a los pacientes interactuar con la clínica en línea, ahorrando mucho tiempo a nuestro personal al gestionar consultas telefónicas.
- Conecta a los médicos y al personal. Para una consulta médica grupal, permite el trabajo en equipo y la colaboración.
- Es intuitiva y fácil de usar, lo que significa que hay menos oportunidades de que el personal cometa errores.
- Está desarrollada por una empresa grande y de buena reputación que se ha comprometido a proporcionar recursos para mejorar la historia clínica electrónica en el futuro.
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10. Evalúa y adáptate continuamente
Tu primer año de funcionamiento será un año de trabajo «a pie de obra» y tendrás que resolver muchos problemas. ¡No te alarmes cuando las cosas no salgan como esperabas, rara vez lo hacen! Es perfectamente normal que cualquier pequeña empresa tenga problemas iniciales, y una consulta médica no es diferente.
La mayoría de las veces, me encontraba siendo la voz serena y tranquilizadora de nuestra clínica. Es especialmente fácil que el personal que se ha incorporado desde clínicas más consolidadas entre en pánico cuando se enfrenta a un problema. Tu trabajo consiste en aportar paz y orden, encontrando soluciones rápidas cuando las cosas salen mal.
La mayoría de las veces, me encontraba siendo la voz serena y tranquilizadora de nuestra clínica.
Este último año se ha centrado en mejorar el flujo de trabajo en la clínica, corregir nuestros procesos allí donde están provocando cuellos de botella y asegurarnos de que nuestros pacientes reciban la mejor atención posible.
Poco a poco nos estamos acercando a donde queremos estar. Mi consejo para todos los que estén empezando su propia consulta médica es que tengan paciencia. Prioriza y dedica todo lo que puedas a los asuntos más importantes, y no te preocupes por las cosas que no puedes controlar.
Construir una clínica excelente lleva tiempo, pero tu esfuerzo y diligencia acabarán dando sus frutos.
Contacta con nosotros
Comenzar Symphony Health fue una experiencia nueva para nosotros. Kate (mi esposa) es médica de familia, pero tenía pocos conocimientos sobre la gestión de una consulta. Del mismo modo, yo tenía experiencia en gestión, pero no entendía lo que implicaba prestar asistencia sanitaria. Lo que sí teníamos era una visión, pero apenas teníamos idea de los pasos que debíamos dar para alcanzarla.
Agradecimos encontrar contactos y conexiones en aquellos primeros días que nos ayudaron a dar los pasos adecuados. Te animaría a hacer lo mismo. Rodéate de personas que puedan ayudarte allí donde te sientas más débil. Encuentra a otras personas que hayan hecho lo mismo y aprende de ellas.
Ser propietario de una empresa que gestiona una clínica médica es una enorme responsabilidad que requiere una planificación cuidadosa, el cumplimiento de la normativa y compromiso con la atención al paciente. El mayor estímulo que puedo darte es: «¡no lo hagas solo!»
Este último año hemos podido poner a prueba todos los consejos que nos han dado, y nos han servido mucho. Hasta el punto de que ahora me siento preparado para ayudar a otros a hacer lo que nosotros hemos hecho. Seguiremos publicando contenido y esperamos conectar con otros propietarios de consultas médicas a través del sitio web y la comunidad de The Medical Practice.
