Cómo Empezar un Consultorio Médico
Los médicos emprendedores pueden encontrar grandes oportunidades para implementar nuevas ideas y mejorar la atención médica local, generando cambios significativos y disfrutando posibles recompensas financieras.
Empezar una nueva consulta puede ser intimidante y tener numerosos desafíos, pero entender los pasos clave tempranos puede ayudar a navegar por las complejidades involucradas.
Comenzar un consultorio médico es una de las cosas más gratificantes que puedes hacer. Existe una increíble cantidad de oportunidades para emprendedores con ideas frescas que buscan transformar la atención sanitaria local. Las recompensas financieras también pueden ser significativas.
Un año después de lanzar Symphony Health, estamos muy contentos de haber dado este salto. Es asombroso ver cómo tu visión toma forma y poder trabajar en la clínica con la que siempre soñaste. Habiendo dicho esto, es fácil olvidar lo abrumados que nos sentimos al principio. Igualmente, si estás pensando en iniciar tu propio consultorio, puede que tu cabeza esté dando vueltas considerando todo lo que implica.
Existe una increíble cantidad de oportunidades para emprendedores con ideas frescas que buscan transformar la atención sanitaria local.
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1. Desarrolla un plan de negocio
Es fácil ver un plan de negocio como un simple trámite burocrático para conseguir financiación en el banco. Al menos, así lo veía yo. Sin embargo, me sorprende la cantidad de veces que sigo recurriendo a nuestro plan de negocio, incluso ahora que ya estamos consolidados. Tomarse el tiempo para hacerlo bien es una inversión a largo plazo.
Un buen plan de negocios no comienza con tu portátil abierto. Empieza saliendo a investigar las necesidades médicas de tu comunidad. Requiere conectar con las personas, entender sus necesidades y averiguar acerca de posibles competidores. También requiere que sueñes en voz alta; compartir tu visión y recibir retroalimentación de quienes saben de lo que hablan.
Un buen plan de negocios no comienza con tu portátil abierto. Empieza saliendo a investigar las necesidades médicas de tu comunidad.
Cuando sientas que estás deseando escribirlo todo sólo entonces estarás listo para plasmarlo en papel. Escribí y reescribí ‘nuestra visión y objetivos’ lo que me pareció un centenar de veces hasta que sentí que reflejaba de manera concisa lo que queríamos lograr. El gran beneficio de tomarse este tiempo es que luego facilitó mucho escribir el resto de nuestro plan.
Resumir la estructura de tu clínica, servicios, necesidades de personal y estrategia de marketing es mucho más sencillo cuando puedes articular claramente tus objetivos.
2. Crea un Presupuesto
Nuestra experiencia es que la mayoría de los directores de clínicas médicas están motivados principalmente por el cambio que pueden generar en la vida de los pacientes más que en obtener ganancias. Tener buena visión empresarial a menudo se considera secundario al bienestar del paciente. Sin embargo, sólo podrás atender mejor las necesidades de tus pacientes y ofrecer atención longitudinal si existe una buena gestión financiera de la práctica desde el principio.
Cuando comenzamos nuestro nuevo negocio ambos nos dimos cuenta de que la planificación financiera no era nuestro fuerte. Por ello, buscamos consultores con experiencia en la creación de presupuestos para consultorios médicos. Ellos nos elaboraron un presupuesto muy detallado y escalable a 5 años en una aplicación que podemos editar y actualizar a medida que crecemos. Ha resultado ser un recurso invaluable al que seguimos recurriendo una y otra vez al tomar decisiones sobre temas como contratación de personal y adquisiciones importantes.
Sólo podrás atender mejor las necesidades de tus pacientes y ofrecer atención a largo plazo si existe una buena planificación financiera desde el inicio.
Recomendaría encarecidamente a quien empiece una nueva clínica que busque consultores capaces de ayudarte con tus proyecciones financieras y que te proporcionen las herramientas para escalar tu presupuesto a futuro. ¡Tu banco también estará agradecido por esto!
3. Asegura Financiación
¡El flujo de caja lo es todo! Como cualquier pequeño negocio, durante los primeros 9 meses de operación de Symphony Health, una corriente interminable de fondos salía de nuestra clínica. Las oficinas que alquilamos, el personal, el equipamiento médico, los suministros de oficina y el seguro tuvieron que ser adquiridos mucho antes de poder pagarlo.
Por suerte encontramos un representante bancario con experiencia en trabajar con nuevas prácticas médicas. Nos proporcionaron una cuenta bancaria con una buena línea de crédito y una tarjeta de crédito que nos permitió pasar el primer año de operaciones hasta poder generar ganancias.
Te animaría a que establezcas contactos en el mundo financiero para descubrir qué prestamistas miran con buenos ojos a las nuevas clínicas médicas. No te quedes con el banco ‘de siempre’. Compara. Investiga y contacta diferentes instituciones financieras para ver qué pueden ofrecerte. Lo más importante, encuentra un representante bancario que entienda y crea en lo que haces.
Nuestra asociación médica nos conectó con una compañía de gestión financiera que ha sido invaluable para ponernos en contacto con las personas adecuadas. De igual manera, contactar con tu asociación médica sería un buen punto de partida para que tú también empieces a crear conexiones financieras.
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4. Crea tu Red de Contactos
A medida que sigas leyendo, verás que la mayoría de los pasos que dimos en nuestro camino sólo fueron posibles porque dedicamos tiempo a hacer contactos con otros profesionales y organizaciones sanitarias. Desde la oficina que ahora alquilamos hasta el personal que contratamos, las relaciones que establecimos han sido de gran ayuda.
Al empezar notarás rápidamente las áreas donde necesitarás ayuda. Encontrarás vacíos que deberás cubrir, ya sea un proveedor de material de oficina, suministros médicos o encontrar personal de limpieza de confianza. Necesitarás recomendaciones rápidas para muchas de estas cosas que una buena red puede proporcionarte.
Donde te cueste crear conexiones naturales, recomendaría mucho el uso de redes sociales. Me sorprende lo útiles que son sitios como estos para enlazar profesionales, y animaría a cualquiera a sacarles el mayor provecho.
Vas a necesitar recomendaciones rápidas para muchas cosas que una buena red de contactos podrá ofrecerte.
5. Elige tu ubicación
Fue gracias a nuestras conexiones que no tuvimos que buscar un edificio desde el que operar. ¡En cambio, el edificio nos encontró a nosotros! Dos médicos de familia locales que estaban a punto de jubilarse escucharon nuestros planes y se acercaron a nosotros para ofrecernos alquilar su consultorio médico.
Después de considerar todas nuestras opciones, decidimos aceptar su oferta. La ventaja obvia era que ayudó a mantener bajos los costos iniciales, adquiriendo todo su equipo y material de oficina a bajo precio. También evitamos la carga de tiempo que supone comprar todo lo necesario para comenzar a operar. Además, la clínica ya tenía una presencia en la comunidad y era conocida.
Hubo algunos inconvenientes. La oficina que heredamos era anticuada y necesitaba muchas reformas para modernizarla. El contrato de arrendamiento que negociamos se complicó debido al apego emocional que los médicos jubilados tenían por su clínica de 30 años. También tuvimos que esforzarnos mucho por establecer nuestra propia cultura en la clínica. Muchos pacientes acudían esperando que todo fuera igual, sin darse cuenta de que éramos una nueva clínica médica con nuevo personal y nuevas ideas.
La alternativa habría sido arrendar o comprar una oficina vacía y construir tu clínica desde cero. En un mundo ideal, esto te permitiría crear un espacio acorde a tu visión desde el inicio. Sin embargo, tomar esta ruta es mucho más largo y costoso. Esto fue lo que finalmente nos convenció de la decisión que tomamos.
Te aconsejo que te tomes tu tiempo al decidir la ubicación. Considera aspectos como el flujo de personas, la conveniencia para los pacientes, el estacionamiento y, por supuesto, el costo de arrendamiento o compra. Ten en cuenta que los edificios con la zonificación médica adecuada suelen ser difíciles de encontrar y las licencias necesarias para remodelarlos pueden tardar en concederse.
Recomiendo encarecidamente que vayas más allá del mercado inmobiliario preguntando a profesionales médicos locales si conocen doctores que estén por jubilarse pronto, tal como hicimos nosotros.
6. Recluta y retén personal calificado
Como nos comprometimos con un gran espacio de oficina para 6 médicos y un equipo de empleados, ¡tuvimos que llenarlo!
Médicos
La clave para cualquier clínica exitosa es contratar médicos capacitados y con licencia, que hayan pasado por todo el proceso de credencialización. En última instancia, son los doctores con buena reputación los que atraerán pacientes a tu clínica. Por eso es fundamental tener un plan sobre cómo atraer a estos médicos y cómo retenerlos en el futuro.
En última instancia, son los doctores con buena reputación los que atraerán pacientes a tu clínica.
Nuestro plan para reclutar médicos ha consistido en aprovechar bien nuestras conexiones y redes. Luego, articulamos a los médicos potenciales una visión clara y ambiciosa de nuestro futuro. Nos comprometemos a ofrecerles tecnología y equipos actualizados y un lugar de trabajo cuidado. También nos esmeramos en brindarles el mejor personal posible.
Personal administrativo
En cuanto al personal administrativo, tuvimos una mala experiencia al principio cuando contratamos a alguien que no era adecuado para el puesto. Gracias a esa experiencia, aprendimos la importancia de trabajar con especialistas en Recursos Humanos que nos ayudaran a perfeccionar nuestro proceso de reclutamiento y gestión de personal. Ahora ellos se encargan de todo el proceso: ayudan en las entrevistas, elaboran contratos, gestionan el seguro médico y se ocupan de la compensación laboral. Recomiendo a cualquier clínica nueva externalizar sus necesidades de RRHH a compañías de este tipo.
También te recomiendo esta guía para contratar un gerente de clínica: al principio, puede que tengas que ser tu propio gerente, pero pronto necesitarás a alguien encargado de esta responsabilidad.
Igualmente, sugiero que busques personal que comparta los valores de tu clínica. Al publicar una vacante en línea, utiliza portales de empleo de confianza que puedan hacer una buena parte de la preselección. Luego, estructura tus entrevistas para evaluar cómo cada candidato se ajusta a los valores y experiencia que buscas.
7. Obtén las licencias, permisos y seguros necesarios
¡Sin duda, la lección más difícil que hemos aprendido!
Por razones obvias, los proveedores de atención médica son examinados más rigurosamente que la mayoría de los negocios. Por lo tanto, tendrás que asegurarte doblemente de que tu clínica ha pasado por todo el proceso de incorporación y cuenta con todas las licencias médicas requeridas. A la vez, ¡recuerda contratar un seguro adecuado!
Gestionar tu tiempo como un proyecto es esencial para asegurarte de que nada se te escape.
La vida en esos primeros días de establecer tu clínica será implacable. Al mismo tiempo estarás gestionando un nuevo personal, la contabilidad, la adquisición de equipos de oficina, la creación de políticas y procedimientos, así como supervisando el desarrollo del espacio de tu consultorio. ¡Me hace sudar solo de recordarlo!
Gestionar tu tiempo como un proyecto es esencial para asegurarte de que no se te pase nada por alto. Resultará especialmente tentador pasar por alto toda la documentación que se te requerirá. Lamentablemente, esto fue algo que me afectó cuando nos vimos obligados a cerrar por una inundación por respaldo de aguas residuales en la clínica. ¡En ese momento fue duro descubrir que teníamos un seguro insuficiente!
Si no tienes un ojo atento para los detalles, mi consejo es contratar un abogado comercial que se asegure de que cumples con todas las regulaciones requeridas. También podrá decirte si tienes un buen seguro de responsabilidad civil o de mala praxis. Además, te recomiendo comparar diferentes compañías de seguros hasta encontrar un corredor que entienda las necesidades de tu consultorio.
8. Desarrolla una estrategia de marketing
Ya sea que tengas una clínica de atención primaria o una consulta privada, necesitarás una buena estrategia de marketing. Por supuesto, hay clínicas ubicadas en zonas donde hay muy pocos médicos y no necesitan esforzarse mucho para atraer pacientes. Aunque, incluso en estos casos, tener una buena presencia online sigue siendo importante para que la gente pueda encontrarte y entender los servicios que ofreces.
Un sitio web desactualizado puede comunicar fácilmente que otras áreas de tu clínica también lo están.
Tu sitio web refleja mucho. Para la mayoría de personas será la primera impresión que tengan de tu clínica y de su doctor.
Más allá de eso, la preocupación por nuestro sitio web radica en lo que transmite a los médicos potenciales que podrían querer trabajar con nosotros:
- ¿Nuestro sitio web está alineado con nuestra estrategia de reclutamiento?
- ¿Logra convencer a los médicos con nuestra visión?
- ¿Revela nuestros valores fundamentales y refleja cómo queremos ser percibidos?
Nunca deja de sorprenderme lo deficientes que pueden ser algunos sitios web de clínicas. Piensa lo que eso comunica a un paciente. Un sitio web desactualizado puede fácilmente dar la impresión de que otras áreas de tu clínica también lo están, por eso el estándar del sector es actualizar el sitio web cada 2 o 3 años.
Deberás destinar un presupuesto para esto. Sobre todo porque un buen sitio web puede costar entre $5000 - $20,000 (USD). Asegúrate de incluir esto en tus proyecciones financieras desde el principio.
9. Instala tu infraestructura
La mejor oportunidad que tendrás jamás para dotar a tu práctica médica de la infraestructura que necesita es antes de abrir tus puertas. Esto significa elegir e implantar el sistema de historia clínica electrónica (EHR) adecuado para tu clínica. Será la parte más importante de tu herramienta de gestión de la práctica que proporcionarás a tu personal y médicos.
La mejor oportunidad que tendrás para dotar a tu práctica médica de la infraestructura que necesita es antes de abrir tus puertas.
Los registros médicos electrónicos ayudarán a tu personal y médicos a agendar pacientes, ver sus historias clínicas y registrar toda su facturación médica acorde al tarifario. Lleva el control de Medicaid y Medicare y permite que los pagadores liquiden las facturas médicas. Para ti, como director, te ayudará a rastrear los reembolsos y a mostrarte lo saludable que está financieramente tu clínica.
El problema de los sistemas EHR es que son notoriamente difíciles de cambiar una vez que ya estás operando. Por eso, tómate tu tiempo para investigar los diferentes EHR disponibles antes de comenzar a operar. Considera si se adapta a tus objetivos y valores. Invita a cada representante de EHR a presentarte sus servicios y consulta a otras clínicas sobre su experiencia con el EHR que utilizan.
Elegimos el EHR que utilizamos por 4 razones principales:
- Permite que los pacientes interactúen con la clínica en línea, ahorrando mucho tiempo al personal al evitar consultas por teléfono.
- Conecta a los médicos y al personal. Para una práctica grupal, facilita el trabajo en equipo y la colaboración.
- Es intuitivo y fácil de usar, lo que significa que hay menos oportunidades para que el personal cometa errores.
- Está desarrollado por una empresa grande y de buena reputación que está comprometida a dedicar recursos para mejorar el EHR en el futuro.
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10. Evalúa y Adáptate de Forma Continua
Tu primer año de funcionamiento será muy práctico, y necesitarás resolver muchos problemas. No te alarmes si las cosas no salen como esperabas; ¡rara vez ocurre así! Es completamente normal que todo pequeño negocio tenga inconvenientes al principio, y una clínica médica no es la excepción.
La mayoría de las veces, me encontré siendo la voz calmada y tranquilizadora en nuestra clínica. Es especialmente fácil que el personal que viene de clínicas más establecidas entre en pánico cuando surge un problema. Tu función es aportar calma y orden, encontrando soluciones rápidas cuando algo sale mal.
La mayoría de las veces, me encontré siendo la voz calmada y tranquilizadora en nuestra clínica.
Este último año ha sido de mejorar el flujo de trabajo en la clínica, corregir nuestros procesos cuando generaban cuellos de botella y asegurarnos de que nuestros pacientes reciban la mejor atención posible.
Poco a poco estamos acercándonos a donde queremos estar. Mi consejo para quienes inician su propia clínica médica es que tengan paciencia. Prioriza y dedícate a los asuntos más importantes y no te preocupes por lo que está fuera de tu control.
Construir una excelente clínica lleva tiempo, pero tu esfuerzo y diligencia darán frutos con el tiempo.
Conéctate con nosotros
Fundar Symphony Health fue toda una experiencia nueva para nosotros. Kate (mi esposa) es médico de familia pero tenía poco conocimiento de la gestión clínica. De modo similar, yo tenía experiencia en gestión pero no comprendía lo que implicaba brindar atención médica. Lo que sí teníamos era una visión, pero poca idea de qué pasos debíamos seguir para llegar allí.
Agradecimos encontrar contactos y conexiones en esos primeros días que nos ayudaron a dar los pasos correctos. Te animo a que hagas lo mismo. Rodéate de personas que puedan ayudarte en lo que crees que eres más débil. Busca a otros que hayan hecho lo mismo y aprende de ellos.
Ser dueño de una clínica médica implica una gran responsabilidad que requiere una planificación cuidadosa, cumplimiento de normativas y compromiso con la atención al paciente. El mayor consejo que puedo darte es: "¡no lo hagas solo!"
Durante este último año hemos podido poner a prueba todos los consejos que nos han dado, y nos han servido muchísimo. Hasta el punto de que ahora me siento seguro de ayudar a otros a hacer lo que nosotros hemos hecho. Seguiremos publicando y esperamos conectar con otros propietarios de clínicas a través del sitio y la comunidad de The Medical Practice.