Cómo iniciar una consulta médica
Los médicos emprendedores pueden encontrar amplias oportunidades para implementar nuevas ideas y mejorar la atención de la salud local, logrando cambios impactantes y disfrutando de posibles recompensas económicas.
Empezar una nueva consulta médica puede ser intimidante debido a los numerosos retos, pero comprender los pasos clave al principio puede ayudar a navegar por las complejidades involucradas.
Empezar una consulta médica es una de las cosas más gratificantes que puedes hacer. Existe una increíble cantidad de oportunidades para emprendedores con ideas frescas que quieran transformar la atención médica local. Las recompensas financieras también pueden ser significativas.
A un año de haber lanzado Symphony Health, nos complace mucho haber dado el salto. Es emocionante ver cómo tu visión cobra vida y poder trabajar en el tipo de clínica que siempre soñaste. Dicho esto, es fácil olvidar lo abrumados que nos sentíamos al comenzar. Igualmente, si estás pensando en iniciar tu propia consulta, puede que te sientas mareado al contemplar todo lo que implica.
Existe una increíble cantidad de oportunidades para emprendedores con ideas frescas que quieran transformar la atención médica local.
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1. Desarrolla un plan de negocios
Es fácil ver un plan de negocios como un trámite para obtener financiamiento del banco. ¡Al menos así lo veía yo! Sin embargo, me sorprende lo mucho que sigo consultando nuestro plan de negocios, incluso ahora que ya estamos establecidos. Tomarte el tiempo para hacer esto bien es una inversión a largo plazo.
Un buen plan de negocios no comienza con el portátil abierto. Comienza saliendo y estudiando las necesidades médicas de tu comunidad. Implica conectar con la gente, comprender sus necesidades y averiguar quiénes son los posibles competidores. También requiere que sueñes en voz alta; compartir tu visión y recibir comentarios de personas que saben de lo que hablan.
Un buen plan de negocios no comienza con el portátil abierto. Comienza saliendo y estudiando las necesidades médicas de tu comunidad.
Cuando sientas que tienes tantas ideas que necesitas escribirlas solo entonces estarás listo para trasladar esto al papel. Escribí y reescribí 'nuestra visión y objetivos' lo que parecieron cientos de veces, hasta que sentí que reflejaba de manera concisa lo que queríamos hacer. El gran beneficio de tomarse el tiempo para hacer esto es que después se hace mucho más fácil redactar el resto del plan.
Definir la estructura de tu clínica, los servicios, los requisitos de personal y la estrategia de marketing es mucho más sencillo cuando puedes expresar claramente tus objetivos.
2. Crea un Presupuesto
Nuestra experiencia es que la mayoría de directores de clínicas médicas se mueven principalmente por el cambio que pueden aportar a la vida de los pacientes más que por generar beneficios. Tener buen sentido comercial suele verse como algo secundario respecto al bienestar del paciente. Sin embargo, cuidarás mejor de las necesidades de tus pacientes y podrás ofrecer una atención continuada solo si hay una buena gestión financiera desde el principio.
Cuando iniciamos nuestro nuevo negocio, ambos nos dimos cuenta de que la planificación financiera no era nuestro punto fuerte. Por eso, encontramos asesores con experiencia en la elaboración de presupuestos para consultas médicas. Nos crearon un presupuesto escalable y muy detallado a 5 años en una aplicación que podemos editar y actualizar conforme crecemos. Ha resultado ser un recurso invaluable al que seguimos recurriendo una y otra vez cuando tomamos decisiones sobre personal o adquisiciones importantes.
Cuidarás mejor de las necesidades de tus pacientes y ofrecerás atención continuada solo si existe una buena planificación financiera desde el principio.
Recomendaría encarecidamente a cualquiera que comience una nueva clínica que busque asesores que puedan ayudarle con sus proyecciones financieras y darle herramientas para escalar el presupuesto de cara al futuro. ¡Tu banco también te lo agradecerá!
3. Consigue Financiamiento
¡El flujo de caja lo es todo! Como en cualquier pequeña empresa, durante los primeros 9 meses de operaciones de Symphony Health tuvimos que hacer frente a un incesante flujo de gastos que salía de la clínica. Las oficinas alquiladas, nuestro personal, equipos médicos, suministros de oficina y seguros tuvieron que adquirirse mucho antes de poder permitírnoslo.
Por suerte, encontramos a un representante bancario con experiencia en tratar con nuevas clínicas médicas. Nos concedieron una cuenta bancaria con una buena línea de crédito y una tarjeta de crédito útil que nos ha ayudado durante el primer año de operaciones, hasta que ahora ya podemos obtener beneficios.
Te animaría a hacer conexiones en el mundo financiero para descubrir aquellos prestamistas que ven con buenos ojos el inicio de clínicas médicas. No te conformes con el banco 'de toda la vida'. Compara opciones. Investiga y contacta con diferentes entidades financieras para ver qué pueden ofrecerte. Lo más importante es encontrar a un representante bancario que entienda y crea en lo que haces.
Nuestra asociación médica nos puso en contacto con una empresa de gestión financiera que nos ha sido de gran ayuda para conectar con las personas adecuadas. Del mismo modo, contactar con tu asociación médica también sería un buen punto de partida para que comiences a crear tus vínculos financieros.
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4. Construye tu Red de Contactos
A medida que sigas leyendo, verás que la mayoría de los pasos que hemos dado en nuestro camino solo fueron posibles porque dedicamos tiempo a crear una red de contactos con otros profesionales sanitarios y organizaciones. Desde la oficina que ahora alquilamos hasta la contratación de nuestro personal, las relaciones que hemos establecido han sido de gran ayuda.
Cuando empieces te darás cuenta rápidamente de las áreas en las que necesitarás ayuda. Habrá huecos que deberás cubrir, ya sea encontrar proveedores para suministros de oficina, suministros médicos o para encontrar limpiadores confiables. Necesitarás recomendaciones rápidas para muchas de estas cuestiones y una buena red podrá proporcionártelas.
Si te resulta difícil establecer conexiones de forma natural, recomiendo encarecidamente el uso de sitios web de redes sociales. Me sorprende lo útiles que son estas páginas para conectar a profesionales del sector y animaría a cualquier persona a hacer buen uso de ellas.
Vas a necesitar recomendaciones rápidas para muchas cosas que una buena red podrá proporcionarte.
5. Elige tu Ubicación
Fue gracias a nuestras conexiones que no tuvimos que buscar un edificio desde el cual operar. ¡En su lugar, el edificio nos encontró a nosotros! Dos médicos de familia locales que estaban a punto de jubilarse se enteraron de nuestros planes y se acercaron para ofrecernos alquilar su consultorio médico.
Después de considerar todas nuestras opciones, decidimos aceptar su oferta. La ventaja obvia fue que nos ayudó a mantener bajos los costos iniciales, adquiriendo todo su equipo y suministros de oficina a un precio muy bajo. También nos ahorró el tiempo de comprar todo lo que necesitábamos para comenzar a operar. Además, la clínica ya tenía una presencia y era conocida por la comunidad.
Hubo algunas desventajas. La oficina que heredamos estaba anticuada y necesitaba mucho trabajo para actualizarla. El contrato de arrendamiento que negociamos se complicó por el apego emocional que los médicos jubilados tenían a su clínica de 30 años. También tuvimos que esforzarnos mucho para establecer nuestra propia cultura en la clínica. Muchos pacientes llegaban esperando que todo siguiera igual, sin darse cuenta de que éramos una nueva práctica médica con nuevo personal y nuevas ideas.
La alternativa habría sido alquilar o comprar un espacio de oficina vacío y construir toda la clínica desde cero. En un mundo ideal, esto te permitiría crear un espacio que cumpla con tu visión desde el principio. Pero tomar esta ruta es mucho más largo y costoso. Esto fue lo que finalmente nos persuadió a tomar la decisión que tomamos.
Te aconsejo que tomes tu tiempo al decidir la ubicación. Considera aspectos como la afluencia de personas, la comodidad para los pacientes, el estacionamiento y, por supuesto, el precio del alquiler o compra. Ten en cuenta que los edificios con la zonificación médica adecuada suelen ser difíciles de encontrar y las licencias necesarias para remodelarlos pueden demorar en obtenerse.
Recomiendo encarecidamente a cualquiera hacer lo que nosotros hicimos y mirar más allá del sector inmobiliario preguntando a profesionales médicos locales si tienen algún conocimiento sobre médicos que estén a punto de jubilarse.
6. Recluta y Retén Personal Calificado
Al comprometernos con una oficina grande con espacio para 6 médicos y un equipo de personal, ¡teníamos que llenarla!
Médicos
La clave para cualquier práctica médica exitosa es contratar médicos calificados y acreditados que hayan pasado por todo el proceso de credencialización. Al final son los médicos con buena reputación quienes atraerán a la gente a tu clínica. Por lo tanto, es de vital importancia que tengas un plan para atraer a estos médicos y para retenerlos a largo plazo.
Al final son los médicos con buena reputación quienes atraerán a la gente a tu clínica.
Nuestro plan para reclutar médicos ha sido aprovechar al máximo nuestras conexiones y redes. Luego, transmitir a los médicos potenciales una visión clara y ambiciosa de hacia dónde vamos. Nos comprometemos a proporcionarles tecnología, equipos modernos y un lugar de trabajo pulido. También trabajamos arduamente para brindarles al mejor personal que podamos encontrar.
Personal Administrativo
En cuanto al personal de oficina, tuvimos problemas al principio cuando contratamos a alguien que no encajaba en el puesto. Con esta experiencia aprendimos la importancia de trabajar con especialistas en Recursos Humanos que nos ayudaran a mejorar cómo reclutamos y cuidamos a nuestro personal. Ahora ellos se encargan de todo este proceso, ayudando con entrevistas, redactando contratos, gestionando los seguros de salud y atendiendo las compensaciones laborales. Recomendaría a cualquier nueva clínica externalizar sus necesidades de RR.HH. a este tipo de empresas.
También quiero recomendarte esta guía para contratar a un gerente de consultorio: al principio es posible que seas tu propio gerente, pero pronto, probablemente, necesitarás que alguien asuma esa responsabilidad.
También recomendaría que busques personal que se alinee con los valores de tu clínica. Al publicar una vacante en línea, utiliza sitios de búsqueda de empleo de confianza que pueden filtrar candidatos por ti. Luego, tómate el tiempo para estructurar las entrevistas de manera que puedas evaluar qué tanto cada candidato coincide con los valores y experiencia que buscas.
7. Obtén las Licencias, Permisos y Seguros Necesarios
¡Sin duda, la lección más difícil que hemos aprendido!
Por razones obvias, los proveedores de atención médica están más supervisados que la mayoría de los negocios. Por lo tanto, tendrás que asegurarte doblemente de que tu clínica haya pasado por todo el proceso de constitución y tenga todas las licencias médicas necesarias. ¡A la vez, recuerda contratar una cobertura de seguro adecuada!
Gestionar tu tiempo como un proyecto es esencial para asegurarte de que no se te escape nada.
La vida en esos primeros días de montar tu clínica será implacable. Estarás gestionando simultáneamente un nuevo personal, la contabilidad, la adquisición de equipo de oficina, la creación de políticas y procedimientos, así como la administración del desarrollo de tu espacio de trabajo. ¡Solo de recordarlo me hace sudar!
Gestionar tu tiempo como un proyecto es esencial para asegurarte de que no se te escape nada. Te resultará especialmente tentador pasar por alto toda la documentación que se te requerirá. Lamentablemente, esto fue algo que me trajo problemas cuando nos vimos obligados a cerrar por una inundación causada por el colapso del alcantarillado en la clínica. Fue entonces muy difícil descubrir que ¡teníamos un seguro insuficiente!
Si no tienes un ojo agudo para los detalles, mi consejo es que contrates a un abogado comercial que se asegure de que cumplas todas las regulaciones que se te exigen. También podrán decirte si cuentas con un buen seguro de responsabilidad civil o seguro de mala praxis. También te recomendaría comparar varias compañías de seguros para encontrar un corredor que comprenda las necesidades de tu práctica.
8. Desarrolla una Estrategia de Marketing
Independientemente de si eres una clínica de atención primaria o una consulta privada, necesitarás una buena estrategia de marketing. Por supuesto, hay clínicas en zonas con pocos médicos que no necesitarán esforzarse mucho para atraer pacientes. Aunque incluso entonces, tener una buena presencia online sigue siendo importante para ayudar a que la gente te encuentre y entienda los servicios que ofreces.
Un sitio web obsoleto puede transmitir fácilmente que otras partes de tu clínica también lo están.
Tu sitio web dice mucho. Para la mayoría de las personas será la primera impresión que tengan de tu clínica y su médico.
Pero además, la preocupación respecto al sitio web es lo que transmite a médicos potenciales que puedan querer trabajar con nosotros:
- ¿Nuestro sitio web está alineado con nuestra estrategia de reclutamiento?
- ¿Conquista a los médicos para que se unan a nuestra visión?
- ¿Revela nuestros valores fundamentales y refleja cómo queremos ser vistos?
Nunca deja de sorprenderme lo malas que pueden llegar a ser algunas webs de clínicas. Piensa en lo que eso comunica al paciente. Un sitio web obsoleto puede transmitir fácilmente que otras partes de tu clínica también se han quedado atrás, por eso el estándar en la industria es actualizar tu tienda web cada 2 o 3 años.
Necesitarás presupuestarlo. Especialmente porque un buen sitio web debería costar entre $5000 - $20,000 (USD). Asegúrate de incluirlo en tus previsiones financieras desde el principio.
9. Crea tu Infraestructura
La mejor oportunidad que jamás tendrás para dotar a tu consulta de la infraestructura que necesita es antes de abrir las puertas. Esto significa elegir e implementar el sistema de historias clínicas electrónicas (EHR) adecuado para tu clínica. Será el más importante de tu conjunto de herramientas de gestión que proporcionarás a tu personal y doctores.
La mejor oportunidad que jamás tendrás para dotar a tu consulta de la infraestructura que necesita es antes de abrir las puertas.
Los historiales médicos electrónicos ayudarán a tu personal y a los médicos a agendar pacientes, ver sus archivos clínicos y registrar toda la facturación médica conforme al tarifario. Lleva el control de Medicaid y Medicare y permite a los pagadores liquidar las facturas médicas. Para ti, como director, te ayudará a rastrear los reembolsos y te mostrará la salud financiera de tu clínica.
El problema de los sistemas EHR es que suelen ser notoriamente difíciles de cambiar una vez que ya están en funcionamiento. Por lo tanto, tómate tu tiempo para investigar los distintos sistemas EHR disponibles antes de empezar a operar. Considera si cumple tus objetivos y valores. Invita a cada representante EHR a que te presente sus servicios y consulta con otras clínicas médicas para conocer su experiencia con el EHR que emplean.
Elegimos el EHR que usamos por 4 razones principales:
- Permite a los pacientes interactuar con la clínica en línea, ahorrando mucho tiempo de nuestro personal al evitar consultas telefónicas.
- Conecta a médicos y personal entre sí. Para una consulta grupal, facilita el trabajo en equipo y la colaboración.
- Es intuitivo y fácil de usar, lo que significa que hay menos oportunidades para que el personal cometa errores.
- Está desarrollado por una gran empresa de reputación, comprometida a invertir recursos para la mejora del EHR en el futuro.
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10. Evalúa y adáptate continuamente
El primer año de operación será un año de estar "manos a la obra" y necesitarás solucionar muchos problemas. No te alarmes cuando las cosas no salgan como esperabas, ¡rara vez sucede! Es perfectamente normal que todo pequeño negocio tenga problemas iniciales, y un consultorio médico no es diferente.
Más de una vez me encontré siendo la voz tranquila y tranquilizadora en nuestra clínica. Es especialmente fácil que el personal que proviene de clínicas más consolidadas entre en pánico cuando ocurre un problema. Tu trabajo es traer paz y orden, y encontrar soluciones rápidas cuando algo sale mal.
Más de una vez me encontré siendo la voz tranquila y tranquilizadora en nuestra clínica.
Este último año ha sido de mejorar los flujos de trabajo en la clínica, arreglando los procesos que causan cuellos de botella y asegurándonos de que nuestros pacientes reciban la mejor atención posible.
Poco a poco estamos llegando a donde queremos estar. Mi consejo para quienes comiencen su propia clínica médica es ser pacientes. Prioricen y dedíquense a los temas más importantes y no se preocupen tanto por lo que no pueden controlar.
Construir una gran clínica lleva tiempo, pero tu esfuerzo y dedicación darán frutos al final.
Conéctate con nosotros
Crear Symphony Health fue una experiencia nueva para nosotros. Kate (mi esposa) es médica de familia pero tenía poco conocimiento sobre la gestión de consultorios. De manera similar, yo tenía experiencia en gestión pero no comprendía lo que significaba brindar atención médica. Lo que sí teníamos era una visión, pero poca idea de los pasos necesarios para alcanzarla.
Nos sentimos agradecidos de haber encontrado contactos y conexiones en esos primeros días que nos ayudaron a tomar las decisiones correctas. Te animaría a hacer lo mismo. Rodéate de personas que puedan ayudarte en las áreas donde te sientas más débil. Busca a quienes hayan pasado por lo mismo y aprende de ellos.
Ser dueño de una clínica médica es una gran responsabilidad que requiere una planificación cuidadosa, cumplimiento de regulaciones y compromiso con el cuidado del paciente. El mayor ánimo que puedo darte es: "¡no lo hagas solo!"
Este último año hemos podido probar todos los consejos que nos han dado, y nos han servido mucho. Ahora, hasta me siento confiado para ayudar a otros a lograr lo que nosotros hemos hecho. Seguiremos publicando y esperamos conectar con otros propietarios de clínicas a través del sitio y la comunidad de The Medical Practice.