Die Wahl des richtigen EHR-Systems ist für Ihre Praxis entscheidend. Ein elektronisches Gesundheitsakten-Tool spart Zeit, erhöht die Genauigkeit, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und bietet Ihnen eine gute Kapitalrendite. Die falsche Wahl kann jedoch zu verschwendeten Ressourcen, Ineffizienz und Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen.
Dieser Leitfaden ist für Sie gedacht, wenn Sie sich durch das Labyrinth der Optionen navigieren und eine Lösung finden möchten, die den Anforderungen Ihrer Praxis entspricht. Ich helfe Ihnen dabei, eine Wahl zu treffen, die Ihr Team unterstützt und die Patientenversorgung verbessert, ohne unnötige Probleme zu verursachen.
8 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl eines EHR-Systems achten sollten
Bei der Bewertung von EHR-Anbietern sollten Sie sich auf diese wichtigen Faktoren konzentrieren, um sicherzustellen, dass das Tool den Anforderungen Ihrer Praxis entspricht. Darauf sollten Sie achten:
1. Flexibilität des Tarifs
Die Flexibilität des Tarifs ermöglicht es Ihnen, Ihr EHR-System an das Wachstum oder die Verkleinerung Ihrer Praxis anzupassen. Das ist wichtig, weil sich Ihre Anforderungen im Laufe der Zeit ändern können und Sie nicht an einen ungeeigneten Tarif gebunden sein möchten. Suchen Sie nach Anbietern, die eine einfache Erweiterung oder Reduzierung des Leistungsumfangs ohne hohe Gebühren ermöglichen. Fragen Sie während einer Demonstration nach dem Ablauf für Tarifänderungen und den damit verbundenen Kosten.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Datenzugriff und Berichterstattung ermöglichen es Ihnen, Erkenntnisse aus Patienteninformationen, Aufzeichnungen und den Abläufen Ihrer Praxis zu gewinnen. Das ist entscheidend, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Einbindung der Patienten zu verbessern. Stellen Sie sicher, dass das System anpassbare Berichte und einen einfachen Datenexport bietet. Testen Sie diese Funktion während einer Testphase, indem Sie einen Beispielbericht erstellen, um zu sehen, wie intuitiv sie ist.
3. Integration in Ihre technische Umgebung
Die Integration in Ihre bestehende technische Umgebung gewährleistet reibungslose Abläufe und minimiert Unterbrechungen. Das ist wichtig, weil eine EHR-Software ohne Integrationsmöglichkeiten zu Ineffizienz führen kann. Überprüfen Sie die Kompatibilität mit Ihren bestehenden Tools und bitten Sie Anbieter um Beispiele für erfolgreiche Integrationen, die sie mit ähnlichen Systemen umgesetzt haben.
4. Einarbeitung und Unterstützung
Die Einarbeitung und Unterstützung bestimmen, wie schnell sich Gesundheitsdienstleister und ihre Teams an das neue System anpassen können. Das ist entscheidend, um Ausfallzeiten und Frustration zu minimieren. Suchen Sie nach Anbietern, die umfassende Schulungen und Unterstützung rund um die Uhr anbieten. Erkundigen Sie sich während der Bewertung nach dem Einarbeitungsprozess und den Reaktionszeiten des Supports.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen legen fest, wer auf welche Gesundheitsinformationen im EHR-System zugreifen darf. Diese Funktion ist wichtig, um Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Berechtigungen auf Grundlage der jeweiligen Rollen anpassen können. Bitten Sie potenzielle Anbieter, während einer Demonstration zu zeigen, wie die Berechtigungen eingerichtet werden.
6. Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften
Die Einhaltung der Vorschriften im Gesundheitswesen stellt sicher, dass das EHR-System den gesetzlichen und regulatorischen Standards entspricht. Das ist entscheidend, um Geldstrafen zu vermeiden und die Patientensicherheit zu gewährleisten. Prüfen Sie, ob das System Vorschriften wie HIPAA entspricht. Fordern Sie Dokumente zur Einhaltung der Vorschriften an und fragen Sie, wie der Anbieter über Änderungen der regulatorischen Anforderungen auf dem Laufenden bleibt.
7. Anpassungsmöglichkeiten
Anpassungsmöglichkeiten erlauben es Ihnen, das EHR-System an die individuellen Arbeitsabläufe Ihrer Praxis anzupassen. Das ist wichtig, um Effizienz und Benutzerzufriedenheit zu maximieren. Suchen Sie nach Systemen, die anpassbare Vorlagen und Felder zur Optimierung der Arbeitsabläufe bieten. Bitten Sie während einer Demonstration darum, die Anpassungsfunktionen in der Praxis zu sehen.
8. Unterstützung für mobile Nutzung oder mehrere Standorte
Die Unterstützung für Mobilgeräte oder mehrere Standorte ermöglicht den Zugriff auf das EHR-System von überall aus, auch über EHR-Software für das iPad, was für Praxen mit mehreren Standorten oder unterwegs tätige Leistungserbringer praktisch ist. Es ist wichtig, die Qualität der Versorgung zu verbessern. Stellen Sie sicher, dass das System über eine für Mobilgeräte optimierte Benutzeroberfläche verfügt und Konfigurationen mit mehreren Standorten unterstützt. Klinisches Personal sollte die mobile App während einer Testphase ausprobieren, um zu sehen, wie gut sie funktioniert.
So wählen Sie ein EHR-System aus: Ein Rahmenwerk in 5 Schritten
Die Auswahl des richtigen EHR-Systems kann überwältigend wirken, aber durch die Aufteilung in überschaubare Schritte wird sie einfacher. Konzentrieren Sie sich darauf, das System an den spezifischen Anforderungen und dem Budget Ihrer Praxis auszurichten. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen dabei hilft, eine fundierte Entscheidung zu treffen:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Beginnen Sie damit, die Anforderungen Ihres Teams zu definieren. Dies ist der erste Schritt bei der Auswahl einer EHR-Systemsoftware. Dazu gehört, Rückmeldungen einzuholen und Anforderungen zu priorisieren:
Rückmeldungen der Beteiligten einholen
Beziehen Sie wichtige Beteiligte wie Ärztinnen und Ärzte, Pflegekräfte, Verwaltungspersonal und IT-Mitarbeitende ein. Sie liefern Einblicke darin, was funktioniert und was nicht. Halten Sie Besprechungen ab oder verteilen Sie Umfragen, um ihr Feedback einzuholen. Diese Rückmeldungen tragen dazu bei, dass das EHR-System die Anforderungen aller erfüllt.
Problembereiche auflisten und priorisieren
Ermitteln Sie die Problembereiche in Ihrem aktuellen System und priorisieren Sie sie. Häufige Probleme können beispielsweise Fehler bei der Eingabe von Patientendaten, eine langsame Systemleistung oder fehlende Integrationen sein. Priorisieren Sie diese anhand ihrer Auswirkungen und Häufigkeit. So können Sie sich zunächst auf die dringendsten Probleme konzentrieren.
An Richtlinien und Zielen ausrichten
Richten Sie Ihre Anforderungen an internen Richtlinien, Präferenzen für Anbieter und regulatorischen Zielen aus. Prüfen Sie, ob das System Sicherheitsprotokolle und HIPAA-Vorschriften einhält. Berücksichtigen Sie Präferenzen für Anbieter im Hinblick auf eine einfache Integration und Unterstützung. Stellen Sie sicher, dass das System die langfristigen Ziele Ihrer Praxis unterstützt.
Unverzichtbare von wünschenswerten Funktionen unterscheiden
Trennen Sie unverzichtbare Funktionen von wünschenswerten. Zu den unverzichtbaren Funktionen können sichere Patientenportale, ein einfacher Datenzugriff und mobile Unterstützung gehören. Wünschenswerte Funktionen könnten erweiterte Analysen, automatisierte Arbeitsabläufe oder anpassbare Dashboards sein. Diese Unterscheidung hilft Ihnen, sich bei der Bewertung auf wesentliche Funktionen zu konzentrieren.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Anforderungen werden derzeit nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Problembereiche lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie stimmt das System mit unseren regulatorischen Zielen überein?
Schritt 2: Anbieter von EHR-Systemen recherchieren
Recherchieren und vergleichen Sie nun Anbieter von EHR-Systemen, um die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden:
Anbieter einer ersten Prüfung unterziehen
Beginnen Sie mit der Prüfung von Bewertungsportalen, Ranglisten und Fallstudien. Dadurch erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, welche Optionen verfügbar sind und wie die Anbieter bewertet werden. Achten Sie auf Muster in den Bewertungen, etwa durchgehend positives oder negatives Feedback. So können Sie Ihre Auswahl eingrenzen.
Anhand der geschäftlichen Anforderungen vergleichen
Vergleichen Sie die Vorteile cloudbasierter EHR-Tools anhand der Größe Ihrer Praxis und ihrer Integrationsanforderungen im Hinblick auf ausgelagerte oder interne Lösungen. Größere Praxen benötigen möglicherweise robustere Systeme, während kleinere Praxen einfachere Lösungen wählen können. Berücksichtigen Sie, wie gut sich das System in Ihre bestehende technische Infrastruktur integrieren lässt.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale ermitteln
Achten Sie auf wichtige Unterscheidungsmerkmale wie Unterstützung bei der Implementierung, Benutzerfreundlichkeit oder Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Einige Anbieter bieten umfassende Unterstützung bei der Einführung, während andere durch besonders benutzerfreundliche Oberflächen überzeugen. Ermitteln Sie, wodurch sich die einzelnen Anbieter unterscheiden, damit Sie den passenden Anbieter für Ihre spezifischen Anforderungen finden.
Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse
Führen Sie eine detaillierte Aufzeichnung Ihrer Ergebnisse, einschließlich der Vor- und Nachteile jedes Anbieters. Verwenden Sie Aufzählungslisten, um Funktionen, Preise und Supportoptionen zu strukturieren. Diese Dokumentation hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, wenn es an der Zeit ist, eine Auswahl zu treffen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Was kann jedes Tool am besten?
- Passt es zu Ihrer Teamgröße, Ihrem Budget und Ihrer Systemlandschaft?
- Welcher Support und welche Dokumentation sind verfügbar?
- Wie flexibel ist das System für spezielle Anwendungsfälle?
- Wie fallen die Bewertungen zur Benutzererfahrung aus?
Top-EHR-System, das Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Liste der 10 besten verfügbaren EHR-Systemoptionen, die Ihnen den Einstieg in Ihre Suche erleichtern sollen:
Schritt 3: Erstellen Sie eine Auswahlliste von EHR-Systemen und nehmen Sie Kontakt auf
Grenzen Sie Ihre besten EHR-Auswahlmöglichkeiten ein und beginnen Sie Gespräche mit potenziellen Partnern:
Erstellen Sie eine Auswahlliste von Anbietern
Wählen Sie auf Grundlage Ihrer Recherche 2–4 Anbieter aus. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die am besten zu Ihren Anforderungen und Ihrem Budget passen. Diese Auswahlliste hilft Ihnen, Ihre Anstrengungen und Ressourcen auf die vielversprechendsten Optionen zu konzentrieren. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Nutzerbewertungen, Funktionen und die Kompatibilität mit Ihren aktuellen Systemen.
Senden Sie eine RFI oder RFP
Senden Sie eine Informationsanfrage (RFI) oder eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) für ein EHR-System, um detaillierte Informationen zu sammeln. Nutzen Sie diese Dokumente, um konkrete Fragen zu Funktionen, Preisen und Support zu stellen. So können Sie verstehen, was die einzelnen Anbieter anbieten und wie sie Ihre Anforderungen erfüllen können. Passen Sie Ihre RFI oder RFP an, um Lücken in Ihrer ersten Recherche zu berücksichtigen, was die Entscheidungsfindung unterstützt.
Vereinbaren Sie Demonstrationen und stellen Sie Fragen
Vereinbaren Sie Demonstrationen mit den Anbietern Ihrer Auswahlliste und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Achten Sie während der Demonstrationen auf die Benutzeroberfläche, die Benutzerfreundlichkeit und darauf, wie das System Ihre zentralen Probleme löst. Fragen Sie nach Anwendungsfällen aus der Praxis und danach, wie sich das System in Ihre bestehenden Tools integrieren lässt. Durch diesen Austausch erhalten Sie ein klareres Bild davon, wie das System in der Praxis funktioniert.
Verwenden Sie einheitliche Bewertungskriterien
Wenden Sie bei allen Anbietern einheitliche Bewertungskriterien an. So stellen Sie einen fairen Vergleich sicher und vermeiden Verzerrungen. Erstellen Sie eine Checkliste mit unverzichtbaren Funktionen, Supportoptionen und Preisstrukturen. Nutzen Sie diese, um jeden Anbieter objektiv zu bewerten.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine Geschichte über einen echten Kunden mit ähnlichen Anforderungen wie unseren schildern?
- Welche Support- oder Ressourcen für die Einführung bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
- Wie funktioniert Ihr Preismodell?
- Kann das System unsere spezifischen regulatorischen Anforderungen erfüllen?
Schritt 4: Erstellen Sie die geschäftliche Begründung
Verwandeln Sie Ihre Anbieterrecherche in eine überzeugende geschäftliche Begründung, die Ihr Führungsteam unterstützen kann:
Fassen Sie die zentralen Probleme zusammen
Fassen Sie klar die Probleme zusammen, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, sowie die Ergebnisse, die Sie vom neuen EHR-System erwarten. Heben Sie hervor, wie das System konkrete Probleme wie Dateneingabefehler oder fehlende Integrationen lösen wird. So können Sie den greifbaren Nutzen des Systems verdeutlichen. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um Probleme und erwartete Verbesserungen aufzulisten.
Stellen Sie Kosten und Zeitpläne vor
Holen Sie von den Anbietern grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die Implementierung des EHR-Systems ein. Stellen Sie diese Zahlen übersichtlich dar und verwenden Sie bei Bedarf Diagramme oder Tabellen. Fügen Sie Details wie die Preise des EHR-Systems, Schulungskosten und die erwarteten Zeiträume für die Einführung hinzu. Diese Transparenz hilft dabei, realistische Erwartungen bei Ihrem Führungsteam zu schaffen.
ROI und Risiken erläutern
Erläutern Sie im Voraus die Kapitalrendite, Effizienzsteigerungen und die Risiken des Nichtstuns. Zeigen Sie die Vorteile von EHR-Software und wie diese Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Patientenversorgung verbessern kann. Skizzieren Sie die finanziellen und betrieblichen Risiken, wenn die aktuellen Probleme nicht behoben werden. Verwenden Sie Beispiele aus der Praxis, um potenzielle Gewinne und Verluste zu veranschaulichen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn nichts unternommen wird?
- Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile ergeben sich?
- Wie lange wird die Implementierung dauern?
- Wie hoch werden die Gesamtkosten im Laufe der Zeit sein?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihr EHR-System und führen Sie Ihre Benutzer ein
Planen Sie mit dem Anbieter Ihres ausgewählten EHR-Systems einen reibungslosen Einführungsprozess:
Kommunizieren Sie den Einführungsplan
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Benutzer. Teilen Sie Zeitpläne, Schulungstermine und Informationen darüber, was während der Implementierung zu erwarten ist. Nutzen Sie E-Mails, Besprechungen oder interne Plattformen, um alle auf dem Laufenden zu halten. Eine konsequente Kommunikation hilft, Verwirrung zu minimieren und sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind.
Weisen Sie interne Verantwortliche zu
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Einführung in Echtzeit. Diese Personen verwalten den Implementierungsprozess und fungieren als Bindeglied zwischen Ihrem Team und dem Anbieter. Wählen Sie Personen, die mit Ihrer Praxis vertraut sind und Fragen sowie auftretende Probleme bearbeiten können.
Sorgen Sie für Schulung und Akzeptanz
Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams die Schulung abschließen und das Tool konsequent einsetzen. Planen Sie verpflichtende Schulungen und stellen Sie Ressourcen wie Anleitungen oder Benutzerhandbücher bereit. Fördern Sie kontinuierliches Lernen, indem Sie Auffrischungskurse oder Workshops anbieten. Verfolgen Sie die Abschlussquoten, um sicherzustellen, dass alle auf dem aktuellen Stand sind.
Schaffen Sie Feedbackschleifen
Schaffen Sie während der Einführung Feedbackschleifen und beziehen Sie dabei auch die Ressourcen des Anbieters ein. Sprechen Sie regelmäßig mit den Benutzern, um Feedback zu sammeln und Bedenken hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit auszuräumen. Nutzen Sie Umfragen oder Besprechungen, um Rückmeldungen einzuholen, und arbeiten Sie mit dem Anbieter zusammen, um Probleme zu lösen. Dieses kontinuierliche Feedback trägt dazu bei, die Benutzererfahrung und die Systemfunktionalität zu verbessern.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Plan für das Veränderungsmanagement aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden Sie frühe Erfolge verfolgen?
- Welche Schulungsressourcen sind verfügbar?
- Wie werden Sie Benutzerfeedback sammeln?
Wie geht es weiter?
Wenn Sie gerade eine EHR-Lösung recherchieren, wenden Sie sich an einen SoftwareSelect-Berater, um kostenlos Empfehlungen zu erhalten.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem die spezifischen Anforderungen Ihrer Praxis besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von Softwarelösungen, die Sie prüfen können. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.
