Die Wahl des richtigen EHR-Systems ist für Ihre Praxis entscheidend. Ein Tool für elektronische Gesundheitsakten spart Zeit, erhöht die Genauigkeit, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und bietet Ihnen eine gute Rendite. Die falsche Wahl kann jedoch zu verschwendeten Ressourcen, Ineffizienzen und Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen.
Dieser Leitfaden ist für Sie gedacht, wenn Sie sich durch das Labyrinth der Optionen navigieren und eine Lösung finden möchten, die den Anforderungen Ihrer Praxis entspricht. Ich helfe Ihnen dabei, eine Entscheidung zu treffen, die Ihr Team unterstützt und die Patientenversorgung verbessert, ohne unnötige Schwierigkeiten zu verursachen.
8 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl eines EHR-Systems achten sollten
Konzentrieren Sie sich bei der Bewertung von EHR-Anbietern auf diese wichtigen Faktoren, um sicherzustellen, dass das Tool den Anforderungen Ihrer Praxis entspricht. Darauf sollten Sie achten:
1. Flexibilität des Tarifs
Die Flexibilität des Tarifs ermöglicht es Ihnen, Ihr EHR-System an das Wachstum oder die Verkleinerung Ihrer Praxis anzupassen. Das ist wichtig, da sich Ihre Anforderungen im Laufe der Zeit ändern können und Sie nicht an einen ungeeigneten Tarif gebunden sein möchten. Achten Sie auf Anbieter, die eine einfache Erweiterung oder Reduzierung des Leistungsumfangs ohne hohe Gebühren ermöglichen. Fragen Sie während einer Demo nach dem Ablauf für Tarifänderungen und den damit verbundenen Kosten.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Datenzugriff und Berichterstattung ermöglichen es Ihnen, Erkenntnisse aus Patienteninformationen, Aufzeichnungen und den Abläufen Ihrer Praxis zu gewinnen. Das ist unerlässlich, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Einbindung der Patienten zu verbessern. Stellen Sie sicher, dass das System anpassbare Berichte und einen einfachen Datenexport bietet. Testen Sie diese Funktion während einer Testphase, indem Sie einen Beispielbericht erstellen, um zu sehen, wie intuitiv sie ist.
3. Integration in Ihre technische Systemlandschaft
Die Integration in Ihre aktuelle technische Systemlandschaft gewährleistet einen nahtlosen Arbeitsablauf und minimiert Unterbrechungen. Das ist wichtig, da eine EHR-Software, die sich nicht integrieren lässt, zu Ineffizienzen führen kann. Überprüfen Sie die Kompatibilität mit vorhandenen Tools und bitten Sie Anbieter um Beispiele für erfolgreiche Integrationen, die sie mit ähnlichen Systemen umgesetzt haben.
4. Einführung und Support
Einführung und Support bestimmen, wie schnell Gesundheitsdienstleister und ihre Teams sich an das neue System anpassen können. Das ist entscheidend, um Ausfallzeiten und Frustration zu minimieren. Achten Sie auf Anbieter, die umfassende Schulungen und Support rund um die Uhr anbieten. Fragen Sie während der Bewertung nach dem Einführungsprozess und den Reaktionszeiten des Supports.
5. Rollenbasierte Zugriffsrechte
Rollenbasierte Zugriffsrechte steuern, wer innerhalb des EHR-Systems auf welche Informationen der Gesundheitsinformationstechnologie zugreifen kann. Diese Funktion ist wichtig, um Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass das System die Anpassung von Zugriffsrechten auf Grundlage von Rollen ermöglicht. Bitten Sie potenzielle Anbieter, während einer Demo zu zeigen, wie die Zugriffsrechte eingerichtet werden.
6. Branchenspezifische Einhaltung von Vorschriften
Die Einhaltung der Vorschriften im Gesundheitswesen stellt sicher, dass das EHR-System rechtlichen und regulatorischen Standards entspricht. Das ist entscheidend, um Geldstrafen zu vermeiden und die Patientensicherheit zu gewährleisten. Prüfen Sie, ob das System Vorschriften wie HIPAA erfüllt. Fordern Sie Unterlagen zur Einhaltung der Vorschriften an und fragen Sie, wie der Anbieter über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden bleibt.
7. Anpassungsmöglichkeiten
Anpassungsmöglichkeiten erlauben es Ihnen, das EHR-System an die einzigartigen Arbeitsabläufe Ihrer Praxis anzupassen. Das ist wichtig, um Effizienz und Benutzerzufriedenheit zu maximieren. Achten Sie auf Systeme, die anpassbare Vorlagen und Felder zur Optimierung der Arbeitsabläufe bieten. Bitten Sie während einer Demo darum, die Anpassungsfunktionen in der Praxis zu sehen.
8. Unterstützung für mobile Nutzung oder mehrere Standorte
Die Unterstützung für mobile Geräte oder mehrere Standorte ermöglicht den Zugriff auf das EHR-System von überall aus, auch über EHR-Software für das iPad, was für Praxen mit mehreren Standorten oder unterwegs tätige Leistungserbringer praktisch ist. Dies ist wichtig, um die Qualität der Versorgung zu optimieren. Stellen Sie sicher, dass das System über eine responsive mobile Benutzeroberfläche verfügt und Konfigurationen mit mehreren Standorten unterstützt. Kliniker sollten die mobile App während einer Testphase ausprobieren, um zu sehen, wie gut sie funktioniert.
So wählen Sie ein EHR-System aus: Ein Rahmenwerk in 5 Schritten
Die Auswahl des richtigen EHR-Systems kann überwältigend wirken, aber wenn Sie den Prozess in überschaubare Schritte unterteilen, wird er einfacher. Konzentrieren Sie sich darauf, das System auf die spezifischen Anforderungen und das Budget Ihrer Praxis abzustimmen. Dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Beginnen Sie damit, den Bedarf Ihres Teams zu definieren. Dies ist der erste Schritt bei der Auswahl eines EHR-Systems. Dazu gehört, Beiträge zu sammeln und Ihre EHR-Anforderungen zu definieren:
Beiträge der Beteiligten sammeln
Beziehen Sie wichtige Beteiligte wie Ärzte, Pflegekräfte, Verwaltungsmitarbeiter und IT-Fachkräfte ein. Sie liefern Erkenntnisse darüber, was funktioniert und was nicht. Halten Sie Besprechungen ab oder verteilen Sie Umfragen, um ihr Feedback zu sammeln. Diese Beiträge tragen dazu bei, dass das EHR-System die Anforderungen aller erfüllt.
Problembereiche auflisten und priorisieren
Ermitteln Sie die Problembereiche Ihres aktuellen Systems und priorisieren Sie sie. Häufige Probleme können Fehler bei der Eingabe von Patientendaten, eine langsame Systemleistung oder fehlende Integrationsmöglichkeiten sein. Priorisieren Sie diese nach Auswirkung und Häufigkeit. So können Sie sich zuerst auf die dringendsten Probleme konzentrieren.
An Richtlinien und Zielen ausrichten
Stimmen Sie Ihre Anforderungen auf interne Richtlinien, Anbieterpräferenzen und regulatorische Ziele ab. Prüfen Sie, ob das System Sicherheitsprotokolle und HIPAA-Vorschriften einhält. Berücksichtigen Sie die Präferenzen der Anbieter hinsichtlich einfacher Integration und Unterstützung. Stellen Sie sicher, dass das System die langfristigen Ziele Ihrer Praxis unterstützt.
Unverzichtbare und wünschenswerte Funktionen unterscheiden
Trennen Sie unverzichtbare von wünschenswerten Funktionen. Zu den unverzichtbaren Funktionen können sichere Patientenportale, ein einfacher Datenzugriff und mobile Unterstützung gehören. Wünschenswerte Funktionen könnten erweiterte Analysen, automatisierte Arbeitsabläufe oder anpassbare Dashboards sein. Diese Unterscheidung hilft Ihnen, sich während der Bewertung auf die wesentlichen Funktionen zu konzentrieren.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Anforderungen werden derzeit nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei wichtigsten Problembereiche lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie stimmt das System mit unseren regulatorischen Zielen überein?
Schritt 2: Anbieter von EHR-Systemen recherchieren
Recherchieren und vergleichen Sie nun Anbieter von EHR-Systemen, um die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden:
Überblicksartige Anbieterrecherche durchführen
Beginnen Sie mit der Durchsicht von Bewertungsportalen, Ranglisten und Fallstudien. Dadurch erhalten Sie einen schnellen Überblick über die verfügbaren Lösungen und die Bewertungen der Anbieter. Achten Sie auf wiederkehrende Muster in den Bewertungen, etwa durchgängig positives oder negatives Feedback. So können Sie Ihre Auswahl eingrenzen.
Anhand der geschäftlichen Anforderungen vergleichen
Vergleichen Sie die Vorteile cloudbasierter EHR-Tools unter Berücksichtigung der Größe Ihrer Praxis und ihrer Integrationsanforderungen sowie der Frage, ob Sie auf ausgelagerte oder interne Lösungen setzen. Größere Praxen benötigen möglicherweise leistungsfähigere Systeme, während kleinere Praxen einfachere Lösungen wählen können. Berücksichtigen Sie, wie gut sich das System in Ihre bestehende technische Umgebung integrieren lässt.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale ermitteln
Achten Sie auf wichtige Unterscheidungsmerkmale wie Implementierungsunterstützung, Benutzererfahrung oder fachgebietsspezifische Funktionen, etwa EHR-Systeme für psychiatrische Praxen. Einige Anbieter bieten umfassende Unterstützung bei der Einführung, während andere durch benutzerfreundliche Oberflächen überzeugen. Ermitteln Sie, wodurch sich die einzelnen Anbieter auszeichnen, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.
Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse
Führen Sie eine detaillierte Aufzeichnung Ihrer Ergebnisse, einschließlich der Vor- und Nachteile jedes Anbieters. Verwenden Sie Aufzählungslisten, um Funktionen, Preise und Supportoptionen zu strukturieren. Diese Dokumentation unterstützt eine fundierte Entscheidungsfindung, wenn die Auswahl ansteht.
Stellen Sie diese Fragen:
- Was kann jedes Tool am besten?
- Passt es zur Größe Ihres Teams, Ihrem Budget und Ihrer Systemlandschaft?
- Welche Support- und Dokumentationsangebote sind verfügbar?
- Wie flexibel ist das System für spezielle Anwendungsfälle?
- Wie fallen die Bewertungen zur Benutzererfahrung aus?
Top-EHR-System, das Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Liste der 10 besten verfügbaren EHR-Systemoptionen, die Ihnen den Einstieg in Ihre Suche erleichtern sollen:
Schritt 3: Erstellen Sie eine Auswahlliste von EHR-Systemen und nehmen Sie Kontakt auf
Grenzen Sie Ihre besten Optionen für ein EHR-System ein und beginnen Sie Gespräche mit potenziellen Partnern:
Erstellen Sie eine Auswahlliste von Anbietern
Wählen Sie auf Grundlage Ihrer Recherche 2 bis 4 Anbieter aus. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die am besten zu Ihren Anforderungen und Ihrem Budget passen. Diese Auswahlliste hilft Ihnen, Ihre Anstrengungen und Ressourcen auf die vielversprechendsten Optionen zu konzentrieren. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Nutzerbewertungen, Funktionen und die Kompatibilität mit Ihren aktuellen Systemen.
Senden Sie eine RFI oder RFP
Senden Sie eine Anfrage nach Informationen (RFI) oder eine RFP für ein EHR-System, um detaillierte Informationen zusammenzutragen. Nutzen Sie diese Dokumente, um gezielte Fragen zu Funktionen, Preisen und Support zu stellen. So erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, was die einzelnen Anbieter offerieren und wie sie Ihre Anforderungen erfüllen können. Passen Sie Ihre RFI oder RFP an, um Lücken in Ihrer ersten Recherche abzudecken, was die Entscheidungsfindung unterstützt.
Vereinbaren Sie Demonstrationen und stellen Sie Fragen
Vereinbaren Sie Demonstrationen mit den Anbietern auf Ihrer Auswahlliste und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Achten Sie während der Demonstrationen auf die Benutzeroberfläche, die Benutzerfreundlichkeit und darauf, wie das System Ihre Problemfelder adressiert. Fragen Sie nach praxisnahen Anwendungsfällen und danach, wie sich das System in Ihre bestehenden Tools integrieren lässt. Dieser Austausch vermittelt Ihnen ein klareres Bild davon, wie das System in der Praxis funktioniert.
Verwenden Sie einheitliche Bewertungskriterien
Wenden Sie bei allen Anbietern einheitliche Bewertungskriterien an. Dies gewährleistet einen fairen Vergleich und hilft Ihnen, Verzerrungen zu vermeiden. Erstellen Sie eine Checkliste mit unverzichtbaren Funktionen, Supportoptionen und Preisstrukturen. Verwenden Sie diese, um jeden Anbieter objektiv zu bewerten.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine reale Kundengeschichte vorstellen, die unserer Situation ähnelt?
- Welche Support- oder Ressourcen zur Einführung bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
- Wie funktioniert Ihr Preismodell?
- Kann das System unsere spezifischen regulatorischen Anforderungen erfüllen?
Schritt 4: Erstellen Sie eine geschäftliche Entscheidungsgrundlage
Verwandeln Sie Ihre Anbieterrecherche in eine überzeugende geschäftliche Entscheidungsgrundlage, die Ihr Führungsteam unterstützen kann:
Fassen Sie die Problemfelder zusammen
Fassen Sie klar zusammen, mit welchen Problemfeldern Ihr Team konfrontiert ist und welche Ergebnisse Sie vom neuen EHR-System erwarten. Heben Sie hervor, wie das System konkrete Probleme wie Fehler bei der Dateneingabe oder fehlende Integrationen beheben wird. Dies hilft, den greifbaren Nutzen des Systems zu verdeutlichen. Führen Sie die Problemfelder und erwarteten Verbesserungen in Aufzählungspunkten auf.
Aktuelle Kosten und Zeitpläne
Erhalten Sie von den Anbietern grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die EHR-Implementierung. Präsentieren Sie diese Zahlen übersichtlich und verwenden Sie bei Bedarf Diagramme oder Tabellen. Fügen Sie Details wie die Preise des EHR-Systems, Schulungskosten und die voraussichtlichen Zeiträume für die Einführung hinzu. Diese Transparenz hilft dabei, realistische Erwartungen bei Ihrem Führungsteam zu schaffen.
ROI und Risiken darlegen
Erklären Sie von Anfang an die Kapitalrendite, Effizienzgewinne und Risiken, die entstehen, wenn nichts unternommen wird. Zeigen Sie die Vorteile von EHR-Software und wie diese Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Patientenversorgung verbessern kann. Legen Sie die finanziellen und betrieblichen Risiken dar, falls die aktuellen Probleme nicht behoben werden. Veranschaulichen Sie potenzielle Gewinne und Verluste anhand von Beispielen aus der Praxis.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken entstehen, wenn nichts unternommen wird?
- Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile ergeben sich?
- Wie lange wird die Implementierung dauern?
- Wie hoch werden die Gesamtkosten im Laufe der Zeit sein?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihr EHR-System und schulen Sie Ihre Benutzer
Planen Sie gemeinsam mit dem Anbieter Ihres ausgewählten EHR-Systems einen reibungslosen Einführungsprozess:
Kommunizieren Sie den Einführungsplan
Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Benutzer. Teilen Sie Zeitpläne, Schulungstermine und Informationen darüber mit, was während der Implementierung zu erwarten ist. Nutzen Sie E-Mails, Besprechungen oder interne Plattformen, um alle auf dem Laufenden zu halten. Eine konsequente Kommunikation trägt dazu bei, Verwirrung zu minimieren und sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind.
Verantwortliche innerhalb der Organisation benennen
Benennen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Einführung. Diese Personen verwalten den Implementierungsprozess und fungieren als Bindeglied zwischen Ihrem Team und dem Anbieter. Wählen Sie Personen aus, die mit Ihrer Praxis vertraut sind und Fragen sowie auftretende Probleme bearbeiten können.
Schulung und Nutzung sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams die Schulungen abschließen und das System einheitlich nutzen. Planen Sie verpflichtende Schulungen und stellen Sie Ressourcen wie Anleitungen oder Benutzerhandbücher bereit. Fördern Sie kontinuierliches Lernen, indem Sie Auffrischungskurse oder Workshops anbieten. Verfolgen Sie die Abschlussquoten, um sicherzustellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind.
Feedbackschleifen einrichten
Richten Sie während der Einführung Feedbackschleifen ein und beziehen Sie dabei auch die Ressourcen des Anbieters ein. Sprechen Sie regelmäßig mit den Benutzern, um Rückmeldungen zu sammeln und Bedenken hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit auszuräumen. Nutzen Sie Umfragen oder Besprechungen, um Rückmeldungen einzuholen, und arbeiten Sie mit dem Anbieter zusammen, um Probleme zu lösen. Dieses kontinuierliche Feedback trägt dazu bei, die Benutzererfahrung und die Funktionalität des Systems zu verbessern.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Plan für das Änderungsmanagement aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie werden Sie den frühen Erfolg messen?
- Welche Schulungsressourcen sind verfügbar?
- Wie werden Sie Benutzerfeedback sammeln?
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade eine EHR-Lösung recherchieren, wenden Sie sich kostenlos an einen SoftwareSelect-Berater, um Empfehlungen zu erhalten.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem die spezifischen Anforderungen Ihrer Praxis besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine engere Auswahl an Software, die Sie prüfen können. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.
