So gründen Sie eine Arztpraxis

Eine Arztpraxis zu gründen, ist eine der lohnendsten Aufgaben, die man übernehmen kann. Für Unternehmer mit neuen Ideen gibt es unglaubliche Möglichkeiten, Veränderungen im lokalen Gesundheitswesen herbeizuführen. Auch die finanziellen Vorteile können erheblich sein.

Ein Jahr nach der Gründung von Symphony Health freuen wir uns sehr, dass wir den Schritt gewagt haben. Es ist etwas ganz Besonderes, zu sehen, wie die eigene Vision Gestalt annimmt, und in der Art von Klinik zu arbeiten, von der man immer geträumt hat. Gleichzeitig vergisst man leicht, wie überfordert wir uns zu Beginn gefühlt haben. Wenn Sie ebenfalls darüber nachdenken, eine eigene Praxis zu gründen, schwirrt Ihnen vielleicht der Kopf, während Sie all das bedenken, was damit verbunden ist.

Für Unternehmer mit neuen Ideen gibt es unglaubliche Möglichkeiten, Veränderungen im lokalen Gesundheitswesen herbeizuführen.

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Nur zum Spaß.

1.  Erstellen Sie einen Geschäftsplan

Es ist leicht, einen Geschäftsplan als reine Formalität zu betrachten, um eine Finanzierung von der Bank zu erhalten. Nun, zumindest habe ich ihn so betrachtet! Allerdings bin ich erstaunt darüber, wie oft ich auch jetzt, da wir etabliert sind, auf unseren Geschäftsplan zurückgreife. Sich die Zeit zu nehmen, ihn sorgfältig auszuarbeiten, ist eine langfristige Investition.

Ein guter Geschäftsplan beginnt nicht damit, dass Ihr Laptop geöffnet ist. Er beginnt damit, dass Sie hinausgehen und den medizinischen Bedarf Ihrer Gemeinschaft untersuchen. Dazu gehört, mit Menschen in Kontakt zu treten, ihre Bedürfnisse zu verstehen und potenzielle Wettbewerber ausfindig zu machen. Außerdem müssen Sie Ihre Träume laut aussprechen, Ihre Vision teilen und Feedback von Menschen erhalten, die wissen, wovon sie sprechen.

Ein guter Geschäftsplan beginnt nicht damit, dass Ihr Laptop geöffnet ist. Er beginnt damit, dass Sie hinausgehen und den medizinischen Bedarf Ihrer Gemeinschaft untersuchen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie geradezu platzen vor dem Drang, Dinge aufzuschreiben, erst dann sind Sie bereit, dies zu Papier zu bringen. Ich habe „unsere Vision und Ziele“ gefühlt hundertmal geschrieben und umgeschrieben, bis ich das Gefühl hatte, dass sie präzise widerspiegelten, was wir tun wollten. Der große Vorteil, sich dafür Zeit zu nehmen, besteht darin, dass es anschließend leichter war, den Rest unseres Plans zu schreiben.

Die Struktur Ihrer Klinik, ihre Leistungen, der Personalbedarf und die Marketingstrategie lassen sich viel leichter darlegen, wenn Sie Ihre Ziele klar formulieren können.

2.  Erstellen Sie ein Budget

Unserer Erfahrung nach werden die meisten Leiter medizinischer Kliniken eher von der Veränderung angetrieben, die sie im Leben ihrer Patienten bewirken können, als von der Erwirtschaftung von Gewinn. Gute Geschäftskompetenz wird häufig als zweitrangig gegenüber dem Wohl der Patienten angesehen. Allerdings können Sie Ihre Patienten nur dann optimal versorgen und eine kontinuierliche Betreuung gewährleisten, wenn von Anfang an eine gute Finanzverwaltung der Praxis vorhanden ist.

Als wir unser neues Unternehmen gründeten, erkannten wir beide, dass Finanzplanung nicht unsere Stärke war. Deshalb suchten wir Berater, die Erfahrung mit der Erstellung von Budgets für medizinische Praxen hatten. Sie erstellten für uns ein äußerst detailliertes, skalierbares 5-Jahres-Budget in einer App, die wir bearbeiten und aktualisieren können, während wir wachsen. Es hat sich als unschätzbar wertvolle Ressource erwiesen, auf die wir immer wieder zurückgreifen, wenn wir Entscheidungen in Bereichen wie Personal und größeren Anschaffungen treffen.

Sie können Ihre Patienten nur dann optimal versorgen und eine kontinuierliche Betreuung gewährleisten, wenn von Anfang an eine gute Finanzplanung vorhanden ist.

Ich würde jedem, der eine neue Praxis gründet, dringend raten, Berater zu finden, die Sie bei Ihren Finanzprognosen unterstützen und Ihnen die Werkzeuge an die Hand geben können, um Ihr Budget künftig zu erweitern. Auch Ihre Bank wird Ihnen dafür dankbar sein!

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3.  Sichern Sie die Finanzierung

Der Cashflow ist entscheidend! Wie bei jedem kleinen Unternehmen floss in den ersten 9 Monaten des Betriebs von Symphony Health ein unaufhörlicher Strom an Finanzmitteln aus unserer Klinik ab. Die von uns gemieteten Räumlichkeiten, unser Personal, medizinische Geräte, Bürobedarf und Versicherungen mussten angeschafft beziehungsweise abgeschlossen werden, lange bevor wir sie uns leisten konnten.

Glücklicherweise fanden wir einen Bankmitarbeiter mit Erfahrung im Umgang mit neuen medizinischen Praxen. Wir erhielten ein Bankkonto mit einer großzügigen Kreditlinie und eine gute Kreditkarte, die uns durch unser erstes Betriebsjahr gebracht haben, bis wir nun Gewinne erwirtschaften können.

Ich möchte Sie ermutigen, Kontakte in der Finanzwelt zu knüpfen, um Kreditgeber zu finden, die medizinischen Start-ups positiv gegenüberstehen. Entscheiden Sie sich nicht einfach für die Bank, die Sie „kennen“. Vergleichen Sie die Angebote. Recherchieren Sie und nehmen Sie Kontakt zu verschiedenen Finanzinstituten auf, um herauszufinden, was sie Ihnen anbieten können. Am wichtigsten ist, dass Sie einen Bankmitarbeiter finden, der versteht und daran glaubt, was Sie tun.

Unser Ärzteverband stellte den Kontakt zu einem Finanzverwaltungsunternehmen her, das unschätzbare Dienste dabei geleistet hat, uns mit den richtigen Personen zu vernetzen. Ebenso wäre es für Sie ein guter Ausgangspunkt, Ihren Ärzteverband zu kontaktieren, um finanzielle Kontakte aufzubauen.

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4.  Bauen Sie Ihr Netzwerk auf

Beim Weiterlesen werden Sie sehen, dass die meisten Schritte, die wir auf unserem Weg unternommen haben, nur möglich waren, weil wir Zeit darauf verwendet haben, uns mit anderen Fachkräften und Organisationen im Gesundheitswesen zu vernetzen. Von den Räumlichkeiten, die wir jetzt mieten, bis hin zur Einstellung unserer Mitarbeiter waren die von uns aufgebauten Beziehungen eine enorme Hilfe.

Wenn Sie anfangen, werden Sie schnell feststellen, in welchen Bereichen Sie Hilfe benötigen. Es wird Lücken geben, die Sie schließen müssen, sei es bei der Suche nach einem Lieferanten für Ihren Bürobedarf und medizinische Verbrauchsmaterialien oder nach zuverlässigen Reinigungskräften. Für viele dieser Dinge benötigen Sie schnelle Empfehlungen, die Ihnen ein gutes Netzwerk geben kann.

Wenn es Ihnen schwerfällt, auf natürliche Weise Kontakte aufzubauen, würde ich die Nutzung sozialer Medien dringend empfehlen. Ich bin erstaunt, wie hilfreich Websites wie diese dabei sind, Fachkollegen miteinander zu verbinden, und ich möchte jeden ermutigen, sie sinnvoll zu nutzen.

Für viele Dinge benötigen Sie schnelle Empfehlungen, die Ihnen ein gutes Netzwerk geben kann.

5.  Wählen Sie Ihren Standort

Dank unserer Kontakte mussten wir kein Gebäude finden, von dem aus wir unseren Betrieb aufnehmen konnten. Stattdessen fand es uns! Zwei örtliche Hausärzte, die kurz vor dem Ruhestand standen, hatten von unseren Plänen gehört und traten an uns heran, um uns ihre Arztpraxis zu vermieten.

Nachdem wir alle Möglichkeiten abgewogen hatten, entschieden wir uns, ihr Angebot anzunehmen. Der offensichtliche Vorteil war, dass wir dadurch die Gründungskosten niedrig halten konnten, da wir ihre gesamte Ausstattung und Büroausstattung günstig übernahmen. Außerdem ersparte es uns den Zeitaufwand für den Kauf all dessen, was wir für die Aufnahme des Betriebs benötigten. Darüber hinaus war die Praxis bereits etabliert und in der Gemeinde bekannt.

Es gab einige Nachteile. Die übernommene Praxis war veraltet und musste umfassend renoviert werden. Der von uns ausgehandelte Mietvertrag wurde durch die emotionale Bindung erschwert, die die Ärzte im Ruhestand an ihre 30 Jahre alte Praxis hatten. Außerdem mussten wir hart daran arbeiten, unsere eigene Kultur in der Praxis zu etablieren. Viele Patienten kamen weiterhin in der Erwartung, dass alles gleich bleiben würde, ohne zu erkennen, dass wir eine neue Arztpraxis mit neuem Personal und neuen Ideen waren.

Die Alternative wäre gewesen, leere Praxisräume zu mieten oder zu kaufen und die Praxis von Grund auf neu aufzubauen. In einer idealen Welt hätte uns dies ermöglicht, von Anfang an Praxisräume zu schaffen, die unserer Vision entsprechen. Allerdings ist dieser Weg wesentlich langwieriger und kostspieliger. Letztendlich hat uns genau das davon überzeugt, die von uns getroffene Entscheidung zu fällen.

Ich rate Ihnen, sich bei der Wahl Ihres Standorts ausreichend Zeit zu lassen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Passantenfrequenz, den Komfort für Patienten, Parkmöglichkeiten und natürlich den Preis für Miete oder Kauf. Bedenken Sie, dass Gebäude mit der richtigen medizinischen Nutzungswidmung oft schwer zu finden sind und die erforderlichen Genehmigungen für ihren Umbau lange auf sich warten lassen können.

Ich möchte jeden ausdrücklich dazu ermutigen, es uns gleichzutun und über Immobilien hinauszudenken, indem Sie örtliche medizinische Fachkräfte nach Insiderwissen über Ärzte fragen, die möglicherweise bald in den Ruhestand gehen.

6.  Qualifiziertes Personal einstellen und halten

Nachdem wir uns für große Praxisräume mit Platz für 6 Ärzte und ein Mitarbeiterteam entschieden hatten, mussten wir sie füllen!

Ärzte

Der Schlüssel für jede erfolgreiche Arztpraxis besteht darin, qualifizierte und zugelassene Ärzte einzustellen, die den vollständigen Anerkennungsprozess durchlaufen haben. Letztendlich sind es Ärzte mit einem guten Ruf, die Menschen in Ihre Praxis locken werden. Daher ist es äußerst wichtig, dass Sie eine klare Strategie für die Rekrutierung von Ärzten haben und diese auch künftig an sich binden.

Letztendlich sind es Ärzte mit einem guten Ruf, die Menschen in Ihre Praxis locken werden.

Unser Plan zur Rekrutierung von Ärzten bestand darin, unsere Kontakte und Netzwerke sinnvoll zu nutzen. Anschließend vermittelten wir potenziellen Ärzten eine klare und ambitionierte Vorstellung davon, wohin wir uns entwickeln. Wir verpflichten uns, ihnen aktuelle Technologie, moderne Ausstattung und einen ansprechenden Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Außerdem bemühen wir uns sehr, ihnen das beste Personal zur Seite zu stellen, das wir finden können.

Praxispersonal

Beim Praxispersonal hatten wir gleich zu Beginn Pech, als wir jemanden einstellten, der für die Rolle nicht geeignet war. Durch diese Erfahrung lernten wir, wie wichtig die Zusammenarbeit mit Spezialisten für Personalwesen ist, um unsere Vorgehensweise bei der Einstellung und Betreuung unserer Mitarbeiter zu optimieren. Diese übernehmen nun den gesamten Prozess für uns, unterstützen uns bei Vorstellungsgesprächen, erstellen Verträge, kümmern sich um die Krankenversicherung und regeln die Arbeitsunfallversicherung. Ich würde jeder neuen Praxis empfehlen, ihren Personalbedarf an Unternehmen wie dieses auszulagern.

Ich möchte Sie außerdem auf diesen Leitfaden zur Einstellung eines Praxismanagers hinweisen – zu Beginn sind Sie vielleicht selbst Praxismanager, aber schon bald werden Sie wahrscheinlich jemanden brauchen, der diese Verantwortung übernimmt.

Ich würde Ihnen außerdem empfehlen, Mitarbeiter zu finden, die zu den Werten Ihrer Praxis passen. Wenn Sie eine Stelle online ausschreiben, nutzen Sie seriöse Websites für die Stellensuche, die einen großen Teil der Vorauswahl für Sie übernehmen können. Nehmen Sie sich anschließend die Zeit, Ihre Vorstellungsgespräche so zu strukturieren, dass Sie beurteilen können, wie gut jeder Bewerber zu den von Ihnen gesuchten Werten und Fachkenntnissen passt.

7.  Erforderliche Lizenzen, Genehmigungen und Versicherungen beschaffen

Zweifellos die schwierigste Lektion, die wir gelernt haben!

Aus offensichtlichen Gründen werden Gesundheitsdienstleister stärker als die meisten anderen Unternehmen überprüft. Sie müssen daher doppelt sicherstellen, dass Ihre Klinik den vollständigen Gründungsprozess durchlaufen hat und über alle erforderlichen medizinischen Lizenzen verfügt. Denken Sie gleichzeitig daran, einen ausreichenden Versicherungsschutz abzuschließen!

Eine gute Planung Ihrer Zeit ist unerlässlich, damit nichts übersehen wird.

Das Leben in den ersten Tagen der Einrichtung Ihrer Klinik wird unerbittlich sein. Sie werden gleichzeitig neue Mitarbeiter führen, die Buchhaltung erledigen, Büroausstattung beschaffen, Richtlinien und Verfahren festlegen sowie die Entwicklung Ihrer Praxisräume koordinieren. Allein die Erinnerung daran lässt mich schon schwitzen!

Eine gute Planung Ihrer Zeit ist unerlässlich, damit nichts übersehen wird. Es wird besonders verlockend sein, alle erforderlichen Unterlagen nur oberflächlich durchzugehen. Leider hat sich das bei mir gerächt, als wir aufgrund einer Überschwemmung der Klinik durch einen Rückstau in der Kanalisation schließen mussten. Damals war es eine bittere Erkenntnis, festzustellen, dass wir unterversichert waren!

Wenn Sie kein ausgeprägtes Auge fürs Detail haben, rate ich Ihnen, einen Wirtschaftsanwalt zu beauftragen, der sicherstellt, dass Sie alle für Sie geltenden Vorschriften einhalten. Er kann Ihnen auch sagen, ob Sie über eine gute Haftpflichtversicherung oder Berufshaftpflichtversicherung verfügen. Außerdem empfehle ich, bei verschiedenen Versicherungsgesellschaften Angebote einzuholen, um einen Makler zu finden, der die Anforderungen Ihrer Praxis versteht.

8.  Entwickeln Sie eine Marketingstrategie

Unabhängig davon, ob Sie eine Hausarztpraxis oder eine Privatpraxis betreiben, benötigen Sie eine gute Marketingstrategie. Natürlich gibt es Kliniken an Orten mit wenigen Ärzten, die sich nicht besonders anstrengen müssen, um Patienten zu gewinnen. Doch auch dann ist eine gute Online-Präsenz wichtig, damit Menschen Sie finden und verstehen können, welche Dienstleistungen Sie anbieten.

Eine veraltete Website kann leicht vermitteln, dass auch andere Bereiche Ihrer Klinik veraltet sind.

Ihre Website sagt sehr viel aus. Für die meisten Menschen wird sie den ersten Eindruck von Ihrer Klinik und Ihrem Arzt vermitteln.

Darüber hinaus stellt sich bei unserer Website die Frage, was sie potenziellen Ärzten vermittelt, die mit uns arbeiten möchten:

1. Passt unsere Website zu unserer Personalgewinnungsstrategie?
2. Gewinnt sie Ärzte für unsere Vision?
3. Zeigt sie unsere Kernwerte und spiegelt sie wider, wie wir wahrgenommen werden möchten?

Ich bin immer wieder erstaunt, wie schlecht manche Klinik-Websites sein können. Überlegen Sie, was das einem Patienten vermittelt. Eine veraltete Website kann leicht den Eindruck erwecken, dass auch andere Bereiche Ihrer Klinik veraltet sind, weshalb es dem Branchenstandard entspricht, Ihre Website alle 2 bis 3 Jahre zu erneuern.

Sie müssen dafür ein Budget einplanen. Insbesondere weil eine gute Website zwischen $5000 - $20,000 (USD) kosten sollte. Stellen Sie sicher, dass Sie dies von Anfang an in Ihre Finanzprognosen einbeziehen.

9.  Richten Sie Ihre Infrastruktur ein

Die beste Gelegenheit, Ihre Arztpraxis mit der benötigten Infrastruktur auszustatten, haben Sie, bevor Sie Ihre Türen öffnen. Dazu gehört die Auswahl und Implementierung des richtigen elektronischen Gesundheitsaktensystems (EHR) für Ihre Klinik. Es wird der wichtigste Bestandteil Ihres Werkzeugs für das Praxismanagement sein, den Sie Ihren Mitarbeitern und Ärzten zur Verfügung stellen.

Die beste Gelegenheit, Ihre Arztpraxis mit der benötigten Infrastruktur auszustatten, haben Sie, bevor Sie Ihre Türen öffnen.

Elektronische Gesundheitsakten helfen Ihren Mitarbeitern und Ärzten dabei, Patienten einzuplanen, ihre Krankenakten einzusehen und alle ihre medizinischen Abrechnungen gemäß der Gebührenordnung einzugeben. Das System verfolgt Medicaid und Medicare und ermöglicht es Kostenträgern, medizinische Rechnungen zu begleichen. Für Sie als Leiter hilft es dabei, Erstattungen zu verfolgen und zu zeigen, wie finanziell gesund Ihre Klinik ist.

Das Problem bei EHR-Systemen besteht darin, dass sie bekanntermaßen schwer zu wechseln sind, sobald Sie in Betrieb sind. Nehmen Sie sich daher Zeit, die verschiedenen verfügbaren EHR-Systeme zu recherchieren, bevor Sie den Betrieb aufnehmen. Überlegen Sie, ob es Ihre Ziele und Werte unterstützt. Bitten Sie jeden EHR-Vertreter, Ihnen seine Dienstleistungen vorzustellen, und erkundigen Sie sich bei anderen medizinischen Kliniken nach deren Erfahrungen mit dem von ihnen verwendeten EHR-System.

Wir wählen das EHR, das wir verwenden, aus vier Hauptgründen:

1. Es ermöglicht Patienten, online mit der Praxis zu interagieren, wodurch unsere Mitarbeitenden viel Zeit sparen, die sie sonst für die Bearbeitung telefonischer Anfragen aufwenden müssten.
2. Es vernetzt Ärzte und Mitarbeitende miteinander. Für eine Gemeinschaftspraxis ermöglicht es Teamarbeit und Zusammenarbeit.
3. Es ist intuitiv und einfach zu bedienen, sodass es weniger Möglichkeiten für Fehler der Mitarbeitenden gibt.
4. Es wurde von einem großen, renommierten Unternehmen entwickelt, das sich dazu verpflichtet hat, die Weiterentwicklung des EHR auch künftig mit den erforderlichen Ressourcen zu unterstützen.

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10.  Kontinuierlich bewerten und anpassen

Ihr erstes Jahr des Betriebs wird ein Jahr sein, in dem Sie selbst viel anpacken müssen, und Sie werden häufig zur Fehlerbehebung gebraucht werden. Seien Sie nicht beunruhigt, wenn die Dinge nicht wie erwartet laufen – das tun sie nur selten! Es ist völlig normal, dass jedes kleine Unternehmen anfangs Schwierigkeiten hat, und eine Arztpraxis bildet da keine Ausnahme.

Meistens war ich in unserer Praxis die ruhige, Zuversicht ausstrahlende Stimme. Besonders Mitarbeitende, die aus etablierteren Praxen zu uns gewechselt sind, geraten leicht in Panik, wenn sie auf ein Problem stoßen. Ihre Aufgabe ist es, für Ruhe und Ordnung zu sorgen und schnelle Lösungen zu finden, wenn etwas schiefläuft.

Meistens war ich in unserer Praxis die ruhige, Zuversicht ausstrahlende Stimme.

Im vergangenen Jahr ging es darum, die Arbeitsabläufe in der Praxis zu verbessern, unsere Prozesse dort zu optimieren, wo sie Engpässe verursachen, und sicherzustellen, dass unsere Patienten die bestmögliche Versorgung erhalten!

Nach und nach kommen wir dorthin, wo wir sein möchten. Mein Rat an alle anderen, die ihre eigene Arztpraxis gründen, lautet: Seien Sie geduldig. Setzen Sie Prioritäten und widmen Sie sich so weit wie möglich den wichtigsten Themen, und machen Sie sich keine Sorgen über Dinge, die Sie nicht kontrollieren können.

Eine großartige Praxis aufzubauen, braucht Zeit, aber Ihre harte Arbeit und Gewissenhaftigkeit werden sich am Ende auszahlen.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

Die Gründung von Symphony Health war eine neue Erfahrung für uns. Kate (meine Frau) ist Hausärztin, hatte aber nur wenig Verständnis für Praxismanagement. Ebenso hatte ich zwar Managementerfahrung, verstand aber nicht, was es bedeutet, Gesundheitsversorgung anzubieten. Was wir hatten, war eine Vision, aber nur wenige Vorstellungen davon, welche Schritte wir unternehmen sollten, um sie zu verwirklichen.

Wir waren dankbar, in dieser frühen Phase Kontakte und Verbindungen zu finden, die uns dabei halfen, die richtigen Schritte nach vorn zu machen. Ich möchte Sie ermutigen, dasselbe zu tun. Umgeben Sie sich mit Menschen, die Ihnen dort helfen können, wo Sie sich am schwächsten fühlen. Finden Sie andere, die dasselbe getan haben, und lernen Sie von ihnen.

Inhaber einer medizinischen Praxis zu sein, ist eine enorme Verantwortung, die sorgfältige Planung, die Einhaltung von Vorschriften und ein Engagement für die Patientenversorgung erfordert. Die größte Ermutigung, die ich Ihnen geben kann, lautet: „Tun Sie es nicht allein“!

Im vergangenen Jahr konnten wir all die Ratschläge, die wir erhalten haben, in der Praxis erproben, und sie haben uns sehr gute Dienste geleistet. So sehr, dass ich mich jetzt zuversichtlich fühle, anderen dabei zu helfen, das zu tun, was wir getan haben. Wir werden weiterhin Beiträge veröffentlichen und hoffen, über die Website und die Gemeinschaft von The Medical Practice mit anderen Inhabern medizinischer Praxen in Kontakt zu kommen.