Wie man 2026 ein EHR-System auswählt: Was Sie wissen müssen
Die Wahl des richtigen EHR-Systems ist entscheidend für Ihre Praxis. Ein elektronisches Patientenakten-Tool spart Zeit, erhöht die Genauigkeit, sorgt für Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und liefert eine gute Rendite. Die falsche Wahl kann jedoch zu verschwendeten Ressourcen, Ineffizienzen und Compliance-Problemen führen.
Dieser Leitfaden ist für Sie, wenn Sie sich im Dschungel der Möglichkeiten orientieren und eine Lösung für die Bedürfnisse Ihrer Praxis finden wollen. Ich unterstütze Sie dabei, eine Entscheidung zu treffen, die Ihr Team stärkt und die Patientenversorgung verbessert, ohne unnötige Kopfschmerzen zu verursachen.
8 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl eines EHR-Systems achten sollten
Wenn Sie EHR-Anbieter bewerten, konzentrieren Sie sich auf diese Schlüsselfaktoren, um sicherzustellen, dass das Tool zu den Anforderungen Ihrer Praxis passt. Hierauf sollten Sie achten:
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1. Flexibilität der Tarife
Tarif-Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihr EHR-System bei Wachstum oder Verkleinerung Ihrer Praxis anzupassen. Das ist wichtig, denn Ihre Bedürfnisse können sich im Laufe der Zeit verändern und Sie wollen nicht an einen ungeeigneten Tarif gebunden sein. Achten Sie auf Anbieter, die unkomplizierte Upgrades oder Downgrades ohne hohe Gebühren ermöglichen. Fragen Sie während einer Demo nach dem Ablauf der Tarifänderung und etwaigen zusätzlichen Kosten.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Datenzugriff und Berichterstattung ermöglichen es Ihnen, Erkenntnisse aus Patientendaten und Praxisabläufen zu gewinnen. Das ist essenziell, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Patientenbindung zu steigern. Stellen Sie sicher, dass das System anpassbare Berichte und einen unkomplizierten Daten-Export bietet. Testen Sie diese Funktion in einer Probephase, indem Sie einen Musterbericht erstellen und prüfen, wie intuitiv die Bedienung ist.
3. Integration in Ihre bestehende IT-Umgebung
Die Integration in Ihren aktuellen Technik-Stack gewährleistet reibungslose Abläufe und minimiert Unterbrechungen. Das ist wichtig, denn eine EHR-Software ohne Integrationsmöglichkeiten verursacht Ineffizienzen. Prüfen Sie die Kompatibilität mit bestehenden Tools und fragen Sie Anbieter nach konkreten Beispielen erfolgreicher Integrationen mit ähnlichen Systemumgebungen.
4. Einarbeitung und Support
Einarbeitung und Support sind ausschlaggebend dafür, wie schnell medizinische Fachkräfte und ihre Teams das neue System nutzen können. Sie sind wichtig, um Ausfallzeiten und Frust zu vermeiden. Achten Sie auf Anbieter, die umfassende Schulungen und 24/7-Support bieten. Informieren Sie sich bei der Bewertung nach dem Ablauf der Einarbeitung und den Reaktionszeiten des Supports.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Berechtigungen steuern, wer auf welche Bereiche der Gesundheitstechnologie im EHR-System zugreifen darf. Diese Funktion ist wichtig für die Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Stellen Sie sicher, dass das System die Anpassung von Zugriffsrechten nach Rollen ermöglicht. Bitten Sie potenzielle Anbieter während einer Demo zu zeigen, wie die Rechtevergabe funktioniert.
6. Branchenspezifische Compliance
Branchenspezifische Compliance stellt sicher, dass das EHR-System alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt. Das ist entscheidend, um Bußgelder zu vermeiden und die Patientensicherheit zu gewährleisten. Prüfen Sie, ob das System Vorschriften wie HIPAA einhält. Lassen Sie sich Nachweise zeigen und fragen Sie, wie die Anbieter über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden bleiben.
7. Anpassungsmöglichkeiten
Anpassungsmöglichkeiten ermöglichen es Ihnen, das EHR-System auf die einzigartigen Arbeitsabläufe Ihrer Praxis zuzuschneiden. Das ist wichtig, um Effizienz und Benutzerzufriedenheit zu maximieren. Achten Sie auf Systeme, die anpassbare Vorlagen und Felder für optimierte Arbeitsprozesse bieten. Bitten Sie sich während einer Demo die Anpassungsfunktionen in der Praxis zeigen zu lassen.
8. Mobile Unterstützung oder Multi-Standort-Fähigkeit
Die mobile Unterstützung oder Multi-Standort-Fähigkeit ermöglicht den Zugriff auf das EHR-System von überall aus – praktisch für Praxen mit mehreren Standorten oder für Behandelnde unterwegs. Das trägt wesentlich zur Optimierung der Versorgungsqualität bei. Stellen Sie sicher, dass das System eine reaktionsfähige mobile Oberfläche bietet und Multi-Standort-Umgebungen unterstützt. Ärztinnen und Ärzte sollten die Mobil-App während einer Testphase ausprobieren, um deren Leistungsfähigkeit zu prüfen.
So wählen Sie ein EHR-System: Ein 5-Schritte-Rahmenwerk
Die Auswahl des richtigen EHR-Systems kann überwältigend wirken, doch in überschaubare Schritte gegliedert wird der Prozess einfacher. Konzentrieren Sie sich darauf, das System auf die spezifischen Anforderungen und das Budget Ihrer Praxis abzustimmen. Hier ist eine schrittweise Anleitung, die Ihnen hilft, eine fundierte Entscheidung zu treffen:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Beginnen Sie bei der Auswahl eines EHR-Systems damit, die Bedürfnisse Ihres Teams zu definieren. Dazu gehört, Vorschläge einzuholen und Anforderungen zu priorisieren:
Feedback der Beteiligten einholen
Beziehen Sie wichtige Beteiligte wie Ärztinnen und Ärzte, Pflegekräfte, Verwaltungspersonal und IT-Mitarbeitende ein. Sie liefern wertvolle Einblicke in funktionierende und problematische Aspekte. Veranstalten Sie Besprechungen oder führen Sie Umfragen durch, um deren Meinungen einzuholen. Dieses Feedback stellt sicher, dass das EHR-System den Bedarf aller erfüllt.
Problempunkte auflisten und priorisieren
Identifizieren und priorisieren Sie Probleme im aktuellen System. Häufige Themen können Fehler bei der Patientendatenerfassung, langsame Systemleistung oder fehlende Integrationen sein. Ordnen Sie diese nach Häufigkeit und Auswirkung. So können Sie sich auf die dringendsten Probleme zuerst konzentrieren.
Mit Richtlinien und Zielen abstimmen
Stimmen Sie Ihre Anforderungen mit internen Richtlinien, Anbieterpräferenzen und regulatorischen Vorgaben ab. Überprüfen Sie, ob das System den Sicherheitsprotokollen entspricht und die HIPAA-Richtlinien erfüllt. Berücksichtigen Sie Anbieterpräferenzen im Hinblick auf Integration und Support. Vergewissern Sie sich, dass das System Ihre langfristigen Praxisziele unterstützt.
Muss-Features von Wunsch-Features unterscheiden
Trennen Sie unverzichtbare Funktionen von wünschenswerten. Zu den Muss-Features zählen beispielsweise sichere Patientenportale, einfacher Datenzugriff und mobile Unterstützung. Wunsch-Features können erweiterte Analysen, automatisierte Abläufe oder individuell anpassbare Dashboards sein. Diese Unterscheidung unterstützt Sie dabei, sich bei der Auswahl auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse bleiben aktuell unerfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Probleme lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie unterstützt das System unsere regulatorischen Ziele?
Schritt 2: EHR-Anbieter recherchieren
Recherchieren und vergleichen Sie nun EHR-Anbieter, um die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden:
Erste Anbieteranalyse durchführen
Beginnen Sie damit, Bewertungsseiten, Rankings und Fallstudien zu durchsuchen. Das verschafft Ihnen einen schnellen Überblick über die verfügbaren Optionen und wie Anbieter bewertet werden. Achten Sie auf Muster in den Bewertungen, wie etwa konsequentes Lob oder Kritik. So können Sie Ihre Auswahl eingrenzen.
Vergleichen Sie basierend auf den Geschäftsanforderungen
Vergleichen Sie die Vorteile cloudbasierter EHR-Tools abhängig von der Größe Ihrer Praxis sowie den Integrationsanforderungen zu ausgelagerten oder internen Lösungen. Größere Praxen benötigen womöglich robustere Systeme, während kleinere mit einfacheren Optionen auskommen. Berücksichtigen Sie, wie gut sich das System in Ihre bestehende technische Infrastruktur integriert.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale identifizieren
Suchen Sie nach entscheidenden Unterscheidungsmerkmalen wie Implementierungsunterstützung, Benutzererfahrung oder Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Manche Anbieter bieten umfangreiche Einführungsunterstützung, andere punkten mit besonders benutzerfreundlichen Oberflächen. Finden Sie heraus, was jeden Anbieter besonders macht, damit Sie die Lösung finden, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse
Führen Sie eine detaillierte Übersicht Ihrer Erkenntnisse, inklusive Vor- und Nachteilen jedes Anbieters. Nutzen Sie Aufzählungslisten, um Funktionen, Preise und Supportoptionen zu ordnen. Diese Dokumentation unterstützt Sie dabei, eine gut informierte Entscheidung zu treffen, wenn es soweit ist.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool am stärksten?
- Passt es zur Teamgröße, zum Budget und zur bestehenden Infrastruktur?
- Welche Unterstützung und Dokumentation sind verfügbar?
- Wie flexibel ist das System für spezielle Anwendungsfälle?
- Wie fallen die Bewertungen zur Benutzererfahrung aus?
Top-EHR-Systeme zum Überlegen
Hier ist meine Liste der zehn besten EHR-Systemoptionen, um Ihnen den Einstieg in Ihre Suche zu erleichtern:
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Schritt 3: Erstellen Sie eine Auswahlliste von EHR-Systemen und nehmen Sie Kontakt auf
Grenzen Sie die besten EHR-Lösungen ein und beginnen Sie Gespräche mit potenziellen Partnern:
Lieferanten auf die Auswahlliste setzen
Wählen Sie auf Basis Ihrer Recherche 2–4 Anbieter aus. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die am besten zu Ihren Anforderungen und Ihrem Budget passen. Mit dieser Auswahlliste können Sie Ihre Ressourcen gezielt auf die vielversprechendsten Optionen lenken. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Benutzerbewertungen, Funktionsumfang und Kompatibilität mit Ihren bestehenden Systemen.
RFI oder RFP versenden
Verschicken Sie eine Informationsanfrage (RFI) oder eine Angebotsanfrage (RFP) für EHR-Systeme, um detaillierte Informationen einzuholen. Nutzen Sie diese Dokumente, um gezielte Fragen zu Funktionen, Preisen und Support zu stellen. So erfahren Sie, was jeder Anbieter bietet und wie er Ihre Anforderungen erfüllen kann. Passen Sie Ihre RFI oder RFP gezielt an, um eventuelle Lücken aus Ihrer ersten Recherche zu schließen – das unterstützt die Entscheidungsfindung.
Demos buchen und Nachfragen stellen
Vereinbaren Sie Demos mit den ausgewählten Anbietern und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Achten Sie bei den Demos besonders auf die Benutzeroberfläche, die Handhabung und darauf, wie das System Ihre aktuellen Herausforderungen adressiert. Fragen Sie nach Praxisbeispielen und nach der Integration in Ihre bestehenden Werkzeuge. Diese Interaktion verschafft Ihnen ein klares Bild davon, wie das System in der Praxis funktioniert.
Konsistente Bewertungskriterien nutzen
Wenden Sie für alle Anbieter dieselben Bewertungskriterien an. Das garantiert einen fairen Vergleich und hilft, Verzerrungen zu vermeiden. Erstellen Sie eine Checkliste der unverzichtbaren Funktionen, Supportoptionen und Preisstrukturen. Nutzen Sie diese Liste, um alle Anbieter objektiv zu bewerten.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Können Sie mir ein echtes Kundenbeispiel zeigen, das mit unserer Situation vergleichbar ist?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
- Wie funktioniert Ihr Preismodell?
- Kann das System unsere spezifischen regulatorischen Anforderungen erfüllen?
Schritt 4: Business Case erstellen
Verwandeln Sie Ihre Anbieterauswahl in einen überzeugenden Business Case, den Ihr Führungsteam unterstützen kann:
Problempunkte zusammenfassen
Fassen Sie klar die Problempunkte zusammen, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, sowie die erwarteten Ergebnisse vom neuen EHR-System. Heben Sie hervor, wie das System spezifische Herausforderungen wie Eingabefehler oder fehlende Integration löst. Dies zeigt den greifbaren Mehrwert des Systems. Listen Sie Problempunkte und erwartete Verbesserungen in Aufzählungszeichen auf.
Kosten und Zeitpläne präsentieren
Ermitteln Sie grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die EHR-Einführung von den Anbietern. Präsentieren Sie diese Zahlen deutlich, beispielsweise in Form von Diagrammen oder Tabellen. Berücksichtigen Sie Details wie EHR-Systempreise, Schulungskosten und die voraussichtlichen Zeiträume für die Einführung. Diese Transparenz hilft, Ihrem Führungsteam realistische Erwartungen zu vermitteln.
ROI und Risiken erläutern
Erklären Sie vorab die Kapitalrendite, Effizienzgewinne und Risiken eines Nicht-Handelns. Zeigen Sie die Vorteile von EHR-Software auf und wie diese Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Patientenversorgung verbessern können. Stellen Sie die finanziellen und operativen Risiken dar, wenn die aktuellen Probleme bestehen bleiben. Nutzen Sie Praxisbeispiele, um mögliche Gewinne und Verluste zu veranschaulichen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welches Risiko besteht, wenn nichts unternommen wird?
- Welche finanziellen und operativen Vorteile ergeben sich?
- Wie lange dauert die Einführung?
- Wie hoch werden die Gesamtkosten über die Zeit?
Schritt 5: EHR-System implementieren und Nutzer einbinden
Planen Sie mit dem gewählten EHR-Anbieter einen reibungslosen Onboarding-Prozess:
Rollout-Plan kommunizieren
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan klar an alle Nutzer. Geben Sie Zeitpläne, Trainingsabläufe und Erwartungen während der Einführung bekannt. Nutzen Sie E-Mails, Meetings oder interne Plattformen, um alle auf dem Laufenden zu halten. Eine kontinuierliche Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sorgt dafür, dass alle informiert sind.
Interne Verantwortliche benennen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für den Echtzeit-Rollout. Diese Personen koordinieren die Umsetzung und sind Schnittstelle zwischen Ihrem Team und dem Anbieter. Wählen Sie Mitarbeitende, die sich mit Ihrer Praxis auskennen und aufkommende Fragen oder Probleme adressieren können.
Schulung und Nutzung sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Schulungen vollständig absolviert und das Tool konsequent nutzt. Planen Sie verpflichtende Trainings und stellen Sie Materialien wie Tutorials oder Nutzerhandbücher bereit. Fördern Sie kontinuierliches Lernen durch Auffrischungskurse oder Workshops. Verfolgen Sie die Abschlussquoten, damit alle auf dem aktuellen Stand sind.
Feedbackschleifen einrichten
Richten Sie während des Rollouts Feedbackschleifen ein, auch unter Einbeziehung der Anbietertools. Holen Sie regelmäßig Feedback von Nutzern ein und gehen Sie auf Bedenken zur Anwenderfreundlichkeit ein. Nutzen Sie Umfragen oder Meetings, um Rückmeldungen zu sammeln, und arbeiten Sie mit dem Anbieter zusammen, um Probleme zu lösen. Kontinuierliches Feedback verbessert Nutzererfahrung und Systemfunktionalität.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für den Rollout verantwortlich?
- Wie wird der frühe Erfolg gemessen?
- Welche Trainingsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie wird das Nutzerfeedback erfasst?
Wie geht es weiter:
Wenn Sie aktuell eine EHR-Lösung recherchieren, kontaktieren Sie einen SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, bei dem es um die Besonderheiten Ihrer Anforderungen geht. Anschließend erhalten Sie eine Shortlist mit Softwarevorschlägen zur Auswahl. Die Berater unterstützen Sie zudem im gesamten Kaufprozess, inklusive Preisverhandlungen.