So gründen Sie eine Arztpraxis

Eine Arztpraxis zu gründen, gehört zu den lohnendsten Dingen, die man tun kann. Für Unternehmer mit frischen Ideen gibt es unglaublich viele Möglichkeiten, Veränderungen im Gesundheitswesen vor Ort zu bewirken. Auch die finanziellen Vorteile können erheblich sein.

Ein Jahr nach der Gründung von Symphony Health freuen wir uns sehr, dass wir den Schritt gewagt haben. Es ist etwas ganz Besonderes, zu sehen, wie die eigene Vision Gestalt annimmt, und in der Art von Klinik zu arbeiten, von der man immer geträumt hat. Dennoch vergisst man leicht, wie überfordert wir uns zu Beginn fühlten. Wenn Sie darüber nachdenken, Ihre eigene Praxis zu gründen, schwirrt Ihnen möglicherweise ebenfalls der Kopf, während Sie all das bedenken, was damit verbunden ist.

Für Unternehmer mit frischen Ideen gibt es unglaublich viele Möglichkeiten, Veränderungen im Gesundheitswesen vor Ort zu bewirken.

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Nur zum Spaß.

1.  Erstellen Sie einen Geschäftsplan

Man kann einen Geschäftsplan leicht als reine Pflichtübung betrachten, um eine Finanzierung von der Bank zu erhalten. Zumindest habe ich ihn so gesehen! Allerdings bin ich erstaunt, wie oft ich auch heute noch auf unseren Geschäftsplan zurückgreife, obwohl wir inzwischen etabliert sind. Sich dafür ausreichend Zeit zu nehmen und ihn sorgfältig auszuarbeiten, ist eine langfristige Investition.

Ein guter Geschäftsplan beginnt nicht damit, dass dein Laptop geöffnet ist. Er beginnt damit, dass du hinausgehst und den medizinischen Bedarf in deiner Gemeinde untersuchst. Dazu gehört, Kontakte zu knüpfen, ihre Bedürfnisse zu verstehen und potenzielle Mitbewerber kennenzulernen. Außerdem musst du deine Vision offen aussprechen, sie mit anderen teilen und Feedback von Menschen erhalten, die wissen, wovon sie sprechen.

Ein guter Geschäftsplan beginnt nicht damit, dass dein Laptop geöffnet ist. Er beginnt damit, dass du hinausgehst und den medizinischen Bedarf in deiner Gemeinde untersuchst.

Wenn du das Gefühl hast, dass du unbedingt etwas aufschreiben musst, erst dann bist du bereit, dies zu Papier zu bringen. Ich habe „unsere Vision und Ziele“ gefühlt hundertmal geschrieben und umformuliert, bis ich den Eindruck hatte, dass sie präzise widerspiegeln, was wir erreichen wollten. Der große Vorteil, sich dafür Zeit zu nehmen, besteht darin, dass es anschließend leichter war, den Rest unseres Plans zu schreiben.

Die Struktur deiner Klinik, ihre Dienstleistungen, der Personalbedarf und die Marketingstrategie lassen sich viel leichter festlegen, wenn du deine Ziele klar formulieren kannst.

2.  Erstelle ein Budget

Unserer Erfahrung nach werden die meisten Leiter medizinischer Kliniken in erster Linie von der Veränderung angetrieben, die sie im Leben ihrer Patienten bewirken können, und nicht von der Erzielung von Gewinn. Gute kaufmännische Fähigkeiten werden häufig als zweitrangig gegenüber dem Wohlergehen der Patienten angesehen. Allerdings kannst du deine Patienten nur dann bestmöglich versorgen und eine kontinuierliche Betreuung anbieten, wenn von Anfang an ein gutes Finanzmanagement der Praxis vorhanden ist.

Als wir unser neues Unternehmen gründeten, erkannten wir beide, dass die Finanzplanung nicht zu unseren Stärken gehörte. Deshalb suchten wir Berater, die Erfahrung mit der Erstellung von Budgets für Arztpraxen hatten. Sie erstellten für uns ein äußerst detailliertes, skalierbares Budget für fünf Jahre in einer App, die wir mit unserem Wachstum bearbeiten und aktualisieren können. Es hat sich für uns als unschätzbar wertvolle Ressource erwiesen, auf die wir immer wieder zurückgreifen, wenn wir Entscheidungen über Bereiche wie Personal und größere Anschaffungen treffen.

Du kannst deine Patienten nur dann bestmöglich versorgen und eine kontinuierliche Betreuung anbieten, wenn von Anfang an eine gute Finanzplanung vorhanden ist.

Ich würde jedem, der eine neue Praxis gründet, dringend raten, Berater zu suchen, die bei den Finanzprognosen helfen und die nötigen Werkzeuge bereitstellen können, um das Budget künftig zu skalieren. Auch deine Bank wird dir dafür dankbar sein!

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3.  Finanzierung sichern

Der Cashflow ist alles! Wie bei jedem kleinen Unternehmen floss in den ersten neun Monaten des Betriebs von Symphony Health ein unaufhörlicher Strom an Finanzmitteln aus unserer Klinik ab. Die von uns gemieteten Räume, unser Personal, medizinische Geräte, Büromaterial und Versicherungen mussten lange angeschafft beziehungsweise abgeschlossen werden, bevor wir sie uns leisten konnten.

Glücklicherweise fanden wir einen Bankberater mit Erfahrung im Umgang mit neuen Arztpraxen. Wir erhielten ein Bankkonto mit einem großzügigen Kreditrahmen und eine gute Kreditkarte, die uns durch unser erstes Betriebsjahr gebracht haben, bis wir nun Gewinne erwirtschaften können.

Ich möchte dich ermutigen, Kontakte in der Finanzwelt zu knüpfen, um Kreditgeber zu finden, die medizinischen Start-ups positiv gegenüberstehen. Nimm nicht einfach die Bank, die du „kennst“. Vergleiche die Angebote. Informiere dich und wende dich an verschiedene Finanzinstitute, um herauszufinden, was sie anbieten können. Am wichtigsten ist, einen Bankberater zu finden, der versteht, was du tust, und daran glaubt.

Unser Ärzteverband stellte den Kontakt zu einem Finanzmanagementunternehmen her, das unschätzbare Dienste dabei geleistet hat, uns mit den richtigen Ansprechpartnern zu verbinden. Auch du solltest dich an deinen Ärzteverband wenden, um mit dem Aufbau finanzieller Kontakte zu beginnen.

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4.  Baue dein Netzwerk auf

Beim Weiterlesen wirst du feststellen, dass die meisten Schritte, die wir auf unserem Weg unternommen haben, nur möglich waren, weil wir Zeit in die Vernetzung mit anderen Angehörigen der Gesundheitsberufe und Organisationen investiert haben. Von den Räumen, die wir jetzt mieten, bis zur Einstellung unseres Personals waren die Beziehungen, die wir aufgebaut haben, eine enorme Hilfe.

Wenn du beginnst, wirst du schnell feststellen, in welchen Bereichen du Hilfe benötigen wirst. Es wird Lücken geben, die du schließen musst, sei es bei der Suche nach einem Lieferanten für Bürobedarf und medizinische Verbrauchsmaterialien oder nach zuverlässigen Reinigungskräften. Für vieles davon benötigst du schnelle Empfehlungen, die dir ein gutes Netzwerk geben kann.

Wenn es dir schwerfällt, auf natürliche Weise Kontakte aufzubauen, würde ich die Nutzung sozialer Medien dringend empfehlen. Ich bin erstaunt, wie hilfreich Websites wie diese dabei sind, Berufskollegen miteinander zu vernetzen, und ich möchte jedem ans Herz legen, sie sinnvoll zu nutzen.

Für vieles wirst du schnelle Empfehlungen benötigen, die dir ein gutes Netzwerk geben kann.

5.  Wählen Sie Ihren Standort

Dank unserer Kontakte mussten wir kein Gebäude finden, von dem aus wir arbeiten konnten. Stattdessen wurde es von uns gefunden! Zwei örtliche Hausärzte, die kurz vor dem Ruhestand standen, hatten von unseren Plänen gehört und traten an uns heran, um uns ihre Arztpraxis zu vermieten.

Nachdem wir alle Möglichkeiten geprüft hatten, entschieden wir uns, ihr Angebot anzunehmen. Der offensichtliche Vorteil war, dass wir dadurch die Gründungskosten niedrig halten konnten, da wir ihre gesamte Ausstattung und Bürobedarf günstig übernahmen. Außerdem ersparte uns dies den zeitlichen Aufwand, alles zu kaufen, was wir für die Aufnahme des Betriebs benötigten. Darüber hinaus war die Klinik bereits etabliert und in der Gemeinde bekannt.

Es gab auch einige Nachteile. Die Praxis, die wir übernommen hatten, war veraltet und musste umfassend renoviert werden. Der Mietvertrag, den wir aushandelten, wurde durch die emotionale Verbundenheit erschwert, die die pensionierenden Ärzte zu ihrer 30 Jahre alten Klinik hatten. Außerdem mussten wir hart dafür kämpfen, unsere eigene Kultur in der Klinik zu etablieren. Viele Patienten kamen in der Erwartung, dass alles wie bisher sein würde, ohne zu erkennen, dass wir eine neue Arztpraxis mit neuen Mitarbeitern und neuen Ideen waren.

Die Alternative wäre gewesen, eine leere Praxisfläche zu mieten oder zu kaufen und die Klinik von Grund auf neu aufzubauen. In einer idealen Welt hätte uns dies ermöglicht, von Anfang an eine Praxis zu schaffen, die unserer Vision entspricht. Allerdings ist dieser Weg deutlich langwieriger und kostspieliger. Letztlich hat uns genau das dazu bewogen, die Entscheidung zu treffen, für die wir uns entschieden haben.

Ich rate Ihnen, sich bei der Wahl Ihres Standorts ausreichend Zeit zu lassen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Passantenfrequenz, den Komfort für Patienten, Parkmöglichkeiten und natürlich den Preis für die Miete oder den Kauf. Denken Sie daran, dass Gebäude mit der richtigen medizinischen Nutzungsausweisung oft schwer zu finden sind und die erforderlichen Genehmigungen für ihren Umbau nur langsam erteilt werden können.

Ich möchte jedem dringend empfehlen, es so zu machen wie wir und über Immobilien hinauszublicken, indem Sie örtliche medizinische Fachkräfte nach Insiderwissen über Ärzte fragen, die möglicherweise bald in den Ruhestand gehen.

6.  Qualifiziertes Personal einstellen und halten

Nachdem wir uns für eine große Praxisfläche mit Platz für 6 Ärzte und ein Mitarbeiterteam entschieden hatten, mussten wir sie besetzen!

Ärzte

Der Schlüssel zu jeder erfolgreichen Arztpraxis besteht darin, qualifizierte und zugelassene Ärzte einzustellen, die den vollständigen Anerkennungsprozess durchlaufen haben. Letztlich sind es Ärzte mit einem guten Ruf, die Menschen in Ihre Klinik bringen werden. Daher ist es äußerst wichtig, dass Sie eine klare Strategie für die Rekrutierung von Ärzten haben und diese auch langfristig halten.

Letztlich sind es Ärzte mit einem guten Ruf, die Menschen in Ihre Klinik bringen werden.

Unser Plan für die Rekrutierung von Ärzten bestand darin, unsere Kontakte und Netzwerke sinnvoll zu nutzen. Anschließend vermittelten wir potenziellen Ärzten eine klare und ehrgeizige Vorstellung davon, wohin wir uns entwickeln. Wir verpflichten uns, ihnen moderne Technologie, Ausstattung und einen professionell ausgestatteten Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Außerdem bemühen wir uns sehr, ihnen das bestmögliche Personal zur Seite zu stellen.

Praxispersonal

Beim Praxispersonal machten wir früh schlechte Erfahrungen, als wir jemanden einstellten, der für die Stelle nicht geeignet war. Durch diese Erfahrung lernten wir, wie wichtig die Zusammenarbeit mit Spezialisten für Personalwesen ist, um unsere Vorgehensweise bei der Einstellung und Betreuung unserer Mitarbeiter zu optimieren. Diese kümmern sich inzwischen um den gesamten Prozess und unterstützen uns bei Vorstellungsgesprächen, der Erstellung von Verträgen, dem Abschluss von Krankenversicherungen und der Bearbeitung von Arbeitsunfällen. Ich würde jeder neuen Klinik empfehlen, ihre Anforderungen im Personalwesen an Unternehmen wie dieses auszulagern.

Ich möchte Sie außerdem auf diesen Leitfaden zur Einstellung eines Praxismanagers hinweisen – am Anfang sind Sie vielleicht selbst Ihr eigener Praxismanager, aber schon bald werden Sie wahrscheinlich jemanden brauchen, der diese Verantwortung übernimmt.

Ich würde Ihnen außerdem empfehlen, Mitarbeiter zu finden, die mit den Werten Ihrer Klinik übereinstimmen. Wenn Sie online eine Stelle ausschreiben, nutzen Sie seriöse Jobsuch-Websites, die einen Großteil der Vorauswahl für Sie übernehmen können. Nehmen Sie sich anschließend die Zeit, Ihre Vorstellungsgespräche so zu strukturieren, dass Sie beurteilen können, wie gut jeder Bewerber zu den von Ihnen gewünschten Werten und Fachkenntnissen passt.

7.  Erforderliche Lizenzen, Genehmigungen und Versicherungen beschaffen

Zweifellos die schwierigste Lektion, die wir gelernt haben!

Aus offensichtlichen Gründen werden Gesundheitsdienstleister stärker unter die Lupe genommen als die meisten anderen Unternehmen. Sie müssen daher doppelt sicherstellen, dass Ihre Klinik den vollständigen Gründungsprozess durchlaufen hat und über alle erforderlichen medizinischen Zulassungen verfügt. Denken Sie gleichzeitig daran, einen ausreichenden Versicherungsschutz abzuschließen!

Eine gute Zeitplanung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Das Leben in den ersten Tagen beim Aufbau Ihrer Klinik wird unermüdlich fordernd sein. Sie werden gleichzeitig neue Mitarbeitende verwalten, die Buchhaltung erledigen, Büroausstattung beschaffen, Richtlinien und Verfahren einrichten und die Entwicklung Ihrer Räumlichkeiten koordinieren. Schon der Gedanke daran lässt mich schwitzen!

Eine gute Zeitplanung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Es wird besonders verlockend sein, die zahlreichen Unterlagen, die von Ihnen verlangt werden, nur oberflächlich durchzusehen. Leider hat sich das bei mir gerächt, als wir aufgrund einer Überschwemmung durch einen Rückstau aus der Kanalisation gezwungen waren, die Klinik zu schließen. Damals war es eine bittere Erkenntnis, dass wir unterversichert waren!

Wenn Sie kein ausgeprägtes Auge fürs Detail haben, rate ich Ihnen, einen Wirtschaftsanwalt zu beauftragen, der sicherstellt, dass Sie alle für Sie geltenden Vorschriften einhalten. Er kann Ihnen auch sagen, ob Sie über eine gute Haftpflichtversicherung oder Berufshaftpflichtversicherung verfügen. Außerdem empfehle ich, bei verschiedenen Versicherungsunternehmen Angebote einzuholen, um einen Makler zu finden, der die Anforderungen Ihrer Praxis versteht.

8.  Entwickeln Sie eine Marketingstrategie

Unabhängig davon, ob Sie eine Hausarztpraxis oder eine Privatpraxis betreiben, benötigen Sie eine gute Marketingstrategie. Natürlich gibt es Kliniken an Orten mit wenigen Ärzten, die nicht viel unternehmen müssen, um Patienten zu gewinnen. Doch selbst dann ist eine gute Online-Präsenz wichtig, damit Menschen Sie finden und die von Ihnen angebotenen Leistungen verstehen können.

Eine veraltete Website kann leicht vermitteln, dass auch andere Bereiche Ihrer Klinik veraltet sind.

Ihre Website sagt sehr viel aus. Für die meisten Menschen wird sie den ersten Eindruck von Ihrer Klinik und Ihrem Arzt vermitteln.

Darüber hinaus geht es bei unserer Website darum, was sie potenziellen Ärzten vermittelt, die mit uns arbeiten möchten:

1. Passt unsere Website zu unserer Personalgewinnungsstrategie?
2. Kann sie Ärzte für unsere Vision gewinnen?
3. Vermittelt sie unsere zentralen Werte und spiegelt sie wider, wie wir wahrgenommen werden möchten?

Immer wieder erstaunt es mich, wie schlecht manche Klinik-Websites sein können. Überlegen Sie, was das einem Patienten vermittelt. Eine veraltete Website kann leicht vermitteln, dass auch andere Bereiche Ihrer Klinik veraltet sind, weshalb es dem Branchenstandard entspricht, Ihre Website alle 2 bis 3 Jahre zu aktualisieren.

Sie müssen dafür ein Budget einplanen. Insbesondere, weil eine gute Website Sie zwischen $5000 - $20,000 (USD) kosten sollte. Berücksichtigen Sie dies von Anfang an in Ihren Finanzprognosen.

9.  Richten Sie Ihre Infrastruktur ein

Die beste Gelegenheit, Ihre medizinische Praxis mit der benötigten Infrastruktur auszustatten, haben Sie vor der Eröffnung. Dazu gehört die Auswahl und Implementierung des richtigen elektronischen Gesundheitsaktensystems (EHR) für Ihre Klinik. Es wird der wichtigste Bestandteil Ihres Praxisverwaltungssystems sein, das Sie Ihren Mitarbeitenden und Ärzten zur Verfügung stellen.

Die beste Gelegenheit, Ihre medizinische Praxis mit der benötigten Infrastruktur auszustatten, haben Sie vor der Eröffnung.

Elektronische Gesundheitsakten helfen Ihren Mitarbeitenden und Ärzten dabei, Patienten einzuplanen, ihre Krankenakten einzusehen und alle Angaben zur medizinischen Abrechnung entsprechend der Gebührenordnung einzugeben. Das System verfolgt Medicaid und Medicare und ermöglicht Kostenträgern, medizinische Rechnungen zu begleichen. Für Sie als Leiter hilft es dabei, Erstattungen nachzuverfolgen, und zeigt Ihnen, wie gesund Ihre Klinik finanziell ist.

Das Problem bei EHR-Systemen besteht darin, dass sie bekanntermaßen nur schwer geändert werden können, sobald sie in Betrieb sind. Nehmen Sie sich daher die Zeit, die verschiedenen verfügbaren EHR-Systeme zu recherchieren, bevor Sie den Betrieb aufnehmen. Prüfen Sie, ob sie Ihren Zielen und Werten entsprechen. Bitten Sie die Vertreter jedes EHR-Systems, Ihnen ihre Leistungen vorzustellen, und erkundigen Sie sich bei anderen medizinischen Kliniken nach deren Erfahrungen mit dem von ihnen verwendeten EHR-System.

Wir wählen die von uns verwendete elektronische Patientenakte aus vier Hauptgründen:

1. Sie ermöglicht es Patienten, online mit der Klinik zu interagieren, wodurch unsere Mitarbeitenden viel Zeit für die Bearbeitung telefonischer Anfragen sparen.
2. Sie vernetzt Ärzte und Mitarbeitende miteinander. Für eine Gemeinschaftspraxis ermöglicht sie Teamarbeit und Zusammenarbeit.
3. Sie ist intuitiv und einfach zu bedienen, wodurch es weniger Gelegenheiten für Fehler der Mitarbeitenden gibt.
4. Sie wird von einem großen, renommierten Unternehmen entwickelt, das sich dafür einsetzt, die Ressourcen für die zukünftige Weiterentwicklung der elektronischen Patientenakte bereitzustellen.

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10.  Kontinuierlich bewerten und anpassen

Ihr erstes Jahr wird ein Jahr sein, in dem Sie viel selbst anpacken müssen, und Sie werden bei vielen Problemen eine Lösung finden müssen. Lassen Sie sich nicht beunruhigen, wenn die Dinge nicht wie erwartet laufen – das tun sie nur selten! Es ist völlig normal, dass jedes kleine Unternehmen mit Anfangsschwierigkeiten zu kämpfen hat, und eine Arztpraxis bildet da keine Ausnahme.

Meistens war ich in unserer Klinik die ruhige und Zuversicht vermittelnde Stimme. Besonders Mitarbeitende, die aus etablierteren Kliniken zu uns gewechselt sind, geraten leicht in Panik, wenn sie auf ein Problem stoßen. Ihre Aufgabe ist es, für Ruhe und Ordnung zu sorgen und schnelle Lösungen zu finden, wenn etwas schiefgeht.

Meistens war ich in unserer Klinik die ruhige und Zuversicht vermittelnde Stimme.

Im vergangenen Jahr ging es darum, die Arbeitsabläufe in der Klinik zu verbessern, unsere Prozesse dort zu korrigieren, wo sie Engpässe verursachen, und sicherzustellen, dass unsere Patienten die bestmögliche Versorgung erhalten!

Allmählich kommen wir dort an, wo wir sein möchten. Mein Rat an alle anderen, die ihre eigene Arztpraxis gründen, lautet: Seien Sie geduldig. Setzen Sie Prioritäten und widmen Sie sich so weit wie möglich den wichtigsten Themen, und machen Sie sich keinen Kopf um Dinge, die Sie nicht kontrollieren können.

Der Aufbau einer großartigen Klinik braucht Zeit, aber Ihre harte Arbeit und Sorgfalt werden sich am Ende auszahlen.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

Die Gründung von Symphony Health war eine neue Erfahrung für uns. Kate (meine Frau) ist Hausärztin, hatte aber nur wenig Verständnis für Praxismanagement. Ebenso hatte ich Erfahrung im Management, wusste aber nicht, was es bedeutet, Gesundheitsversorgung anzubieten. Was wir hatten, war eine Vision, aber zunächst nur wenige Vorstellungen davon, welche Schritte wir unternehmen sollten, um sie zu verwirklichen.

Wir waren dankbar, in den Anfangstagen Kontakte und Verbindungen zu finden, die uns dabei halfen, die richtigen Schritte nach vorn zu gehen. Ich möchte Sie ermutigen, dasselbe zu tun. Umgeben Sie sich mit Menschen, die Ihnen dort helfen können, wo Sie sich am schwächsten fühlen. Finden Sie andere, die dasselbe getan haben, und lernen Sie von ihnen.

Unternehmer einer medizinischen Klinik zu sein, ist eine große Verantwortung, die sorgfältige Planung, die Einhaltung von Vorschriften und Engagement für die Patientenversorgung erfordert. Die größte Ermutigung, die ich Ihnen geben kann, lautet: „Tun Sie es nicht allein“!

Im vergangenen Jahr konnten wir all die Ratschläge, die wir erhalten hatten, in der Praxis erproben, und sie haben uns sehr geholfen. So sehr, dass ich mich jetzt zuversichtlich fühle, anderen dabei zu helfen, das zu tun, was wir getan haben. Wir werden weiterhin Beiträge veröffentlichen und hoffen, über die Website und Gemeinschaft von The Medical Practice mit anderen Betreibern von Arztpraxen in Kontakt zu kommen.