Wie man eine Arztpraxis gründet
Unternehmerisch denkende Ärztinnen und Ärzte finden zahlreiche Möglichkeiten, neue Ideen umzusetzen und die lokale Gesundheitsversorgung zu verbessern – dies bringt nicht nur positive Veränderungen, sondern auch potenzielle finanzielle Vorteile.
Die Gründung einer neuen Praxis kann mit zahlreichen Hürden entmutigend wirken, doch das Verständnis der entscheidenden Anfangsschritte hilft, die Komplexität besser zu bewältigen.
Eine eigene Arztpraxis zu gründen, ist eine der lohnendsten Entscheidungen, die man treffen kann. Es gibt eine unglaubliche Menge an Möglichkeiten für Unternehmerinnen und Unternehmer mit frischen Ideen, die lokale Gesundheitsversorgung zu verändern. Auch die finanziellen Belohnungen können erheblich sein.
Ein Jahr nach der Gründung von Symphony Health sind wir sehr froh, den Sprung gewagt zu haben. Es ist wirklich ein besonderes Gefühl zu sehen, wie die eigene Vision Form annimmt und in der Art von Klinik zu arbeiten, von der man immer geträumt hat. Dennoch ist es leicht zu vergessen, wie überfordert wir uns zu Beginn gefühlt haben. Ebenso kann es sein, dass auch Ihnen der Kopf schwirrt, wenn Sie darüber nachdenken, eine eigene Praxis zu eröffnen und all das abwägen, was dazugehört.
Es gibt eine unglaubliche Menge an Möglichkeiten für Unternehmerinnen und Unternehmer mit frischen Ideen, die lokale Gesundheitsversorgung zu verändern.
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1. Erstellen Sie einen Businessplan
Es ist leicht, einen Businessplan nur als notwendige Formalität zu sehen, um eine Finanzierung von der Bank zu bekommen. So habe ich es zumindest gesehen! Allerdings bin ich immer wieder erstaunt, wie oft ich auch heute als etablierte Praxis auf unseren Businessplan zurückkomme. Sich dafür Zeit zu nehmen und es sorgfältig zu machen, ist eine langfristige Investition.
Ein guter Geschäftsplan beginnt nicht mit dem geöffneten Laptop. Er beginnt damit, dass Sie hinausgehen und die medizinischen Bedürfnisse Ihrer Gemeinschaft erforschen. Er erfordert, dass Sie mit Menschen in Kontakt treten, deren Bedürfnisse verstehen und mehr über potenzielle Konkurrenten herausfinden. Es ist ebenso notwendig, dass Sie Ihre Vision aussprechen, um Rückmeldungen von Menschen zu erhalten, die wissen, wovon sie reden.
Ein guter Geschäftsplan beginnt nicht mit dem geöffneten Laptop. Er beginnt damit, dass Sie hinausgehen und die medizinischen Bedürfnisse Ihrer Gemeinschaft erforschen.
Erst dann, wenn Sie das Gefühl haben, alles unbedingt aufschreiben zu müssen, sind Sie bereit, dies zu Papier zu bringen. Ich habe „unsere Vision und Ziele“ gefühlt hundert Mal geschrieben und überarbeitet, bis ich das Gefühl hatte, dass sie präzise widerspiegeln, was wir tun wollten. Der große Vorteil, sich die Zeit hierfür zu nehmen, ist, dass es das Verfassen des restlichen Plans deutlich vereinfacht hat.
Die Struktur Ihrer Praxis, Leistungen, Personalbedarf und Marketingstrategie zu skizzieren fällt viel leichter, wenn Sie Ihre Ziele klar formulieren können.
2. Erstellen Sie ein Budget
Unsere Erfahrung zeigt, dass die meisten Leiter von Arztpraxen in erster Linie von den Veränderungen motiviert werden, die sie im Leben der Patienten bewirken können und nicht durch die Gewinnerzielung. Eine gute betriebswirtschaftliche Kompetenz wird oftmals als zweitrangig im Vergleich zum Wohl der Patienten angesehen. Doch Sie können die Bedürfnisse Ihrer Patienten am besten erfüllen und langfristige Betreuung bieten, wenn von Anfang an ein gutes Finanzmanagement der Praxis gegeben ist.
Als wir unser neues Unternehmen gegründet haben, wurde uns beiden klar, dass Finanzplanung nicht unsere Stärke ist. Wir haben uns daher Berater gesucht, die bereits Erfahrung mit der Erstellung von Budgets für Arztpraxen hatten. Sie haben für uns ein detailliertes, skalierbares 5-Jahres-Budget in einer App angelegt, das wir während unseres Wachstums weiter bearbeiten und aktualisieren können. Es hat sich als unschätzbare Ressource erwiesen, auf die wir immer wieder zurückgreifen, wenn es um Entscheidungen wie Personalplanung oder größere Anschaffungen geht.
Sie können die Bedürfnisse Ihrer Patienten am besten erfüllen und langfristige Betreuung bieten, wenn von Anfang an eine gute Finanzplanung besteht.
Ich würde jedem, der eine neue Praxis gründet, dringend empfehlen, Berater zu suchen, die Ihnen bei den Finanzprognosen helfen können und Ihnen Werkzeuge an die Hand geben, um Ihr Budget zukünftig anzupassen. Auch Ihre Bank wird es Ihnen danken!
3. Finanzierung sichern
Cashflow ist alles! Wie bei jedem kleinen Unternehmen floss in den ersten neun Monaten des Betriebs von Symphony Health eine scheinbar endlose Finanzströme aus unserer Praxis. Die gemieteten Büros, unser Personal, medizinische Ausrüstung, Bürobedarf sowie Versicherungen mussten lange vor den ersten Einnahmen angeschafft werden.
Glücklicherweise fanden wir einen Bankberater mit Erfahrung im Umgang mit neuen Arztpraxen. Wir erhielten ein Bankkonto mit großzügigem Kreditrahmen und eine gute Kreditkarte, die uns durch das erste Jahr gebracht haben, bis wir nun Gewinne erzielen konnten.
Ich rate Ihnen, Kontakte in der Finanzwelt zu knüpfen, um jene Kreditgeber zu finden, die medizinische Start-ups positiv bewerten. Gehen Sie nicht einfach zu der Bank, die Sie „kennen“. Vergleichen Sie Angebote. Recherchieren Sie und nehmen Sie Kontakt zu verschiedenen Finanzinstituten auf, um herauszufinden, was sie anbieten können. Am wichtigsten ist: Finden Sie einen Bankberater, der versteht und an das glaubt, was Sie vorhaben.
Unser Ärzteverband hat uns mit einer Firma für Finanzmanagement zusammengebracht, die uns enorm geholfen hat, die richtigen Kontakte zu knüpfen. Ebenso wäre es auch für Sie sinnvoll, Ihren Ärzteverband zu kontaktieren, um mit dem Aufbau von finanziellen Kontakten zu beginnen.
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4. Bauen Sie Ihr Netzwerk auf
Wenn Sie weiterlesen, werden Sie feststellen, dass die meisten unserer Schritte auf dem Weg erst durch das Netzwerken mit anderen Gesundheitsfachleuten und Organisationen möglich wurden. Von dem Büro, das wir jetzt mieten, bis hin zur Auswahl unserer Mitarbeitenden wurden wir enorm von den aufgebauten Beziehungen unterstützt.
Gleich zu Beginn werden Sie schnell bemerken, in welchen Bereichen Sie Unterstützung benötigen. Es gibt Lücken zu schließen, sei es wenn Sie einen Lieferanten für Bürobedarf, medizinische Produkte oder zuverlässige Reinigungskräfte suchen. Für all diese Dinge werden Sie schnelle Empfehlungen benötigen, die Ihnen ein gutes Netzwerk bieten kann.
Wo natürliche Kontakte fehlen, würde ich Ihnen sehr empfehlen, soziale Medien zu nutzen. Ich bin immer wieder erstaunt, wie hilfreich solche Websites im Zusammenbringen von Fachkollegen sind, und rate jedem, sie aktiv zu verwenden.
Für viele Dinge werden Sie schnelle Empfehlungen benötigen, die Ihnen ein gutes Netzwerk bieten kann.
5. Wählen Sie Ihren Standort
Dank unserer Verbindungen mussten wir kein Gebäude für den Betrieb suchen. Stattdessen fand es uns! Zwei ortsansässige Hausärzte, die kurz vor dem Ruhestand standen, erfuhren von unseren Plänen und boten uns an, ihre Arztpraxis zu mieten.
Nachdem wir alle unsere Möglichkeiten sorgfältig abgewogen hatten, entschieden wir uns, ihr Angebot anzunehmen. Der offensichtliche Vorteil war, dass wir so unsere Startkosten gering halten konnten, da wir ihre gesamte Ausstattung und Büromaterialien günstig übernehmen konnten. Außerdem ersparte uns dies den zeitlichen Aufwand, alles Notwendige für den Betriebsbeginn einzukaufen. Hinzu kam, dass die Praxis bereits einen festen Platz in der Gemeinschaft hatte und bekannt war.
Es gab jedoch auch einige Nachteile. Das Büro, das wir übernahmen, war veraltet und musste umfangreich renoviert werden. Der ausgehandelte Mietvertrag gestaltete sich zudem kompliziert, da die scheidenden Ärzte nach 30 Jahren eine starke emotionale Bindung zu ihrer Praxis hatten. Wir mussten uns sehr bemühen, unsere eigene Unternehmenskultur in der Praxis zu etablieren. Viele Patienten kamen mit der Erwartung, dass alles beim Alten bleiben würde, ohne zu realisieren, dass wir eine neue Arztpraxis mit neuem Personal und neuen Ideen waren.
Die Alternative wäre gewesen, ein leeres Büro zu mieten oder zu kaufen und die eigene Praxis komplett neu aufzubauen. Im Idealfall könnte man so von Anfang an eine Praxis gestalten, die zu Ihrer Vision passt. Allerdings ist dieser Weg wesentlich zeitaufwändiger und kostspieliger. Genau das hat letztlich den Ausschlag für unsere Entscheidung gegeben.
Ich rate Ihnen, sich bei der Standortwahl ausreichend Zeit zu nehmen. Berücksichtigen Sie Aspekte wie Laufkundschaft, Bequemlichkeit für Patienten, Parkmöglichkeiten und natürlich die Kosten für Miete oder Kauf. Bedenken Sie auch, dass Gebäude mit der richtigen medizinischen Widmung oft schwer zu finden sind und erforderliche Genehmigungen für eine Umnutzung viel Zeit in Anspruch nehmen können.
Ich möchte jedem sehr empfehlen, über die klassische Immobiliensuche hinauszudenken und lokale medizinische Fachkräfte gezielt nach Informationen zu Ärzten zu fragen, die vielleicht bald in den Ruhestand gehen.
6. Qualifiziertes Personal rekrutieren und binden
Nachdem wir uns für große Räumlichkeiten mit Platz für 6 Ärzte und ein Team entschieden hatten, mussten wir sie auch besetzen!
Ärzte
Das Wichtigste für den Erfolg einer Arztpraxis ist es, erfahrene und zugelassene Ärzte einzustellen, die den vollständigen Akkreditierungsprozess durchlaufen haben. Letztlich sind es Ärzte mit einem guten Ruf, die Menschen in Ihre Praxis ziehen. Daher ist es unerlässlich, einen Plan zu haben, wie Sie diese Ärzte gewinnen und langfristig halten möchten.
Letztlich sind es Ärzte mit gutem Ruf, die Menschen in Ihre Praxis ziehen.
Unsere Strategie zur Gewinnung von Ärzten bestand darin, unser Netzwerk und unsere Kontakte gut zu nutzen und potenziellen Ärztinnen und Ärzten eine klare und ambitionierte Vision unserer Entwicklung zu vermitteln. Wir verpflichten uns, ihnen moderne Technik, aktuelle Ausstattung und einen ansprechenden Arbeitsplatz zu bieten. Zudem setzen wir alles daran, ihnen das bestmögliche Team an die Seite zu stellen.
Praxisteam
Was unser Praxisteam betrifft, so haben wir gleich zu Beginn Lehrgeld gezahlt, als wir jemanden einstellten, der für die Aufgabe ungeeignet war. Durch diese Erfahrung lernten wir, wie wichtig es ist, mit Spezialisten für Personalmanagement zusammenzuarbeiten, um unsere Prozesse zu optimieren. Sie übernehmen mittlerweile den gesamten Ablauf für uns, unterstützen bei Bewerbungsgesprächen, Vertragsgestaltung, kümmern sich um Krankenversicherung und regeln die Unfallversicherung. Ich empfehle jeder neuen Praxis, das Personalwesen an spezialisierte Firmen auszulagern.
Außerdem empfehle ich Ihnen diesen Leitfaden zur Einstellung eines Praxismanagers – am Anfang sind Sie vielleicht Ihr eigener Praxismanager, doch schon bald werden Sie jemanden brauchen, der diese Verantwortung übernimmt.
Ich würde Ihnen auch empfehlen, Mitarbeiter zu finden, die mit den Werten Ihrer Praxis übereinstimmen. Nutzen Sie zur Online-Stellenanzeige renommierte Jobportale, die eine Vorab-Auswahl für Sie übernehmen. Planen Sie anschließend Ihre Vorstellungsgespräche so, dass Sie herausfinden können, wie gut die Kandidaten zu Ihren Anforderungen und Werten passen.
7. Notwendige Lizenzen, Genehmigungen und Versicherungen einholen
Zweifellos die härteste Lektion, die wir gelernt haben!
Aus nachvollziehbaren Gründen werden Gesundheitsdienstleister stärker kontrolliert als die meisten anderen Unternehmen. Sie müssen daher ganz besonders darauf achten, dass Ihre Praxis den vollständigen Zulassungsprozess durchläuft und alle erforderlichen medizinischen Lizenzen besitzt. Vergessen Sie dabei auch nicht, einen ausreichenden Versicherungsschutz abzuschließen!
Das Zeitmanagement als Projekt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
Das Leben in den ersten Tagen der Gründung Ihrer Praxis ist unerbittlich. Sie managen gleichzeitig ein neues Team, führen die Buchhaltung, beschaffen Büroausstattung, stellen Richtlinien und Abläufe auf und steuern den Ausbau Ihrer Praxisräume. Ich komme schon ins Schwitzen, wenn ich nur daran zurückdenke!
Das Zeitmanagement als Projekt ist entscheidend, damit nichts übersehen wird. Es wird besonders verlockend sein, die ganze Bürokratie, die auf Sie zukommt, nur oberflächlich zu bearbeiten. Leider wurde mir das zum Verhängnis, als wir unsere Praxis aufgrund einer Überschwemmung durch einen Abwasserrückstau schließen mussten. Es war ein harter Schlag festzustellen, dass wir unterversichert waren!
Wenn Sie kein ausgeprägtes Auge für Details haben, rate ich Ihnen, einen Fachanwalt für Wirtschaftsrecht zu engagieren, damit Sie alle für Sie geltenden Vorschriften einhalten. Er kann Ihnen auch sagen, ob Sie über eine ausreichende Haftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung verfügen. Außerdem empfehle ich, verschiedene Versicherungsanbieter zu vergleichen, um einen Makler zu finden, der die Bedürfnisse Ihrer Praxis versteht.
8. Entwickeln Sie eine Marketingstrategie
Unabhängig davon, ob Sie eine Hausarztpraxis oder eine Privatpraxis sind, benötigen Sie eine gute Marketingstrategie. Natürlich gibt es Praxen an Orten mit wenigen Ärzten, die keine große Mühe aufwenden müssen, um Patienten zu gewinnen. Doch selbst dann ist ein guter Online-Auftritt wichtig, damit potenzielle Patienten Sie finden und die angebotenen Leistungen verstehen können.
Eine veraltete Website vermittelt leicht den Eindruck, dass auch andere Bereiche Ihrer Praxis veraltet sind.
Ihre Website spiegelt sehr viel wider. Für die meisten Menschen ist sie der erste Eindruck, den sie von Ihrer Praxis und Ihrem Arzt erhalten.
Darüber hinaus ist die Wirkung unserer Website besonders wichtig für potenzielle Ärztinnen und Ärzte, die vielleicht bei uns arbeiten möchten:
- Passt unsere Website zu unserer Personalgewinnungsstrategie?
- Begeistert sie Ärztinnen und Ärzte für unsere Vision?
- Vermittelt sie unsere Kernwerte und zeigt, wie wir wahrgenommen werden möchten?
Mich überrascht immer wieder, wie schlecht manche Praxis-Websites gestaltet sind. Überlegen Sie, was das einem Patienten signalisiert. Eine veraltete Website lässt leicht darauf schließen, dass auch andere Bereiche Ihrer Praxis nicht aktuell sind. Deshalb gilt branchenweit die Empfehlung, die Website alle zwei bis drei Jahre zu überarbeiten.
Dafür müssen Sie ein Budget einplanen. Besonders, da eine gute Website zwischen $5000 - $20,000 (USD) kosten kann. Beziehen Sie dies daher von Anfang an in Ihre finanziellen Planungen mit ein.
9. Infrastruktur einrichten
Die beste Gelegenheit, Ihre Arztpraxis mit der nötigen Infrastruktur auszustatten, ist, bevor Sie überhaupt eröffnen. Das bedeutet, dass Sie sich für das passende elektronische Gesundheitsakten-System (EHR) für Ihre Praxis entscheiden und dieses implementieren. Es wird das wichtigste Element Ihrer Praxisverwaltungs-Toolausstattung sein, die Sie Ihrem Team und den Ärzten zur Verfügung stellen.
Die beste Gelegenheit, Ihre Arztpraxis mit der nötigen Infrastruktur auszustatten, ist, bevor Sie eröffnen.
Elektronische Gesundheitsakten helfen Ihrem Team und den Ärzten dabei, Patienten zu terminieren, medizinische Akten einzusehen und alle Abrechnungsdaten gemäß dem Vergütungsplan zu erfassen. Das System verwaltet Medicaid und Medicare, sodass Kostenträger medizinische Rechnungen begleichen können. Ihnen als Leitung hilft es, Zahlungen nachzuvollziehen und einen Einblick in die Finanzlage Ihrer Praxis zu erhalten.
Das Problem mit EHR-Systemen ist, dass sie sich später nur schwer ändern lassen, wenn sie einmal eingeführt sind. Daher sollten Sie sich Zeit nehmen, um die verschiedenen EHRs zu recherchieren, bevor Sie in Betrieb gehen. Überlegen Sie, ob das System zu Ihren Zielen und Werten passt. Laden Sie jeden EHR-Anbieter ein, Ihnen eine Vorstellung seines Systems zu präsentieren, und hören Sie sich die Erfahrungen anderer Praxen mit deren EHR an.
Wir haben unser EHR aus vier Hauptgründen ausgewählt:
- Es ermöglicht Patienten, online mit der Praxis zu interagieren, wodurch unser Personal erheblich Zeit spart, da weniger Telefonanfragen bearbeitet werden müssen.
- Es vernetzt Ärzte und Mitarbeiter miteinander. Für eine Gemeinschaftspraxis ermöglicht es Teamarbeit und Zusammenarbeit.
- Es ist intuitiv und einfach zu bedienen, was die Fehleranfälligkeit des Personals verringert.
- Es wurde von einem großen, renommierten Unternehmen entwickelt, das sich der kontinuierlichen Weiterentwicklung der elektronischen Gesundheitsakte (EHR) verschrieben hat.
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10. Kontinuierlich evaluieren und anpassen
Ihr erstes Betriebsjahr wird ein sehr „praktisches“ Jahr sein, in dem Sie viel improvisieren und Probleme lösen müssen. Seien Sie nicht überrascht, wenn nicht alles reibungslos läuft – das ist fast immer der Fall! Es ist völlig normal, dass jedes kleine Unternehmen sogenannte Kinderkrankheiten hat, und eine Arztpraxis bildet da keine Ausnahme.
Oft genug war ich die ruhige und beruhigende Stimme in unserer Praxis. Gerade für Personal, das aus etablierten Praxen kommt, ist es leicht, in Panik zu verfallen, wenn Probleme auftreten. Ihre Aufgabe ist es, Ruhe und Ordnung zu bewahren und möglichst schnell Lösungen zu finden, wenn etwas schiefläuft.
Oft genug war ich die ruhige und beruhigende Stimme in unserer Praxis.
Das vergangene Jahr war geprägt davon, die Abläufe in der Praxis zu optimieren, Prozesse zu überarbeiten, wo sie Engpässe verursachten, und sicherzustellen, dass unsere Patienten die bestmögliche Versorgung erhalten!
Schrittweise kommen wir unserem Ziel immer näher. Mein Rat an alle, die ihre eigene Arztpraxis gründen wollen: Haben Sie Geduld. Setzen Sie Prioritäten und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Themen – und machen Sie sich nicht verrückt über Dinge, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen.
Eine großartige Praxis zu bauen braucht Zeit, aber Ihre harte Arbeit und Ausdauer werden sich am Ende auszahlen.
Kontaktieren Sie uns
Die Gründung von Symphony Health war für uns eine völlig neue Erfahrung. Kate (meine Frau) ist Hausärztin, hatte aber kaum Kenntnisse im Praxismanagement. Ich wiederum hatte Managementerfahrung, aber keine Ahnung, was es bedeutet, Gesundheitsleistungen zu erbringen. Was wir jedoch hatten, war eine Vision – aber wenig Vorstellung davon, wie wir sie in die Tat umsetzen sollten.
Wir waren dankbar, bereits in den ersten Tagen hilfreiche Kontakte zu finden, die uns die richtigen Schritte ermöglichten. Ich möchte Sie ermutigen, ebenso vorzugehen. Umgeben Sie sich mit Menschen, die Ihnen bei Ihren Schwächen weiterhelfen können. Suchen Sie andere, die bereits den gleichen Weg gegangen sind, und lernen Sie von ihnen.
Eigentümer einer Arztpraxis zu sein, bedeutet große Verantwortung, erfordert sorgfältige Planung, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Engagement für die Patientenversorgung. Das größte Mut machende Wort, das ich Ihnen geben kann, lautet: „Machen Sie es nicht allein“!
Im vergangenen Jahr konnten wir sämtliche Ratschläge, die wir bekommen haben, ausprobieren – mit großem Erfolg. Inzwischen bin ich so zuversichtlich, dass ich anderen dabei helfen möchte, das Gleiche zu erreichen. Wir werden weiterhin Beiträge veröffentlichen und hoffen, uns mit anderen Praxisinhabern über die Website und Community von The Medical Practice auszutauschen.