Wie Sie eine Arztpraxis gründen
Unternehmerisch denkende Ärztinnen und Ärzte finden zahlreiche Möglichkeiten, neue Ideen umzusetzen und die lokale Gesundheitsversorgung zu verbessern – mit spürbaren Veränderungen und potenziellen finanziellen Vorteilen.
Die Gründung einer neuen Praxis kann entmutigend sein und mit zahlreichen Herausforderungen einhergehen, aber das Verständnis der entscheidenden Anfangsschritte hilft dabei, die Komplexität zu meistern.
Eine eigene Arztpraxis zu gründen ist eine der lohnendsten Aufgaben, die Sie übernehmen können. Es gibt enorme Möglichkeiten für Unternehmer mit frischen Ideen, um Veränderungen im lokalen Gesundheitswesen herbeizuführen. Auch die finanziellen Belohnungen können erheblich sein.
Ein Jahr nach dem Start von Symphony Health sind wir sehr froh, dass wir den Sprung gewagt haben. Es ist wirklich beeindruckend zu sehen, wie die eigene Vision Gestalt annimmt und in einer Praxis zu arbeiten, von der man immer geträumt hat. Dennoch vergisst man leicht, wie überwältigt wir uns zu Beginn gefühlt haben. Wenn Sie darüber nachdenken, Ihre eigene Praxis zu eröffnen, schwirrt Ihnen vermutlich der Kopf, wenn Sie an all die Herausforderungen denken.
Es gibt enorme Möglichkeiten für Unternehmer mit frischen Ideen, Veränderungen im lokalen Gesundheitswesen zu bewirken.
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1. Entwickeln Sie einen Geschäftsplan
Es ist leicht, einen Geschäftsplan als reine Pflichtübung zu betrachten, um Geld von der Bank zu bekommen. Genau das dachte ich auch! Aber ich bin erstaunt, wie oft ich auch jetzt als etablierte Praxis immer wieder auf unseren Geschäftsplan zurückgreife. Sich hier Zeit zu nehmen, ist eine langfristige Investition.
Ein guter Geschäftsplan beginnt nicht mit einem geöffneten Laptop. Er beginnt damit, dass Sie hinausgehen und die medizinischen Bedürfnisse Ihrer Gemeinschaft recherchieren. Es bedeutet, mit Menschen in Kontakt zu treten, ihre Bedürfnisse zu verstehen und sich über potenzielle Wettbewerber zu informieren. Außerdem bedeutet es, Ihre Vision auszusprechen, mit anderen zu teilen und wertvolles Feedback von Personen zu erhalten, die wissen, wovon sie sprechen.
Ein guter Geschäftsplan beginnt nicht mit einem geöffneten Laptop. Er beginnt damit, dass Sie hinausgehen und die medizinischen Bedürfnisse Ihrer Gemeinschaft recherchieren.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie es kaum erwarten können, alles aufzuschreiben, erst dann sind Sie bereit, Ihre Gedanken auf Papier zu bringen. Ich habe unsere „Vision und Ziele“ gefühlt hundert Mal geschrieben und neu formuliert, bis sie prägnant widerspiegelte, was wir erreichen wollten. Der große Vorteil, sich dafür Zeit zu nehmen ist, dass das Schreiben der restlichen Planung dadurch erheblich leichter fällt.
Die Struktur, die Leistungen, den Personalbedarf und die Marketingstrategie Ihrer Praxis zu skizzieren, ist deutlich einfacher, wenn Sie Ihre Ziele klar formulieren können.
2. Erstellen Sie ein Budget
Aus unserer Erfahrung werden die meisten Leiter von Arztpraxen hauptsächlich von dem Wunsch angetrieben, das Leben der Patient:innen zu verändern, nicht jedoch vom Gewinnstreben. Unternehmerisches Geschick wird häufig als weniger bedeutsam angesehen als das Wohlergehen der Patienten. Doch Sie werden Ihre Patienten nur dann bestmöglich versorgen und langfristig betreuen können, wenn Sie von Anfang an für ein gutes Finanzmanagement der Praxis sorgen.
Als wir unser neues Unternehmen gründeten, stellten wir beide fest, dass Finanzplanung nicht unsere Stärke war. Deshalb suchten wir Berater, die Erfahrung mit der Erstellung von Budgets für ärztliche Praxen hatten. Sie stellten uns einen sehr detaillierten, skalierbaren 5-Jahres-Plan auf einer App zur Verfügung, den wir im Laufe unseres Wachstums selbst bearbeiten und anpassen können. Das hat sich als unschätzbar wertvolle Ressource erwiesen, auf die wir immer wieder zurückgreifen, wenn wir über Personal oder größere Anschaffungen entscheiden.
Sie werden Ihre Patienten nur dann bestmöglich versorgen und langfristig betreuen können, wenn Sie von Anfang an für eine solide Finanzplanung sorgen.
Ich rate jedem, der eine neue Praxis gründet, dringend dazu, Berater zu suchen, die bei der Finanzplanung unterstützen und Werkzeuge bereitstellen, mit denen man das Praxisbudget laufend skalieren und anpassen kann. Auch Ihre Bank wird das zu schätzen wissen!
3. Finanzierung sichern
Cashflow ist alles! Wie bei jedem Kleinunternehmen floss in den ersten neun Monaten von Symphony Health ein stetiger Finanzstrom aus unserer Praxis. Die gemieteten Büroflächen, das Personal, medizinische Geräte, Bürobedarf und Versicherungen mussten lange angeschafft werden, bevor wir es uns wirklich leisten konnten.
Glücklicherweise fanden wir eine Bankberaterin, die Erfahrung mit neu gegründeten Arztpraxen hatte. Wir erhielten ein Geschäftskonto mit großzügigem Kreditrahmen und eine gute Kreditkarte, dank der wir unser erstes Geschäftsjahr überstehen konnten – bis wir nun Gewinn erwirtschaften.
Ich ermutige Sie, Kontakte in der Finanzwelt zu knüpfen, um diejenigen Geldgeber zu finden, die medizinische Startups positiv sehen. Gehen Sie nicht einfach zu "der Bank, die Sie schon kennen". Vergleichen Sie Angebote. Recherchieren Sie und wenden Sie sich an verschiedene Institute, um zu sehen, was sie bieten. Am wichtigsten: Suchen Sie sich eine Bankberaterin oder einen Bankberater, die oder der Sie versteht und an Ihre Idee glaubt.
Unser Medizinverband hat uns mit einer Finanzmanagement-Firma verbunden, die uns wertvolle Kontakte vermittelt hat. Auch für Sie lohnt es sich, Kontakt zu Ihrem Berufsverband aufzunehmen, um finanzielle Verbindungen zu knüpfen.
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4. Bauen Sie Ihr Netzwerk auf
Wie Sie weiter unten sehen werden, waren viele unserer Schritte auf dem Weg nur möglich, weil wir Zeit investiert haben, um mit anderen im Gesundheitswesen und Organisationen zu netzwerken. Von den Praxisräumen, die wir heute angemietet haben, bis zur Rekrutierung unserer Mitarbeitenden: Die geknüpften Kontakte waren eine große Hilfe.
Wenn Sie beginnen, werden Sie schnell merken, wo Sie Unterstützung benötigen. Es entstehen Lücken, die Sie schließen müssen – sei es bei der Suche nach Büroutensilien, medizinischen Verbrauchsgütern oder zuverlässigen Reinigungskräften. Für all diese Dinge brauchen Sie rasche Empfehlungen, die ein gutes Netzwerk Ihnen liefern kann.
Wo Sie vielleicht Schwierigkeiten haben, auf natürlichem Weg Kontakte zu knüpfen, kann ich Ihnen soziale Medien sehr empfehlen. Ich bin immer wieder erstaunt, wie hilfreich solche Plattformen sind, um Kolleg:innen zusammenzuführen, und ich ermutige jeden, diese Möglichkeiten zu nutzen.
Für viele Dinge brauchen Sie schnelle Empfehlungen, die Ihnen ein gutes Netzwerk geben kann.
5. Wählen Sie Ihren Standort
Dank unserer Kontakte mussten wir kein Gebäude suchen, von dem aus wir arbeiten konnten. Stattdessen fand das Gebäude uns! Zwei ortsansässige Hausärzte, die kurz vor dem Ruhestand standen, hatten von unseren Plänen gehört und boten uns an, ihre Arztpraxis zu mieten.
Nach Abwägung aller Optionen nahmen wir ihr Angebot an. Der offensichtliche Vorteil war, dass wir dadurch die Gründungskosten niedrig halten konnten, denn wir kauften ihre gesamte Ausstattung und das Büromaterial zu einem günstigen Preis. Außerdem ersparte uns das die Zeit, die wir sonst für die Anschaffung aller Dinge benötigt hätten, die für den Praxisbetrieb erforderlich waren. Zusätzlich hatte die Praxis bereits einen bekannten Namen und war der Gemeinde vertraut.
Es gab jedoch auch Nachteile. Die übernommene Praxis war veraltet und musste umfassend saniert werden. Der Mietvertrag war kompliziert, da die scheidenden Ärzte nach 30 Jahren eine starke emotionale Bindung zu ihrer Praxis hatten. Zudem mussten wir hart darum kämpfen, eine eigene Unternehmenskultur in der Praxis zu etablieren. Viele Patienten kamen in der Erwartung, dass alles beim Alten bliebe, ohne zu erkennen, dass wir eine neue Praxis mit neuem Personal und neuen Ideen gegründet hatten.
Alternativ hätten wir ein leeres Büro anmieten oder kaufen und unsere Praxis komplett neu aufbauen können. Im Idealfall hat man so von Beginn an die Möglichkeit, die Räume ganz nach den eigenen Vorstellungen zu gestalten. Allerdings dauert dies deutlich länger und ist auch wesentlich teurer. Letztlich war dies der Grund, warum wir uns anders entschieden haben.
Ich rate Ihnen, sich bei der Wahl des Standorts Zeit zu lassen. Berücksichtigen Sie Aspekte wie Laufkundschaft, Bequemlichkeit für Patienten, Parkmöglichkeiten und natürlich die Kosten für Miete oder Kauf. Bedenken Sie, dass geeignete Gebäude mit medizinischer Nutzungsgenehmigung oft schwer zu finden sind und die erforderlichen Lizenzen für einen Umbau lange auf sich warten lassen können.
Ich empfehle jeder Person ausdrücklich, so wie wir über den Tellerrand hinauszuschauen und lokale medizinische Fachkräfte nach Insiderwissen zu fragen, ob Ärzte in naher Zukunft in den Ruhestand gehen.
6. Rekrutieren und Binden Sie qualifiziertes Personal
Nachdem wir uns für große Praxisräume mit Platz für 6 Ärzte und ein Team entschieden hatten, mussten wir diese auch besetzen!
Ärztinnen und Ärzte
Das A und O für jede erfolgreiche Arztpraxis ist es, qualifizierte, zugelassene Ärztinnen und Ärzte einzustellen, die das vollständige Zulassungsverfahren durchlaufen haben. Letztlich sind es die Ärzte mit gutem Ruf, die Patienten in Ihre Praxis bringen werden. Es ist daher entscheidend, einen Plan aufzustellen, wie Sie diese Fachkräfte gewinnen und langfristig binden wollen.
Letztlich sind es Ärztinnen und Ärzte mit gutem Ruf, die Patienten in Ihre Praxis bringen werden.
Unsere Strategie für die Rekrutierung von Ärzten basiert auf der optimalen Nutzung unserer Kontakte und Netzwerke. Gleichzeitig vermitteln wir potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern eine klare und ambitionierte Vision unserer Praxis. Wir verpflichten uns, ihnen moderne Technik, hochwertige Ausstattung und eine professionelle Arbeitsumgebung bereitzustellen. Darüber hinaus sorgen wir dafür, dass ihnen das beste verfügbare Personal zur Seite steht.
Praxisteam / Büropersonal
Was das Büropersonal betrifft, so haben wir am Anfang die Erfahrung gemacht, dass eine Fehlbesetzung uns teuer zu stehen kommen kann. Daraus haben wir gelernt, wie wichtig die Zusammenarbeit mit Fachleuten im Bereich Personalmanagement ist, die uns beim Feintuning der Auswahl und Betreuung unserer Mitarbeitenden unterstützen. Inzwischen übernehmen diese Spezialisten für uns das gesamte Verfahren – von Vorstellungsgesprächen über die Ausarbeitung der Arbeitsverträge bis hin zur Organisation der Krankenversicherung und Abwicklung der gesetzlichen Unfallversicherung. Ich würde jeder neuen Praxis empfehlen, das Personalmanagement an entsprechende Fachunternehmen auszulagern.
Ich möchte Sie auch auf diesen Leitfaden für die Einstellung einer Praxismanagerin/eines Praxismanagers hinweisen – zu Beginn übernehmen Sie diese Aufgabe vielleicht noch selbst, doch schon bald werden Sie vermutlich eine Person benötigen, die diese Verantwortung übernimmt.
Außerdem würde ich empfehlen, Mitarbeitende zu suchen, die sich mit den Werten Ihrer Praxis identifizieren. Nutzen Sie für Stellenausschreibungen im Internet seriöse Jobportale, die bereits eine Vorauswahl treffen können. Nehmen Sie sich anschließend ausreichend Zeit, Ihre Vorstellungsgespräche so zu strukturieren, dass Sie beurteilen können, wie gut die Bewerberinnen und Bewerber zu den gesuchten Werten und der nötigen Qualifikation passen.
7. Besorgen Sie alle notwendigen Lizenzen, Genehmigungen und Versicherungen
Unzweifelhaft die härteste Lektion, die wir lernen mussten!
Aus naheliegenden Gründen werden Gesundheitsdienstleister deutlich strenger kontrolliert als die meisten anderen Unternehmen. Stellen Sie daher unbedingt sicher, dass Ihre Praxis nach allen formalen Anforderungen firmiert und sämtliche relevanten medizinischen Lizenzen vorliegen. Vergessen Sie nicht, ausreichend Versicherungsschutz abzuschließen!
Das Projektmanagement Ihrer Zeit ist entscheidend, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
Das Leben in den ersten Tagen der Eröffnung Ihrer Praxis ist unerbittlich. Sie müssen gleichzeitig neues Personal führen, die Buchhaltung erledigen, Büroausstattung besorgen, Richtlinien und Verfahren aufstellen sowie die Entwicklung Ihrer Praxisräume managen. Es treibt mir noch heute den Schweiß auf die Stirn, wenn ich daran zurückdenke!
Das Projektmanagement Ihrer Zeit ist entscheidend, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Besonders verlockend ist es, die vielen Unterlagen, die von Ihnen verlangt werden, nur flüchtig durchzugehen. Leider ist mir das später zum Verhängnis geworden, als wir unsere Praxis wegen einer Abwasserrückstau-Überschwemmung schließen mussten. Da war es ein harter Schlag zu erfahren, dass wir unterversichert waren!
Falls Sie kein Auge fürs Detail haben, rate ich Ihnen, einen Wirtschaftsanwalt zu engagieren, der darauf achtet, dass Sie alle Vorschriften einhalten. Ein Anwalt kann Ihnen auch mitteilen, ob Sie über eine gute Haftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung verfügen. Ich empfehle Ihnen außerdem, verschiedene Versicherungsgesellschaften zu vergleichen, um einen Makler zu finden, der Ihre Praxisbedürfnisse versteht.
8. Entwickeln Sie eine Marketingstrategie
Unabhängig davon, ob Sie eine Allgemeinarztpraxis oder eine Privatpraxis sind, benötigen Sie eine gute Marketingstrategie. Natürlich gibt es Praxen an Orten mit wenigen Ärzten, die keine große Mühe haben müssen, Patienten zu gewinnen. Aber auch dann ist eine gute Online-Präsenz wichtig, damit Menschen Sie finden und die von Ihnen angebotenen Leistungen verstehen können.
Eine veraltete Website lässt leicht darauf schließen, dass auch andere Bereiche Ihrer Praxis nicht auf dem neuesten Stand sind.
Ihre Website verrät sehr viel. Für die meisten Menschen vermittelt sie den ersten Eindruck von Ihrer Praxis und Ihrem Arzt.
Darüber hinaus ist aus unserer Sicht wichtig, was unsere Website potenziellen Ärztinnen und Ärzten signalisiert, die möglicherweise bei uns arbeiten möchten:
- Ist unsere Website Teil unserer Rekrutierungsstrategie?
- Gewinnt sie Ärztinnen und Ärzte für unsere Vision?
- Spiegelt sie unsere Grundwerte wider und zeigt, wie wir wahrgenommen werden möchten?
Es überrascht mich immer wieder, wie schlecht manche Praxis-Websites sind. Überlegen Sie, was das einem Patienten vermittelt. Eine veraltete Website lässt leicht darauf schließen, dass auch andere Bereiche Ihrer Praxis nicht auf dem neuesten Stand sind – deshalb ist es Branchenstandard, die Website alle 2 bis 3 Jahre zu erneuern.
Sie sollten hierfür ein Budget einplanen. Besonders da eine gute Website zwischen $5.000 – $20.000 (USD) kosten kann. Planen Sie dies von Anfang an in Ihre Finanzprojektionen ein.
9. Richten Sie Ihre Infrastruktur ein
Die beste Gelegenheit, Ihrer Arztpraxis die nötige Infrastruktur zu geben, haben Sie, bevor Sie eröffnen. Das bedeutet, das richtige elektronische Patientendatensystem (EHR) für Ihre Praxis auszuwählen und zu implementieren. Es wird das wichtigste Werkzeug Ihrer Praxismanagement-Toolbox sein, das Sie Ihrem Team und Ihren Ärztinnen und Ärzten zur Verfügung stellen.
Die beste Gelegenheit, Ihrer Arztpraxis die nötige Infrastruktur zu geben, haben Sie, bevor Sie eröffnen.
Elektronische Patientenakten helfen Ihrem Team und Ihren Ärzten dabei, Patiententermine zu planen, deren medizinische Akten einzusehen sowie sämtliche Abrechnungsdaten nach Gebührenordnung zu erfassen. Sie behalten Medicaid und Medicare im Blick und ermöglichen Kostenträgern, medizinische Rechnungen abzuwickeln. Ihnen als Leiter hilft das System, Rückerstattungen zu verfolgen und zeigt, wie gesund Ihre Praxis finanziell ist.
Das Problem mit EHR-Systemen ist, dass sie berüchtigt schwer umzustellen sind, sobald sie einmal eingerichtet sind. Nehmen Sie sich also Zeit, um die verschiedenen EHR-Systeme zu recherchieren, bevor Sie an den Start gehen. Prüfen Sie, ob es Ihre Ziele und Werte unterstützt. Lassen Sie sich von jedem Anbieter die Lösung vorstellen und fragen Sie in anderen Praxen nach deren Erfahrungen mit dem jeweiligen System.
Wir haben uns aus vier Hauptgründen für unser aktuelles EHR entschieden:
- Es ermöglicht Patienten, online mit der Praxis zu interagieren, was unserem Personal viel Zeit bei Telefonanfragen erspart.
- Es verbindet Ärzt:innen und Mitarbeiter miteinander. Für eine Gemeinschaftspraxis fördert es Teamarbeit und Zusammenarbeit.
- Es ist intuitiv und einfach zu bedienen, wodurch weniger Gelegenheiten für Fehler des Personals entstehen.
- Es wird von einem großen, angesehenen Unternehmen entwickelt, das sich dazu verpflichtet hat, die Verbesserung des EHR weiterhin zu fördern und mit Ressourcen zu unterstützen.
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10. Kontinuierlich bewerten und anpassen
Dein erstes Jahr als Betreiber:in wird ein „Hands-on“-Jahr – du wirst häufig gebraucht, um Probleme zu beheben. Sei nicht beunruhigt, wenn nicht alles wie erwartet läuft – das ist selten der Fall! Es ist vollkommen normal, dass jedes kleine Unternehmen Startschwierigkeiten hat, und eine Arztpraxis ist da keine Ausnahme.
Oft genug habe ich mich als die ruhige und beruhigende Stimme in unserer Praxis wiedergefunden. Besonders für Mitarbeitende, die aus etablierten Praxen kommen, ist die Gefahr groß, in Panik zu geraten, wenn etwas nicht wie gewohnt funktioniert. Deine Aufgabe ist es, Ruhe und Ordnung zu bewahren und schnell Lösungen zu finden, wenn etwas schiefgeht.
Oft genug habe ich mich als die ruhige und beruhigende Stimme in unserer Praxis wiedergefunden.
Das vergangene Jahr stand im Zeichen der Optimierung unseres Praxisworkflows, dem Beseitigen von Engpässen in unseren Abläufen und dem Sicherstellen, dass unsere Patient:innen die bestmögliche Versorgung erhalten!
Nach und nach kommen wir unserem Ziel näher. Mein Rat an alle, die eine eigene Arztpraxis gründen möchten: Habt Geduld. Priorisiere und widme dich den wichtigsten Dingen – und mache dir keine Sorgen um das, was du nicht kontrollieren kannst.
Eine tolle Praxis aufzubauen braucht Zeit, aber am Ende werden sich harte Arbeit und Sorgfalt auszahlen.
Nimm Kontakt mit uns auf
Symphony Health zu gründen war eine neue Erfahrung für uns. Kate (meine Frau) ist Hausärztin, aber sie hatte kaum Kenntnisse im Praxismanagement. Umgekehrt hatte ich Erfahrung im Management, wusste aber nicht, was es bedeutet, Gesundheitsversorgung zu bieten. Was wir hatten, war eine Vision – aber nur wenig Ahnung von den notwendigen Schritten dorthin.
Wir waren dankbar, in den ersten Tagen Kontakte und Verbindungen zu finden, die uns geholfen haben, die richtigen Schritte zu gehen. Ich möchte auch dir dazu raten: Umgib dich mit Menschen, die dich in deinen Schwächen unterstützen können. Suche nach Personen, die schon einen ähnlichen Weg gegangen sind, und lerne von ihnen.
Träger:in einer eigenen Arztpraxis zu sein, bedeutet große Verantwortung, die sorgfältige Planung, gesetzliche Konformität und hohen Einsatz für eine gute Patientenversorgung verlangt. Mein größter Rat: "Mache es nicht alleine!"
Im letzten Jahr konnten wir alle Ratschläge auf die Probe stellen, die wir bekommen haben – es hat sich sehr gelohnt. Mittlerweile fühle ich mich sicher genug, auch anderen zu helfen, das Gleiche zu erreichen. Wir werden weiterhin Beiträge veröffentlichen und hoffen, über die Website und Community von The Medical Practice mit anderen Praxisinhaber:innen in Kontakt zu kommen.