10 Phasen der EHR-Einführung: Lektionen aus der Praxis

1. Projektplanung und Teamzusammenstellung

Ich beginne immer damit, die richtige Mischung an Personen zusammenzubringen – Projektmanager, klinisches Personal, IT-Verantwortliche, Mitarbeiter an der Rezeption und manchmal einen Ansprechpartner vom Anbieter. Wenn jemand das EHR nutzen oder unterstützen wird, möchte ich seine Perspektive frühzeitig einholen, denn es ist leicht, Details zu Arbeitsabläufen zu übersehen, wenn nur Verwaltung oder IT den Plan ausarbeiten.

Der Auftakt bedeutet, Ziele, Zeitpläne und ein realistisches Budget festzulegen. Ich entwerfe ein Projekt-Charter, damit jeder weiß, wie Erfolg aussieht und worum es geht. Die Unterstützung der Führungsebene ist entscheidend – wenn sie nur passiv informiert ist, gehen die Prioritäten verloren und das Team verliert den Fokus. Ich habe erlebt, wie Teams ins Straucheln geraten, weil sie die Komplexität unterschätzen oder nicht genug Zeit investieren. Wenn man am Anfang ausreichend Zeit für Recherche und Dokumentation reserviert, erspart das später viele Stunden Nacharbeit – insbesondere, weil sich das Personal mehr einbringt, wenn es früh in die Planung einbezogen wird.

Meiner Erfahrung nach führen diese Schwerpunkte zum Erfolg in der Projektplanung:

• Klare Ziele definieren: Sorgen Sie dafür, dass jeder Beteiligte weiß, warum Sie EHR-Software einführen und was Sie damit erreichen wollen.
• Bereichsübergreifendes Feedback einholen: Lassen Sie klinische, administrative und technische Stimmen zu Wort kommen, um frühzeitig Lücken zu erkennen.
• Verbindliche Unterstützung der Führungskraft sichern: Die Führung muss präsent und sichtbar sein, nicht nur auf dem Papier zustimmen.
• Fest eingeplante Besprechungszeiten schützen: Legen Sie regelmäßige Termine früh fest und lassen Sie nicht zu, dass operative Tätigkeiten diese verdrängen.
• Entscheidungswege festlegen: Klären Sie, wer welche Entscheidungen trifft, damit nichts ins Stocken gerät, weil Antworten fehlen.

2. Analyse der Arbeitsabläufe und Anforderungserhebung

Ich setze mich immer mit den tatsächlichen Nutzern zusammen und gehe Schritt für Schritt die bestehenden Arbeitsabläufe durch – vom Patientenaufnahmeschalter bis zu Dokumentation und Abrechnung. Sie können sich dabei nicht auf Vorlagen oder Stellenbeschreibungen verlassen – was in der Praxis passiert, ist meist vielschichtiger und voller unbekannter Abkürzungen.

Um es richtig zu machen, begleite ich das Personal bei der Arbeit, frage nach den Schwierigkeiten und markiere manuelle Schritte, die in der neuen EHR automatisiert oder umgestaltet werden müssen. Ich dokumentiere die Anforderungen in Alltagssprache und gehe sie mit dem Team durch, um sicherzugehen, dass nichts verloren geht. Wenn Sie diesen Schritt auslassen, bekommen Sie ein System, das auf dem Papier perfekt erscheint, das Mitarbeitende in der Realität aber frustriert – oder sie sogar doppelte Arbeit machen lässt. Die besten Erkenntnisse kommen meist von denen, die den ganzen Tag klicken und Daten eingeben.

Beachten Sie diese Best Practices bei der Analyse der Arbeitsabläufe und Anforderungserhebung:

• Den kompletten Prozess durchgehen: Dokumentieren Sie, was tatsächlich passiert, nicht nur, was passieren sollte.
• Oft nach dem „Warum“ fragen: Hinterfragen Sie jeden manuellen Schritt – viele davon kann man streichen oder automatisieren.
• Nutzer an vorderster Front einbeziehen: Sprechen Sie mit Pflegepersonal, medizinischen Fachangestellten oder Terminplanern – diese zeigen Ihnen die Abkürzungen und Engpässe, die sonst niemand wahrnimmt.
• Mit dem Personal validieren: Überprüfen Sie die abgebildeten Abläufe und Anforderungen auf Genauigkeit, bevor Sie das System aufbauen.
• Unbedingt Notwendiges priorisieren: Trennen Sie essentielle Anforderungen von „nice to have“, um Ihr System nicht zu überfrachten.

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3. Entwicklung von Budget und Zeitplan

Jedes EHR-Projekt, an dem ich beteiligt war, hat mehr Zeit und Geld gekostet als ursprünglich gedacht – deshalb plane ich immer einen Puffer ein: mindestens 15-20 % Aufschlag, sowohl für Zeit als auch für Kosten. Es ist hilfreich, direkt mit dem Finanzbereich und den Fachabteilungen zusammenzuarbeiten, um ein realistisches Bild sämtlicher Kosten zu bekommen: Lizenzgebühren, Hardware, Integration, Schulungen und selbst Ausfallzeiten oder Überstunden während des Rollouts.

Wenn es um Zeitpläne geht, erstelle ich einen Projektplan mit klaren Meilensteinen und Abhängigkeiten, aber ich lege die Termine erst fest, nachdem sowohl Anbieter als auch interne Teams überprüft haben, was tatsächlich machbar ist. Große Fehler sind hier eine Unterschätzung des Zeitaufwands für das Bereinigen von Altdaten oder das Zusammenquetschen von Schulung und Systemaufbau in dieselbe Woche. Wenn alle Einblick in den Zeitplan haben und Raum für Rückschläge gelassen wird, bleiben die Erwartungen realistisch, und Sie können sich schnell anpassen, wenn sich Prioritäten ändern.

Nutzen Sie diese Checkliste, um häufige Fallstricke bei der Planung Ihres Projektbudgets und Zeitplans zu vermeiden:

1. Holen Sie für alle Kosten im Voraus Angebote ein – einschließlich Schulung, Hardware, Datenmigration und Supportgebühren.
2. Planen Sie Rückstellungen für unvorhergesehene Ausgaben und zusätzlichen Zeitpuffer für jeden wichtigen Meilenstein ein.
3. Vereinbaren Sie regelmäßige Abstimmungen, um Pläne bei neuen Kosten oder Verzögerungen entsprechend anzupassen.
4. Stimmen Sie den vorgeschlagenen Zeitplan mit allen Abteilungen ab, damit niemand von erforderlichen Ressourcen überrascht wird.
5. Trennen Sie feste von variablen Kosten, um Risikobereiche für Kostenüberschreitungen zu kennzeichnen.

4. EHR-Einführung, Konfiguration und Anpassung

Sobald ich alle Anforderungen und Arbeitsabläufe aufgenommen habe, mache ich mich daran, das EHR so zu konfigurieren, dass es dem tatsächlichen Arbeitsalltag entspricht. Das bedeutet, Vorlagen, Auftragssets, Benutzerrollen und Berechtigungen im Detail zu konfigurieren – und nicht einfach die Standardwerte zu übernehmen. Ich binde immer eine Mischung aus Endanwendern für Pilotversuche während des Aufbaus ein. Deren praxisnahe Rückmeldungen helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen, beispielsweise umständliche Felder oder fehlende Vorlagen, die die Dokumentation verlangsamen.

Es ist verlockend, in dieser Phase zu viele individuelle Anpassungen vorzunehmen. Doch jede Änderung muss zukünftig gepflegt und getestet werden. Ich beschränke Anpassungen daher auf das, was wirklich notwendig für die Versorgung und Einhaltung von Richtlinien ist. Wenn eine Abteilung eine Sonderlösung wünscht, prüfe ich, ob damit tatsächlich ein Problem gelöst wird oder nur alte Gewohnheiten aus der Vergangenheit nachgeahmt werden, die vielleicht gar nicht mehr sinnvoll sind. Je schlanker der Aufbau zu Beginn, desto leichter können Sie unterstützen, schulen und später Updates durchführen.

Hier sind einige Dos und Don’ts, die ich beim Konfigurieren Ihres neuen Systems beachte:

• Do: Beziehen Sie Mitglieder aus den Arbeitsgruppen für unmittelbares Feedback beim Aufbau von Formularen und Auftragssets ein.
• Do: Testen Sie in kleinen Schritten und nicht alles auf einmal, um kleine Fehler frühzeitig zu erkennen.
• Don’t: Übernehmen Sie nicht jeden alten Arbeitsablauf – hinterfragen Sie die Notwendigkeit jedes individuellen Feldes und jeder Vorlage.
• Don’t: Nehmen Sie keine Änderungen vor, ohne festzuhalten, warum und von wem sie angefordert wurden – dokumentieren Sie Entscheidungen für spätere Updates.
• Do: Konzentrieren Sie sich darauf, was für Berichterstattung und Compliance vorgeschrieben ist, nicht nur auf Annehmlichkeit oder „das haben wir schon immer so gemacht“.

5. Datenmigration und -bereinigung

Die Migration alter Datensätze kann über Erfolg oder Misserfolg eines EHR-Projekts entscheiden. Ich hole Datenanalysten, Datenschutzbeauftragte und Abteilungsleitungen an einen Tisch, um zu klären, was übernommen, wie bereinigt und was archiviert wird. Wir führen frühzeitig einen Probeimport durch – manchmal mit einer Teilmenge an Patientendaten –, um abweichende Formate oder fehlende Felder rechtzeitig zu erkennen.

Datenbereinigung ist oft arbeitsintensiver als erwartet. Ich konzentriere mich darauf, Dubletten zu korrigieren, fehlende demografische oder klinische Informationen zu ergänzen und Datensätze zu markieren, die nicht dem Standard entsprechen. Wer hier abkürzt, riskiert dauerhaften Mehraufwand für Kliniker – etwa weil Laborwerte oder Behandlungsnotizen nicht korrekt übertragen wurden. Ich empfehle, geschützte Zeit einzuplanen, in der Teammitglieder die migrierten Datensätze prüfen und abzeichnen können. Wenn alle an den Qualitätsprüfungen beteiligt sind, entsteht von Anfang an Vertrauen ins neue System.

Überprüfen Sie Ihre Strategie zur Datenmigration und -bereinigung mit dieser Tabelle:

6. Integration von Drittsystemen

Die Anbindung des EHR an Labor-, Bildgebungs-, Abrechnungs- oder andere klinische Systeme ist der Punkt, an dem Technik und Abläufe zusammentreffen. Ich bringe frühzeitig IT, klinische Leitungen und Anbieter zusammen, um zu klären, welche Daten fließen müssen, wer für die jeweiligen Schnittstellen verantwortlich ist und wie der Datenfluss in Echtzeit funktioniert. Ich suche nach schnellen Erfolgen, z. B. zunächst Laborwerte zu importieren, bevor komplexere Verbindungen angegangen werden.

Es ist verführerisch, jede Integration gleich zu behandeln – aber jedes System hat seine Eigenheiten. Planen Sie daher zusätzliche Zeit für Fehlersuche ein und halten Sie die Kommunikationswege zwischen Anbietern und Mitarbeitern offen. Wenn es zu Verzögerungen oder zu fehlenden Schnittstellennachrichten kommt, liegt es meist daran, dass zwei Systeme zu unterschiedlichen Zeitpunkten aktualisiert wurden oder angenommen wurde, ein Datenfeld passe exakt zusammen – was oft nicht stimmt. Gezieltes Testen mit realen Szenarien – etwa das Versenden eines STAT-Auftrags oder die Bearbeitung einer abgelehnten Abrechnung – bringt solche Probleme ans Licht, bevor das System live geht.

Behalten Sie diese praktischen Tipps im Kopf, wenn Sie an Integrationen mit Drittsystemen arbeiten:

• Beginnen Sie mit den Prioritäten: Integrieren Sie zunächst die geschäftskritischen Systeme und fügen Sie weitere hinzu, sobald die Kernarbeitsabläufe stabil laufen.
• Testen Sie mit echten Daten: Verwenden Sie reale Szenarien (Bestellungen, Ergebnisse, Ablehnungen), um die Verbindungen zu validieren – nicht nur Beispieldateien.
• Dokumentieren Sie alles: Halten Sie Mapping-Entscheidungen, technische Ansprechpartner und Lösungsschritte für jede Integration fest.
• Planen Sie Ausfallzeiten ein: Legen Sie Go-Live-Zeiträume auf Zeitpunkte, in denen die Patientenversorgung nicht beeinträchtigt wird, und erstellen Sie einen Rollback-Plan.
• Beziehen Sie die Anbieter ein: Regelmäßige Status-Updates und gemeinsame Problemprotokolle helfen, technische Hürden schnell zu lösen.

7. Mitarbeiterschulung und Veränderungsmanagement

Ich sorge immer dafür, dass die Schulungen über die reine Softwarebedienung hinausgehen. Die Mitarbeitenden brauchen praktische Übungen mit ihren eigenen Patientenszenarien, nicht nur allgemeine Demos. Gemeinsam mit den Abteilungsleitungen passe ich Trainings nach Rolle an – Ärztinnen und Ärzte, Pflegekräfte, Empfang und Abrechnung nutzen das EHR jeweils anders. Frühe Anwender im Team sind oft großartige Peer-Trainer, die Fragen spontan beantworten und die Umstellung weniger beängstigend machen.

Veränderungsmanagement darf kein nachträglicher Gedanke sein. Alle müssen wissen, was sich ändert, warum und wie sich das auf ihre tägliche Arbeit auswirkt – das ist unverzichtbar. Ich plane regelmäßige Updates, erstelle Spickzettel und fordere Feedback aktiv ein. Wenn das Team merkt, dass ihre Stimmen zählen und Probleme angesprochen werden, steigt die Akzeptanz. Das Feiern kleiner Erfolge, wie schnelleren Dokumentationszeiten oder einer zügigeren Laboranforderung, hilft dabei, die Motivation in der Lernphase hochzuhalten.

Berücksichtigen Sie diese Schritte, um Akzeptanz zu schaffen und bei der EHR-Schulung sowie dem Veränderungsmanagement Vertrauen aufzubauen:

1. Bestimmen Sie Team-Champions, die ihre KollegInnen unterstützen und auf Station Fragen beantworten können.
2. Teilen Sie Schulungen in kurze, fokussierte Blöcke und greifen Sie reale Patientengeschichten aus Ihrer Einrichtung auf.
3. Sammeln Sie nach jeder Einheit Feedback ein und passen Sie die Inhalte oder das Tempo nach Bedarf an.
4. Teilen Sie Fortschrittsupdates mit und feiern Sie Erfolge, auch kleine Verbesserungen.
5. Stellen Sie Spickzettel und Anleitungen gut erreichbar bereit, damit sie an arbeitsreichen Tagen schnell zur Hand sind.

8. Testen und Qualitätssicherung

Beim Testen zeigt sich der Unterschied zwischen einem reibungslosen EHR-Rollout und wochenlangem Krisenmanagement nach dem Start. Ich beziehe IT-Personal, medizinisches Fachpersonal und Mitarbeitende vom Empfang ein, um komplette Arbeitsabläufe zu prüfen – Terminplanung, Dokumentation, Codierung, Abrechnung und Übergaben – genau wie im Alltag. Es geht nicht nur um das Klicken auf Buttons, sondern darum, dass das System unter echten Bedingungen funktioniert.

Ich plane immer Zeit für End-to-End-Tests ein, mit echten Patientenszenarien und Testdaten, die die Alltagskomplexität widerspiegeln. Fehler und Workflow-Hindernisse, die hier auffallen, sind vor dem Launch viel leichter zu beheben. Jede aufgetretene und gelöste Schwierigkeit wird dokumentiert, damit nichts verloren geht. Teams, die beim Testen hasten oder es begrenzen, verbringen später oft mehr Zeit mit der Fehlerbehebung, was Frust und Versäumnisse in der Patientenversorgung nach sich zieht.

Nutzen Sie diese Liste, um Probleme frühzeitig zu erkennen und Ihrem Team einen sicheren Start zu ermöglichen:

• Testrollen rotieren: Beziehen Sie Anwender aus allen Abteilungen ein, nicht nur IT oder leitendes medizinisches Personal.
• Probleme dokumentieren: Erfassen Sie jede Schwierigkeit, wer sie gefunden hat und wie sie behoben oder zurückgestellt wurde.
• Szenarien mischen: Testen Sie sowohl Routinefälle als auch Besonderheiten – zum Beispiel Aufnahmen außerhalb der Regelarbeitszeit oder ungewöhnliche Versicherungsfälle.
• Ausgabedaten überprüfen: Kontrollieren Sie Patientenübersichten, Abrechnungscodes und Notizen auf ihre Richtigkeit.
• Retests einplanen: Nach jeder Fehlerbehebung sollten Sie erneut testen, um sicherzugehen, dass nichts anderes beeinträchtigt wurde.

9. Produktivstart und Systemeinführung

Der Go-Live-Tag erfordert eine sorgfältige Koordination zwischen IT, medizinischer Leitung, Abteilungsleitung und dem Support-Team des EHR-Anbieters. Ich richte Kommandozentralen ein – vor Ort oder virtuell –, in denen Superuser und technischer Support sofort Fragen beantworten und Probleme lösen können. Ich empfehle immer einen gestaffelten Start, indem zunächst eine Abteilung oder Praxis beginnt, bevor die Umstellung auf die gesamte Organisation ausgedehnt wird. So können Schwierigkeiten in handhabbarer Größe erkannt und beseitigt werden.

Während der Systemeinführung achte ich besonders auf typische Stolperfallen wie Anmeldeprobleme, fehlende Benutzerrechte oder Drucker, die nicht mit dem neuen System kommunizieren. Es ist frustrierend für das Team, wenn Unterstützung nicht sofort greifbar ist, daher hängen Kontaktinformationen für den Support gut sichtbar aus, und technisches Personal ist in den ersten Tagen ständig präsent. Unterstützung direkt vor Ort und regelmäßige Nachfragen helfen, die Umstellung zu beschleunigen und kleinere Probleme aufzudecken, bevor sie größer werden.

Nutzen Sie diese Übersicht, um Ihren Go-Live-Tag zu organisieren und die häufigsten Anfangsprobleme zu vermeiden:

10. Überwachung und Optimierung nach der Implementierung

Nach dem Produktivstart halte ich das Momentum aufrecht, indem ich wöchentliche Meetings plane, um Feedback einzuholen und fortlaufende Schwierigkeiten oder übersehene Anforderungen zu erkennen. Klinisches und administratives Personal spielt hier eine entscheidende Rolle – sie bemerken Fehler in Arbeitsabläufen oft viel früher als IT oder Datenanalysten. Ich schaue mir Systemnutzungsstatistiken, Fehlerprotokolle und Rückmeldungen des Personals an, um Trends zu erkennen, wie zum Beispiel immer wiederkehrende Navigationsprobleme oder Engpässe bei der Dokumentation.

Wenn sich die Teams in ihre täglichen Routinen einfinden, können bereits kleine Prozessanpassungen einen großen Unterschied machen. Ich empfehle, Verbesserungen zunächst mit einer Gruppe zu testen und die Änderungen dann schrittweise einzuführen. Regelmäßige Review-Sitzungen mit Anbietern können neue Funktionen und Updates aufdecken, die eine Übernahme wert sind. Die Dokumentation jeder Änderung hält das Personal informiert und schafft Vertrauen, während ein transparenter Ticket-Prozess bei Problemen sicherstellt, dass sich niemand übergangen fühlt. So halte ich das EHR im Einklang mit den tatsächlichen Arbeitsweisen der Mitarbeiter.

Befolgen Sie diese Praktiken, um Ihr EHR auch nach dem ersten Rollout auf Kurs zu halten und das Team weiterhin einzubinden:

• Schnell handeln: Bearbeiten Sie gemeldete Probleme möglichst innerhalb von 24–48 Stunden.
• Daten nutzen: Überprüfen Sie wöchentlich Nutzungsprotokolle und Fehlerberichte, um Trends zu erkennen.
• Feedback fördern: Schaffen Sie anonyme Wege, damit Mitarbeiter Ideen oder Bedenken teilen können.
• Updates pilotieren: Testen Sie größere Workflow-Anpassungen zunächst mit einem einzelnen Team, bevor die Änderungen breit ausgerollt werden.
• Rückmeldung geben: Informieren Sie das Personal über Fehlerbehebungen, Verbesserungen und neue Funktionen, um zu zeigen, dass ihr Beitrag zählt.

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8. 8. EHR Your Way — Am besten für Anpassungsoptionen, die auf individuelle Praxisbedürfnisse zugeschnitten sind
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Best Practices für eine erfolgreiche EHR-Software-Einführung

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Ihr EHR-Einführungsplan ist erst der Anfang

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