10 Phasen der Implementierung elektronischer Gesundheitsakten: Erkenntnisse aus der Praxis

1. Projektplanung und Zusammenstellung des Teams

Ich beginne immer damit, die richtige Mischung von Personen an einen Tisch zu bringen – Projektmanager, klinische Fachkräfte, IT-Verantwortliche, Mitarbeitende am Empfang und manchmal auch einen Ansprechpartner des Anbieters. Wenn jemand die EHR nutzen oder unterstützen wird, möchte ich seine Perspektive frühzeitig einbeziehen, denn es ist leicht, Details der Arbeitsabläufe zu übersehen, wenn nur Administratoren oder die IT den Plan ausarbeiten.

Der Auftakt bedeutet, Ziele, Zeitpläne und ein realistisches Budget festzulegen. Ich erstelle einen Projektauftrag, damit alle wissen, woran Erfolg gemessen wird und was auf dem Spiel steht. Die Unterstützung durch die Führungsebene ist entscheidend – wenn sie nur passiv informiert wird, geraten Prioritäten ins Hintertreffen und das Team verliert die Richtung. Ich habe erlebt, dass Teams scheiterten, weil sie die Komplexität unterschätzten oder nicht genügend Zeit einplanten. Wenn Sie von Anfang an Zeit für die Analyse und Dokumentation reservieren, sparen Sie später viele Stunden Nacharbeit – insbesondere, wenn sich Mitarbeitende eingebunden fühlen, weil sie an der Planung beteiligt waren.

Meiner Erfahrung nach schaffen Sie die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Projektplanung, wenn Sie diese Prioritäten stets im Blick behalten:

• Klare Ziele definieren: Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten wissen, warum Sie EHR-Software implementieren und was Sie damit erreichen möchten.
• Funktionsübergreifende Beiträge einholen: Beziehen Sie klinische, administrative und technische Perspektiven ein, um Lücken frühzeitig zu erkennen.
• Verbindlichkeit der Führungsebene sichern: Stellen Sie sicher, dass die Führungsebene präsent und sichtbar ist und nicht nur dem Namen nach ihre Zustimmung erteilt.
• Feste Zeit reservieren: Planen Sie von Anfang an regelmäßige Besprechungen ein und lassen Sie nicht zu, dass operative Aufgaben diese verdrängen.
• Entscheidungsbefugnisse festlegen: Klären Sie, wer welche Entscheidungen trifft, damit nichts ins Stocken gerät, weil auf Antworten gewartet werden muss.

2. Analyse der Arbeitsabläufe und Erfassung der Anforderungen

Ich setze mich immer mit den tatsächlichen Benutzern zusammen und gehe die bestehenden Arbeitsabläufe Schritt für Schritt durch – von der Patientenaufnahme über die Dokumentation bis zur Abrechnung. Sie können sich nicht auf Vorlagen oder Stellenbeschreibungen verlassen – das, was tatsächlich vor Ort geschieht, ist meist nuancierter und steckt voller Abkürzungen, die niemand schriftlich festhält.

Damit es richtig funktioniert, müssen Sie Mitarbeitende bei ihrer Arbeit beobachten, nach Problemen fragen und manuelle Schritte kennzeichnen, die in der neuen EHR automatisiert oder neu gestaltet werden müssen. Ich dokumentiere die Anforderungen in klarer Sprache und bespreche sie mit dem Team, um sicherzustellen, dass bei der Übertragung nichts verloren geht. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, erhalten Sie am Ende ein System, das auf dem Papier perfekt wirkt, aber Mitarbeitende an der Basis frustriert oder ihre Arbeitslast sogar verdoppelt. Die besten Erkenntnisse stammen in der Regel von den Personen, die täglich am meisten klicken und Daten eingeben.

Behalten Sie bei der Analyse der Arbeitsabläufe und der Erfassung der Anforderungen diese bewährten Vorgehensweisen im Hinterkopf:

• Den gesamten Prozess durchgehen: Dokumentieren Sie, was tatsächlich geschieht, und nicht nur, was geschehen sollte.
• Häufig nach dem „Warum“ fragen: Ergründen Sie den Grund für jeden manuellen Schritt – viele davon lassen sich beseitigen oder automatisieren.
• Mitarbeitende an der Basis einbeziehen: Verbringen Sie Zeit mit Pflegekräften, medizinischen Assistenten oder Terminplanern – sie zeigen Ihnen die Behelfslösungen und Engpässe, die sonst niemand sieht.
• Mit den Mitarbeitenden überprüfen: Prüfen Sie Ihre erfassten Arbeitsabläufe und Anforderungen gemeinsam mit den Mitarbeitenden auf Richtigkeit, bevor Sie mit dem Systemaufbau beginnen.
• Unverzichtbares priorisieren: Trennen Sie wesentliche Anforderungen von lediglich wünschenswerten Funktionen, um eine übermäßig komplexe Systemgestaltung zu vermeiden.

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3. Budget- und Zeitplanentwicklung

Jedes EHR-Projekt, an dem ich gearbeitet habe, dauerte länger und kostete mehr, als irgendjemand anfangs vermutet hatte. Deshalb plane ich immer einen Puffer ein – mindestens 15–20 % zusätzlich bei beidem. Es ist hilfreich, direkt mit der Finanzabteilung und den Abteilungsleitern zusammenzuarbeiten, um ein realistisches Bild von den EHR-Kosten zu erhalten: Lizenzgebühren, Hardware, Integration, Schulungen und sogar Ausfallzeiten oder Überstunden während der Einführung.

Was Zeitpläne betrifft, erstelle ich einen Projektplan mit klaren Meilensteinen und Abhängigkeiten, lege die Termine jedoch erst endgültig fest, wenn sowohl das Anbieter- als auch das interne Team geprüft haben, was tatsächlich machbar ist. Große Fehler sind hier, zu unterschätzen, wie lange die Bereinigung von Altdaten dauert, oder Schulungen und Systemaufbau in dieselbe Woche zu packen. Wenn alle Einblick in den Zeitplan und Spielraum für Rückschläge haben, bleiben die Erwartungen realistisch und man kann sich schnell anpassen, wenn sich Prioritäten verschieben.

Verwenden Sie diese Checkliste, um häufige Fehler bei der Planung Ihres Projektbudgets und Zeitplans zu vermeiden:

1. Holen Sie im Voraus Angebote für alle Kosten ein – einschließlich Schulungen, Hardware, Datenmigration und Supportgebühren.
2. Planen Sie für jeden wichtigen Meilenstein Rücklagen und zusätzliche Zeit ein.
3. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen ein, um die Pläne anzupassen, sobald neue Kosten oder Verzögerungen auftreten.
4. Prüfen Sie den vorgeschlagenen Zeitplan mit allen Abteilungen, damit niemand vom benötigten Ressourcenaufwand überrascht wird.
5. Trennen Sie fixe und variable Kosten, um Bereiche zu kennzeichnen, in denen das Risiko von Budgetüberschreitungen besteht.

4. Implementierung, Konfiguration und Anpassung des EHR

Sobald ich die Anforderungen und Arbeitsabläufe aller Beteiligten erfasst habe, konzentriere ich mich auf die Konfiguration des EHR, damit es der tatsächlichen Arbeitsweise entspricht. Das bedeutet, Vorlagen, Auftragssets, Benutzerrollen und Berechtigungen im Detail einzurichten – nicht einfach nur die Standardeinstellungen zu verwenden. Während des Aufbaus beziehe ich immer eine Mischung aus Endbenutzern für Pilottests ein. Ihr Feedback aus der Praxis hilft dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen, etwa umständliche Felder oder fehlende Vorlagen, die die Dokumentation verlangsamen.

In dieser Phase ist es verlockend, das System übermäßig anzupassen, aber jede Änderung muss später gewartet und getestet werden. Ich beschränke die Anpassungen auf das, was für die Versorgung und die Einhaltung von Vorschriften wirklich erforderlich ist. Wenn eine Abteilung eine individuelle Einrichtung wünscht, prüfe ich, ob sie ein tatsächliches Problem löst oder lediglich alte Gewohnheiten nachbildet, die möglicherweise nicht mehr hilfreich sind. Wenn der anfängliche Aufbau schlank bleibt, ist es später einfacher, das System zu betreuen, Schulungen durchzuführen und Upgrades vorzunehmen.

Bei der Konfiguration Ihres neuen Systems beachte ich die folgenden Empfehlungen und Dinge, die vermieden werden sollten:

• Empfehlung: Beziehen Sie Mitglieder der Arbeitsgruppen ein, um während der Erstellung von Formularen und Auftragssets direktes Feedback zu erhalten.
• Empfehlung: Testen Sie in kleinen Abschnitten statt alles auf einmal, damit Sie kleine Fehler erkennen, bevor sie sich zu größeren Problemen entwickeln.
• Vermeiden: Kopieren Sie nicht jeden alten Arbeitsablauf – hinterfragen Sie die Notwendigkeit jedes benutzerdefinierten Feldes und jeder Vorlage.
• Vermeiden: Nehmen Sie keine Änderungen vor, ohne zu dokumentieren, warum sie erforderlich sind und wer sie angefordert hat; halten Sie Entscheidungen für künftige Upgrades nach.
• Empfehlung: Konzentrieren Sie sich auf das, was für Berichte und die Einhaltung von Vorschriften erforderlich ist, nicht nur auf Bequemlichkeit oder „das haben wir schon immer so gemacht“.

5. Datenmigration und Datenbereinigung

Die Migration alter Aufzeichnungen kann über Erfolg oder Misserfolg eines EHR-Projekts entscheiden. Ich beziehe Datenanalysten, Compliance-Beauftragte und Abteilungsleiter ein, um festzulegen, welche Daten übertragen, wie sie bereinigt und welche archiviert werden können. Wir führen frühzeitig einen Testimport durch – manchmal mit einem Teilbestand der Patientendaten –, damit wir nicht übereinstimmende Formate oder fehlende Felder erkennen können, bevor der eigentliche Import erfolgt.

Die Datenbereinigung ist oft umfangreicher als erwartet. Ich konzentriere mich darauf, Duplikate zu korrigieren, fehlende demografische oder klinische Informationen zu ergänzen und Datensätze zu kennzeichnen, die den Standard nicht erfüllen. Wer hier Abkürzungen nimmt, verursacht für Ärztinnen und Ärzte anhaltende Probleme – etwa wenn sie nach Laborergebnissen oder Begegnungsnotizen suchen müssen, die nicht korrekt übertragen wurden. Ich empfehle, geschützte Zeit für Teammitglieder einzuplanen, damit sie migrierte Datensätze prüfen und freigeben können. Wenn alle an den Qualitätsprüfungen beteiligt sind, entsteht von Anfang an Vertrauen in das neue System.

Verwenden Sie diese Tabelle, um Ihren Ansatz für Datenmigration und Datenbereinigung zu überprüfen:

6. Integration von Drittanbietersystemen

Die Einrichtung von EHR-Softwareintegrationen mit Laborsystemen, Bildgebung, Abrechnung oder anderen klinischen Plattformen ist der Punkt, an dem technische Details und Arbeitsabläufe aufeinandertreffen. Ich bringe IT, klinische Verantwortliche und Anbietervertretungen frühzeitig zusammen, um festzulegen, welche Daten übertragen werden müssen, wer die jeweilige Verbindung verwaltet und wie die Daten in Echtzeit fließen. Zunächst suche ich nach einfachen Erfolgen, etwa dem Import von Laborergebnissen, bevor ich komplexere Schnittstellen in Angriff nehme.

Es ist verlockend, jede Integration gleich zu behandeln, aber jedes System hat seine Eigenheiten. Planen Sie zusätzliche Zeit für die Fehlerbehebung ein und halten Sie die Kommunikationskanäle zwischen Anbietern und Mitarbeitenden offen. Wenn ich eine Verzögerung oder eine verlorene Schnittstellennachricht feststelle, liegt das normalerweise daran, dass zwei Systeme zu unterschiedlichen Zeitpunkten aktualisiert wurden oder jemand davon ausging, dass ein Datenfeld perfekt zugeordnet war, obwohl dies nicht der Fall war. Detaillierte Tests mit realen Szenarien – etwa dem Senden einer STAT-Anordnung oder der Verarbeitung eines abgelehnten Anspruchs – machen diese Probleme sichtbar, bevor das System in Betrieb geht.

Behalten Sie diese praktischen Tipps im Hinterkopf, während Sie die Arbeit an Integrationen mit Drittanbietern bewältigen:

• Mit Prioritäten beginnen: Integrieren Sie zuerst geschäftskritische Systeme und fügen Sie weitere hinzu, sobald die zentralen Arbeitsabläufe stabil sind.
• Reale Daten testen: Verwenden Sie reale Szenarien (Anordnungen, Ergebnisse, Ablehnungen), um Verbindungen zu validieren, und nicht nur Beispieldateien.
• Alles dokumentieren: Halten Sie für jede Integration Entscheidungen zur Zuordnung, technische Ansprechpartner und Schritte zur Fehlerbehebung fest.
• Ausfallzeiten einplanen: Planen Sie Zeitfenster für die Inbetriebnahme, in denen die Patientenversorgung nicht beeinträchtigt wird, und erstellen Sie einen Plan zur Rückabwicklung.
• Anbieter einbinden: Regelmäßige Statusbesprechungen und gemeinsam geführte Problemlisten helfen dabei, technische Hürden schnell zu überwinden.

7. Schulung der Mitarbeitenden und Änderungsmanagement

Ich achte immer darauf, dass die Schulung über die grundlegende Softwarenutzung hinausgeht. Die Mitarbeitenden benötigen praktische Übungen mit ihren eigenen Patientenszenarien und nicht nur allgemeine Demonstrationen. Ich arbeite mit den Abteilungsleitungen zusammen, um die Schulungen an die jeweilige Rolle anzupassen – Ärztinnen und Ärzte, Pflegekräfte, Empfangspersonal und Abrechnungskräfte nutzen das EHR jeweils anders. Frühe Anwenderinnen und Anwender in den einzelnen Teams eignen sich oft hervorragend als Kolleginnen- und Kollegenschulende, die Fragen in Echtzeit beantworten und den Wandel weniger einschüchternd wirken lassen.

Änderungsmanagement darf kein nachträglicher Gedanke sein. Alle darüber zu informieren, was sich ändert, warum es sich ändert und wie sich dies auf ihre tägliche Arbeit auswirkt, ist nicht verhandelbar. Ich plane regelmäßige Aktualisierungen, erstelle Kurzanleitungen und ermutige zu Feedback. Wenn die Mitarbeitenden sehen, dass ihre Stimmen zählen und ihre Probleme angegangen werden, ziehen sie wesentlich schneller mit. Das Feiern kleiner Erfolge, etwa kürzerer Dokumentationszeiten oder einer schnelleren Anforderung von Laboruntersuchungen, hilft dabei, während der Lernkurve die Dynamik aufrechtzuerhalten.

Beachten Sie diese Schritte, um während der EHR-Schulung und des Änderungsmanagements Zustimmung zu schaffen und Vertrauen aufzubauen:

1. Identifizieren Sie Teamverantwortliche, die ihre Kolleginnen und Kollegen unterstützen und Fragen direkt vor Ort beantworten können.
2. Teilen Sie die Sitzungen in kurze, konzentrierte Abschnitte auf und verwenden Sie reale Patientengeschichten aus Ihrer Einrichtung.
3. Sammeln Sie nach jeder Sitzung Feedback und passen Sie die Materialien oder das Tempo bei Bedarf an.
4. Teilen Sie Fortschrittsaktualisierungen und feiern Sie Erfolge, auch kleine Verbesserungen.
5. Stellen Sie Merkblätter und Anleitungen für die schnelle Nutzung an arbeitsreichen Tagen leicht zugänglich bereit.

8. Tests und Qualitätssicherung

Beim Testen erkenne ich den Unterschied zwischen einer reibungslosen Einführung des EHR und wochenlanger Krisenbewältigung nach der Inbetriebnahme. Ich beziehe eine Mischung aus IT-Mitarbeitenden, klinischem Personal und Nutzerinnen und Nutzern aus dem Empfang ein, die vollständige Arbeitsabläufe durchspielen – Terminplanung, Dokumentation, Kodierung, Abrechnung und Übergaben – genau so, wie sie es im Alltag tun werden. Es geht dabei nicht nur darum, Schaltflächen anzuklicken, sondern sicherzustellen, dass das System unter realen Belastungen funktioniert.

Ich plane immer Zeit für Ende-zu-Ende-Tests mit realen Patientenszenarien und Testdaten ein, die die Unübersichtlichkeit der täglichen Versorgung widerspiegeln. Fehler und Hindernisse in den Arbeitsabläufen, die dabei zutage treten, lassen sich vor der Einführung wesentlich leichter beheben. Es ist hilfreich, jedes Problem und seine Lösung zu dokumentieren, damit nichts verloren geht. Teams, die das Testen überstürzen oder einschränken, verbringen nach der Inbetriebnahme oft mehr Zeit mit der Korrektur von Fehlern. Dies führt zu frustrierten Mitarbeitenden und ausgelassenen Schritten in der Patientenversorgung.

Verwenden Sie diese Liste als Leitfaden, um Probleme frühzeitig zu erkennen und Ihr Team auf eine sichere Inbetriebnahme vorzubereiten:

• Testpersonen wechseln: Beziehen Sie Nutzerinnen und Nutzer aus jeder Abteilung ein, nicht nur aus der IT oder der klinischen Leitung.
• Probleme dokumentieren: Erfassen Sie jedes Problem, wer es entdeckt hat und wie es behoben oder zurückgestellt wurde.
• Verschiedene Szenarien verwenden: Führen Sie sowohl routinemäßige als auch ungewöhnliche Fälle durch – etwa Aufnahmen außerhalb der Öffnungszeiten oder nicht standardisierte Versicherungsansprüche.
• Ausgaben überprüfen: Kontrollieren Sie Patientenzusammenfassungen, Abrechnungscodes und Notizen doppelt auf ihre Richtigkeit.
• Nachtests einplanen: Testen Sie nach Korrekturen erneut, um sicherzustellen, dass dabei nichts anderes beschädigt wurde.

9. Inbetriebnahme und Bereitstellung

Der Tag der Inbetriebnahme erfordert eine sorgfältige Koordination zwischen der IT, den klinischen Leitungen, den Abteilungsleitungen und dem Supportteam des EHR-Anbieters. Ich richte Leitstellen ein – vor Ort oder virtuell –, in denen erfahrene Nutzerinnen und Nutzer und der technische Support Fragen sofort beantworten und Probleme umgehend angehen können. Ich empfehle immer eine schrittweise Einführung, die mit einer Abteilung oder Klinik beginnt, bevor sie auf die gesamte Organisation ausgeweitet wird. So kann das Team Probleme in einem überschaubaren Rahmen beheben.

Während der Einführung achte ich auf häufige Probleme wie Anmeldeprobleme, fehlende Benutzerberechtigungen oder Drucker, die nicht mit dem neuen System kommunizieren. Mitarbeitende können schnell frustriert werden, wenn nicht sofort Hilfe verfügbar ist. Deshalb veröffentliche ich gut sichtbare Supportkontakte und lasse technisches Personal im Arbeitsbereich präsent sein. Die fortlaufende Unterstützung direkt am Arbeitsplatz während der ersten Tage sowie regelmäßige Rücksprachen helfen allen, sich schnell anzupassen und kleinere Probleme zu erkennen, bevor sie sich zu größeren Schwierigkeiten entwickeln.

Verwenden Sie diese Tabelle, um den Tag der Inbetriebnahme zu organisieren und die häufigsten anfänglichen Hindernisse zu vermeiden:

10. Überwachung und Optimierung nach der Implementierung

Nach der Inbetriebnahme halte ich den Schwung aufrecht, indem ich wöchentliche Rücksprachen plane, um Feedback zu sammeln und anhaltende Schwierigkeiten oder übersehene Anforderungen zu erkennen. Klinische und administrative Mitarbeitende spielen dabei eine entscheidende Rolle – sie bemerken Fehler in Arbeitsabläufen deutlich früher als Datenanalysten oder die IT. Ich prüfe Nutzungsstatistiken des Systems, Fehlerprotokolle und Kommentare der Mitarbeitenden, um Trends zu erkennen, etwa wiederkehrende Probleme bei der Navigation oder Engpässe bei der Dokumentation.

Wenn sich Teams an die täglichen Routinen gewöhnen, können kleine Anpassungen an den Prozessen einen großen Unterschied bewirken. Ich empfehle, Verbesserungen zunächst mit einer Gruppe zu erproben und Änderungen anschließend vorsichtig auszurollen. Regelmäßige Überprüfungssitzungen mit Anbietern können neue Funktionen und Aktualisierungen zutage fördern, deren Einführung sich lohnt. Die Dokumentation jeder Änderung hält die Mitarbeitenden informiert und schafft Vertrauen, während ein klarer Prozess zur Bearbeitung von Support-Tickets sicherstellt, dass sich niemand ignoriert fühlt. So halte ich das EHR an der tatsächlichen Arbeitsweise der Menschen ausgerichtet.

Befolgen Sie diese Vorgehensweisen, damit Ihr EHR auch nach der ersten Einführung auf Kurs bleibt und die Mitarbeitenden engagiert bleiben:

• Schnell handeln: Beheben Sie gemeldete Probleme nach Möglichkeit innerhalb von 24–48 Stunden.
• Daten nutzen: Überprüfen Sie jede Woche Nutzungsprotokolle und Fehlerberichte, um Trends zu erkennen.
• Feedback fördern: Richten Sie anonyme Möglichkeiten ein, über die Mitarbeitende Ideen oder Bedenken mitteilen können.
• Aktualisierungen erproben: Testen Sie größere Änderungen an Arbeitsabläufen zunächst mit einem einzelnen Team, bevor Sie sie umfassender einführen.
• Rückmeldung geben: Informieren Sie die Mitarbeitenden über Fehlerbehebungen, Verbesserungen und die Einführung neuer Funktionen, um zu zeigen, dass ihr Beitrag wichtig ist.

Die 10 besten EHR-Softwarelösungen zur Auswahl

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4. 4. NextGEN — Am besten geeignet für ambulante Versorgungseinrichtungen
5. 5. Athenahealth — Am besten geeignet für End-to-End-Netzwerk-Services
6. 6. EHR Your Way — Am besten geeignet, wenn Anpassungsoptionen an die Praxisbedürfnisse wichtig sind
7. 7. Pabau — Am besten für den Selbstzugang der Patienten geeignet
8. 8. DocVilla — Am besten für Telemedizin-Integration zur Verbesserung der Patientenversorgung
9. 9. PrognoCIS — Am besten für umfassendes Praxismanagement
10. 10. Valant — Am besten für Praxen der Verhaltensgesundheit

Bewährte Vorgehensweisen für eine erfolgreiche Implementierung von EHR-Software

Sorgfältige Planung und die Einbindung der Benutzer können dazu beitragen, dass Ihr EHR-Projekt auf Kurs bleibt und die Schwierigkeiten vermieden werden, die die meisten Teams ausbremsen. Verwenden Sie diese Tabelle, um zu vergleichen, was Sie vermeiden sollten, und welche Maßnahmen Ihre Implementierung erfolgreich machen:

Ihr EHR-Implementierungsplan ist erst der Anfang

Sobald Ihr EHR in Betrieb ist, bildet die Wahl der richtigen Plattform die Grundlage für alles Weitere – lesen Sie diese ausführliche Übersicht über die beste HIPAA-konforme EHR-Software, um eine Lösung zu finden, die zur Größe Ihrer Praxis, Ihrem Fachgebiet und Ihren Compliance-Anforderungen passt.