10 Phasen der Einführung von elektronischen Gesundheitsakten (EGA): Praxiserfahrungen und Lektionen

1. Projektplanung und Teamzusammenstellung

Ich beginne immer damit, die richtige Mischung an Personen zusammenzubringen – Projektmanager, Klinikpersonal, IT-Verantwortliche, Empfangsmitarbeitende und manchmal einen Ansprechpartner des Anbieters. Wer das EHR-System nutzt oder unterstützt, sollte frühzeitig mitreden, denn wichtige Prozessdetails gehen schnell verloren, wenn nur Admins oder IT-Abteilungen planen.

Zu Beginn werden Ziele, Zeitplan und ein realistisches Budget festgelegt. Ich entwerfe ein Projekt-Charter, damit jede Person weiß, wie Erfolg aussieht und worum es geht. Die Unterstützung der Führungsebene ist entscheidend – wird dort nur passiv informiert, geraten Prioritäten ins Hintertreffen und das Team weicht vom Kurs ab. Aus Erfahrung weiß ich, dass Teams oft scheitern, weil sie die Komplexität unterschätzen oder zu wenig Zeit einplanen. Wenn man schon zu Beginn ausreichend Zeit für Analyse und Dokumentation reserviert, spart das später viel Nacharbeit – vor allem, wenn die Mitarbeitenden das Gefühl haben, gehört zu werden und Einfluss nehmen zu können.

Nach meiner Erfahrung sind diese Prioritäten entscheidend für eine erfolgreiche Projektplanung:

• Klare Ziele festlegen: Jeder Beteiligte muss wissen, weshalb die EHR-Software eingeführt wird und welche Ziele verfolgt werden.
• Abteilungsübergreifenden Input sichern: Beziehen Sie klinische, administrative und technische Sichtweisen ein, um Lücken früh zu erkennen.
• Leadership-Commitment sicherstellen: Die Führung muss präsent sein und aktiv steuern – nicht nur auf dem Papier bereitstehen.
• Ausreichend Zeitpuffer schützen: Planen Sie regelmäßige Meetings frühzeitig ein und lassen Sie diese nicht durch andere Aufgaben verdrängen.
• Entscheidungswege abstecken: Klären Sie, wer welche Entscheidungen trifft, damit nichts ins Stocken gerät, weil Antworten fehlen.

2. Analyse der Abläufe und Anforderungserhebung

Ich setze mich mit echten Nutzern zusammen und gehe Schritt für Schritt die bestehenden Abläufe durch – von der Patientenaufnahme bis hin zu Dokumentation und Abrechnung. Man kann sich nicht auf Vorlagen oder Stellenbeschreibungen verlassen – in der Praxis sind Arbeitsweisen meist deutlich komplexer und beinhalten viele Abkürzungen, die nirgendwo festgehalten sind.

Hier gilt es, die Mitarbeitenden zu begleiten, nach Problemen zu fragen und manuelle Schritte zu identifizieren, die automatisiert oder neu gestaltet werden sollen. Ich dokumentiere Anforderungen in verständlicher Sprache und prüfe sie gemeinsam mit dem Team, damit nichts verloren geht oder missverstanden wird. Wer diesen Schritt auslässt, landet oft bei einem System, das auf dem Papier perfekt scheint, an der Front aber zu Frust oder gar Doppelarbeit führt. Die besten Hinweise kommen meist von denjenigen, die tagtäglich am meisten klicken und Daten eingeben.

Folgende bewährte Vorgehensweisen helfen bei der Analyse und Anforderungserhebung:

• Den gesamten Ablauf durchgehen: Halten Sie fest, was tatsächlich passiert – und nicht nur, wie es laut Vorgabe sein soll.
• Oft „Warum?“ fragen: Hinterfragen Sie jeden manuellen Schritt – vieles kann entfernt oder automatisiert werden.
• Frontline-Anwendende einbinden: Verbringen Sie Zeit mit Pflegepersonal, MFA oder Terminplanenden – sie kennen Umgehungslösungen und Engpässe, die sonst niemand sieht.
• Mit dem Team abstimmen: Lassen Sie dokumentierte Abläufe und Anforderungen durch das Personal prüfen, bevor der Systemaufbau startet.
• Unverzichtbares priorisieren: Muss-Kriterien von „nice to have“ trennen, damit das System nicht überfrachtet wird.

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3. Budget- und Zeitplanung

Jedes EHR-Projekt, an dem ich gearbeitet habe, hat mehr Zeit und Geld gekostet als anfangs vermutet, daher plane ich immer einen Puffer ein – mindestens 15–20% zusätzlich für beides. Es hilft, direkt mit Finanz- und Abteilungsleitungen zusammenzuarbeiten, um ein realistisches Bild der Kosten zu erhalten: Lizenzgebühren, Hardware, Integration, Schulungen, sogar Ausfall- oder Überstunden während der Einführung.

Was die Zeitpläne betrifft, erstelle ich einen Projektplan mit klaren Meilensteinen und Abhängigkeiten, finalisiere die Termine jedoch erst, nachdem sowohl der Anbieter als auch die internen Teams geprüft haben, was tatsächlich machbar ist. Typische Fehler hier sind das Unterschätzen des Zeitaufwands für die Bereinigung von Altdaten oder das Zusammendrängen von Schulung und Systemaufbau in derselben Woche. Wenn alle Einblick in den Zeitplan haben und Spielraum für Verzögerungen besteht, bleiben Erwartungen realistisch und Anpassungen bei Prioritätsverschiebungen sind schneller möglich.

Diese Checkliste hilft Ihnen, typische Fehler bei der Planung Ihres Projektbudgets und Zeitrahmens zu vermeiden:

1. Holen Sie frühzeitig Angebote für alle Kosten ein – einschließlich Schulungen, Hardware, Datenmigration und Supportgebühren.
2. Planen Sie für jede größere Etappe Rücklagen und zusätzliche Zeit ein.
3. Vereinbaren Sie regelmäßige Check-ins, um Pläne bei neuen Kosten oder Verzögerungen anzupassen.
4. Stimmen Sie den vorgeschlagenen Zeitplan mit allen Abteilungen ab, damit niemand von Ressourcenbedarf überrascht wird.
5. Trennen Sie fixe und variable Kosten, um Bereiche mit Überziehungsrisiken zu identifizieren.

4. EHR-Einführung, Konfiguration und Anpassung

Sobald ich alle Anforderungen und Arbeitsabläufe erfasst habe, beginne ich damit, das EHR so zu konfigurieren, dass es wirklich zur Arbeitsweise der Nutzer passt. Das bedeutet, Vorlagen, Order-Sets, Benutzerrollen und -rechte im Detail einzurichten – nicht einfach die Standardwerte zu übernehmen. Ich beziehe immer eine Mischung aus Endnutzern für das Pilot-Testing ein, während wir bauen. Ihr Feedback aus der Praxis deckt frühzeitig Probleme auf, etwa umständliche Felder oder fehlende Vorlagen, die die Dokumentation verzögern.

In dieser Phase ist es verlockend, zu viele Anpassungen vorzunehmen, doch jede Änderung bedeutet später zusätzlichen Wartungs- und Testaufwand. Ich beschränke individuelle Anpassungen auf das, was für die Versorgung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wirklich notwendig ist. Wenn eine Abteilung eine spezielle Lösung wünscht, prüfe ich, ob tatsächlich ein Problem gelöst wird oder nur alte Gewohnheiten reproduziert werden, die vielleicht gar nicht mehr dienlich sind. Halte ich den initialen Aufbau schlank, lässt sich das System später leichter betreuen, schulen und aktualisieren.

Einige wichtige Do’s and Don’ts, die ich bei der Konfiguration Ihres neuen Systems beachte:

• Do: Beziehen Sie Arbeitsgruppenmitglieder für direktes Feedback ein, während Sie Formulare und Order-Sets erstellen.
• Do: Testen Sie in kleinen Schritten, nicht alles auf einmal, um kleine Fehler früh zu erkennen.
• Don’t: Übernehmen Sie nicht jeden alten Ablauf – hinterfragen Sie die Notwendigkeit jeder individuellen Vorlage und Felddefinition.
• Don’t: Nehmen Sie keine Änderungen vor, ohne zu dokumentieren, warum und auf wessen Wunsch – verfolgen Sie Entscheidungen für künftige Updates.
• Do: Konzentrieren Sie sich auf das, was für Berichtswesen und Compliance erforderlich ist – nicht nur auf Bequemlichkeit oder „Das war schon immer so.“

5. Datenmigration und -bereinigung

Die Migration von Altdaten kann ein EHR-Projekt gelingen lassen oder zum Scheitern bringen. Ich ziehe Datenanalysten, Datenschutzbeauftragte und Abteilungsleitungen hinzu, um festzulegen, was migriert, wie es bereinigt und was archiviert wird. Wir führen frühzeitig einen Probelauf – manchmal mit einem Teil der Patientendaten – durch, damit wir Format- oder Feldprobleme erkennen, bevor es ernst wird.

Datenbereinigung ist meist aufwendiger als erwartet. Ich konzentriere mich darauf, Dubletten zu beseitigen, fehlende demografische oder klinische Angaben zu ergänzen und problematische Datensätze, die nicht dem Standard entsprechen, zu markieren. Wer hier schludert, sorgt für anhaltenden Ärger bei Ärzten – etwa wenn Laborwerte oder Behandlungsnotizen nach der Übertragung fehlen. Ich empfehle, für Teammitglieder geschützte Zeit zur Überprüfung und Abzeichnung der importierten Daten einzuplanen. Wenn alle in der Qualitätskontrolle mitwirken, wächst von Anfang an das Vertrauen ins neue System.

Mit dieser Tabelle können Sie Ihr Vorgehen bei der Datenmigration und -bereinigung überprüfen:

6. Integration von Drittsystemen

Ihre elektronische Gesundheitsakte (EHR) mit Labor-, Bildgebungs-, Abrechnungs- oder anderen klinischen Plattformen zu verbinden, ist der Punkt, an dem technische und arbeitsorganisatorische Details aufeinandertreffen. Ich bringe IT, klinische Verantwortliche und Vertreter der Anbieter immer frühzeitig zusammen, um festzulegen, welche Daten fließen müssen, wer für jede Verbindung zuständig ist und wie der Datenfluss in Echtzeit abläuft. Ich suche zu Beginn nach einfachen Erfolgen, etwa das Importieren von Laborergebnissen, bevor ich mich komplexeren Schnittstellen widme.

Es ist verlockend, jede Integration gleich zu behandeln, doch jedes System hat seine Eigenheiten. Planen Sie zusätzlich Zeit für Fehlersuche ein und halten Sie offene Kommunikationswege zwischen Anbietern und Mitarbeitenden aufrecht. Wenn ich Verzögerungen oder verlorene Schnittstellenmeldungen sehe, liegt es meist daran, dass zwei Systeme zu unterschiedlichen Zeiten aktualisiert wurden oder jemand angenommen hat, dass ein Datenfeld perfekt zugeordnet war, obwohl es das nicht war. Detaillierte Tests mit realen Szenarien – wie das Senden einer STAT-Anforderung oder die Bearbeitung einer abgelehnten Abrechnung – bringen diese Probleme ans Licht, bevor Sie live gehen.

Beachten Sie diese praktischen Tipps, wenn Sie an der Integration von Drittsystemen arbeiten:

• Beginnen Sie mit Prioritäten: Integrieren Sie zunächst die geschäftskritischen Systeme und fügen Sie weitere hinzu, sobald die wichtigsten Arbeitsabläufe stabil laufen.
• Testen Sie mit Echtdaten: Validieren Sie die Verbindungen mit realen Szenarien (Anordnungen, Ergebnisse, Ablehnungen) – nicht nur mit Beispieldateien.
• Dokumentieren Sie alles: Halten Sie Zuordnungsentscheidungen, technische Ansprechpartner und Schritte zur Fehlersuche für jede Integration fest.
• Planen Sie Ausfallzeiten ein: Legen Sie Live-Schaltfenster so, dass die Patientenversorgung nicht gestört wird und erarbeiten Sie einen Plan für Rückabwicklungen.
• Binden Sie Anbieter ein: Regelmäßige Status-Checks und gemeinsame Problemprotokolle helfen, technische Hürden rasch zu lösen.

7. Mitarbeiterschulung und Change-Management

Ich stelle immer sicher, dass Schulungen über die reine Softwarebedienung hinausgehen. Mitarbeitende benötigen praktische Übungen mit eigenen Patientenszenarien, nicht nur generische Demos. Gemeinsam mit Bereichsleitungen passe ich die Trainings je nach Rolle an – Ärzt:innen, Pflegepersonal, Anmeldung und Abrechnung nutzen die EHR jeweils unterschiedlich. Frühe Anwender:innen im Team eignen sich oft als Peer-Trainer:innen, beantworten Fragen in Echtzeit und nehmen Ängsten vor Veränderungen den Schrecken.

Change-Management darf kein Nachgedanke sein. Alle müssen wissen, was sich verändert, warum und wie sich das auf den Arbeitsalltag auswirkt – das ist unverhandelbar. Ich plane regelmäßige Updates, erstelle Spickzettel und fördere Rückmeldungen. Wenn das Team sieht, dass ihre Anliegen ernst genommen und Probleme gelöst werden, steigt die Akzeptanz viel schneller. Kleine Erfolge – wie schnellere Dokumentation oder zügigeres Labor-Ordering – zu feiern, hilft, durch die Lernphase Motivation aufrechtzuerhalten.

Beziehen Sie diese Schritte ein, um bei der EHR-Schulung und dem Change-Management Akzeptanz zu schaffen und Vertrauen aufzubauen:

1. Bestimmen Sie Team-Champions, die ihre Kolleg:innen unterstützen und direkt am Arbeitsplatz Fragen beantworten können.
2. Teilen Sie die Trainings in kurze, thematisch fokussierte Abschnitte auf – nutzen Sie echte Fallbeispiele aus Ihrem Alltag.
3. Sammeln Sie nach jeder Sitzung Feedback und passen Sie Material oder Ablauf bei Bedarf an.
4. Geben Sie regelmäßige Fortschrittsmeldungen heraus und feiern Sie Erfolge, selbst kleine Verbesserungen.
5. Stellen Sie Spickzettel und Anleitungen gut sichtbar und leicht zugänglich für hektische Tage bereit.

8. Testen und Qualitätssicherung

Das Testen entscheidet, ob ein EHR-Rollout reibungslos verläuft oder ob es nach der Einführung zu wochenlangem Krisenmanagement kommt. Ich beziehe immer eine Mischung aus IT, medizinischen Fachkräften und Mitarbeitenden aus der Anmeldung ein, um vollständige Arbeitsabläufe – Terminvergabe, Dokumentation, Kodierung, Abrechnung, Übergaben – wie im realen Alltag durchzuspielen. Es geht nicht nur um Klicks, sondern darum, dass das System unter echten Belastungen funktioniert.

Ich plane immer Zeit für End-to-End-Tests mit echten Patientenszenarien und Testdaten ein, die die Unordnung des Alltags abbilden. Fehler und Workflow-Hindernisse, die sich hier zeigen, lassen sich vor dem Start viel leichter beheben. Es hilft, jedes Problem und dessen Lösung zu dokumentieren, damit nichts verloren geht. Teams, die zu schnell oder zu wenig testen, verbringen später oft mehr Zeit mit der Behebung von Fehlern – was zu Frust und unvollständigen Abläufen bei der Patientenversorgung führt.

Nutzen Sie diese Liste, um frühzeitig Probleme zu erkennen und Ihrem Team einen sicheren Start zu ermöglichen:

• Tester rotieren lassen: Binden Sie Mitarbeitende aller Bereiche ein, nicht nur aus IT oder Leitung.
• Probleme dokumentieren: Halten Sie fest, welches Problem wer gefunden hat, und wie es gelöst oder aufgeschoben wurde.
• Szenarien mischen: Testen Sie sowohl Routine- als auch ungewöhnliche Fälle – etwa Aufnahmen außerhalb der Sprechzeiten oder nicht standardisierte Versicherungsfälle.
• Ergebnisse prüfen: Kontrollieren Sie Patientenzusammenfassungen, Abrechnungscodes und Dokumentationen sorgfältig auf Richtigkeit.
• Wiederholungstests einplanen: Testen Sie nach Fehlerbehebungen erneut, um sicherzustellen, dass nichts anderes beschädigt wurde.

9. Go-Live und Bereitstellung

Der Go-Live-Tag erfordert sorgfältige Koordination zwischen IT, klinischen Führungskräften, Abteilungsleitern und dem Support-Team des EHR-Anbieters. Ich richte Kommandzentralen ein – physisch oder virtuell –, in denen Super-User und technischer Support Fragen beantworten und Probleme sofort angehen können. Ich empfehle immer, stufenweise vorzugehen: Beginnen Sie mit einer Abteilung oder Praxis, bevor Sie auf die gesamte Organisation ausrollen, damit das Team Fehler im kleinen Rahmen beheben kann.

Während der Bereitstellung achte ich auf häufige Stolpersteine wie Anmeldeprobleme, fehlende Benutzerrechte oder Drucker, die nicht mit dem neuen System kommunizieren. Es ist leicht, dass Mitarbeiter frustriert werden, wenn Hilfe nicht sofort verfügbar ist. Deshalb stelle ich deutlich sichtbare Support-Kontakte bereit und lasse technisches Personal auf der Station herumgehen. Kontinuierliche Unterstützung direkt vor Ort in den ersten Tagen sowie regelmäßige Check-ins helfen allen, sich schnell anzupassen und kleinere Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie größer werden.

Nutzen Sie diese Tabelle, um Ihren Go-Live-Tag zu organisieren und die häufigsten Anfangshürden zu vermeiden:

10. Überwachung und Optimierung nach der Implementierung

Nach dem Go-Live halte ich das Momentum aufrecht, indem ich wöchentliche Check-ins plane, um Feedback zu sammeln und laufende Probleme oder übersehene Anforderungen zu erkennen. Klinisches und administratives Personal spielt hier eine entscheidende Rolle – sie bemerken Fehltritte in Arbeitsabläufen deutlich vor den Datenanalysten oder der IT. Ich analysiere Systemnutzungsstatistiken, Fehlerprotokolle und Kommentare des Personals, um Trends wie wiederholte Navigationsprobleme oder Engpässe bei der Dokumentation zu erkennen.

Sobald sich die Teams in ihren Alltag eingespielt haben, können kleine Prozessanpassungen große Wirkung zeigen. Ich empfehle, Verbesserungen zunächst bei einer Gruppe zu testen und Änderungen dann schrittweise einzuführen. Regelmäßige Review-Sitzungen mit Anbietern können neue Funktionen und Updates aufdecken, die sich lohnen. Jede Änderung zu dokumentieren hält das Personal informiert und schafft Vertrauen, während ein klares Ticketsystem für Probleme sicherstellt, dass sich niemand übergangen fühlt. So stelle ich sicher, dass das EHR zur tatsächlichen Arbeitsweise der Mitarbeitenden passt.

Folgen Sie diesen Praktiken, um Ihr EHR nach der Einführung auf Kurs zu halten und das Personal einzubinden:

• Schnell handeln: Bearbeiten Sie gemeldete Probleme wann immer möglich innerhalb von 24–48 Stunden.
• Daten nutzen: Überprüfen Sie wöchentlich Nutzungsprotokolle und Fehlerberichte, um Trends zu erkennen.
• Feedback fördern: Ermöglichen Sie es dem Personal, anonym Ideen oder Bedenken einzubringen.
• Updates testen: Erproben Sie größere Workflow-Änderungen zunächst in einem einzigen Team, bevor Sie diese breit einführen.
• Rückmeldung geben: Informieren Sie das Personal über Fehlerbehebungen, Verbesserungen und neue Funktionen, damit klar ist, dass ihr Beitrag zählt.

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8. 8. EHR Your Way — Am besten für Anpassungsoptionen, die auf individuelle Praxisbedürfnisse zugeschnitten sind
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Best Practices für eine erfolgreiche EHR-Software-Einführung

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Ihr EHR-Einführungsplan ist erst der Anfang

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