Checkliste für Anforderungen an elektronische Patientenakten-Software für eine bessere Patientenversorgung

Anforderungen an EMR-Software sind nicht für alle gleich – Ihre Fachrichtung, Ihr Patientenaufkommen und Ihre Arbeitsabläufe bestimmen, was Sie tatsächlich benötigen. Wenn eine wichtige Anforderung übersehen wird, riskieren Sie Compliance-Lücken, Abrechnungsfehler oder ein System, dessen Nutzung Ihre Mitarbeitenden ablehnen. Dieser Leitfaden führt Sie durch die zentralen Anforderungen, die Sie bewerten sollten, damit Sie die richtige Plattform für die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams finden.

Checkliste für EMR-Softwareanforderungen

Ich verwende diese Checkliste jedes Mal, wenn ich ein neues EMR-System für mein Team bewerte. Sie hilft mir, mich auf die Funktionen zu konzentrieren, die unsere tägliche Arbeit und unsere Compliance-Anforderungen tatsächlich unterstützen. Darauf achte ich immer:

Grundlegende funktionale Anforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• HIPAA-Konformität: Das System muss alle HIPAA-Standards zum Datenschutz und zur Datensicherheit für die Speicherung und Übertragung von Patientendaten erfüllen.
• Patientendokumentation: Sie benötigen anpassbare Vorlagen zur Dokumentation von Patientenkontakten, Anamnesen und Behandlungsplänen.
• Elektronische Verschreibung: Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, Verschreibungen direkt an Apotheken zu senden und auf Wechselwirkungen zwischen Arzneimitteln zu prüfen.
• Prüfprotokolle: Jede Benutzeraktion muss protokolliert und nachvollziehbar sein, um Compliance und interne Prüfungen zu unterstützen.
• Datensicherung und Wiederherstellung: Die Plattform muss Daten automatisch sichern und einen klaren Prozess zur Wiederherstellung von Aufzeichnungen nach einem Ausfall bieten.

Standardanforderungen

• Terminplanung: Integrierte Werkzeuge zur Buchung, Verschiebung und Nachverfolgung von Patiententerminen.
• Integration von Laboren: Die Möglichkeit, Laboruntersuchungen anzufordern und Ergebnisse direkt in der Patientenakte zu empfangen.
• Unterstützung für Abrechnung und Kodierung: Funktionen, die Ihnen helfen, Abrechnungen zu erstellen, Kodierungsfehler zu prüfen und Erstattungen nachzuverfolgen.
• Patientenportal: Ein sicheres Portal, über das Patienten ihre Unterlagen einsehen, Nachfüllungen anfordern und Ihrem Team Nachrichten senden können.

Besondere Anforderungen

• Integration der Telemedizin: Unterstützung für sichere Videotermine und die Fernüberwachung von Patienten, insbesondere für Praxen, die virtuelle Versorgung anbieten.
• Unterstützung mehrerer Fachrichtungen: Anpassbare Arbeitsabläufe und Vorlagen für Praxen mit mehreren Fachrichtungen oder besonderen Dokumentationsanforderungen.

Technische & Integrationsanforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• Datenverschlüsselung: Alle Patientendaten müssen sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Benutzerzugriffskontrollen: Das System sollte es Ihnen ermöglichen, rollenbasierte Berechtigungen festzulegen und den Zugriff auf vertrauliche Informationen zu beschränken.
• Bereitstellung in der Cloud oder vor Ort: Abhängig von Ihren IT-Richtlinien benötigen Sie eine klare Wahl zwischen sicherem Cloud-Hosting und einer Installation vor Ort.
• Standards für die Interoperabilität: Die Software muss HL7- oder FHIR-Standards für den Datenaustausch mit anderen Gesundheitssystemen unterstützen.
• Zuverlässige Verfügbarkeit: Der Anbieter sollte eine hohe Systemverfügbarkeit mit minimalen Ausfallzeiten für Aktualisierungen oder Wartungsarbeiten garantieren.

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Standardanforderungen

• Integration von EHR-Systemen anderer Anbieter: Die Möglichkeit, eine Verbindung zu anderen EHR- oder EMR-Typen für Überweisungen und die Koordination der Versorgung herzustellen.
• Integration des Praxismanagements: Nahtlose Verbindung zu Terminplanungs-, Abrechnungs- und Berichtswerkzeugen innerhalb Ihrer Praxis.
• API-Zugriff: Das System sollte APIs anbieten, damit Sie benutzerdefinierte Werkzeuge anbinden oder Arbeitsabläufe automatisieren können.
• Einmalige Anmeldung (SSO): Unterstützung für SSO, damit sich Benutzer mit den vorhandenen Zugangsdaten Ihrer Organisation anmelden können.

Besondere Anforderungen

• Integration medizinischer Geräte: Direkte Verbindung mit Diagnosegeräten oder Überwachungsgeräten für den automatischen Datenimport.
• Unterstützung individueller Schnittstellen: Die Möglichkeit, Schnittstellen für spezielle Anforderungen an den Datenaustausch zu erstellen oder anzupassen, beispielsweise für Forschungsregister oder Speziallabore.

Anforderungen an Sicherheit & Compliance

Unverzichtbare Anforderungen

• HIPAA-Konformität: Das System muss alle HIPAA-Anforderungen zum Schutz von Gesundheitsinformationen von Patienten und zur Meldung von Datenschutzverletzungen erfüllen.
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Sie benötigen differenzierte Kontrollen, um den Benutzerzugriff abhängig von Aufgabenbereich und Verantwortlichkeiten zu beschränken.
• Prüfprotokollierung: Jeder Zugriff, jede Änderung und jede Löschung von Patientendaten muss protokolliert und für Prüfungen problemlos abrufbar sein.
• Automatische Sitzungszeitüberschreitungen: Die Software sollte Benutzer nach Phasen der Inaktivität abmelden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Richtlinien zur Datenaufbewahrung: Die Plattform muss konfigurierbare Zeitpläne für die Aufbewahrung und Löschung von Daten unterstützen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Standardanforderungen

• GDPR-Unterstützung: Für Organisationen, die Daten von Einwohnern der EU verarbeiten, sollte das System GDPR-Rechte wie den Datenzugriff und die Löschung unterstützen.
• Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA): Die Möglichkeit, für alle Benutzer, die auf sensible Daten zugreifen, einen zweiten Authentifizierungsfaktor zu verlangen.
• Regelmäßige Sicherheitsupdates: Der Anbieter sollte regelmäßig Sicherheits-Patches bereitstellen und Sie über alle Schwachstellen informieren.
• Vereinbarungen mit Geschäftspartnern (BAA): Der Anbieter muss eine BAA unterzeichnen, um die gemeinsamen Verantwortlichkeiten für den Datenschutz zu klären.

Besondere Anforderungen

• ISO-27001-Zertifizierung: Die Rechenzentren und Prozesse des Anbieters sollten für das Informationssicherheitsmanagement nach ISO 27001 zertifiziert sein.
• Individuelle Compliance-Berichte: Die Möglichkeit, Berichte zu erstellen, die auf bestimmte Aufsichtsbehörden oder interne Compliance-Programme zugeschnitten sind.
• Kontrollen zur Datenlokalisierung: Die Möglichkeit, Daten in bestimmten geografischen Regionen zu speichern, um lokale Gesetze zur Datensouveränität zu erfüllen.

Anforderungen an Anbieterunterstützung & Implementierung

Unverzichtbare Anforderungen

• Technischer Support rund um die Uhr: Der Anbieter muss für dringende technische Probleme oder Ausfälle jederzeit Unterstützung anbieten.
• Einführung und Schulung: Sie benötigen strukturierte Einführungssitzungen und Schulungen, damit sich Ihr Team schnell einarbeiten kann.
• Unterstützung bei der Datenmigration: Der Anbieter sollte praktische Unterstützung bei der Migration von Patientenakten und Praxisdaten aus Ihrem alten System leisten.
• Implementierungszeitplan: Ein klarer, realistischer Projektplan mit Meilensteinen und Fristen für den Produktivstart.
• Fester Kundenbetreuer: Eine zentrale Ansprechperson, die Ihre Praxis versteht und bei Bedarf Probleme eskalieren kann.

Standardanforderungen

• Wissensdatenbank und Dokumentation: Zugriff auf aktuelle Anleitungen, häufig gestellte Fragen und Ressourcen zur Fehlerbehebung für den Support in Eigenregie.
• Zugang zu einer Benutzergemeinschaft: Die Möglichkeit, sich mit anderen Benutzern auszutauschen, um Ratschläge von Kollegen und bewährte Verfahren zu erhalten.
• Regelmäßige Produktaktualisierungen: Der Anbieter sollte über bevorstehende Funktionen und Verbesserungen informieren und eine Produkt-Roadmap bereitstellen.
• Flexible Schulungsoptionen: Auswahl zwischen Live-Schulungen, aufgezeichneten Schulungen oder Schulungen auf Abruf, passend zum Zeitplan Ihres Teams.

Besondere Anforderungen

• Individuelle Implementierungsleistungen: Die Möglichkeit, den Einführungsprozess auf komplexe Organisationen oder Organisationen mit mehreren Standorten zuzuschneiden.
• Unterstützung vor Ort: Verfügbarkeit persönlicher Unterstützung beim Produktivstart oder bei größeren Upgrades, insbesondere für große Praxen.
• Ressourcen für das Änderungsmanagement: Zugriff auf Tools und Berater, die Ihrem Team bei der Anpassung an neue Arbeitsabläufe und Prozesse helfen können.

Anforderungen an Benutzererfahrung & Änderungsmanagement

Selbst das am besten konzipierte System bleibt wirkungslos, wenn Ihr Team nicht weiß, wie es die EMR-Funktionen im Alltag nutzt. Planen Sie daher Schulungen und eine Überprüfung der Arbeitsabläufe von Anfang an in Ihre Einführung ein.

Absolute Muss-Anforderungen

• Intuitive Benutzeroberfläche: Die Software muss für medizinisches Fachpersonal und Mitarbeitende einfach zu bedienen sein, mit logischen Layouts und möglichst wenigen Klicks zum Erledigen von Aufgaben.
• Schnelle Reaktionszeiten: Sie benötigen schnelle Seitenladezeiten und Systemaktionen, damit Benutzer die Patientenversorgung ohne Verzögerungen durchführen können.
• Mobiler Zugriff: Die Möglichkeit, von Tablets oder Smartphones aus sicher auf wichtige Funktionen zuzugreifen, um auch unterwegs versorgen zu können.
• Anpassbare Arbeitsabläufe: Das System sollte es Ihnen ermöglichen, Prozesse wie Dokumentation, Anordnungen und Terminplanung an die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams anzupassen.
• Werkzeuge zur Benutzereinführung: Integrierte Tipps, Checklisten oder geführte Rundgänge, die neuen Benutzern helfen, sich schnell zurechtzufinden.

Standardanforderungen

• Rollenbezogene Dashboards: Startbildschirme, die die für den jeweiligen Benutzertyp relevantesten Informationen und Aktionen anzeigen.
• Integrierte Hilfe: Kontextbezogene Anleitungen oder Kurzinfos, damit Benutzer Antworten erhalten, ohne ihren Arbeitsablauf zu verlassen.
• Feedbackkanäle: Einfache Möglichkeiten für Benutzer, Probleme zu melden oder dem Anbieter direkt Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten.
• Unterstützung mehrerer Sprachen: Die Möglichkeit, die Benutzeroberfläche bei Bedarf in zusätzlichen Sprachen anzuzeigen, die Ihr Team benötigt.

Besondere Anforderungen

• Einhaltung von Barrierefreiheitsstandards: Unterstützung von Bildschirmleseprogrammen und Tastaturnavigation für Benutzer mit Behinderungen.
• Integrierte Ressourcen für das Änderungsmanagement: Zugriff auf bewährte Verfahren, Schulungsmaterialien und Vorlagen für die Kommunikation, die Ihrem Team bei der Anpassung helfen.
• Analysen zur Benutzerakzeptanz: Werkzeuge, die verfolgen, wer welche Funktionen nutzt, und ermitteln, wo möglicherweise weitere Schulungen oder Unterstützung erforderlich sind.

Branchenspezifische/optionale Anforderungen

Absolute Muss-Anforderungen

• Fachspezifische Vorlagen: Das System muss Dokumentationsvorlagen anbieten, die auf Ihr medizinisches Fachgebiet zugeschnitten sind, beispielsweise Pädiatrie, psychische Gesundheit oder Orthopädie.
• Werkzeuge für die gesetzliche Berichterstattung: Integrierte Werkzeuge zur Übermittlung erforderlicher Daten an für Ihr Fachgebiet relevante staatliche oder branchenspezifische Register.
• Benutzerdefinierte Formulare und Bewertungen: Die Möglichkeit, Formulare für besondere Anforderungen bei Aufnahme, Screening oder Beurteilung zu erstellen und zu ändern.
• Unterstützung mehrerer Standorte: Funktionen, mit denen Sie Terminplanung, Abrechnung und Akten über mehrere Standorte oder Einrichtungen hinweg verwalten können.
• Sprachliche und kulturelle Anpassung: Unterstützung für patientenorientierte Materialien in Sprachen und Formaten, die Ihre Patientenpopulation widerspiegeln.

Standardanforderungen

• Überweisungsmanagement: Werkzeuge zur Verfolgung und Verwaltung eingehender und ausgehender Überweisungen mit anderen Leistungserbringern.
• Management chronischer Erkrankungen: Funktionen zur Verfolgung langfristiger Versorgungspläne, Nachsorgetermine und der Kontaktaufnahme mit Patienten mit chronischen Erkrankungen.
• Bildgebungsintegration: Die Möglichkeit, diagnostische Bilder direkt in der Patientenakte anzuzeigen und zu speichern.
• Ressourcen zur Patientenaufklärung: Zugriff auf aktuelle, fachspezifische Informationsmaterialien, die Sie mit Patienten teilen können.

Besondere Anforderungen

• Unterstützung klinischer Forschung: Tools zur Verwaltung von Studienprotokollen, Einwilligungsformularen und der Erfassung von Forschungsdaten.
• Module für Arbeitsmedizin: Funktionen zur Erfassung von Arbeitsunfällen, Gesundheitsdaten von Mitarbeitenden und der Einhaltung arbeitsmedizinischer Vorschriften.
• Unterstützung der schulischen Gesundheitsversorgung: Module zur Verwaltung von Gesundheitsdaten von Schülerinnen und Schülern, Impfungen und Einwilligungen der Eltern im Bildungsumfeld.
• Integrationen mit externen Registern: Direkte Verbindungen zu Krankheitsregistern, Impfdatenbanken oder fachspezifischen Meldesystemen.

Überschätzte Anforderungen

Ich habe zahlreiche EMR-Funktionen gesehen, die beeindruckend klingen, im Praxisalltag aber selten einen wirklichen Unterschied machen. Ich empfehle, sich auf das zu konzentrieren, was Ihre Arbeitsabläufe und die Patientenversorgung tatsächlich unterstützt, und nicht nur auf das, was in einer Demo gut aussieht. Hier sind einige Funktionen, die meiner Meinung nach überschätzt werden:

• Erweiterungen für Sprachdiktate: Tools, die eine freihändige Dokumentation versprechen, erfordern oft umfangreiche Schulungen und benötigen weiterhin manuelle Korrekturen, wodurch Sie ausgebremst werden.
• Integrierte Marketingtools: E-Mail-Kampagnen für Patienten und Funktionen zur Reputationsverwaltung lassen sich nur selten gut in Ihre tatsächliche Marketingstrategie oder externe Plattformen integrieren.
• Gamification-Elemente: Abzeichen oder Bestenlisten für die Benutzeraktivität motivieren die meisten klinischen Mitarbeitenden nicht und können von den Prioritäten der Patientenversorgung ablenken.
• Übermäßig komplexe Analyse-Dashboards: Erweiterte Berichtstools mit Hunderten von Kennzahlen werden häufig nicht genutzt, weil sie für den täglichen Bedarf zu kompliziert sind.
• Optionen für individuelles Branding: Das Ändern von Logos und Farbschemata hat nur geringe Auswirkungen auf die Benutzerfreundlichkeit oder das Patientenerlebnis, kann aber die Kosten erhöhen.

Schritte zur Anpassung Ihrer Checkliste für EMR-Softwareanforderungen

Mit diesen Schritten stellen Sie sicher, dass Ihre Liste der EMR-Anforderungen den tatsächlichen Bedürfnissen und Prioritäten Ihres Teams entspricht:

1. Geschäftsziele und Projektumfang festlegen: Klären Sie, welche Probleme die EMR lösen soll und welche wichtigen Arbeitsabläufe sie unterstützen muss – etwa Dokumentation, Terminplanung, Abrechnung oder Compliance.
2. Rückmeldungen aller Beteiligten einholen: Sprechen Sie mit klinischen Fachkräften, Verwaltungsmitarbeitenden, IT-, Abrechnungs- und Compliance-Teams, um deren unverzichtbare Funktionen, Problembereiche und Wunschfunktionen zu erfassen.
3. Anforderungen kategorisieren und priorisieren: Teilen Sie Ihre Liste in unverzichtbare Funktionen, Standardanforderungen und Sonderwünsche auf und konzentrieren Sie sich zunächst auf Funktionen, die sich direkt auf Compliance, Sicherheit oder die Effizienz der Mitarbeitenden auswirken.
4. Anforderungen an Integration, Skalierbarkeit und Sicherheit bewerten: Prüfen Sie, ob die EMR mit Ihrer Praxis wachsen, eine Verbindung zu Ihren bestehenden Systemen herstellen und Patientendaten gemäß den gesetzlichen Vorgaben und organisatorischen Standards schützen kann.
5. Gesamtkosten und ROI berechnen: Berücksichtigen Sie einmalige und laufende Kosten – einschließlich Schulung, Migration, Hardware und Support –, um sicherzustellen, dass die Plattform einen klaren Mehrwert bietet und innerhalb Ihres Budgets bleibt.

Wichtige Beteiligte bei der Auswahl von EMR-Software

Wenn Sie mehrere Unternehmensbereiche in den Prozess zur Ermittlung der EMR-Anforderungen einbeziehen, können Sie praktische Bedürfnisse aufdecken, Risiken erkennen und organisationsweit Akzeptanz schaffen. Jede Gruppe arbeitet auf unterschiedliche Weise mit der EMR, daher ist es wichtig, ihre Arbeitsabläufe, technischen Herausforderungen und Compliance-Erwartungen zu erfassen.

Verwenden Sie diese Tabelle, um zu klären, welche Beteiligten einbezogen werden sollten und wie sie die Anforderungen an die EMR-Software prägen:

Erstellen Sie Ihre Anforderungsliste vor dem Kauf

Nachdem Sie Ihre unverzichtbaren Funktionen festgelegt haben, können Sie eine fundierte und sichere EMR-Entscheidung treffen – abonnieren Sie die neuesten Einblicke in das Management von Arztpraxen und Bewertungen von Tools, die direkt in Ihren Posteingang geliefert werden, damit Sie bei jeder wichtigen Softwareentscheidung auf dem neuesten Stand bleiben.