Guide d’achat : Comment choisir le bon logiciel de gestion de pratique
Lorsqu'il s'agit de choisir un nouveau système de gestion de cabinet (PMS), c'est une décision et un investissement importants, car c'est le principal logiciel que vous utiliserez pour gérer votre cabinet au quotidien.
L'American Medical Association (AMA) et la Medical Group Management Association (MGMA) ont créé une feuille de route simple pour aider les médecins et leur personnel à choisir le bon PMS pour leur cabinet.
Dans ce guide, j'ai distillé leurs directives en quelques étapes simples, et je vous guiderai à travers les étapes allant de la décision d'acheter un nouveau PMS à la prise de décision finale.
La chose importante à faire est de préparer vos exigences à l'avance, afin que lorsque vous parlez avec les fournisseurs de logiciels et que vous obtenez une visite de leur produit, vous puissiez leur poser des questions sur les fonctionnalités et les caractéristiques qui comptent le plus pour vous.
D'après mon expérience, si vous vous présentez aux démonstrations de logiciels sans être préparé avec votre liste de fonctionnalités importantes, le représentant commercial finira par vous présenter de nombreuses fonctionnalités vraiment impressionnantes, dont certaines peuvent ne pas être applicables ou utiles pour vous spécifiquement.
Si vous prenez le temps de vous préparer à l'avance, cela facilite grandement l'évaluation des options une fois que vous commencez à examiner les produits et les propositions.
Voici les étapes à suivre pour vous préparer afin de choisir le bon logiciel de gestion de cabinet pour votre cabinet médical ou clinique :
Étape 1 : Constituer une équipe d'évaluation du PMS
Commencez par rassembler une équipe de membres clés du personnel qui utilisent ou sont affectés par le PMS. Dans les petits cabinets, cela pourrait être quelques médecins et l'administrateur du cabinet. Les grands cabinets devraient inclure des représentants de l'enregistrement des patients, de la codification et de la facturation, ainsi que du personnel clinique non médical. Avoir une équipe diversifiée vous aidera à trouver le système le plus adapté et le plus rentable pour votre cabinet tout en minimisant le temps et le coût de mise en œuvre.
Étape 2 : Évaluer votre gestion des patients et le cycle de revenus des réclamations
Examinez de près le flux de travail de votre cabinet, de la prise de rendez-vous au traitement des demandes d'assurance et au suivi des paiements. Cartographier ce processus vous donnera une compréhension claire des tâches administratives que votre PMS idéal devrait gérer. L'automatisation du cycle de revenus des réclamations peut réduire considérablement les coûts et augmenter les revenus.
Voici quelques exemples courants de choses que vous voudriez que le système de gestion de cabinet gère.
- Planification et gestion des rendez-vous
- Enregistrement des patients et démographie
- Dossiers médicaux électroniques (DME) et tenue de dossiers des patients
- Traitement des factures et des réclamations
- Vérification et éligibilité des assurances
- Gestion du cycle de revenus
- Communication et engagement des patients
- Gestion des documents et des fichiers
- Rapports et analyses
- Prescription électronique
- Intégration avec les systèmes de laboratoire et de diagnostic
- Automatisation des flux de travail et gestion des tâches
- Gestion des stocks et des fournitures
- Portail patient et accès en ligne
- Conformité avec HIPAA et autres réglementations
- Intégration avec d'autres systèmes de santé (par exemple, dossiers de santé électroniques)
Vous pourriez utiliser une application ou un logiciel différent pour quelques-unes de ces tâches, mais j'espère que cette liste vous aidera à démarrer.
Étape 3 : Identifier les fonctionnalités logicielles essentielles
En fonction de votre analyse, déterminez les fonctionnalités de base que votre PMS devrait avoir.
Créez une liste de contrôle des fonctionnalités les plus importantes pour votre cabinet. J'ai inclus une liste de contrôle téléchargeable des fonctionnalités pour vous aider à démarrer, qui fournit un cadre pour classer l'importance des fonctionnalités de 1 à 3.
Considérez les exigences administratives minimales de votre cabinet, telles que la facturation, la planification et la communication. Notez également toutes les fonctionnalités supplémentaires que vous utilisez actuellement et que vous souhaitez explorer avec un nouveau fournisseur. Pensez aux rapports dont vous avez besoin et aux exigences minimales pour un fournisseur de PMS.
Assurez-vous que le logiciel est conforme aux réglementations fédérales et étatiques telles que HIPAA.
Étape 4 : Rechercher des produits PMS et créer une présélection
Une fois que vous avez votre liste de contrôle, commencez à rechercher différents fournisseurs et leurs produits. Vous pouvez affiner votre recherche en vérifiant si le produit d'un fournisseur est accrédité, en lisant les enquêtes auprès des fournisseurs, en recherchant des recommandations de pairs, en visitant des salons professionnels ou des sites Web de fournisseurs, et même en consultant des experts.
Partagez votre liste de contrôle avec les fournisseurs potentiels pour les aider à comprendre vos exigences.
Visez à présélectionner environ 3 à 10 fournisseurs pour une proposition formelle.
Étape 5 : Demander et examiner les propositions des fournisseurs de PMS
Créez une demande de proposition (RFP) formelle qui décrit les exigences de votre cabinet. Vous pouvez utiliser un modèle de RFP fourni dans ce guide pour structurer votre document.
La RFP doit inclure des questions sur les qualifications du fournisseur, les fonctionnalités et les caractéristiques. Vous pouvez joindre votre liste de contrôle complétée pour des conseils supplémentaires. Envoyez la RFP à vos fournisseurs présélectionnés pour recueillir leurs réponses et les comparer efficacement.
Étape 6 : Sélectionner le meilleur PMS pour votre cabinet
Examinez les réponses que vous avez reçues des fournisseurs et comparez les fonctionnalités et les coûts de chaque produit. Considérez à la fois les capacités du système et l'abordabilité. Examinez toute la documentation fournie par chaque fournisseur et discutez avec votre équipe d'évaluation.
Une fois que vous avez pris votre décision, examinez attentivement le contrat avant de le signer. Je recommande de consulter un avocat pour assurer la protection de votre cabinet.
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Résumé
En choisissant le bon PMS, vous pouvez améliorer l'efficacité, réduire les coûts et profiter des technologies modernes. J'espère que ce guide vous a permis de faire un choix éclairé et de vous assurer que votre nouveau système répond aux besoins de votre cabinet. Profitez des avantages de votre décision en sachant que vous avez fait vos devoirs et trouvé le PMS parfait pour votre cabinet.