Käuferleitfaden: Wie man die richtige Praxisverwaltungssoftware auswählt
Wenn es darum geht, ein neues Praxisverwaltungssystem (PMS) auszuwählen, ist es eine große Entscheidung und Investition, da dies die Hauptsoftware ist, die Sie täglich zur Verwaltung Ihrer Praxis verwenden werden.
Die American Medical Association (AMA) und die Medical Group Management Association (MGMA) haben eine einfache Roadmap erstellt, um Ärzten und ihrem Personal zu helfen, das richtige PMS für ihre Praxis auszuwählen.
In diesem Leitfaden habe ich ihre Richtlinien in ein paar einfache Schritte destilliert, und ich werde Sie durch die Schritte vom Entschluss, ein neues PMS zu kaufen, bis zur endgültigen Entscheidung führen.
Das Wichtigste ist, Ihre Anforderungen im Voraus vorzubereiten, damit Sie, wenn Sie mit den Softwareanbietern sprechen und eine Tour durch ihr Produkt erhalten, in der Lage sind, sie nach den Funktionen und der Funktionalität zu fragen, die Ihnen am wichtigsten sind.
Aus meiner Erfahrung, wenn Sie unvorbereitet zu den Software-Demos erscheinen und Ihre Liste der wichtigen Funktionen nicht dabei haben, wird der Vertriebsmitarbeiter Ihnen viele wirklich beeindruckende Funktionen zeigen—von denen einige möglicherweise nicht auf Sie zutreffen oder für Sie nützlich sind.
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, sich im Voraus vorzubereiten, wird die Bewertung der Optionen viel einfacher, sobald Sie beginnen, Produkte und Angebote zu betrachten.
Hier sind die Schritte zur Vorbereitung, damit Sie die richtige Praxisverwaltungssoftware für Ihre medizinische oder klinische Praxis auswählen können:
Schritt 1: Stellen Sie ein PMS-Bewertungsteam zusammen
Beginnen Sie damit, ein Team von Schlüsselmitarbeitern zusammenzustellen, die das PMS nutzen oder davon betroffen sind. In kleineren Praxen könnten dies ein paar Ärzte und der Praxisadministrator sein. Größere Praxen sollten Vertreter aus der Patientenregistrierung, Kodierung und Abrechnung sowie nichtärztliches klinisches Personal einbeziehen. Ein vielfältiges Team hilft Ihnen, das geeignetste und kostengünstigste System für Ihre Praxis zu finden und gleichzeitig die Implementierungszeit und -kosten zu minimieren.
Schritt 2: Bewerten Sie Ihr Patientenmanagement und den Ertragszyklus der Ansprüche
Werfen Sie einen genauen Blick auf den Arbeitsablauf Ihrer Praxis, von der Terminplanung bis zur Bearbeitung von Versicherungsansprüchen und der Nachverfolgung von Zahlungen. Das Abbilden dieses Prozesses gibt Ihnen ein klares Verständnis der administrativen Aufgaben, die Ihr ideales PMS übernehmen sollte. Die Automatisierung des Ertragszyklus der Ansprüche kann die Kosten erheblich senken und den Umsatz steigern.
Hier sind einige gängige Beispiele für Dinge, die das Praxisverwaltungssystem übernehmen sollte.
- Terminplanung und -verwaltung
- Patientenregistrierung und Demografie
- Elektronische Patientenakten (EMR) und Patientendokumentation
- Abrechnung und Anspruchsbearbeitung
- Versicherungsverifizierung und -berechtigung
- Ertragszyklusmanagement
- Patientenkommunikation und -engagement
- Dokumenten- und Dateiverwaltung
- Berichterstattung und Analytik
- Elektronisches Verschreiben
- Integration mit Labor- und Diagnosesystemen
- Workflow-Automatisierung und Aufgabenmanagement
- Inventar- und Vorratsmanagement
- Patientenportal und Online-Zugang
- Einhaltung von HIPAA und anderen Vorschriften
- Integration mit anderen Gesundheitssystemen (z. B. elektronische Gesundheitsakten)
Für einige dieser Punkte verwenden Sie möglicherweise eine andere Anwendung oder Software, aber hoffentlich hilft Ihnen diese Liste beim Einstieg.
Schritt 3: Identifizieren Sie wesentliche Softwarefunktionen
Basierend auf Ihrer Analyse bestimmen Sie die Kernfunktionen, die Ihr PMS haben sollte.
Erstellen Sie eine Checkliste der wichtigsten Funktionen für Ihre Praxis. Ich habe eine herunterladbare Checkliste mit Funktionen beigefügt, die Ihnen den Einstieg erleichtert und einen Rahmen für die Bewertung der Wichtigkeit der Funktionen von 1 bis 3 bietet.
Berücksichtigen Sie die minimalen administrativen Anforderungen Ihrer Praxis wie Abrechnung, Terminplanung und Kommunikation. Notieren Sie auch alle zusätzlichen Funktionen, die Sie derzeit verwenden und mit einem neuen Anbieter erkunden möchten. Denken Sie an die Berichte, die Sie benötigen, und die Mindestanforderungen an einen PMS-Anbieter.
Stellen Sie sicher, dass die Software den bundesstaatlichen und staatlichen Vorschriften wie HIPAA entspricht.
Schritt 4: Recherchieren Sie PMS-Produkte und erstellen Sie eine Shortlist
Sobald Sie Ihre Checkliste haben, beginnen Sie mit der Recherche verschiedener Anbieter und ihrer Produkte. Sie können Ihre Suche eingrenzen, indem Sie prüfen, ob das Produkt eines Anbieters akkreditiert ist, Anbieterumfragen lesen, Empfehlungen von Kollegen einholen, Messen oder Anbieterwebsites besuchen und sogar Experten konsultieren.
Teilen Sie Ihre Checkliste mit potenziellen Anbietern, um ihnen zu helfen, Ihre Anforderungen zu verstehen.
Zielen Sie darauf ab, etwa 3 bis 10 Anbieter für einen formellen Vorschlag in die engere Auswahl zu nehmen.
Schritt 5: Fordern Sie Angebote von PMS-Anbietern an und überprüfen Sie diese
Erstellen Sie eine formelle Angebotsanfrage (RFP), die die Anforderungen Ihrer Praxis umreißt. Sie können ein Muster-RFP verwenden, das in diesem Leitfaden bereitgestellt wird, um Ihr Dokument zu strukturieren.
Das RFP sollte Fragen zu den Qualifikationen, Funktionen und Merkmalen des Anbieters enthalten. Sie können Ihre ausgefüllte Checkliste für zusätzliche Orientierung beifügen. Senden Sie das RFP an Ihre ausgewählten Anbieter, um deren Antworten zu sammeln und effektiv zu vergleichen.
Schritt 6: Wählen Sie das beste PMS für Ihre Praxis aus
Überprüfen Sie die Antworten, die Sie von den Anbietern erhalten haben, und vergleichen Sie die Funktionen und Kosten jedes Produkts. Berücksichtigen Sie sowohl die Systemfähigkeiten als auch die Erschwinglichkeit. Überprüfen Sie alle von jedem Anbieter bereitgestellten Unterlagen und besprechen Sie diese mit Ihrem Bewertungsteam.
Sobald Sie Ihre Entscheidung getroffen haben, überprüfen Sie den Vertrag sorgfältig, bevor Sie ihn unterzeichnen. Ich würde empfehlen, einen Anwalt zu konsultieren, um den Schutz Ihrer Praxis zu gewährleisten.
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Zusammenfassung
Durch die Wahl des richtigen PMS können Sie die Effizienz steigern, Kosten senken und von moderner Technologie profitieren. Ich hoffe, dass Ihnen dieser Leitfaden geholfen hat, eine fundierte Entscheidung zu treffen und sicherzustellen, dass Ihr neues System den Anforderungen Ihrer Praxis entspricht. Genießen Sie die Vorteile Ihrer Entscheidung in dem Wissen, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht und das perfekte PMS für Ihre Praxis gefunden haben.